Regeling functioneren en beoordelen OOP SVOAZ

FONS VITAE LYCEUM ST. IGNATIUSGYMNASIUM ST. NICOLAASLYCEUM

REGELING FUNCTIONEREN EN BEOORDELEN

OOP

2

1. Inleiding

De gesprekkencyclus OOP van de SVOAZ is tweejarig en bestaat uit minimaal twee gesprekken:

een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek.

Eén van de doelen van de gesprekkencyclus is het stimuleren en verbeteren van het functioneren van de

medewerkers. Gedurende de tweejarige cyclus wordt de medewerker de mogelijkheid geboden het

functioneren (en daardoor de uiteindelijke beoordeling) te verbeteren. Om die reden kan de

eindbeoordeling dan ook geen verrassing zijn.

Voor zowel de functioneringsgesprekken als het beoordelingsgesprek zijn procedures opgesteld.

Voor de onderscheidende functiegroepen binnen de SVOAZ zijn separate regelingen opgesteld.

Dit betekent dat er regelingen zijn voor het onderwijzend personeel (OP), het onderwijs

ondersteunend personeel (OOP) en voor leden van het management team (MT) en schoolleiding (SL).

Alleen voor medewerkers die voor het eerste jaar werkzaam zijn binnen de SVOAZ geldt deze regeling niet.

Voor hen geldt een eigen gespreksregeling.

Deze regeling is vastgesteld op 27 juni 2012.

3

2. Regeling functioneren en beoordelen OOP

1 Inleiding

Deze regeling is van toepassing op alle medewerkers van het OOP binnen de Stichting Voortgezet Onderwijs Amsterdam-Zuid (SVOAZ) behalve op medewerkers die voor het eerste jaar in de Stichting werkzaam zijn.

2 Het doel van functioneringsgesprekken en beoordelen 2.1 Functioneringsgesprekken

Het doel van het functioneringsgesprek is het reflecteren van de medewerker op zijn eigen functioneren, het stimuleren en bevorderen van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Anderzijds gaan de gesprekspartners met elkaar na hoe de belangen van de medewerker en de organisatie (nog) beter gediend kunnen worden.

2.2 Beoordelen algemeen Bij een beoordeling wordt bekeken in hoeverre het handelen van de medewerker in overeenstemming

is met de doelstellingen van de school en met de afspraken die met de medewerker zijn gemaakt. 2.3 Beoordelen bij de Stichting VO Amsterdam Zuid

De scholen van de Stichting VO Amsterdam Zuid hebben de volgende doelen met de beoordelingsprocedure: Het stimuleren en verbeteren van het functioneren van medewerker door het uitspreken van een waardering over onderdelen van het werk en over het totaal; Het uitspreken van een oordeel over de behaalde resultaten en de wijze waarop de resultaten zijn behaald; Het voldoen aan de afspraken die zijn gemaakt tussen leidinggevende en medewerker.

Het effect van beoordelen is tweeledig: Op de individuele medewerker: een beoordeling werkt inspirerend en leidt tot een continue ontwikkeling van de medewerker; Op de school: door beoordelen van medewerkers ontstaat het zicht op het totaal aan kwaliteiten in de school en kan gericht gewerkt worden aan continue kwaliteitsverbetering zoals in het Schoolplan is verwoord.

3 Gevolgen van functioneringsgesprekken en beoordeling 3.1 Functioneringsgesprekken

In het gesprek worden afspraken gemaakt welke inzet geleverd moet worden. Ook worden afspraken gemaakt over gewenste ontwikkeling van de medewerker en de ondersteuning die de medewerker hierbij wenst/krijgt vanuit de organisatie. Opbrengst van het functioneringsgesprek is het persoonlijk plan, een formulier waarin ontwikkelpunten worden vastgesteld waarin zowel de medewerker als de leidinggevende zich kunnen vinden.

3.2 Beoordelen Beoordelen is een proces dat start bij het eerste functioneringsgesprek in de gesprekscyclus

functioneren en beoordelen en eindigt met een beoordelingsgesprek. In dit beoordelingsgesprek wordt op basis van de beoordelingsmethodiek (zie 4) een uitspraak gedaan over het functioneren van de medewerker en de resultaten daarvan.

