Samenwerkingsovereenkomst Centrale Cliëntenraad en ...€¦ · ‘Samen sterk voor kwaliteit van...
42
Samenwerkingsovereenkomst centrale cliëntenraad – raad van bestuur Versie: 6.0 evaluatiedatum 01-01-2021 Auteur: bestuurssecretaris Samenwerkingsovereenkomst Centrale Cliëntenraad en Stichting Zorginstellingen Pieter van Foreest
Transcript of Samenwerkingsovereenkomst Centrale Cliëntenraad en ...€¦ · ‘Samen sterk voor kwaliteit van...
Samenwerkingsovereenkomst centrale cliëntenraad – raad van bestuur Versie: 6.0 evaluatiedatum 01-01-2021 Auteur: bestuurssecretaris
Samenwerkingsovereenkomst
Centrale Cliëntenraad
en
Stichting Zorginstellingen
Pieter van Foreest
1
Inhoudsopgave
Voorwoord: .............................................................................................................................................. 2
Samenvatting: ......................................................................................................................................... 4
Artikel 2 Doelstelling centrale cliëntenraad ............................................................................................. 8
Artikel 3 Benadeling ................................................................................................................................ 8
Artikel 4 Faciliteiten en voorzieningen .................................................................................................... 8
Artikel 5 Huishoudelijk reglement .......................................................................................................... 10
Artikel 6 Inlichtingen en gegevens ........................................................................................................ 10
Artikel 7 Adviesrechten en adviesprocedure ......................................................................................... 12
Artikel 8 Overlegvergadering................................................................................................................. 15
Artikel 9 Recht van voordracht .............................................................................................................. 16
Artikel 10 Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden ..................................................................... 17
Artikel 11 Kantonrechter ........................................................................................................................ 17
Artikel 12 Ondernemingskamer ............................................................................................................ 18
Artikel 13 Slotbepalingen ...................................................................................................................... 18
Bijlage 1: Spelregels samenhangend met het delegeren van bevoegdheden door de centrale
cliëntenraad en raad van bestuur ......................................................................................................... 19
Bijlage 2: Huishoudelijk reglement lokale cliëntenraden ....................................................................... 25
Bijlage 3: Profiel lid lokale cliëntenraad en voorzitter lokale cliëntenraad ............................................ 32
Bijlage 4: ‘Samen sterk voor kwaliteit van leven’ .................................................................................. 35
2
Voorwoord:
Samenspraak en medezeggenschap voor kwaliteit
Een zo hoog mogelijke kwaliteit van leven voor alle cliënten en bewoners. Dat wil Pieter van
Foreest bereiken. Dat kan alleen als cliënten en bewoners op alle niveaus hun stem laten
horen en de organisatie daar goed gebruik van maakt.
Samenspraak
Dit is belangrijk in de dagelijkse praktijk van elke cliënt en bewoner, bij het ontvangen en geven van
zorg en ondersteuning. Die stem telt ook als bewoners en cliënten samen met de organisatie
overleggen, bijvoorbeeld bij afdelings-, familie- of huiskameroverleg. En ook alle andere manieren
waarop cliënten en bewoners hun mening laten horen, zoals via vragenlijsten en klantenpanels.
Deze directe en informele manier van contact noemen we samenspraak. Dit is misschien wel de
belangrijkste manier om samen de kwaliteit van leven voor cliënten en bewoners zo hoog mogelijk te
maken.
Medezeggenschap
Naast samenspraak vinden we het belangrijk dat cliënten en bewoners ook formele mogelijkheden
voor medezeggenschap hebben. Dit regelen we via cliëntenraden. Via de cliëntenraden zorgen we
ervoor dat cliënten en bewoners altijd invloed op de belangrijkste keuzes van Pieter van Foreest
kunnen uitoefenen.
Samenwerkingsovereenkomst
Daarvoor is het noodzakelijk om zaken schriftelijk vast te leggen. Dat gebeurt in deze
samenwerkingsovereenkomst: er staat in hoe de cliëntenraden van Pieter van Foreest samenwerken
met de organisatie en hoe zij hun werk verrichten.
Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen
Door dit vast te leggen, weet iedereen wat de kaders, rechten en plichten zijn. Zodat we daar in
goede en in slechte tijden op kunnen terugvallen. Bovendien sluiten we op die manier volledig aan bij
de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, die cliënten en cliëntenraden wettelijke
bevoegdheden geeft.
Gezamenlijke visie op medezeggenschap en samenspraak
Deze samenwerkingsovereenkomst is gebaseerd op onze wensen, wettelijke kaders,
praktijkervaringen bij Pieter van Foreest en voorbeelden van brancheorganisaties. Ook sluit de
overeenkomst aan bij de gezamenlijke visie op medezeggenschap en samenspraak zoals in de notitie
‘Samen sterk voor kwaliteit van leven’ d.d. 5 september 2018. Deze notitie is in het najaar van 2018
door alle cliëntenraden goedgekeurd. Met mandaat van deze raden hebben de Centrale Cliëntenraad
en de bestuurder van Pieter van Foreest deze overeenkomst vervolgens vastgesteld.
3
Samenspraak actief verder ontwikkelen
Gelukkig is deze samenwerkingsovereenkomst niet het eindpunt. Want er is voor gekozen om de
komende jaren vooral de samenspraak binnen en met de organisatie actief verder te ontwikkelen.
Zodat cliënten en bewoners meer en directer invloed kunnen uitoefenen.
Groeidocument
De plannen voor de ontwikkeling van samenspraak staan in een zogenaamd ‘groeidocument’. Dat
document maakt formeel geen deel uit van de samenwerkingsovereenkomst, maar wordt wel
tegelijkertijd beschikbaar gesteld.
Zo hoog mogelijke kwaliteit van leven voor alle huidige en toekomstige cliënten
We hopen en verwachten dat de toekomstige ontwikkeling van samenspraak en deze
samenwerkingsovereenkomst zullen leiden tot een zo hoog mogelijke kwaliteit van leven voor alle
huidige en toekomstige bewoners en cliënten van Pieter van Foreest.
4
Samenvatting:
Centrale en lokale samenwerking helder en goed geregeld
In deze overeenkomst leggen de centrale cliëntenraad van Pieter van Foreest en het bestuur hun
afspraken vast over de samenwerking, rechten en plichten en over de voorzieningen waar de centrale
cliëntenraad over kan beschikken. Daar horen ook de spelregels bij waarbinnen lokale cliëntenraden
actief zijn, inclusief het huishoudelijk reglement voor de lokale raden.
Afspraken over samenwerking tussen centrale cliëntenraad en zorgaanbieder
Dit document begint met de afspraken over de samenwerking tussen centrale cliëntenraad en
zorgaanbieder.
Doel centrale cliëntenraad
Het doel van de centrale cliëntenraad is de collectieve belangen van cliënten te behartigen en
samenspraak en medezeggenschap te bevorderen. Dit alles gericht op zo goed mogelijke
huisvesting, welzijn, zorg- en dienstverlening. De focus ligt op onderwerpen die voor de hele
organisatie of meerdere locaties gelden.
Centrale cliëntenraad en zorgaanbieder
De centrale cliëntenraad kan gebruik maken van voorzieningen, vergoedingen en deskundige,
onafhankelijke ondersteuning. Vastgelegd is dat de bestuurder de cliëntenraad goed zal informeren
alsmede en dat zij tenminste zes keer per jaar overleggen. De cliëntenraad kan mensen voordragen
voor de Raad van Toezicht en de klachtencommissie. Tot slot zijn de mogelijkheden vastgelegd voor
bemiddeling, gerechtelijke tussenkomst en onderzoek.
Afspraken lokale cliëntenraden
Omdat het feitelijke aanbod van huisvesting, welzijn, zorg- en dienstverlening op lokaal niveau in het
hele werkgebied van Pieter van Foreest plaatsvindt, delegeert de centrale cliëntenraad een belangrijk
deel van zijn bevoegdheden aan de lokale raden. De spelregels die daarbij van toepassing zijn, staan
in de eerste bijlage.
Doel lokale cliëntenraden
Lokale raden hebben ook adviesrecht, met extra krachtige mogelijkheden voor alle zaken die cliënten
en bewoners rechtstreeks raken binnen de betreffende locatie, zoals veiligheid, eten en drinken,
gezondheid en ontspanning. Lokale raden hebben recht op voorzieningen, vergoedingen,
ondersteuning en informatie. De lokale raden en de locatiemanager overleggen minimaal vier keer
per jaar met elkaar.
5
Leden lokale cliëntenraden
Bijlage 2 is het huishoudelijk reglement voor de lokale cliëntenraden. Daarin staat onder andere dat
minimaal 2/3 van het aantal leden van de cliëntenraad, cliënten of naasten moeten zijn. De overige
plaatsen mogen door vrijwilligers of omwonenden ingevuld worden. Cliëntenraadsleden kunnen
maximaal 2 x 3 jaar lid zijn van een raad.
Van cliëntenraadsleden wordt onder andere verwacht dat zij deelnemen aan overleg en
communiceren met de achterban. Verder komen onder andere de taken van de voorzitter en de
werkwijze binnen vergaderingen aan bod.
Profielen lokale cliëntenraadsleden
Bijlage 3 bevat de gewenste profielen voor leden en voorzitters van de lokale cliëntenraden. Daar
horen ook bij de samenstelling per raad en specifieke voorkeuren voor eigenschappen en kwaliteiten.
Ook de verwachtingen rondom de inzet en werkzaamheden van leden komen aan bod. Voor
voorzitters gelden aanvullende criteria. Zoals het goed kunnen verbinden van mensen en het (bege-)
leiden van processen.
November 2018
6
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze samenwerkingsovereenkomst staan de volgende begrippen:
Zorgaanbieder
Stichting Zorginstellingen Pieter van Foreest
Raad van toezicht
het orgaan dat toezicht houdt op en besluiten goedkeurt van de raad van bestuur
Bestuurder
raad van bestuur van Stichting Zorginstellingen Pieter van Foreest
Cliënt en/of bewoner
een natuurlijk persoon die zorg- en dienstverlening krijgt van Stichting Zorginstellingen Pieter van
Foreest
Vertegenwoordiger
degene die optreedt namens de cliënt inzake zorg- en dienstverlening, te weten
contactpersoon, schriftelijk gemachtigde, mentor, curator of bewindvoerder
Centrale cliëntenraad
een door de zorgaanbieder ingesteld orgaan dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten
van Stichting Zorginstellingen Pieter van Foreest binnen de kaders van de Wet medezeggenschap
cliënten zorginstellingen (Wmcz) behartigt
Lokale cliëntenraad
een door de zorgaanbieder en de centrale cliëntenraad ingesteld orgaan dat de gemeenschappelijke
belangen van cliënten van één van de locaties van Stichting Zorginstellingen Pieter van Foreest
behartigt binnen de kaders van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz). Bij kleine
locaties is het mogelijk dat één lokale cliëntenraad de belangen van de cliënten van meerdere locaties
behartigt
Cliëntenraad Thuis
een door de zorgaanbieder en de centrale cliëntenraad ingesteld voormalig
medezeggenschapsorgaan dat gemeenschappelijke belangen behartigde van cliënten die niet in een
intramurale voorziening verblijven. Als gevolg van de doorontwikkeling van medezeggenschap en
samenspraak is de rol de cliëntenraad Thuis in de medezeggenschap vervallen ten gunste van een
rol in de samenspraak.
