Inhoudsopgave · - Cliëntenraad bestaande uit een Cliëntenraad en een verwantenraad. Zie voor...
62
Transcript of Inhoudsopgave · - Cliëntenraad bestaande uit een Cliëntenraad en een verwantenraad. Zie voor...
2
Inhoudsopgave
1. Inleiding met terugblik op 2017 .......................................................................................................... 4
2. Organisatieverslag 2017 ...................................................................................................................... 6
2.1 Profiel van Stichting De Rozelaar .................................................................................................. 6
2.2 Doelstelling en visie ....................................................................................................................... 6
2.3 Bestuursstructuur .......................................................................................................................... 6
2.4 Locaties .......................................................................................................................................... 7
2.5 Cliënten en doelgroepen ............................................................................................................... 8
2.6 Personeel samenstelling ................................................................................................................ 8
2.7 Strategie ........................................................................................................................................ 9
2.8 Financieel beleid ............................................................................................................................ 9
2.9 Financiële resultaten 2017 .......................................................................................................... 10
2.10 ICT .............................................................................................................................................. 12
2.11 Vervoer ...................................................................................................................................... 12
2.12 Facilitair ..................................................................................................................................... 13
3. Jaarverslag Raad van Toezicht ........................................................................................................... 14
4. Jaarverslag Ondernemingsraad ......................................................................................................... 18
5. Jaarverslag Cliëntenraad ................................................................................................................... 26
6. Jaarverslag Verwantenraad ............................................................................................................... 27
7. Kwaliteitsrapport ............................................................................................................................... 31
7.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 31
7.2 Samenvatting ............................................................................................................................... 31
7.3 Een schets van De Rozelaar ......................................................................................................... 32
7.3.1 Inleiding ................................................................................................................................ 32
7.3.2 De organisatie ....................................................................................................................... 32
7.3.3 Ontwikkelingen ..................................................................................................................... 33
7.3.4 Het kwaliteitsrapport ........................................................................................................... 35
7.3.5 Conclusie .............................................................................................................................. 39
7.4. Persoonsgerichte zorg en begeleiding ....................................................................................... 39
7.4.1 Inleiding ................................................................................................................................ 39
7.4.2 Samenspel in zorg en ondersteuning ................................................................................... 39
7.4.4 Teams reflecteren op hun cliëntzorg ................................................................................... 44
7.4.5 Conclusie .............................................................................................................................. 45
7.5. Veiligheid en risico’s ................................................................................................................... 45
3
7.5.1 Inleiding ................................................................................................................................ 45
7.5.2 Teams reflecteren op veiligheid en kwaliteit ....................................................................... 45
7.5.3 Risico’s op cliëntniveau ........................................................................................................ 46
7.5.4 Vrijheidsbeperking................................................................................................................ 47
7.5.5 Incidenten ............................................................................................................................. 47
7.5.6 Veiligheidsbeleving van cliënten .......................................................................................... 50
7.5.7 Conclusie .............................................................................................................................. 50
7.6 Reflectie en intern beraad ........................................................................................................... 51
7.6.1 Reactie van de Cliëntenraad ................................................................................................. 51
7.6.2 Reactie van de Ondernemingsraad ...................................................................................... 51
7.6.3 Reactie van de Raad van Bestuur ......................................................................................... 51
7.6.4 Reactie van de Raad van Toezicht ........................................................................................ 52
7.7 Bijlagen ........................................................................................................................................ 53
7.7.1 Verslag van de audits in 2017 ............................................................................................... 53
7.7.2 Analyse van het MedewerkersTevredenheidsOnderzoek van 2017 .................................... 54
7.7.3 Uitslag CliëntTevredenheidsOnderzoek ............................................................................... 56
4
1. Inleiding met terugblik op 2017 In dit document doen we op verschillende manier verslag over het jaar 2017. Dit document is
samengesteld uit:
- het jaarverslag van de organisatie;
- het jaarverslag van de Raad van Toezicht;
- het jaarverslag van de Cliëntenraad;
- het jaarverslag van de Verwantenraad;
- het jaarverslag van de Ondernemingsraad;
- het kwaliteitsrapport 2017 in het kader van het Kwaliteitskader 2017-2022
2017 was een bijzonder jaar voor De Rozelaar. Na 12 jaar als manager en later als directeur-
bestuurder werkzaam geweest te zijn bij De Rozelaar heeft de Raad van Toezicht begin 2017 afscheid
genomen van de heer ing. Jan Vogel. Na een wervings- en selectieprocedure is drs. Philip Miedema
per 1 september begonnen als Raad van Bestuur van De Rozelaar. In de tussentijd heeft het
Management Team de bestuurszaken waargenomen terwijl de formele bevoegdheid bij de voorzitter
van de Raad van Toezicht lag.
Door de bestuurswisseling hebben een aantal zaken vertraging opgelopen maar de werkzaamheden
zijn gewoon doorgegaan en ook de meeste verbeteringen en vernieuwingen hebben gewoon
doorgang gevonden.
De Rozelaar staat bekend als een organisatie waar de mensen vanuit overtuiging liefdevolle zorg
bieden. Aan de protestantse identiteit van de organisatie wordt door de medewerkers actief vorm
gegeven en dat herkennen deelnemers en bewoners en hun verwanten. Daarnaast is de organisatie
goed ingebed in de Barneveldse samenleving en haar omgeving. Mensen kennen De Rozelaar en
dragen haar een warm hart toe. Dat merken we aan het groot aantal vrijwilligers dat bij De Rozelaar
werkt. We merken dat aan de vele donaties die de vriendenstichting krijgt vanuit particulieren,
bedrijven en kerken. En we merken het aan de vele bezoekers van onze lunchroom en andere
activiteiten. De vele medewerkers, vrijwilligers en sponsoren wil ik hartelijk danken voor hun inzet in
het afgelopen jaar.
Uiteindelijk doen we het werk voor onze cliënten. We zijn dan ook blij dat cliënten telkens weer
aangegeven heel tevreden te zijn over het wonen en werken bij De Rozelaar. Dat willen we de
komende jaren graag zo houden en verder uitbreiden. In 2017 zijn plannen gemaakt voor een
verdere uitbreiding van ons woningaanbod. Hiermee hopen we tegemoet te komen aan de vele
mensen die op de wachtlijst staan voor wonen bij De Rozelaar.
In 2017 mochten we ook het project Mijn Rozelaar 2018 voorlopig afronden. Dit project bestond uit
een organisatieverbeteringstraject in het kader van InVoorZorg. Vijf thema’s stonden hierbij centraal:
- Cliënten hebben regie en doen maximaal mee! - We werken netwerkgericht - Vrijwilligers zetten hun talenten in en denken mee - We werken met zelfstandige teams - We zijn ondernemend
De resultaten van dit project zijn overal zichtbaar. De teams zijn bezig met vormen van zelfsturing. De
Cliëntenraad werkt met “De stem van de cliënt” een methode waarbij de Cliëntenraad actief op zoek
gaat naar wensen en meningen van de cliënten. Via taakgroepen worden de verschillende
beleidsterreinen tegen het licht gehouden en worden verbetervoorstellen gedaan.
5
Bovendien wordt in de taakgroepen de samenwerking tussen het primaire proces en de
ondersteunende diensten bevorderd en de communicatie verbeterd. Andere thema’s zullen de
komende tijd nog voortgezet moeten worden om tot de gewenste resultaten te komen.
In 2017 is de keuze gemaakt voor Triple-C als centrale behandelvisie en -methode en zijn er
voorbereidingen getroffen om alle medewerkers in 2018 en 2019 te trainen in deze methode. De
integratie van Mijn Rozelaar 2018 en Triple –C zetten wij de komende jaren verder in het project
“Mijn Rozelaar”.
Wij zijn dankbaar voor alles wat het afgelopen jaar is bereikt en zetten ons werk in 2018 voort door
De Rozelaar verder te ontwikkelen en uit te bouwen. Alles ten dienste van onze bewoners en
deelnemers.
6
2. Organisatieverslag 2017
2.1 Profiel van Stichting De Rozelaar Stichting De Rozelaar
Bezoekadres Rozenstraat 9 3772 JH Barneveld Telefoon 0342 – 413334 Email [email protected] Internet www.rozelaar.nl Postadres Postbus 391 3770 AJ Barneveld KvK nummer 41048366
2.2 Doelstelling en visie Statutair is de doelstelling van stichting De Rozelaar vastgesteld als:
- het bieden van professionele zorg en ondersteuning aan personen met een verstandelijke
beperking en anderen die zorg behoeven;
- de bevordering en het behoud van de maatschappelijke zelfstandigheid van haar cliënten en
hun integratie in de samenleving.
Deze doelstellingen zijn vertaald naar de volgende visie:
Wij geloven dat God de Schepper van al het leven is. Dit motiveert ons in onze
verantwoordelijkheid voor de zorg aan en de begeleiding van mensen met een verstandelijke
beperking. Wij vinden iedereen uniek, gelijkwaardig en waardevol. Met respect voor ieders
unieke kwaliteiten ondersteunen wij onze cliënten hun talenten te ontwikkelen en te
gebruiken.
Wij doen dit vanuit een protestants-christelijk perspectief, waarbij waarden als respect,
geborgenheid en toewijding leidraad zijn.
2.3 Bestuursstructuur Stichting De Rozelaar wordt bestuurd door een Raad van Bestuur. De stichting heeft de volgende
organen:
- Raad van Toezicht
- Ondernemingsraad
- Cliëntenraad bestaande uit een Cliëntenraad en een verwantenraad.
Zie voor samenstelling en werkzaamheden in 2017 de verschillen jaarverslagen verderop in dit
jaarverslag. De stichting onderschrijft de Governance code Zorg.
De organisatie heeft verder een Management team bestaande uit:
- bestuurder, Philip Miedema (vanaf 1 sept 2017);
- manager zorg, Peter Klop;
- manager bedrijfsvoering, Herjan Vierwind;
- manager dagbesteding, Ad Waardenburg.
7
De laatste functie is vanaf 1 januari 2018 komen te vervallen. Naast een managementteam is er een
teamleidersoverleg bestaande uit vier teamleiders. Het organogram ziet er dan als volgt uit:
2.4 Locaties De Rozelaar heeft vier woonlocaties en zes dagbestedingslocaties.
De vier woonlocaties zijn:
Wooncentrum Iris, Irishof 2 Barneveld met 11 appartementen
Wooncentrum De Vlinder, Lakenvelderlaan 6 Barneveld met 24 appartementen
Wooncentrum Het Gasthuis, Gasthuisstraat 12 Barneveld met 16 studio’s
Wooncentrum De Rozehof, Hoornbloem 73 Voorthuizen met 18 appartementen
De zes dagbestedingslocaties zijn:
Locatie Barneveld, Rozenstraat 9 Barneveld
Locatie Nijkerk, Vetkamp 85 Nijkerk
Locatie Putten, Jan Nijenhuisstraat 187 Putten
Het Geldersch Erf, Stationsweg 2H Barneveld
Lunchroom De Rozerie, Langstraat 21m Barneveld
Bakkerij Taart & Zoet, Rozenstraat 9 Barneveld
Het kantoor voor de ondersteunende diensten is gevestigd aan de Rozenstraat 9 Barneveld.
In al deze locaties wordt gevarieerde en zinvolle dagbesteding aangeboden. Op de
dagbestedingslocaties worden diverse producten gemaakt die verkocht worden aan particulieren en
bedrijven en er worden werkzaamheden in opdracht van diverse bedrijven verricht.
8
Regelmatig wordt geïnventariseerd welke (leer)wensen de deelnemers hebben en kan er intern
gerouleerd worden. Daarnaast biedt De Rozelaar jobcoaching en thuisbegeleiding aan.
In Klaver 4 biedt De Rozelaar wooncoaching voor cliënten die zelfstandig wonen. De Rozelaar heeft
tenslotte een eigen koor en orkest welke regelmatig optredens verzorgen. Meer informatie kunt op
onze website vinden.
2.5 Cliënten en doelgroepen Bij De Rozelaar wonen en werken mensen met een verstandelijke beperking die geïndiceerd zijn met
een zorgzwaartepakket (zzp) 3 tot en met 8 in het kader van de Wet Langdurige Zorg (WLZ).
Daarnaast hebben enkele cliënten (15) een indicatie op basis van de Wet Maatschappelijke
Ondersteuning (WMO).
Aandeel dagbesteding:
1 januari 2017 31 december 2017
Aantal cliënten dagbesteding 157 158
Dagdelen Begeleiding groep 57.915
Dagdelen Behandeling groep 3.046
Aandeel wonen:
1 januari 2017 31 december 2017
VPT- 4 VG 5 5
VPT- 5 VG 2 1
VPT-6 VG 6 5
VPT-7 VG 1 1
ZZP-3 VG 15 15
ZZP-4 VG 9 9
ZZP-5 VG 5 5
ZZP-6 VG 18 17
ZZP-7 VG 5 5
Overige 3 4
Totaal 69 67
2.6 Personeel samenstelling De personeelsomvang gedurende het jaar 2017 was als volgt:
1 januari 2017 31 december 2017
medewerkers 203 199
FTE 93 93
Gemiddelde contractomvang 0,46 0,47
9
Per 31 december 2017 was de personeelssamenstelling als volg:
bedrijfsonderdeel Aantal medewerkers FTE-omvang
Primair proces 151 68,64
Teamleiders 4 3,51
Management 4 4
Bedrijfsvoering 14 7,57
Vervoer 17 5,89
Facilitair 9 3,39
Het ziekteverzuim betrof 4,08%. De Rozelaar heeft verder 30 stageplekken doorlopend beschikbaar
voor niveau 2 tot en met 6. Daarnaast zijn er 200 vrijwilligers actief binnen De Rozelaar.
Naast begeleiders en zorg coördinatoren werken er drie orthopedagogen/psychologen, een
muziektherapeut en is er een samenwerkingsverband met ’s Heeren Loo voor specialistische zorg.
De verloopcijfers in 2017 waren als volgt:
Instroom: 48
Uitstroom: 56
Een kwart van ons personeelsbestand is gewisseld in 2017.
2.7 Strategie Voor de komende jaren staat een uitbreiding op drie locaties gepland om tegemoet te komen aan de
grote wachtlijst van De Rozelaar. Verder wordt het methodisch werken verder verstevigd door de
keuze voor Triple-C als behandelvisie en -methode. Tenslotte wordt het organisatieontwikkeltraject
Mijn Rozelaar doorgezet. Naast deze drie hoofdlijnen zal in 2018 de strategie van De Rozelaar
opnieuw doordacht en vastgesteld worden in een meerjarenplan. In dit proces zal nadrukkelijk
aandacht zijn voor de keuze van de doelgroepen. Er wordt onder andere gekeken of wonen met zorg
geboden kan worden aan de groep cliënten met een ernstig meervoudige beperking (EMB). Naast
het bepalen van de doelgroepen wordt ook het werkgebied nader gedefinieerd en wordt er een
vastgoedstrategie bepaald.
2.8 Financieel beleid Algemeen
Het financiële beleid van Stichting De Rozelaar is in eerste instantie gericht op de continuïteit van de
organisatie. Het uitgangspunt is dat iedere afzonderlijke afdeling kostendekkend opereert en dat de
middelen doelmatig worden ingezet. Hierbij is een optimale en minimale omvang van de
ondersteunende diensten van belang. Mede om deze reden en om de wachtlijst te verkleinen is de
wens om uit te breiden qua woonlocaties. Aangezien de bekostiging meer cliëntvolgend is geworden
zijn er mogelijkheden om in de nabije toekomst deze uitbreidingen te realiseren. Dat zal naar
verwachting een gunstig effect gaan hebben op de overhead, waardoor de middelen nog
doelmatiger kunnen worden ingezet.
10
De financiële ombuigingen in 2015 hebben geleid tot een stabiele positieve exploitatie waarbij de
financiële risico’s continue worden gemonitord. De zorgsector is de afgelopen jaren sterk veranderd
waardoor ook risico’s veranderen.
Liquiditeitsrisico
De liquiditeit van Stichting De Rozelaar wordt continue gemonitord. In 2017 ontwikkelde de
liquiditeit zich positief. De current ratio kwam met 2,5 boven de norm (2) uit. De liquiditeitsprognose
voor de komende periode geeft aan dat het liquiditeitsrisico gedurende de komende beleidsperiode
beheersbaar blijft.
