Tips voor een optimale gegevensverzamelingIn vier stappen het volledige vrijetijdsaanbod in je gemeente verzamelen

Stap 1: organisatoren traceren

1. Vraag aan je partnermedewerk een lijst van alle verenigingen die het voorbije jaar hebben ingevoerd in de UiTdatabank. Leg deze naast je eigen lijst van alle raden. (cultuurraad, sportraad, milieuraad, seniorenraad,…)

* je krijgt een lijst met de namen van de invoerders, dus je moet zelf kijken wie voor welke vereniging invoerde. Omdat organisator geen verplicht veld is, zou een lijstje van organisatoren minder gepast zijn. * Haal gemeentelijke invoerders (bv de sportdienst,…), bovenlokale invoerders (scarabeeimport, iedereen van cultuurnet,…) eruit.

Voorbeeld: Invoerders Huldenberg 2013 uit de UiTdatabank.Cultuurdienst Huldenberg 9 jos.l 2

donvi@hotmail.be 17Vzw Landelijke Kinderopvang 2

roger.vanasbroeck 15 KVLV Ottenburg 2scarabeeimport 12 end2endimport 2landbouw 11 jan.vanderlinden 1j_p.debecker 11 jeugdkringhuldenberg 1Bert Remmerie 10 Greet Boes 1

katrien.spaas 8 Basilius-vzw 1lcpimport 8 CANTUVA 1info@praktijkneerijse.be 6 Landschap vzw 1gilberte.geeraerts 5 Jeugddienst Huldenberg 1Huldenberg Gemeente 5 bochra 1sof0606 5 Dorpsraad Neerijse 1Vitaliteit 5 Bemoreactive 1LGO_2013 5 udb_KFDWV 1caroline.bal 4 Linda Van Roey 1

1618vzw 4 Wakimport 1Ouderraad Neerijse 3 luce.morris 1Pluimke Klop 3 rochus 1PJAB 3 Marc Clemeur 1inez.debaus 3 SK Ottenburg 1brunoverloy 3 marleen.soetemans 1Unknown 3 secretaris vreugdestappers 1ouderteamloonbeek 2 martine.vangieter 1dannyvlek 2 sophie.petre 1guy.vloebergs 2 MICHIELS.MARC 1Gdebois 2 Etienne Vervoort 1Groepspraktijk Neerijse 2 geertmoons 1

Gemeentelijke organisatoren (bv Cultuurdienst Huldenerg) wis je uit de lijst. Ook bovenlokale (bv scarabeeimport) gaan er uit.

Tip: Let ook op invoergedrag van collega’s. Jeugddienst Huldenberg mag bv ook wel een aanmoediging krijgen.

Van verenigingen met veel ingevoerde activiteiten, kunnen we vermoeden dat ze de weg naar de UiTdatabank hebben gevonden. Roger van Asbroeck van de wandelvereniging is bv zo’n puike invoerder. Elke maand een wandeling!

Bijna 70% van de invoerders voerde maar 1 of 2 activiteiten in. Hierin schuilt een groot potentieel. Van SK Ottenburg weten we bv dat ze elke maand minstens 1 publieke activiteit organiseren. 1 activiteit is dus te weinig. Goede nieuws: ze hebben de weg wel naar de UiTdatabank gevonden. Let op: sommige organisatoren hebben maar 1 of 2 activiteiten per jaar, denk maar aan een fanfare of een toneelgroep. Deze horen bij de groene groep.Tot slot zijn er nog verenigingen die activiteiten organiseren, lid zijn van een adviesraad, maar geen enkele activiteit hebben ingevoerd. Deze haal je uit je ledenlijst.

an.steeno 2 Visit Leuven 1petradetienne 2 Boerenbond 1trix.meylemans 2 Ken Gilbert 1felix.anne 2 billy48 1Els Van Binnebeek 2 eva.vanhoof 1Ipe 2 goossenshannelore 1Yatrivzw 2 Chiro Ottenburg 1udb_jm1elen 2 Jeugd-Huldenberg 1

Invoertypes onderscheidenWe kunnen 3 verschillende invoertypes onderscheiden, die elk een andere benadering nodig hebben.

1. Toppers

Verenigingen die plichtsbewust al hun publieke activiteiten invoeren in de UiTdatabank. Zij hebben hun weg gevonden naar de UiTdatabank. Hen moet je dus niet meer overtuigen om in te voeren, maar je kan ze wel onderhouden, ondersteunen en positief bekrachtigen. Je kan hen bijvoorbeeld een aparte pagina gunnen in het infoblad. Zo krijgen zij een beloning en kunnen ze inspirerend werken voor andere organisaties. Communiceren over succes leidt immers tot succes.

