De weg naar een FMIS bewandel je samen

8/10/2019 De weg naar een FMIS bewandel je samen

http://slidepdf.com/reader/full/de-weg-naar-een-fmis-bewandel-je-samen 1/38

Als een goed ingericht FMIS niet

wordt gebruikt, is het weggegooid

geld. Om van de implementatie

van een FMIS een succes te

maken, is het belangrijk aandacht

te schenken aan de tool, de

processen én aan de acceptatie

op de afdeling. In dit artikel leest

u hoe u dit laatste op een

praktische manier aanpakt.

DOOR IRENE KRUIJFF

DE WEG NAAR EEN

FMIS BEWANDEL

JE SAMEN

THEMA: FMIS

Acceptatie als

belangrijke

succesfactor



>>

Het succes van een FMIS-implementatie

hangt af van twee factoren: de kwaliteit

van het product en de acceptatie hiervan.

Het product bestaat hierbij niet alleen

uit de software, maar ook uit de proces-

sen daaromheen. Acceptatie is in dit ge-

val de bereidheid van de medewerkers

van de facilitaire afdeling om hun mede-

werking te verlenen aan het inrichten en

in gebruik nemen van het FMIS.

Een goed ingericht FMIS levert geen

kwaliteitswinst op voor de afdeling als

niemand er (op de juiste manier) ge-

bruik van maakt. Net zo goed als een

slecht uitgedacht FMIS – dat door de

medewerkers wordt omarmd – dit niet

doet. Het management focust bij projec-

ten in de regel vooral op de kwaliteit van

het product; de menselijke kant van het

verhaal (acceptatie) wordt vaak naar de

achtergrond gedrukt. Aan het opleveren

van een product zijn namelijk makkelij-

ker concrete eisen te stellen dan aan de

acceptatie ervan.

AANDACHT VOOR DE

MENSELIJKE KANT

Er zijn verschillende theorieën die rich-

ting kunnen geven aan de menselijke

kant van een FMIS-implementatie. Ver-

andermanagement is een van de discipli-

nes die zich hiermee bezighoudt en biedthandvatten voor de acceptatie die nodig

zijn voor een succesvolle FMIS-imple-

mentatie. Volgens een belangrijke veran-

dermanagementtheorie 1 zijn er drie za-

ken van belang bij het realiseren van

gedragsverandering, namelijk:

1‘Van weerstand naar veranderbereidbeid’ vanErwin

Metselaar, Anton Cozijnsen, Peter van Delft, 2011.

1. MOETEN: de houding van de omge-

ving ten opzichte van het gedrag.

2. WILLEN: de eigen houding ten op-

zichte van het gedrag.

3. KUNNEN: het gevoel van controle.

Op basis van deze theorie zijn er in elke

fase van een FMIS-implementatie acties

die u kunt ondernemen om de acceptatie

van de medewerkers positie f te beïnvloe-

den.

FASE 1. START VAN DE

IMPLEMENTATIE

In de eerste fase van de implementatie,

de initiatiefase, is het van belang dat de

afdeling gaat ‘ontdooien’. Medewerkers

moeten weten dat er een verandering

aan zit te komen en dat hierdoor ook de

huidige werkwijze zal veranderen. Het

moet helder zijn dat een FMIS geïmple-

menteerd gaat worden binnen de afde-

ling. Communicatie speelt in deze fase

een essentiële rol.

Enkele praktische tips:

> Moeten: organiseer een kick-off om het

project van start te laten gaan. Dit kan

bijvoorbeeld door een presentatie, ge-

volgd door een brainstormsessie. Zorg

dat de presentatie wordt bekrachtigd

door het management. Hiermee wordt

duidelijk dat het management achterde implementatie staat en dat er zon-

der twijfel een FMIS wordt geïmple-

menteerd. Maak zo goed mogelijk dui-

delijk wat de beoogde voordelen van

de implementatie zijn.

> Willen: voer oriënterende gesprekken

op de afdeling, of maak een ideeën-

bus. Door medewerkers te betrekken

stimuleert u een positieve houding

ten opzichte van het FMIS. Tegelij-

kertijd kunt u hier ook alvast input verzamelen voor de inrichting van

proces en tool en inventariseren wie

er verder bij het project betrokken

willen worden.