Samenspraak
is het informele contact tussen cliënten en de organisatie, gericht op het uitoefenen van invloed door te informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of (mee)beslissen.
Commissie
een orgaan dat door de centrale cliëntenraad is ingesteld
Ondersteuner
de functionaris die de centrale cliëntenraad inhoudelijk, procesmatig, en secretarieel ondersteunt bij
zijn werkzaamheden
7
Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV)
commissie die door branche- en cliëntenorganisaties in de zorg is ingesteld en optreedt als
commissie vertrouwenslieden zoals bedoeld in artikel 10 van de Wmcz
Centraal Platform
Samenspraakorgaan dat themabijeenkomsten laat organiseren met als doel een plaats voor
ontmoeting, inspiratie, uitwisseling en gedachtevorming te bieden, aansluitend bij actuele
vraagstukken binnen en buiten de organisatie en de wensen van cliënten, bewoners, cliëntenraden en
directie en bestuur. Deze bijeenkomsten kunnen ook gebruikt worden voor meningsvorming en om
een lid voor de centrale cliëntenraad voor te dragen.
Lokaal overlegplatform
Een door lokale cliëntenraad en locatiemanagement ingesteld orgaan ten behoeve van samenspraak
op lokaal niveau. Het doel is:
• mogelijkheid te bieden aan lokale raden om, daar waar zij dit wensen, gebruik te kunnen
maken van de expertise en inzet van de leden van dit platform.
• een plek te zijn waar vanuit het perspectief van cliënten en bewoners de verbinding tussen de
locatie en de omliggende wijk/buurt/dorpsgemeenschap wordt verkend en ontwikkeld;
8
Artikel 2 Doelstelling centrale cliëntenraad
2.1
Het doel van de centrale cliëntenraad is om binnen het kader van de doelstellingen van Stichting
Zorginstellingen Pieter van Foreest en de Wmcz gemeenschappelijke belangen van cliënten te
behartigen, samenspraak en medezeggenschap te bevorderen en daarmee een bijdrage leveren aan
goede huisvesting, welzijn, zorg- en dienstverlening vanuit cliëntenperspectief. Dit doet hij in
samenwerking met de lokale cliëntenraden die de gemeenschappelijke belangen van cliënten van
één van de locaties behartigen en de cliëntenraad Thuis.
2.2
De centrale cliëntenraad stimuleert de samenspraak, participatie, medezeggenschap en
belangenbehartiging van cliënten opdat cliënten zoveel mogelijk betrokken worden bij de gang van
zaken in de eigen woon- en leefomgeving, zorg en dienstverlening.
Artikel 3 Benadeling
De bestuurder zorgt ervoor dat (ex-)leden van de centrale cliëntenraad niet uit hoofde van hun
lidmaatschap van de centrale cliëntenraad worden benadeeld.
Artikel 4 Faciliteiten en voorzieningen
4.1
De centrale cliëntenraad kan gebruikmaken van de voorzieningen die bij de zorgaanbieder aanwezig
zijn. Dit zijn onder andere:
- vergaderruimte;
- kopieerfaciliteiten;
- koffie en thee;
- kantoorruimte;
- kantoormeubilair;
- computer / tablet;
- printer;
- e-mailadres;
- telefoon;
- frankeerkosten;
- ondersteuning door de afdeling Marketing en Communicatie.
9
4.2
De zorgaanbieder vergoedt, op aanvraag bij de bestuurder, onderstaande kosten:
- kosten communicatie achterban;
- kosten informatievoorziening;
- kosten public relations;
- reis- en verblijfskosten;
- kosten lidmaatschap van een landelijke cliëntenorganisatie;
- kosten structurele ondersteuning
- kosten scholing en congressen;
- kosten inwinnen advies;
- kosten in geval van geschillen met inachtneming van artikel 4.5
- representatiekosten;
- vacatiegelden / vrijwilligersvergoeding;
- overige kosten die redelijkerwijs gemaakt worden voor taak en doelen van de centrale cliëntenraad.
4.3.
De kosten van het voeren van een rechtszaak door de centrale cliëntenraad als bedoeld in artikel 10
lid 2 komen alleen voor rekening van de zorgaanbieder als de bestuurder van deze kosten vooraf in
kennis is gesteld.
4.4
De zorgaanbieder stelt een onafhankelijk en deskundige ondersteuner ter beschikking aan de
centrale cliëntenraad ten behoeve van de inhoudelijke, procesmatige en secretariële ondersteuning.
4.5
De centrale cliëntenraad benoemt de ondersteuner die door de zorgaanbieder wordt aangesteld. De
ondersteuner ontvangt functioneel leiding van de voorzitter van de centrale cliëntenraad.
4.6
De centrale cliëntenraad en zorgaanbieder maken met betrekking tot de ondersteuner, die de
ondersteuning bedoeld in artikel 4.3 verzorgt, afspraken over:
- profiel en positionering van de ondersteuner;
- aantal uren;
- werving, selectie en aanstelling;
- beoordeling functioneren;
- schorsing en beëindiging dienstverband.
10
Artikel 5 Huishoudelijk reglement
5.1
De centrale cliëntenraad stelt een huishoudelijk reglement op.
5.2
In het huishoudelijk reglement staat onder meer maar niet uitsluitend:
- wie de centrale cliëntenraad in en buiten rechte kan vertegenwoordigen;
- het profiel van de leden waaronder de voorzitter;
- schorsing en ontslag van leden;
- taken en functies van de leden van de centrale cliëntenraad;
- de beëindiging van het lidmaatschap;
- de werkwijze (vergaderingen, besluitvorming);
- de verantwoording aan de achterban.
5.3
De centrale cliëntenraad informeert de overige cliëntenraden over dit huishoudelijk reglement.
Artikel 6 Inlichtingen en gegevens
6.1.
De bestuurder geeft de centrale cliëntenraad tijdig en volledig ,en indien gewenst schriftelijk en op
passende wijze, alle inlichtingen en gegevens die de raad redelijkerwijs nodig heeft voor zijn taak.
6.2
De bestuurder geeft deze informatie binnen twee weken nadat de centrale cliëntenraad erom
gevraagd heeft.
6.3
De bestuurder geeft de centrale cliëntenraad ten minste eenmaal per jaar mondeling of schriftelijk
algemene gegevens over het beleid van het afgelopen en het komend jaar.
Geheimhouding
6.4
De leden van de centrale cliëntenraad zijn verplicht tot geheimhouding over alle zaken waarvoor de
bestuurder geheimhouding oplegt. De bestuurder deelt de geheimhouding van tevoren mee en geeft
aan hoe lang de geheimhouding duurt.
De geheimhouding geldt ook voor zaken waarvan de leden het vertrouwelijk karakter moeten
begrijpen. De geheimhouding geldt ook voor deskundigen of adviseurs die de centrale cliëntenraad
bijstaan.
11
Openbaarheid van stukken
6.5.
De zorgaanbieder doet jaarlijks schriftelijk verslag van de wijze waarop hij de Wmcz heeft toegepast.
6.6
De zorgaanbieder maakt binnen tien dagen na vaststelling de volgende stukken openbaar:
- het jaarverslag;
- op schrift gestelde uitgangspunten van beleid, waaronder begrepen de algemene criteria, welke bij
de zorgverlening worden gehanteerd;
- de notulen en besluitenlijst van de raad van bestuur voor zover deze over algemene beleidszaken
gaan;
- de klachtenregeling en andere voor cliënten geldende regelingen.
- het kwaliteitsverslag.
6.7
De centrale cliëntenraad en zorgaanbieder maken afspraken over de wijze van openbaarmaking.
Bekendmaken van de centrale cliëntenraad en samenwerkings-
overeenkomst
6.8
De bestuurder zorgt ervoor dat cliënten, vertegenwoordigers/familie en medewerkers geïnformeerd
worden over de centrale cliëntenraad en deze overeenkomst.
Aanvullende bepalingen
6.9
De centrale cliëntenraad heeft het recht:
- informatie in te winnen bij cliënten / vertegenwoordigers / familie;
- om activiteiten te ontplooien om cliënten bij inspraak en samenspraak te betrekken;
- vergaderingen van cliënten / vertegenwoordigers / familie bijeen te roepen;
- informatie te geven aan cliënten / vertegenwoordigers / familie;
- medewerkers van de zorgaanbieder te raadplegen;
- externe deskundigen of adviseurs om hulp en advies te vragen.
12
Artikel 7 Adviesrechten en adviesprocedure
Delegatie door centrale cliëntenraad aan lokale cliëntenraden
7.1
De centrale cliëntenraad delegeert een aantal bevoegdheden om te adviseren over voorgenomen
besluiten naar de lokale cliëntenraden.
De delegatie betreft de advisering over de volgende voorgenomen besluiten over de lokale uitvoering
binnen de kaders van het algemene beleid van Pieter van Foreest voor zover die voorgenomen
besluiten één locatie betreffen:
• de voedingsaangelegenheden van lokale aard;
• het lokale beleid op het gebied van de veiligheid;
• het lokale beleid op het gebied van de gezondheid;
• het lokale beleid op het gebied van de hygiëne;
• het lokale beleid op het gebied van geestelijke verzorging;
• het lokale beleid op het gebied van maatschappelijke bijstand;
• het lokale beleid op het gebied van recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten van
cliënten;
• de vaststelling of wijziging van voor cliënten geldende regelingen.
Daarnaast adviseert de lokale cliëntenraad over voorgenomen besluiten inzake::
• het benoemen van een locatiemanager en teammanagers
• het lokale beleid op het gebied van kwaliteit (waaronder het kwaliteitsplan van de locatie);
• de gehele of gedeeltelijke verhuizing (van afdelingen) van een locatie;
• de inhoudelijke plannen voor een ingrijpende verbouwing van een locatie.
