Porfolio Tips voor een optimale gegevensverzameling

download Porfolio Tips voor een optimale gegevensverzameling

of 13

Embed Size (px)

Transcript of Porfolio Tips voor een optimale gegevensverzameling

1. Tips voor een optimale gegevensverzameling In vier stappen het volledige vrijetijdsaanbod in je gemeente verzamelen Stap 1: organisatoren traceren 1. Vraag aan je partnermedewerk een lijst van alle verenigingen die het voorbije jaar hebben ingevoerd in de UiTdatabank. Leg deze naast je eigen lijst van alle raden. (cultuurraad, sportraad, milieuraad, seniorenraad,) * je krijgt een lijst met de namen van de invoerders, dus je moet zelf kijken wie voor welke vereniging invoerde. Omdat organisator geen verplicht veld is, zou een lijstje van organisatoren minder gepast zijn. * Haal gemeentelijke invoerders (bv de sportdienst,), bovenlokale invoerders (scarabeeimport, iedereen van cultuurnet,) eruit. Voorbeeld: Invoerders Huldenberg 2013 uit de UiTdatabank. Cultuurdienst Huldenberg 9 jos.l 2 donvi@hotmail.be 17 Vzw Landelijke Kinderopvang 2 roger.vanasbroeck 15 KVLV Ottenburg 2 scarabeeimport 12 end2endimport 2 landbouw 11 jan.vanderlinden 1 j_p.debecker 11 jeugdkringhuldenberg 1 Bert Remmerie 10 Greet Boes 1 katrien.spaas 8 Basilius-vzw 1 lcpimport 8 CANTUVA 1 info@praktijkneerijse.be 6 Landschap vzw 1 gilberte.geeraerts 5 Jeugddienst Huldenberg 1 Huldenberg Gemeente 5 bochra 1 sof0606 5 Dorpsraad Neerijse 1 Vitaliteit 5 Bemoreactive 1 LGO_2013 5 udb_KFDWV 1 caroline.bal 4 Linda Van Roey 1 1618vzw 4 Wakimport 1 Ouderraad Neerijse 3 luce.morris 1 Pluimke Klop 3 rochus 1 PJAB 3 Marc Clemeur 1 inez.debaus 3 SK Ottenburg 1 brunoverloy 3 marleen.soetemans 1 Unknown 3 secretaris vreugdestappers 1 ouderteamloonbeek 2 martine.vangieter 1 dannyvlek 2 sophie.petre 1 guy.vloebergs 2 MICHIELS.MARC 1 Gdebois 2 Etienne Vervoort 1 Gemeentelijke organisatoren (bv Cultuurdienst Huldenerg) wis je uit de lijst. Ook bovenlokale (bv scarabeeimport) gaan er uit. Tip: Let ook op invoergedrag van collegas. Jeugddienst Huldenberg mag bv ook wel een aanmoediging krijgen. Van verenigingen met veel ingevoerde activiteiten, kunnen we vermoeden dat ze de weg naar de UiTdatabank hebben gevonden. Roger van Asbroeck van de wandelvereniging is bv zon puike invoerder. Elke maand een wandeling! Bijna 70% van de invoerders voerde maar 1 of 2 activiteiten in. Hierin schuilt een groot potentieel. Van SK Ottenburg weten we bv dat ze elke maand minstens 1 publieke activiteit organiseren. 1 activiteit is dus te weinig. Goede nieuws: ze hebben de weg wel naar de UiTdatabank gevonden. Let op: sommige organisatoren hebben maar 1 of 2 activiteiten per jaar, denk maar aan een fanfare of een toneelgroep. Deze horen bij de groene groep. Tot slot zijn er nog verenigingen die activiteiten organiseren, lid zijn van een adviesraad, maar geen enkele activiteit hebben ingevoerd. Deze haal je uit je ledenlijst. 2. Groepspraktijk Neerijse 2 geertmoons 1 an.steeno 2 Visit Leuven 1 petradetienne 2 Boerenbond 1 trix.meylemans 2 Ken Gilbert 1 felix.anne 2 billy48 1 Els Van Binnebeek 2 eva.vanhoof 1 Ipe 2 goossenshannelore 1 Yatrivzw 2 Chiro Ottenburg 1 udb_jm1elen 2 Jeugd-Huldenberg 1 Invoertypes onderscheiden We kunnen 3 verschillende invoertypes onderscheiden, die elk een andere benadering nodig hebben. 