Programma “Digitaal Werken”
43
1 - 10/03/2014 Infosessie Declareren Turnhout 7 maart 2016
Transcript of Programma “Digitaal Werken”
1 - 10/03/2014
Infosessie Declareren
Turnhout 7 maart 2016
2 - 10/03/2014
Infosessie declareren
1. Voorstellingsrondje
2. Welke richtlijnen moet ik gebruiken?
3. Declareren praktisch
4. Type kosten
5. Communicatieverplichtingen
6. Na afloop van het project …
3 - 10/03/2014
1. Voorstellingsrondje
4 - 10/03/2014
2. Welke richtlijnen moet ik gebruiken?
5 - 10/03/2014
Welke richtlijnen moet ik gebruiken?
• 3 soorten richtlijnen of type projecten
• LEADER: MAK+ - Kempen Zuid – Kempen Oost: ANT/KPO2015xxx – ANT/KZU2015xxx – ANT/MAK2015xxx
• OmgevingsKwaliteit: ANT2015_xx
• P+: ANT2015_P10xx
• Goedkeuringsbrief
6 - 10/03/2014
Declareren: praktisch
7 - 10/03/2014
Wat is declareren?
• 2 maal per jaar bewijs je de gemaakte kosten aan de hand van standaardsjablonen en vertel je wat je gerealiseerd hebt, om dan de cofinanciering op de gemaakte kosten te ontvangen
• 2 maal per jaar
15/02/xx (uitzonderlijk 31/03/2016 voor OKW en P+)
(deadline voor uitbetaling 15/07/xx)
15/07/xx (deadline voor uitbetaling 31/12/xx)
Standaardsjablonen
excel-tabel: financieel overzicht
voortgangsverslag
8 - 10/03/2014
Wie controleert je dossier?
OKW
- Dubbele controle: door provincie en door VLM (Nadine Vantomme)
- Uitbetaling na 3 à 4 maanden + brief
P+
- Dubbele controle door provincie en door VLM (Nadine Vantomme)
- Min. 1 terreincontrole
- Uitbetaling na 3 à 4
LEADER
- Controle door LEADER-coördinator
- Steekproefsgewijze controle door VLM
- Uitbetaling na 3 à 4 maanden
9 - 10/03/2014
Hoe een declaratiedossier indienen?
• Papieren dossier in 2-voud naar
• OKW – P+: provincie + VLM Brussel
• LEADER: Leadersecretariaat
• Papieren dossier bestaat uit
• Excel-sjabloon financieel overzicht: ondertekend en geparafeerd
• Genummerde kosten- en betaalbewijzen (enkel voor OKW en LEADER)
• Voortgangsverslag
• Bijkomend communicatiemateriaal
10 - 10/03/2014
Hoe een declaratiedossier indienen?
• Digitaal dossier naar
• [email protected] EN [email protected] / [email protected]
• [email protected] (LEADER MAK+) OF [email protected] (LEADER Zuid en Oost)
• Digitaal dossier bestaat uit
• Excelsjabloon financieel overzicht (in excel, geen pdf)
• Voortgangsverslag
• Foto’s
11 - 10/03/2014
Uitzonderingen
• Meermaals declareren
• Indien beperkte eigen middelen bv. kleine organisaties,…
• Deadline niet gehaald
• Uitstel vragen met schriftelijke verantwoording aan beheersdienst/PG-coördinator
• Afwijking van meer dan 10% per kostenrubriek
• Toestemming vragen aan VLM (met provincie in cc)/PG: reden voor afwijking en exact bedrag
• Beperkte verlenging van het project (binnen N+3)
• 14 dagen voor einde project
• Mail naar VLM (met provincie in cc)/PG
• Inhoudelijke wijziging
• Per mail naar provincie PMC/PG
12 - 10/03/2014
Voortgangsverslag
• Altijd indienen
• Voortgangsverslag of eindverslag (indicatoren + foto’s)
• Stand van zaken
• Communicatie – knelpunten …
• Wet op de overheidsopdrachten
13 - 10/03/2014
Financieel overzicht: voorblad
14 - 10/03/2014
Financieel overzicht: facturen/kosten
15 - 10/03/2014
Factuur + kostenbewijs
- NIET voor P+: adviseur platteland en/of VLM komt dit eventueel controleren bij einddeclaratie BIJ DE PROMOTOR (copromotoren bezorgen dus wel alle info aan promotor!!!)