FASE 2. UITVOERINGSFASE

Na de start volgt de uitvoeringsfase. Een

antwoord op de vraag ‘Hoe gaat de nieu-

we situatie eruitzien?’ wordt hier gefor-

muleerd. Zorg dat de afdeling hierbij

voldoende wordt betrokken. Enkele aan-

dachtspunten en tips:

> Moeten: blijf communiceren naar de

afdeling over de noodzaak van de im-

plementatie. Benadruk tijdens werk-

overleggen of in individuele gesprek-

ken dat deze verandering nodig is

voor het vergroten van de klantvrien-

delijkheid en een verlaging van de

werkdruk op de afdeling.

> Willen/Kunnen: stel een werkgroep

samen met vertegenwoordigers uit

verschill ende teams. Bij de werk-

groepleden zal de intensieve betrok-

kenheid tot enthousiasme en kennis

leiden. Dit zullen ze zeker ook uitstra-

len naar de rest van de afdeling aan

de koffietafel, wat positief bijdraagt

aan het imago van het FMIS.

> Willen: organiseer een testperiode

voor gebruikers, waar alle geïnteres-seerde medewerkers zich voor kunnen

inschrijven. Deze medewerkers krij-

gen alvast een kijkje in de keuken,

waardoor ze zich meer betrokken voe-

len bij het project.

> Kunnen: zorg voor de benodigde

gebruikerstrainingen, handleidingen

en procesbeschrijvingen om de

medewerkers de kennis en vaardig-

SUCCES = KWALITEIT X ACCEPTATIE



THEMA: FMIS

heden te bieden die zij nodig

hebben om de nieuwe werkwijze te

accepteren.

FASE 3. LIVEGANG, EN

DAARNA

Tijdens de implementatie wordt erg uit-

gekeken naar de livegang. Vaak is dit het

einde van het project, maar na de live-

gang moet juist nog veel aandacht wor-

den besteed aan de acceptatie.

Het product moet door de projectorgani-

satie worden teruggegeven aan de lijn-

organisatie en worden geïntegreerd in de

normale gang van zaken. Het is de be-

doeling dat de nieuwe situatie opnieuw

‘bevriest’. Dit wil zeggen dat het gebruik van het FMIS steeds minder energie en

aandacht kost en weer wordt gezien als

onderdeel van de normale gang van za-

ken. Een aantal praktische tips:

> Moeten: maak de positieve gevolgen

van de implementatie zichtbaar voor

alle medewerkers. Deel reacties van

gebruikers, of nieuw verworven in-

zichten vanuit rapportages.

> Willen: zorg zeker tijdens de eerste

dagen na de livegang voor voldoende

begeleiding op de werkvloer, zodat

medewerkers bij vragen direct een

aanspreekpunt hebben. Dit zorgt er-

voor dat ze hun werk kunnen blijven

doen en dat ze de moed niet verliezen

als het even lastig is.

> Kunnen: wijs één of meer key users

aan. Dit zijn medewerkers van de af-

deling die over meer kennis van het

FMIS beschikken dan gemiddeld.

Vaak zijn de werkgroepleden van het

project geschikte key users, omdat zij

bij de implementatie betrokken zijn.

Voor medewerkers is het prettig omeen expert op hun eigen afdeling te

hebben. Als ze niet weten hoe iets

moet, kunnen ze het direct vragen.

KORTOM

De weg naar werken met een FMIS is er

een die je samen moet bewandelen. Bij

een succesvolle implementatie wordt re-

kening gehouden met tools, processen en

acceptatie. Theorieën van veranderma-

nagement kunnen helpen bij het beden-

ken van praktische acties om de accepta-

tie te verhogen. Houd in alle fasen van

het project rekening met het moeten,

willen en kunnen van medewerkers. Zo

komt u tot een passend eindproduct wat

door de afdeling gedragen wordt: een

succesvolle implementatie! <<

Irene Kruijff is consultant bij TOPdesk. Ze

begeleidt FMIS-implementatietrajecten.

11

De weg naar een FMIS bewandel je samen

Documents

Transcript of De weg naar een FMIS bewandel je samen