2. Net-Nieters

Deze verenigingen hebben ooit al een activiteit ingegeven, maar zijn daarna afgehaakt. Dat kan om verschillende redenen zijn. * Ze organiseren heel weinig activiteiten en zijn het bestaan van de UITdatabank vergeten. * Ze ondervonden moeilijkheden bij het invoeren en zijn bewust afgehaakt.* Andere verantwoordelijke binnen het bestuur.

Deze verenigingen hebben misschien nood aan een iets nauwgezettere opvolging, een steuntje in de rug of een opfrissing van het gebruik van de UiTdatabank,… Communicatie is sowieso herhaling, maar bij deze groep zet je er best bewust op in.

3. Nog-Nieters

Deze verenigingen hebben nog nooit een activiteit ingegeven in de UiTdatabank. We kunnen onderscheid maken tussen 2 groepen: De verenigingen die zijn aangesloten bij een adviesraad en degene die we niet kennen.

Bekenden:* hebben nooit informatie gehad over de UiTdatabank.* Zien de meerwaarde er niet van in / vertrouwen het boeltje niet / zijn erbang van.* Zijn sowieso moeilijk te mobiliseren voor iets.

Onbekenden:* Zijn maar éénmalige initiatieven (enkele voorbeelden bij)* organiseren zonder hulp van de gemeenten waarbij het fijn is dat de gemeente toch communicatie voert.* Zij komen nooit in contact met de gemeente op voorhand en kennen de UiTdatabank niet.

In plaats van te kijken naar ‘wie’ iets organiseert, levert een focus op ‘waar’ bruikbare gegevens op: in welke zaaltjes die niet van de gemeente zijn, wordt vaak iets georganiseerd? Bv. een zaaltje achter of boven een café, een publieke ruimte zoals een park of plein, een cursusruimte voor kinderen (dans, muziek,…) of volwassenen (yoga, boetseren, computerlessen), een privézaal die verhuurd wordt aan externen,… . Door te screenen op infrastructuur ipv organisaties kom je andere initiatieven op het spoor: particuliere initiatieven en activiteiten van verenigingen die niet vertegenwoordigd zijn in deze raden, eenmalige of jaarlijkse initiatieven, zoals een straat- of buurtfeest, middenstandsacties, het eindejaarsoptreden van de harmonie of academie,…Benader de eigenaars van zalen die regelmatig hun ruimtes verhuren, de zaalverhuurders, met je boodschap!

Stap 2: Communicatiedoelen Nu we de verschillende doelgroepen hebben gedefinieerd, is het tijd om de verschillende communicatiedoelen (zoals gedefinieerd door Eric Goubin (memori)) te ontdekken.

1. aandacht trekken

Je gaat voor stijgende bekendheid van (de voordelen van) de UiTdatabank door ze in de belangstelling te brengen, vooral via: de (lokale) pers (incl. gemeentelijk infoblad affiches op geschikte locaties, folder / flyer, persoonlijke brief, direct mail, mondelinge media (aanspreken, telefoneren,…) stand op een beurs of evenement, sms-bericht, e-mail en e-zine, sociale media…

2. Informeren / kennis verhogen

Alle info is beschikbaar voor wie er om vraagt en voor wie er naar zoekt, de net-nieters en nog-nieters zijn actief geïnformeerd, de informatie is kwaliteitsvol (tijdig, correct, bevattelijk, …). Dit kan je doen via een folder/flyer, brochure, direct mail, mondelinge media (aanspreken, telefoneren, infolijn, vergadering, stand…)website en e-zine.

3. Overtuigen en werven

De nog-nieters en sommige net-nieters moet je overtuigen. Dit kan op verschillende niveau’s, besef beïnvloeden (awareness), houding beïnvloeden (attitude), gedrag beïnvloeden (behavior). Overtuigen kan ook door het imago duidelijk te stellen dat de UiTdatabank de manier is om op een simpele manier je activiteit te promoten. Aangewezen kanalen zijn voornamelijk mondelinge communicatie (storytelling & getuigenissen) TV-redactioneel en sociale media.

4. Ondersteunen

Organiseer een opleiding of laat mensen langskomen in de bib of op bureau om samen een activiteit in te voeren. Ook een (actieve) reminder om de deadline van de invoer opnieuw in de aandacht te trekken zijn een vorm van ondersteuning. Communiceer duidelijk je beschikbaarheid voor wie méér, méér gedetailleerde, méér info op maat wenst. Dit doe je vooral via website, brochure, folder en sociale media. Vergeet ook mondelinge communicatie niet. Niet alleen van je zelf, maar ook van je collega’s. Dit is een zeer belangrijke stap voor net-nieters.

