Content inventariseren en beoordelen

Contentinventarisatie en -beoordeling

Migratie van SharePoint-content en -functionaliteit

voorbereiden, hoe doe je dat?

@Lustigson #CongresSP


Het nieuwe intranet is klaar om live te gaan…


… maar wat doe je met de ‘oude’ content?


‘Oude’ omgeving

• 658 team sites en 862 project sites: 35 TB

• 1.524 publishing sites: 17 TB

• 20 custom applicaties


Vragen bij migratie

1. Begin je met een schone lei? Of ga je content migreren?

2. Migreer je alles? Of ‘slechts’ een deel van de content?

3. Welke content migreer je dan? Wie bepaalt dat, en hoe?

4. En welke strategie hanteer je dan om te migreren?


Inventarisatie +

Beoordeling


Inventariseren…• Page title

• Page URL

• Site owner

• Created date

• Created by

• Modified date

• Modified by

• Hoeveelheid content

• Paginatype


… en beoordelen• Doelgroep/publiek

• Complexiteit

• Doelmatigheid

• Actualiteit

• Doelgroepgerichtheid

• Leesbaarheid


Hoeveelheid content

• Leeg

• Foutmelding, niet toegankelijk

• Behouden/migreren (2-5 paragrafen)

• Samenvoegen (1 paragraaf)

• Splitsen (5+ paragrafen)


Paginatype• Applicatie

• Documentlijst

• Bestand

• Formulier

• List View

• Landings-/samengstelde pagina

• Project space

• ‘Gewone’ statische content

• Team space


Doelgroep/publiek

• Publiek: +3

• Team- of projectspecifiek: +1


Complexiteit

• Custom development, applicatie: -5

• Samengestelde pagina: -3

• List view: -1

• Statische content: 0


Doelmatigheid

• Eén onderwerp op de pagina: +1

• Doel van de pagina duidelijk: +1

• Content relevant voor doel: +1


Actualiteit

• Ouder dan 3 jaar: -5

• 2 tot 3 jaar oud: -2

• 1 tot 2 jaar oud: 0

• ½ tot 1 jaar oud: +2

• Jonger dan ½ jaar: +5

• Is de datum zichtbaar voor de lezer?


Doelgroepgerichtheid

• Lezer direct aangesproken (u, jij, wij)?

• Opties duidelijk; brengt het mij verder?

• Afronding van taak of vraag duidelijk?


Leesbaarheid• Informatieve titel

• Informatieve lead

• Eén onderwerp per alinea

• Informatieve tussenkoppen

• Opsommingen

• Gemarkeerde woorden

• Informatieve links


Migratie-inspanning


Handmatig of

Geautomatiseerd


Handmatig

• –1: veel werk: custom migratie of ontwikkeling; gem. 90 min.

• 1-3: redactieslag: herschrijven of samenvoegen; ca. 60 min.

• 4: kleine redactieslag: review of update; ca. 30 min.

• 5+: as is migreren, evt. redactionele aanpassingen; ca. 10 min.

Totaal 283 mandagen


Geautomatiseerd

• Script maken: ca. 120 min. per contenttype, per sectie

• Script testen: ca. 120 min. per contenttype, per sectie

• Script draaien: menselijke inspanning nihil

• Resultaten controleren: ca. 60 min. per contenttype, per sectie

Totaal 208 mandagen


Handmatig of

Geautomatiseerd


Verschil

• Bijna geheel in één sectie, vanwege actualiteit van die content

• Geautomatiseerd in 5 dagen; handmatig in ruim 100 dagen

• Meeste secties sneller handmatig


Advies

• Primair handmatig migreren

• Aanvullend geautomatiseerde migratie voor enkele secties

• Mening contenteigenaars laten meewegen


Opties

• Gedeelde effort het best

• Sommige afdelingen of teams kunnen of willen geen tijd besteden aan migratie

• Terugvallen om centraal migratieteam

• Kosten eventueel intern doorbelasten


7 stappen


Volgens beoordelingscriteria1. Hoeveelheid content

2. Actualiteit

3. Paginatype

4. Complexiteit

5. Doelmatigheid

6. Publiek

7. Redactionele effort


Hoeveelheid content

• Leeg of fout = delete

• Samenvoegen of splitsen = redactieslag

• Behouden = migreren


Actualiteit

• -5 punten = archiveren

• -2 punten = forse redactieslag

• 2 punten = kleine redactieslag

• 5 punten = migreren as is


Paginatype

• ‘Team space’ of ‘project space’ = migreren as is

• ‘Document list’ or ‘list view’ = migreren as is

• ‘Landingspagina’ = redactieslag(ook -3 punten onder ‘Complexiteit’)

• ‘Statische content’ = redactieslag (ook 0 punten onder ‘Complexiteit’)

• ‘Applicatie’ = migreren as is (ook -5 punten onder ‘Complexiteit’)


Complexiteit

• -5 punten = custom; o.b.v. andere criteria, migratie as is

• -3 punten = specifieke web parts, redactieslag

• 0 punten = ‘gewone’ content of lijsten; kleine redactieslag


Doelmatigheid

• 3 punten = redactieslag

• 2 punten = snoeien

• 1 punten = splitsen of samenvoegen


Publiek

• 3 punten = migratie door centraal team

• 1 punt = migratie door contenteigenaars


Redactionele effort

• Prioriteit

• Gemiddelde score per sectie

• Actualiteit; verouderde content archiveren of updaten toont verbetering in korte tijd

• Organisatorische prioriteiten, bijvoorbeeld divisie die snel wil handelen

• Improve first, migrate later


Samenvattend

1. Cruciale vragen beantwoorden

2. Inventariseren van ‘oude’ omgeving

3. Beoordelen van content, kwalitatief/kwantitatief

4. Migreren: keuze handmatig en/of geautomatiseerd

Vragen?Stel ze gerust. Nu of via Twitter. Of e-mail [email protected]


mailto:[email protected]

Content inventariseren en beoordelen

Internet

Transcript of Content inventariseren en beoordelen