7.1.1
De bestuurder delegeert de bevoegdheid om te overleggen met de lokale cliëntenraden over de
onderwerpen genoemd in artikel 7.1 naar de locatiemanagers. Daarnaast overlegt de locatiemanager
jaarlijks met de lokale cliëntenraad over het jaarplan en de begroting van de locatie.
7.1.2
De centrale cliëntenraad en de bestuurder delegeren de bevoegdheden genoemd in artikel 7.1 en
7.1.1. waarbij gelijktijdig spelregels en een huishoudelijk reglement voor lokale cliëntenraden worden
overeengekomen die zijn vastgelegd in bijlagen 1 en 2 bij deze overeenkomst.
13
Adviesrecht centrale cliëntenraad
7.2
De bestuurder vraagt de centrale cliëntenraad advies over ieder voorgenomen besluit dat de
organisatie als geheel treft met betrekking tot:
a. een wijziging van de doelstelling of grondslag;
b. het overdragen van de zeggenschap, fusie of het aangaan of beëindigen van duurzame
samenwerking met een andere zorgaanbieder;
c. de gehele of gedeeltelijk opheffing van de organisatie, verhuizing, nieuwbouw of ingrijpende
verbouwing van de organisatie;
d. een belangrijke wijziging in de organisatie;
e. een belangrijke inkrimping, uitbreiding of een andere wijziging van de werkzaamheden;
f. het benoemen van de bestuurder;
g. de begroting en de jaarrekening;
h. het algemeen beleid met betrekking tot de toelating van cliënten en de beëindiging van de
zorgverlening aan cliënten.
Verzwaard adviesrecht centrale cliëntenraad
7.3
De bestuurder vraagt de centrale cliëntenraad verzwaard advies over ieder voorgenomen besluit dat
de organisatie als geheel treft met betrekking tot:
a. voedingsaangelegenheden van algemene aard;
b. het algemeen beleid op het gebied van de veiligheid;
c. het algemeen beleid op het gebied van de gezondheid;
d. het algemeen beleid op het gebied van de hygiëne;
e. het algemeen beleid op het gebied van geestelijke verzorging;
f. het algemeen beleid op het gebied van maatschappelijke bijstand;
g. het algemeen beleid op het gebied van recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten van
cliënten;
h. de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van zorg en
dienstverlening;
i. de vaststelling of wijziging van de klachtenregeling voor cliënten;
j. de benoeming van de leden van de klachtencommissie;
k. de wijziging van de regeling voor de centrale cliëntenraad inclusief het toekennen of intrekken
van bovenwettelijke bevoegdheden;
l. de vaststelling of wijziging van voor cliënten geldende regelingen.
Ongevraagd advies
7.4
De centrale cliëntenraad kan de bestuurder ongevraagd adviseren over de onderwerpen
genoemd in artikel 7.2 en 7.3 en andere onderwerpen die voor cliënten van belang zijn.
14
Adviesprocedure
7.5
De bestuurder vraagt de centrale cliëntenraad advies op het moment dat het advies wezenlijk van
invloed kan zijn op het voorgenomen besluit.
7.6
De adviesaanvraag is schriftelijk, in duidelijke bewoordingen en bestaat in ieder geval uit:
- het voorgenomen besluit waarover de bestuurder advies vraagt; - de redenen voor het te nemen besluit;
- de gevolgen voor cliënten;
- de maatregelen die bij de uitvoering genomen moeten worden;
- het te volgen tijdpad.
7.7
De centrale cliëntenraad geeft de bestuurder zijn advies uiterlijk zes weken nadat hij de adviesvraag
gekregen heeft.
7.8
De centrale cliëntenraad kan afzien van zijn adviesrecht. Dit laat hij de bestuurder zo snel mogelijk
weten.
7.9 De bestuurder overlegt als het redelijkerwijze mogelijk is eerst met de centrale cliëntenraad voordat
hij een besluit neemt dat afwijkt van het advies van de centrale cliëntenraad.
7.10
De bestuurder kan niet afwijken van een advies over een voorgenomen besluit waarvoor geldt dat de
centrale cliëntenraad verzwaard adviesrecht heeft. Daarvoor is toestemming van de Landelijke
Commissie van Vertrouwenslieden nodig. Deze stelt vast of de bestuurder bij de afweging van
belangen in redelijkheid tot zijn besluit kan komen.
7.11
Tijdens de procedure bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden wordt het voorgenomen
besluit of de uitvoering van het besluit over onderwerpen genoemd in artikel 7.3 uitgesteld. Het uitstel
is maximaal drie maanden.
7.12 Artikel 7.10 geldt niet als de bestuurder het besluit moet nemen op basis van wet- of regelgeving. In
dat geval wordt de wijze van uitvoering van het besluit en de nadere invulling voorgelegd aan de
Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden.
7.13
Een besluit dat in strijd is met artikel 7.10 is ongeldig wanneer de centrale cliëntenraad een beroep op
nietigheid doet. Het beroep op nietigheid moet schriftelijk gebeuren en binnen een maand nadat de
bestuurder het besluit heeft meegedeeld of nadat de centrale cliëntenraad erachter is gekomen dat de
bestuurder het besluit heeft genomen.
7.14
De bestuurder deelt een besluit over de onderwerpen waarover de centrale cliëntenraad schriftelijk
heeft geadviseerd schriftelijk mee. Wanneer hij afwijkt van het advies van de centrale cliëntenraad
geeft hij aan wat hier de reden voor is.
15
Artikel 8 Overlegvergadering
8.1
Bestuurder en centrale cliëntenraad overleggen ten minste zes maal per jaar. Dit is de
overlegvergadering.
8.2
Bij een overlegvergadering moet ten minste de helft van de leden van de centrale cliëntenraad
aanwezig zijn. Als dit aantal niet wordt gehaald, dan gaat de vergadering niet door en wordt deze met
maximaal twee weken verplaatst. De verplaatste vergadering gaat door ongeacht hoeveel leden
aanwezig zijn.
8.3
Bestuurder en centrale cliëntenraad kunnen adviseurs uitnodigen en stellen elkaar hiervan vooraf op
de hoogte.
8.4
Ten minste eenmaal per jaar wordt de algemene gang van zaken besproken. Hierbij is (een deel van)
de raad van toezicht aanwezig.
8.5
Tijdens het overleg genoemd in 8.4 informeert de zorgaanbieder de centrale cliëntenraad over
plannen en besluitvorming die gaan over de onderwerpen met adviesrecht en verzwaard adviesrecht.
Centrale cliëntenraad en bestuurder maken hierbij afspraken over de planning, de adviesaanvragen
en de betrokkenheid van de centrale cliëntenraad.
8.6
Bestuurder en centrale cliëntenraad komen binnen twee weken bij elkaar als één van hen daarom
gevraagd heeft.
8.7
De voorzitter van de centrale cliëntenraad zit de vergadering voor.
8.8
De ondersteuner stelt in overleg met de voorzitter van de centrale cliëntenraad en de bestuurder de
agenda op. Daarna stuurt de ondersteuner de agenda met stukken ten minste een week van tevoren
naar bestuurder en leden van de centrale cliëntenraad.
8.9
De ondersteuner maakt aantekeningen en een actie- en besluitenlijst van de overlegvergadering.
8.10
De actie- en besluitenlijst wordt gepubliceerd in de digitale vergaderomgeving en wordt de volgende
vergadering vastgesteld.
8.11
De ondersteuner stuurt de vastgestelde actie- en besluitenlijst met de aantekeningen naar de lokale
cliëntenraden. De ondersteuner plaatst het verslag op de internetpagina van de organisatie en/of op
de pagina van de centrale cliëntenraad.
16
Artikel 9 Recht van voordracht
9.1
De statuten van de zorgaanbieder voorzien in een regeling die ervoor zorgt dat cliënten invloed
kunnen uitoefenen op de samenstelling van de raad van toezicht.
9.2
De regeling houdt ten minste in dat één lid van de raad van toezicht op bindende voordracht van de
centrale cliëntenraad wordt benoemd.
9.3
De zorgaanbieder en de centrale cliëntenraad komen een termijn overeen waarbinnen de centrale
cliëntenraad een voordracht zal doen.
9.4
De centrale cliëntenraad kan afzien van zijn bindend voordrachtsrecht.
9.5
Wanneer het lid van de raad van toezicht dat op bindende voordracht van de centrale cliëntenraad is
benoemd, terugtreedt, informeert de zorgaanbieder zo snel mogelijk de centrale cliëntenraad.
9.6
De centrale cliëntenraad heeft periodiek contact met degene die op bindende voordracht van de
centrale cliëntenraad is benoemd.
9.7
Naast het verzwaard adviesrecht over de benoeming van de leden van de klachtencommissie heeft
de centrale cliëntenraad het recht een lid vanuit het perspectief van de cliënt voor te dragen.
17
Artikel 10 Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden
10.1
De Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV) heeft tot taak te bemiddelen en zo nodig een
bindende uitspraak te doen:
a. op verzoek van de centrale cliëntenraad in geschillen met de bestuurder over:
- het tijdig geven van informatie (artikel 6.1 en 7.6);
- het openbaar maken van stukken (artikel 6.6);
- (tijdig) vragen van advies (artikel 7.2 en 7.3);
- het voeren van overleg voordat de bestuurder afwijkt van een advies (artikel 7.9);
- het geven van de reden om af te wijken van een advies (artikel 7.14).
b. op verzoek van de bestuurder wanneer hij af wil wijken van een schriftelijk advies van de
centrale cliëntenraad over een onderwerp genoemd in artikel 7.3. Wanneer de bestuurder de
zaak niet voorlegt aan de LCvV kan de cliëntenraad de zaak zelf voorleggen;
c. op verzoek van de centrale cliëntenraad en de bestuurder om bemiddeling.
10.2
Bestuurder en centrale cliëntenraad leggen geschillen over de uitvoering van de
samenwerkingsovereenkomst voor aan de LCvV.
10.3.
Van een geschil is sprake als bestuurder en/of centrale cliëntenraad dat vinden.
Artikel 11 Kantonrechter
11.1
De centrale cliëntenraad kan de kantonrechter van de vestigingsplaats van de zorgaanbieder
schriftelijk vragen de bestuurder te bevelen:
- een cliëntenraad in te stellen en te faciliteren (artikel 2 Wmcz);
- jaarlijks algemene gegevens te geven over het gevoerde en te voeren beleid (artikel 6.3);
- verslag te doen over de manier waarop hij de Wmcz heeft toegepast (artikel 6.5);
- een regeling te hebben die invloed geeft aan cliënten op de samenstelling van de raad van
toezicht en de centrale cliëntenraad in de gelegenheid te stellen een lid bindend voor te dragen
(artikel 9)
- de bepalingen met betrekking tot de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden na te leven
(artikel 10)
11.2
Voordat de centrale cliëntenraad naar de kantonrechter gaat, moet hij de bestuurder vragen om
datgene te doen waar de centrale cliëntenraad de kantonrechter om wil vragen. De bestuurder moet
een redelijke termijn krijgen om aan het verzoek te voldoen.