5. Onderhouden

De verenigingen op duurzame wijze blijven bereiken: regelmaat in de communicatie, creëren van gemeenschapsgevoel. Een herinnering geven over de UiTdatabank moet een reflex worden in elk contactmoment.

6. Positief omgaan met interactiviteit

positieve omgang met personen met vragen, kritieken, klachten, suggesties… Maar ook Communicatie over de communicatie! Je communicatiekanalen werken pas echt als ze bekend zijn: – bij je collega’ en bij je publiek. Verwijs in eigen & in externe communicatiemedia naar de UiTdatabank en je (andere) eigen communicatiekanalen – “surf naar…” – “vraag onze brochure aan…” – “bel ons infonummer…” – “maak een afspraak met…” – “volg ons op Twitter…” – voor meer informatie.

Stap 3: Contactmomenten

Ga eens na op welke momenten kleine initiatiefnemers langs gemeentelijke diensten passeren voor de organisatie van hun activiteit. Soms hebben ze toestemming nodig om een straat af te zetten of willen ze materiaal huren (stoelen, tafels),… Denk hierbij aan:- Uitleendiensten van materiaal- Aanvraag van allerlei vergunningen

Vraag bij elk van deze diensten op met wie en voor welke activiteiten zij het afgelopen jaar contact hadden. Zo kom je ongetwijfeld nog op enkele initiatieven die je op je lijst kan zetten.

Als alles goed gaat, heb je met deze stap een bruikbare lijst om verder mee aan het werk te gaan. Tenminste… als je ook alle opgelijste organisaties kunt contacteren.

Weet dat het welslagen van dit plan iets van lange adem is. Volhouden is de boodschap. Jaar na jaar blijven herhalen bij de inwoners/verenigingen, herinneren en blijven hameren is de boodschap.

Tijd om alles samen te gooien Vul al je contactmomenten in de kruistabel.   Toppers Net-Nieters Nog-Nieters

Aandacht trekken    

lokale pers, infoblad, affiches op geschikte locaties, folder / flyer, persoonlijke brief, direct mail, mondelinge media , e-mail, e-zine, sociale media…

Informeren / kennis verhogen

folder/flyer, brochure, direct mail, mondelinge media (website en e-zine.

overtuigen/werven

mondelinge communicatie (storytelling & getuigenissen) TV-redactioneel en sociale media. 

Ondersteunen website, brochure, folder, sociale media, mondelinge communicatie.

onderhouden   

    

positief omgaan met interactiviteit

   

Stap 4: Praktijkvoorbeelden

1. Gemeentelijk infobladVoor veel verenigingen is het Infoblad het belangrijkste medium om promotie te voeren. Wees dan ook duidelijk of hun activiteit kans maakt om te verschijnen in het infoblad. Doe dit in het infoblad zelf, maar ook op de website of zelfs in een reglement.

1.1. deadline herhalen bij invoer

1.2 mini-handleiding Een mini-handleiding publiceren is altijd handig om te ondersteunen en informeren. Zie bijlage “Oudenburg”.

1.3 Redactioneel artikel over UiTdatabank Ideaal om de aandacht te trekken en te informeren. Zie bijlage “Tremelo”.

1.4. Praktijkvoorbeeld interview met vereniging Zie bijlage “Tessenderlo”.

Samengevat

Constant communiceren over deadline & contactgegevens

Mini-handleiding Interview Aankondiging

2. Website

2.1. Algemeen artikel De website is het ideale communicatiemiddel om meer uitleg te geven over de UiTdatabank, de werking ervan, een handleiding, de regels,… De ideale overtuigingspagina!

2.2. Andere pagina’s Zijn er pagina’s op je website waar verenigingen veel naar toe surfen als ze een activiteit organiseren?

Op deze pagina van www.asse.be kunnen verenigingen bv terecht voor al hun vragen over activiteiten. Denk aan reglementen, aanvraagformulieren…

Dit is de ideale pagina om de vereniging er ook aan te herinneren dat ze hun activiteit moeten ingeven in de UiTdatabank. Dat kan bv rechts bij ‘externe links’. Maar ook gewoon een url in de tekst zelf te zetten.

