Samen op weg

TOELICHTING U ziet een weergave van de startfase van de regionale samenwerking in de regio Zuidoost-brabant. Voorheen bestaande uit 21 gemeenten, nu voor alsnog zonder de gemeenten in De Peel.  Een samenwerking tussen ketenpartijen in de hlz (hervorming langdurige zorg) die streeft naar ondersteuning van de regionale hlz.  We zijn gestart vanuit de landelijke werkafspraken die in de zomer van 2014 door VWS, gemeenten, verzekeraars en zorgaanbieders zijn gemaakt. In opdracht van het ministerie van VWS, opgepakt door 15 gemeenten en 2 verzekeraars. Ondersteund door een tijdelijke regio secretaris.   In een tijd waarin de transitie in de volle omvang plaatsvindt, het sociale domein op lokaal niveau ontstaat en het SRE (bestaand samenwerkingsverband tussen gemeenten) verdween per 1-11-2014.   DOEL VAN DEZE REFLECTIE Deze reflectie is bedoeld om de resultaten te delen met de deelnemers en de achterban, betrokken deelnemers, VWS én de regio te informeren. Daarnaast biedt het een referentiekader voor de volgende stap: de werkagenda en de werkwijze tot aan 1 januari 2017.   

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by Nick Kenrick. page 1 of 19

Samen op weg

INHOUD 1. De opdracht  2. Het doel  3. Het proces 4. De resultaten  5. De aanpak  6. Succesfactoren  1. DE OPDRACHT Het was de opdracht aan de regio om elkaar te vinden, te verbinden en te zoeken naar een gezamenlijk draagvlak. Voor 1 april 2015 scharnierpunten binnen de hervorming langdurige zorg in de regio te verkennen, acties te bepalen en een informatiestructuur op te zetten.  SAMENWERKEN Hervormen kan alleen worden bereikt als partijen samenwerken. Als zij gezamenlijk hun verantwoordelijkheid nemen. Startend bij gemeenten en verzekeraars én uitnodigend voor alle andere partijen. Hervormen is samenwerken. Samenwerken is mensenwerk.

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by Ajith (Ð]�Óý$ÔÝ$ÔÒ• page 2 of 19

Samen op weg

2. HET DOEL VANUIT DE OPDRACHT Langer thuis wonen. Kijken wat je kunt en het inzetten van de middelen waar nodig. Dat is het doel van de hervorming langdurige zorg binnen de regio Zuidoost-brabant.   SCHARNIERPUNTEN Kijk vooral naar de scharnierpunten, is de opgave van de overheid. Verwoord in zes thema's: * De informatievoorziening * De frictiekosten in arbeid * De administratieve lasten * Het zorgvastgoed * Zorgcontinuïteit * Zorgvernieuwing.  MENS CENTRAAL Iedereen is geneigd om eerst te kijken vanuit de eigen organisatie, kosten en oude systemen. Het nemen van de mens en zijn omgeving als ijkpunt is nog geen automatisme.

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

page 3 of 19

Samen op weg

2.1 HET DOEL VANUIT HET WAAROM  HET WAAROM AANSCHERPEN Het opheffen van de SRE, de nieuwe inkoopprocessen, kortingen op tarieven en de aandacht voor de 'coleur locale'. Ontwikkelingen die haaks lijken te staan op het investeren in een regionale verbinding. Het 'waarom' voor de samenwerking lag niet voor de hand.   NIEUWE VOEDINGSBODEM De landelijke werkafspraken, de wens om kennis te delen en op zoek te gaan naar de voordelen van regionale samenwerking. Dat werd de basis.  SAMEN IS SUCCESVOLLER Kennis is belangrijk maar de motivatie, de wil om samen te werken blijkt de meeste kans op succes te geven.

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by penbentley page 4 of 19

Samen op weg

2.2 HET DOEL EN ONZE AMBITIE Na twee maanden werd 'het waarom' concreter en de ambitie duidelijker zodat het kernteam resultaten tot aan 1 april 2015 bepaalde.  PLAN VAN AANPAK Een kort krachtig document werd gemaakt. Als referentiekader voor de resterende maanden.   UITGANGSPUNTEN De hlz is een nieuwe wereld die vraagt om een andere aanpak en andere organisatie. We besloten: * Bottom up te werken en buiten je grens te denken. * Aansluiten bij wat er al is. * Client centraler in het denken te zetten. * Ruimte voor coleur locale te houden. * Intenties neer te zetten en geen besluiten te nemen. * Alleen bij escalatie op te schalen naar strategisch niveau. * Werken met ambassadeurs. * Transparant te zijn over onze activiteiten.  

