WERKBOX WERKT MET JE MEE

Altijd je kAntoor bij de HAndHet Nieuwe Werken. We horen er veel over. Het staat voor

slim en effectief werken. Voor het werken van nu dus.

Wat betekent het in de praktijk? Flexibiliteit. Want het

maakt niet uit waar uw medewerkers werken of

wanneer ze werken áls ze maar kunnen werken.

Ricoh maakt dit nu eenvoudig mogelijk met WerkBox.

Want met WerkBox heeft u altijd uw kantoor bij u.

Meer efficiency. betere resultAten.Het Nieuwe Werken maakt werken efficiënter. Dit leidt direct tot betere

resultaten. Zo simpel is het. Met de beschikbare laptops, smart phones

en PDA’s zijn uw medewerkers mobiel en altijd bereikbaar. Maar mobiel

samenwerken is wat anders. Daarvoor moeten uw medewerkers altijd

en overal kunnen beschikken over de meest actuele gegevens. Pas dan

kunnen uw medewerkers op elk tijdstip en op iedere locatie, adequaat

en goed ge�nformeerd reageren op urgente vragen van klanten. Of bij-

dragen aan de laatste status van een project.

En u? Heeft u altijd inzicht in alle lopende zaken? Controle over uw

bedrijf en uw business? Dit kan nu heel eenvoudig en al vanaf 35 euro

per maand met WerkBox. Want WerkBox werkt met u mee.

WAAroM Werkbox WerktWerkBox werkt alleen al omdat het u werk uit handen neemt. U kunt

werken waar en wanneer u wilt, en ook al processen in gang zetten die

anders op zich laten wachten. Denk bijvoorbeeld aan het doorsturen van

digitale facturen naar de juiste afdelingen, of deze alvast laten accor-

deren door de tekenbevoegden. WerkBox laat u en uw collega’s slimmer

samenwerken en dat is toch een van de belangrijkste onderdelen van het

nieuwe werken.

de voordelen op een rijtje • U kunt vanaf nu alles altijd eenvoudig terugvinden en u raakt

geen documenten meer kwijt.

• Efficiënter en flexibeler samenwerken.

• Digitale post- en factuurverwerking. Kosten- en tijdbesparend.

Minder administratieve rompslomp.

• Géén investeringskosten maar een vast bedrag vanaf 35 euro

per maand op basis van gebruik.

• Tevreden en optimaal flexibele medewerkers!

• Het is duurzaam: u verbruikt minder papier.

• Eenvoudig te realiseren en te implementeren!

• Veilig: uw bestanden staan op een beveiligde plek met backup.

“ Gewoon de post inscannen.Simpeler kunnen we het niet maken!”

ricoH Werkbox Werkt Met je MeeMet WerkBox digitaliseert u alle informatie binnen uw bedrijf. U zorgt

ervoor dat alle belangrijke informatie gescand wordt en vervolgens

opgeslagen wordt in de juiste mappen. Op een externe server. Via deze

server kunnen uw (bevoegde) medewerkers deze informatie raadplegen.

Dag en nacht. Vanuit elke plek.

Het grote voordeel? Iedereen heeft alle actuele gegevens altijd en overal

beschikbaar. Zodat bijvoorbeeld uw accountmanager een klant die een

probleem heeft het ook direct kan oplossen. Ook ’s avonds. Waar hij ook

is. En hoe laat het ook is.

Hoe Het Werkt in de prAktijkHeel eenvoudig. Wij passen uw multifunctionele printer (MFP) aan zodat

alles wat u scant, kopieert of print, opgeslagen wordt op de server in

de daarvoor bestemde digitale mappen. U hoeft niet te investeren in

nieuwe apparatuur of software! En u betaalt slechts een maandelijkse

fee op basis van uw gebruik.

postverWerkinGMet één druk op de knop plaatst u uw papieren poststuk in een digi-

tale postkamer. Geselecteerde medewerkers ontvangen het ingescande

poststuk per mail. U raakt nooit meer brieven of contracten kwijt!

fActuurverWerkinGHet verspreiden en verwerken van facturen was nog nooit zo eenvoudig.

Zowel op één centrale locatie als op meerdere locaties facturen scannen,

distribueren, digitaal verwerken en goed- of afkeuren. Vragen stellen over

facturen zonder vertraging is mogelijk. De behandeltijd wordt bewaakt

(geen escalaties) en alles rondom het factuurproces is inzichtelijk (logging).

personeelsdossierUw personeelsdossiers up-to-date en snel toegankelijk? Dat kan. De module

Personeelsdossier bundelt documenten met een gemeenschappelijk onder-

werp en stelt ze beschikbaar aan de door u geselecteerde persoon. Ook kunt

u eigenschappen toekennen aan groepen documenten en deze voorzien

van een zoek- en beveiligingsfunctie. Hierdoor kunt u snel schakelen over

al uw personeelsvraagstukken.

projectdossierWilt u de precieze en actuele stand van zaken rondom een project weten?

En het liefst meteen? De module Projectdossier biedt uitkomst. Alle project-

informatie is in één oogopslag beschikbaar. U kunt continu documenten

toevoegen en delen met teamleden.

klAntdossierWas er nu al actie ondernomen op die klacht van de klant? En is die extra

bestelling al geleverd? De module Klantdossier geeft iedere bevoegde

medewerker volledig inzicht in de actuele status van een klant. Handig!

“Mobiel werken? U betaalt een vast bedrag per medewerker per maand.”

WHAt’s in tHe box?WerkBox werkt niet alleen met u mee, maar groeit ook graag met u mee.

Wilt u meer? Dan zorgen wij daar voor. De WerkBox bestaat nu uit vijf

modules en we blijven WerkBox verder ontwikkelen en optimaliseren.

Zodat u in de toekomst kunt uitbreiden als dat nodig is.

voor Wie?WerkBox is ontwikkeld voor ondernemers. Voor bedrijven waar relatief

veel papier in omgaat. Uitzendbureaus bijvoorbeeld. Of advocaten en

accountantskantoren. Maar ook reclamebureaus, makelaars en advies-

bedrijven kunnen er hun voordeel mee doen.

Wilt u zelf ervaren wat WerkBox voor uw organisatie kan betekenen?

Ga dan naar www.ricoh.nl/werkbox en bereken wat u kunt besparen

met Het Nieuwe Werken met WerkBox. Als u zich nu inschrijft voor de

nieuwsbrief van WerkBox of één van de GRATIS WerkBox-workshops,

maakt u ook nog eens kans op een iPad.*

*) vraag naar de voorwaarden.

www.ricoh.nl/werkbox