postdistributie

SharePoint module Postdistributie

Beter beheer van uw inkomende post in SharePoint middels de module Postdistributie.

Ieder bedrijf krijgt te maken met een inko-mende poststroom vanuit allerlei bronnen. Vaak zijn er meerdere ontvangers voor een poststuk binnen een bedrijf of is een post-stuk niet geadresseerd aan een persoon, maar aan een afdeling. Sommige bedrijven hebben meerdere vestigingsplaatsen met één postadres of medewerkers hebben geen vaste werkplek. Het probleem is dat de papieren post vaak een interne route moet volgen en de eind-bestemming kan variëren. Dergelijke interne afhandeling kost tijd waardoor poststukken later bij de correcte ontvanger aankomen en de behandeling vertraging oploopt. In het geval van wisselende werklocaties kan de vertraging aanzienlijk zijn, omdat de ontvan-ger niet altijd op dezelfde locatie aanwezig is als diens postvak.Om de locatieproblematiek op te lossen en de behandeltijd te verkorten heeft Ricoh de module Postdistributie ontwikkeld. Deze module verkort de behandeltijd en zorgt ervoor dat de postafhandeling niet langer locatiegebonden is.

Wat is de module postdistributie?De module Postdistributie is gebaseerd op Document Store voor SharePoint en distribueert poststukken binnen uw organisatie. Doordat dit product Document Store als basis heeft, kan door een enkele druk op de knop een papieren document in een digitale postkamer worden geplaatst. Hierna is het een kwestie van ontvangers selecteren en op OK klikken om de docu-menten bij de juiste personen af te leveren.

Het is mogelijk om voor elke medewerker, voor elke afdeling of voor een combinatie van beiden een postvak aan te maken bin-nen SharePoint. Hierdoor is het eenvoudig om onderscheid te maken tussen poststuk-ken die gericht zijn aan een afdeling of aan een enkel persoon.De beveiliging zorgt ervoor dat alleen medewerkers van de desbetreffende afdeling toegang hebben tot het postvak. Op dezelfde wijze zijn ook de persoonlijke postvakken afgeschermd en kan de eigenaar van het postvak zelf kiezen welke collega’s zijn postvak in mogen zien.Alle poststukken kunnen, dankzij de uitge-breide zoekmogelijkheden van SharePoint, eenvoudig gevonden worden. Door het invoeren van een paar sleutelwoorden worden alle relevante documenten getoond. Hierbij kan er worden gezocht op zowel kenmerken als inhoud. Bij het uitvoeren van een zoekopdracht wordt de beveiliging gehandhaafd zodat de gebruiker alleen de documenten te zien krijgt waar hij/zij recht op heeft.

Wat kan de module postdistributie voor uw organisatie betekenen?Met de module Postdistributie hoeft uw inkomende post niet meer fysiek door uw organisatie gestuurd te worden. Deze kan namelijk vanuit één centrale postkamer ingescand en digitaal verstuurd worden naar afdelingen, processen of personen in de organisatie en op verschillende locaties. De opslag van poststukken is in te richten naar afdeling en documentsoorten.

Poststukken zijn gemakkelijk terug te vinden dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden binnen SharePoint. Tevens is de module eenvoudig aan te passen qua look en feel op basis van standaard templates.

www.ricoh-europe.com

ISO9001: 2008, ISO14001: 2004, ISO27001: 2005 gecertificeerd

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

Ricoh Nederland B.V.Postbus 931505203 MB ’s-HertogenboschTel.: +31 (0)73 645 26 60Fax: +31 (0)73 645 18 44

www.ricoh.nl

RIS

PPO

ST2

NLN

O

Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900.

Waarom ricoh?Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. Informatie-logistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing die consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat.Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde - van analyseren, adviseren, implementeren en continueren.

de voordelen die de module postdistributie u biedt:• Geen interne fysieke post-

distributie nodig• Digitale postvakken, dus geen

fysieke postvakken meer nodig• Locatieonafhankelijk voor de

medewerker• Locatieonafhankelijk voor

postkamer• Registratiedatum per poststuk,

dus geen twijfel over de ontvangstdatum

• Medewerkers worden actief geïn-formeerd wanneer er een nieuw poststuk in hun postvak ligt

• Makkelijk terug te vinden dankzij uitgebreide zoekmogelijkheden

• Look en feel eenvoudig aan te passen