ISO9001: 2008, ISO14001: 2004, ISO27001: 2005 gecertificeerd

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

www.ricoh-europe.com

werkbox

Ricoh WerkBox

Maak de hele zaak mobiel met Ricoh WerkBox

werkbox

ricoh Nederland b.V.Postbus 931505203 MB ’s-HertogenboschTel.: +31 (0)73 645 26 00Fax: +31 (0)73 645 18 44

www.ricoh.nl

RIW

ERK

BO

X4

NLN

0

Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900.

waarom ricoh?

Ricoh is de aangewezen partner in informa-tievraagstukken. Informatielogistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. Voor het optimali-seren van informatiestromen binnen en tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing die consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat.Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde - van analyseren, adviseren, implementeren en continueren.

WerkBox

Met de module Personeelsdossier is het mogelijk om documenten met een gemeen-schappelijk onderwerp te bundelen en beschikbaar te stellen aan de juiste personen. De module Personeelsdossier bevat de volgende functionaliteiten:• Document gegroepeerd opslaan• Eigenschappen toekennen aan groepen

documenten• Zoeken naar dossiers en documenten• Beveiliging van dossiers en documenten

De modules Projectdossier en Klantdossier werken op dezelfde wijze als de module Personeelsdossier. Deze modules bieden de mogelijkheid om documenten toe te voegen en te delen als dat wenselijk is.

wat moet u doen voor werkbox?

De basis van WerkBox is een MFP, een Multi Functional Printer waarmee u print, scant en kopieert. Wij passen de MFP aan, zodat alles wat u scant, kopieert en print ook kan worden opgeslagen op de server. Het enige dat u en uw medewerkers moeten doen, is alles wat van belang is, ook daadwerkelijk digitaliseren en in de juiste mappen opslaan op de server. Vervolgens kan iedereen die mobiel werkt aan de slag met actuele informatie en gegevens. Zonder dat u hoeft te investeren, want dat doen wij. U betaalt slechts een maandelijkse fee op basis van uw gebruik.

wat levert werkbox u op?

Nu iedereen zo langzamerhand is uitgerust met een smartphone, laptop of PDA, is het tijd voor de volgende stap: kennis toeganke-lijk maken, zodat iedereen waar en wanneer hij maar wil, er bij kan. Het levert u productievere medewerkers op, want ze kunnen op ieder moment van de dag - in de file, tijdens de lunch of op weg naar huis - zinvol werken. Uw klanten krijgen sneller antwoord op vragen en hebben het gevoel dat er aan u kant veel kennis en efficiency zit. Bovendien maakt u werken nu écht flexibel, wat medewerkers meer vrijheid geeft, waardoor u een moderne werkgever wordt. En dat maakt het voor u weer eenvoudiger om toptalent aan te trekken!

De voordelen die de werkbox u biedt• Gemakkelijk terugvinden van documenten

• Betaalbare oplossing in de cloud• Gedigitaliseerde en geoptimaliseer-de postverwerking

• Versnelling van andere werkpro-cessen door de digitalisering van poststukken en facturen.

• Kostenbesparing en volledige compliancy door optimale digitale doorstroming van facturen

• Geen ‘vergeten’ facturen meer door automatische escalatiemoge-lijkheden

• Plaats- en tijdonafhankelijk delen van kennis en informatie door de dossiermodules.

• Optimaal overzicht en efficiënter werken met direct toegankelijke en uitwisselbare informatie uit perso-neelsdossiers

• Administratieve lastenverlichting• Alles met een aanpak en oplossin-gen waarin duurzaamheid het uitgangspunt is

• Papierreductie• Contextgevoelige help

Is werken een werkdag? Is werken een dag waar iedereen uren heen en weer rijdt om die ene presentatie te houden of deal te sluiten? Wat is werken voor de voor-de-file-uit-werker, die werkt van 8 tot 4 en vaak net weg is op het moment dat de klant hem nodig heeft? Is werken nee verkopen als een klant ineens iets vraagt waar je van te voren niet aan hebt gedacht? Of is werk altijd direct kunnen reageren op vragen van de klant? Waar je ook bent?

Van mobiel zijn naar mobiel werken

De techniek is er. De smartphones, de laptops en de PDA’s. Daarmee is iedereen mobiel bereikbaar en kan iedereen mobiel werken. Maar Het Nieuwe Werken verlangt meer dan bereikbaarheid. Kennis van de klant, gemaakte afspraken nakomen en snel reageren. Dat maakt het verschil en dat kan alleen als iedereen overal en wanneer hij maar wil, de beschikking heeft over de meest actuele gegevens.

wat is de werkbox?

Met Werk Box zorgt Ricoh ervoor dat u alle informatie digitaliseert. Via een server kan vervolgens iedereen die daartoe bevoegd is, bij de informatie. Altijd, dag en nacht. Het voordeel? We geven een voorbeeld.

Onderweg wordt een accountmanager gebeld door een klant. Of er al antwoorden zijn op zijn vragen en of zijn reactie op de offerte is aangekomen. Daar had de accountmanager niet aan gedacht toen hij vertrok. Wat doet hij nu met zijn bereikbaarheid? Hij kan naar kantoor bellen en proberen collega’s aan de lijn te krijgen, in de hoop dat zij helemaal bij zijn.Met WerkBox legt hij meteen verbinding met het bedrijfsnetwerk en ziet in één oogopslag wat de laatste stand van zaken is, of de vragen van de klant zijn beantwoord en of de reactie al is verwerkt. De klant krijgt meteen antwoord, zoals hij dat verwacht in 2010.

De WerkBox bestaat op dit moment uit een vijftal modules, namelijk Postverwerking, Factuurverwerking Personeeldossier, Projectdossier en Klantdossier. Deze vijftal modules moeten het u makkelijker maken om uw documenten eenvoudig te digitalise-ren en te delen.

De module Factuurverwerking distribueert facturen binnen uw organisatie. Het is mogelijk op één centrale of meerdere locaties binnenkomende facturen in te scannen en naar de betrokken personen te distribueren voor accordering. Tevens is automatische escalatie, vragen van informa-tie aan betrokkenen en uitgebreide logging van factuurbehandeling mogelijk.

De module Postverwerking distribueert poststukken binnen uw organisatie. Middels deze module kan door een enkele druk op de knop een papieren document in een digitale postkamer worden geplaatst. Hierna is het een kwestie van ontvangers selecteren en op OK klikken om de documenten bij de juiste personen af te leveren.

Postverwerking:

behandel en vind terug