11.3
De kosten van het voeren van een rechtszaak zijn voor de zorgaanbieder als hij hierover vooraf
geïnformeerd is.
18
Artikel 12 Ondernemingskamer
Op basis van het recht van enquête dat is vastgelegd in de statuten van de zorgaanbieder kan de
centrale cliëntenraad een schriftelijk verzoek indienen bij de ondernemingskamer van het Gerechtshof
te Amsterdam tot benoeming van een of meer personen tot het instellen van een onderzoek naar het
beleid en de gang van zaken van de stichting als bedoeld in
artikel 2:345 van het Burgerlijk Wetboek.
Artikel 13 Slotbepalingen
13.1
De samenwerkingsovereenkomst hangt samen met de spelregels voor het delegeren van
adviesrechten naar de lokale cliëntenraden.
13.2
De samenwerkingsovereenkomst kan gewijzigd worden indien de centrale cliëntenraad en bestuurder
daarover overeenstemming hebben.
13.3
De samenwerkingsovereenkomst eindigt als een van de partijen deze opzegt met opgaaf van
redenen. Er geldt een opzegtermijn van zes maanden.
13.4
Centrale cliëntenraad en bestuurder evalueren de overeenkomst na twee jaar.
13.5
Zaken die partijen raken maar niet in de samenwerkingsovereenkomst zijn geregeld, worden
behandeld in de geest van de overeenkomst.
Aldus vastgesteld en ondertekend 19 december 2018 te Delft
Namens Namens
Centrale cliëntenraad Stichting Zorginstellingen Stichting Zorginstellingen
Pieter van Foreest Pieter van Foreest
Voorzitter centrale cliëntenraad Voorzitter raad van bestuur
Hugo van den Beld Diny de Bresser
19
Bijlage 1: Spelregels samenhangend met het delegeren van
bevoegdheden door de centrale cliëntenraad en
raad van bestuur
Artikel 1 Doelstelling lokale cliëntenraden
1.1
Het doel van de lokale cliëntenraden is om binnen het kader van de doelstellingen van Stichting
Zorginstellingen Pieter van Foreest en de Wmcz gemeenschappelijke belangen van cliënten van één
van de locaties te behartigen, samenspraak en medezeggenschap te bevorderen en daarmee een
bijdrage leveren aan goede huisvesting, welzijn, zorg- en dienstverlening vanuit cliëntenperspectief.
Dit doen de lokale cliëntenraden in samenwerking met de centrale cliëntenraad.
1.2
De lokale cliëntenraad stimuleert de samenspraak, participatie, medezeggenschap, samenspraak en
belangenbehartiging van cliënten en bewoners opdat cliënten en bewoners zoveel mogelijk betrokken
worden bij de gang van zaken in de eigen woon- en leefomgeving, zorg en dienstverlening.
Artikel 2 Benadeling
De locatiemanager c.q. de bestuurder zorgt ervoor dat (ex-)leden van de lokale cliëntenraad niet uit
hoofde van hun lidmaatschap van de lokale cliëntenraad worden benadeeld.
Artikel 3 Faciliteiten
3.1
De lokale cliëntenraad kan gebruikmaken van de voorzieningen die bij de zorgaanbieder aanwezig
zijn. Dit zijn onder andere:
- vergaderruimte;
- kopieerfaciliteiten;
- koffie en thee;
- kantoorruimte;
- kantoormeubilair;
- computer / tablet;
- printer;
- e-mailadres;
- telefoon;
- frankeerkosten;
- ondersteuning door de afdeling Marketing en Communicatie.
3.2
De zorgaanbieder vergoedt, op aanvraag bij de zorgaanbieder, onderstaande kosten:
- kosten communicatie achterban;
- kosten informatievoorziening;
- kosten public relations;
- reis- en verblijfskosten;
- kosten lidmaatschap van een landelijke cliëntenorganisatie;
- kosten structurele ondersteuning
- kosten scholing en congressen;
20
- kosten inwinnen advies;
- kosten in geval van geschillen met inachtneming van artikel 4.5
- representatiekosten;
- vacatiegelden / vrijwilligersvergoeding;
- overige kosten die redelijkerwijs gemaakt worden voor taak en doelen van de lokale cliëntenraad.
3.3
De zorgaanbieder stelt onafhankelijke en deskundige ondersteuning ter beschikking aan de lokale
cliëntenraad ten behoeve van de inhoudelijke, procesmatige en secretariële ondersteuning.
3.4
De lokale cliëntenraad en zorgaanbieder maken met betrekking tot de ondersteuning bedoeld in
artikel 3.3, afspraken over:
- profiel en taken van de ondersteuner;
- aantal uren;
- beoordeling functioneren;
Artikel 4 Huishoudelijk reglement
4.1
De centrale cliëntenraad en zorgaanbieder stellen een huishoudelijk reglement voor de lokale
cliëntenraad op.
4.2
In het huishoudelijk reglement staat onder meer maar niet uitsluitend:
- het profiel van de leden waaronder de voorzitter;
- schorsing en ontslag van leden;
- taken en functies van de leden van de lokale cliëntenraad;
- de beëindiging van het lidmaatschap;
- de werkwijze (vergaderingen, besluitvorming);
- de verantwoording aan de achterban.
Artikel 5 Inlichtingen en gegevens
5.1.
De locatiemanager geeft de lokale cliëntenraad tijdig en volledig ,en indien gewenst schriftelijk op
passende wijze, alle inlichtingen en gegevens die de raad redelijkerwijs nodig heeft voor zijn taak.
5.2
De locatiemanager geeft deze informatie binnen twee weken nadat de lokale cliëntenraad erom
gevraagd heeft.
5.3
De locatiemanager geeft de lokale cliëntenraad ten minste eenmaal per jaar mondeling of schriftelijk
algemene gegevens over het beleid van het afgelopen en het komend jaar.
21
Geheimhouding
5.4
De leden van de lokale cliëntenraad zijn verplicht tot geheimhouding over alle zaken waarvoor de
locatiemanager geheimhouding oplegt. De locatiemanager deelt de geheimhouding van tevoren mee
en geeft aan hoe lang de geheimhouding duurt.
De geheimhouding geldt ook voor zaken waarvan de leden het vertrouwelijk karakter moeten
begrijpen. De geheimhouding geldt ook voor deskundigen of adviseurs die de lokale cliëntenraad
bijstaan.
Artikel 6 Adviesrechten en adviesprocedure
Adviesrecht
6.1 Adviesrecht
De locatiemanager vraagt de lokale cliëntenraad om advies over voorgenomen besluiten inzake:
• de gehele of gedeeltelijke verhuizing ( van afdelingen) van de locatie;
• de inhoudelijke plannen voor een ingrijpende verbouwing.
Verzwaard advies
6.2 Verzwaard advies
De zorgaanbieder, vertegenwoordigd door de locatiemanager, vraagt de lokale cliëntenraad advies
over de volgende voorgenomen besluiten over de lokale uitvoering binnen de kaders van het
algemene beleid van Pieter van Foreest terzake:
• de voedingsaangelegenheden van lokale aard;
• het lokale beleid op het gebied van de veiligheid;
• het lokale beleid op het gebied van de gezondheid;
• het lokale beleid op het gebied van de hygiëne;
• het lokale beleid op het gebied van geestelijke verzorging;
• het lokale beleid op het gebied van maatschappelijke bijstand;
• het lokale beleid op het gebied van recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten van
cliënten;
• het lokale beleid op het gebied van kwaliteit ( waaronder het kwaliteitsplan van de locatie);
• de vaststelling of wijziging van voor cliënten geldende regelingen;
De zorgaanbieder, vertegenwoordigd door de directeur, vraagt de lokale cliëntenraad om advies over
voorgenomen besluiten inzake:
• het benoemen van een locatiemanager en teammanagers.
6.3
De lokale cliëntenraad kan de locatiemanager ongevraagd adviseren over onderwerpen die voor
cliënten van belang zijn.
22
Adviesprocedure
6.4
De locatiemanager vraagt de lokale cliëntenraad om advies op het moment dat het advies wezenlijk
van invloed kan zijn op het voorgenomen besluit.
6.5
De adviesvraag is schriftelijk, in duidelijke bewoordingen en bestaat in ieder geval uit:
- het voorgenomen besluit waarover de locatiemanager advies vraagt; - de redenen voor het te nemen besluit;
- de gevolgen voor cliënten;
- de maatregelen die bij de uitvoering genomen moeten worden;
- het te volgen tijdpad.
6.6
De lokale cliëntenraad geeft de locatiemanager zijn advies uiterlijk zes weken nadat hij de
adviesvraag gekregen heeft.
6.7
De lokale cliëntenraad kan afzien van zijn adviesrecht. Dit laat hij de locatiemanager zo snel mogelijk
weten.
6.8 De locatiemanager overlegt als het redelijkerwijze mogelijk is eerst met de lokale cliëntenraad voordat
hij een besluit neemt dat afwijkt van het advies van de centrale cliëntenraad.
6.9
De zorgaanbieder kan niet afwijken van een advies over een onderwerp genoemd in artikel 6.2.
Daarvoor is toestemming van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden nodig. Op basis van
artikel 8 van dit reglement kan de centrale cliëntenraad op verzoek van de lokale cliëntenraad aan de
Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden vragen vast te stellen of de zorgaanbieder bij de
afweging van belangen in redelijkheid tot zijn besluit kan komen.
6.10
Tijdens de procedure bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden wordt het voorgenomen
besluit of de uitvoering van het besluit over onderwerpen genoemd in artikel 6.2 uitgesteld. Het uitstel
is maximaal drie maanden.
6.11 Artikel 6.10 geldt niet als de locatiemanager het besluit moet nemen op basis van wet- of regelgeving.
In dat geval wordt de wijze van uitvoering van het besluit en de nadere invulling voorgelegd aan de
Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden.
23
6.12
Een besluit dat in strijd is met artikel 6.9 is ongeldig wanneer de lokale cliëntenraad een beroep op
nietigheid doet. Het beroep op nietigheid moet schriftelijk gebeuren en binnen een maand nadat de
locatiemanager het besluit heeft meegedeeld of nadat de lokale cliëntenraad erachter is gekomen dat
de locatiemanager het besluit heeft genomen.
