© Erik van Roekel

Scholen, samenwerkingsverbanden en passend onderwijs

Job Vos en Leanne van Elsas (Kennisnet)

22 maart 2018, Doetinchem

Digitale privacy tool: procesplaten

2https://www.passendonderwijsenprivacy.nl/

Proces verkennings- en onderzoeksfase

Opbouw tool (1)

1. Oplossen binnen school: past binnen basisondersteuning

5. Cluster 1/2: aanmelden Cie van

Onderzoek

3. Oplossen: andere reguliere school zoeken

4. Oplossen (v)so/opdc/sbo/pro/

lwoo

2. Oplossen binnen school: extra

ondersteuning nodig

Fase verkenning en onderzoek

naar ondersteunings-

behoeften

Leerling wordt aangemeld bij

reguliere po of vo

school. Ouders geven aan dat misschien

extra ondersteuning nodig is.

Leerling zit op reguliere school en school of

ouders signaleren dat

misschien extra ondersteuning nodig is.

Samenwerking met externe partners,

bijvoorbeeld jeugdhulp

• https://www.passendonderwijsenprivacy.nl/

Opbouw tool (2):

Opbouw vervolg-

routes

1. Oplossen binnen school: past binnen basisondersteuning

5. Cluster 1/2: aanmelden Cie van

Onderzoek

3. Oplossen: andere reguliere school zoeken

4. Oplossen (v)so/opdc/sbo/pro/lwo

o:

2. Oplossen binnen school: extra

ondersteuning nodig

OPP opstellenAanvragen

TLV/ aanwijzing

OPP opstellenBeoordeling en beslissing

op aanvraag

Zoeken andere school

Overdragen school-school

Beoordelen en beslissing op

aanvraag

Aanmelden nieuwe school

en BRON

Overdragen school-school

Aanvraag indienen Cie v

Onderzoek

Beslissen door Cie

Onderzoeken door Cie

Overdragen school-school

Aanmelden nieuwe school

Indien nodig: OPP opstellen nieuwe school

Samenwerking met externe partners,

bijvoorbeeld jeugdhulp

Afspraken maken over

zorg en regie

OPP opstellen nieuwe school

Intern afspraken maken en eventueel

met zorgpartners

Aanvragen extra

voorzieningen

• https://www.passendonderwijsenprivacy.nl/

In de digitale tool:

Startscherm &

Zoekfunctie

>> gezichtspunt:

School/ swv

>> Externe partners

• https://www.passendonderwijsenprivacy.nl/

Welke informatie tref je in de tool aan?

Vertaling wet- en regelgeving richting de praktijk

Adviezen op basis van de vijf vuistregels

Checklist per privacy aspect

Verwijzingen naar achtergrond materiaal (handreiking, formats, etc)

Q&A’s over veel gestelde vragen over de verschillende privacy aspecten

• https://www.passendonderwijsenprivacy.nl/

Tool is online, maar in ontwikkeling

• Begin november testversie gedeeld met kleine groep vertegenwoordigers (functionaliteit, inhoud, etc)

• Komende tijd verwerken we de eerste feedback

• Dit jaar evalueren we de opbouw en de teksten

Hulp nodig! Feedback en opmerkingen helpt ons verder

• https://www.passendonderwijsenprivacy.nl/

8

Wanneer je school is aangesloten op OSO, kan je OSO-dossiers (OKR)

uitwisselen met andere scholen of Samenwerkingsverbanden Passend

Onderwijs (SWV PaO)

• Privacy geborgd: OSO werkt volgens wettelijke richtlijnen. Met OSO weet je

zeker dat je alleen wettelijk toegestane informatie doorstuurt.

• Veilige overdracht: OSO zorgt ervoor dat een OSO-dossier alleen via een

beveiligde verbinding tussen de juiste scholen/systemen wordt

overgedragen.

• Vrijwel alle scholen (en de administratiesystemen die zij gebruiken) zijn

aangesloten op OSO.

• Voor de overdracht van het OKR tussen scholen is OSO de landelijke

standaard (en de enige mogelijkheid voor digitale overdracht).

