ABR Bijeenkomst

23 april 2015 – Procesgericht werkenMarianne Dorder-Servet

Gelijkenis/Metafoor

Er waren eens drie mensen: Iedereen, Iemand en Niemand.

Op een dag moest er een belangrijke opdracht worden vervuld. Iedereen dacht dat Iemand die taak wel op zich zou nemen. Hoewel Iedereen de opdracht kon vervullen, deed Niemand het. Daarom werd Iedereen boos op Iemand. Het was zijn taak en nu had Niemand die uitgevoerd! Iedereen dacht dat Niemand de opdracht had kunnen doen, maar Niemand had zich gerealiseerd dat Iedereen juist zo graag wilde. Aan het einde beschuldigde Iedereen Iemand omdat Niemanddeed wat Iedereen had kunnen doen. Bron: Procesbeschrijvingen? ‘Rot op met de systemen’/ 2011

Hoe deze metafoor te voorkomen binnen uw organisatie?

Duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. B.v. hanteren RASCI/RACI aanpak.

Eenduidige wijze van procesbeschrijving

Beheren van de processen in één beheertool

Toegankelijk maken van de processen voor alle relevante doelgroepen

RASCI aanpak Responsible = Verantwoordelijke medewerker of (extern)

organisatieonderdeel voor de uitvoering van de processtap. Altijd aanwezig!

Accountable = Medewerker of (extern) organisatieonderdeel waaraan verantwoording wordt afgelegd. Beslisser/Eindverantwoordelijke. Altijd aanwezig!

Support = Medewerker of (extern) organisatieonderdeel dat ondersteuntbij het uitvoeren van de processtap

Consult = Medewerker of (extern) organisatieonderdeel dat advies geeft over het uit te voeren processtap

Informed = Medewerker of (extern) organisatieonderdeel dat geïnformeerd moet worden over het uitvoeren van de processtappen

RASCI aanpak

RASCI aanpak wordt gebruikt voor het beschrijven van productie-, diensten- en administratieve processen

RASCI kan eenvoudig in Word of Excel worden uitgevoerd.

RASCI is een snelle en eenvoudige werkwijze om inzicht te krijgen in:

Processen

Verantwoordelijkheden

Bevoegdheden

Voorbeeld Proces Ziek en herstelmelden medewerker

Procestap / Activiteit Medewerker Manager Medewerker

HRM

Arbodienst

Ziekmelden A R CI

Invullen

ziekmeldingsformulier

A R

Registreren

ziekmelding

RA

Bijhouden

verzuimdossier

RA

Ziekmelden bij

Arbodienst

I A R RI

Onderhouden contact

met medewerker

RA CI

Waaraan denken bij procesbeschrijving?

Een proces moet beknopt, overzichtelijk en to the point zijn

Consensus bereiken over de gebruikte terminologie, symbolen en aanpak

Een proces moet afgestemd zijn op het doel waarvoor het gebruikt wordt

Duidelijkheid over de rolverdeling, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge relaties

Een proces moet gemakkelijk overdraagbaar zijn aan alle relevante doelgroepen (managers, medewerkers etc.)

Een proces moet snel en makkelijk vast te leggen en aan te passen zijn.