6.13
De locatiemanager deelt een besluit over de onderwerpen waarover de lokale cliëntenraad schriftelijk
heeft geadviseerd schriftelijk mee. Wanneer hij afwijkt van het advies van de centrale cliëntenraad
geeft hij aan wat hier de reden voor is.
Artikel 7 Overlegvergadering
7.1
Locatiemanager en lokale cliëntenraad overleggen ten minste vier maal per jaar. Dit is de
overlegvergadering.
7.2
Bij een overlegvergadering moet ten minste de helft van de leden van de lokale cliëntenraad
aanwezig zijn. Als dit aantal niet wordt gehaald, dan gaat de vergadering niet door en wordt deze met
maximaal twee weken verplaatst. De verplaatste vergadering gaat door ongeacht hoeveel leden
aanwezig zijn.
7.3
Locatiemanager en lokale cliëntenraad kunnen adviseurs uitnodigen en stellen elkaar hiervan vooraf
op de hoogte.
7.4
Ten minste eenmaal per jaar wordt de algemene gang van zaken besproken.
7.5
Tijdens het overleg genoemd in 7.4 informeert de locatiemanager de lokale cliëntenraad over plannen
en besluitvorming die gaan over de onderwerpen met adviesrecht en verzwaard adviesrecht. Lokale
cliëntenraad en locatiemanager maken hierbij afspraken over de planning, de adviesaanvragen en de
betrokkenheid van de lokale cliëntenraad.
7.6
Locatiemanager en lokale cliëntenraad komen binnen twee weken bij elkaar als één van hen daarom
gevraagd heeft.
7.7
Locatiemanager en voorzitter van de lokale cliëntenraad zitten de vergadering om beurten voor.
24
7.8
De ondersteuner stelt in overleg met de voorzitter van de lokale cliëntenraad en de locatiemanager de
agenda op. Daarna stuurt de ondersteuner de agenda met stukken ten minste een week van tevoren
naar locatiemanager en leden van de lokale cliëntenraad.
7.9
De ondersteuner maakt een kort verslag en een actie- en besluitenlijst van de overlegvergadering.
7.10
Het kort verslag en de actie- en besluitenlijst wordt de volgende vergadering vastgesteld.
7.11
De ondersteuner stuurt de vastgestelde actie- en besluitenlijst met de kort verslag naar de leden van
de lokale en centrale cliëntenraad.
Artikel 8 Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden
8.1
Locatiemanager en lokale cliëntenraad leggen geschillen over de uitvoering van de spelregels in
eerste instantie voor aan de voorzitter van de centrale cliëntenraad en de bestuurder van de
zorgaanbieder. Indien dit niet leidt tot een oplossing voor het geschil kan de lokale cliëntenraad zich
wenden tot de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden.
8.2.
Van een geschil is sprake als locatiemanager en/of lokale cliëntenraad dat vinden.
Artikel 9 Slotbepalingen
9.1
De spelregels hangen samen met de samenwerkingsovereenkomst tussen centrale cliëntenraad en
zorgaanbieder.
9.2
De spelregels kunnen gewijzigd worden indien centrale cliëntenraad en bestuurder daar
overeenstemming over hebben.
9.3
Zaken die de lokale cliëntenraad en locatiemanager raken maar niet in de spelregels zijn geregeld,
worden behandeld in de geest van de spelregels.
25
Bijlage 2: Huishoudelijk reglement lokale cliëntenraden
Artikel 1 Doelstelling van de lokale cliëntenraad
Het doel van de lokale cliëntenraden is om binnen het kader van de doelstellingen van Stichting
Zorginstellingen Pieter van Foreest en de Wmcz gemeenschappelijke belangen van cliënten van één
van de locaties te behartigen, de samenspraak en medezeggenschap te bevorderen en daarmee een
bijdrage leveren aan goede huisvesting, welzijn, zorg- en dienstverlening vanuit cliëntenperspectief.
Dit doen zij in samenwerking met de centrale cliëntenraad.
Artikel 2 Lidmaatschap van de lokale cliëntenraad
2.1
De lokale cliëntenraad bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 leden inclusief een voorzitter.
2.2
De lokale cliëntenraad werft of benadert leden, waar nodig en gewenst actief ondersteund door de
zorgaanbieder
2.3
De lokale cliëntenraad benoemt leden na een kennismakingsgesprek en toetsing aan het profiel ‘Lid
van de cliëntenraad’ (bijlage 3).
2.4
Lid van de lokale cliëntenraad kunnen zijn:
- cliënten;
- naasten van cliënten;
- vrijwilligers;
- omwonenden van een voorziening.
2.5
Minimaal 2/3 deel van de zetels dient bezet te worden door cliënten en naasten. Maximaal 1/3 deel
van de zetels is beschikbaar voor vrijwilligers en omwonenden.
Artikel 3 Zittingsperiode
De leden van de lokale cliëntenraad worden benoemd voor een periode van drie jaar. Leden kunnen
eenmaal worden herbenoemd. De lokale cliëntenraad stelt een rooster van aftreden vast.
26
Artikel 4 Schorsing
4.1
De lokale cliëntenraad kan een lid schorsen vanwege en dringende reden bijvoorbeeld wanneer deze
schade toebrengt aan de lokale cliëntenraad of het functioneren van de raad belemmert.
4.2
De lokale cliëntenraad kan alleen besluiten een lid te schorsen wanneer
- tweederde van het aantal leden aanwezig is;
- en een tweederde meerderheid voor schorsing stemt.
4.3
Een schorsing kan maximaal drie maanden duren.
4.4
Wanneer het geschorste lid door de lokale cliëntenraad uit een regio is voorgedragen voor de centrale
cliëntenraad is het lid ook geschorst als lid van de centrale cliëntenraad. De lokale cliëntenraad
informeert de centrale cliëntenraad over de schorsing.
Artikel 5 Einde van het lidmaatschap
5.1
Het lidmaatschap van de lokale cliëntenraad stopt wanneer:
- de zittingsperiode afloopt;
- een lid ontslag neemt;
- een lid overlijdt;
- de lokale cliëntenraad het lid ontslaat.
Indien het lid iemand is die vanuit de betrokkenheid bij een naaste lid is van de lokale cliëntenraad en
deze naaste overlijdt of verhuist naar een andere locatie dan heeft dit geen gevolgen voor het
lidmaatschap met inachtneming van artikel 3.
Artikel 6 Ontslag door de lokale cliëntenraad
6.1
De lokale cliëntenraad kan een lid ontslaan vanwege een dringende reden bijvoorbeeld wanneer:
- een lid zijn verplichtingen bij herhaling niet nakomt;
- een lid het functioneren van de raad belemmert;
- een lid schade toebrengt aan de cliëntenraad.
6.2
De lokale cliëntenraad informeert het lid over het plan hem te ontslaan.
Dit gebeurt:
- zo spoedig mogelijk;
- schriftelijk;
- met redenen omkleed.
6.3
Het betreffende lid heeft recht op verweer tegen het voorgenomen ontslag.
27
6.4
De lokale cliëntenraad kan besluiten een lid te ontslaan wanneer:
- tweederde van het aantal leden aanwezig is;
- en een tweederde meerderheid voor ontslag stemt.
6.5
Wanneer het ontslagen lid de lokale cliëntenraad vertegenwoordigt in de centrale cliëntenraad, vervalt
ook het lidmaatschap van de centrale cliëntenraad. De lokale cliëntenraad informeert de centrale
cliëntenraad over het ontslag.
6.6
De lokale cliëntenraad informeert de zorgaanbieder, de cliënten / bewoners en vertegenwoordigers
over het ontslag van een lid.
Artikel 7 Taken en functies in de lokale cliëntenraad
7.1.
De leden van de lokale cliëntenraad behartigen de gemeenschappelijke belangen van cliënten van
één van de locaties. De centrale cliëntenraad heeft een aantal bevoegdheden om te adviseren over
voorgenomen besluiten die één locatie betreffen gedelegeerd naar de lokale cliëntenraden.
De leden oefenen de taken en bevoegdheden van de lokale cliëntenraad samen uit. De lokale
cliëntenraad voert overleg met de (locatie-) manager en adviseert de (locatie-) manager gevraagd en
ongevraagd overeenkomstig de Wmcz. De lokale cliëntenraad kan de centrale cliëntenraad gevraagd
en ongevraagd adviseren
7.2
Taken van de leden van de lokale cliëntenraad zijn:
- het deelnemen aan de vergaderingen van de raad;
- het deelnemen aan de overlegvergaderingen met de locatiemanager;
- in de raad meedenken en meepraten over zaken die cliënten / bewoners van de locatie raken;
- meedoen aan activiteiten van de lokale cliëntenraad;
- het informeren van de achterban over de activiteiten van de lokale cliëntenraad;
- communiceren met cliënten / bewoners en vertegenwoordigers;
- bij beëindiging van het lidmaatschap dit tijdig bespreken in de raad.
Voorzitter
7.3
De lokale cliëntenraad kiest uit zijn midden een voorzitter.
7.4
Taken van de voorzitter zijn:
- het leiden van de vergaderingen;
- erop toezien dat de lokale cliëntenraad dit reglement naleeft;
- erop toezien dat de lokale cliëntenraad zijn taak naar vermogen uitvoert;
- de lokale cliëntenraad in en buiten rechte vertegenwoordigen;
- het functioneel aansturen van de ondersteuner.
28
7.5
Wanneer de voorzitter afwezig is, kiest de lokale cliëntenraad uit zijn midden een vervanger. Deze
neemt voor de duur van de vervanging taken en bevoegdheden van de voorzitter over.
Ondersteuner
7.6
De ondersteuner is verantwoordelijk voor:
- het bijeenroepen van de vergaderingen;
- het opstellen van de agenda;
- het maken van verslagen;
- het verspreiden van agenda’s en verslagen;
- het schrijven van brieven, e-mails;
- het schrijven van berichten voor de achterban;
- het maken van het jaarplan en jaarverslag;
- het bijhouden van het archief;
- het in goede staat overdragen van de stukken aan zijn opvolger;
- overige werkzaamheden die de raad hem/haar opdraagt, voor zover passend bij taken en doel van
de cliëntenraad.
Artikel 8 Werkwijze
8.1
De lokale cliëntenraad komt, naast de overlegvergaderingen, tenminste 3 maal per jaar bijéén in een
onderling overleg . Hiervoor stelt hij ieder jaar een vergaderrooster op. Indien de lokale cliëntenraad
dit nodig acht, vergadert hij vaker.
Agenda
8.2.
Leden en niet-leden kunnen agendapunten bij de voorzitter indienen.
8.3
De ondersteuner stelt in overleg met de voorzitter de agenda op.
8.4
De ondersteuner stuurt één week van tevoren de agenda met bijbehorende stukken aan de leden van
de lokale cliëntenraad.
Minimale opkomst aantal leden bij vergadering
8.5
Voor een vergadering moet ten minste de helft van de leden aanwezig zijn. Wanneer het er minder
zijn, gaat de vergadering niet door. Deze wordt met maximaal twee weken verplaatst. Deze
vergadering gaat door, ook als minder dan de helft van de leden aanwezig is.
Aanwezigheid van derden
8.6
De lokale cliëntenraad kan deskundigen, belanghebbenden, medewerkers en derden uitnodigen voor
(een deel van) de vergadering.
29
8.7
Cliënten / bewoners en vertegenwoordigers kunnen de vergadering van de lokale cliëntenraad
bijwonen behalve als de lokale cliëntenraad onderwerpen op de agenda heeft staan die vertrouwelijk
zijn.
Besluitvorming
8.8
Ieder lid heeft stemrecht.
8.9
De lokale cliëntenraad beslist met gewone meerderheid van stemmen. Uitzonderingen hierop zijn
stemmingen over schorsing en ontslag.
Stemmen over zaken gebeurt mondeling en stemmen over personen schriftelijk. Blanco stemmen
tellen niet mee.
8.10
Wanneer er geen meerderheid is, wordt het voorstel niet aangenomen.
8.11
Wanneer bij een stemming over personen geen gewone meerderheid is, wordt nogmaals gestemd
over de twee personen die de meeste stemmen hebben gekregen.
Wanneer bij herstemming het aantal stemmen voor beide personen gelijk is, beslist het lot.
Verslaglegging
8.12
De ondersteuner maakt een verslag en stuurt dit aan de leden. De lokale cliëntenraad stelt het
verslag in de volgende vergadering vast.
8.13
De ondersteuner informeert cliënten en (locatie-) manager na vaststelling over het verslag.
Geheimhouding
8.14
De leden van de lokale cliëntenraad hebben een geheimhoudingsplicht over alle informatie die zij
krijgen als lid van de raad en waarvan zij weten dat deze informatie vertrouwelijk is of wanneer zij dat
kunnen vermoeden. Dit geldt ook voor de ondersteuner, deskundigen en adviseurs die de lokale
cliëntenraad bijstaan.
De geheimhoudingsplicht duurt na het einde van het lidmaatschap van de lokale cliëntenraad voort.
Commissies
8.15
De lokale cliëntenraad kan commissies instellen en informeert de locatiemanager daarover. De raad
kan deskundige niet-leden benoemen in een commissie.
30
8.16
De lokale cliëntenraad bepaalt voor instelling van de commissie:
- opdracht
- bevoegdheden;
- taken
- samenstelling;
- duur;
- budget;
- ondersteuning.
8.17
Artikel 8.14 over geheimhouding is tevens van toepassing op de leden van commissies.
Lokale overlegplatforms
8.18
De lokale cliëntenraad benut het lokale overlegplatform om de verbinding met de wijk, buurt of het
dorp te versterken. De raad kan deze bijeenkomst ook gebruiken om de expertise van de deelnemers
aan het overlegplatform te benutten.
Centraal Platform en themabijeenkomsten 8.19
De lokale cliëntenraad benut het Centraal Platform en de themabijeenkomsten om de verbinding met
de overige lokale raden te versterken en voor meningsvorming en intervisie.
Artikel 9 Contacten achterban
De lokale cliëntenraad onderhoudt het contact met de achterban door bijvoorbeeld:
- informatiefolder/-kaart over de lokale cliëntenraad met contactgegevens;
- nieuwsbrieven / jaarverslagen aan de cliënten te sturen;
- het organiseren van bijeenkomsten waaronder lokale overlegplatforms;
- de eigen website, nieuwskrant;
- de media van de locatie of zorgaanbieder;
- een cliëntenpanel in te stellen;
- onderzoek te doen;
- deel te nemen aan bijeenkomsten
- deel te nemen aan huiskamer overleggen.
31
Artikel 10 Slotbepalingen
10.1
Wanneer het huishoudelijk reglement iets niet geregeld heeft, beslist de lokale cliëntenraad.
10.2
De centrale cliëntenraad en zorgaanbieder evalueren het huishoudelijk reglement iedere twee jaar.
10.3
De centrale cliëntenraad kan het huishoudelijk reglement uitsluitend met instemming van de
zorgaanbieder wijzigen.
32
Bijlage 3: Profiel lid lokale cliëntenraad en voorzitter lokale
cliëntenraad
Algemeen profiel lid lokale Cliëntenraad (LCR)
Lid van een Lokale cliëntenraad kunnen zijn:
Cliënten (of hun vertegenwoordigers), familie van cliënten of personen uit het sociale netwerk van
de cliënt met een duurzame betrokkenheid bij deze cliënt en affiniteit met de zorgverlening.
Vrijwilligers en omwonenden kunnen als lid benoemd worden op voorwaarde dat zij een grote affiniteit
hebben met de locatie, met veel cliënten een band hebben opgebouwd en in staat worden geacht de
cliënten te vertegenwoordigen.
De lokale Cliëntenraad streeft naar een zodanige samenstelling dat:
Minimaal 2/3 deel van de zetels bezet wordt door cliënten en naasten en maximaal 1/3 deel van de
zetels bezet wordt door vrijwilligers en omwonenden.
De LCR representatief is voor de cliëntenpopulatie van de locatie; bij voorkeur is er
een vertegenwoordiging van alle doelgroepen en/of afdelingen aanwezig.
Er voldoende kennis aanwezig is van zorgbehoeften.
Er sprake is van een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines.
Ieder lid van de LCR voldoet bij voorkeur aan het volgende profiel:
Is bij voorkeur woonachtig in de het werkgebied van Pieter van Foreest of vertegenwoordigt een
familielid of naaste woonachtig in de locatie.
Beschikt over het vermogen en deskundigheid om zich vanuit cliëntperspectief een oordeel te vormen
over voorgelegde onderwerpen.
Kan op een evenwichtige wijze belangen van individuele cliënten en algemeen cliëntenbelang, hoofd-
en bijzaken, cliëntenbelang en organisatiebelang hanteren.
Beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden.
Is integer en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
Heeft een proactieve instelling.
Is in staat evenwicht te bewaren tussen betrokkenheid en afstand tot het management.
Is voldoende beschikbaar.
33
Is digitaal vaardig.
Is bereid een cursus of scholing te volgen op het gebied van medezeggenschap en cliëntenrechten
Van de leden van de LCR wordt verwacht dat zij:
Zich blijven verdiepen in de ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg in het algemeen
en de zorgfunctie van Pieter van Foreest in het bijzonder.
Kunnen werken in teamverband:
ruimte geven en nemen;
open staan voor inbreng van anderen
Meningsverschillen en een lastig gesprek niet uit de weg gaan en daarbij de goede samenwerking
behouden.
De verbinding met de cliënten en de andere lokale cliëntenraden van Pieter van Foreest
onderhouden.
Deelnemen aan centrale platform, de themabijeenkomsten en het lokale overleg platform.
Zittingsduur
De voorzitter en leden van de LCR cliëntenraad worden benoemd voor de periode van drie jaar.
Herbenoeming is eenmaal mogelijk.
De LCR kan een proefperiode afspreken, evaluatie vindt plaats na uiterlijk een jaar.
34
Aanvullende criteria voor voorzitter van de LCR
Kennis en ervaring:
Ervaring met het effectief behartigen van cliëntenbelangen is een pré.
Heeft bij voorkeur ervaring met de rol van voorzitter.
Heeft vermogen om op locatieniveau mee te denken met beleidsmatige zaken en kan dit vertalen
naar de cliëntbelangen.
Heeft aandacht voor de toekomst van de zorg zowel ten aanzien van kwaliteit als nieuwe
ontwikkelingen en innovatie.
Is breed georiënteerd, heeft een goed netwerk.
Kwaliteiten:
Is sociaal betrokken en geïnteresseerd.
Is respectvol, heeft voldoende inlevingsvermogen en doorzettingsvermogen.
Beschikt over een stijl van voorzitten die gekenmerkt wordt door collegialiteit, een goede regievoering,
het vermogen tot structureren.
Kan goed verbinden en processen soepel laten verlopen, geeft ruimte aan de raad, kan goed
luisteren, is stressbestendig en besluitvaardig.
Beschikt over het vermogen om de leden te stimuleren tot een bijdrage.
Is communicatief vaardig. Kan standpunten verwoorden, zowel schriftelijk als mondeling; hanteert de
taal van cliënten en bewoners in woord en geschrift.
35
Bijlage 4: ‘Samen sterk voor kwaliteit van leven’
Samen sterk voor kwaliteit van leven
Een volgende stap voor medezeggenschap en samenspraak
voor cliënten en bewoners van Pieter van Foreest
6 september 2018
SAMENVATTING
We willen de werkwijze van cliëntenraden en de manier van samenspraak bij Pieter van Foreest
vanaf 2019 versterken. Dat willen we om het beleid en de dienstverlening van Pieter van Foreest zo
goed mogelijk te laten aansluiten bij de wensen van cliënten en bewoners. Daarvoor doet een
werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de cliëntenraden en de raad van bestuur, hier een
voorstel dat voortbouwt op hetgeen er al is en voldoet.
De formele medezeggenschap van cliënten is gebaseerd op wetgeving. Deze formele rol willen we
laten uitvoeren door Lokale Cliëntenraden en de Centrale Cliëntenraad. De formele rol voor
medezeggenschap via de huidige Regionale Raden en de Cliëntenraad Thuis komt te vervallen. Deze
krijgen een rol in de informele samenspraak.
De samenspraak willen we verder ontwikkelen. Voor elke divisie is er een aparte raad, die zich laat
voeden via centrale themabijeenkomsten. Deze themabijeenkomsten zijn een vervolg op de huidige
twee regionale cliëntenraden binnen de divisie Wonen, Zorg en Behandeling en wil alle betrokkenen
op alle niveaus binnen Pieter van Foreest samenbrengen. Op lokaal niveau vindt samenspraak plaats
via bijvoorbeeld huiskamergesprekken en familiebijeenkomsten. Op individueel niveau zijn het
dagelijkse contact met medewerkers en vrijwilligers en de zorgplanbespreking momenten waarop
samenspraak plaatsvindt.