Beoordelingsgesprekken kunnen (rechtspositionele) consequenties hebben. Daarbij kan worden gedacht aan:

Ontwikkelingstraject (bijvoorbeeld coaching, supervisie); Loopbaanonderzoek,-begeleiding; Het al of niet toekennen van studiefaciliteiten; Het al of niet toekennen van een jaarlijkse periodiek; Het al of niet toekennen van een extra periodiek;

4

Het al of niet toekennen van (eenmalige) gratificaties en toelagen; Het al of niet toekennen van specifieke taken of vervanging door andere taken; Outplacement; Ontslag.

4 Methodiek 4.1 Functioneringsgesprek

Bij zowel het functioneringsgesprek als het beoordelingsgesprek vormen de drie onderdelen ‘functie en taakvervulling’, ‘gedrag’ en ‘kennis’ de basis. Deze drie elementen staan ook centraal in het Persoonlijk Plan. Bij het functioneringsgesprek wordt niet gescoord op deze onderdelen, bij het beoordelingsgesprek wel. Voor een verdere uitwerking van deze drie onderdelen: zie hieronder.

4.2 Beoordeling Bij het eerste functioneringsgesprek is een Persoonlijk Plan gemaakt dat bestaat uit drie onderdelen:

Functie en taakvervulling; welke bijdrage heeft de medewerker geleverd uit hoofde van diens functie en taak/taken aan de realisering van het schoolplan in het beoordelingstijdvak. De functie is omschreven in de functiebeschrijving, over aanvullende taak/taken worden aan het begin van elk schooljaar afspraken met de medewerker gemaakt (bijlage A).

Gedrag; welk gedrag is getoond in het beoordelingstijdvak en draagt bij aan het vervullen van de functie en taak/taken.

Kennis; welke taken horen bij de functie/rol en welke kennis is daartoe benodigd (zie bijlage A).

Bij elk of een aantal van deze onderdelen worden afspraken gemaakt die in het beoordelingstijdvak dienen te worden gerealiseerd en die bij de afronding van dit tijdvak worden beoordeeld.

4.3 Eindbeoordeling Bij de eindbeoordeling gaat het om het totaal van de beoordeling van de afspraken die gemaakt zijn bij

de bovengenoemde drie onderdelen en die in samenhang met elkaar worden beoordeeld.

5 Frequentie Elke medewerker heeft binnen twee jaar minimaal twee gesprekken: na een functioneringsgesprek

volgt een beoordelingsgesprek. Er vindt minimaal eens per twee jaar een beoordeling plaats. De direct leidinggevende kan besluiten

om die frequentie van de beoordelingen op te voeren, als de situatie daartoe aanleiding geeft. De leidinggevende treedt daartoe in overleg met de beoordelaar om afspraken te maken over frequentie en de eventuele inzet van instrumenten en brengt de medewerker schriftelijk van de besluiten daarvan in kennis.

6 Gesprekscyclus functioneren en beoordelen De gesprekscyclus duurt twee jaar en bestaat uit minimaal twee gesprekken: een

functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. De duur van de gesprekscyclus valt samen met het beoordelingstijdvak. In dit tijdvak vindt de voorbereiding van de beoordeling plaats. Zo nodig kunnen naar behoefte tussentijds voortgangsgesprekken worden afgesproken. Het initiatief hiertoe kan komen van de medewerker of van de leidinggevende.

Eén van de doelen van beoordeling is het stimuleren en verbeteren van het functioneren van

medewerkers (zie 2.3). In het beoordelingstijdvak wordt de medewerker de mogelijkheid geboden het functioneren (en daardoor de uiteindelijke beoordeling) te verbeteren. Om die reden kan de eindbeoordeling dan ook geen verrassing zijn. In het tweede gesprek wordt een oordeel overgebracht. Dat wil zeggen dat als de functievervulling na dat gesprek niet meer zal wijzigen de eindbeoordeling gelijk zal zijn aan die van het tussentijdse oordeel. Het doel hiervan is tweeledig. Enerzijds is het een stimulans bij goed functioneren om het niveau stabiel te houden. Anderzijds (ook en vooral bij minder goed functioneren) weet de medewerker hoe de beoordelaar denkt over zijn/haar functioneren en wat hem/haar te doen staat om dat te ontwikkelen.

Van alle gesprekken wordt een verslag gemaakt (zie bijlage B), ook van eventuele

voortgangsgesprekken (zie 9).