2.3. Aanvraagformulieren (online & offline) In DIlsen-Stokkem moet je een aanvraagfomulier invullen als je een event organiseert. Er is een zelfs een hoofdstuk promotie en dat ziet er als volgt uit:

Publiciteit

Hoe maak je de activiteit bekend?

door het plaatsen van reclameborden langs gemeentewegen en/of gewestwegen ja, langs gemeentewegen: welke                     plaatsen precies?

ja, langs Gewestwegen: plaatsen zie document voorwaarden plaatsen reclameborden gewestwegen (www.dilsen-stokkem.be/ formulieren/ EVENEMENTEN/ voorwaarden …)

TIP: Wil je de activiteit bekendmaken geef ze dan tijdig in via www.uitdatabank.be. Indien je dit doet voor de 1ste van de maand voorafgaand aan je activiteit, verschijnt deze in ‘UIT’ in Dilsen-Stokkem.

E-mail

E-mailhandtekeningJe kan heel bewust e-mails uitsturen om verenigingen te contacteren, maar ook een verwijzing in je e-mailhandtekening kan een geheugensteuntje zijn voor je verenigingen. Wij doen het bij CultuurNet bv zo:

Aanbevolen door mijn UiTiD:  Forest swords in de Ancienne Belgique

sam@cultuurnet.beUiTmedewerker Oost-Vlaanderen & LimburgCultuurNet VlaanderenSint-Gisleinstraat 62 - 1000 Brusseltel +32 (0)2 551 07 44gsm +32 (0)473 58 33 75

Maak wat van je vrije tijd met UiTinVlaanderen.be. De leukste UiTjes met de kinderen ontdek je op UiTmetVlieg.be. Organiseer je zelf een activiteit? Voer ze in op UiTdatabank.be en ze verschijnt op meer dan 325 kanalen.

Blijf je graag op de hoogte van onze projecten? Schrijf je in op onze e-zines.

standaardmail / herinneringsmail Een mail zoals Tremelo kan je sturen als actieve herinnering naar alle verenigingen een week voor de deadline van het infoblad.

Beste vereniging,

Organiseert u activiteiten tijdens de maanden april of mei? En wenst u dat deze opgenomen worden in de volgende editie van het gemeentelijk informatieblad 'Info Tremelo'?

Surf dan snel naar www.uitdatabank.be en voer uw activiteiten in vóór 12 maart!

Hierdoor verschijnen ze automatisch op www.tremelo.be, www.uitintremelo.be en in tal van online agenda's van andere mediakanalen…

én worden ze opgenomen in de UiTagenda van het gemeentelijk infoblad.

Zo zet u uw activiteiten nog beter in de kijker!

Met vriendelijke groeten,

Mail op maat

Voor toppers Toppers moet je niet meer overtuigen om hun activiteiten in te voeren. Voor hen moet je voornamelijk genoeg herinneringen voorzien. Je kan hen wel jaarlijks een bedankingsmailtje sturen en aansporen om het jaar erop zeker hetzelfde te doen.

Je kan nog een stap verder gaan en hen ook belonen voor hun flinke invoer:

* Je zet hun activiteiten extra in de kijker.* Je interviewt hen (zie Tessenderlo)* Je vermeldt hen als beste invoerder, een beetje erkenning is immers altijd leuk.

Op deze manier maak je ambassadeurs van deze groep verenigingen. Je geeft ze erkenning, andere verenigingen kijken naar hen op en ze hebben een grote marketingwaarde voor je UiTagenda.

Voor Net-NietersNet-Nieters voerden ooit al een activiteit in, maar niet allemaal. Je hebt hun gegevens via je partnermedewerker, dus je kan ze makkelijk contacteren. Ze haakten misschien af, vergaten het,… Zij hebben dus meer informatie nodig dan ‘toppers’.

* Informeer! Geef meer uitleg over hoe je invoert (handleiding)* Ondersteun! Geef opties om vragen te stellen: mail/tel/langskomen/opleiding* onderhoud! Sommige verenigingen organiseren maar 1 of 2 activiteiten, de UiTdatabank verdwijnt van hun radar, het is belangrijk om zelf een herinnering te sturen.

Voor Nog-NietersSommige nog-nieters ken je omdat ze zijn aangesloten bij een raad. Hen moet je misschien eerst nog wijzen op het bestaan van de UiTdatabank of hen een verregaande uitleg geven over het concept. Tot slot moet je hen kunnen overtuigen om hun weg naar de UiTdatabank te vinden. In een volgende communicatie kan je dan

Samengevat Wat zet je in je mail?

