Resultaatgericht installlatieonderhoud

Civiele Infrastructuur Van Mourik Broekmanweg 6 Postbus 49 2600 AA Delft www.tno.nl T 015 276 30 00 F 015 276 30 18

TNO-rapport

Raamwerk voor het opstellen en beheersen van resultaatgerichte onderhoudscontracten

Datum 15 april 2005 Auteur(s) R. Celie (Stork WorkSphere), J.E. Scholten, G.H. Wijnants Exemplaarnummer Oplage Aantal pagina's 34 Aantal bijlagen Opdrachtgever Stuurgroep prestatiegericht installatieonderhoud

(RGD; ING; Stork; GTI) Projectnaam Prestatiegericht installatieonderhoud Projectnummer 006.52001/01.57 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, foto-kopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van TNO. Indien dit rapport in opdracht werd uitgebracht, wordt voor de rechten en verplichtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer verwezen naar de Algemene Voorwaarden voor onder-zoeksopdrachten aan TNO, dan wel de betreffende terzake tussen de partijen gesloten overeenkomst. Het ter inzage geven van het TNO-rapport aan direct belang-hebbenden is toegestaan. © 2005 TNO

TNO-rapport | | Concept |

2 / 37

Inhoudsopgave

1 Inleiding...........................................................................................................................3

2 Handleiding voor onderhoudscontracten.....................................................................4 2.1 Procesbeschrijving voor het opstellen van contracten......................................................5 2.2 Procesbeschrijving voor de beheersing van contracten....................................................8

3 Toetsingscriteria voor onderhoudscontracten ...........................................................10 3.1 Toetsingscriteria .............................................................................................................10 3.2 Achterliggende afwegingen............................................................................................11

4 Huidige status van resultaatgericht installatieonderhoud ........................................13 4.1 Huidige werkwijzen bij resultaatgericht onderhoud.......................................................14 4.2 RGD/NVDO statusinspectie...........................................................................................16

5 Kenmerken van resultaatgericht onderhoud.............................................................20

6 Definities, normen en modellen ...................................................................................22 6.1 Normen...........................................................................................................................23 6.2 Varianten in het resultaatgerichte onderhoud.................................................................24 6.3 Modellen voor trendgedrag ............................................................................................25 6.4 Acceptatiecriteria voor conditieverloop .........................................................................26

7 Het resultaatgerichte werkproces ...............................................................................28 7.1 Afsluiten huurcontract; eigenaaronderhoud en huurderonderhoud ................................28 7.2 Vorming onderhoudscontract .........................................................................................28 7.3 Verdeling taken en verantwoordelijkheden....................................................................30 7.4 Uitwerking beheersplan..................................................................................................31 7.5 Contractfase; Toetsing en arbitrage...............................................................................31

8 Conclusies......................................................................................................................32

9 Referenties.....................................................................................................................33 Bijlage(n) A Voorbeeld eisen inventarisatie B Voorbeeld onderhoudsplan C Ontwerp normen


3 / 37

1 Inleiding

De laatste jaren is de behoefte aan prestatiegerichte contractvormen voor onderhoud van installaties in gebouwen sterk toegenomen. Er is echter geen richtlijn voor de inrichting van een dergelijke contractvorm. Hierdoor bestaat er in de praktijk onduidelijkheid met betrekking tot de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen eigenaar, gebruiker en contractor. Welke eisen moeten er waar en wanneer worden gesteld en wat zijn de risico’s indien sommige eisen niet zijn gesteld? Deze probleemstelling is de aanleiding voor het project “prestatiegericht installatieonderhoud”. Dit project heeft tot doel een raamwerk te ontwikkelen voor effectieve prestatiegerichte onderhoudscontracten. Dat raamwerk bevat:

1. een beschrijving van de verdeling van taken en verantwoordelijkheden van de verschillende partijen die betrokken zijn bij het onderhoud van installaties in gebouwen

2. inhoudelijke eisen om te komen tot een effectief ingericht prestatiecontract gebaseerd op prestatieindicatoren

3. een plan van aanpak om het werkproces van prestatiegericht onderhoud te sturen en via terugkoppeling te beheersen.

Dit project wordt uitgewerkt in een samenwerkingsverband tussen GTI Klimaatcontract, Stork Worksphere, ING CRE & FM en de Rijksgebouwendienst met TNO als procesbegeleider en rapporteur. De samenwerking is georganiseerd door middel van een stuurgroep. Dit rapport geeft de resultaten van de eerste stap in het project weer, waarin het raamwerk voor resultaatgerichte onderhoudscontracten wordt weergegeven. Dit rapport heeft de vorm gekregen van een handleiding die door inkopers van beheersorganisaties en aanbieders van onderhoudsactiviteiten te hanteren is. Als referentieobject voor het project heeft de werkgroep een standaard kantoorgebouw zonder restauratieve voorzieningen met standaard voorzieningen als HVAC, E-infra, liften, noodverlichting en brandblusvoorzieningen genomen. Ten behoeve van dit rapport zijn de beschikbare normen en modellen voor de taakverdeling en de planning van het benodigde onderhoud geïnventariseerd. Toe te passen methoden voor steeksproefsgewijze controle, de te hanteren acceptatiecriteria en het te hanteren communicatieproces zijn op hoofdlijnen beschreven. De hoofdlijnen zijn geconcentreerd in de vorm van werkprocessen met toetsingscriteria die door inkopers en verkopers te gebruiken zijn. Deze komen daarom eerst in respectievelijk hoofdstuk 2 en 3 aan de orde. Deze hoofdstukken bevatten de aspecten die in een resultaatgericht contract nodig zijn ( H 2) en de criteria of ijkpunten (H 3) die bij de afweging een rol spelen. Deze criteria zijn van belang bij de uitwerking van de contracten (het “hoe”). De geïnteresseerde gebruiker kan inzicht krijgen in de achtergronden via de achterliggende informatie die in de daarna volgende hoofdstukken is weergegeven. Het rapport gaat in hoofdstuk 4 via een korte beschrijving in op de huidige stand van zaken op het gebied van resultaatgericht onderhoud. In hoofstuk 5 wordt de algemene hoofdlijn weergegeven waar het resultaatgerichte onderhoud volgens de stuurgroep aan dient te voldoen. Daarna wordt in hoofdstuk 6 een overzicht gegeven van de vigerende normen en wordt meer in detail de essentie van resultaatgericht onderhoud gedefinieerd. Hierna worden in hoofdstuk 7 de stappen weergegeven waarmee uitgangspunten en normen in het werkproces worden verwerkt. Het rapport sluit in hoofdstuk 8 af met conclusies naar aanleiding van de verzamelde informatie.


4 / 37

2 Handleiding voor onderhoudscontracten

Dit hoofdstuk geeft de stappen weer die tijdens het inkoop en verkoopproces te doorlopen zijn om een resultaatgericht onderhoudscontract af te sluiten. Het doorlopen van de stappen voorkomt dat gedurende de contractfase risico’s optreden. De weergegeven procesbeschrijving bevat verwijzingen naar beoordelingscriteria en toelichtingen die in hoofdstuk 3 staan vermeld. Bij het opstellen van een contract wordt gebruik gemaakt van informatie die voorafgaand aan- en via- de verhuur van het desbetreffende kantoor is bepaald. Dat is in figuur 1 weergegeven.

Figuur 1: Stappen voor invulling van huurcontract met relatie tot het daarop volgende onderhoudscontract. NB: * omvat ook het bepalen van de conditienorm voor het gebouw; deze is ook van belang direct na oplevering van een gerealiseerd ontwerp.

Besluit tot verhuur kantoorgebouw

Verhuur strategie eigenaar

Opstellen randvoorwaarden voor verhuur, beheer en onderhoud

Opstellen randvoorwaarden voor verhuur en onderhoud

Verdeling taken en verantwoordelijkheden tussen gebruiker en eigenaar

Selectie eisen door eigenaar

Eisen en normen voor beheer

Uitwerking Aspect 1 (zie § 3.1)

Huurcontract beschikbaar

Verhuurbaar kantoor

Onafhankelijke conditiebepaling (*) kantoor evt. gevolgd door “upgrade”

Gebruiker aangewezen voor beheer?

N J

*


5 / 37

2.1 Procesbeschrijving voor het opstellen van contracten

De volgende tabel geeft de stappen weer om de volledigheid van een onderhoudscontract te toetsen. Deze stappen worden achtereenvolgens namens de gebruiker door diens inkoper (de punten 1 t/m 6) respectievelijk door de contractor door diens verkoper genomen (de punten 6 en 7). De gevolgen en specifieke risico’s die optreden wanneer er geen antwoord gegeven kan worden, zijn in de laatste kolom weergegeven. De risico’s hangen in het algemeen af van de concrete installatie in de gebruikstoepassing1. De stappen in de volgende tabel kunnen in de derde kolom gemarkeerd worden met een J of N. Wanneer er geen antwoord gegeven kan worden is het contract op het desbetreffende punt aan te passen teneinde risico’s te beheersen. Het schema is ook door eigenaren te gebruiken door deze stappen te doorlopen voor de installaties die op het eigenaaronderhoud betrekking kunnen hebben. Uitgangspunt: taken die de gebruiker heeft geaccepteerd, zijn voor diens rekening. Vaststellen omgang met externe eisen vanuit verdeling tussen eigenaar en gebruiker. Consequentie en/of Nota Bene: 1 Heeft de eigenaar via het huurcontract taken

en verantwoordelijkheden aan de gebruiker toebedeeld op het gebied van beheer en onderhoud vanuit externe eisen?

Wanneer de eigenaar het beheer heeft over het voldoen aan externe eisen, draagt deze de zorg voor en de kosten van aanpassing van het installatieontwerp aan de (veranderende) externe eisen.

1.1 Indien 1 "Ja": Is gebruiker beheerstaak voor ontwerp toebedeeld? Indien Ja: Gebruiker dient ontwerp te toetsen aan wijzigende externe eisen.

Bij "nee". De eigenaar heeft de beheerstaak voor het ontwerp met betrekking tot het voldoen aan externe eisen. Deze draagt de zorg voor en de kosten van de toetsing van het installatieontwerp aan de (veranderende) externe eisen.

1.2 Indien 1.1 "Ja": Heeft gebruiker in het kader van de beheerstaak tevens de taak voor wijzigingen van het ontwerp en is deze geautoriseerd voor uitvoering? Indien Ja: Gebruiker dient ontwerp te toetsen en te wijzigen nav (wijzigingen in) externe eisen

Bij "nee". De eigenaar heeft de beheerstaak om het ontwerp met betrekking tot het voldoen aan externe eisen aan te passen na signalering door de gebruiker. De eigenaar draagt de zorg voor en de kosten van de aanpassing van het installatieontwerp aan de (veranderende) externe eisen.

1.3 Indien 1 "Ja": Heeft gebruiker in het kader van de beheerstaak de taak en verantwoording gekregen om de installatie te onderhouden conform de externe eisen zoals vastgelegd in de eigenaarsnorm?

De eis voor het onderhoud betreft het resultaatniveau waarop de installatie zich dient te bevinden volgens de externe eisen. Specifieke eigenaarseisen kunnen hieraan toegevoegd worden (zie 2).

Vaststellen eigenaarseisen voor onderhoud.

2 Heeft gebruiker de taak en verantwoording gekregen om de installatie te onderhouden conform een specifieke eigenaarsnorm?