5

7 Schaal (alleen voor beoordelingsgesprekken) Alle afspraken die in het Persoonlijk Plan zijn gemaakt bij de drie onderdelen ‘functie- en

taakvervulling’, ‘gedrag’ en ‘kennis’ worden beoordeeld door middel van de volgende meetschaal: o onvoldoende o behoeft verbetering o voldoende o goed

Er wordt per score een toelichting gegeven. Het eindoordeel wordt weergegeven in dezelfde schaal:

o onvoldoende o behoeft verbetering o voldoende o goed

8 Bronnen/instrumenten In de regeling functioneren en beoordelen zijn de volgende instrumenten ingezet om de drie

onderdelen ‘functie- en taakvervulling’, ‘gedrag’ en ‘kennis’ te kunnen meten: - Afspraken in Persoonlijk Plan (zie bijlage D); - Medewerker enquêtes en evt. leerling enquêtes (zie bijlage D) - Verslagen van functioneringsgesprekken.

9 Procedure 9.1 Algemeen De uitnodiging voor elk gesprek wordt uiterlijk twee werkweken van tevoren per e-mail verstuurd.

Voor alle gesprekken geldt dat de afgesproken instrumenten gebruikt zullen worden en dat de informatie uiterlijk 5 werkdagen voor het gesprek beschikbaar zal zijn.

9.2 Functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek is een dialoog tussen de medewerker en zijn leidinggevende. Het gesprek heeft met name een ondersteunend/coachend karakter. Zwaartepunt van het gesprek ligt bij het hoe en wat (functie- en taakvervulling, gedrag en kennis): doet de medewerker de goede dingen en doet hij deze op de juiste manier? Van het gesprek wordt een formulier ingevuld door de direct leidinggevende. Dit ingevulde formulier is tevens het verslag. Het verslagformulier wordt door beide gesprekspartners ondertekend. De medewerker ontvangt een kopie van het getekende verslagformulier. Dit document wordt bewaard in het personeelsdossier.

9.3 Beoordelingsgesprek Tijdens het beoordelingsgesprek kan de medewerker zijn mening over de bevindingen kenbaar maken;

deze mening wordt toegevoegd aan het beoordelingsverslag. Dit kan aanleiding zijn tot het wijzigen van de beoordeling. Van het beoordelingsgesprek wordt een beoordelingsformulier ingevuld door de beoordelaar. Deze wordt gedateerd en door beide gesprekspartners getekend. De medewerker ontvangt een kopie van de getekende verslagen. De verslagen worden bewaard in het personeelsdossier.

Ter voorbereiding van het beoordelingsgesprek vult de beoordelaar het beoordelingsformulier in (zie

bijlage C).

Tijdens het beoordelingsgesprek

De beoordelaar overhandigt het ingevulde beoordelingsformulier aan het begin van het gesprek en licht dit toe;

Dit beoordelingsformulier wordt door beide gesprekspartners ondertekend en in het dossier opgeborgen;

Ook de gebruikte instrumenten worden in het dossier opgeborgen;

6

Zo nodig wordt een voortgangsgesprek afgesproken.

10 Actoren en bezwaar (alleen voor beoordelingsgesprekken) In principe is de formele gesprekspartner/beoordelaar de direct leidinggevende. In

uitzonderingsgevallen kan hiervan afgeweken worden en wordt een andere leidinggevende binnen de onderwijsinstelling de beoordelende instantie. Als de medewerker bezwaar heeft tegen de beoordeling dan kan hij binnen zes weken schriftelijk bezwaar aantekenen bij de rector

1. Als de rector

het geheel of gedeeltelijk eens is met de bezwaren dan wijzigt hij de beoordeling dienovereenkomstig en stelt de gewijzigde beoordeling vast. De rector deelt aan de medewerker mee aan welke bezwaren hij wel en welke niet is tegemoetgekomen. Indien de medewerker zijn bezwaren geheel of gedeeltelijk handhaaft, verwijst de rector de medewerker naar de algemene klachtencommissie van de St. VO Amsterdam-Zuid. De klachtencommissie beslist binnen de termijn zoals gesteld in het reglement van de algemene klachtencommissie SVOAZ en stuurt de beslissing in afschrift aan de medewerker, de beoordelaar en de rector van de school waar de medewerker werkzaam is, of de grootste aanstelling heeft. Deze beslissing wordt bewaard in het personeelsdossier.

11 Privacy Met inachtneming van de voorschriften in de Wet bescherming persoonsgegevens en het binnen

SVOAZ geldende Privacyreglement zal het bevoegd gezag gegevens met betrekking tot de persoon van de benoemde met zorg behandelen.