1. Toppers Verenigingen die plichtsbewust al hun publieke activiteiten invoeren in de UiTdatabank. Zij hebben hun weg gevonden naar de UiTdatabank. Hen moet je dus niet meer overtuigen om in te voeren, maar je kan ze wel onderhouden, ondersteunen en positief bekrachtigen. Je kan hen bijvoorbeeld een aparte pagina gunnen in het infoblad. Zo krijgen zij een beloning en kunnen ze inspirerend werken voor andere organisaties. Communiceren over succes leidt immers tot succes. 2. Net-Nieters Deze verenigingen hebben ooit al een activiteit ingegeven, maar zijn daarna afgehaakt. Dat kan om verschillende redenen zijn. * Ze organiseren heel weinig activiteiten en zijn het bestaan van de UITdatabank vergeten. * Ze ondervonden moeilijkheden bij het invoeren en zijn bewust afgehaakt. * Andere verantwoordelijke binnen het bestuur. Deze verenigingen hebben misschien nood aan een iets nauwgezettere opvolging, een steuntje in de rug of een opfrissing van het gebruik van de UiTdatabank, Communicatie is sowieso herhaling, maar bij deze groep zet je er best bewust op in. 3. Nog-Nieters Deze verenigingen hebben nog nooit een activiteit ingegeven in de UiTdatabank. We kunnen onderscheid maken tussen 2 groepen: De verenigingen die zijn aangesloten bij een adviesraad en degene die we niet kennen. Bekenden: * hebben nooit informatie gehad over de UiTdatabank. * Zien de meerwaarde er niet van in / vertrouwen het boeltje niet / zijn erbang van. * Zijn sowieso moeilijk te mobiliseren voor iets. Onbekenden: * Zijn maar nmalige initiatieven (enkele voorbeelden bij) * organiseren zonder hulp van de gemeenten waarbij het fijn is dat de gemeente toch communicatie voert. * Zij komen nooit in contact met de gemeente op voorhand en kennen de UiTdatabank niet. 3. In plaats van te kijken naar wie iets organiseert, levert een focus op waar bruikbare gegevens op: in welke zaaltjes die niet van de gemeente zijn, wordt vaak iets georganiseerd? Bv. een zaaltje achter of boven een caf, een publieke ruimte zoals een park of plein, een cursusruimte voor kinderen (dans, muziek,) of volwassenen (yoga, boetseren, computerlessen), een privzaal die verhuurd wordt aan externen, . Door te screenen op infrastructuur ipv organisaties kom je andere initiatieven op het spoor: particuliere initiatieven en activiteiten van verenigingen die niet vertegenwoordigd zijn in deze raden, eenmalige of jaarlijkse initiatieven, zoals een straat- of buurtfeest, middenstandsacties, het eindejaarsoptreden van de harmonie of academie, Benader de eigenaars van zalen die regelmatig hun ruimtes verhuren, de zaalverhuurders, met je boodschap! Stap 2: Communicatiedoelen Nu we de verschillende doelgroepen hebben gedefinieerd, is het tijd om de verschillende communicatiedoelen (zoals gedefinieerd door Eric Goubin (memori)) te ontdekken. 1. aandacht trekken Je gaat voor stijgende bekendheid van (de voordelen van) de UiTdatabank door ze in de belangstelling te brengen, vooral via: de (lokale) pers (incl. gemeentelijk infoblad affiches op geschikte locaties, folder / flyer, persoonlijke brief, direct mail, mondelinge media (aanspreken, telefoneren,) stand op een beurs of evenement, sms-bericht, e-mail en e-zine, sociale media 2. Informeren / kennis verhogen Alle info is beschikbaar voor wie er om vraagt en voor wie er naar zoekt, de net-nieters en nog- nieters zijn actief genformeerd, de informatie is kwaliteitsvol (tijdig, correct, bevattelijk, ). Dit kan je doen via een folder/flyer, brochure, direct