De te stellen eisen betreffen het resultaatniveau waarop de installatie zich in de tijd dient te bevinden volgens de eigenaarseisen. Deze kunnen nodig zijn om bijv. bij meerdere huurders in één gebouw negatieve onderlinge wisselwerking tussen de installaties te voorkomen. De eisen kunnen een zeker conditieverloop met de tijd toelaten.

1 Een onvoldoende onderhouden en/of beheerde installatie kan leiden tot ziekte en/of ongevallen. Naast eisen aan de uitvoering van onderhoud leidt dit ook tot eisen aan de onderhoudsadministratie. Zo leidt het risico op werkgeversaansprakelijkheid bij optredende ziekten als legionella er toe dat sommige gebruikers de rapportage van uitgevoerd onderhoud aan ventilatiesystemen langer dan 20 jaar willen archiveren. Dit voorbeeld maakt duidelijk dat ook via het aan het onderhoud verbonden administratieve proces risico’s beheerst worden.

J N


6 / 37

Vaststellen omgang met externe eisen vanuit de gebruiker (nvt voor eigenaar onderhoud). 3 Zijn gebruiksspecifieke eisen in het kader van

beheer en onderhoud expliciet vastgelegd? (dit zijn de eisen die de gebruiker heeft los van externe en eigenaars eisen).

Dit betreft eisen die de eigenaar niet van toepassing verklaart en welke de gebruiker van belang vindt. Dit zijn eisen waar de eigenaar vanuit het huurcontract géén verantwoordelijkheid voor heeft. Dit betreft bijvoorbeeld eisen met een vrijwillig karakter en eisen die nog in ontwikkeling zijn die de gebruiker van belang acht maar ook normen die de eigenaar niet relevant acht maar de gebruiker wel.

Vaststellen gebruikerseisen voor ontwerp. 3.1 Is de mate waarin het ontwerp voldoet aan

gebruikerseisen gespecificeerd? - De aanwezige ontwerpkwaliteit van de installatie is vastgesteld. - De door de gebruiker vereiste kwaliteit van de installatie is vastgesteld.

Dit betreft specifieke eisen aan het ontwerp. Dit betreft bijvoorbeeld aspecten als de benodigde installatiecapaciteit, het veiligheids- en beveiligingsniveau. Kosten die een gevolg zijn van het hanteren van een beoordelingsnorm die afwijkt van de ontwerpnorm zijn voor rekening van de gebruiker.

3.1.1 Is gebruiker geautoriseerd tot het wijzigen van het ontwerp? Dient dit als clausule in het onderhoudscontract te worden ondergebracht?

Inefficiency is te vermijden door een afweging te baseren op de volgende vragen: - in welke mate zullen wijzigingen optreden - is er een efficiency voordeel om dit in een onderhoudscontract onder te brengen.

Vaststellen gebruikerseisen voor onderhoud.

3.2 Is het naar gebruikersnorm aanwezige achterstallige onderhoud en achterstallig beheer vastgesteld? (ontwerp wat niet (meer) voldoet voor de gebruiker).

Dit betreft de installatiedelen die niet voldoen aan de eisen die de gebruiker voor zichzelf heeft vastgesteld. Dit betreft zowel de ontwerp eisen als de eisen met betrekking tot de onderhoudstoestand.

3.3 Zijn de gebruikerseisen voor het onderhoud gespecificeerd? Dit bevat (a) eisen met betrekking tot de installatie: - Vaststellen van het door de gebruiker vereiste conditieniveau van de installatie. - Vaststellen van het aanwezige conditieniveau van de installatie. Dit omvat (b) ook eisen met betrekking tot de onderhoudsaanpak (het onderhoudsconcept): - Vermelden van de criteria voor de resultaatgerichte onderhoudsaanpak - Vaststellen van kwaliteit van storingsonderhoud; dit betreft eisen aan reactietijd voor klachten en storingen

De gebruikerseisen voor het onderhoud dienen minimaal overeen te komen met de eisen voor de gebruiker die door de eigenaar zijn gesteld. De afweging met betrekking tot het al dan niet toepassen van een resultaatgerichte onderhoudsaanpak zijn uitgewerkt in § 3.1. Dit betreft oa de in de eigen organisatie aanwezige expertise, de noodzaak tot inhoudelijke bijsturing van de dienstenkwaliteit van de contractor.

Opdeling van de diverse installaties naar eigenaar en gebruiker 4 Is het onderscheid wat het huurcontract

maakt in diverse installaties met verschillend beheer ook naar de onderhoudsscope vertaald?

Vaststellen van installaties die uitgesloten zijn tov installaties die binnen één contract behandeld worden. Verdere detaillering is aan te brengen door per groep installaties de aparte afspraken vast te stellen via een schema waarin de installatie vastligt.

Vaststellen pakket van eisen voor het onderhoudscontract 5 Bundelen van de hiervoor genoemde

aspecten tot één specificatie voor de inhoud van een resultaatgericht onderhoudscontract.

Dit betreft de aspecten die met "Ja" gemarkeerd zijn; de onderhoudsscope wordt daardoor bepaald.

5.1 Aanbesteding van de specificatie voor het resultaatgerichte onderhoudscontract


7 / 37

Vaststellen dienstenvraag voor de aanbesteding van het onderhoudscontract 6 Zijn de diensten die de aanbesteding omvat

expliciet benoemd? Afchecken van de punt 6.1 t/m 6.7 in relatie

tot de hiervoor genoemde punten 6.1 Betreft de dienst preventief onderhoud van

installaties conform de resultaatgerichte werkwijze?

Specificatie van de resultaatgerichte werkwijze kan door te refereren naar “het raamwerk voor resultaatgericht onderhoud”

6.1.1 Omvat het contract wijzigingen in preventief onderhoud in vervolg op wijzigingen in externe eisen?

Dit betreft aanvullende eisen voortvloeiend uit toename onderhoud of doorgevoerde wijzigingen aan het ontwerp.

6.1.2 Worden de resultaten van uitgevoerd onderhoud gearchiveerd conform geldende eisen?

Rapportagearchief tbv gebruiker én eigenaar voldoet aan kwaliteitseisen voor het desbetreffende onderhoud

6.2 Omvat het contract storingsonderhoud van installaties? Zo ja, bevat dit een facturerings drempel?

Inefficiency is te vermijden door een limiet voor kosten ten laste van contractor (=factureringsdrempel) aan te brengen.

6.3 Omvat het contract de signalering van afwijkingen in installatie tov externe eisen (signaleringsfunctie)?

Dit betreft het door de eigenaar aan de gebruiker toegewezen deel en het door de gebruiker zelf van toepassing verklaarde deel

6.4 Omvat het contract de aanpassing van het ontwerp van de installatie nav niet voldoen aan externe eisen?

Dit betreft de wijziging van het ontwerp van die installaties waarvoor de gebruiker het volledige beheer heeft.

6.4.1 Omvat het contract de aanpassing van het ontwerp van de installatie nav het niet voldoen aan gebruikerseisen?

Dit betreft de wijziging van het ontwerp van die installaties waarover de gebruiker het volledige beheer heeft.

6.5 Omvat het contract de uitvoering van ontwerpaanpassingen in installaties ivm externe eisen?

Dit betreft het uitvoeren van ontwerpwijzigingen in de feitelijke installatie voor die installatiedelen waarover de gebruiker het volledige beheer heeft.

6.5.1 Omvat het contract de uitvoering van ontwerpaanpassingen in installaties ivm gebruikerseisen?

Dit betreft het uitvoeren van ontwerpwijzigingen in de feitelijke installatie voor die installatiedelen waarover de gebruiker het volledige beheer heeft.

6.6 Omvat het contract het beheer van ontwerpgegevens nav wijzigingen agv externe eisen?

Dit betreft de taak van het beheer van het ontwerparchief voor die installatiedelen waarover de gebruiker het archiefbeheer heeft.

6.6.1 Omvat het contract het beheer van ontwerpgegevens nav wijzigingen agv gebruikerseisen?

Dit betreft de taak van het beheer van het ontwerparchief voor die installatiedelen waarover de gebruiker het archiefbeheer heeft.

6.7 Omvat het contract de signalering van verbetermogelijkheden in het ontwerp door middel van periodieke storingsanalyse?

Dit betreft de taak tot het periodiek analyseren van storingsgegevens in verhouding tot de gebruikerseisen.

Vaststellen niveau van dienstverlening

7 Is voor de diensten die van toepassing zijn, het niveau vastgesteld waarop de dienst geleverd dient te worden?

Dit betreft de kwaliteitseisen in termen van de mate waarin de conditie van de installatie in de tijd –up to date- is met de geldende eisen.

7.1 Is het conditieniveau waarop de installatie dient te worden gehouden en het conditieniveau waarop de installatie zich bevindt bekend? ("Soll" & "Ist")

Dit betreft een standaard onderdeel van de resultaatgerichte contractvorm waarin de “aanwezige situatie” geplaatst wordt naast de “doelsituatie”

7.2 Zijn respons tijden voor storingen vastgesteld? Dit is de tijd tot reparatie bij storingen (TTR); Mean TTR en Max TTR

Dit is alleen van belang indien 6.2 van toepassing is. Naast bepaling van de tijd is de manier van meten van belang.

7.3 Is vastgesteld welke externe eisen van toepassing zijn? Is vastgesteld hoe strikt er aan deze eisen voldaan dient te worden via toelaatbare % afwijkingen bij toetsing

Alleen van belang indien 6.3 van toepassing is


8 / 37

7.4 Is vastgesteld binnen welke tijd het ontwerp aangepast dient te worden nav signalering overschrijding externe eisen?

Dit betreft het ontwerp, niet de as-built situatie. Dit is alleen van belang indien 6.4 van toepassing is

7.5 Is vastgesteld binnen welke tijd de installatie aangepast dient te zijn aan de geldende externe eisen?


7.6 Is vastgesteld hoeveel tijd de ontwerpgegevens voor- of achter mogen lopen tov de as-built situatie?


7.7 Is vastgesteld wat de frequentie van storingsanalyse is en ik welke mate oorzaken van storingen dienen te worden vermeld?


7.8 Is een contactpersoon aangewezen voor toetsing en afstemming van de dienstverlening?

Het risico op onvoldoende coördinatie met betrekking tot het onderhoudsproces is te beheersen door een coördinator expliciet in het contract te benoemen.

7.8.1 Is het takenpakket voor de monitoring van het onderhoudscontract een onderdeel van het contract?

Het risico van onvoldoende terugkoppeling op het onderhoudsproces is te beheersen door deze taak expliciete in het contract op te nemen.

7.9 Is een mogelijkheid voor arbitrage in het contract met een procesbeschrijving aangebracht?

Het risico op niet productieve discussies is te beheersen door expliciet een mogelijkheid voor bemiddeling in het contract op te nemen.

2.2 Procesbeschrijving voor de beheersing van contracten

Onder beheersing van contracten verstaan we hier: “de activiteiten die nodig zijn om een toegepast onderhoudscontract in de uitvoeringsfase optimaal aan te laten sluiten op de behoeftes van de gebruiker2 “. Daarvoor is monitoring tijdens de looptijd nodig. De stappen voor toetsing en afstemming die daarbij door de contactpersonen te doorlopen zijn, kunnen expliciet onder punt 7.7 vermeld worden. Desgewenst kunnen via 7.8.1 de bij de toetsing behorende activiteiten expliciet in het onderhoudscontract vermeld worden. Daardoor wordt dan voorkomen dat het toetsingsproces door betrokkenen wordt ervaren als impliciet “meerwerk” wat ten koste gaat van het geplande werk. De te nemen stappen zijn identiek met die in de Deming cirkel uit een kwaliteitsproces: Plan, Do, Check, Act zoals weergegeven in figuur 2.