Solvabiliteitsrisico
De ontwikkeling van de solvabiliteit van Stichting De Rozelaar is de afgelopen periode positief
geweest. Per einde 2017 bedroeg deze 37%. De verwachting voor de komende jaren is dat het
solvabiliteitsrisico beheersbaar blijft.
Bezettingsrisico
De vergoeding voor de geleverde zorg is dankzij de ZZP- en NHC-financiering volledig afhankelijk van
de bezetting. Dat houdt in dat er geen bekostiging is als de toelatingsplek niet bezet is. Gezien de
huidige cliëntbezetting en de wachtlijst voor intramurale zorg is dit risico klein en beheersbaar.
Renterisico
Het risico op een beïnvloeding van het resultaat door de rentestand is beperkt gezien de rentevast
periodes en de lage marktrente.
Tariefrisico
Tot en met 2017 was Stichting De Rozelaar afhankelijk van een opslag van het Wlz-tarief door
toekenning van het zorgkantoor. Deze toekenning was afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn
m.b.t. organisatieontwikkelingen. Stichting De Rozelaar heeft altijd kunnen voldoen aan deze
afspraken. Vanaf 2018 is het tarief vooraf vastgesteld.
Wel is er nog een risico van korting op het tarief bij overschrijding van het regiobudget van het
zorgkantoor. In 2017 was deze korting niet van toepassing. Voor 2018 volgen we de ontwikkelingen
hierin nauwgezet.
Daarnaast zullen de tarieven per 2019 worden aangepast n.a.v. een landelijk kostenonderzoek. Deze
ontwikkelingen volgen we nauwgezet en zullen hierop anticiperen.
Uitgangspositie
Het financiële beleid van de afgelopen jaren heeft geresulteerd in een gunstige ontwikkeling van het
resultaat. Deze positieve resultaten hebben bijgedragen aan een versterking van zowel de
solvabiliteit als de liquiditeit. Dankzij een goede financiële beheersing laat ook het jaar 2017 een
positief resultaat zien. Dit betekent dat de financiële positie van Stichting De Rozelaar in 2017 verder
is versterkt.
2.9 Financiële resultaten 2017 Het resultaat over 2017 bedraagt € 149.814. Het genormaliseerde resultaat bedraagt € 283.539. Het
verschil wordt veroorzaakt door een afwaardering van de materiele vaste activa i.v.m. aanpassen van
afschrijvingstermijnen. Deze waardevermindering bedraagt € 133.725.
11
De werkelijke en genormaliseerde resultaten over de afgelopen jaren worden in de onderstaande
grafiek weergegeven.
De positieve exploitatieresultaten over de afgelopen 3 jaren worden veroorzaakt door zowel een
stijging van de opbrengsten als ook de maatregelen die in de afgelopen jaren doelbewust zijn
genomen, waaronder het managen van risico’s, kostenbewustzijn in de gehele organisatie, een
betere financiële beheersing dankzij meer financieel inzicht, meer aandacht voor ophoging indicaties
en terugdringen van ziekteverzuim.
Vanuit deze gezonde uitgangspositie kan de komende jaren geïnvesteerd worden in
deskundigheidsbevordering, technische ondersteuning (ICT) en huisvesting.
De bedrijfsopbrengsten zijn licht gestegen door o.a. tariefstijgingen en herindicaties. De daling van de
Opbrengsten WMO valt daarbij op. Vanaf 2017 zijn bewust het aantal contracten verminderd en
wordt er nog in 2 gemeenten WMO-zorg geleverd.
De subsidies zijn afgenomen i.v.m. minder aanbod van stagiaires.
-400
-300
-200
-100
0
100
200
300
400
500
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Ontwikkeling resultaat (x € 1.000)
Werkelijk resultaat Genormaliseerd resultaat
Bedrijfsopbrengsten Realisatie 2017 Realisatie 2016 Mutatie in %
Wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 6.627.745 6.510.028 2%
Opbrengsten WMO 44.620 85.929 -48%
Overige zorgprestaties 553.240 540.543 2%
Subsidies 22.315 32.216 -31%
Overige bedrijfsopbrengsten 330.504 322.383 3%
Totaal bedrijfsopbrengsten 7.578.424 7.491.099 1%
12
De personeelskosten zijn afgenomen van € 5.146.362 in 2016 naar € 5.096.292 in 2017. Deze afname
wordt voornamelijk veroorzaakt door een minder inzet van personeel niet in loondienst, minder
externe verzuimbegeleiding en minder overige personeelskosten (o.a. outplacements).
De overige bedrijfskosten zijn toegenomen van € 1.944.527 naar € 2.027.381. Deze toename wordt
voornamelijk veroorzaakt door de inzet van externe gedragsdeskundigen en de huur van een nieuwe
dagbestedingslocatie.
De afschrijvingskosten zijn sterk gestegen door een eenmalige afwaardering van € 133.725 op de
materiele vaste activa door aanpassing van afschrijvingstermijnen.
Vooruitblik
Het merendeel van de opbrengsten zijn vanuit de Wet Langdurige Zorg (Wlz) afkomstig. De
ontwikkelingen hierin zijn dus van groot belang. Het budgettair kader 2018 geeft voldoende
mogelijkheden om de doelstellingen te realiseren. De cliëntvolgende bekostiging geeft ons daarbij de
kans om te groeien en te werken aan uitbreidingen i.v.m. de wachtlijst voor intramurale cliënten.
2.10 ICT Goede ICT voorzieningen zijn onmisbaar. Om medewerkers zoveel mogelijk te facilitairen is de ICT-
helpdesk uitbesteed aan een externe partij waardoor de bereikbaarheid sterk verbeterd is. In 2018
zal er een heroriëntatie plaatsvinden op het totale pakket aan ICT-voorzieningen om voorbereid te
zijn op de toekomst.
Informatieveiligheid is daarbij een belangrijk aspect. In 2017 heeft er een onderzoek plaatsgevonden
door Hoffmann Bedrijfsrecherche naar de informatieveiligheid binnen de organisatie. De uitkomsten
van dit onderzoek, alsmede de richtlijnen vanuit de privacywetgeving zijn de basis voor het verder
optimaliseren van de informatieveiligheid op organisatorische, technische en bewustwordings-
aspecten.
2.11 Vervoer Het vervoer van cliënten wordt door De Rozelaar grotendeels in eigen beheer uitgevoerd. Met een
wagenpark van 8 personen- en rolstoelbussen worden cliënten dagelijks opgehaald en weggebracht
van en naar de dagbesteding. Deze ritten worden uitgevoerd door zowel medewerkers in loondienst
als door vrijwilligers. Op een aantal trajecten worden externe vervoerders ingezet. De kosten die
samenhangen met het vervoer drukken zwaar op de begroting, mede door het feit dat de bekostiging
laag is. Mogelijkheden om de kosten te beperken worden regelmatig onderzocht en benut. In het
landelijke kostenonderzoek van de NZA is ook aandacht besteed aan de bekostiging van het vervoer.
Mogelijk dat de uitkomsten positieve gevolgen hebben voor het vervoerstarief in 2019.
Bedrijfslasten Realisatie 2017 Realisatie 2016 Mutatie in %
Personeelskosten 5.096.292 5.146.362 -1%
Afschrijvingskosten 284.299 137.857 106%
Overige bedrijfskosten 2.027.381 1.944.527 4%
Totale bedrijfslasten 7.407.972 7.228.746 2%
13
2.12 Facilitair In 2017 is onder meer aandacht besteed aan het contractbeheer. De applicatie hiervoor is verder
ingericht en biedt de mogelijkheid om volledig inzicht te hebben in de lopende contacten. D.m.v.
digitale signaleringen worden contracten tijdig geëvalueerd en indien nodig aangepast of opgezegd.
Het afhandelen van meldingen op het gebied van onderhoud is verder doorontwikkeld. Met behulp
van een digitale applicatie worden de meldingen beheerd. Hierdoor is het mogelijk om de
prioriteiten van meldingen goed te bepalen en melders tijdig te informeren over de status van hun
melding.
14
3. Jaarverslag Raad van Toezicht De Raad van Toezicht van De Rozelaar legt door middel van het RvT-jaarverslag publieke
verantwoording af van zijn functioneren over het jaar 2017. De Raad van Toezicht en de Raad van
Bestuur functioneren volgens de Governance code in de zorg. Bestuur en toezicht zijn formeel twee
organen. Hieronder volgt het verslag van de RvT over 2017.
Visie
De visie op het toezicht houden is dat de Raad van Toezicht door de management rapportages die zij
ontvangt van de Raad van Bestuur en door andere informatiebronnen goed zicht krijgt op het
functioneren van de organisatie. De Raad van Toezicht wil geen orgaan op afstand zijn, maar bevindt
zich dicht bij de Raad van Bestuur en de organisatie. De Raad van Toezicht is zich er van bewust dat
de rol van toezichthouder goed ingevuld dient te worden.
Uitgangspunten toezicht houden
Voor de Raad van Toezicht zijn de belangrijkste uitgangspunten voor het toezicht houden:
Alles vindt plaats met inachtneming van de wettelijke kaders.
De doel- en grondslagformulering die zijn vastgelegd in de statuten van de Stichting zijn kader stellend.
De beleidsplannen van de Stichting.
Resultaatgericht management.
De verantwoordelijkheden zijn laag in de organisatie gelegd.
Er is een goede taakverdeling tussen de Raad van Bestuur en de managers.
Samenstelling
De Raad van Toezicht had op 1 januari 2017 zes leden te weten
De heer H. Jonker MLE, voorzitter:
functie: directeur-bestuurder VPCO De Viermaster
Nevenfuncties:
Voorzitter Orgaan van Bijstand Pastoraat en Gemeenteopbouw Hervormde Gemeente Barneveld
Lid werkgroep gebouwen Hervormde Gemeente Barneveld
De heer drs. M. Wijnen, vicevoorzitter:
Functie: directeur Bedrijven & Private Banking Rabobank Twente Oost
Nevenfuncties:
Mede-oprichter en bestuurslid Informal Investing netwerk TiiNG
Lid Investment Committee van Mainport Innovation Fund
De heer M.T.J. Blanken:
Functie: manager bij Het Vakantiebureau.nl
De heer mr. T. van de Bospoort AA RB:
Functie: directeur/belastingadviseur Alfa Accountants en Adviseurs
Nevenfunctie:
Lid Raad van Advies Stichting Het Dorpsgevoel Harskamp, Otterlo, Wekerom
15
Mevrouw R. van Schoor-van den Brink:
Functie: facilitaire zaken bij SolarAccess
Nevenfuncties:
Fractievoorzitter CDA-fractie in Putten
Voorzitter seniorencontact en vrijwilligersdienst Andreaskerk Putten
Bestuurslid CDA-vrouwen Gelderland
De heer H.A. Klein Obbink:
Functie: eigenaar Klein Obbink Organisatie Advies en Interim Management
Nevenfuncties:
Voorzitter kerkenraad Ichthuskerk Voorthuizen
Lid ZWO commissie Ichthuskerk Voorthuizen
Lid College van Kerkrentmeesters Ichthuskerk Voorthuizen
Buurbuschauffeur bij buurtbusvereniging Barneveld-Nijkerk
Raadscommissielid Gemeente Barneveld voor Burger-Initiatief
Voorzitter bestuur Stichting Wereldwinkel Voorthuizen
Lid ouderpanel HAVO geleding bij JFC Barneveld
De heren Wijnen en Klein Obbink waren aftredend en herkiesbaar. Zij hebben zich beiden
herkiesbaar gesteld. De heer Blanken en Van de Bospoort zijn in december afgetreden. Er is besloten
om in 2018 met 5 leden door te gaan in de Raad van Toezicht. De Cliëntenraad heeft een nieuw lid
aangedragen: Mevrouw T. Gunter. Na instemming van de RvT, de Ondernemingsraad, Cliënten- en
Verwantenraad is Mevrouw Gunter per 1 februari 2018 benoemd.
Bezoldiging
De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een bezoldiging van € 2.500,-, de vicevoorzitter
€ 3.000,- en de voorzitter € 3.500,- per jaar.
Uitvoeren taken
De Raad van Toezicht heeft in 2017 de taken en bevoegdheden uitgevoerd zoals opgenomen in de
statuten en het reglement RvT. Naast het houden van toezicht op het bestuur betrof het specifiek:
Goedkeuren van de begroting en het jaarverslag/de jaarrekening;
Toezicht op de naleving door Raad van Bestuur van de wettelijke verplichtingen en de Governance code;
Toezicht op de naleving van het realiseren van de doelen die gesteld zijn;
Toezicht op de rechtmatige verwerving en doelmatige besteding van de middelen;
Het aanwijzen van de accountant.
Financiële commissie
De Raad van Toezicht heeft een financiële commissie samengesteld met als doel regelmatig in
gesprek te gaan met de Raad van Bestuur en de manager bedrijfsvoering omtrent de financiën van
Stichting De Rozelaar. Deze commissie bestaat uit de heren Wijnen en Klein Obbink.
16
Vergaderingen
De Raad van Toezicht heeft in het afgelopen jaar zes keer vergaderd in een reguliere vergadering,
waarvan één vergadering zonder aanwezigheid van de bestuurder. Deze vergadering wordt
gekenmerkt door een zelfevaluatie van de Raad van Toezicht, een beoordeling van het functioneren
van de Raad van Bestuur. Van alle vergaderingen van de Raad van Toezicht worden notulen gemaakt.
De Raad van Toezicht heeft ervoor gekozen om alle vergaderingen te starten met alleen de leden van
de Raad van Toezicht, ter voorbereiding op de agenda die volgt met de Raad van Bestuur. Naast de
reguliere vergaderingen zijn er in 2017 diverse extra vergaderingen geweest. Deze stonden in het
teken van het afscheid nemen van de bestuurder en het werven van een nieuwe bestuurder.
Evaluatie functioneren Raad van Toezicht en Raad van Bestuur
Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats van het functioneren van de Raad van Bestuur en de Raad van
Toezicht. De evaluaties van de Raad van Toezicht en van de Raad van Bestuur kwamen aan de orde
tijdens de vergadering van de Raad van Toezicht d.d. 7 september 2017. Van deze vergadering zijn
notulen gemaakt.
Verwantenraad
Er is op 30 mei overleg geweest met de Verwantenraad. Dit overleg heeft in het teken gestaan van
het vertrek van de oude bestuurder en het werven van een nieuwe bestuurder.
Ondernemingsraad
Er is op 30 mei en 12 december overleg geweest met de Ondernemingsraad. Het eerste overleg
stond in het teken van de wijziging in de Raad van Bestuur, in het tweede overleg werd met name
gesproken over de begroting 2018.
Cliëntenraad
Op 13 april is er overleg geweest met de Cliëntenraad.
Informatievoorziening
De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig de informatie die nodig is om goed te
kunnen functioneren. In de regel gebeurt dit als voorbereiding op, dan wel tijdens de vergaderingen
van de Raad van Toezicht. Indien daartoe aanleiding is voorziet de Raad van Bestuur de Raad van
Toezicht tussentijds van relevante informatie.
De Raad van Toezicht ziet er op toe dat de Raad van Bestuur regelmatig rapporteert aan de Raad van
Toezicht over de realisering van de maatschappelijke functie en de opzet en werking van de interne
risicobeheersing- en controlesystemen.
Bespreekpunten
De Raad van Bestuur heeft de Raad van Toezicht over de ontwikkeling in de zorg geïnformeerd.
Hieruit vloeien de visie en de koers van de organisatie voort en hoe die bepaald worden. De Raad van
Toezicht heeft als sparringpartner van de Raad van Bestuur gefunctioneerd.
17
Behalve de informatie die de bestuurder verstrekt, zorgt de Raad van Toezicht ook voor andere
informatiebronnen. Dit betekent dat er ook (informele) gesprekken zijn met medewerkers. Deze
gesprekken vinden onder andere plaats tijdens de 2 jaarlijkse locatiebezoeken.