Toppers

Net-Nieters

Nog-Nieters

Aandacht trekken x xInformeren / kennis verhogen x x

overtuigen/werven

x x

Ondersteunen xOnderhouden x xpositief omgaan met interactiviteit x

Reflex-mailtje Hadden verenigingen vroeger de gewoonte om hun activiteit door te mailen? Stop! Maak hen duidelijk via een standaardantwoord dat ze hun activiteit zelf in de UITdatabank moeten zetten.

Tip: je kan heel simpel een handtekening maken, zodat je niet telkens dat mailtje moet opsnorren.

UiTleendienstOp de provinciale uitleendienst van Vlaams-Brabant, staat er ook een zinnetje opgenomen in het standaarddocument:

Betreft: bevestiging aanvraag voor het ontlenen van materiaal

Als bijlage vindt u het afhaalformulier met een opsomming van het materiaal dat we voor u hebben gereserveerd.

Materiaal afhalen en terugbrengen

• Afhalen: tussen 8:30u en 9:00u op woensdag 02 april 2014 te Leuven

• Terugbrengen: tussen 8:30u en 9:00u op vrijdag 04 april 2014 te Leuven.

Wat brengt u mee bij het afhalen?

Het origineel afhaalformulier. Indien verplicht, betalingsbewijs van de verzekeringspolis. Identiteitskaart.

Enkele belangrijke richtlijnen

Hou rekening met de maten en het gewicht van het materiaal (zie afhaalformulier). Kom met minstens 2 personen voor zwaar materiaal. Al het materiaal wordt vervoerd in een gesloten voertuig (uitgezonderd podiums). Op onze website http://www.vlaamsbrabant.be/uitleendienst vindt u de wegbeschrijving en

de parkeerrichtlijnen. Organiseer je met het materiaal een publieksactiviteit of -evenement? Vergeet die zeker

niet in te voeren op www.uitdatabank.be. Zo maak je extra promotie via tal van mediakanalen!

Andere gemeentelijke dienstenUiT is niet louter een verhaal van de communicatie- of cultuurdienst. UiT is een gemeentelijke verhaal, want het wil alle inwoners warm maken voor alle vrijetijdsaanbod in de eigen gemeente. Ook de jeugddienst, sportdienst, milieudienst,… hebben baat bij een mooi gevulde agenda en kunnen op hun beurt ook een steentje bijdragen.

Ook zij zijn het gezicht van de gemeente voor hun achterban. Het is belangrijk dat zij

* Zelf overtuigd zijn van de meerwaarde* de reflex hebben om collega * hun achterban wijzen op het bestaan van de UiTdatabank* hun achterban otiveren om in te voeren* eerstelijnshulp kunnen bieden bij eventuele problemen* kunnen doorverwijzen naar de juiste persoon als ze zelf niet kunnen helpen

Zorg er dus voor dat zowel jij als je collega’s de reflex hebben om naar de UiTdatabank te verwijzen als je met verenigingen in contact staat, dat kan zowel aan de balie of telefoon zijn.

InvoeropleidingAls UiTpartner ben je verplicht minstens 1 keer een invoeropleiding te hebben georganiseerd, maar daarmee is de kous natuurlijk niet af. De UiTdatabank verandert, de verenigingen veranderen,… dus om de 2 jaar een opfris-sessie geven is aangeraden.

Dit is ideaal om net-nieters en nog-nieters

Zie http://www.uitnetwerk.be/leidraad/uitdatabank-informatieverzameling

Subsidiereglement Tot slot kan je ook het zwaar geschut inzetten en invoeren in de UiTdatabank opnemen in het subsidiereglement. Het hoeft niet per se een verplichting te zijn, maar je kan ook extra punten toekennen als verenigingen publiciteit maken via de UiTdatabank. Belonen is immers altijd goed.

Zie voorbeeld Tessenderlo.

SamengevatMet heel veel kleine éénmalige ingrepen (tekstjes toevoegen op websites, aanvraagformulieren,…) , kan je ervoor zorgen dat verenigingen invoeren in de UiTdatabank. Zorg ten tweede dat het een gemeentelijk verhaal is, door alle diensten op de hoogte te brengen en te enthousiasmeren. Zorg ook voor een evenwicht tussen push- & pull-kanalen. Tot slot is het een werk van middellange adem, blijf volhouden en houdt de invoer in het oog.

Wat met onbekende verenigingen? Verenigingen niet aangesloten bij adviesraden of die niet in contact komen met gemeentelijke diensten, vinden we via een campagne in de regionale media, het gemeentelijk infoblad en de vrijetijdslocaties in je gemeente.