2 Onder beheersing van contracten wordt ook wel verstaan het houden van overzicht van de lopende contracten om dubbel onderhoud te vermijden en bewaking van de looptijd van het contract zeker te stellen. Hiervoor zijn aparte tools beschikbaar zoals bijvoorbeeld via Factomedia (softwaretool “contractbeheer”, ISBN 90-140-7176-0).

Stap 1: Plannen

Stap 2: Uitvoeren

Stap 3: Checken

Stap 4: Bijstellen

Figuur 2: Stappen in de beheersing van een onderhoudscontract.


9 / 37

Dit betekent dat de geplande (stap 1) en uitgevoerde activiteiten (stap 2) vergeleken worden met het overeengekomen referentieniveau (stap 3) waarna benodigde akties tot aanpassing van het werkproces worden vastgesteld (stap 4). Voor resultaatgerichte onderhoudscontracten is het referentieniveau in § 3.1 vermeld. Inhoudelijk kan gecheckt worden op de aspecten die in die paragraaf staan vermeld. Om zeker te stellen dat de procesbeheersing cq de monitoring van het onderhoudscontract voldoende aandacht krijgt vormt dit een apart aspect wat in het contract is onder te brengen. (zie 7.8.1 in §2.1). Een optimale monitoringsfrequentie is daarbij afgestemd op de frequentie waarmee op contractniveau wordt gerapporteerd.


10 / 37

3 Toetsingscriteria voor onderhoudscontracten

Dit hoofdstuk bevat de aspecten die in resultaatgerichte onderhoudscontracten onder te brengen zijn voor een effectieve afstemming tussen beheerder en contractor. Om de aan het onderhoudsproces verbonden risico’s te dekken, kan de vervulling van de diverse aspecten getoetst worden. De aspecten zijn dus tevens toetsingscriteria voor een effectief resultaatgericht onderhoudscontract. Om de gedachte te ontsluiten die achter een bepaald aspect verborgen is, zijn de diverse aspecten genummerd. Aan de hand van dat nummer kan in de paragraaf “achtergrondinformatie” een verdere uitwerking van zo’n aspect worden gevonden.

3.1 Toetsingscriteria

De diverse aspecten waar bij de inrichting van een resultaatgerichte onderhoudscontract aandacht voor nodig is, zijn in het volgende schema weergegeven. De opsomming is zodanig, dat diverse belanghebbenden per fase kunnen zien wat in de ontwikkeling en de toepassing van het contract van belang is. Achtergrondinformatie die in het voorliggende vermeld is, kan via de Ref. info worden nagelezen. Punt IJkpunt Ref. info: Fase: Opstellen huurcontract: 1 Vermelden van beheerstaken voor de gebruiker / huurder of

overnemen van bepaalde onderhoudstaken via extra dienstencontract; de taken liggen vast in het huurcontract of via bijlagen

§ 7.1

2 Vaststellen of ontwerp voldoet aan geldende externe eisen voor de installaties, componenten en eisen waar het contract betrekking op heeft.

§ 3.2

2.1 Vaststellen wat het conditieniveau is van de installatie conform referentienorm

§ 7.2

2.2 Verdeling van de verantwoordelijkheid tussen eigenaar-beheerder en gebruiker-beheerder om de installaties gedurende het contract aan a) de opgelegde externe eisen en b) de gebruikers-eisen te laten voldoen

§ 7.1

3 Verdeling van uitvoerende beheerstaken in het huurcontract of via verwijzing naar bijlage (extra services). De taak tot aanpassing van installaties op grond van externe eisen is hierbij toebedeeld. Als de beheerder-eigenaar de taak heeft kan de beheerder-gebruiker geen integraal onderhoudscontract aangaan met de onderhoudsaannemer waar alle preventief, correctief en wijzigingsonderhoud van installaties in verwerkt is.

§ 7.3

Fase: Opstellen onderhoudscontract: 4 Bepalen van de te hanteren conditienorm § 7.2 4.1 Vaststellen van het te hanteren conditieniveau met het begrootte

conditieverloop met de tijd § 6.3

4.2 Vaststellen van het toelaatbare conditieverloop met de tijd (normaal verloop naar gespecificeerd moment van vervanging)

§ 6.4

5 Vaststellen van de externe eisen (vigerende normen) en interne eisen die van toepassing worden verklaard

§ 7.3

5.1 Verdelen van taken voor periodieke contrôle vwb wijzigingen die § 7.3


11 / 37

hebben plaatsgevonden in de opgelegde externe eisen en de consequenties dat heeft voor a) het ontwerp en b) het onderhoud

5.2 Verificatie van taakopvatting en proceskwaliteit: a) beheerstaken voor onderhoud van de resultaatgerichte

onderhoudsaanpak en b) systematische opbouw van onderhoudsaanpak

H 5

6 Bepalen optimale variant van contractvorm § 6.2 6.1 Afweging integratie correctief onderhoud § 6.2 6.2 Afweging integratie uitvoeren doorvoeren wijzigingen in ontwerp § 6.2 6.3 Afweging toedeling beheer ontwerpgegevens § 6.2 6.4 Bepaling van noodzaak tot uitwerken verbetervoorstellen § 6.2 6.5 Toekennen signaleringsfunctie voor ontwerptoets aan

veranderende externe eisen Tabel 5

6.6 Omgang met wijzigingen in omvang preventief onderhoud als gevolg van wijzigend ontwerp

Tabel 4

7 Expliciet toekennen taken en verantwoordelijkheden in samenhang met contractvorm

§ 7.3

7.1 Expliciet toekennen aan eigenaar van rechten op rapportage van uitgevoerd onderhoud

§ 6.2

7.2 Specificatie van criteria voor archivering van onderhoudsresultaten en keuringen

§ 7.4

8 Vaststellen contactpersonen voor bewaking contractkwaliteit § 7.5 8.1 Toekennen scheidrechter tbv procesbegeleiding § 7.5

Fase: Lopend onderhoudscontract: 9 Evalueren resultaatgericht werkproces via procestoets § 7.5 9.1 Evaluatie inhoud: beoordeling structuur beheersconcept § 7.5 9.1.1 Toets op samenhang met externe eisen § 7.4 9.2 Evaluatie rapportage: -beoordeling rapportage in verhouding tot

contracteisen met daaruit volgende normstelling voor rapportage (gebruikerseisen en evt. externe eisen aan rapportage)

Punt 7.2

9.3 Evaluatie financiële afwikkeling: - beoordeling uitgevoerde opdrachten en facturering conform onderhoudscontract tegen contratuele afspraken.

§ 3.2

3.2 Achterliggende afwegingen

Bij de financiële afwikkeling van activiteiten is het van belang dat de kosten volgens gemaakte afspraken gedragen en verdeeld worden. Bij de toetsing van deze stap kan de opdrachtgever zowel het eigen opdrachtproces als het uitvoeringsproces toetsen. Bij de beoordeling van het eigen opdrachtproces is te toetsen of de scope van de activiteiten overeenkomt met het eigen beheersgebied. Die scope is bepaald via het huurcontract en de eigen aanvullende eisen. Die toets is uit te voeren wanneer de kostentoedeling expliciet vastligt. Een mogelijke verdeling van kosten naar kostendragers is in de volgende tabel weergegeven:


12 / 37

ROOD= invulveld Verdelingsafspraak:

Parameters: N

ieuw

bouw

R

enov

atie

H

eron

twer

p

Definities: - Nieuwbouw: Ontwerp en uitvoering ontwerp,

uitgaande van PvE van de toekomstige eigenaar - Renovatie: Vervanging van installatiedelen

zodat het weer "als nieuw" kan functioneren. - Herontwerp: Herontwerp en uitvoering ontwerp

op basis van gewijzigd PvE Opmerking:

(Her-)ontwerpkosten 30 k€ E - G Nieuwbouwkosten 100 k€ E - - Sloopkosten 5 k€ E X X Vervangingskosten 200 k€ - X X Ontwerplevensduur 20,0 Jr Expliciet vastgelegd of generiek (bijv. via SBR 98) Vervangingsjaar 10,0 Jr Kan voor of achter levensduur liggen 335 k€ Tabel 1: Tabel voor toedeling van kosten met fictieve waarden.

In deze tabel staan de letters E, G, C, X en Y voor kosten die ten laste komen van respectievelijk de eigenaar (E), de gebruiker (G), de contractor (C), verdeling tussen gebruiker en eigenaar (X) en verdeling tussen gebruiker en contractor (Y). De X, Y combinaties kunnen betrekking hebben op bijvoorbeeld grote installatiedelen die voor het bereiken van de ontwerplevensduur vervangen moeten worden (door intensief gebruik, niet meer voldoen aan gebruikerseisen of andere factoren). Afhankelijk van de afspraken in het huurcontract en het onderhoudscontract kan een verdeelsleutel worden toegepast. De kosten kunnen daarbij bijvoorbeeld lineair verdeeld worden tussen partijen. Een mogelijke verdeelsleutel is daarbij om gebruik te maken van het jaar van vervanging (na installatie) ten opzichte van de ontwerplevensduur van het oorspronkelijke ontwerp. Dus bij vervanging op ontwerplevensduur draagt bijv. de eigenaar alle kosten en bij vervanging halverwege de ontwerplevensduur worden de kosten gelijkelijk verdeeld. Alternatieve verdeelsleutels met degressieve afschrijving van de restwaarde zijn toepasbaar wanneer dit expliciet in de contracten is vastgelegd. Als er een verdeling is overeengekomen zal er ook afstemming nodig zijn voordat de verantwoordelijke partijen een investering doet. Op het moment van investeren kan ook een verdeling worden afgestemd. De verdeling kan ook de vorm hebben van een bepaling voor de vergoeding van de restwaarde na einde van de huurovereenkomst. Als er geen afspraken zijn gemaakt geldt de verdeling van verantwoordelijkheden en daarmee de kosten volgens ROZ en de aanwezige jurisprudentie. Gevolgschade die door een van de partijen (A) is opgelopen na het optreden van gebreken is verhaalbaar bij de verantwoordelijke partij (B) tenzij het gebrek een gevolg is van nalatigheid door die partij (A) (ref. Vast 04, “overige bedrijfsruimte” blz. 167 & 161).

CEG X Y


13 / 37

4 Huidige status van resultaatgericht installatieonderhoud

De huidige contractvormen kunnen naar ref. Smit 03 globaal ingedeeld worden in 5 categorieën die hieonder staan. Dit definities die in deze tabel gehanteerd worden zijn door de deelnemers in dit project vastgesteld. Deze wijken met name voor de prestatiegerichte contractvorm af van de definities van Smit3. Deze maakt namelijk geen onderscheid in functies en condities. Ook in OTB 03 wordt resultaatgericht gezien als een vorm van prestatiegericht. Een nadere precisering van termen en definities volgt in Hoofdstuk 5. Categorie Primaire doel Definitie Voorbeeld Capaciteits-contract

Uitvoering van gedefinieerde akties binnen onderhouds-werkzaamheden

Contract op regiebasis waarbij de contractor op uitvoeringsniveau betaald krijgt op basis van gewerkte uren.

“Man voor X uur”

Inspannings-contract

De uitvoering van een bepaalde hoeveelheid voorgeschreven werkzaamheden

Afrekening op van tevoren overeengekomen prijzen (unit-rates) voor uit te voeren taken.

“Reparatie installatie X”

Resultaatgerichte contracten

De handhaving van een bepaalde technische toestand/kwaliteit

Handhaving van een technisch conditieniveau volgens condititenorm.

“Installatie X bevindt zich op of boven conditieniveau Y”

Prestatiegerichte contracten

De handhaving van een bepaalde output met een bepaalde beschikbaarheid

Handhaving van een technisch niveau met functieeisen (installatie voldoet aan de afgesproken eisen ten aanzien van bijvoorbeeld bedrijfstijd, emissies en kwaliteit).

“Installatie X functioneert conform prestatie eisen Z uit ontwerp (beschikbaarheid, betrouwbaarheid, comfort,………)”

Outsourcing ownership

Verantwoordelijkheid en het eigenaarschap voor de installatie overnemen.

Verantwoordelijkheid en het eigenaarschap voor de installatie berust bij de contractor.

“Eigenaar van installatie X levert functie met prestatieeisen Z”

Tabel 2: Vormen van onderhoudscontracten die ook op installaties worden toegepast (bewerking ref. Smit 03).

3 Definities naar ref. Smit 03: Het capaciteitscontract is een contract op regiebasis waarbij de contractor op uitvoeringsniveau betaald

krijgt op basis van gewerkte uren. Bij een inspanningscontract heeft de contractor een grotere verantwoordelijkheid, waarbij hij wordt

afgerekend op van tevoren overeengekomen prijzen (unit-rates) voor uit te voeren taken. Met een resultaatcontract zorgt de contractor ervoor dat de te onderhouden installatie voldoet aan de

afgesproken eisen ten aanzien van bijvoorbeeld bedrijfstijd, emissies en productkwaliteit. Hierbij wordt de contractor afgerekend volgens een bonus/malus-systeem.

Het prestatiecontract is een resultaatcontract met dit verschil dat met de contractor wordt afgesproken dat hij in de loop van de tijd verbeteringen realiseert.

De meest vergaande contractvorm is outsourcing eigenaarschap. Daarbij neemt de contractor de verantwoordelijkheid en in wezen ook het eigenaarschap voor de installatie geheel over.


14 / 37

Uiteraard zijn er ook mengvormen van de 5 contractsoorten mogelijk en bestaan er per categorie weer variatiemogelijkheden. Inspanningscontracten worden gekarakteriseerd door het feit dat de opdrachtgever op basis van een werkomschrijving voorschrijft aan de opdrachtnemer welke werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de werkomschrijving. Tevens neemt de opdrachtgever ook verantwoordelijkheid voor beheersaspecten. Deze kunnen onder andere omvatten bepaling van de onderhoudsfrequentie, planning, coordinatie en voortgangsbewaking van de onderhoudswerkzaamheden. Financieel gezien ontvangt de aannemer vaak vaste vergoeding per werkzaamheid (eenheidsprijzen) of worden een aantal voorgeschreven werkzaamheden geclusterd tot een vaste prijs. Extra werkzaamheden, zoals het uitvoeren van reparaties en het oplossen van storingen, worden verrekend op basis van regietarieven. De resultaatgerichte onderhoudscontracten kunnen gekarakteriseerd worden als de contractvormen welke tussen de inspanninggerichte en prestatiegerichte onderhoudscontracten vallen. Bij de resultaatgerichte contracten is het voor de opdrachtgever van belang dat de installatie in een bepaalde technische toestand/kwaliteit gehouden wordt waarbij de opdrachtnemer ook de verantwoordelijkheid heeft voor de beheersaspecten. Prestatiecontracten worden gekarakteriseerd door het feit dat een prestatie van de installaties wordt afgesproken. Deze hebben meestal de vorm dat de installaties output leveren conform hun ontwerpspecificaties en dat deze output ook beschikbaar is conform een van tevoren bepaalde norm. De financiële vergoeding hiervoor is meestal een vast (jaarlijks) bedrag. Binnen deze outputgerichte en financiële voorwaarden heeft de opdrachtnemer de vrijheid om zijn onderhoudsproces in te richten. Ten aanzien van de resultaatgerichte contracten zijn er diverse variaties mogelijk. Globaal kan gezegd worden dat het uitvoering- en beheerscontract de basisvorm is waaraan een aantal elementen toegevoegd kunnen worden, zoals: • Een storingsclausule; • RGD/NVDO conditiemeting; • Risico-analyse (STG). Hieronder zullen globale omschrijvingen gegeven worden van de werkwijze om deze contractvormen op te stellen, te implementeren en te beheren.

4.1 Huidige werkwijzen bij resultaatgericht onderhoud

Uitvoering en beheerscontract Zoals gezegd is dit de basisvorm, bestaande uit correctief en preventief onderhoud waarbij de aannemer zelf de planning maakt en de voortgang, etc. bewaakt. Financieel gezien wordt het preventief onderhoud tegen een vaste prijs verricht en het correctief onderhoud op nacalculatie. De werkwijze om te komen tot een dergelijk contract is weergegeven in figuur 2. De offerte en daarmee het contract wordt opgesteld op basis van de know how welke aanwezig is bij de verkoopafdeling. Hiervoor zijn diverse informatiebronnen/kennis databanken beschikbaar. Een specifiek element hieruit is de bepaling van de onderhoudsfrequentie. Indien deze niet voorgeschreven is via het bestek wordt deze afhankelijk van de situatie bepaald door:


15 / 37

1. De voorgeschreven frequentie vanuit wettelijke normen en algemene richtlijnen. Als bijzonder element zijn hierin nog de volgende normen te noemen: • NEN 3140 voor laagspanningsinstallaties; • NEN 1081 voor liften; Deze normen schrijven voor dat de frequentie van onderhouds- en/of inspectiewerkzaamheden bepaald moeten worden op basis van een risico-analyse;

2. Het belang van de continuiteit van de verschillende bedrijfsprocessen. Middels een locatiebezoek wordt inzicht in deze factor verkregen. Op basis hiervan en op basis van ervaring worden dan de onderhoudfrequenties vastgesteld.

3. Specifieke wensen van de klant. Storingsclausule Een storingsclausule houdt in dat de aannemer (een deel van) het correctieve onderhoud tegen een vast (jaarlijks) bedrag verrekent. Vaak wordt hierbij afgesproken dat per storing en/of reparatie de kosten tot een vastgestelde drempelwaarde voor rekening van de aannemer zijn en de kosten welke boven deze drempel uitkomen voor rekening van de opdrachtgever zijn. De werkwijze om het vaste jaarlijkse bedrag van de storingsclausule vast te stellen is dan als volgt. Op basis van de kengetallen van de verkoopafdeling wordt een inschatting gemaakt van de jaarlijkse correctieve onderhoudskosten. Het deel van de correctieve kosten dat de aannemer voor zijn rekening neemt wordt dan opgenomen in de totale contractprijs. Tijdens de uitvoeringsfase van het contract met een storingsclausule wordt vaak een continu verbeterproces ingezet om het niveau van de correctieve kosten voldoende laag te houden. Dit houdt in dat geanalyseerd wordt welke installaties de hoogste correctieve kostenposten vormen. Voor deze installaties wordt bepaald wat de oorzaken van de hoge storingsniveaus zijn, verbetervoorstellen worden opgesteld en uitgevoerd. Eigenaar en gebruikers onderhoud Bij een resultaatgerichte invulling van het onderhoud wordt feitelijk gestuurd op het “in goede toestand” houden van de installatie. De verdeling van de verantwoordelijkheden tussen eigenaar en gebruiker in de aansturing van het onderhoud is geregeld via de contractuele verplichtingen zoals vermeld in het huurcontract. De inhoud daarvan kan van geval tot geval verschillen waarbij de rode draad vastligt via de standaard contracten die door de Raad voor de Onroerende Zaken (ROZ) beschikbaar worden gesteld (zie ref. ROZ HuurContr 03). Als het gaat om verhuurde kantoren is er in het algemeen sprake van een al dan niet gedelegeerd beheerder die dan beschikt over middelen waaronder (software-)tools om het eigenaar deel van het onderhoud uit te werken. De houder van deze taak kunnen we de eigenaar-beheerder noemen. De huurder heeft de taak en de verantwoordelijkheid het gebruikers deel van het onderhoud in te vullen. De houder van deze taak kunnen we de gebruiker-beheerder noemen. In principe heeft de gebruiker-beheerder de taak om de gevolgde onderhoudsstrategie -indien gevraagd- voor te leggen aan de eigenaar-beheerder. Dit volgt uit clausule 6.2 in de algemene voorwaarden behorend bij het huurcontract (zie ref. ROZ AlgBep 03). Daarin staat dat de huurder de aanwijzingen van de verhuurder met betrekking tot onderhoud in acht dient te nemen. De eigenaar is aansprakelijk voor gebreken die de huurder niet zijn aan te rekenen. Dit betekent dat gebreken die in principe logischerwijze een direct gevolg zijn van het type installatie (bijv. de installatielevensduur agv het ontwerp), door de eigenaar-beheerder


16 / 37

(vlgs huurcontract) gedragen dienen te worden. In de praktijk betekent dit dat de gebruiker-beheerder bij grote vervangingen van installatiedelen een beroep doet op de eigenaar-beheerder. Door het recht op inzage in de onderhoudsstrategie heeft de eigenaar-beheerder een hulpmiddel in handen om op de kwaliteit van het aanwezige onderhoudsconcept te sturen (als er te weinig wordt gedaan kan deze dat melden). De gebruiker-beheerder (huurder) is vanuit het contract niet gehouden om zich aan de eigenaars wensen te houden. De gebruiker is hier immers verantwoordelijk voor. In geval er sprake is van achterstallig onderhoud kan de eigenaar zich beroepen op de verplichtingen die behoren bij goed beheer en vanuit die achtergrond een claim leggen voor de kosten die een gevolg zijn van dat achterstallige gebruikersonderhoud. Er is hierbij dan sprake van een dubbelrol (beeld vanuit eigenaar & gebruiker) omdat de eigenaar feitelijk zicht moet hebben op het aanwezige pakket om de vraag te kunnen beoordelen of en zo ja, in welke mate, er sprake is van achterstallig onderhoud. Deze vraag is in het algemeen niet goed te beantwoorden wanneer daar geen duidelijke referentie voor is afgesproken. In de huidige situatie is in de algemene regels de kwaliteit van het zowel door de eigenaar als het door de gebruiker te hanteren beheer en onderhoud niet duidelijk uitgewerkt. Hierdoor zijn het onderhoud met de kosten daarvan in resultaat- en in prestatiecontracten ook niet duidelijk over gebruiker en eigenaar verdeeld via concrete taken en verantwoordelijkheden. Het aanleveren van een te hanteren werkwijze om een duidelijke taakverdeling aan te brengen is dan ook één van de resultantes van dit project wat een verbetering betekent ten opzichte van de huidige situatie.

4.2 RGD/NVDO statusinspectie

Inleiding Door de RGD is een methodiek ontwikkeld om op basis van een statusinspectie de conditie van installatiedelen vast te stellen. De methodiek is verder gestandaardiseerd door de NVDO. Deze conditiebepaling wordt in de huidige praktijk ingezet om binnen resultaatcontracten sturing te kunnen geven aan de technische toestand/kwaliteit van installatiedelen. Voordat omschreven wordt hoe de RGD/NVDO methodiek ingezet kan worden, wordt hieronder eerst een toelichting van de methodiek gegeven. Toelichting RGD/NVDO methodiek Om tot een objectieve aanduiding van de conditie te komen is een conditieschaal afgesproken; Deze schaal strekt zich uit over een zespunt schaal (1-6) waarbij het laagste getal de beste en het hoogste getal de slechtste conditie weergeeft. Indien om een bepaalde reden van de conditie niet te bepalen is dan wordt dit met een nul (0) aangegeven. Deze nul is dus géén conditiescore! De verklaring van de schaal is als volgt; • Niet te bepalen 0 • Uitstekend 1 • Goed 2 • Redelijk 3 (voldoende) • Matig 4 • Slecht 5 • Zeer slecht 6


17 / 37

Om een gebouw, gebouwdeel, installatie, machine of component te beoordelen wordt uitgegaan van vaste beoordelingsaspecten met vaste meet criteria. De volgende 8 beoordelingsaspecten worden gehanteerd: 1. Gebruiksonderbreking /-stagnatie. Bij dit beoordelingsaspect wordt het effect van het niet functioneren van het onderhavige element bekeken ten aan zien van de gebruiker van het onderhavige element. 2. Apparaatstoring / -uitval Bij dit beoordelingsaspect wordt het effect van het niet functioneren van het onderhavige element bekeken ten aan zien van de beheerder van het onderhavige element. 3. Materiaalaantasting / -slijtage en componentschade/ -defect. Bij dit beoordelingsaspect wordt het onderhavige element op zich zelf staand beoordeeld op vastgestelde technische gebreken als materiaalaantasting, materiaalslijtage, componentschade en componentdefect. 4. Vervuiling / oppervlakte degradatie. Bij dit beoordelingsaspect wordt het onderhavige element op zich zelf staand beoordeeld op vastgestelde vervuiling en oppervlakte degradatie. 5. (Externe) Regelgeving. Bij dit beoordelingsaspect wordt het onderhavige element op zich zelf staand beoordeelt op het voldoen aan de (externe) regelgeving. 6. Herstelbaarheid / Verkrijgbaarheid onderdelen. Bij dit beoordelingsaspect wordt het onderhavige element op zich zelf staand beoordeeld. • de mogelijkheid tot het verkrijgen van onderdelen bij het onderhavige element

(technische installaties) • gemeten naar levertijd, meerkosten e.d.

7. Afsluitbaarheid OH- / servicecontract. Bij dit beoordelingsaspect wordt het onderhavige element op zich zelf staand beoordeeld. • de mogelijkheid tot het kunnen afsluiten van onderhouds- en / of servicecontracten

(technische installaties) op het onderhavige element • gemeten naar de omvang van de eventuele meerkosten

8. Leeftijd / Ouderdom. Bij dit beoordelingsaspect wordt het onderhavige element op zich zelf staand beoordeeld. • de leeftijd / ouderdom van het onderhavige element

• gemeten in het afschrijvingspercentage ten opzichte van de gemiddelde theoretische ontwerplevensduur van onderhavige elementen

Alle beoordelingsaspecten worden achtereenvolgens beoordeeld. Indien een beoordelingsaspect niet van toepassing is wordt dit aangegeven. Elk beoordelingsaspect


18 / 37

heeft dus een eigen conditie score, de eind conditiescore is de laagst behaalde score. Per installatiedeel volgt er dus een score voor de huidige conditie. Voor ieder installatiedeel wordt tevens in overleg met de opdrachtgever de gewenste conditie vastgelegd. Indien de huidige conditie slechter is dan de gewenste conditie volgt hieruit een bewerkingsadvies. Dit advies wordt voorzien van een financiele budgettering om de kosten inzichtelijk te maken voor de budgethouder. Alle gebudgetteerde bewerkingsadviezen en het meerjarige onderhoudsactiviteiten worden samengevoegd in een meerjaren onderhoudsbudgettering. Door de geadviseerde bewerkingen uit te voeren worden de installatiedelen op de gewenste conditie gehouden. Werkwijze binnen een resultaatcontract Een resultaatcontract met conditiemeting kan gezien worden als de meeste complete resultaatcontractvorm. Door afspraken te maken dat de aannemer de installatie op een bepaalde conditie houdt worden immers impliciet eisen gesteld welke een maat zijn voor de technische kwaliteit/toestand van een installatie: o Storingsniveaus van storingen die merkbaar zijn voor de eindgebruiker; o Storingsniveaus van storingen die merkbaar zijn voor de beheerder; • Materiaalaantasting; o Vervuiling; • Wettelijke normen en regelgeving; • Herstelbaarheid van de installatie; • Afsluitbaarheid onderhoudscontract; o Leeftijd. De aannemer zal namelijk een zodanig korte en lange termijn (meerjarig) preventief onderhoudsconcept moeten opstellen dat deze eisen gerealiseerd worden. In de praktijk worden echter de resultaatcontracten met conditiebepaling voorzien van besteksmatige (minimale) inspanningsverplichtingen. In de implementatie- en beheersplannen van resultaatcontracten met conditiebepaling zijn globaal drie fasen te onderscheiden. Namelijk achtereenvolgens: 1. Nulinspectie; 2. Herinspectie; 3. Eindinspectie. Hierbinnen zijn een aantal varatiemogelijkheden aanwezig, te weten: • Moment van de nulinspectie; • Frequentie van de herinspectie; • Diepgang van herinspectie; • Inspecterende partij; • Controle kwaliteit van de inspectie. Moment van de nulinspectie: Middels de nulinspectie worden de huidige en gewenste condities (plus eventueel de bijbehorende meerjarenbudgettering) vastgesteld zoals deze gelden bij de start van het contract. Voor wat betreft het moment van de nulinspectie zijn de volgende variaties gangbaar: • dit kan gebeuren door de opdrachtgever voorafgaand aan de aanbesteding, waarbij

de resultaten van de nulinspectie worden opgenomen in het onderhoudsbestek waaraan de aannemer zich dient te conformeren.

(de met een ● gemarkeerde punten zijn standaard;

de met een ○ gemarkeerde aspecten zijn aan de orde wanneer de RGD/NVDO conditienorm als maatlat wordt gehanteerd).


19 / 37

• of dit kan gebeuren nadat aan een aannemer opdracht is verstrekt voor de uitvoering van het resultaatcontract. Tijdens het eerste halfjaar van het contract wordt de conditie bepaald, zodat dit ook weer past in de budgetteringscyclus van de opdrachtgever.

Het nadeel van de uitvoering van een nulinspectie voorafgaand aan de aanbesteding is dat deze eenzijdig is. Gezien de commerciële druk en het tijdspad van de meeste aanbestedingen is er voor de aannemende partij vaak geen goede gelegenheid voor een tegeninspectie. Frequentie en diepgang herinspectie: Voor de frequentie en diepgang van herinspecties zijn diverse varianten gangbaar, varierend van eenmaal per jaar tot eenmaal per 3 jaar. De RGD/NVDO methodiek kijkt echter naar aspecten welke binnen een jaar een achteruitgang in conditie kunnen veroorzaken, bv. vervuiling (filters luchtbehandeling) en bv. het voldoen aan de wettelijke normen (jaarlijks verplichte inspecties). De methodiek kijkt ook naar aspecten die vaak na circa 3 jaar een achteruitgang in conditie kunnen veroorzaken (bv. materiaalaantasting). Daarom lijkt het logisch om de jaarlijkse aspecten dus ook jaarlijks te inspecteren en de meerjarige aspecten eenmaal in de 3 jaar. Inspecterende partij en controle kwaliteit inspectie: Gezien de financiele belangen is het belangrijk dat de inspectieresultaten worden gedragen door beide belanghebbenden (opdrachtgever en aannemer). Dit geldt in het bijzonder voor de nulinspectie omdat dit een startpunt is. Daarom moet een gepaste werkwijze gekozen worden. Bijvoorbeeld inspectie door een onafhankelijke derde partij met steekproefsgewijze controle door beide belanghebbenden. Risico-analyse De risicoanalyse methodiek geeft op basis van een gestructureerde risico-analyse advies over de “STG” onderhoudsvormen (S=storingsafhankelijk, T=toestandsafhankelijk en G=gebruiksafhankelijk met als bijzondere vorm van preventief onderhoud D=detectief onderhoud) en de bijbehorende frequenties. Aangezien middels een analyse risico’s worden beperkt, betekent dit dat met een bepaalde zekerheid prestaties worden gewaarborgd. Op basis hiervan kan de risico-analyse dus gezien worden als een middel om te komen tot een prestatiecontract.


20 / 37

5 Kenmerken van resultaatgericht onderhoud

Dit hoofdstuk geeft weer hoe resultaatgericht onderhoudscontracten door de werkgroep worden geïnterpreteerd. Een contract voor resultaatgericht onderhoud speelt in op de behoefte om het benodigde onderhoud te regelen via resultaatverplichtingen op hoofdlijnen. Dit betekent dat de opdrachtgever en opdrachtnemer een overeenkomst afsluiten met een beoogd conditieniveau van de installatie als gezamenlijk doel. Kennis over het onderhoudsproces is daarbij in principe “des contractors”. Dit in tegenstelling tot contracten waarbij via een specificatie van alle taken de onderhoudsinspanning vastgelegd is. Dit betekent dat het nodig is om de aanwezige hoofdlijnen ook expliciet te benoemen. Een contract voor resultaatgericht onderhoud bevat dus (een referentie naar) een lijst met vigerende normen en regels die het onderhoud sturen.

Scope

onderhoudscontract

Eisen: Europ. Normen (EN) ISO Standaards Wettelijke eisen (NL) Lokale eisen (NL)

Resultaatgericht

onderhoudsproces

Installatie met conditie boven of op

overeengekomen minimumniveau

Effectiviteitstoets

Figuur 3: Het teruggekoppelde resultaatgerichte onderhoudsproces met inputs & outputs.

Het resultaatgerichte onderhoudsproces bevat als resultaat een installatie op een bepaald conditieniveau. Om dat conditieniveau te realiseren zijn een te hanteren norm nodig met het te hanteren conditieniveau. Een resultaatgericht onderhoudscontract is hiermee als volgt gedefinieerd: Een resultaatgericht onderhoudscontract is een contract voor het doen uitvoeren van onderhoud op zodanige wijze, dat de te onderhouden installaties op of boven een vooraf vastgesteld conditieniveau gehouden worden conform geldende eisen door middel van door de contractor vastgestelde maatregelen. Uit deze definitie volgt dat een resultaatgericht onderhoudscontract de volgende kenmerken heeft: • Het kent een beheer van het onderhoudsconcept wat bij de contractant ligt • Het kent een opbouw van het onderhoudsconcept waar de stappen “inventarisatie

eisen voor het onderhoudsconcept” en “het onderhoudsplan” traceerbaar vastliggen. Via deze opbouw is traceerbaar in welke mate aan de geldende verplichtingen wordt voldaan.

Om het werkproces effectief af te regelen op de behoefte van de opdrachtgever zijn de volgende elementen in het proces nodig: • Een afspraak tussen eigenaar en gebruiker over de vraag wie optreedt als

verantwoordelijk beheerder voor het onderhoud van de installaties • Een afspraak tussen beheerder en aannemer over de procedure voor terugkoppeling

op de aanwezige kwaliteit van het onderhoud


21 / 37

• Een afspraak tussen beheerder en aannemer over de procedure voor afwikkeling van storingen waarin tevens de autorisatie en de contactadressen geregeld worden

• Een afspraak tussen beheerder en aannemer over de omgang met wijzigingen in wettelijke eisen tijdens de looptijd van het contract

De vraag hoe die afspraken in te vullen zijn wordt beantwoord na in het volgende hoofdstuk eerst de normen die daarop van toepassing zijn te hebben bekeken.


22 / 37

6 Definities, normen en modellen

Om resultaatgericht onderhoud een plaats te kunnen geven is het allereerst van belang om vast te stellen wat onderhoud nu eigenlijk omvat. De VDI 6022 in combinatie met de DIN 31051 geven hier voor wat betreft installaties het duidelijke antwoord wat in de volgende figuur is weergegeven: Deze Duitse normen zijn hier toegepast omdat een vergelijkbaar referentiekader voor installaties in Nederland bij de NEN niet beschikbaar is. De NEN-EN 13306 “Onderhoudsterminologie” groepeert namelijk niet zo expliciet. Kwalificaties Groepering van activiteiten Toegepaste norm: VDI 6022 Blad 1 Deel 1 DIN 31051 Onderhoud; Groepering van maatregelen Inspectie Servicing Reparatie Modificatie Doel van de maatregelen (definitie volgens DIN 31051) Identificatie en bepaling van de actuele toestand

Handhaving van de gewenste conditie

Herstel van de gewenste conditie

Modificatie (Verbetering)

Individuele maatregelen Testen Meten Beoordelen

Testen Bijstellen Vervangen Aanvullen Smeren Conserveren Schoonmaken Desinfecteren

Herstel Vervanging

Uitgevoerd door: Monteur Engineer

Geïnstrueerd personeel (beperkt gebruik) Fitters Monteur

Fitters Monteur

Vereiste training (naar DIN) Categorie A Categorie B Categorie B De normen laten zien dat het gangbare onderhoud de taken inspectie, servicing en reparatie omvat met daarbij al die taken die gangbaar zijn binnen het pakket storingsafhankelijk en preventief onderhoud met deeltaken gebruiksafhankelijk en toestandsafhankelijk onderhoud. Volgens deze gangbare definitie van onderhoud vallen modificaties buiten het onderhoudsprogramma en dus ook buiten resultaatgericht onderhoud. Modificaties die noodzakelijk zijn als gevolg van wijzigingen in wettelijke eisen, vallen dus in principe buiten het gangbare onderhoud. Inspecties die tot doel hebben noodzakelijke wijzigingen vast te stellen door toetsing van de installatie aan de externe eisen, horen in principe dus ook niet binnen het gangbare onderhoud (denk bijv. aan de controle of noodverlichting aan recente pictorgrameisen voldoet of dat koelmiddel aan recente milieueisen voldoet).


23 / 37

Doordat er in de praktijk een behoefte is om wijzigingsactiviteiten binnen hetzelfde aktiviteitenpakket en/of onderhoudscontract op te nemen als de zuivere onderhoudsactiviteiten, worden al deze vier activiteitensoorten in het kader van de onderhoudscontracten wél beschouwd. De scope is hierdoor dus bewust breder getrokken van onderhoudscontract naar beheerscontract. Om planning, uitvoering en rapportage van onderhoudsactiviteiten optimaal op de informatiebehoefte van de opdrachtgever aan te laten sluiten, is het van belang dat contractor en opdrachtgever dezelfde begrippen hanteren. De basis hiervoor is gelegd in het onderhoudscontract. Hierbij wordt gerefereerd aan de definitie van de installatie. Hierbij spelen aspecten als de installatiehiërarchie met objecttypen en objectklassen, maar ook de definitie van werksoorten, vakgroepen en kostenplaatsen. De terminologie zoals die in de NEN-EN 13306 wordt gehanteerd is in het algemeen maatgevend.

6.1 Normen

De volgende normen worden in het beheer en onderhoud van installaties als relevante normen toegepast (zie ref. EBT 02): Norm#: Titel: NEN 1006 Algemene voorschriften voor drinkwaterinstallaties (AVWI 2002) NEN 1010 Veiligheidsbepalingen voor laagspanningsinstallaties (ontwerp & oh) NEN 2078 Eisen voor industriële gasinstallaties NEN 3028 Veiligheidsvoorschriften C.V. installaties NEN 3140 Veiligheidseisen voor laagspanningsinstallaties (gebruik) NEN-EN 13306Onderhoudsterminologie VEWIN Werkblad WB 1.4G Beheer van leidingwaterinstallaties VEWIN Werkblad WB 4.1 Eisen voor reservoirs voor de voeding van

drinkwaterinstallaties CPR-13 Veiligheidseisen voor koelinstallaties gevuld met "ammoniak" STEK Regeling lekdichtheidsvoorschriften koelinstallaties ARBO Arbeidsomstandigheden wet NEN 1078 Voorziening voor gas met een werkdruk van ten hoogste 500 mbar -

Prestatie-eisen – Nieuwbouw NEN 3215 Binnenriolering; eisen en bepalingsmethoden. NEN-EN 671-3 Vaste brandblusinstallaties - Brandslangsystemen - deel 3: Onderhoud

van brandslanghaspels met vormvaste slang en brandslanginstallaties met platoprolbare slang(en)

VEWIN Werkblad WB 4.2 Eisen voor reservoirs niet bestemd voor de voeding van drinkwaterinstallaties

NEN 3050 Kleuren voor het merken van leidingen (ontwerp) NEN 3380 Veiligheidseisen voor koelinstallaties gevuld met "Freon" (ontwerp) NEN-EN 1048 Warmtewisselaars - Met lucht gekoelde vloeistofkoelers -

Beproevingsprocedure voor het vaststellen van de prestatie NEN 1081 Veiligheidsvoorschriften voor elektrische personen- en goederenliften

met betreedbare kooi Warenwet Voorschriften betreffende de hoedanigheid en aanduiding van waren GIVEG Keuringseisen voor aardgasgestookte toestellen < 660 kW VISA Keuringseisen voor aardgasgestookte toestellen > 660 kW Tabel 3: Tabel met vigerende regelgeving en normen voor ontwerp en onderhoud.


24 / 37

De normen die in deze lijst vetgedrukt zijn weergegeven, zijn normen die voor het onderhoud van belang zijn. De andere normen betreffen eisen die op de nieuwbouw van toepassing zijn. Een uitgebreider overzicht van nieuwbouwnormen is in bijlage A weergegeven. De ontwerpnormen zijn in het kader van het resultaatgerichte onderhoud van belang op de volgende momenten: • bij de intake, oftewel het moment van aangaan van het contract • bij update van het onderhoudsconcept naar aanleiding van wijzigingen in normen Immers, op die momenten dient vastgesteld te worden of de installatie voldoet aan de vigerende verplichtingen. Om de verantwoordelijkheden rond het resultaatgerichte onderhoud duidelijk vast te stellen is het nodig om te bepalen wie de signaleringsfunctie heeft voor het al dan niet voldoen aan (wijzigingen in) wettelijke eisen. Wanneer wijzigingen in externe eisen in de scope van het onderhoudscontract en de normstelling verwerkt zijn vindt dat in principe via een aparte check plaats om de consequenties daarvan voor het ontwerp én voor het onderhoud vast te stellen. Het heeft immers geen zin om continu de kwaliteit van ontwerp en van het onderhoudsconcept te toetsen op het al dan niet voldoen aan externe eisen. Deze signaleringsfunctie vormt een optie binnen het resultaatgerichte onderhoudscontract. Wanneer een noodzakelijke wijziging is doorgevoerd heeft dat ook consequenties voor het uit te voeren onderhoud (andere aanpak, meer werk, minder werk). Hoe met de effecten van wijzigingen op het onderhoud wordt omgegaan hangt af van de aanwezige contractvorm. Daarbij zijn de volgende mogelijkheden aanwezig: Wijziging in: (zie Tabel 5) Ontwerp Onderhoud Type contract Gevolg

A t/m E met clausule in onderhoudscontract die wijzigingen uitsluit

Risico op wijziging in onderhoud komt bij beheerder terecht.

Modificatie ontwerp nodig

Uitbreiding of beperking F of

A t/m E zonder clausule Aannemer onderhoud is bewust eigenaar van risico op wijziging.

A t/m E met clausule in onderhoudscontract die wijzigingen uitsluit

Risico op wijziging in onderhoud komt bij beheerder terecht

Geen wijziging in ontwerp

Uitbreiding agv ext. Eisen (*)

F of A t/m E zonder clausule

Aannemer onderhoud is bewust eigenaar van risico op wijziging.

Tabel 4: Consequenties van wijzigingen in externe eisen voor het onderhoud

6.2 Varianten in het resultaatgerichte onderhoud

De volgende varianten zijn te onderscheiden in het resultaatgerichte onderhoud: Contract grenzen Optie Omschrijving inclusief exclusief A Het preventief

onderhoud (Gebruiks- & toestandsafhankelijk)

Preventieve revisies en daarbij benodigde materialen

Correctieve maatregelen en wijzigingen

B Idem met afkoop “klein correctief” (kleine storingen)

Idem met correctieve maatregelen tot budget limiet

Correctieve maatregelen boven bepaald budget; wijzigingen

C Preventief en correctief Preventieve en correctieve maatregelen

Wijzigingen


25 / 37

Contract grenzen Optie Omschrijving inclusief exclusief D Preventief, correctief en

uitvoering wijziging ontwerp

Alle uitvoerend onderhoud en wijzigingen

Beheer van ontwerp gegevens, maken van ontwerp

E Preventief, correctief, uitvoering ontwerp- wijziging en beheer ontwerpgegevens

Voorgaande opties én beheer ontwerpgegevens

Maken van ontwerp.

F Preventief, correctief, ontwerp en uitvoering wijzigingen en beheer ontwerpgegevens

Alle ontwerp en onderhoudsactiviteiten

Beheer functionele eisen

Meeroptie A t/m F Extra Signaleringsfunctie Toets ontwerp aan

externe eisen Doorvoeren ontwerp wijziging

Tabel 5: Varianten in resultaatgericht onderhoud

Deze lijst is niet uitputtend en kan aangevuld worden op basis van nieuwe vormen die zich in de praktijk aandienen. Voor de opties A t/m E is zo’n “plus” optie het punt of wijziging van externe eisen tot aanpassing van de kosten van onderhoudscontract kan leiden (zie * in Tabel 4). De beslissing welke contractvariant optimaal is, wordt gebaseerd op de volgende afwegingen: • Wat is de kwaliteit van het onderhoudsproces die nodig is? • Is dit zelf kosteneffectief uit te voeren? • Is dit kosteneffectief (zonder veel inspanning van de kant van de opdrachtgever) uit

te besteden aan de beoogde contractor(s)? Deze vragen zijn voor de varianten die van belang zijn te beantwoorden. Als geen kosteneffectieve optie valt vast te stellen zijn de begrootte onderhoudskosten te hoog in verhouding tot de eisen. Een onderhoudscontract is aantrekkelijk wanneer de benodigde kwaliteit van het onderhoudsproces kosteneffectief via uitbesteding te realiseren is. In alle varianten is het up to date houden van het stelsel ven onderhoudseisen en onderhoudsregels (het zogenaamde onderhoudsconcept) een taak die een integraal onderdeel uitmaakt van het resultaatgerichte onderhoud. Dit is altijd een taak van de aannemer cq de uitvoerende partij. De eigenaar heeft de eindverantwoordelijkheid om het beheer en onderhoud op verantwoorde wijze te laten plaatsvinden. Daarom is deze altijd rechthebbend op de onderhoudsplanning (NIET van het achterliggende concept) en de documentatie van het gerealiseerde onderhoud en de doorgevoerde wijzigingen. Dit is ook van belang voor eventuele her-verhuur op een later tijdstip; dan moet immers aangetoond kunnen worden dat de installaties conform geldende eisen zijn gebouwd, onderhouden en gewijzigd. Keuringsrapporten van bijvoorbeeld uitgevoerde liftkeuringen zijn daarom eigendom van de gebouweigenaar.

6.3 Modellen voor trendgedrag

Om de installaties op een bepaald conditieniveau te handhaven is het nodig onderhoud met een bepaalde regelmaat te laten plaatsvinden. Het is daarbij nodig om de intensiteit van het onderhoud af te stemmen ten opzichte van het verwachte conditieverloop.


26 / 37

In de praktijk wordt die afweging veelal gemaakt met behulp van ervaringskentallen of wordt gebruik gemaakt van regelgeving die op ervaringsgetallen is gebaseerd. Dit heeft tot gevolg dat vaak niet duidelijk is of met de gevolgde onderhoudsintensiteit het beoogde conditieniveau gehandhaafd kan worden. Om die afweging expliciet te kunnen maken is informatie over het trendgedrag nodig. Daarom is hier vastgesteld in welke mate dat soort informatie beschikbaar is. De bronnen waarin expliciete gegevens vastliggen over het degradatiegedrag van installatiedelen zijn: Bron: Bevat: Ref.: Stichting Bouw Research Levensduurcatalogus

Overzicht van installatiedelen met Nl-Sfb code in combinatie met de levensduurverwachting.

SbR 90

Bau Immobilien Facility Management BIFM.de

Globaal overzicht van de levensduur marges van zelfstandige units uit installaties.

BIFM 05

Dit overzicht maakt duidelijk dat er globale informatie beschikbaar is met betrekking tot de levensduurverwachting van functionele eenheden binnen installaties. Die levensduur wordt bereikt door benodigd onderhoud uit te voeren. De detaillering die nodig is om het benodigde onderhoud van componenten in installaties af te leiden uit het degradatiegedrag is via deze bronnen niet beschikbaar. Dit betekent dat er geen eenduidige referentiekentallen beschikbaar zijn waaruit blijkt hoe intensief of hoe extensief een adequaat onderhouden component van onderhoud wordt voorzien. Bij de beoordeling van het toegepaste beheersconcept is toetsing van dat concept op grond van algemeen toegankelijke referentiegetallen derhalve niet mogelijk. Er valt alleen een vergelijk te maken door gebruik te maken van leveranciersgegevens (indien beschikbaar) of door uit te gaan van regelgeving voor specifieke gevallen (bijv. ISSO publ. 17 voor onderhoud luchtkanaalsystemen, VNI band 31 voor het onderhoud van LuchtBehandelings installaties of richtlijnen voor het onderhoud van gasinstallaties van Energiened; zie bijlage C). Een gevolg van de afwezigheid van traceerbare degradatiekentallen is dat er onzekerheid bestaat rond de vraag in hoeverre met een bepaald beheersconcept een installatie op een overeengekomen conditieniveau gehouden kan worden. Die onzekerheid leidt ertoe dat rekening gehouden moet worden met een variatie in conditieniveau rond het beoogde conditieniveau. Wanneer daar bij toetsing geen rekening mee wordt gehouden bestaat er een reële kans dat het beheersconcept wordt beoordeeld als onvoldoende terwijl er eigenlijk geen alternatief voor beschikbaar is. Een praktische aanpak voor deze onzekerheid is door het norm-conditieniveau als volgt te specificeren: • Gedurende het eerste jaar na oplevering (garantieperiode): het normniveau voor de

installatie is het conditieniveau zoals aanwezig na oplevering van het technische ontwerp met de acceptatiecriteria voor het ontwerp.

• Ná het eerste jaar na oplevering: het normniveau voor de installatie is zoals vastgesteld door de opdrachtgever, afgeleid uit het acceptatieniveau voor de conditie na oplevering en de levensduur van het ontwerp.

6.4 Acceptatiecriteria voor conditieverloop

Bij het resultaatgerichte onderhoud van installaties van een verhuurd kantoor zijn twee aspecten van belang: de realisatie van het vereiste conditieniveau én het realiseren van de ontwerplevensduur. Het eerste is vooral van belang vanuit de gestelde eisen; het tweede is van belang om de geplande afschrijving van de investering te kunnen realiseren. Het is belangrijk om vroegtijdig te signaleren wanneer er een spanning


27 / 37

optreedt tussen deze twee doelstellingen, om daarmee gericht in te kunnen grijpen om onvoorziene kosten te voorkomen. Zo kan de vroegtijdige signalering van bovenmatige slijtage van een koelinstallatie als gevolg van veel start/stop handelingen ertoe leiden dat door gerichte maatregelen een levensduurverkorting wordt voorkomen. Daarom is het van belang dat tijdens het onderhoud vastgesteld wordt of de levensduurprognose in gevaar komt. Daartoe zullen acceptatiecriteria aanwezig moeten zijn die afgeleid zijn van a) de eisen mbt het conditieniveau en b) het normale conditieverloop gedurende de ontwerp levensduur. Om discussies uit te sluiten is het daarbij zinvol om de kwalitatieve omschrijving uit de laatste paragraaf preciezer te definiëren. Dat kan door het % overschrijdingen van de norm bij een bepaalde steekproefomvang vast te leggen (zie ISO 2859).


28 / 37

7 Het resultaatgerichte werkproces

Dit hoofdstuk geeft achtergrondinformatie weer over de stappen die doorlopen worden om een resultaatgericht onderhoudsproces vorm te geven. De diverse aspecten die daarbij van belang zijn worden per paragraaf behandeld. De te doorlopen stappen zijn in de paragrafen 2.1 en 2.2 weergegeven. Na oplevering van een kantoorgebouw cq het referentieobject volgt allereerst de afstemming met de huurder met de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen deze partijen.

7.1 Afsluiten huurcontract; eigenaaronderhoud en huurderonderhoud

Om het werkproces rond het resultaatgerichte onderhoud goed te regelen is het van belang om vast te stellen wie wanneer wat moet doen. Het is daarbij van belang om aan te sluiten bij de verhoudingen zoals die contractueel vast liggen in het huurcontract. De verhouding tussen eigenaar en huurder is geregeld door middel van contracten waarvan de basis vastligt bij de raad op de onroerende zaken (ROZ). Voor wat betreft het onderhoud van installaties is in het modelcontract voor “Huurovereenkomst kantoorruimte en andere bedrijfsruimte in de zin van art. 7:230a BW” gesteld dat dit een taak is van de huurder. Dit is de huur van een ruimte “met alles erop en eraan”. Het modelcontract kent de rol van een beheerder die expliciet aan één van de partijen of aan derden wordt toegekend. In het kader van resultaatgerichte onderhoud is dit de partij die: • de verantwoordelijkheid en de middelen heeft om te beslissen over wijzigingen in het

kader van externe én interne eisen • de verantwoordelijkheid heeft om toe te zien op de kwaliteit en de effectiviteit van

het gehanteerde beheersconcept, met daarin de aanwezige (al dan niet resultaatgerichte) contracten en de taak om aanwezige risico’s voor de gebruiker te beheersen (dit laatste dient via een risico inventarisatie en evaluatie -RI&E- vanuit ARBO expliciet vast te liggen).

Deze rollen zijn normaal verdeeld tussen respectievelijk eigenaar en huurder (gebruiker) tenzij deze in het contract aan een derde partij zijn toebedeeld. Dit kan doordat er bijvoorbeeld sprake is van een aparte beheerder die zowel door de huurder als door de eigenaar wordt betaald. Dit kan ook de vorm hebben van een serviceovereenkomst die door de eigenaar met de huurder wordt afgesloten..

7.2 Vorming onderhoudscontract

In de volgende stap stelt de beheerder het pakket van eisen voor het resultaatcontract vast. Allereerst wordt daarbij vastgesteld wat de actuele uitgangspositie is. Daarbij wordt vastgesteld: - Welke conditiemaat bij de beoordeling gehanteerd gaat worden (zie bijv. § 4.2) - Aan welke externe eisen de installatie dient te voldoen Hierna wordt vastgesteld in hoeverre de installatie voldoet aan die criteria. Dus: - De actuele conditie wordt bepaald en er wordt vastgesteld in hoeverre de installatie

voldoet aan de geldende wettelijke eisen. Vervolgens wordt bepaald hoe uitgebreid het resultaatgerichte onderhoudspakket dient te zijn. Daarbij wordt vastgesteld (zie Tabel 5) of naast het preventieve pakket gebruik gemaakt zal worden van storingsonderhoud en/of uitvoerende wijzigingen en/of


29 / 37

ontwerpactiviteiten en/of daarbij een signalerende aktie voor wijzigingen in externe eisen is weggelegd. Criteria die gebruikt worden om de optimale keuze te bepalen, zijn: • Efficiency en kosten voordelen door taken te bundelen bij één opdrachtnemende

partij (minder overdracht van gegevens tussen verschillende partijen) • Kosten voordelen door als opdrachtgever risico’s zelf te dragen en deze niet bij

partijen neer te leggen (risico’s worden in het algemeen via zekere uitgaven in de begroting verwerkt)

• Verdeling van taken en verantwoordelijkheden in het huurcontract (zie § 7.3) Voor de opties die niet in het onderhoudscontract ondergebracht worden, zal vastgesteld moeten worden wie deze activiteit dan wel op gaat pakken. Op het moment dat taken niet ingevuld worden is niet duidelijk hoe een de eisen voldaan gaat worden; er is dan géén sprake van resultaatgericht onderhoud. Na verdeling van de taken volgt de aanbesteding van het pakket voor resultaatgericht beheer en onderhoud door de beheerder. Op de aanbesteding wordt aan contractorzijde ingespeeld door middel van een offerteproces, wat in de volgende figuur is weergegeven.

Begin

Afstemming en

afsluiting contract

1.1

Ja

Nee 1.2

1.3

Pakket van eisen

aanwezig?

1.4

Wensen-

inventarisatie

Opstellen

offerte

Plannen van aanpak

contract management

Standaard

werkomschrijvingen

preventief onderhoud

Normen wettelijk

verplicht onderhoud

Calculatienormen

preventief onderhoud

Offertes en

prijsafspraken

subcontractors

Bepaling onderhoudsfrequentie:

•Praktische ervaring en inzicht

•Wettelijke normen

•Klantwensen

Figuur 6: Offerteproces met deelprocessen voor resultaatgerichte contracten.