Er zijn veel onderwerpen op de vergaderingen van de Raad van Toezicht besproken in 2017. We
noemen u:
Financiële cijfers
Begroting 2018
Jaarrekening 2016 en het accountantsverslag
Jaarverslag 2016
Meerjarenbeleidsplan
Huisvestingsbeleid
Oprichting Vriendenstichting
Mijn Rozelaar 2018
Afscheid bestuurder en werven nieuwe bestuurder
Afgelopen jaar is veel aandacht uitgegaan naar de bestuurswisseling. Er is een zorgvuldig proces
doorlopen, door een profiel voor toekomstig bestuurder op te stellen en vervolgens de huidige
bestuurder te toetsen. Dit heeft geleid tot de conclusie om afscheid te nemen van de bestuurder,
een noodzakelijke stap gericht op de toekomst van De Rozelaar. Daarbij is ook oog gehouden voor de
persoonlijke impact. Vervolgens is een proces opgestart om een nieuwe bestuurder te werven, met
succesvol resultaat.
Tenslotte
De Raad van Toezicht is van mening dat in 2017 een bijdrage is geleverd aan het realiseren van de
doelstellingen van De Rozelaar, zoals die verwoord zijn in de statuten en in de visie van De Rozelaar.
Voor de behaalde resultaten wordt verwezen naar het jaarverslag en de jaarrekening van De
Rozelaar.
De Raad van Toezicht spreekt grote waardering uit voor de inzet en het enthousiasme waarmee de
medewerkers van De Rozelaar hun werk voor de cliënten doen. We mogen erop vertrouwen dat de
Heere ons werk zal zegenen.
Februari 2018,
Raad van Toezicht
18
4. Jaarverslag Ondernemingsraad
Jaarverslag
2017
Ondernemingsraad
Stichting De Rozelaar
‘Samen Onderweg’
Voorwoord Het jaarverslag van de ondernemingsraad van Stichting De Rozelaar heeft als titel ‘Samen onderweg’. Het geeft inzicht in de activiteiten waarmee de ondernemingsraad van Stichting De Rozelaar zich in 2017 heeft beziggehouden. Het was voor de ondernemingsraad een intensief jaar. Enerzijds omdat de vergaderfrequentie is opgevoerd waardoor het aantal vergaderingen is toegenomen. Anderzijds was het voor de organisatie, dus ook voor de ondernemingsraad een jaar dat gekenmerkt werd door intensieve processen en Mijn Rozelaar 2018.
Zo is de ondernemingsraad meegenomen in de procedure van aanstelling en benoeming van de nieuwe bestuurder. Eén van de kenmerken van het werken in een ondernemingsraad is ‘’samen werken en samenwerken’’. Dit geldt voor Ondernemingsraadsleden onderling, maar ook voor de bestuurder en de achterban. Ieder van uit de eigen verantwoordelijkheid, maar met dezelfde missie; Om het beste te willen voor de organisatie en de medewerkers. Wanneer dit goed is geregeld heeft dat ook zijn weerslag op de deelnemers die zorg ontvangen bij Stichting De Rozelaar. Ook in 2017 zijn we als ondernemingsraad samen onderweg geweest en zijn er allerlei onderwerpen aan de orde geweest. In dit jaarverslag legt de ondernemingsraad verantwoording af over belangrijke zaken die in 2017 zijn behandeld. De ondernemingsraad ervaart dat haar achterban, de medewerkers, warm betrokken zijn bij de deelnemers van Stichting De Rozelaar. Deze houding van de achterban motiveert en stimuleert de ondernemingsraad om de vinger aan pols te houden. We gaan de uitdaging niet uit de weg om te blijven denken in mogelijkheden, om oplossingen te vinden voor soms moeilijke vraagstukken. Dit kan de ondernemingsraad echter niet alleen, de achterban is hierbij van groot belang. Zodat we kunnen blijven ’samen werken en samenwerken’’.
Samenstelling van de Ondernemingsraad De samenstelling van de ondernemingsraad was in 2017 als volgt: Marion van Zwetselaar (voorzitter) Corry Top (penningmeester) Elly Lokhorst (lid en vice- voorzitter) Evelyn van Hierden (lid) Alie de Bruin (lid) Joni van Beek (afgetreden mei 2017) Freddy Broekema (lid) Alice Koolhaas (ambtelijk secretaris)
De leden van de OR en ambtelijk secretaris
Algemeen De ondernemingsraad is 16 keer bij elkaar geweest voor een reguliere OR vergadering. In 2017 zijn er twee overlegvergaderingen geweest met de bestuurder. Daarnaast zijn er in 2017 twee bijeenkomsten geweest met een delegatie van de Raad van Toezicht. Een greep uit de agenda In 2017 zijn de OR uren als volgt verdeeld.
16 OR vergaderingen
2 OV (overlegvergaderingen) met de bestuurder
4 Scholingsdagen
Diverse achterban bezoeken Overlegvergadering met de bestuurder Op 28 november 2017 zijn we van start gegaan met het houden van overlegvergaderingen met de bestuurder. Dit betekent dat we maandelijks met de bestuurder vergaderen. Tijdens de overlegvergaderingen heeft de bestuurder informatie gegeven over de gang van zaken in de organisatie en heeft hij toelichting gegeven op o.a. advies- en instemmingsverzoeken.
Eveneens is er op 31 oktober 2017, in aanwezigheid van de bestuurder, een themabespreking gehouden over het onderwerp scholing. De kwaliteit van goed geschoold personeel is een pré. De Rozelaar werft voortdurend professionals met gedegen kennis van zaken. Kennis bijhouden en vergaren ligt zowel bij de werkgever als de werknemer. Via publicatie op intranet zijn de resultaten van deze themabespreking teruggekoppeld naar de achterban.
20
Overleg met de Raad van Toezicht In 2017 is er op 30 mei en 12 december overleg geweest met de Raad van Toezicht. Daarin is onder andere besproken dat er tussen OR en Raad van Toezicht een goede samenwerking is geweest in de sollicitatieprocedure voor de nieuwe bestuurder. Verder zijn onderwerpen als de begroting 2018, deskundigheidsbevordering, functiewaardering en het samenvoegen van Triple-C / Mijn Rozelaar 2018 aan de orde geweest. De OR waardeert de overleggen met de Raad van Toezicht. De OR vindt het waardevol en van groot belang om minstens tweemaal per jaar met de Raad van Toezicht bijeen te komen. Communicatie met de achterban Door middel van het publiceren van communiqués van de notulen van de OR vergaderingen en de Overlegvergaderingen op Intranet wordt de achterban geïnformeerd over de zaken waar de ondernemingsraad mee bezig is. Achterbanbezoeken Je kunt als OR pas goed werken als je weet wat er bij de achterban speelt. De afgelopen periode heeft de OR verschillende teams bezocht en met name contact gehad met de afdelingen waar zich veranderingen voltrokken. De reacties en vragen van de bezochte afdelingen/teams zijn elke keer weer anders. Logisch, want overal zijn andere situaties die medewerkers bezighouden. Denk maar aan de afdelingen Dagbesteding rond de nieuwbouw van het Geldersch Erf. Of aan de zorgafdelingen waar de rol van teamcoaches dan wel teamleiders nog verder onder de loep genomen wordt. Door deze achterbanbezoeken kon de OR vragen van collega’s meenemen in het overleg met de bestuurder en toetsen of de juiste zorgvuldigheid naar groepen medewerkers werd betracht. Eén van de functies die de OR voor zichzelf zag, was het bevorderen van de communicatie tussen medewerkers en de organisatie. Scholing Ondernemingsraad Stichting De Rozelaar Om het OR-werk goed te kunnen doen, heeft de OR regelmatig training nodig om onder andere de visie duidelijk te krijgen of bij te stellen. De trainingen worden verzorgd door H4M, Hart voor medezeggenschap. Onder leiding van onze vaste trainer werden het wederom leerzame en inspirerende dagen die weer voldoende input leverden voor het OR-werk.
21
Trainingsdagen maart en mei 2017 Tijdens de eerste trainingsdag op 30 maart 2017 is de OR aan de slag gegaan met vergadertechnieken en is er een start gemaakt met het Belbin teamrolmodel. Tijdens de tweede trainingsdag op 31 mei 2017, stonden naast het oefenen van vergadertechnieken aan de hand van het BOB-model, de onderwerpen Belbin en teamvorming centraal. De thema’s als ‘hoe communiceren we’ en ‘hoe kunnen we onze persoonlijke effectiviteit verbeteren’ kwamen eveneens aan bod.
Tweedaagse trainingsdagen Ondernemingsraad september Onderwerpen voor de tweedaagse training op 20 en 21 september waren:
- Evaluatie van het OR werk - Mijn Rozelaar 2018 - Presentatietechnieken - OR reglement - Update Belbin beïnvloedingsstrategieën
Het waren twee intensieve trainingsdagen, die de OR erg geholpen hebben in het bepalen van haar visie en strategie. Ziekteverzuim De OR kan en wil er niet omheen dat verzuim een belangrijk thema is binnen de Stichting De Rozelaar. De OR wordt regelmatig geïnformeerd over de cijfers van het ziekteverzuim. Het is positief dat er sprake is van een neergaande lijn. Dit thema raakt één van de kernfuncties van de OR: namelijk zowel de organisatie, als de medewerkers gezond laten worden en blijven. Dat ligt de OR na aan het hart! Arbobeleid Op 17 oktober heeft de OR een kennismakingsgesprek gevoerd met de Arboarts. In 2018 wil de Arboarts de Arbodienstverleningszaken en nieuwe wet- en regelgeving nader met de OR bespreken. Er zullen zaken aan de orde komen als communicatie van vertrouwelijke informatie, zoals beschreven in de Wet Privacy Persoonsgegevens. Vertrouwelijkheid van informatie en persoonsgegevens is een aandachtspunt. Minstens 1 x per jaar heeft de OR een overleg met de Arboarts.
22
Begroting OR 2018 De OR begroting 2018 is door de bestuurder goedgekeurd. Begroting Stichting De Rozelaar De begroting 2018 van Stichting De Rozelaar is door de bestuurder gepresenteerd en toegelicht. De OR heeft van de bestuurder de analyse van de verschillen ontvangen alsmede het overzicht van gedane investeringen en uitgaven 2017. Hierdoor is de begroting 2018 inzichtelijk voor de OR. Kwaliteitsbeleid Op 21 maart 2017 heeft de kwaliteitsfunctionaris het ‘medewerkers onderzoek toegelicht’. De uitkomsten van dit onderzoek zijn via de teamcoaches uitgerold in de teams. Later in het jaar is de uitkomst van het onderzoek via intranet gedeeld met de achterban. De OR heeft aangegeven dat zij voor een volgend medewerkers onderzoek graag wat vragen formuleert en aanlevert. BHV De bedrijfshulpverlening binnen Stichting De Rozelaar is een speerpunt in het beleid. Op iedere locatie is het ontruimingsplan inmiddels gewaarborgd. Teamcoaches Het proces overgang van teamleider naar teamcoach is in volle gang en loopt door tot 2018. De teams opereren, binnen bepaalde kaders, zelfstandig. De teamcoaches werken allen verschillend, maar hebben uiteindelijk hetzelfde doel. De betrokkenen zijn bevraagd en hun opvattingen worden in de besluitvorming meegenomen. De taken en bevoegdheden van teamleiders / teamcoaches zullen in 2018 helder worden. Jaargesprekken De OR heeft geconstateerd dat in tegenstelling tot de afspraak niet alle medewerkers in 2017 een jaargesprek hebben gehad. Zeker in tijden van organisatorische veranderingen is het goed dat de ondernemingsraad zich laat informeren hoe de organisatie omgaat met het adequaat houden van jaargesprekken. Het monitoren van de voortgang van jaargesprekken is dan ook een aandachtspunt. Introductiedagen nieuwe medewerkers De OR heeft positief gereageerd op het voorstel om medewerking te verlenen aan het programma van de introductiedagen die worden opgezet voor nieuwe medewerkers. Tijdens de introductiedagen verzorgen OR leden een presentatie over de werkwijze van en het doel van een ondernemingsraad.
23
Triple-C en Mijn Rozelaar 2018 Gebleken is dat Triple-C en Mijn Rozelaar 2018 elkaar versterken en zullen in elkaar worden geschoven. De eerste Triple C-methodiek training gaat van start in januari 2018. De vaste teams zullen dan geschoold worden. Er is gekozen om de teams gezamenlijk te scholen zodat het team vervolgens gezamenlijk de veranderingen en verbeteringen kan doorvoeren. Aanpassing reglement OR In 2017 is een begin gemaakt met de aanpassingen in het OR reglement. In 2018 zal het nieuwe OR reglement afgerond worden. Verkiezingen Ondernemingsraad Binnen de ondernemingsraad wordt nagedacht over verdere uitbreiding van de raad. Volgens het aantal medewerkers mag de ondernemingsraad van Stichting De Rozelaar uit maximaal 9 leden bestaan. In oktober 2018 zullen de OR verkiezingen plaatsvinden.
Adviesaanvragen en instemmingsverzoeken 2017 Adviesaanvraag beleidsnotitie opleidingsplaats In november 2016 heeft de OR de adviesaanvraag beleidsnotitie opleidingsplaats ontvangen van de bestuurder. De reden van de beleidsnotitie opleidingsplaats was dat De Rozelaar hiervoor niet eerder beleid had ontwikkeld. Na zorgvuldig overleg heeft de OR op 8 mei 2017 positief advies gegeven. De OR is van mening dat dit positief advies bijdraagt aan zorgvuldig beleid ten aanzien van opleidingstrajecten binnen Stichting De Rozelaar. Adviesaanvraag Verzuimprotocol In november 2016 heeft de OR de adviesaanvraag Verzuimprotocol ontvangen van de bestuurder. Het verzuimprotocol wordt uitgereikt aan elke werknemer en wordt geacht een integraal deel uit te maken van de met de werknemer gesloten arbeidsovereenkomst. De OR heeft op 17 maart 2017 positief advies uitgebracht. De OR is van mening dat dit positief advies bijdraagt aan zorgvuldig beleid ten aanzien het verzuimbeleid binnen Stichting De Rozelaar.
24
Adviesaanvraag regeling functies beschrijven en waarderen In maart 2017 heeft de OR de regeling functies beschrijven en waarderen alsmede het bijbehorend stappenplan ontvangen van de bestuurder. De huidige functiebeschrijvingen waren verouderd en tevens was het gewenst om uniforme functiebeschrijvingen, voor zowel Wonen als Dagbesteding te realiseren. Het ging in dit geval om de 3 volgende functies:
- Zorgassistent, FWG-20 - Begeleider, FWG-35 en - Zorgcoördinator, FWG-40
Op 4 april heeft de OR dit instemmingsverzoek besproken in de OR vergadering. Vervolgens heeft de OR naar aanleiding hiervan schriftelijk vragen gesteld aan de bestuurder. Op 22 augustus heeft de OR het gewijzigd stuk Regeling functies beschrijven en waarderen ontvangen. Na het zomerreces is het stuk wederom geagendeerd en besproken tijdens de overlegvergadering d.d. 28 november. 2017. De functies zijn beschreven met ondersteuning van FWG. Volgens procedure zullen als eerst de medewerkers worden geïnformeerd. Indien bezwaar wordt aangetekend zal de IBC (Interne Bezwarencommissie) worden ingeschakeld. Verwacht wordt dat in januari 2018 de officiële adviesaanvraag regeling functies beschrijven en waarderen door de bestuurder zal worden ingediend bij de OR. Adviesaanvraag inzake nieuwbouw De Rozelaar Tijdens de Overlegvergadering d.d. 19 september 2017 heeft de bestuurder mondeling de stand van zaken m.b.t. de nieuwbouwplannen van Stichting De Rozelaar toegelicht. Omdat de OR, volgens de WOR adviesrecht heeft m.b.t. belangrijke investeringen en wijzigingen aangaande de onderneming, heeft de OR d.d. 13 oktober schriftelijk verzocht om een adviesaanvraag en bijbehorende stukken in deze. De bestuurder heeft in de Overlegvergadering d.d. 28 november 2017 toegezegd dat zodra de grond is aangekocht de OR de officiële adviesaanvraag nieuwbouw De Rozelaar ontvangt. Instemmingsverzoek voorstel functiebeschrijving Preventiemedewerker Op 27 juni 2017 heeft de OR het instemmingsverzoek functiebeschrijving Preventiemedewerker ontvangen van de bestuurder. Vanwege een wetswijziging per 1 juli 2017 is de organisatie verplicht een preventiemedewerker aan te stellen. De preventiemedewerker heeft een zelfstandige functie binnen de organisatie en is behept met toezien op de uitvoering van het arbobeleid; adviseren van het management op het gebied van arbobeleid; en het leveren van een bijdrage aan het arbobeleid. Tevens voert de preventiemedewerker de RI&E uit en adviseert het management over mogelijke verbeteringen. Op 12 juli heeft de OR gereageerd op het instemmingsverzoek en heeft haar standpunten met de bestuurder gedeeld.