Hoe werkt OSO?

• OSO werkt vanuit het (leerling)administratiesysteem van de school

• De school zet daarin een OKR van een leerling klaar voor:

• De overdracht naar een andere school = een overstapdossier.

• De overdracht naar het systeem dat de school gebruikt om een aanvraag

te doen bij het samenwerkingsverband PaO = een aanvraag SWV

dossier.

• In deze OSO dossiers (=OKR) kan worden opgenomen:

• De administratieve gegevens van de school, de leerling, de verzorgers

• De leerresultaten (toetsen)

• Schooladvies en resultaten eindtoets basisonderwijs (bij po-vo overstap)

• Verzuim

• Zorg- en begeleidingsgegevens

• Het OPP

• Het BSN/Onderwijsnummer (niet in het aanvraag SWV dossier)

Gegevens die wettelijk niet mogen worden overgedragen zitten er niet in!

9

• OSO is heel bekend bij scholen voor de overdracht van het OKR wanneer

een leerling overstapt naar een andere school.

• Ook voor overstap naar speciaal onderwijs.

• Het gebruik van OSO voor overdracht van het OKR naar het SWV PaO

is voor de scholen nog nieuw.

• VO scholen die in een gezamenlijke administratiesysteem

samenwerken met hun SWV PaO kunnen OSO gebruiken.

• Voor PO scholen komt deze nieuwe overdracht later beschikbaar.

Voor vragen of meer informatie : www.overstapserviceonderwijs.nl

10

Veilige overdracht naar SWV

11

Bijzondere persoonsgegevens: nee tenzij

Artikel 16 Wbp:

De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of

levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven,

alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging

is verboden (…)

Art. 18a lid 13 Wet primair onderwijs en art. 17a lid 15 Wet voortgezet onderwijs:

Het samenwerkingsverband is bevoegd zonder toestemming van degene die

het betreft persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid (…) te

verwerken met betrekking tot leerlingen, voor zover dit noodzakelijk is voor de

uitoefening van de taken:

a) toewijzen van ondersteuningsmiddelen -voorzieningen aan de scholen

b) beoordelen of leerlingen aangewezen zijn op het lwoo, PRO of voortgezet

speciaal onderwijs, op verzoek van het bevoegd gezag van een school

c) adviseren over de ondersteuningsbehoefte van een leerling

BSN: nee, tenzij…

Artikel 24 lid 1 Wbp:

Een nummer dat ter identificatie van een persoon bij wet is voorgeschreven,

wordt (…) slechts gebruikt ter uitvoering van de betreffende wet dan wel voor

doeleinden bij de wet bepaald.

Voor het samenwerkingsverband is niet

geregeld dat het BSN of PGN gebruikt

mag worden. Ze mogen het ‘hebben’…

… maar niet gebruiken. Ook niet voor de

TLV! De school die de TLV ontvangt moet

het BSN invullen in de model-TLV van DUO

BSN en samenwerkingsverband

14

Samenwerkingsverband: uit de memorie van toelichting:

“Alleen de school mag gebruik maken van het Burger Service Nummer (BSN),

daarom is bij passend onderwijs besloten om samenwerkingsverbanden geen

gebruik te laten maken van het BSN. Het samenwerkingsverband ontvangt

persoonsgegevens van de leerling en bepaalt welke ondersteuning de leerling

nodig heeft. Vervolgens geeft het samenwerkingsverband een beschikking af

aan de school (…). Voor deze beschikking is geen BSN nodig.”

“Het beoordelen van de toelaatbaarheid van een leerling tot het

praktijkonderwijs of het aangewezen zijn op het lwoo brengt met zich mee dat

het verantwoordelijke samenwerkingsverband persoonsgegevens van de

betrokken leerling verwerkt. (…) Net als bij het beoordelen van de zware

ondersteuning in passend onderwijs zullen samenwerkingsverbanden

geen gebruik maken van het BSN bij het beoordelen of een leerling is

aangewezen op het lwoo of toelaatbaar is tot het pro.”