=> Boekhoudkundige code meenemen in declaratie
16 - 10/03/2014
Type kosten
17 - 10/03/2014
Mogelijke kosten
1. Investeringskosten
2. Personeelskosten
3. Werkingskosten
4. Overhead
5. Externe prestaties
6. Inkomsten
7. Bijdrage in natura (enkel voor LEADER)
Volgens goedgekeurde projectfiche
subsidiabele kosten
investeringsproject vs dienstverleningsproject
18 - 10/03/2014
1. Investeringskosten
• Wat?
• Bouw of verbetering onroerende goederen
• Aankoop machines
• Erelonen
• Landschapswerken
• Aankoop multimediamateriaal – verwerven/ontwikkelen computersoftware
• Haalbaarheidsstudies
• Wat niet?
• Aankoop grond of gebouwen
• Leasing zonder eigendomsoverdracht
• Zuivere studies
• Ondergrondse leidingen
• Rollend materieel
• Aankoop dieren, zaai- en pootgoed
19 - 10/03/2014
2. Personeelskosten
Looncode bepalen
• Bruto maandloon voor voltijdse functie (loonfiche eenmalig meesturen (ook P+))
• Maandloon dat net lager ligt dan bruto maandloon fiche
• Zit verrekend in de loonkost: bruto maandloon – vakantiegeld – eindejaarspremie – RSZ werkgever – verzekering arbeidsongevallen – vervoerskosten woon-werkverkeer – maaltijdcheques
Wat is NIET subsidiabel?
- Projectsupervisie
- Extralegale voordelen: groepsverzekering, hospitalisatieverzekering,…
- Beroepskleding,…
- Kosten voor aanwerving
- Ontslagvergoeding, opzegvergoeding
20 - 10/03/2014
2. Personeelskosten
21 - 10/03/2014
2. Personeelskosten
Tijdsregistratie: 1 per halve dag op PDPO gewerkt – per maand en per persoon
22 - 10/03/2014
2. Personeelskosten
23 - 10/03/2014
3. Werkingskosten
Wat?
- exploitatiekosten
- opleidingskosten
- betaald vrijwilligerswerk
- promo en publiciteit
- projectgerelateerde kosten voor grondstoffen, gereedschap …
- aankoop multimediamateriaal, afschrijven over 3 jaar
- verplaatsingskosten
!!! Grote aankopen onder werkingskosten bv. PC, beamer, … in het begin van de projectperiode te verrichten!
!! Voor kleine onkosten worden kastickets als onkostennota + betaalbewijs aanvaard
(datum + bedrag + gekochte items + leverancier moet duidelijk zijn)
24 - 10/03/2014
4. Overhead
• Forfaitair bepaald goedkeuringsbrief/projectfiche (max.15% van
de personeelskost)
• GEEN bewijsstukken nodig, enkel invullen in financieel overzicht
• Wat? Huur – verwarming, elektriciteit, gas, water – telefonie, internet,…- representatiekosten – ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies – kosten voor verzekering
25 - 10/03/2014
5. Externe prestaties
Wat?
- consultancy
- ondersteuning externe organisaties
- studies
- erelonen
26 - 10/03/2014
6. Inkomsten
• Vanaf projectkost >50.000€
• Inkomsten ook bewijzen: indien bewezen projectkosten lager liggen dan bruto-projectkosten wordt herrekening gemaakt, en teruggevorderd!
27 - 10/03/2014
7. Bijdrage in natura
= onbetaald vrijwilligerswerk, gekoppeld aan een investering, waarvan materiaalkosten bewezen worden, a rato van max.20€/h
- MOET expliciet zijn goedgekeurd
- Maximum 15% van de totale projectkost
- Per vrijwilliger: getekend registratieformulier
28 - 10/03/2014
Wet op de overheidsopdrachten
• Naleven!
• Rapporteren in voortgangsverslag
• Alle relevante stukken via mail bezorgen aan provincie + beheersdienst (hoeft niet op papier)
• Opdrachtdocumenten/bestek
• Bewijs van publicatie/verzending
• PV van opening
• Ontvangen offertes
• Gunningsverslag en beslissing
• PV’s van oplevering
• Contracten
• attesten
29 - 10/03/2014
Wet op de overheidsopdrachten
• < €8.500 (excl.BTW): aanvaarde factuur
• <€85.000 (excl. BTW): onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor werken, leveringen en diensten
• <600.000€ (excl.BTW) voor werken OF <€207.000 voor leveringen en diensten (excl. BTW): onderhandelingsprocedure met bekendmaking
30 - 10/03/2014
Sancties
• Indien >10% niet subsididiabele kosten => verwittiging per mail
• Bij 2e overtreding => boete
• Niet-subsidiabel gedeelte wordt afgetrokken van de totale goedgekeurde projectkost
31 - 10/03/2014
Communicatieverplichtingen
en aanbevelingen
32 - 10/03/2014
Wat valt onder promotiemateriaal?