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

page 5 of 19

Samen op weg

3. HET PROCES Drie onderdelen vormden het proces:  A. Het creëren van een startpunt door het bewust investeren in de relaties binnen het nieuwe kernteam.   B. Het ontmoeten van andere partijen en elkaars visies binnen speciale overlegtafels, de zogenaamde Thema Tafels.  C. Het ontdekken en blijven voeden van communicatie en kennisdeling, ook buiten de overleggen, via de online prikborden.   VERBONDENHEID Verbondenheid creëren door in de materie te gaan staan en de afstanden te verkleinen. Bewust met mensen uit de praktijk om tafel te gaan.

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by edwin_young page 6 of 19

Samen op weg

3A. HET PROCES EN HET KERNTEAM  KERNTEAM In juli 2014 is gestart met een team van vertegenwoordigers van de twee zorgverzekeraars CZ en VGZ en de vijf subregio's de BOV gemeenten, Eindhoven, de Kempen, de A2 gemeenten en Dommel Vallei Plus.  In 2015 zijn ook Zuidzorg en RSZK aangeschoven als vertegenwoordigers van de zorgaanbieders in de regio.  FOCUS Het team overlegt over de voortgang, de aanpak en de uitkomsten van de tafels.  Aparte aandacht vormde de transitie, de wijkverpleegkundige S1 en de grijze vlakken binnen de zorgcontinuïteit. Beschermd wonen en Jeugdhulp bleven buiten beschouwing. Deze waren al verankerd in de regio.  SCHAKELPUNT  Landelijke vraagstukken en informatie werden langs dit team de regio ingebracht of opgeschakeld naar de andere regio's of landelijke instanties. 

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

page 7 of 19

Samen op weg

3B. HET PROCES EN DE THEMA TAFELS  OPBOUW TAFELS Van ieder scharnierpunt werd een of twee Thema Tafels georganiseerd. Bedoeld om het scharnierpunten te verdiepen en standpunten te verkennen. Daarnaast werd langs inspiratie verdiept, acties geïnventariseerd en ideeën verzameld.   REIZEND DOOR DE REGIO De overlegtafels vonden plaats bij de verzekeraars, gemeenten in de regio en Robuust.   UITNODIGING Verschillende partijen werden uitgenodigd aan de tafels. Bij iedere tafel waren minimaal, de gemeenten en verzekeraars vertegenwoordigd. Ondanks het enthousiasme vooraf speelden de drukte van de transities, het weer en het griepvirus een rol bij het aantal deelnemers. Dit varieerde van 6 tot het maximale aantal van 15 personen.  

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

page 8 of 19

Samen op weg

3C. HET PROCES EN DE PRIKBORDEN  ONLINE INFORMATIE Ter voorbereiding van iedere Tafel werd online een prikbord gemaakt. De prikborden bieden de mogelijkheid om continue informatie met elkaar te delen. Ook voor personen die niet aanwezig konden zijn. Zo is een mogelijkheid geboden om ook buiten de bijeenkomst de discussie te voeden.   KENNISBANK Oorspronkelijk was de bedoeling om de prikborden in februari te verwijderen. We merkten dat de borden beter als centrale verzamelplek voor informatie functioneren dan de opgerichte LinkedIn groep of Dropbox. Ook andere regio's zijn geïnteresseerd in deze vorm van delen. Om die reden is besloten de prikborden voorlopig online te houden. http://nl.padlet.com/ROZOB/TT-Info http://nl.padlet.com/ROZOB/TTVernieuwing http://nl.padlet.com/ROZOB/TT-ADMLASTEN http://nl.padlet.com/ROZOB/TTFrictiekosten http://nl.padlet.com/ROZOB/TTVastgoed http://nl.padlet.com/ROZOB/TT-Zorgcon  

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

page 9 of 19

Samen op weg

4. DE RESULTATEN  EERSTE BASIS VOOR DRAAGVLAK  In de afgelopen maanden hebben diverse partijen elkaar ontmoet. Inzicht is gekomen op de hoeveelheid vraagstukken, complexiteit en afhankelijkheden. Ook op het ontbreken van gezamenlijke taal en de wens om de samenwerking voort te zetten.  Draagvlak om vanuit deze basis verder te gaan. Concreet te gaan dóen. In kleine stappen. Dat vereist tijd en aandacht, van iedere organisatie. Het belang van persoonlijk contact en (proactieve) medewerking is daarin cruciaal.   MEER (KETEN)PARTNERS Het kernteam en de deelnemers aan de Tafels zien het liefst meerdere partijen aanhaken en meewerken in de agenda.   Dat vraagt om het succesvol 'planten en samen organiseren'.