25
In haar reactie heeft de OR de volgende aanbevelingen gedaan: - betrokkenheid OR bij de selectieprocedure Preventiemedewerker - verzoek om visie- en beleid in deze - inzet van het aantal uren, scholing en - aanpassing van het functieprofiel Preventiemedewerker.
Vervolgens heeft de OR op 28 augustus 2017 de herziene instemmingsaanvraag functieprofiel Preventiemedewerker van de bestuurder ontvangen. De OR heeft op 10 oktober 2017 ingestemd met het voorstel functiebeschrijving Preventiemedewerker. De OR is van mening dat instemming in deze bijdraagt aan zorgvuldig beleid ten aanzien van de aanstelling van een Preventiemedewerker binnen Stichting De Rozelaar. Instemmingsverzoek plan van aanpak RI&E Aanleiding van het instemmingsverzoek plan van aanpak RI&E is het feit dat de laatste RI&E voor het laatst in 2012 is gehouden. Op 2 november 2017 heeft de OR het instemmingsverzoek plan van aanpak RI&E van de bestuurder ontvangen. Na de overlegvergadering heeft de OR in haar vergadering van 14 november 2017 ingestemd met het instemmingsverzoek plan van aanpak RI&E. De OR kan zich vinden in de keuze voor de Arbo Unie als uitvoerende partij. Het is van groot belang dat Stichting De Rozelaar de beschikking krijgt over een actuele en praktische RI&E die voldoet aan de wettelijke eisen. Instemmingsverzoek verplichte collectieve sluiting 2018 Op 6 november 2017 heeft de OR het instemmingsverzoek verplichte collectieve sluiting 2018 van de bestuurder ontvangen. De CAO gehandicaptenzorg biedt in artikel 8.7 de mogelijkheid van verplichte collectieve sluiting voor werknemers van dagverblijven. Stichting De Rozelaar maakt jaarlijks gebruik van deze mogelijkheid. De OR heeft in haar vergadering van 14 november 2017 ingestemd met het instemmingsverzoek verplichte collectieve sluiting 2018.
Nawoord In dit verslag is een beeld gegeven van de activiteiten waarmee de OR zich in 2017 heeft beziggehouden. Daarbij realiseren we ons dat het veel meer is geweest dan in dit verslag is verwoord. Er is hard gewerkt aan professionaliteit en vergroting van kennis van de OR en haar leden. Barneveld, maart 2018
26
5. Jaarverslag Cliëntenraad
27
6. Jaarverslag Verwantenraad
28
29
30
31
7. Kwaliteitsrapport
7.1 Inleiding Door middel van dit Kwaliteitsrapport willen we graag inzicht geven in wat er goed gaat en wat er
beter kan bij De Rozelaar. We willen onszelf een spiegel voor houden en anderen laten zien waar we
trots op zijn en waar we kansen zien. Het rapport zal inzicht geven in verschillende aspecten van de
organisatie en dient als een vliegwiel om tot verbetering te komen. Het jaar 2017 nemen we daarbij
als een nulmeting.
Het rapport begint met een samenvatting. Daarna wordt geschetst hoe de organisatie eruit ziet en
met welke ontwikkelingen wij het laatste jaar te maken hebben gehad. Ook wordt beschreven hoe
het Kwaliteitsrapport tot stand is gekomen.
Vervolgens zijn de thema’s uitgewerkt die zijn aangereikt door het Kwaliteitskader. Het rapport
wordt afgesloten met een reflectie van interne organen.
7.2 Samenvatting De cliëntentevredenheid binnen De Rozelaar is heel hoog zoals blijkt uit het onlangs gehouden
onderzoek. Ook medewerkers geven aan tevreden te zijn met hun werk. De kleinschaligheid, de
prettige sfeer en de duidelijke identiteit zorgen voor een hechte gemeenschap waar het goed toeven
is. Ook het lage verzuimcijfer is hier een indicatie van.
Het in 2017 opgerichte CliëntAdviesPunt zorgt voor een betere advisering aan potentiele cliënten bij
het vinden van passende zorg. In 2017 is ook de inzet van de gedragsdeskundigen verstevigd. De
gedragsdeskundigen hebben nu een rol in alle teams en zitten regelmatig bij teamvergaderingen om
cliënten te bespreken. Ook daar waar geen indicatie voor behandeling is worden
gedragsdeskundigen ingezet om meest passende begeleiding te kunnen bieden. Hoewel De Rozelaar
een relatief kleine organisatie is kan zij toch bijna alle specialismen inzetten, mede dankzij de
samenwerking met diverse partijen. Ook de eigen muziektherapeuten en de bewegingsactiviteiten
zorgen voor een mooi en rijk pallet aan mogelijkheden. Ditzelfde geldt voor de diversiteit aan
dagbestedingsactiviteiten waarin de keuze van de cliënt een belangrijke rol speelt.
Uit alle onderzoeken blijkt dat communicatie een moeilijk thema is en dat er behoefte is aan meer
onderlinge communicatie. Dit geldt tussen cliënten en begeleiders, tussen medewerkers en
management en tussen begeleiders en ouders. Organisatorische onduidelijkheid is mede ook
ontstaan door het organisatieontwikkelingstraject “MijnRozelaar 2018”. In 2018 zullen (team)taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden en rollen opnieuw duidelijk bepaald en gecommuniceerd
worden.
De Rozelaar werkt met een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en een Cliëntportaal. Het gebruik
levert nog de nodige problemen en frustraties op. Dit is een van de redenen waarom het aantal
afgetekende en geëvalueerde persoonlijke plannen onder de norm is. Hier wordt het komende jaar
extra aandacht aan besteed om dit te verbeteren.
De met de invoering van het kwaliteitskader gehouden teamreflecties hebben veel stof tot gesprek
opgeleverd en goede inzichten over de verbetermogelijkheden. Het is voor de komende tijd van
belang om de teamreflecties met een zekere regelmaat te houden en opvolging te geven aan de
gekozen verbeteracties. De medezeggenschap van cliënten en het versterken van de eigen regie
krijgt steeds beter vorm en zal de komende tijd doorgezet worden.
32
In het komende jaar zal het hele kwaliteitsbeleid geëvalueerd en waar nodig opnieuw beschreven
worden. Prioriteit hierbij wordt gegeven aan het medicijnbeleid en het beleid op het gebied van zorg
en dwang. Uit de teamreflecties en de Meldingen Incidenten Cliënten is gebleken dat hier
onduidelijkheid over bestaat, dat er teveel fouten worden gemaakt en dat het beleid niet altijd is
aangepast aan geldende normen. Voor de zomer 2018 moet dit op orde zijn.
Naast het jaarlijks kwaliteitsrapport wordt met ingang van 2018 per kwartaal een kwaliteitsrapport
gemaakt. Dit rapport wordt besproken met de verwantenraad, de ondernemingsraad en de Raad van
Toezicht. Met ingang van 2018 heeft de Raad van Toezicht een commissie Kwaliteit & Veiligheid
ingesteld zodat ter voorbereiding op de Raad van Toezicht-vergaderingen meer inhoudelijk op de
rapportage ingegaan kan worden.
Tenslotte blijkt dat teams een groot gebrek ervaren aan scholing en een duidelijke behandelvisie. Dit
is te verklaren omdat door de afgelopen jaren sterk bezuinigd is op het opleidingsbudget. Met ingang
van 2018 is dit budget sterk verhoogd en wordt het gebruik van e-learning ingevoerd. Met de keuze
voor Triple-C als behandelvisie en -methode wordt het methodisch werken vanuit een visie sterk
gestimuleerd. Alle zorgmedewerkers krijgen in de periode 2018-2019 een vijfdaagse training om de
methodiek eigen te maken. Zo wordt verder gewerkt aan het versterken van competenties van de
medewerkers en daarmee van het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening van De Rozelaar.
7.3 Een schets van De Rozelaar
7.3.1 Inleiding De Rozelaar wil graag een transparante en open organisatie zijn. In het eerste deel van dit hoofdstuk
wordt beschreven hoe onze organisatie er uit ziet en aan welke ontwikkelingen we in 2017 hebben
gewerkt. In het tweede deel volgt een beschrijving van de wijze waarop dit Kwaliteitsrapport tot
stand is gekomen. Van de uitkomsten van de teamreflecties en het CliëntTevredenheidsOnderzoek
wordt alvast een globale terugkoppeling gegeven. Verderop in het rapport wordt dit op onderdelen
verder toegelicht.
7.3.2 De organisatie Kenmerkend voor De Rozelaar
Stichting De Rozelaar is een organisatie die dagbesteding, wonen met begeleiding, thuisbegeleiding
en jobcoaching biedt voor mensen met een verstandelijke beperking.
De Rozelaar staat voor kwalitatief goede zorg. Met respect voor de unieke kwaliteiten van cliënten,
medewerkers en vrijwilligers, stimuleren we elkaar om talenten te ontwikkelen en te gebruiken.
Waarden als respect, geborgenheid en toewijding zijn de leidraad. Onze protestants-christelijke
identiteit, die heel het denken en handelen kleurt en door het personeel actief wordt vormgegeven,
is de basis voor onze kwalitatief goede zorg.
De Rozelaar is een regionale zorgaanbieder in de Gelderse Vallei en kenmerkt zich door een goede
inbedding in de plaatselijke samenleving. Dat is te merken door de grote bekendheid van en
sympathie voor de organisatie. De organisatie staat bekend om zijn betrokken personeel dat
liefdevolle zorg en begeleiding biedt. Ook is er een hoge mate van betrokkenheid van ouders en
andere familieleden.
Onze cliënten
Bij De Rozelaar wonen en werken ongeveer 200 cliënten. Bijna 40% van hen woont bij De Rozelaar of
ontvangt thuisbegeleiding. Het aantal cliënten met een lichte, midden of zware verstandelijke
33
beperking is ongeveer gelijk aan elkaar. Financiering vindt voornamelijk plaats op basis van zorg in
natura en bij ongeveer 15% van de cliënten op basis van PGB. Meer dan 95% van de cliënten valt
onder de Wet Langdurige Zorg, een klein aantal valt onder de Wet Maatschappelijke Ondersteuning
en ontvangt thuisbegeleiding bij De Rozelaar.
Cliënten zijn tevreden over de zorg en begeleiding die ze ontvangen bij De Rozelaar. In het laatst
gehouden CliëntTevredenheidsOnderzoek blijkt een 89,9% tevredenheid tegen een benchmark van
83,8% en een 75,2% van drie jaar geleden. Alle onderdelen van de Rozelaar scoren minimaal een
75%. Slechts twee onderdelen, meedoen aan activiteiten in de buurt en de bekendheid met de
thema’s die door de Cliëntenraad worden besproken, komen onder de 73%.
Op de website van Zorgkaart Nederland scoort De Rozelaar uit de 26 geplaatste reviews in 2016 en
2017 gemiddeld een 7,9. Zorgkaart Nederland gaat uit van een betrouwbaar beeld, wanneer een
zorgorganisatie minimaal 30 waarderingen heeft ontvangen. In 2018 worden alle cliënten en
vertegenwoordigers gevraagd om een review te plaatsen op deze website, om te komen tot een
representatief beeld van de waardering die cliënten en vertegenwoordigers hebben voor de zorg van
De Rozelaar.
Onze medewerkers
Bij De Rozelaar zijn circa 200 medewerkers in dienst, samen ongeveer 99 FTE. Hiervan is 18% als
overhead aan te merken en 81% als pedagogische personeel.
De Rozelaar heeft in 2017 een ziekteverzuim van 4,08%. Dit percentage ligt onder het branche
gemiddelde van bijna 6%. De oorzaken van het ziekteverzuim worden om privacy-redenen niet
vastgelegd maar gezien het lage percentage gaat het hier om regulier ziekteverlof.
Uit het MedewerkersTevredenheidsOnderzoek van 2017 blijkt dat medewerkers hun werk zinvol
vinden en er trots op zijn. Gemiddeld scoort De Rozelaar in het onderzoek een 7,7 voor de
bevlogenheid en betrokkenheid van medewerkers en een 7,0 voor hun tevredenheid. Een analyse
met verbeteracties die zijn voortgekomen uit het MedewerkersTevredenheidsOnderzoek is
opgenomen als bijlage bij dit rapport.
Onze vrijwilligers
Vrijwilligers zijn belangrijk voor De Rozelaar. Zij leveren een bijdrage aan het welzijn van onze
cliënten en zijn daardoor onmisbaar. Ze dragen bij aan de prettige sfeer en ondersteunen bij veel
verschillende activiteiten zoals fietsen, zwemmen, koken, wandelen en het onderhouden van de tuin.
Er zijn ongeveer 200 vrijwilligers verbonden aan de Rozelaar.
7.3.3 Ontwikkelingen Organisatie-verbetertraject
De Rozelaar stimuleert niet alleen haar cliënten, medewerkers en vrijwilligers om hun talenten te
ontwikkelen, maar wil ook zelf graag een lerende organisatie zijn. Dit blijkt uit een aantal recente
ontwikkelingen.
Eén daarvan is het verbetertraject dat onder de naam ‘Mijn Rozelaar 2018’ in 2015 is gestart en eind
2017 is afgerond. Binnen dit verbetertraject zijn vijf organisatieprincipes neergezet en uitgewerkt,
waardoor er een omslag is gekomen in de organisatiestructuur en -cultuur. Ook in 2017 is hieraan
gewerkt, met accent op de eigen regie van cliënten, het werken met zelfstandige teams en de inzet
van vrijwilligers.
34
Regie en medezeggenschap
Deze ontwikkeling heeft er voor gezorgd dat er meer eigen regie en een stevigere medezeggenschap
van cliënten is ontstaan binnen De Rozelaar. De eigen regie van de cliënt komt met name naar voren
bij het bespreken van het persoonlijk plan. Hier worden de wensen en behoeften van de cliënt
besproken en vastgelegd. Daarnaast vragen we de deelnemers op de dagbesteding regelmatig om
hun wensen aan te geven voor de dagbesteding. Door de concentratie van verschillende
dagbestedingsactiviteiten in enkele gebouwen kan er gemakkelijk gerouleerd worden of kunnen
cliënten per week aan verschillende groepen meedoen.
Daarnaast stimuleert De Rozelaar de invloed van de cliënten op het te bepalen beleid. Op de locaties
gebeurt dit door het regelmatige bewonersoverleg en door de adviesfunctie bij het benoemen van
nieuwe begeleiders en zorgcoördinatoren.
Op organisatieniveau gebeurt dit door de formele medezeggenschap van cliënten. De Cliëntenraad
kent binnen De Rozelaar twee geledingen. Een Cliëntenraad en een verwantenraad die samen de
rechten en plichten uit de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen behartigen. Afgesproken
is welke rol iedere raad heeft bij de verschillende thema’s. Daarnaast zijn er afspraken gemaakt over
onderling contact tussen de raden. In 2017 is het overleg met de Raad van Bestuur verder
geformaliseerd.
Er is nu een maandelijkse overlegvergadering met de Raad van Bestuur die twee weken vooraf wordt
voorbereid door een Cliëntenraadsvergadering zonder de Raad van Bestuur.
De Cliëntenraad vindt het belangrijk dat niet alleen leden maar alle bewoners en deelnemers een
inbreng kunnen hebben. Daarom werkt de Cliëntenraad met doorgevers en met de Stem van de
Client. Bij de Stem van de Client worden deelnemers en bewoners actief benaderd door leden van de
Cliëntenraad om aandachtspunten op te halen. In 2017 heeft dit diverse keren geresulteerd in
voorstellen die zijn overgenomen door de Raad van Bestuur. Het ging o.a. over de veiligheid en de
personeelsbezetting.
Uit het CTO blijkt dat de slechts 52,0% van de cliënten onderwerpen kunnen noemen waar de
Cliëntenraad mee bezig is. In 2015 was dit nog 24,5%. De Cliëntenraad zelf is wel bekend.
De Cliëntenraad stelt zich voor de komende periode tot doel om ook beter te communiceren over de
zaken die besproken zijn en de resultaten die geboekt zijn.
Zelfstandige teams
De omslag in de organisatiestructuur heeft er ook toe geleid dat de teams zelfstandiger kunnen
functioneren, doordat zij rechtstreeks in contact staan met elkaar en met de ondersteunende
diensten. Hierdoor is er meer onderlinge betrokkenheid en directere invloed, wat
kwaliteitsverbetering tot gevolg heeft.
Nieuwe methodiek
Naast verbetering in de organisatiestructuur heeft De Rozelaar er ook voor gekozen om het
methodisch werken te verstevigen. Vanaf 2018 wordt Triple-C ingevoerd als visie en methodiek.
Overige methodieken waar vanuit gewerkt wordt zijn onder andere ‘Driehoekskunde’ van Chiel
Egberts en ‘Geef me de 5’ van Colette de Bruin. De acht domeinen van ‘Kwaliteit van bestaan’ van
Shalock vormen een basis om samen met de cliënt naar het leven van de cliënt te kijken. Deze
domeinen bevatten het welbevinden (lichamelijk, emotioneel en materieel), de onafhankelijkheid
(relaties, persoonlijke ontwikkeling en zelfbepaling) en sociale participatie (deelname aan de
samenleving en rechten). De zorg en begeleiding worden binnen deze domeinen vormgegeven. Ter
ondersteuning is ook het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) ingedeeld op deze domeinen.
35
7.3.4 Het kwaliteitsrapport Plan van aanpak
Dit kwaliteitsrapport is tot stand gekomen vanuit de richtlijnen en handreiking die gegeven is door
het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg. Na oriëntatie op de resultaten van de deelnemende
organisatie uit de proeftuin van het Kwaliteitskader in 2016 is er een intern plan van aanpak
geschreven en zijn de eerste acties uitgezet.
De teamreflecties
In september 2017 is gestart met de teamreflectiebesprekingen die in elk team hebben
plaatsgevonden. De Rozelaar heeft hiervoor een model gekozen waarin teams hun bevindingen
vertalen naar stralende, minder stralende en doffe kleuren. Hiermee geven zij aan waar ze trots op
zijn, waarin ze graag willen groeien en waar ze hulp bij nodig hebben. De Taakgroep Kwaliteit heeft
dit model gekozen naar het voorbeeld van Visio, een organisatie die heeft meegedaan aan de
Proeftuin van het Kwaliteitskader. Motivatie om te komen tot de keuze voor dit model is de
laagdrempelige vorm waardoor teams het gemakkelijk kunnen oppakken en kunnen toepassen op
een manier die bij het team past.
Tijdens het moment van teamreflectie zijn de teams begeleid door een procesbegeleider. Als
werkvorm is gekozen voor het in subgroepen beantwoorden van vragen en stellingen bij de thema’s
en het vervolgens plenair bespreken daarvan. Hier zijn teamactiepunten uit voortgekomen.
De teamactiepunten van alle teams zijn verzameld en vervolgens is elk actiepunt gevat in twee
steekwoorden. Daardoor is inzichtelijk geworden welke onderwerpen er leven in de teams.
De volgende steekwoorden met subcategorieën zijn gevonden:
- Samenwerking
o binnen het team
o met vrijwilligers
o tussen wonen en dagbesteding
- Relatie
o met cliënten
o met ouders
- Professionaliteit
o met betrekking tot cliëntzorg
o beschikbare competenties
o scholing
o fysieke en emotionele veiligheid
o visie
- ECD
o gebruiken van de rapportage
o werken met het persoonlijk plan (pp)
o werken met doelen
- Communicatie
o met cliënten
o met ouders
o binnen het team
36
o tussen wonen en dagbesteding
Vervolgens is geteld hoe vaak elke (sub)categorie voorkomt en of ze door het team als stralend,
minder stralend of dof gelabeld zijn. Een totaaloverzicht daarvan is te zien in diagram 1. Een korte
weergave van de bevindingen:
- Professionaliteit is het thema waar het meest over gesproken is, gevolgd door de thema’s
communicatie en samenwerking.
- Van de ruim 100 teamactiepunten zijn er 32 aangemerkt met een stralende kleur. Opvallend
daarin is de professionele cliëntzorg en de relatie met ouders, waar de teams trots op zijn.
Ook de samenwerking en communicatie in de teams wordt gezien als iets om trots op te zijn.
- Er zijn 38 teamactiepunten die aangemerkt worden met een minder stralende kleur. Teams
geven aan zich graag te willen ontwikkelen in de samenwerking en communicatie onderling.
Ook de communicatie met ouders en cliënten komt naar voren als een ontwikkelpunt. Wat
betreft de professionaliteit verdient het thema veiligheid extra aandacht, net als
competenties in het algemeen. Ook wordt het persoonlijk plan aangemerkt als een thema
om zich verder op te ontwikkelen.
- Een doffe kleur wordt 32 keer gekoppeld aan een teamactiepunt. Hierbij geven teams aan
ondersteuning te willen wat betreft hun professionaliteit op het gebied van scholing,
veiligheid, visie en competenties. Ondersteuning is ook gewenst voor de communicatie en
samenwerking binnen het team.
Diagram 1
Teams zijn zelf aan de slag gegaan met hun verbeterpunten. De uitkomsten van de teamreflecties zijn
gebundeld in de vier hoofdthema’s die als leidraad voor het teamgesprek dienden. De uitkomsten
per thema worden in verschillende hoofdstukken van dit rapport weergegeven. Omdat er geen
4
1
2
4
6
5
4
1
3
1 1
3 3
5
1
2
4
2 2
3
2
4
1 1
4
11 1
3
2
8
2
1 1
5
3
4
1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
clië
nt(
zorg
)
ou
de
rs
team
wo
nen
-dag
be
sted
ing
do
elen p
p
rap
po
rtag
e
clië
nt(
zorg
)
com
pet
enti
es
sch
olin
g
veili
ghei
d
visi
e
clië
nt(
zorg
)
ou
de
rs
team
vrijw
illig
ers
wo
nen
-dag
be
sted
ing
communicatie ECD professionaliteit relatie samenwerking
dof minder stralend stralend
37
duidelijk verschil was tussen de teams van wonen en dagbesteding, wordt er in het rapport
gesproken over alle teams in het algemeen.
De volgende hoofdthema’s hebben de teams gebruikt als leidraad:
1. Het proces rond de individuele cliënt
a. Is er voor elke cliënt een actueel plan;
b. Wat gaat er wel en niet goed in de zorg rondom de individuele cliënt en hoe komt dat;
c. Worden de afspraken nagekomen;
d. Is er voldoende zicht op de (veiligheids)risico’s
2. De kwaliteit van de relatie tussen de cliënt en de medewerker
a. Hoe is de bejegening;
b. Hoe is de communicatie;
c. Hoe is de samenwerking met verwanten, hoe wordt er gewerkt in de driehoek.
3. De kwaliteit bij de medewerker en het team
a. Zijn de juiste competenties aanwezig;
b. Zijn de medewerkers voldoende toegerust, is er voldoende scholing;
c. Hoe is de samenwerking.
4. De borging van veiligheid
a. Is de veiligheid goed geregeld;
b. Voldoen we aan de voorwaarden voor veilig zorg.
Het CliëntTevredenheidsOnderzoek
Eind 2017 is gestart met de voorbereiding van het CliëntTevredenheidsOnderzoek, welke in maart
2018 is uitgevoerd door Customeyes.
We hebben voor dit instrument gekozen omdat drie jaar geleden ook een meeting is gehouden met
dit instrument en er zo vergelijk mogelijk is. Het onderzoek is uitgezet onder alle 192 cliënten.
Vervolgens hebben zes speciaal opgeleide enquêteurs de cliënten waar nodig ondersteund met het
invullen de digitale vragenlijsten. De enquêteurs zijn ook begeleiders van De Rozelaar maar hebben
steeds cliënten begeleid bij het invullen waarvan zij niet de dagelijkse begeleider zijn. Dit om de
objectiviteit zo groot mogelijk te krijgen. Daar waar de cliënt zelfstandig de lijst digitaal kon invullen
is dit gedaan. In tegenstelling tot drie jaar geleden waren alle cliënten uitgenodigd om deel te
nemen. Ook cliënten met een ernstig meervoudige beperking. Achteraf bleek dit instrument voor
deze doelgroep toch niet werkbaar. Dit verklaart de daling in respons van 73% in 2018 ten opzichte
van 83% in 2015. Nadrukkelijk is er niet voor gekozen om de verwanten de lijst in te laten vullen,
omdat wij wellicht in de toekomst een verwantenonderzoek gaan houden. Voor de EMB-groep gaan
we op zoek naar een passend instrument. De uitkomsten hiervan zullen in een latere rapportage
meegenomen worden.
Op verzoek van de Cliëntenraad is het onderzoek anoniem gehouden. Hierdoor kunnen de
uitkomsten niet gekoppeld worden aan het persoonlijk dossier. De Cliëntenraad had geen speciale
reden voor dit verzoek maar de Cliëntenraad wilde dit gelijkschakelen aan alle enquêtes die worden
gehouden en op deze manier zekerstellen dat iedereen alles vertelde. Na overleg met het
zorgkantoor is besloten het onderzoek anoniem te houden, maar een persoon binnen de organisatie
een check te laten doen of er geen thema’s aan de orde werden gesteld die opvolging behoefte.
De hoofdlijnen van de uitkomsten zijn te vinden in het volgende dashboard.
38
De resultaten van de tevredenheid van cliënten komt terug in verschillende hoofdstukken van dit
rapport.
Een interviewer na afloop
“Ik was 2 middagen en 2 avonden achtereen op een woning. De 2e avond vroegen de bewoners of ik
koffie bleef drinken want ze vonden het zo leuk dat ik er weer was. Prima, ik ga zitten tussen
bewoners in. De avond ervoor had ik één van hen geïnterviewd. Hij schurkt wat dichter naar mij toe
en zegt: ‘Wat was het leuk he, gister? Ik vond het erg gezellig, kunnen we dat niet nog eens doen?’
Het interviewen was voor mij een erg leuke, mooie en vaak ontroerende ervaring. En zeg ik, samen
met deze bewoner, kunnen we het niet wat vaker doen?”
Verzamelen en beschrijven van gegevens
De benodigde gegevens over 2017 zijn verzameld vanaf februari 2018. Vervolgens zijn alle relevante
aspecten in beeld gebracht en beschreven. Daarna is er samenhang aangebracht, door de informatie
te filteren, thema’s aan elkaar te koppelen en informatie te herschikken. Dit heeft geleid tot de
uiteindelijke indeling van dit rapport.
Ten behoeve van de leesbaarheid van het rapport is er voor gekozen de bijlagen te gebruiken voor
een specifieke weergave van een aantal onderwerpen. Soms zijn tekstdelen in een kader geplaatst,
omdat ze dienen ter illustratie van of als aanvulling op het onderwerp.
Externe visitatie en intern beraad
De Rozelaar heeft er voor gekozen geen externe visitatie te organiseren over het Kwaliteitsrapport
van 2017. Ondanks dat we graag transparant willen zijn en open staan voor reflectie, is hier voor
gekozen vanwege het feit dat dit de eerste keer was dat dit rapport is gemaakt. Intern zijn we nog in
een lerende fase en we hopen volgend jaar nog de nodige verbeteringen aan te brengen. Bovendien
zijn er zoveel onderdelen in ontwikkeling van De Rozelaar die we eerst de kans willen geven om zich
te settelen. Volgens jaar zullen we wel een externe visitatie laten plaats vinden.
Wel is de inhoud van het rapport intern besproken. Een reflectie daarvan is beschreven in het laatste
deel van dit rapport.
39
Reflectie op het tot stand komen van het rapport
Er zijn een aantal onderdelen die we graag in de volgende jaren willen verbeteren, zodat het rapport
steeds meer een instrument wordt waarmee we onszelf een spiegel voorhouden en daarop kunnen
sturen en verbeteren.
- We willen het rapport meer integreren in onze bestaande processen.
- We willen actiever verschillende afdelingen betrekken bij het tot stand komen van het
rapport.
- We willen vooraf samenhang aanbrengen, waardoor teams inhoudelijk kunnen reflecteren
op concrete vooraf aangeleverde stuurinformatie, bijvoorbeeld met betrekking tot
incidentmeldingen.
7.3.5 Conclusie De Rozelaar heeft zich in sterke onderlinge verbondenheid tussen haar 200 cliënten, 200
medewerkers en 200 vrijwilligers, in 2017 verder ontwikkeld, waardoor cliënten meer regie en een
stevigere medezeggenschap ervaren. Zij worden begeleid door medewerkers uit zelfstandige teams,
die door samenwerking met de ondersteunende diensten meer invloed hebben binnen de
organisatie en ook hun methodische begeleiding steeds steviger kunnen gaan vormgeven.
Het Kwaliteitsrapport geeft inzicht in deze ontwikkelingen.
7.4. Persoonsgerichte zorg en begeleiding
7.4.1 Inleiding Binnen de visie van De Rozelaar staat de individuele cliënt centraal. Het is ons doel om passende zorg
en begeleiding te bieden, om het welbevinden en de zelfstandigheid van de cliënten en hun
integratie in de samenleving zoveel mogelijk te bevorderen.
Een illustratie
Op veel plekken binnen de organisatie wordt de visie van De Rozelaar zichtbaar in de praktijk. Zo zien
we bijvoorbeeld trotse cliënten die na 1,5 jaar stage bij lunchroom De Rozerie doorgroeien naar een
externe werkplek, waar ze met ondersteuning van de jobcoach een zinvolle bijdrage leveren aan de
samenleving. Een ander voorbeeld is de wooncoaching die De Rozelaar aanbiedt onder de naam
‘Klaver 4’. Dit is een plek waar cliënten die op zichzelf wonen wekelijks met elkaar eten en nieuwe
mensen leren kennen en nieuwe vaardigheden aanleren. Uit het CliëntTevredenheidsOnderzoek
blijkt dat deze plek van ontmoeten en ontspannen, tegemoet komt aan de wensen van deze cliënten.
In dit hoofdstuk staat beschreven wat De Rozelaar in huis heeft om elke cliënt zo optimaal mogelijk
te ondersteunen. Een aantal ontwikkelingen uit 2017 worden extra belicht.
7.4.2 Samenspel in zorg en ondersteuning Nieuwe afdeling voorziet in de behoefte
Met ingang van 2017 wordt instroom van nieuwe cliënten en interne doorstroom van cliënten
ondersteund door een CliëntAdviesPunt. Deze afdeling is er op gericht om te zorgen voor een
optimale ondersteuning bij het vinden van passende zorg en begeleiding voor elke cliënt. Cliënten,
begeleiders en vertegenwoordigers kunnen er terecht voor aanmelding bij De Rozelaar of interne
overplaatsing, (her)indicatie en advies over deze onderwerpen. Het CliëntAdviesPunt heeft een
coördinerende en adviserende rol. Waar voorheen de deskundigheid, zorgvuldigheid en afstemming
nog wel eens te wensen over liet, wordt nu duidelijk voorzien in een behoefte. Dat begeleiders en
40
cliënten de meerwaarde ervaren van deze afdeling blijkt wel uit de voornamelijk positieve en
enthousiaste reactie die het CliëntAdviesPunt in het eerste jaar heeft mogen ontvangen.
In 2017 kon bij vier cliënten gehoor worden gegeven aan de wens om woonbegeleiding te ontvangen
bij De Rozelaar. Deze cliënten zijn intern doorgestroomd. Er zijn veel (toekomstige) cliënten bekend
die ook graag bij De Rozelaar willen wonen. Voor hen worden plannen ontwikkeld om aan die wens
tegemoet te komen, door uitbreiding van het aantal woonlocaties in de komende jaren.