Daarnaast willen we op lokaal niveau een lokaal overlegplatform kunnen starten. Dit platform kan de
lokale raad en de verbinding met wijken, buurten en dorpen versterken. De exacte vorm van dit
platform bepalen we later in overleg met lokale raden en in de context van het strategie programma
‘verbinden in de buurt’.
We behouden de inzet van alle betrokkenen bij medezeggenschap en samenspraak en gaan, waar
gewenst, extra ondersteuning aanbieden aan lokale raden en de nieuwe themabijeenkomsten en
overlegplatforms. De CCR gaat de ontwikkeling en resultaten van de nieuwe aanpak actief volgen en
-waar nodig- bijsturen. De voorzittersrol van de CCR zal niet langer een betaalde functie zijn. Pieter
van Foreest gaat, waar nodig, de werving van leden voor alle raden intensiveren en het
locatiemanagement nog meer in positie brengen als gesprekspartner voor de lokale raden. De
organisatie blijft middelen voor training en cursussen beschikbaar stellen. We gaan experimenteren
met functieprofielen voor leden van cliëntenraden. Per saldo zijn medezeggenschap en samenspraak
een gezamenlijke verantwoordelijkheid van cliënten en de organisatie.
Tot slot: voor de uitvoering van de plannen wordt in overleg met de (lokale) raden onderzocht welke
behoefte aan ondersteuning en procesbegeleiding deze raden hebben (naast de huidige
ondersteuning door de locatiesecretaressen). Dit voorstel wordt besproken met alle cliëntenraden en
locatiemanagers en kan leiden tot aanpassing van het voorstel op onderdelen. Daarna wordt het
voorstel ter advisering voorgelegd aan de CCR.
36
Aanleiding
We willen de werkwijze van cliëntenraden en de manier van samenspraak bij Pieter van Foreest
vanaf 2019 versterken. De aanleiding daarvoor is:
• vanaf 2014 werken de cliëntenraden bij Pieter van Foreest op een bepaalde manier vanuit de
huidige reglementen. Het is goed om deze werkwijze samen te evalueren en te kijken wat anders
en beter kan;
• met de nieuwe bestuurder heeft Pieter van Foreest een nieuwe visie vastgesteld en breed
omarmd. Deze visie gaat uit van ‘samen, jezelf zijn en boven verwachting’;
• daarnaast heeft Pieter van Foreest vorig jaar een nieuw strategie geformuleerd, die we ook willen
gebruiken voor de ontwikkeling van medezeggenschap en samenspraak;
• tot slot vragen externe ontwikkelingen steeds nadrukkelijker om een grotere, directere en
herkenbare inbreng en rol van cliënten en bewoners, terwijl het in de praktijk niet altijd eenvoudig
blijkt om voldoende leden van cliëntenraden te werven.
Doelstelling
Het doel van het zetten van een volgende stap in de ontwikkeling van medezeggenschap van en
samenspraak met cliënten en bewoners is het zo goed mogelijk laten aansluiten van het beleid en de
dienstverlening van Pieter van Foreest bij de wensen van cliënten en bewoners. Om daarmee de
kwaliteit van leven van bewoners en cliënten te verhogen.
Werkwijze
Dit voorstel is tot stand gekomen door samenspraak tussen de Raad van Bestuur (RvB) en
afgevaardigden van de Centrale Cliëntenraad (CCR). De inzet van de CCR is gebaseerd op een
analyse en een lijst met ideeën, die voorafgaand bij alle cliëntenraden van Pieter van Foreest zijn
getoetst. Het voorstel is aangepast naar aanleiding van bespreking door/met de regionale
cliëntenraden en de Cliëntenraad Thuis. Daarna zullen de voorstellen worden verwerkt in verkorte en
aangepaste reglementen, die gezamenlijk door raad van bestuur en CCR zullen worden vastgesteld.
Kader
De stem van cliënten op het beleid en de dienstverlening van Pieter van Foreest klinkt op twee
manieren, die met elkaar samenhangen:
• de formele zeggenschap vindt plaats op grond van de Wet Medezeggenschap Cliënten
Zorginstellingen (WMCZ):
o cliëntenraden zijn een zelfstandig en onafhankelijk orgaan vanuit de WMCZ, inclusief
adviesrechten en recht op voldoende ondersteuning door de organisatie om hun taak uit
te voeren;
o cliëntmedezeggenschap is gericht op de collectieve belangen van cliënten en bewoners;
o er zijn reglementen die de medezeggenschap binnen Pieter van Foreest regelen;
o de cliëntenraden hebben twee kerntaken: 1) signaleren en wensen van
cliënten/bewoners agenderen en bespreken en 2) beoordelen plannen van de organisatie
op gevolgen voor cliënten.
• daarnaast bestaat de samenspraak. Dit is het informele contact tussen cliënten en de organisatie,
gericht op het uitoefenen van invloed door te informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of
(mee)beslissen. Samenspraak vindt plaats op alle niveaus:
o het individuele niveau van een bewoner of cliënt in dagelijks contact met de organisatie of via
de zorgplanbespreking;
o het groepsniveau met bijvoorbeeld huiskamergesprekken, familiebijeenkomsten en
klantenpanels;
o het collectieve niveau met informele bijeenkomsten voor locaties of PvF-breed.
Belangrijke aandachtspunten bij samenspraak zijn dat deze open en objectief plaatsvindt, dat deze
voldoende frequent plaatsvindt, dat degenen die kunnen meespreken de doelgroep voldoende
vertegenwoordigen (afspiegeling), dat de uitkomsten van de samenspraak transparant zijn en dat de
samenspraak daadwerkelijk tot resultaat leidt.
37
Beide vormen van betrokkenheid van bewoners en cliënten willen we ontwikkelen om de invloed van
cliënten te versterken. Waarbij we zien dat ze onderling samenhangen: als het informele contact
tussen cliënten en organisaties goed is geregeld, dan kan de formele medezeggenschap een
bescheidener rol krijgen. En andersom. We streven er naar om binnen Pieter van Foreest de
informele vorm van samenspraak te laten groeien en versterken, waarbij we ook de formele
medezeggenschap willen versterken waar nodig en gewenst. Daarbij sluiten wij zoveel mogelijk aan
bij de huidige werkwijze van alle betrokkenen, omdat we het goede willen behouden en alleen willen
versterken en verbeteren waar nodig, mogelijk en gewenst. Per saldo zijn medezeggenschap en
samenspraak een gezamenlijke verantwoordelijkheid van cliënten en de organisatie.
Vernieuwde structuur
De formele en informele vormen van betrokkenheid van cliënten en bewoners willen we als volgt
vormgeven.
1. Formeel: medezeggenschap op grond van de WMCZ
Toelichting: binnen Pieter van Foreest zijn er in de nieuwe situatie twee niveaus waarop de formele
medezeggenschap plaatsvindt en dus twee soorten raden die een WMCZ-status hebben:
• op centraal niveau in het overleg tussen de Centrale Cliëntenraad en de Raad van Bestuur. Hier
gaat het over alle regelingen en beleid die meerdere locaties, een hele divisie of PvF als geheel
betreffen. Dit is inclusief onderwerpen zoals de benoeming van bestuur en directie, wachtlijsten,
divisie- en PvF-begrotingen, strategisch vastgoedbeleid, communicatie, meerjaren- en
kwaliteitsbeleid, communicatie en de klachtencommissie.
• op lokaal niveau in het overleg tussen de Lokale Cliëntenraad en de locatiemanager en/of de
door hem/haar gemandateerde teammanager. De formele situatie op lokaal niveau blijft
ongewijzigd. Hier wordt gesproken over zaken die (alleen) voor de betreffende locatie van belang
zijn. Het gaat met name over huisvesting, eten en drinken, was, recreatie, geestelijke en
lichamelijke zorg, veiligheid, incidenten, maatschappelijke bijstand, benoeming team- en
locatiemanagement,de communicatie met en bejegening van bewoners en mantelzorgers en
lokaal kwaliteitsbeleid.
In dit model komt de formele medezeggenschapsrol voor de regionale raden en de CRT te vervallen.
Deze raden krijgen een plek in de samenspraak.
Lokaal niveau
Centraal niveauCentrale Cliënten-
raad (CCR)
Raad van Bestuur (RvB)
LokaleCliëntenraad
(LCR)
Locatie-manager
38
2. Informeel: samenspraak
Toelichting: samenspraak binnen Pieter van Foreest vindt op meerdere plaatsen binnen Pieter van
Foreest plaats:
• op divisieniveau:
o is er een Cliëntenraad Intramuraal voor de Divisie Wonen, Zorg en Behandeling (WZB). Deze
bestaat uit vier leden die gekozen zijn door en vanuit de lokale cliëntenraden, met twee
personen uit het Westland en twee personen uit Delft/Oostland. Zij overleggen met de
Directeur WZB in de vorm van samenspraak; dit kan via apart overleg met de directeur en/of
via het centrale platform (zie verderop) plaatsvinden. De leden van de Cliëntenraad
Intramuraal worden door CCR bevraagd ter voorbereiding van besluitvorming in de CCR. In
de CRI vindt geen formele (WMCZ) advisering en besluitvorming plaats. Alle vier de leden
van de CRI hebben zitting in de CCR.
o is er ook een Cliëntenraad Thuis (CRT), die overlegt met de Directeur Thuis. Ook hier is
sprake van samenspraak en ook zij worden door de CCR bevraagd ter voorbereiding van
besluitvorming in de CCR. Twee leden van de CRT hebben zitting in de CCR.
• op lokaal niveau vindt samenspraak plaats binnen overlegsituaties van afdelingen en huiskamers,
zoals huiskamergesprekken en familieoverleg. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een lokaal
platform te starten. In dit lokale overlegplatform zit de LCR samen met betrokken personen uit
aanleunwoningen, gebruikers van cliënten die diensten thuis ontvangen en andere wijkbewoners
en wijkbetrokkenen die zich voor cliënten en bewoners sterk willen maken. Ook de
locatiemanager en een manager van de divisie thuis maken hier deel van uit. Zie hierna voor een
uitgebreidere toelichting.
• op individueel niveau kan elke cliënt en bewoner tijdens elk contactmoment met een medewerker
of vrijwilliger van Pieter van Foreest zijn/haar wensen uiten. Daarnaast worden de wensen ook
structureel en periodiek vastgelegd in ieders individuele zorgplan, om de ondersteuning, hulp,
begeleiding en behandeling zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij individuele wensen;
Individueel niveau
Lokaal niveau
Divisieniveau
Centraal niveau
Cliëntenraad Intramuraal
(CRI)
Directeur Wonen,
Zorg en
Behandeling (WZB)
Directeur Thuis
Cliëntenraad Thuis
(CRT)
Lokaal overlegplatform,met leden van de LCR en betrokken mensen uit
de wijk plus de locatiemanager
Huiskamergesprekken, familiebijeenkomsten, klantenpanels, etc.