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by CIFOR page 10 of 19

Samen op weg

4.1 EERSTE BASISRESULTATEN  VERBINDING EN VERTROUWEN Waar draagvlak het belangrijkste overkoepelende resultaat is, zijn vertrouwen en verbinding belangrijke voorwaarden. Daarin is gewerkt binnen het kernteam en door de aanpak in de Thema Tafels. Dat is gelukt, naast een aantal andere 'kiemen voor vervolgsucces'.   NIEUWE WERELD  Netwerken, online delen van kennis, nieuwe vormen van samenwerken en co-creatie. Het zijn voorbeelden van nieuw organiseren. Het vereist loslaten en durven te experimenteren. Met in achtneming van de belangen van de mens, (in)formele regels, commerciële belangen, privacy en geheimhouding. Het betekende de keuze voor voortschrijdend inzicht, veranderen van culturen en beelden van elkaar.  'Kiemen' voor andere vormen van samenwerking, buiten de organisatiegrenzen en in tijdelijke krachtige werkvormen.

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by desertdutchman page 11 of 19

Samen op weg

4.2 RESULTATEN VOOR VERVOLGACTIES  KERNTEAM In de loop van de maanden is veel input gekomen over wat gemeenten, zorgaanbieders en verzekeraars regionaal willen oppakken en wat zij zelf binnen de organisatie/gebiedsgrenzen willen uitwerken.   UITGANGSPUNTEN  Daaruit voort vloeien ook basiscriteria die we meenemen in de volgende fase: * Ruimte voor lokale invulling * Inrichten van kleine pilots die regionaal opschaalbaar zijn * Een meer centrale rol voor de client/mantelzorger in te richten bij de uitvoering van de werkagenda * Meer te redeneren vanuit Gedrag en Gezondheid en Eigen Kracht. * Alleen acties uit te voeren die aanvullend zijn aan bestaande initiatieven en samenwerkingsverbanden.  * De ingerichte informatiestructuur te optimaliseren. 

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by jenny downing page 12 of 19

Samen op weg

5. UITGANGSPUNT VOOR HET VERVOLG  VERANDERING NOODZAKELIJK De hervorming van de langdurige zorg verbindt de diverse domeinen met elkaar. Samenwerking is noodzakelijk voor het welslagen. Om te voorkomen dat in oude valkuilen wordt gestapt, oude inefficiënte processen opnieuw worden ingeregend. Een transformatie ook echt kans krijgt.   VAN DENKEN NAAR DOEN De tijd was feitelijk te kort en te hectisch voor een grondig verandertraject. Dat is een gegeven. Voor zover mogelijk is uitgebreid stil gestaan. Alle partners spreken uit dat ze nu vooral willen dóen. Kleine korte pilots om snel inzicht te hebben in de waarde voor de regio. Niet (alleen) de neuzen in dezelfde richting maar juist de handen.   LERENDE OMGEVING Dan wel in een lerende omgeving. Waarin experimenteren en leren centraal staat. Niet te veel, niet te lang en door tijdelijk werkbare overeenkomsten.

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by gagstreet page 13 of 19

Samen op weg

5.1 UITGANGSPUNTEN VOOR VERVOLG  WERKAGENDA De werkagenda loopt van 1 mei 2015 tot 1 januari 2017. Activiteiten zijn in te delen in drie categorieën:   INREGELEN Implementatieactiviteiten die bedoeld zijn om (nieuwe) aandachtspunten binnen de hlz in de bestaande processen op te nemen.   VERKENNEN Onderzoeksactiviteiten die gericht zijn op het verkrijgen van (meer) inzicht in de regio en leiden tot advies.   ONTWIKKELEN Innovatieve activiteiten die leiden tot transformatie van processen, diensten of organisatievormen.   TIJDPLAN De activiteiten starten in een kwartaal of half jaarlijks. Afhankelijk van de benodigde tijd en prioriteit.   

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

page 14 of 19

Samen op weg

6. SUCCESFACTOREN NU EN IN DE TOEKOMST  BLIJVEN OOGSTEN Deze maanden ervaarde het kernteam en de deelnemers wat belangrijk is tijdens de bijeenkomsten, voor de onderlinge communicatie, het creëren van draagvlak en het succes in de toekomst.   We zien zowel knelpunten als successen liever als leerervaringen. 'Oogsten' van ervaringen die laten zien wat niet werkt en wat wél kan werken.   Deze andere zienswijze helpt ons sneller te kunnen kijken naar wat nodig is om te veranderen, in plaats van te blijven hangen in wat niet werkt(e). Dat is mede van invloed op de onderlinge communicatie en de totale energie in het proces.   TIJDELIJKE DOMEIN OVERSTIJGENDE WERKGROEPEN Ook na 1 april 2015 wil de regio werken in tijdelijke groepen met deelnemers vanuit verschillende organisaties: Garantie voor een concreter en gedragen resultaat in een korte tijd. Zelfsturende groepen die werken naar eigen inzicht. Ondersteund door een uitgangsdocument vanuit het kernteam met een resultaatgerichte opdracht. Vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst.  