Samenwerking tussen begeleiders en gedragsdeskundigen
Het CliëntAdviesPunt werkt nauw samen met de gedragsdeskundigen. Gedragsdeskundigen spelen
binnen De Rozelaar een belangrijke rol en krijgen een steeds prominentere positie. Zij zijn bij alle
cliënten inhoudelijk betrokken bij de zorg en begeleiding en zijn eindverantwoordelijk voor cliënten
met een hoge indicatie. Deze betrokkenheid wordt zichtbaar op verschillende momenten:
- Direct bij de aanmelding van een nieuwe cliënt beoordelen de gedragsdeskundigen de
zorgvraag van de cliënt om in te schatten of De Rozelaar passende begeleiding (zie kader:
passende begeleiding; wat is dat?!) kan bieden. Vervolgens schrijven zij op basis van hun
beeldvorming een advies en volgt er eventueel een observatie of diagnostisch onderzoek.
In 2017 hebben 35 nieuwe cliënten zich aangemeld bij De Rozelaar en was er voor 18 van hen een passende plek binnen wonen of dagbesteding. Er zijn 11 cliënten op de wachtlijst geplaatst.
- Begeleiders kunnen voor inhoudelijke ondersteuning terugvallen op een gedragsdeskundige.
Zij hanteren een richtlijn voor de in te zetten uren per cliënt op basis van de indicatie.
Daarnaast hebben de gedragsdeskundigen in 2017 hun betrokkenheid bij elke cliënt
geëvalueerd, wat geleid heeft tot een vernieuwde werkwijze. Hierdoor zijn de
gedragsdeskundigen nu minimaal één (bij cliënten dagbesteding) of twee (bij cliënten
wonen) keer per jaar betrokken bij het evalueren en bespreken van het ontwikkelperspectief
en Persoonlijk Plan van elke cliënt. Een continue betrokkenheid bij alle cliënten van De
Rozelaar is gewaarborgd.
- Elke teamvergadering staat het punt ‘cliëntverdieping’ op de agenda, onder leiding van de
gedragsdeskundige worden individuele cliënten binnen de teams besproken en zo nodig
vindt er extra overleg plaats. Op deze manier is er regelmatig afstemming tussen de
zorgcoördinator, het team en gedragsdeskundige.
In 2017 zijn er drie gedragsdeskundigen werkzaam voor De Rozelaar, waarvan er 1 in vaste dienst is
van De Rozelaar en er 2 voor een langdurige periode worden ingehuurd. Aan elke locatie is een
gedragsdeskundige verbonden en op die manier is deze deskundigheid voor elke cliënt beschikbaar.
Passende begeleiding: wat is dat?!
De Rozelaar vindt het belangrijk om alle cliënten in hun behoeften te kunnen ondersteunen. De
zorgvragen zijn divers, daarom werkt De Rozelaar intensief samen met verschillende professionele
dienstverleners, die ingeschakeld kunnen worden voor alle cliënten. Dankzij de brede inzet van de
betrokken en deskundige diensten, kan ieder vanuit zijn eigen expertise een bijdrage leveren aan het
welzijn van de cliënt. Zo wordt tegemoet gekomen aan lichamelijke en emotionele behoeften.
41
Integrale zorg
De Rozelaar levert een integraal zorgaanbod voor cliënten die bij De Rozelaar wonen. Daaronder
vallen onder andere medische zorg van algemene aard, psychiatrische zorg, paramedische zorg,
farmaceutische zorg, hulpmiddelen, tandheelkundige zorg, kleding en rolstoelen. Voor cliënten die
volgens hun indicatie vallen onder de functie ‘verblijf met behandeling’ ontvangt De Rozelaar budget
om dit integrale zorgaanbod te bekostigen.
Om tot een goede invulling daarvan te komen, heeft De Rozelaar een samenwerkingscontract met
Advisium, het expertisecentrum van ’s Heeren Loo. Hierdoor kunnen er gespecialiseerde diensten
worden afgenomen bij o.a. de Arts Verstandelijk Gehandicapten (AVG), tandarts en mondhygiënist,
diëtist, logopedist en bij vaktherapeuten.
Dagbehandeling
Binnen De Rozelaar wordt al een heel aantal jaar dagbesteding geboden aan cliënten met een
Ernstige Meervoudige Beperking (EMB). Veelal wonen deze cliënten bij hun ouders. Deze cliënten
hebben een intensieve en vaak specifieke ondersteuningsvraag, wat De Rozelaar ondersteunt met
een professioneel, gestructureerd en gevarieerd aanbod van dagbehandeling. Sinds 2017 komt De
Rozelaar in aanmerking voor declaratie op basis van Dagbehandeling VG EMG volwassenen. Dankzij
deze toekenning ontvangt De Rozelaar financiering voor het bieden van:
- methodische begeleiding, afgestemd op de EMB-doelgroep volgens de methode PACT;
- inhoudelijke ondersteuning en afname van diagnostiek door een gespecialiseerde
gedragsdeskundige;
- het aanbieden van interne en externe therapievormen, waaronder wekelijks muziektherapie
in groepsvorm, een wekelijkse zwemactiviteit, meerdere keren per week
bewegingsmogelijkheden met hulp van revalidatiehulpmiddelen en ondersteuning van
gespecialiseerde fysiotherapeut en ergotherapeut.
Ergotherapie
De Rozelaar werkt in 2017 samen met Praktijk voor Ergotherapie Doen & Laten in Ede. Zij zijn
gespecialiseerd in ergotherapie voor mensen met een verstandelijke of meervoudige beperking.
Fysiotherapie
Sinds een aantal jaar is er samenwerking tussen De Rozelaar en de praktijk Fysio Barneveld. De
deskundigheid van een fysiotherapeut wordt ingezet voor verschillende doeleinden: behandeling,
gespecialiseerde medische fitness voor mensen met een beperking, advies aan begeleiders m.b.t.
een cliënt en kennisoverdracht op het gebied van bewegen. Dit krijgt uiting in verschillende vormen:
- Individuele fysiotherapie
Cliënten kunnen binnen de dagbesteding fysiotherapie ontvangen. De Rozelaar stelt hiervoor ruimte
beschikbaar en begeleiders passen het in in het dagprogramma van de cliënt.
- G-fitness
Er wordt G-fitness (fitness voor mensen met een beperking) aangeboden, onder begeleiding van een
sportinstructeur, in kleine groepjes van maximaal 5 à 6 cliënten. De Rozelaar biedt hiervoor
gelegenheid in de aanwezige bewegingsruimte aan de Rozenstraat.
- Bewegingsgroepen
Er zijn verschillende bewegingsgroepen, waaronder bewegen op muziek, spelgym, gym voor
rolstoelgebonden cliënten, fitnessgym en bewegingsactiviteiten voor cliënten met een meervoudige
beperking. Deze worden aangeboden door begeleiders van de groep samen met stagiaires van de
42
praktijk Fysio Barneveld.
Muziektherapie
De Rozelaar werkt met eigen en ingehuurde muziektherapeuten. Muziektherapie ondersteunt
cliënten bij hun lichamelijke, emotionele of sociale problematiek. In 2017 hebben 17 cliënten gebruik
gemaakt van individuele muziektherapie en hebben 17 cliënten groepstherapie gevolgd. Doelgericht
wordt er gewerkt aan bijvoorbeeld motoriek, sociale vaardigheden of omgaan met of het uiten van
emoties.
Visuele ondersteuning
Vanuit Bartiméus, een instelling voor mensen met een visuele beperking, kan een Visueel Functie
Onderzoek uitgevoerd worden bij cliënten van De Rozelaar. Dankzij de samenwerking kunnen
begeleiders en cliënten geadviseerd worden in het omgaan met een visuele beperking.
Samenwerking in het netwerk van de cliënt
De Rozelaar werkt vanuit de ‘Driehoekskunde’ van Chiel Egberts en vindt een goede communicatie
en afstemming tussen cliënt, begeleider en ouders belangrijk.
Uit de teamreflecties blijkt dat de teams trots zijn op hun professionaliteit met betrekking tot de
cliëntzorg. De communicatie met ouders en cliënten komt naar voren als een ontwikkelpunt, maar
teams zijn tevreden over de relatie die zij hebben met cliënten en ouders.
In het CliëntenTevredenheidsOnderzoek wordt niet rechtstreeks ingegaan op het netwerk. Wel is
gevraagd of begeleiders cliënten voldoende helpen bij het zelf keuzes maken. Dit scoorde 84,7%
Systematisch werken met het ondersteuningsplan
Om systematisch met het ondersteuningsplan te kunnen werken, maakt De Rozelaar gebruik van een
Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). De Rozelaar wil graag samen met de cliënt kijken naar zijn
mogelijkheden en beperkingen, wensen en behoeften en daar vanuit een toekomstperspectief
beschrijven om doelgericht naartoe te werken. Ook vindt De Rozelaar eenheid en afstemming
belangrijk tussen de begeleiding op de woning en de dagbesteding. De inrichting van het systeem is
gebaseerd op deze visie en komt tot uiting in de werkwijze.
Elke cliënt heeft in het ECD een Persoonlijk Plan. Vanuit het Persoonlijk Plan zijn het
toekomstperspectief en de doelen van de cliënt richtinggevend voor de zorg en begeleiding. Jaarlijks
wordt het plan door de zorgcoördinator geëvalueerd, bijgesteld en opnieuw vastgesteld. Dit gebeurt
samen met de cliënt en/of vertegenwoordiger in overleg met de gedragsdeskundige. Eens in de twee
jaar is er een bespreking van het Persoonlijk Plan, waarvoor betrokkenen worden uitgenodigd. En
jaarlijks worden zowel de doelenevaluatie als het Persoonlijk Plan ter ondertekening voorgelegd aan
de betrokken cliënt, vertegenwoordiger, gedragsdeskundige en zorgcoördinator.
Het ECD biedt ondersteuning in de te volgen werkwijze, maar levert soms ook knelpunten op. Dat
blijkt uit het percentage Persoonlijk Plannen en Evaluaties die zijn vastgesteld in het ECD in 2017. Het
is de bedoeling dat dit jaarlijks gebeurt voor elke cliënt. Zoals in diagram 2 te zien is, wordt daar voor
1 1
1
5
3
C L I Ë N T ( Z O R G )
O U D E R S
RE
LA
TIE
dof
minder stralend
stralend
43
ongeveer 65% van de cliënten aan voldaan. Het overige percentage cliënten heeft wel een
Persoonlijk Plan met doelen en ondersteuningspunten, maar het is langer dan een jaar geleden dat
deze is geëvalueerd en bijgesteld.
Diagram 2
Na het opstellen dienen vastgestelde Evaluaties en Persoonlijk Plannen ondertekend te worden door
de betrokkenen. Ook dit wordt vastgelegd in het ECD en in onderstaande diagrammen 3 en 4 is te
zien dat er in 2017 bij 9 tot 16% geen handtekening verkregen is.
Diagram 3 Diagram 4
Uit bovenstaande wordt duidelijk dat het onvoldoende lukt om het systematisch werken met het
ondersteuningsplan goed uit te voeren. Hiervoor zijn twee verklaringen te geven:
- De zorgcoördinatoren die verantwoordelijk zijn voor het juist gebruik van het ECD, lopen in
de praktijk aan tegen de workflow binnen het systeem. Zij ervaren de werkwijze als complex
en onlogisch, waardoor ze het vermijden of onjuist invoeren.
Over het algemeen stemmen de betrokkenen wel in met de zorg en begeleiding, maar ervaren zorgcoördinatoren een hoge administratieve last voor het verkrijgen van de handtekening (vaststellen, afdrukken, opsturen, retour bewaken, inscannen en uploaden). De taakhouders ECD die verantwoordelijk zijn voor kennisoverdracht over het systeem, zijn aangewezen voor meerdere teams maar in de praktijk vooral binnen hun eigen team beschikbaar.
- Onrust in het team en wisselingen van zoco-schappen zorgen voor te weinig continuering in
het zorgproces.
Deze knelpunten zijn bekend binnen De Rozelaar. Door betrokkenen wordt op verschillende
manieren gewerkt aan verbetering:
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Evaluatie
Persoonlijk Plan
Percentage wel/niet vastgesteld in ECD
wel niet
84%
16%
Ondertekende Evaluaties
Ja
Nee
91%
9%
Ondertekende Persoonlijk Plannen
ja
nee
44
- Teamleiders monitoren maandelijks voor welke cliënten de evaluaties en plannen wel en niet
op orde zijn. Zo kunnen zij hierop sturen en waar nodig ondersteuning bieden.
- Taakhouders die verantwoordelijk zijn voor het juist gebruik van het ECD en een praktische
inrichting daarvan, werken samen met de applicatiebeheerder doorlopend aan verbetering
in de workflow en ondersteuning.
- Het ECD ondergaat twee keer per jaar een update, wat leidt tot betere inrichting en
ondersteuning van het systeem.
- Minimaal één keer per jaar wordt er interne scholing aangeboden aan alle gebruikers van het
ECD.
- De komst van het Clientportaal maakt digitale ondertekening mogelijk. In 2017 en 2018
wordt dit aangeboden aan alle cliëntvertegenwoordigers.
7.4.3 Persoonsgerichte zorg door de ogen van cliënten
In het cliënttevredenheidonderzoek geven cliënten aan dat zij tevreden zijn over hun persoonlijk
plan: 87,4% t.o.v. 88,9% in 2015 en 89,4% in de VGN benchmark. Over het meepraten over
veranderingen in het persoonlijk plan zijn de cliënten iets minder tevreden. 78,6% t.o.v. 82,7% in
2015 en 85,2% in de VGN benchmark. Op de nieuwe vraag of begeleiders goed luisteren naar de
wensen van de cliënt bij het maken van het persoonlijk plan scoort 77% voldoende. Hoewel deze
cijfers nog steeds ruim voldoende zijn moet dit thema wel de nodige aandacht krijgen.
7.4.4 Teams reflecteren op hun cliëntzorg De cliëntzorg is een onderwerp waarover tijdens de teamreflecties veel is gesproken. Een weergave
van de categorieën die rondom dit thema besproken zijn en het aantal keer dat daarop gescoord is, is
af te lezen in diagram 5.
Diagram 5
Teams zijn trots op hun professionaliteit met betrekking tot de cliëntzorg. Ook zijn ze tevreden over
de relatie die zij hebben met cliënten.
1
2
5
1
1
3
1
2
4
2
2
4
1
1
1
2
8
1
5
C L I Ë N T ( Z O R G )
W O N E N - D A G B E S T E D I N G
D O E L E N
P P
R A P P O R T A G E
C L I Ë N T ( Z O R G )
V E I L I G H E I D
C L I Ë N T ( Z O R G )
W O N E N - D A G B E S T E D I N G
CO
MM
UN
ICA
TIE
EC
DP
RO
FE
SS
ION
AL
ITE
ITR
EL
AT
IE
SA
ME
NW
ER
KIN
G
dof
minder stralend
stralend
45
Andere zaken met betrekking tot de cliëntzorg hebben nog wel aandacht nodig, blijkt uit de
reflecties. Het werken met het ECD komt duidelijk als een ontwikkelpunt naar voren. Doelen,
rapportage en persoonlijk plan worden specifiek benoemd.
Ook het kunnen bieden van veiligheid is een belangrijk aandachtspunt wat naar voren komt bij het
reflecteren op de cliëntzorg.
7.4.5 Conclusie Om het welbevinden van elke cliënt zoveel mogelijk te bevorderen is er sinds 2017 continu advies
beschikbaar vanuit het CliëntAdviesPunt en de gedragsdeskundigen. De driehoekssamenwerking
tussen de cliënt, begeleiders en ouders verloopt naar tevredenheid. Het systematisch werken vanuit
het ECD is ondersteunend aan de begeleiding, maar verloopt moeizaam binnen teams waar veel
wijzigingen zijn of zorgcoördinatoren moeite hebben met de workflow. Binnen het systeem worden
telkens verbeteringen aangebracht en individuele kennisoverdracht en scholing wordt aangeboden
ter ondersteuning.
7.5. Veiligheid en risico’s
7.5.1 Inleiding Binnen Stichting De Rozelaar willen we de zelfstandigheid van cliënten zoveel mogelijk bevorderen.
Tevens willen we cliënten leren om voor zichzelf op te komen. Belangrijk is dat cliënten, indien
mogelijk, zich bewust zijn van hun behoeftes en dat ze duidelijk zijn naar anderen. Begeleiders
vervullen hierin een voorbeeldfunctie. Als cliënten hiermee leren omgaan en hun grenzen leren
uiten, zal hun weerbaarheid en gevoel van veiligheid toenemen.