30 / 37

7.3 Verdeling taken en verantwoordelijkheden

Na afsluiten van het contract, zijn de taken en verantwoordelijkheden voor het resultaatgerichte onderhoud duidelijk anders verdeeld dan in de “meer conventionele” contractvormen (zie Tabel 2). In de onderstaande tabel is weergegeven hoe binnen het standaard resultaatgerichte contract de verdeling van taken en verantwoordelijkheden is. Wanneer er variaties mogelijk zijn is dat weergegeven door de vakjes te arceren. Beheerder is eindverantwoordelijk Eigenaar Gebruiker

Contractant onderhoud (aannemer)

Verantwoordelijkheid Gedelegeerd beheerder (van toepassing bij contractvorm:) C

ontr

actv

orm

(T

abel

5)

Opmerking: Specificeren conditienorm voor installatie tijdens gebruik

Alle X Zeker stellen dat ontwerplevensduur wordt gehaald.

Up to date houden van beheersconcept

Alle X Bijhouden (wijziging van) normen en verplichtingen

Signaleren noodzaak tot modificaties agv externe eisen

Alle X X

Voorbereiden en uitvoeren modificaties agv externe eisen

Alle X X Taakverdeling geregeld en afh. van contractvorm

Signaleren noodzaak tot modificaties agv interne eisen

Alle X Betreft eisen gebruiker

Doen van verbetervoorstellen tbv kosteneffectief OH

X X X Afhankelijk van overeenkomt om storingen te analyseren

Met het schema zijn de volgende taken expliciet verdeeld en geregeld binnen het resultaatgerichte onderhoudscontract: • De aannemer/contractant is verantwoordelijk voor het controleren dat de

onderhoudsaanpak voldoet aan vigerende eisen (inclusief aanvullende regelgeving). Dit betreft het voorgeschreven onderhoud; niet het ontwerp van de installaties.

• De verantwoordelijkheid voor wijziging van installaties als gevolg van veranderingen in externe eisen ligt normaliter bij de eigenaar-beheerder tenzij dit expliciet anders is geregeld door middel van het huurcontract. Dit is een gevolg van het feit dat deze invoedsfactor geen aspect is wat aan de gebruiker is toe te rekenen.

• De verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de contractor/aannemer en de gebruiker-beheerder hangt af van de wijze waarop het beheer in het huurcontract is geregeld. In de contracthiërarchie is het onderhoudscontract “een loot aan de stam van” het huurcontract. Wanneer de eigenaar-beheerder de verantwoordelijkheid heeft voor het doorvoeren van noodzakelijke wijzigigen ivm externe eisen, kan de gebruiker-beheerder geen geldig contract afsluiten met de aannemer voor resultaatgericht onderhoud en beheer incl. ontwerpwijzigingen

• Het werkproces behorend bij veranderende regelgeving is geregeld. De onderhoudscontractant kan hierbij een signalerende rol vervullen waarbij de gebruiker-beheerder de taak heeft hierop te reageren. Door middel van het huurcontract én (eventueel) het onderhoudscontract is bepaald welke partij de verantwoordelijkheid heeft om de wijziging te laten realiseren. Wanneer de standaard ROZ voorwaarden gehanteerd worden draagt de eigenaar-beheerder de kosten van wijzigingen.


31 / 37

7.4 Uitwerking beheersplan

Op het moment dat het onderhoudscontract overeengekomen is wordt het onderhoudsplan in detail uitgewerkt. Bij een resultaatgericht onderhoudscontract omvat dat de volgende stappen die traceerbaar vastliggen: a) Inventariseren van de normen die van toepassing zijn op de daaran gekoppelde

onderhoudsactiviteiten. Een voorbeeld van een dergelijke lijst is in bijlage A weergegeven.

b) Bundelen van de verschillende handelingen per component in één onderhoudsplan. Een voorbeeld is bijlage B weergegeven.

c) Uitvoeren, rapporteren en archiveren van het gepland onderhoud conform de daarvoor geldende regels en de in het onderhoudscontract vastgelegde bepalingen.

7.5 Contractfase; Toetsing en arbitrage

Om de kwaliteit van het resultaatgerichte proces tussentijds te kunnen evalueren en bijsturen omvat het proces de mogelijkheid om die kwaliteit te toetsen. De tijd die hier mee gemoeid gaat is een normaal onderdeel van een resultaatgericht onderhoudscontract. Het doel van de toetsing is om vastgestelde afwijkingen in onderling overleg bij te sturen. Om de bijsturing procesgericht en niet incidentgericht in te richten, worden de volgende richtlijnen bij de toetsing toegepast tenzij in onderling overleg een andere richtlijn is overeengekomen: • de kwaliteit van het onderhoudsproces wordt vastgesteld in relatie tot de hoofdlijnen

van het contract: via: − qua tijd: planning en uitvoering rapportage toets − qua inhoud: resultaat en werkwijze inhoudelijke toets − qua informatie: rapportage en toegankelijkheid rapportage toets − qua communicatie: reactietijd en eenduidigheid rapportage toets − qua budget: traceerbaarheid en beschikbaarheid financiële toets

• meetpunten (ten behoeve van de procestoets) waarover gecommuniceerd wordt zijn gebaseerd op steekproefresultaten die een structureel beeld geven. Dit is noodzakelijk om uit te sluiten dat op basis van incidenten geoordeeld wordt. Ieder proces kent onzekerheden waardoor er een kans aanwezig is op een afwijking. De evaluatie dient afwijkingen te kunnen tolereren wanneer deze binnen de overeegekomen bandbreedte liggen. Daarom geldt dat evaluaties: − betrekking hebben op minimaal 3 toetsingen bij meetpunten die tientallen

voorkomen. Dit betekent dat toetsing op de hiervoorgenoemde aspecten dus minimaal 3 toetsingen per aspect omvat

− de normale toleranties in het proces in de beschouwing meenemen − de bevindingen zo vastleggen dat deze te herleiden zijn tot het werkproces De te hanteren acceptatiecriteria zijn vast te stellen met behulp van de ISO 2859 “sampling procedures for inspection by attributes”. Met een kwaliteitslimiet (AQL) van 15 is één afwijking op een steekproefgrootte van 3 nog acceptabel; 2 niet meer.

• communicatie over het verloop van de toets en de resultaten van de toets vindt plaats via de personen die in het onderhoudscontract als contactpersoon vermeld zijn. Deze hebben de taak de kwaliteit van het onderhoudsproces namens opdrachtgever respectievelijk opdrachtnemer te bewaken. In het geval er een ja/nee discussie ontstaat kan een door beide partijen erkend onafhankelijk arbiter uitsluitsel bieden. Deze arbitragemogelijkheid met een verdeling voor de arbitragekosten is in het contract op te nemen afhankelijk van de vraag hoe groot de risico’s zijn die aanwezig zijn. Het resultaat van de nulinspectie is zo’n factor die tot discussie kan leiden.


32 / 37

8 Conclusies

Deze uitwerking van de resultaatgerichte contractvorm leidt tot de volgende conclusies: • De verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen de standaard ROZ

contracten geeft geen uitsluitsel over de verdeling van verantwoordelijkheden in de volgende situaties: − de kwaliteit van het toegepaste onderhoudsconcept die noodzakelijk is om de

ontwerplevensduur van de installaties te behalen − onder welke omstandigheden een verkorte levensduur toe te wijzen is aan de

kwaliteit van het ontwerp (beheerder-eigenaar), het gebruik (beheerder-gebruiker) danwel de uitvoerder (contractant-aannemer)

• Binnen de standaard ROZ voorwaarden behoren noodzakelijke ontwerp wijzigingen als gevolg van de externe opgelegde eisen tot de verantwoordelijkheid van de eigenaar-beheerder. In het geval deze verantwoordelijkheid via de huurovereenkomst contractueel is overgedragen naar de gebruiker-beheerder dan is dit aspect in het resultaatgerichte contract te verwerken.

• Het gangbare resultaatcontract is een mengeling van inspanningscontracten, resultaatcontracten en prestatiecontracten met een variabele ruimte voor ontwerpwijzigingen.

• Het geherdefinieerde resultaatcontract is een contractvorm voor beheer, waarin expliciet vastligt hoe omgegaan wordt met de gestelde eisen vanuit regelgeving, eigenaar en gebruiker tegen een expliciete norm (het referentiekader).

• Er zijn geen onderhoudsmodellen beschikbaar voor installaties die als referentiekader kunnen dienen om onderhoud te plannen. Er zijn wél methoden beschikbaar. Doordat concrete degradatie en conditiekentallen ontbreken is de onderhoudsplanning momenteel zuiver gebaseerd op subjectieve ervaringskentallen.


33 / 37

9 Referenties

BIFM 05 Bau Immobilien Facility Mangement. Lebenserwartung von Bauteilen / Elementen. nach [SIA D 0123],[IEMB 1998], [BMBau 1994], [LBB 1995], [Wert R 91], [VDI 2067] und [IPBau 1994] URL: http://www.bifm.de/wissen/lebensdauer/installation.php

DIN 31051 Grundlagen der Instandhaltung. Jun 2003. EBT 02 Handboek voor de werktuigbouwkundig inspecteur. Versie 1.2. Reed Business

information. Cursus EBT/2 Objectief en doelmatig inspecteren van technische installaties.

ROZ 05 Raad voor onroerende zaken. Modellen. Kantoorruimte. Huurovereenkomst

kantoorruimte en andere bedrijfsruimte in de zin van art. 7: 230a BW. Versie 2004. URL: http://www.roz.nl/Modellen_kantoorruimte.htm

ROZ AlgBep 03 Raad voor onroerende zaken. Algemene bepalingen

huurovereenkomst kantoorruimte en andere bedrijfsruimte in de zin van artikel 7:230a BW. Juli 03. URL: http://www.roz.nl/Downloads/Nederlands/Huidige modellen/Kantoorruimte - Algemene bepalingen - juli 2003.pdf

ROZ HuurContr 03 Raad voor onroerende zaken. Huurovereenkomst kantoorruimte en

andere bedrijfsruimte in de zin van artikel 7:230a BW. Juli 03. URL: http://www.roz.nl/Downloads/Nederlands/Huidige modellen/Kantoorruimte - Huurovereenkomst - juli 2003.doc

Sbr 90 Levensduur van bouwprodukten. Praktijkwaarden / F.J.M. Huffmeijer; M.H.

Hermans ; . -Rotterdam : Stichting Bouwresearch, December 1998. - 76 p.. – Rapport. ISBN 90-5367-259-1

Smit 03. Industrial maintenance #1. Feb. 2003. “Langdurige onderhoudscontracten in

de praktijk”. Artikel van Marc Volmerink met tabel van Prof. K. Smit. OTB 03. Resultaatgerichte samenwerkingsvormen vastgoedonderhoud. K. Korse,

A. Straub, G. Vijverberg. Onderzoeksbureau OTB. 23 Juli 2003. Vast 04. Almanak voor de huur en verhuur van vastgoed 2004/2005. Uitgave van

“Vastgoed belang”. 10e jaargang, 2e druk, April 2004. VDI 6022 Hygienic standards for ventilation and air-conditioning systems Offices

and assembly rooms. Juli 1998

erhoudsplanning verwerkt kunnen worden. Een andere opzet is mogelijk wanneer daarmee vast te stellen is of en hoe aan externe en interne geldende eisen wordt


36 / 37

C Ontwerp normen

Onderstaande tabel geeft een overzicht van normen die vanuit het Bouwbesluit zijn aangewezen of van toepassing zijn. Een up-to-date totaal overzicht van normen op installatiegebied is te verkrijgen via Uneto-VNI.


37 / 37

Resultaatgericht installlatieonderhoud

Documents

Transcript of Resultaatgericht installlatieonderhoud