• Alle publicaties zoals brochures, kaarten, artikels, websites, uitnodigingen, flyers, infoborden,… over het project, die bedoelt zijn om het grote publiek in te lichten over het project en die gedrukt of geplaatst worden, zijn promomateriaal.
• Belangrijk: Ook promomateriaal i.k.v. project waarvan kosten niet worden ingediend moeten voldoen aan de communicatieverplichting!!
33 - 10/03/2014
Verplichte projectcommunicatie:
• Wat moet er op staan?
Beschrijving van het project
Vermelding “met steun van ELFO”
Nodige logo’s en slogan
Voor alle publicaties en promotiemateriaal over het project!
34 - 10/03/2014
Verplichte projectcommunicatie: Wat?
• Logo’s en slogan terug te vinden op: www.vlaanderen.be/pdpo
LEADER
OKW
Platteland Plus
35 - 10/03/2014
Verplichte projectcommunicatie: Voor wie?
• Iedere begunstigde die plattelandsssteun ontvangt >50.000€ : KLEIN INFORMATIEBORD (betaald door werkingsbudget in LEADER)
• Infrastructuurvoorzieningen of bouwwerkzaamheden met totale plattelandssteun >= 100.000€ : GROOT INFORMATIEBORD+ PERMANENT WERFBORD binnen 3 maanden na afronding
• IEDERE begunstigde die plattelandssteun ontvangt: INFORMATIEPOSTER (A3-formaat, te verkrijgen via secretariaat)
Het bord of poster moet tenminste tijdens de uitvoering van het project omhoog hangen, op een voor het publiek gemakkelijk zichtbare plaats.
36 - 10/03/2014
Sanctieregeling bij fouten:
• Geen vergoeding van het promotiemateriaal in geval van geen publicatie van logo’s en slagzin.
• Gedeeltelijke vergoeding van 25% of 75% van het promotiemateriaal indien logo (’s) of slagzin ontbreken
37 - 10/03/2014
Aanbevelingen
• Communiceren op PROJECTNIVEAU via gebruikelijke communicatiekanalen (nieuwsbrief, website, startmoment, persmoment,…)…
• …Zo kunnen wij regelmatig op WERKINGSNIVEAU communiceren over de goedgekeurde projecten om nog meer ruchtbaarheid aan projecten te geven (websites, projectendatabank, nieuwsbrief, good practice, studiedag, vormingsmomenten,…)
• Communicatie-acties zijn op te nemen in voortgangsverslagen declaratiedossier (foto’s,ondernomen acties,…)!
38 - 10/03/2014
Aanbevelingen
• LEADER:
Promotoren van dienstverleningsprojecten wordt gevraagd om minstens 1 startmoment/persmoment i.k.v. project te houden
Communicatiemateriaal voor ontlening ter beschikking: Beach-vlaggen+ roll-ups
• OKW/P+:
• …
39 - 10/03/2014
Na afloop van het project…
40 - 10/03/2014
Na afloop
• Investeringsprojecten
• 5 jaar in stand houden zonder bestemmingswijziging
• 5 jaar alle documenten en bewijsstukken bijhouden
• Investeringsprojecten>€100.000: permanent bord blijft 5 jaar staan
41 - 10/03/2014
Contactgegevens
42 - 10/03/2014
Contactgegevens OKW en P+
• Provinciaal Steunpunt Platteland: Tinne Van Looy – Lisbeth Hoefkens ([email protected] – [email protected])
provincie Antwerpen
Dienst Landbouw en Plattelandsbeleid
Desguinlei 100
2018 Antwerpen
03 240 58 31 OF 0473 87 18 11
www.provincieantwerpen.be/platteland
• VLM Brussel: Nadine Vantomme ([email protected])
Afdeling Platteland en Mestbeleid
Gulden Vlieslaan 72
1060 Brussel
02 543 69 67
43 - 10/03/2014
Contactgegevens LEADER
• Kristien Vanlommel: LEADER coördinator LEADER Kempen Oost en Zuid ([email protected])
• Miel Gilis: LEADER coördinator LEADER MarkAante Kempen + ([email protected])
RURANT vzw
Hooibeeksedijk 1
2440 Geel
tel.: 014 58 27 07
www.leaderprovincieantwerpen.be
• Davy De Dobbeleer: LEADER VLM
[email protected] OF 02 543 69 52