12 Afwezigheidprocedure Indien het gesprek niet kan plaatsvinden door bijvoorbeeld: ziekte /verloven, worden er met de

betrokken medewerker duidelijke afspraken gemaakt over een nieuwe datum. Dit wordt (behoudens klaarblijkelijke overmacht) minimaal twee weken voor het geplande gesprek besproken en schriftelijk vastgelegd. De medewerker ontvangt schriftelijke bevestiging van hetgeen afgesproken is.

13 Niet voorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag.

14 Begripsbepaling Deze regeling verstaat onder:

Bevoegd gezag: het College van Bestuur van de Stichting voor Voortgezet Onderwijs Amsterdam Zuid;

Medewerker: een persoon in dienst van het bevoegd gezag;

Beoordelaar: de door het bevoegd gezag aangewezen functionaris, die de beoordeling opmaakt en vervolgens het beoordelingsgesprek voert met de medewerker;

Functie: het geheel van werkzaamheden waarmee de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak feitelijk was belast;

Functievervulling: het geheel van werkzaamheden waarop de medewerker zijn/haar functie heeft vervuld inclusief zijn/haar gedragingen in verband met de uitoefening van de functie;

Functioneringsgesprek: gesprek tussen de medewerker en de leidinggevende aan de hand van het persoonlijk plan van de medewerker;

Functioneringsformulier: het in de school geldend standaard formulier waarop de gemaakte afspraken omtrent de ontwikkelpunten vermeld zijn (bijlage B).

Beoordelingsgesprek: gesprek tussen de medewerker en de beoordelaar aan de hand van een beoordelingsformulier;

Beoordelingstijdvak: een periode van ten hoogste drie jaar aan het einde waarvan de beoordelaar zich over de functievervulling van de medewerker gedurende dat tijdvak een samenvattend oordeel vormt;

Beoordelingsformulier: het in de school geldend standaard formulier, waarop de te beoordelen aspecten van het functioneren vermeld zijn (zie bijlage C);

1 Indien de rector ook de beoordelaar is, wordt het bezwaar ingediend bij de andere leden van het College van Bestuur.

7

Beoordeling: het na het beoordelingsgesprek formeel vastgesteld samenvattend oordeel over het functioneren van de medewerker, eventueel gepaard gaand met rechtspositionele en/of arbeidsrechtelijke consequenties;

Beoordelingscriteria: maatstaven die gebruikt worden om tot een beoordeling te komen

Beroepsmogelijkheid: bezwaar.

15 Bijlagen A. Functiebeschrijving B. Verslagformulier functionerings- en voortgangsgesprek C. Beoordelingsformulier D. Instrumenten

- Persoonlijk Plan - Medewerker enquête - Leerling enquête

8

Bijlage A Functiebeschrijving

9

Bijlage B Verslagformulier functionerings- en voortgangsgesprek OOP

Zie volgende pagina voor vervolg van formulier

Verslagformulier functionerings- of voortgangsgesprek School

Naam

Naam leidinggevende

Datum

Functionerings- of voortgangsgesprek

Datum vorige gesprek uit de cyclus

Functie Schaal ….

Aanstellingsomvang fte

Persoonlijke ontwikkeling Functie en taakvervulling (Omdat er teveel functiebeschrijvingen zijn kan hieronder niet een uniforme opsomming worden gegeven) 1: 2: 3: 4: 5: Taakvervulling:

10

Vervolg bijlage C

Gedrag

Kennis

Arbeidsomstandigheden Werkplek: Werksfeer: Veiligheid: Gezondheid: Werkdruk: Relatie werknemer met leidinggevende: Relatie werknemer met collega’s: Andere zaken op arbo-gebied:

Akkoord met inhoud en weergave Werknemer Leidinggevende o akkoord o gezien (geef hieronder een toelichting) Datum: Datum:

11

Bijlage C Beoordelingsformulier OOP

Beoordelingsformulier School

Naam werknemer

Naam leidinggevende

Datum

Datum vorige gesprek uit de cyclus

Functie Schaal ….