Niet meer gegevens dan nodig…

Scholen zijn geneigd alles op te slaan, en daarna (jaren later!) uit te wisselen

met een opvolgende school…

Daarom: dataminimalisatie! Niet meer dan strikt noodzakelijk

Zorg voor een aparte bijlage (handelingsgerichte adviezen) voor de school.

De school hoeft dan het niet het ‘hele rapport’ te hebben maar alleen wat voor

hen relevant is

15

Schoolbestuur en swv passend onderwijs

Schoolbestuur (bevoegd gezag) verwerkt persoonsgegevens in het kader van:

• de organisatie of geven van onderwijs;

• Het leren en begeleiden van leerlingen/studenten;

• het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;

• het bekend maken van informatie over leerlingen, deelnemers of

studenten (op de eigen website);

• het bekend maken van informatie over de hierboven genoemde

organisatie en leermiddelen;

• … etc

16

Samenwerkingsverband PaO (bestuur):

Het samenwerkingsverband stelt zich ten doel een samenhangend geheel van

ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen de scholen, (…) te realiseren

en wel zodanig dat leerlingen een ononderbroken ontwikkelingsproces kunnen

doormaken en leerlingen die extra ondersteuning behoeven een zo passend

mogelijke plaats in het onderwijs krijgen.

Het swv passend onderwijs is een aparte rechtspersoon, met een ander doel

van de doelen van een schoolbestuur:

swv passend onderwijs is

voor de aan haar opgedragen taken/doelen

zelfstandig verantwoordelijke

school(bestuur) ≠ swv (bestuur 17

Schoolbestuur en swv passend onderwijs

Leerlinglevert gegevens

LAS/LVS

= bewerker

SCHOOLBESTUUR

= bevoegd gezag

= verantwoordelijke

UITGEVER

= bewerker

LAS/LVS

= bewerker

SCHOOLBESTUUR

= verantwoordelijke

UITGEVER

= bewerker

locati

elocati

e

locati

e locati

e

locati

e locati

e

Uitwisseling tussen

LASen, bijv via OSO

Uitwisseling gegevens tussen scholen (=schoolbesturen)

Ieder bestuur heeft een ‘eigen’ wettelijke taak bij het leren en

begeleiden van leerlingen. Dit is dus een uitwisseling tussen 2

verantwoordelijken. Er is dan geen bewerkersovereenkomst tussen de

besturen nodig.

Iedere cirkel is dus 1 juridische entiteit (‘de school’) waarbinnen de Wbp

geregeld moet worden met eigen bewerkersovereenkomsten.

bijv. UWLRdit wordt opgenomen in opdracht

van bestuur aan uitgever

(=bewerkersovereenkomst)

= 1 bewerkersovereenkomst,

plus bijsluiter en Techn. org. bijlage

locatielocatie

19

SCHOOL-

BESTUUR

= verant-

woordelijke

(1 entiteit)

SCHOOL-

BESTUUR

= verant-

woordelijke

(1 entiteit)

SCHOOL-

BESTUUR

= verant-

woordelijke

(1 entiteit)

SCHOOL-

BESTUUR= verantwoordelijke

(1 entiteit)Samenwerkingsverband

= verantwoordelijke (in wet genoemd: dus swv heeft

eigen wettelijke taak, bepaalt

zelf eigen doel en middelen

gegevensverwerking)

Administratie-

systeem

= bewerker

swv heeft een eigen

systeem voor

administratie

LAS/LVS(=bewerker)

De cirkels staan voor

dezelfde kringen van

verantwoordelijken

zoals weergegeven

in het eerdere plaatje Uitwisseling tussen systemen.

Géén aparte bewerkersovereenkomst voor nodig!

Schoolbestuur én swv PaO hebben ieder een eigen wettelijke taak dus er is geen bewerkersovereenkomst

tussen 2 verantwoordelijken nodig/mogelijk: ‘de wet regelt de uitwisseling’. Wel afspraken over beveiliging.

Passend onderwijs: scholen schoolbestuur aangesloten bij swv

Uitwisselingen gegevens (bv. aanvraag TLV/LWOO en advies) tussen

schoolbestuur en swv.