In dit hoofdstuk is eerst beschreven hoe teams over veiligheid en kwaliteit gesproken hebben binnen
de teamreflecties. Daarna wordt inzichtelijk op welke manier wordt omgegaan met cliëntrisico’s,
vrijheidsbeperking en incidenten die gemeld worden vanuit de teams. Tot slot is te lezen hoe cliënten
hun veiligheid ervaren, gevolgd door een algemene conclusie.
7.5.2 Teams reflecteren op veiligheid en kwaliteit Uit de thema’s die zijn besproken in de teamreflecties blijkt dat het professioneel omgaan met
veiligheid aandacht en ondersteuning nodig heeft. Het gaat daarbij om zowel fysieke als emotionele
veiligheid. In diagram 6 is te zien hoe vaak het thema besproken is en in het vervolg van dit
hoofdstuk is te lezen waarin veiligheid tot uiting komt.
Diagram 6
Uit de teamreflecties blijkt ook dat medewerkers zich niet altijd capabel voelen. Dit is te zien in
diagram 7 over het thema kwaliteit.
5 4 1V E I L I G H E I D
PR
OF
ES
SI
ON
AL
ITE
IT dof
minder stralend
stralend
46
Diagram 7
Een kwart van de besproken onderwerpen met betrekking tot kwaliteit wordt positief gelabeld.
Scholing en het beschikken over de juiste competenties zijn de meest in het oog springende
aandachtsgebieden.
Een veilige open sfeer waarin medewerkers en teams met elkaar willen werken aan verbetering is
noodzakelijk voor het verbeteren van de kwaliteit. Als medewerkers ongewenste omgangsvormen of
integriteitschending ervaren, kunnen zij hiermee terecht bij een externe vertrouwenspersoon,
leidinggevende, personeelsfunctionaris, ondernemingsraad of bedrijfsarts. Uit het
MedewerkersTevredenheidsOnderzoek van 2017 blijkt dat ongeveer 80% van de medewerkers op de
hoogte is van de opvangmogelijkheden en procedures rondom ongewenst gedrag en dat 75% van de
medewerkers die daarmee te maken heeft gehad, tevreden is over de manier waarop hij daarna is
opgevangen.
Kwaliteit door de PDCA-cyclus te volgen
Sinds 2006 is De Rozelaar HKZ-gecertificeerd en wordt de PDCA-cyclus gebruikt als uitgangspunt voor
het maken en uitvoeren, evalueren en verbeteren van plannen. Er wordt gewerkt vanuit vastgestelde
werkwijzen die zijn vastgelegd in een Kwaliteitshandboek. Het doel hiervan is duidelijkheid en
eenduidigheid te creëren en systematisch te werken aan verbeteringen. Eén van de middelen die
hiervoor wordt ingezet zijn de jaarlijks terugkerende interne en externe audits. Een verslag van de
audits die in 2017 gehouden zijn, is op te vragen als bijlage bij dit rapport.
7.5.3 Risico’s op cliëntniveau Om de veiligheid van cliënten te laten toenemen, wil De Rozelaar cliëntrisico’s goed in beeld hebben.
Sinds het gebruik van het ECD, ervaren begeleiders echter problemen bij het invullen, rapporteren en
evalueren van cliëntrisico’s. De inrichting van het ECD vraagt er namelijk om dat elk risico gekoppeld
is aan een cliëntdoel. De visie daarachter is dat er doelgerichte stappen gezet zullen worden ter
voorkoming van het risico. Helaas blijkt deze visie en werkwijze in de praktijk vaak niet mogelijk,
omdat sommige cliëntrisico’s nou eenmaal blijvende ondersteuning vragen van begeleiding en
doelen gericht op verbetering niet van toepassing zijn.
Ook was het tot eind 2017 binnen het systeem geen verplichting om álle mogelijke risico’s te
beoordelen. Hierdoor is er over 2017 geen volledig beeld te geven van alle aanwezige cliëntrisico’s
binnen De Rozelaar.
Na de laatste systeemupdate in 2017 is het mogelijk om ondersteuningspunten in te vullen en te
koppelen aan een risico. Daarbij is het systeem nu zo ingericht, dat elk risico voor elke cliënt
4
6
3
1
1
3
2
4
1
2
1
4
1
C O M P E T E N T I E S
S C H O L I N G
T E A M
V R I J W I L L I G E R S
W O N E N - D A G B E S T E D I N G
PR
OF
ES
SIO
NA
LIT
EIT
SA
ME
NW
ER
KIN
G
dof
minder stralend
stralend
47
beoordeeld moet worden op ‘geen risico’, ‘laag risico’, ‘gemiddeld risico’ of ‘hoog risico’. Begin 2018
zijn alle begeleiders hierop geschoold. Door de nieuwe werkwijze te gaan toepassen zullen er geen
risico’s buiten beeld blijven en zal aan elk voorkomend risico een passend begeleidingsdoel of
ondersteuningspunt gekoppeld kunnen worden. Het systeem ondersteunt de begeleiders weer in
hun dagelijkse werkwijze. Deze verbetering zal meer inzicht tot gevolg hebben op het niveau van de
individuele cliënt en op organisatieniveau.
7.5.4 Vrijheidsbeperking De Rozelaar streeft naar optimale veiligheid voor de medewerkers en cliënten. De basis van de
nieuwe Wet Zorg en Dwang is dat de wens van de cliënt altijd het uitgangspunt moet zijn en de
organisatie steeds meer deskundigheid moet inschakelen om te kijken of en hoe ze de zorg vrijwillig
kunnen houden. Dit sluit goed aan bij de visie van De Rozelaar en ‘de cliënt centraal’ wordt zoveel
mogelijk in de praktijk gebracht. Het huidige beleid met betrekking tot vrijheidsbeperking, gebaseerd
op de BOPZ (wet Bijzondere Opnemingen in Psychiatrische Ziekenhuizen) is begin 2017 tegen het
licht gehouden, waarna de conclusie is getrokken dat er tijd en aandacht nodig is om de werkwijze,
het beleid en protocol te actualiseren. In 2018 zal dit opgepakt worden.
De Rozelaar is geen BOPZ-instelling, maar zet wel voor een klein aantal cliënten (17) binnen hun
woning een vrijheidsbeperkende maatregel in ten behoeve van de veiligheid.
Op de Vlinder zijn er 2 vrijheidsbeperkende maatregelen genomen voor 1 cliënt. Deze maatregelen
bieden deze cliënt veiligheid en grenzen en ze hebben geen invloed op de medecliënten.
Op het Gasthuis en Iris worden alle deuren van kasten, kamers en kantoren afgesloten, waardoor
eten en drinken niet vrij gepakt kan worden door de cliënten. Deze maatregelen zijn op beide
woningen genomen voor 1 of 2 cliënten, maar hebben direct effect op alle medecliënten. Op Iris is
deze maatregel dan ook als beperkende maatregel voor alle cliënten in het ECD geregistreerd.
Van twee maatregelen is in het ECD af te lezen dat ze in 2017 nieuw zijn opgesteld. Twee andere
maatregelen zijn in 2017 geëvalueerd en opnieuw vastgesteld. Drie maatregelen zijn in 2017
verlopen en niet meer opnieuw ingesteld. De overige maatregelen staan vanaf 2015 onveranderd in
het ECD, maar gelden nog wel voor de betreffende cliënten.
Ondanks dat het de bedoeling is om de maatregelen cyclisch te evalueren, was het ECD hierin niet
ondersteunend. Eind 2017 is de beoordelingscyclus van de vrijheidsbeperkende maatregelen herzien,
waardoor vanaf dat moment wel alle maatregelen verplicht cyclisch geëvalueerd en vastgesteld
worden door de betrokkenen.
Binnen de locaties van de dagbesteding en bij één woning zijn geen vrijheidsbeperkende
maatregelen geregistreerd en bij een aantal teams bestaat onduidelijkheid over wanneer er sprake is
van vrijheidsbeperking. Hier zal in 2018 bij het herzien van het beleid extra aandacht voor zijn, zodat
de bewustwording vergroot en er meer inzicht komt. Het ECD zal hierbij kunnen ondersteunen,
wanneer er een duidelijke richtlijn komt, zodat er op eenduidige wijze wordt gehandeld en
geregistreerd. Ook dat zal verder uitgezocht en gespecificeerd worden in het komende jaar.
7.5.5 Incidenten Incidenten bij medewerkers of cliënten kunnen voorkomen in allerlei situaties. De Rozelaar wil graag
dat incidenten gemeld worden. Een veilige meldcultuur maakt het mogelijk om de incidenten op
teamniveau te bespreken om vervolgens stappen te kunnen zetten om tot verbetering te komen en
onderling te leren.
De incidenten die in 2017 gemeld zijn, worden in dit hoofdstuk in beeld gebracht en geanalyseerd.
48
Meldingen van incidenten met medewerkers (MIM)
Er zijn in 2017 in totaal 7 MIM-meldingen gedaan.
- Eén melding is onterecht als MIM geregistreerd, dit had een MIC moeten zijn.
- Er is drie keer een melding gedaan van een medewerker die zich heeft gestoten. Twee keer
was de aanleiding een te volle groepsruimte. Deze meldingen hadden betrekking op dezelfde
ruimte. Bij de derde melding was de oorzaak een te haastige beweging, de medewerker
heeft daardoor een hersenschudding opgelopen.
- Bij twee meldingen was er sprake van onzorgvuldig handelen door een collega, waardoor een
gevaarlijke situatie dreigde te ontstaan.
- Eén medewerker heeft gemeld last te hebben gehad van agressief gedrag van een cliënt.
Van alle meldingen wordt door de teamleider aangegeven dat ze zijn besproken en voldoende
afgehandeld.
Meldingen van incidenten met cliënten (MIC)
Totalen
In 2017 zijn er in totaal 829 MIC-meldingen gedaan. In diagram 8 zijn de aantallen per
meldingscategorie per kwartaal vermeld.
Diagram 8
Er vallen een aantal zaken op:
- Verreweg de meeste meldingen worden gedaan op de onderwerpen agressie en medicatie.
- Er zijn lichte periodieke verschillen te zien in het aantal meldingen dat gedaan wordt, in het
tweede en vooral derde kwartaal iets minder meldingen zijn. Hiervoor is geen aanwijsbare
oorzaak.
- In totaliteit zijn er in 2017 100 meer incidentmeldingen gedaan dan in 2016. Op het gebied
van valincidenten zijn er in 2017 50% meer incidenten gemeld dan in 2017. Ook het aantal
agressie-incidenten is in 2017 gestegen ten opzichte van het jaar daarvoor. Verder zijn er
kleine verschillen in het aantal meldingen van overige incidenten.
Medicatie-incidenten
In totaal zijn er 192 medicatie-incidenten gemeld in 2017.
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
2017-1 2017-2 2017-3 2017-4 Totaal 2017
Incidentmeldingen 2017
Agressie Medicijnen Vallen Overige meldingen Totaal
49
In de eerste helft van dat jaar werden alle medicatie-incidenten onder de noemer ‘algemeen’
vermeld. In de tweede helft van 2017 kon door de melder worden gekozen voor de specificatie
‘foutief toegediend’, ‘niet afgetekend’ en ‘niet gegeven’. Door deze verfijning worden de meldingen
gecategoriseerd en ontstaat er een beter beeld van het soort incident en de mogelijk aan te brengen
verbeteringen.
Diagram 9
In diagram 9 is het aantal meldingen weergegeven vanuit de woningen.
Verdeeld over de 4 woningen zijn er in totaal 189 incidentmeldingen gedaan met betrekking tot
medicatie. Dit verdient nadere aandacht.
Een mooi voorbeeld waarbij dankzij een veilige meldcultuur en goede teambesprekingen verbetering
is aangebracht is het Gasthuis, waar er in het afgelopen jaar veel aandacht is geweest voor de
uitvoering van het medicatiebeleid. Dit heeft bewustwording teweeg gebracht en dat is te terug te
zien in het feit dat er geen incidenten zijn geweest op het niet aftekenen van medicatie.
In het ECD is af te lezen dat 74 cliënten van de dagbesteding medicatie gebruiken. Niet inzichtelijk is
hoeveel van hen gedurende de dagbesteding medicatie inneemt en of de begeleiding daarvoor
verantwoordelijkheid draagt. Begeleiders op de groepen zijn daar uiteraard wel van op de hoogte,
maar incidenten op het gebied van medicatie worden alleen gemeld vanuit een groep. Of het op de
andere groepen niet voorkomt of dat er onvoldoende bewustwording is, is niet duidelijk. Het
verdient aanbeveling om de cliëntkenmerken binnen het ECD te verduidelijken, zodat er helderheid
over de verantwoordelijkheden ontstaat. Daarnaast is bewustwording van de medicatieveiligheid
een aandachtspunt.
Agressie-incidenten
In diagram 10 is het totaal aantal agressie-incidenten af te lezen die gemeld zijn in 2017.
Ook voor het melden van agressie-incidenten heeft er halverwege het jaar een specificatie van de
vorm van agressie plaatsgevonden. In plaats van de enige noemer ‘materieel / immaterieel /
verbaal’, wordt nu meer inzichtelijk of het gaat om ‘verbaal’, ‘fysiek gericht op mensen’, ‘fysiek
gericht op materialen’.
0
20
40
60
80
100
120
algemeen foutieftoegediend
niet afgetekend niet gegeven
Medicatie-incidenten 2017 per categorie
50
Diagram 10
Binnen wonen komen de meeste meldingen van agressie-incidenten van een woonlocatie. In totaal
zijn dat er 242 waarvan er bijna 45 procent betrekking heeft op één cliënt. Gedurende het jaar is er
een duidelijke afname van meldingen met betrekking tot deze cliënt te zien, namelijk van 32
meldingen in het eerste kwartaal, naar gemiddeld 18 meldingen in de volgende kwartalen. Dit is het
gevolg van een ingezet meerzorg-traject, intensivering van begeleiding en een beter beeld van wat
de cliënt nodig heeft.
Valincidenten
In 2017 zijn er 49 meldingen geweest van valincidenten. Dit zijn er 26 meer dan in 2016. De meeste
meldingen in 2017 zijn afkomstig van de woonlocaties, op bijna elke locatie zijn (meer) meldingen
van valincidenten gedaan. Niet duidelijk is wat de aanleiding is van het toegenomen aantal
valincidenten, daarom zal dit in 2018 blijvend in de gaten worden gehouden.
7.5.6 Veiligheidsbeleving van cliënten In het CliëntTevredenheidsOnderzoek geeft 90% van de cliënten aan zich veilig te voelen in de
woonruimte. In 2015 lag dit op 88,9% en in de VGN benchmark op 86,1%. Naast deze fysieke
veiligheid geeft de tevredenheid over de begeleiders over de hulp die ze bieden (86,2%) ook een
goede indicatie van de emotionele veiligheid en het gevoel op je begeleider terug te kunnen vallen.
Het aantal meldingen van agressie levert de andere cliënten wel stress op.
7.5.7 Conclusie De Rozelaar streeft naar optimale veiligheid voor de medewerkers en cliënten. Uit de teamreflecties
blijkt dat medewerkers zich niet altijd capabel voelen voor het professioneel omgaan met
emotionele en fysieke veiligheid en de juiste scholing en competenties aanmerken als
aandachtsgebied.
Cliëntrisico’s zijn binnen het ECD in kaart gebracht. Met ingang van 2018 is het systeem
geoptimaliseerd, waardoor gekoppelde doelen en ondersteuningspunten meer inzichtelijk en beter
uitgevoerd kunnen worden op cliëntniveau en er op organisatieniveau er een volledig beeld
zichtbaar wordt.
Begeleiders nemen maatregelen ter voorkoming van cliëntrisico’s. In een aantal gevallen beperken
deze maatregelen de vrijheid van een cliënt of van medecliënten. Cyclische evaluatie daarvan wordt
0 50 100 150 200 250 300
fysiek, gericht op materialen
fysiek, gericht op mensen
materieel/non-verbaal/verbaal
verbaal
Totaal
Agressiemeldingen 2017
Wonen Dagbesteding
51
sinds eind 2017 ondersteund door het ECD en in 2018 zal er meer bewustwording en eenheid komen
door het herzien en opnieuw introduceren van het beleid.
Binnen De Rozelaar worden incidenten gemeld. Op sommige locaties nemen meldingen af vanwege
verbetering door acties van het team. Door de inrichting van het ECD te specificeren en beleid
opnieuw onder de aandacht te brengen, zal er nog meer zicht komen op de incidenten en mogelijke
verbeteringen ter voorkoming daarvan.
Over het algemeen voelen cliënten zich veilig binnen De Rozelaar.
7.6 Reflectie en intern beraad
7.6.1 Reactie van de Cliëntenraad De Cliëntenraad van De Rozelaar bestaat uit twee deelraden, namelijk de deelraad ‘verwanten’ en
deelraad ‘cliënten’. Samen vormen zij de Cliëntenraad van De Rozelaar.
De Verwantenraad heeft het Kwaliteitsrapport 2017 van Stichting De Rozelaar ontvangen. Het
rapport is besproken met de Raad van Bestuur.
De Verwantenraad heeft met grote waardering kennisgenomen van het rapport. Het rapport geeft
op een transparante wijze inzicht in het jaar 2017. Wij hebben vertrouwen in de weergave die naar
onze mening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Eveneens is er vertrouwen in de aanpak
van de gesignaleerde verbeterpunten.
De Verwantenraad heeft in het overleg met de Raad van Bestuur enkele onderwerpen zoals
‘meldingen incidenten’ en ‘opleidingen’ nader besproken. De Verwantenraad heeft groot vertrouwen
in de Raad van Bestuur die op een uitstekende wijze de organisatie van De Rozelaar bestuurt.
Wij willen nog opmerken dat er een goede samenwerking is tussen verwantenraad en de Raad van
Bestuur. De verwantenraad wordt goed meegenomen in de ontwikkelingen binnen De Rozelaar.
Middels deze reflectie willen wij onze hartelijke steun betuigen aan de Raad van Bestuur.
7.6.2 Reactie van de Ondernemingsraad De Ondernemingsraad van Stichting De Rozelaar heeft in de vergadering van 24 mei 2018 het
Kwaliteitsrapport 2017 besproken met de Raad van Bestuur.
De Ondernemingsraad vindt dat het rapport op een uitgebreide en zorgvuldige wijze de situatie en
werkwijze van De Rozelaar in beeld brengt. De transparantie waarmee het rapport is geschreven
waardeert de Ondernemingsraad. Het rapport laat een goede weerspiegeling zien van onze
organisatie.
Met de Raad van Bestuur is uitgebreid stil gestaan bij de volgende verbeterpunten:
- Medicijngebruik
- Elektronisch Cliënten Dossier
- Communicatie
De Ondernemingsraad vertrouwt erop dat er hard gewerkt gaat worden aan verbeterpunten en
verwacht volgend jaar een stijgende lijn te zien ten opzichte van deze eerste Kwaliteitsrapportage.
De Ondernemingsraad zal in haar gesprekken met de Raad van Bestuur de genoemde
verbeterpunten uit de rapportage regelmatig op de agenda zetten om zo samen met de Raad van
Bestuur de voortgang te monitoren.
7.6.3 Reactie van de Raad van Bestuur Dit is het eerste kwaliteitsrapport van de Rozelaar in het kader van het Kwaliteitskader
Gehandicaptenzorg 2017- 2022. Meer nog dan het eindresultaat in de vorm van een rapport, heeft
52
het proces om te komen tot dit rapport de organisatie geholpen. Uit de contacten met cliënten en
verwanten weten wij dat zij de kwaliteit van onze dienstverlening waarderen. Ook de lange wachtlijst
duidt daarop. Het kwaliteitskader helpt ons echter om nog systematischer naar alle facetten van
kwaliteit te kijken en daar waar verbeteringen mogelijk zijn deze ook in te zetten.
Het bespreken van alle data en de teamreflecties hebben het proces van leren en ontwikkelen
binnen de organisatie gestimuleerd. Teams weten waar hun kwaliteiten en verbetermogelijkheden
liggen en zijn gemotiveerd om daar aan te werken. In 2018 is gestart met aanbieden van
systeemtrainingen Triple-C, wat in 2019 zal worden voortgezet. De keuze van de behandelmethode
Triple-C helpt de teams en de gedragsdeskundigen om vanuit een gedeelde visie het methodisch
werken te versterken. Ter ondersteuning is de formatie van gedragsdeskundigen uitgebreid.
Het publiceren en het bespreken van het rapport met de Verwantenraad, de Cliëntenraad, de
Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht en hun auditcommissie, passen binnen het beleid van
transparantie die is ingezet. Uit deze gesprekken bleek dat de betrokkenen dit zeer op prijs stellen en
met dit rapport een nog beter beeld krijgen van de kwaliteit van de dienstverlening en de kwaliteit
van zorg. De conclusie die in dit rapport worden getrokken vindt een brede instemming en vormen
voor de organisatie dan ook de kwaliteitsagenda voor 2018. Samenvattend gaat het over:
1. Het stimuleren van het teamleren door teamreflectie, zelforganisatie en coaching
2. Het versterken van het methodische werken vanuit een gedeelde visie door middel van
Triple-C
3. Het op orde brengen van het medicijnbeleid en het terugdringen van medicijnfouten
4. Het optimaler en zorgvuldig benutten van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)
5. Het implementeren van de nieuwe Wet Zorg en Dwang
Uit de gesprekken bleek dat diverse organen een grote instemming en wat mogelijk nog meer is, een
groot vertrouwen hebben in de ingezette koers. In het kwaliteitsrapport over 2018 hopen we de
resultaten van dit beleid zichtbaar te kunnen maken.
7.6.4 Reactie van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft kennis genomen van het Kwaliteitsrapport 2017.
De rapportage laat een duidelijke weergave zien van hoe de organisatie functioneert. De commissie
herkent de beschreven wijze van functioneren en stemt in met de koers die is uitgestippeld. De
speerpunten vanuit het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg zijn opgenomen in de rapportage.
Aandachtspunten die met de Raad van Bestuur zijn besproken zijn:
- Elektronisch Cliënten Dossier
- Medicijn-incidenten
- CliëntTevredenheidsOnderzoek
- Teamreflecties
De Raad van Toezicht ontvangt één keer per kwartaal een rapportage waarin het afgelopen kwartaal
wordt toegelicht. Hierover gaat de Raad in gesprek met de Raad van Bestuur. Op deze manier
monitort de Raad de voortgang. Ook worden jaarlijks minimaal twee werkbezoeken aan De Rozelaar
gebracht en wordt er vergaderd met de Verwantenraad en Cliëntenraad.
De Raad van Toezicht zal de ingezette koers nauwgezet blijven volgen.
53
7.7 Bijlagen
7.7.1 Verslag van de audits in 2017 In 2017 hebben één externe auditronde en twee interne auditrondes plaatsgevonden. Hieronder
volgt een korte weergave van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest en de uitwerking die dat
heeft gehad
Externe audits
Jaarlijks wordt De Rozelaar bezocht door een externe auditor van Lloyd’s. In 2017 vond het bezoek
plaats in april. Er zijn een aantal aandachtsgebieden voortgekomen uit dit bezoek, die betrekking
hebben op:
- het verder implementeren van risicomanagement;
- het werken met projectplannen standaardiseren;
- het meer integreren van de directiebeoordeling en kwaliteitsanalyse
Uit het eerstgenoemde aandachtsgebied is een minor voortgekomen, waaraan nog wordt aan
gewerkt.
Interne audits
De Rozelaar beschikt over een intern auditteam, die bestaat uit 8 personen van verschillende
afdelingen van de organisatie. De auditoren hebben allemaal een training gevolgd om hun taak te
kunnen uitvoeren. Twee keer per jaar komen zij bij elkaar en wordt er een interne auditronde
voorbereid en uitgevoerd. Aan de hand van een actueel thema wordt een deel van de processen
onder de loep genomen. De uitkomsten daarvan worden verwerkt in een constateringstabel en op
die manier teruggekoppeld aan het MT.
In het voorjaar van 2017 is er ge-audit op het thema Primair Proces. Onderstaande zaken zijn daarbij
aan de orde gekomen.
- Procedures: intake en plaatsing; uitvoeren zorg; afsluiten zorg; cliënt administratief in zorg
nemen
- Documenten: handleiding ECD; domeinen Schalock; overlijden van een cliënt
- Formulieren: checklist evaluatie PP; beoordelingsformulier stage bediening / keuken
- Overige onderwerpen: Elektronisch Cliënten Dossier; CliëntAdviesPunt
Veel constateringen uit de audits hadden betrekking op het ECD. Deze punten zijn naar de taakgroep
doorgespeeld en door hen opgepakt. Door het management is besloten om het ECD als thema voor
de volgende auditronde te gebruiken.
Een aantal constateringen, bijvoorbeeld over huisvesting en het opleidingsniveau van medewerkers,
zijn door het management als signaal geïnterpreteerd en daar zijn verder geen acties uit
voorgekomen. Andere punten zijn beter geborgd in de procedure. Op het gebied de beschikbaarheid
van een ICT-helpdesk is een verbetering doorgevoerd.
In het najaar van 2017 is er ge-audit op het thema ECD. Naar aanleiding daarvan heeft het
management besloten om een breder onderzoek in te stellen, om zo nog meer zicht te krijgen op het
gebruik van het ECD en te toetsen of het ECD voldoet aan de criteria die gesteld zijn bij aanschaf van
het systeem. Deze criteria zijn:
- een digitaal dossier waarin alles bij elkaar komt;
- het standaardiseren van de persoonlijk plannen van wonen en dagbesteding;
- het verankeren van methodisch en systematisch werken;
- een efficiënte ondersteuning van alle processen.
Het onderzoek als vervolg op de auditronde zal plaatsvinden in 2018.
54
7.7.2 Analyse van het MedewerkersTevredenheidsOnderzoek van 2017
Respons: 65 % ( 117 van 180 medewerkers hebben de vragenlijst ingevuld)
Responsperiode: 30 januari – 17 februari 2017
Uitkomsten in cijfers
Meting 2017 Meting 2014 Benchmark
Bevlogenheid 7,7 7,6 7,8
Betrokkenheid 7,7 7,9 7,8
Tevredenheid 7,0 7,5 7,5
Efficiency De Rozelaar 6.6 6,7 6,6
Klantgerichtheid 7.7 7,7 7,7
Rolduidelijkheid 5,4 7,0 6,5
Leiderschap 7,0 7,2 7,1
Uit deze cijfers blijkt dat de scores over het algemeen hetzelfde of licht lager zijn dan bij de vorige
meting in 2014 en ook iets onder de benchmark uit zijn gekomen. Uitzondering is het item
“Rolduidelijkheid” Daarop scoort De Rozelaar duidelijk lager, zowel ten opzichte van de vorige meting
als ten opzichte van de benchmark. Een voor de hand liggende verklaring hiervoor zijn de
ontwikkelingen in MijnRozelaar2018 waarin functies, taken en verantwoordelijkheden aan het
veranderen zijn.
Uitkomsten op hoofdlijnen voor De Rozelaar
Er zijn duidelijke verschillen in de uitkomsten van verschillende teams. Aan de teams is gevraagd om
de resultaten op teamniveau te bespreken en te bekijken welke verbetermaatregelen er genomen
moeten worden. Ook is aan hen gevraagd om met aanbevelingen voor De Rozelaar te komen. Deze
analyse gaat over de conclusies die te trekken zijn voor De Rozelaar in het algemeen en over
maatregelen die daaruit voortvloeien.
Positieve uitkomsten
Naast een aantal verbeterpunten hebben medewerkers ook een aantal positieve punten genoemd
die het werken bij De Rozelaar leuk maken. Daarbij werden o.a. genoemd: leuke en veelzijdige
doelgroep, zinvol en uitdagend werk, persoonlijke en ongedwongen sfeer, christelijke identiteit, fijne
collega’s, kleinschaligheid met korte lijnen en flexibiliteit.
Verbeterpunten
Een aantal medewerkers heeft punten naar voren gebracht die vooral op hun eigen team /
werksituatie van toepassing zijn. Die worden daar besproken en meegenomen in een teamjaarplan.
De volgende punten springen eruit en zijn breder van toepassing binnen De Rozelaar:
1. Duidelijkheid in visie en strategie
Veel van onze visie en strategie komt naar voren in MijnRozelaar2018. Blijkbaar moeten we hierover
nog duidelijker communiceren. Het is daarom zinvol dat we als MT en teamleiders kritisch kijken naar
wat wij uitdragen aan visie naar onze medewerkers. We hebben hiervoor een heisessie gepland op 9
oktober 2017. Onze nieuwe bestuurder is dan ruim een maand bij De Rozelaar aan het werk en kan
in deze sessie volop zijn inbreng hebben. Het doel van deze dag is om opnieuw te komen tot een
heldere en eenduidige visie die we gezamenlijk enthousiast uit kunnen dragen naar onze
55
medewerkers. Daarnaast is het belangrijk om te komen tot een duidelijk meerjaren strategisch plan
voor De Rozelaar.
2. Duidelijkheid in aansturing, taken en verantwoordelijkheden
Omdat er heel veel veranderingen plaatsvinden t.a.v. aansturing, taken en verantwoordelijkheden en
we besloten hebben om dit samen met medewerkers en teams te ontwikkelen is het verklaarbaar
dat medewerkers hierin nog veel onduidelijkheden ervaren. Kort na het MTO hebben we de
Teamkaders/Spelregels MijnRozelaar2018 verspreid in de organisatie. Uit een aantal reacties vanuit
teams kunnen we opmaken dat dit document bijdraagt aan een stukje duidelijkheid. De rol van
taakgroepen en taakhouders moet nog duidelijker worden. De samenwerking tussen de
ondersteunende diensten en zorgafdelingen /-locaties is verbeterd, maar kan nog verder groeien.
Ook moeten we nog verder toegroeien naar een cultuur waarin duidelijk is wat er van medewerkers
verwacht wordt en waarin we elkaar aanspreken op verantwoordelijkheden. We hebben daarin als
MT en teamleiders een voorbeeldfunctie.
3. Communicatie/transparantie
Dit blijft een lastig punt. We hebben al besloten om elke MT vergadering af te sluiten met het
inventariseren van punten die gecommuniceerd moeten worden. Het belangrijk om enerzijds
voldoende informatie te geven en anderzijds medewerkers niet te overspoelen met informatie. Ook
de vorm van communicatie is belangrijk: hoe kunnen belangrijke informatie onder de aandacht van
medewerkers brengen? Intranet wordt veel gebruikt voor het verstrekken van informatie, maar
hiermee bereiken lang niet alle medewerkers. Om dit te stimuleren stuurt afdeling communicatie nu
wekelijks een mail naar alle medewerkers met daarin linkjes naar de highlights op intranet in de
afgelopen week.
In het algemeen constateren we dat goede communicatie vraagt om specifieke deskundigheid. Onze
huidige medewerker communicatie heeft daaraan veel bijgedragen, maar heeft daarvoor beperkt tijd
beschikbaar, zeker nu het directiesecretariaat ook veel van haar vraagt. Communicatie is een
belangrijk aandachtspunt om naar te kijken samen met een deskundige op dit gebied. Het is daarbij
met name van belang om te komen tot een strategisch communicatieplan met daarbij een
operationele uitwerking. Ook bij het maken van keuzes bij het opstellen van de begroting voor 2018
dient communicatie goed meegenomen te worden.
4. Werkdruk
Medewerkers ervaren dat zij teveel dingen moeten doen in de daarvoor beschikbare tijd. Dit is
verklaarbaar omdat er momenteel veel zaken in ontwikkeling zijn. Dat ontwikkelen vraagt veel tijd en
aandacht. Het is daarnaast belangrijk om duidelijkheid te geven over uren die medewerkers en teams
beschikbaar hebben voor hun taken. Het is daarbij belangrijk dat zij gecoacht worden in het efficiënt
en effectief inzetten van die uren. Een duidelijke taakverdeling binnen een team kan daar
bijvoorbeeld aan bijdragen.
5. Op orde hebben van ICT
Hieraan is al de nodige aandacht besteed door de helpdesk volledig bij van externe ICT-leverancier
zodat het vertrek van een collega opgevangen kan worden en andere medewerkers ICT meer tijd
hebben om diverse ICT-projecten op te pakken waar tot op heden niet voldoende tijd voor was. Deze
constructie wordt nauw gevolgd en geëvalueerd.
56
7.7.3 Uitslag CliëntTevredenheidsOnderzoek
57
58
59
60
61
62