Aanstellingsomvang fte

Beoordeling functie en taakvervulling

o Onvoldoende o Behoeft verbetering o Voldoende o Goed

(per gesprek de aandachtsgebieden noteren)

Beoordeling gedrag

o Onvoldoende o Behoeft verbetering o Voldoende o Goed

Toelichting:

Beoordeling kennis

o Onvoldoende o Behoeft verbetering o Voldoende o Goed

Toelichting:

Eindoordeel

o Onvoldoende o Behoeft verbetering o Voldoende o Goed

Toelichting:

Akkoord met inhoud en weergave werknemer Leidinggevende o akkoord o gezien (geef hieronder een toelichting) Datum: Datum:

12

Bijlage D1 Persoonlijk Plan OOP

Datum: Naam: Ontwikkelpunt2 o functie- en taakvervulling o gedrag o kennis

Activiteiten of initiatieven

Reden

Gewenst concreet resultaat

Planning

Benodigde ondersteuning en faciliteiten

2 Per ontwikkelpunt een formulier gebruiken

13

Bijlage D2 Medewerker enquête

VRAGENLIJST - OOP door Collega

Vraag

1. Deze collega past prima bij deze school

2. Deze collega heeft zijn zaken op orde

3. Deze collega kan prioriteiten stellen

4. Deze collega kan zijn aanpak en organisatie verantwoorden

5. Deze collega heeft goede contacten met zijn collega’s

6. Deze collega gebruikt of geeft hulp aan collega's

7. Deze collega werkt goed samen met collega’s

8. Deze collega kan goed met ouders en andere externe contacten omgaan

9. Deze collega komt afspraken na

10. Deze collega is goed in staat om zijn eigen functioneren op deze school te bespreken

11. Deze collega heeft een goed beeld van zijn functie en de taken die hij/zij vervult

12. Deze collega is voldoende op de hoogte van alle vernieuwingen in zijn/haar vakgebied

13. Deze collega gebruikt nieuwe ontwikkelingen op zijn/haar vakgebied

14. Deze collega is flexibel en staat open voor vernieuwingen op school

15. Deze collega heeft inzicht in wat voor hem/haar in het collega schap belangrijk is

16. Deze collega gebruikt evaluatie, reflectie en feedback van anderen om zich verder te

ontwikkelen

17. Deze collega kan zijn/haar sterke en zwakke kanten benoemen en probeert die ook te

verbeteren

18. Deze collega staat open voor veranderingen in de samenleving, het bedrijfsleven en het

onderwijs

19. Deze collega signaleert ontwikkelingen op school en de omgeving en past zijn/haar gedrag

daarop aan

20. Deze collega benut verschillende mogelijkheden om zichzelf verder te ontwikkelen, zoals

bijhouden van vakliteratuur, het volgen van trainingen en opleidingen, maar ook het

deelnemen aan vernieuwingsprojecten, het uitvoeren van actieonderzoek en het oppakken

van nieuwe taken

21. Deze collega ondervindt van de collega's voldoende waardering voor het werk dat hij/zij doet

22. Deze collega ondervindt van de schoolleiding voldoende waardering voor het werk dat hij/zij

doet

23. Deze collega laat nooit merken dat er problemen zijn met andere medewerkers

24. Overige opmerkingen:

14

Bijlage D3 Leerling enquête

VRAGENLIJST – OOP door leerling

Vraag

1. Deze medewerker neemt de tijd voor je en luistert goed naar wat ik zeg

2. Deze medewerker kijkt me aan als hij (of zij) met me praat

3. Deze medewerker wil graag weten hoe het met je gaat

4. Deze medewerker geeft me een compliment als ik iets goed gedaan heb

5. Deze medewerker heeft veel geduld

6. Deze medewerker weet mij te motiveren en te stimuleren. Bij deze medewerker heb ik

er zin in om hard te werken

7. Ik voel me op mijn gemak bij deze medewerker

8. Als je een probleem hebt, zal deze medewerker je helpen

9. Deze medewerker is vriendelijk

10. Deze medewerker praat met je over je gedrag, als er iets niet goed gegaan is

11. Deze medewerker let goed op wat er allemaal in de klas en in groepen gebeurt

12. Deze medewerker spreekt je aan als je je verkeerd gedraagt

13. Je weet bij deze medewerker waar je aan toe bent

14. Als er iets aan de hand is kan deze medewerker dat goed oplossen

15. Deze medewerker gaat goed om met lastige leerlingen

16. Deze medewerker leert ons om respect te hebben voor elkaar en anderen

17. Deze medewerker vindt het prima als je een eigen mening hebt en soms dingen anders

ziet

18. Deze medewerker houdt zijn mond over problemen met andere leraren

19. Deze medewerker past prima bij deze school

20. Overige opmerkingen: