Ricoh

Healthcare 2013

Ricoh is marktleider op het gebied van multifunctionele

printers (MFP’s) en een onderscheidende leverancier van

document management en informatielogistiek; Ricoh

Nederland realiseert een jaarlijkse omzet van € 300

miljoen, hoofdkantoor in Den Bosch (1.300 werknemers).

Ricoh benadert de Nederlandse markt via specifi eke

sectoren; Ricoh Healthcare heeft ruim 1.200 klanten

binnen Cure (ziekenhuizen) & Care ( GGZ en V&V).

Ricoh Healthcare bestaat uit een enthousiast team van

accountmanagers en consultants met veel ervaring

binnen de zorg. Ricoh Healthcare is zeer ambitieus; door

het verder ontwikkelen van specifi eke zorg oplossingen en

het vormen van strategische partnerships bouwt het haar

marktpositie gestaag uit. Ricoh biedt een breed portfolio aan

informatie logistieke oplossingen die naadloos aansluiten op

de specifi eke zorgprocessen in de Healthcare. In hoofdlijnen:

1. MFP Decentraal; Printen, scannen en kopiëren

“op de gang”

2. MFP Centraal; Reprografi sch drukwerk in-huis

of ge-outsourced

3. Digitaliseren van werkprocessen

(EPD / ECD, ERP, administratie, HR, inkoop)

4. Patiëntenregistratie en -logistiek; “de juiste patiënt,

op het juiste moment op de juiste plek”

5. IT Services; werkplek beheer en de inzet van tablets

1. MFP Decentraal; Printen, scannen en kopiëren

“op de gang”

Ricoh is wereldwijd - en ook in Nederland - marktleider op het

gebied van MFP’s (Multi Functionele Printers). Met een fl exibele

serviceorganisatie kunnen wij aan veel dienstverleningswensen

voldoen. Een trend is dat zorginstellingen ervoor kiezen om

steeds meer dienstverlening uit te besteden aan Ricoh. Ricoh

spreekt hierbij over Managed Document Services (MDS) of

Managed Print Services (MPS). MPS/MDS heeft als primaire

doelstelling, het verlagen van de Total Cost of Ownership

waarbij reducties tot 30 - 40 % zijn haalbaar zijn.

Dit voorzien we door:

• Inventarisatie van bestaande machinepark en het opstellen

van een afdrukbeleidsplan samen met de klant, gebaseerd

op de gewenste situatie/omgeving en doelstellingen van

de organisatie.

• Het toetsen van het afdrukbeleidsplan aan de

veiligheid van zorginformatie (NEN 7510)

• In samenwerking met de klant zorgen voor het gewenste

acceptatie niveau binnen de organisatie zodat doelstellingen

op een doeltreffende snelle manier worden behaald.

• Het inrichten van slimme scanoplossingen om processen

te versnellen (digitaliseren van werkprocessen (EPD / ECD,

ERP, administratie, HR, inkoop - zie 3)

• Het overnemen van print gerelateerde dienstverlening;

vervangen toners, papier, maar ook het beheer van de

printserver of printqueues (in-huis of ge-outsourced in 24/7)

• Het afsluiten van fl exibele prestatiecontracten (bonus / malus

of kick back fee’s) en SLA’s om continue besparingen te

kunnen realiseren gedurende de looptijd van een contract

CLAIM; bij vervanging of het openbreken van bestaande

printcontracten garandeert Ricoh een besparing van 30%

op het nieuwe contract, op voorwaarde dat de klant

volledig meewerkt aan de optimalisatie van processen

rondom informatie logistiek. Dit levert een middelgrote

zorginstelling (budget €150 miljoen) een besparing op

van €200k - €400k op jaarbasis.

2. MFP Centraal; Reprografi sch drukwerk in-huis

of ge-outsourced

Ricoh beschouwt 2 “print” smaken: decentraal (“op de

gang” - zie 1) en centraal (“repro” - zie 2). Bijna alle grotere

zorginstellingen hebben een eigen repro dienst waar druk-

werk wordt geleverd (folders, vergadernotulen, syllabi, posters

etc.) Ricoh is in staat om deze dienstverlening op 2 manieren

in te richten; in-huis of via outsourcing naar een shared

service center.

In-huis betekent op de eigen locatie met geschikte repro

machines. Dit zijn veelal wat grotere types dan de “gang”

machines. De zorginstelling beheert deze machines zelf met

eigen personeel. Een alternatief is om de repro werkzaamheden

te outsourcen; Ricoh neemt de repro afdeling in eigen beheer

en de zorg-instelling stuurt zijn opdrachten naar Ricoh. Ricoh

heeft een aantal eigen zogenaamde “shared service centers”

waar dit soort activiteiten worden uitgevoerd. Daarnaast

heeft Ricoh een aantal partners waar ook (reprografi sch)

drukwerk aan kan worden uitbesteed. Voordeel voor de

zorginstelling; variabele kosten en een gegarandeerde kwaliteit.

Buiten het print volume “op de gang” en op de repro worden

er vaak ook nog veel (reprografi sche) drukwerk opdrachten

gegeven aan lokale drukkerijen met een variatie in prijs en

kwaliteit (verschillende afdelingen als opdrachtgever, ad-hoc

besluitvorming). Dit is vooral bij grote zorginstellingen een

enorme verdekte kostenpost. Ricoh kan deze drukwerkstromen

inventariseren en doorsturen naar onze shared service centers.

CLAIM; door het centraliseren van (reprografi sch) drukwerk

garandeert Ricoh een besparing van 30% op het nieuwe

contract, op voorwaarde dat de klant volledig meewerkt aan

de inventarisatie van alle (reprografi sche) drukwerk opdrachten.

Dit levert een middelgrote zorginstelling (budget €150

miljoen) een besparing op van €200k – €400k op jaarbasis.

3. Digitaliseren van werkprocessen

(EPD / ECD, ERP, administratie, HR, inkoop)

Uit onderzoek van Gartner blijkt dat slechts 25% van de

besparingspotentie betreffende printen en kopiëren is

gelieerd aan de afdrukomgeving en het beheer daarvan.

De grootste besparingen - 75% - zijn te realiseren in het

digitaliseren van document intensieve werkprocessen binnen

zorginstellingen; Papieren patiënten- en cliëntendossiers

kunnen maar op één plaats tegelijk aanwezig zijn. Digitale

patiënten- en cliëntendossiers kunnen overal en altijd worden

ingezien met variabele beveiligingen en autorisaties. Dat

betekent dat digitale dossiers met persoon specifi eke

toegangsrechten kunnen worden ingezien en bewerkt,

niet alleen op een PC maar bijvoorbeeld ook op tablets. Dit

bespaart enorm op printkosten (duurzaamheid), voorkomt

batchverwerking en bevordert “het nieuwe werken”.

Dossiers kunnen op 2 manieren worden gedigitaliseerd; via

bulkscanning “on demand”, bijvoorbeeld aan de hand van

poli afspraken of via “backlog” scanning om bijvoorbeeld

in 1 keer een compleet archief vanaf een bepaalde periode

digitaal beschikbaar te hebben. Vervolgens kunnen nieuwe

documenten (door patiënt of cliënt meegebracht) decentraal

worden gedigitaliseerd op MFP’s of bureau scanners met

slimme verrijkingssoftware.

Een zelfde verbetering kan uiteraard ook plaatsvinden bij

secundaire processen binnen administratie, HR of inkoop.

Ricoh levert software oplossingen voor het end-to-end

digitaliseren van deze processen. Bijvoorbeeld voor het

verwerken van facturen, die meestal wel digitaal worden

aangemaakt en beschikbaar gesteld maar waar vaak nog veel

tijd besteed wordt aan het verwerken ervan. Deze processen

zijn vaak foutgevoelig en arbeidsintensief. Ricoh automatiseert

het proces van binnenkomende facturen tot het autoriseren

van betalingen maar kan ook uitgaande factuurstromen

automatiseren. Dit kan wederom op eigen locatie, op eigen

platformen of in een outsourcingsvariant bijvoorbeeld met

behulp van het Ricoh i-Invoicing platform.

CLAIM; door het digitaliseren van werkprocessen kan een

middelgrote zorginstelling (budget €150 miljoen) grote

besparingen realiseren, vaak met een ROI van 1 jaar of

minder.

4. Patiëntregistratie en –logistiek; “de juiste

patiënt, op het juiste moment op de juiste plek”

In een ziekenhuis is het belangrijk dat patiëntinformatie

snel wordt uitgewisseld en steeds direct beschikbaar is.

Het beheren van alle patiëntinformatie begint met slimme

patiëntregistratie. Ricoh is al jaren marktleider

op het gebied van patiëntregistratie en -logistiek. Ricoh

ontwikkelde samen met LogisP het zogenaamde “Schiphol

concept” voor ziekenhuizen; het interactief aanmelden,

registreren, informeren en oproepen van patiënten met een

aantal grote voordelen;

• Verbetering patiëntveiligheid door het automatisch

uitlezen van patiëntgegevens en vastlegging foto

• Vermindering fraude door gepersonaliseerde patiënten pas

met foto en automatische controles (BSN, COV en WID)

• Effi ciency verbetering in het registratieproces leidt tot

besparing in fte (balie), vermindering van wachtrijen;

vermindering no-shows bij consults en afspraken

• introductie van selfservice concept; patiënt registreert

zichzelf, en kan eventueel bepaalde gegevens zelf invullen

en of wijzigen (anamnese)

• extra informatie over bijvoorbeeld spreekuurverloop of

het verwijzen naar een andere poli creëert rust op de

polikliniek

• Het concept biedt bij nieuwbouw mogelijkheden om een

centrale verblijfruimte te realiseren, zodat er minder m2

gereserveerd hoeven te worden voor wachtkamers

• Patiëntinformatie via informatieschermen (narrowcasting)

betreffende wachttijden en eventuele informatieve en/of

commerciële boodschappen; patiënt is geïnformeerd over

wachttijden

• In lijn met informatie beveiliging richtlijnen conform NEN

7510 (WBP, informatiebeveiliging en privacy)

Vanuit het verleden maken meer dan 50 ziekenhuizen gebruik

van onze pons apparatuur. Inmiddels bedienen wij daarvan

meer dan 15 ziekenhuizen met onze patiënt logistieke

oplossingen, waaronder AMC, Gelre ziekenhuizen, Jeroen

Bosch ziekenhuis, Martini ziekenhuis en (binnenkort) het

nieuwe Isala in Zwolle (end-to-end).

CLAIM; door het automatiseren van patiëntregistratie

besparen ziekenhuizen gemiddeld meer dan €250k op

jaarbasis. De besparingen bij nieuwbouw door de inzet van

end-to-end patiënt logistiek zijn meer dan €500k per jaar.

5. IT Services; werkplek beheer en de inzet van tablets

Als marktleider in kantoortechnologie kunnen we

zorginstellingen voorzien van alle vormen van support

voor eindgebruikers, servers en netwerken met onze eigen

IT-servicepakketten. Ricoh biedt de beste technologische

oplossingen en een vast, vertrouwd contact-punt voor al

uw IT-support - voor een vaste bedrag per maand en maken

daarmee de optimalisatie van uw IT-infrastructuur simpel

en betaalbaar.

Onze pakketten omvatten helpdeskdiensten, een gedetail-

leerde audit van pc’s en randapparatuur en professionele

apparaat controle en -beheer. Deze allesomvattende IT-oplossing

geeft u volledige fl exibiliteit, met beschikbare opties als hard-

ware onderhoud en IT-lifecycle management.

Ricoh IT Services ondersteunt ook het beheer van tablets. Dit is

een belangrijke trend binnen de zorgsector, zeker bij thuiszorg

organisaties maar ook bij medisch specialisten. Ricoh combineert

het digitaliseren van werkprocessen met het IT Services beheer

van tablets en biedt zorginstellingen daarmee een uitstekend

platform om effi ciënter en voordeliger te werken. Voor een

aantal zorginstellingen hebben we al een volledig gedigitali-

seerd patiënten dossier geleverd dat op een tablet kan worden

gelezen en bewerkt.

Samenvattend

Ricoh Healthcare biedt een breed portfolio met informatie

logistieke producten en - diensten voor zorginstellingen.

Door onze expertise in de Cure en Care en strategische

partnerships zijn wij de toonaangevende partner in het

ontzorgen en optimaliseren van documentstromen in de

zorgmarkt.

Wij denken graag actief mee om de beste oplossingen

te ontwikkelen voor onze klanten. Duurzaamheid, effi ciency

en kostenbesparingen zijn daarbij onze drijfveren. Wij

komen graag met u in gesprek. U kunt ons bereiken via

073-6451111 of stuur een mailtje naar healthcare@ricoh.nl.

linkedin.com/in/ricohnederland Ricoh Healthcare facebook.com/RicohHealthcare

RICOH NEDERLAND B.V.Magistratenlaan 2, Postbus 931505203 DN ‘s-HertogenboschGSM: +31 (0)6 48877670pieter.rahusen@ricoh.nlwww.ricoh.nl

Pieter RahusenMarket Development Manager Healthcare

Corporate Marketing