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by GALERIEopWEG page 15 of 19

Samen op weg

6.1 MEER SUCCESFACTOREN  WAT WERKT WEL Tijd en aandacht? Ja, het bewust tijd vrijmaken voor regionale samenwerking is een investering. Deelnemers dienen zich te realiseren dat samenwerking meer is dan het bijwonen van een overleg.   ANDERE GEZICHTSVELD Samenwerken over de grenzen heen is nieuw. Het verlangt een helicopterview. Het vermogen om je te kunnen verplaatsen in de ander.   HET 'POKON' EFFECT Ambassadeurs geven niet alleen de informatie door. Zij werken aanstekelijk voor collega's door hun enthousiasme. Verzorgen een sneeuwbal effect en zijn de 'pokon' in de groei. We zien de leden van het kernteam en deelnemers aan de werkgroep als de ambassadeurs voor de samenwerking in de regio.   PLAN DE CAMPAGNE? Geen projectmatige aanpak voor zaken die om transformatie vragen. Focus op de stip op de horizon, met de mijlpalen als leidraad. Ontwikkelen door voortschrijdend inzicht.

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by angela n. page 16 of 19

Samen op weg

6.2 SUCCES DOOR VERBONDENHEID  RELATIE WEZENLIJK Onderlinge goede persoonlijke relaties opent deuren waar ze anders gesloten blijven. Investeer in elkaar. Bespreek met elkaar knelpunten en praat niet over elkaar. Maak historische beelden transparant. Dat wil de regio vasthouden.  Keer bij miscommunicatie terug naar het gezamenlijke draagvlak, de 'waarom'. Naar de stippen op de horizon, de basiscriteria en de mijlpalen. Dat geeft rust. Wees je bewust in het verschil in taal/jargon. Zoek naar nieuwe taal.  ANDERS OVERLEGGEN Rouleer met overleg. Kijk bij elkaar in huis, kies een andere plaats, start met inspiratie. Eenvoudige hulpmiddelen die de deelnemers scherper maakten, nieuwsgierig naar de ander en de gelegenheid gaf om allemaal aan het woord te komen.

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by thetaxhaven page 17 of 19

Samen op weg

CLIENT CENTRAAL  KORT EN KRACHTIG Eigenlijk hoort deze plaat aan het begin van de reflectie én bovenaan iedere foto en tekst.   Zo gemakkelijk om te bedenken, te beschrijven en over te praten. Toch wordt dit bij de uitvoering (te) vaak nog vergeten. We merkten het in diverse discussie. We zijn eerder geneigd te denken in kosten, vanuit de eigen organisatie, opleiding of overtuiging.   DE LEIDENDE VRAAG Hoe zetten we de cliënt en de mantelzorger meer in een centralere rol? In de wetenschap dat de klant koning is maar geen dictator. Vanuit de wetenschap dat we zelf client of mantelzorger (ooit zullen) zijn.   In regionale vervolgactiviteiten willen we dit nog meer als basis uitgangspunt zien.  

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

Photo by FABIOLA MEDEIROS page 18 of 19

Samen op weg

MET DANK aan medewerkers van:   Robuust, Actiz, Werkplaats Vitale Samenleving, Werkplaats Vastgoed Metropool Regio Eindhoven, Bizob, Zuidzorg, RSZK, Joriszorg, GGZe, Shakingtree (Niels Schuddeboom), Jeanne Dekkers Architecten, Gemeente Eindhoven, Gemeenten Best, Oirschot, Veldhoven, Gemeenten Reusel-De Mierden, Bladel, Eersel, Bergeijk, Gemeenten Cranendonck, Heeze Leende en Valkenswaard, Gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen, Son en Breugel, Waalre, CZ Zorgverzekeraar en zorgkantoor, VGZ Zorgverzekeraar.  Ministerie VWS en BZK, Mede regiosecretarissen, Ondersteuningsteam Hlz en Anne Poppema.  Hartelijk groet,  Ellen van Bodegom  regio secretaris Zuidoost-brabant Maart 2015

Created with Haiku Deck, presentation software that's simple, beautiful and fun. By Ellen Van Bodegom

page 19 of 19