Themabijeenkomst, met leden LCR, CRI, CRT en CCR
Individueel zorgplan
Dagelijkse contacten met medewerkers en vrijwilligers
van PvF
CCR
4 leden2 leden
Voorberei-dingsgroep
39
• in het midden, tussen individueel/lokaal niveau en divisie/centraal niveau, komen
themabijeenkomsten. Deze zijn een vervolg op de huidige twee regionale cliëntenraden en wil
alle betrokkenen op alle niveaus binnen Pieter van Foreest samenbrengen. Zie hierna voor een
uitgebreidere toelichting.
Uitgelicht: de centrale themabijeenkomsten
In de vernieuwde situatie is een belangrijke plek voor samenspraak voorzien via themabijeenkomsten.
De exacte vorm en inhoud bepalen we later. De voorlopige gedachten zijn als volgt:
• het doel van de themabijeenkomsten: het bieden van een plaats voor ontmoeting, inspiratie,
uitwisseling en gedachtevorming, aansluitend bij actuele vraagstukken binnen en buiten de
organisatie en de wensen van cliënten, bewoners, cliëntenraden en directie en bestuur. Leden
van CRI en CRT kunnen de themabijeenkomsten ook gebruiken voor meningsvorming. Tot slot
worden de themabijeenkomsten ook gebruikt om vertegenwoordigers te kiezen voor deelname
aan de CRI, waarbij alleen de lokale raden stemrecht hebben; elke raad heeft één stem.
• deelnemers: voor de themabijeenkomsten worden telkens alle leden van alle cliëntenraden
uitgenodigd. Het streven is om in elk geval van elke raad minimaal één lid te ontvangen, zo
mogelijk de voorzitter of iemand die namens de voorzitter aanschuift. Ook bestuur, directie en
locatiemanagers zijn voor de themabijeenkomsten uitgenodigd, afhankelijk van de geagendeerde
thema’s;
• vorm: de themabijeenkomsten krijgen een uitnodigend, aantrekkelijk programma en worden
aangekleed met een hapje en een drankje. De jaarlijkse startbijeenkomst wordt één van de
themabijeenkomsten en kent een uitgebreider karakter; de stamppotmaaltijd blijft daarvoor
behouden;
• inhoud van de bijeenkomsten hangt af van de actualiteit en wensen van betrokkenen;
• frequentie van de bijeenkomsten is circa vier keer per jaar; afhankelijk van de ervaringen, wensen
en behoeften kan de frequentie worden aangepast;
• voorbereiding vindt plaats via een voorbereidingsgroep, met daarin in elk geval de voorzitter van
de CCR en de directeuren van WZB en Thuis. Daarnaast staat deelname ook open voor andere
leden van cliëntenraden en locatiemanagement, bijvoorbeeld als vervolg op de huidige
Cliëntenraden Evenementen Commissie (CEC);
• ondersteuning van de themabijeenkomsten wordt verzorgd door de ondersteuner van de CCR, in
samenwerking met andere afdelingen van Pieter van Foreest (zie ook verderop).
Uitgelicht: het lokale overlegplatform
Het is voor lokale cliëntenraden niet altijd eenvoudig om voldoende leden en deskundigheid in de
eigen raad te krijgen en houden. Ook wil Pieter van Foreest de verbinding met wijken, buurten en
dorpen versterken. Daarom is het voorstel om de mogelijkheid te bieden, aan de locaties die dat
wensen, en in het kader van het strategisch programma ‘verbinden in de buurt’, om een lokaal
overlegplatform in het leven te roepen:
• het doel van dit platform is:
o een mogelijkheid te bieden aan lokale raden om, daar waar zij dit wensen, gebruik te
kunnen maken van de expertise en inzet van de leden van dit platform.
o een plek te zijn waar vanuit het perspectief van cliënten en bewoners de verbinding
tussen de locatie en de omliggende wijk/buurt/dorpsgemeenschap wordt verkend en
ontwikkeld;
• deelnemers van het platform zijn in elk geval de leden van de lokale cliëntenraad en, per locatie
te identificeren, mensen die in de omgeving van de locatie wonen of werken én vanuit bewoners-
/cliëntenperspectief willen deelnemen aan het platform. Denk aan betrokken buurtbewoners en
cliënten die diensten van Pieter van Foreest thuis ontvangen;
• de vorm, frequentie en inhoud van de platformbijeenkomsten hangen af van de actualiteit en
wordt door de lokale cliëntenraad in samenspraak met de locatiemanager en een manager van
de divisie Thuis bepaald. Er is op die manier altijd sprake van maatwerk;
40
• de ontwikkeling van de lokale platforms wordt gekoppeld aan het strategische programma
‘Verbinden in de buurt’;
• de ondersteuning van het platform gebeurt door extra menskracht, die voor de lokale raden naar
verwachting beschikbaar komt (zie verderop).
NB: het vinden en binden van externe deelnemers aan het lokale platform vraagt speciale aandacht.
De ervaring leert dat het (eenmalig) uitnodigen van externe deelnemers goed mogelijk is, maar dat
aansluiting bij de motivatie en het belang van die deelnemers belangrijk is, om ze voor langere tijd te
binden en continuïteit te realiseren.
Overige afspraken
1. De rol en inzet van alle mensen die nu al betrokken zijn bij de lokale, regionale en centrale
cliëntenraden laten we in tact. Denk hierbij aan de secretariaten op locaties en van de directies,
de ondersteuning door de afdeling marketing en communicatie en de ondersteuner van de CCR.
2. Ook de mogelijkheid van samenspraak in regionaal verband blijft mogelijk, afhankelijk van de
behoefte en mogelijk aansluitend aan de themabijeenkomsten.
3. De CCR en de bestuurder van Pieter van Foreest stellen zich in de nieuwe situatie expliciet tot
taak om de ontwikkeling en uitvoering van de medezeggenschap en samenspraak in de gehele
organisatie te monitoren en waar nodig bij te stellen. Dit kan in de overleg-vergaderingen met de
bestuurder. Ook is afgesproken dat de voorzitter van de CCR en de bestuurder de voortgang en
kwaliteit van medezeggenschap en samenspraak apart bespreken tijdens hun periodieke
voortgangsoverleg.
4. Vanaf 1 januari 2019 zal de CCR niet langer met een betaalde voorzitter werken. Dit betekent dat
de CCR op zoek gaat naar een nieuwe voorzitter. Hiervoor zal tijdig een profiel opgesteld en
geworven worden.
5. Voor de omschreven ontwikkeling en versterking van de medezeggenschap en samenspraak op
lokaal niveau is naar verwachting extra ondersteuning nodig. Aard en omvang bepalen we op
basis van een verkenning via alle lokale raden. Voorstel is uit te gaan van deskundige en
onafhankelijke ondersteuning, die onderwerpen kan agenderen, bewaken, opvolgen en
inhoudelijk kan voorbereiden. Ook kan de ondersteuning de leden van elke raad coachen en
zorgen voor een soepel, plezierig proces voor iedereen. De ondersteuner geldt op deze manier
als kennisbank, adviseur en coach. Pieter van Foreest stelt de middelen beschikbaar die hiervoor
benodigd zijn o.a. door het budget dat tot en met 2018 voor de inzet van de CCR-voorzitter
beschikbaar was, te reserveren voor decentrale ondersteuning.
6. In de nieuwe situatie zal de CCR-ondersteuner ook betrokken zijn bij de afstemming en de
voorbereiding van de gezamenlijke themabijeenkomsten en zal de afdeling marketing en
communicatie de organisatie en communicatie voor het platform verzorgen. De digitalisering van
de vergaderingen van de CCR creëert naar verwachting de ruimte voor de CCR ondersteuner om
de werkzaamheden voor het platform uit te voeren.
7. Pieter van Foreest zal de actieve, permanente werving van leden van cliëntenraden per
cliëntenraad intensiveren, uiteraard in samenspraak en afstemming met elke individuele
cliëntenraad.
8. De ontwikkeling van samenspraak en medezeggenschap vraagt in veel gevallen ook een andere,
intensievere rol van het management, ook (en juist) in de relatie met de cliëntenraden. Pieter van
Foreest wil daarom ook, waar nodig, het locatiemanagement nog beter in positie brengen en
faciliteren om medezeggenschap en samenspraak verder te versterken; denk hierbij aan
bevorderen van het proces van samenwerking met raden en (duidelijkheid en afspraken over)
kennis, inzet, rol en beslissingsbevoegdheden.
9. Pieter van Foreest blijft middelen beschikbaar stellen voor trainingen, cursussen en andere
vormen van deskundigheidsbevordering voor leden van cliëntenraden;
10. We gaan actief experimenteren met de inzet van functieprofielen bij de werving van nieuwe
cliëntenraadsleden. Daarmee willen we duidelijker maken waaraan behoefte is en wat geboden
41
kan worden; we zien dit als manier om gerichter (en zo mogelijk beter!) leden voor cliëntenraden
te werven.
11. Nog uit te werken in de reglementen is het beperkt mogelijk maken van lidmaatschap aan de
lokale cliëntenraad van vrijwilligers, mensen die geen familie/verwanten bij Pieter van Foreest
(meer) hebben en eventueel onafhankelijken.
12. Om de plannen tot stand te brengen, zal de werkgroep van de RvB en CCR zoveel mogelijk zélf
onderstaande taken uitvoeren. Tegelijkertijd zoekt deze werkgroep naar flexibele inzet die, waar
nodig en gewenst, toegevoegd kan worden. De volgende taken zijn voorzien in de periode t/m
december 2018:
a. Werven nieuwe CCR-voorzitter (profiel, werving, selectie, inwerken);
b. Peilen en bepalen van behoefte aan ondersteuning bij lokale raden;
c. Zorgen voor overzicht van huidige vormen van samenspraak bij alle locaties, zodat daarmee
(waar nodig) gestuurd kan worden op versterking;
d. Aanpassen reglementen en opstellen samenwerkingsovereenkomst;
e. Ontwikkelen van de overlegplatforms, in overleg met alle betrokkenen;
f. Invullen van de gewenste ondersteuning;
g. Opstellen van profielen voor leden van cliëntenraden en/of overlegplatforms
h. Versterking werving van cliëntenraadsleden;
i. Traject ontwikkelen en in gang zetten om management te ondersteunen;
j. Ontwikkelen van doelen en manieren voor monitoring van de voortgang en resultaten van de
versterkte medezeggenschap en samenspraak.