mail, mondelinge media (aanspreken, telefoneren, infolijn, vergadering, stand)website en e-zine. 3. Overtuigen en werven De nog-nieters en sommige net-nieters moet je overtuigen. Dit kan op verschillende niveaus, besef benvloeden (awareness), houding benvloeden (attitude), gedrag benvloeden (behavior). Overtuigen kan ook door het imago duidelijk te stellen dat de UiTdatabank de manier is om op een simpele manier je activiteit te promoten. Aangewezen kanalen zijn voornamelijk mondelinge communicatie (storytelling & getuigenissen) TV-redactioneel en sociale media. 4. Ondersteunen Organiseer een opleiding of laat mensen langskomen in de bib of op bureau om samen een activiteit in te voeren. Ook een (actieve) reminder om de deadline van de invoer opnieuw in de aandacht te trekken zijn een vorm van ondersteuning. Communiceer duidelijk je beschikbaarheid voor wie mr, mr gedetailleerde, mr info op maat wenst. Dit doe je vooral via website, brochure, folder en sociale media. Vergeet ook mondelinge communicatie niet. Niet alleen van je zelf, maar ook van je collegas. Dit is een zeer belangrijke stap voor net-nieters. 5. Onderhouden De verenigingen op duurzame wijze blijven bereiken: regelmaat in de communicatie, creren van gemeenschapsgevoel. Een herinnering geven over de UiTdatabank moet een reflex worden in elk contactmoment. 4. 6. Positief omgaan met interactiviteit positieve omgang met personen met vragen, kritieken, klachten, suggesties Maar ook Communicatie over de communicatie! Je communicatiekanalen werken pas echt als ze bekend zijn: bij je collega en bij je publiek. Verwijs in eigen & in externe communicatiemedia naar de UiTdatabank en je (andere) eigen communicatiekanalen surf naar vraag onze brochure aan bel ons infonummer maak een afspraak met volg ons op Twitter voor meer informatie. Stap 3: Contactmomenten Ga eens na op welke momenten kleine initiatiefnemers langs gemeentelijke diensten passeren voor de organisatie van hun activiteit. Soms hebben ze toestemming nodig om een straat af te zetten of willen ze materiaal huren (stoelen, tafels), Denk hierbij aan: - Uitleendiensten van materiaal - Aanvraag van allerlei vergunningen Vraag bij elk van deze diensten op met wie en voor welke activiteiten zij het afgelopen jaar contact hadden. Zo kom je ongetwijfeld nog op enkele initiatieven die je op je lijst kan zetten. Als alles goed gaat, heb je met deze stap een bruikbare lijst om verder mee aan het werk te gaan. Tenminste als je ook alle opgelijste organisaties kunt contacteren. Weet dat het welslagen van dit plan iets van lange adem is. Volhouden is de boodschap. Jaar na jaar blijven herhalen bij de inwoners/verenigingen, herinneren en blijven hameren is de boodschap. Tijd om alles samen te gooien Vul al je contactmomenten in de kruistabel. Toppers Net-Nieters Nog-Nieters Aandacht trekken lokale pers, infoblad, affiches op geschikte locaties, folder / flyer, persoonlijke brief, direct mail, mondelinge media , e- mail, e-zine, sociale media Informeren / kennis verhogen folder/flyer, brochure, direct mail, mondelinge media (website en e-zine. overtuigen/werven mondelinge communicatie (storytelling & getuigenissen) TV- redactioneel en sociale media. Ondersteunen website, brochure, folder, sociale media, mondelinge communicatie. onderhouden 5. positief omgaan met interactiviteit 6. Stap 4: Praktijkvoorbeelden 1.