PolicyGovernanceNieuwsbrief1

8
JAARGANG 1 NUMMER 1 NOVEMBER 2011 POLICY GOVERNANCE® NIEUWSBRIEF INHOUD Lancering eerste nieuwsbrief een eerste stap in de vergroting van de kennis van Policy Governance Bestuurders en Raden van Toezicht hebben nog nooit zo in de spotlights gestaan als heden ten dage. Voorbeelden zijn zo aan te wijzen: Enron, InHolland, Woningbouwvereniging Servatius. Bij deze laatste worden Bestuurder en Raad van Toezicht wegens wanprestaties persoonlijk aansprakelijk gesteld voor een bedrag van ongeveer 60 miljoen euro. Daarmee wordt weer eens duidelijk gemaakt dat zitting nemen in een raad van toezicht iets meer vraagt dan achterover leunen en afwachten. Dat vraagt kennis over rollen en verantwoordelijkheden. Dat vraagt om een visie over hoe een organisatie bestuurd wordt en wat is dan mooier wanneer er een model voorhanden is dat niet kan voorkomen dat er wanprestaties geleverd worden; maar wel dat men zich kan laten leiden door een theoretische en praktische benadering naar verantwoording aan eigenaren, ethisch en effectief besturen. Met deze nieuwsbrief willen we een bijdrage leveren aan de bekendheid van Policy Governance en aan goed bestuur en toezicht in het algemeen. Pagina 1 Lancering eerste nieuwsbrief. Pagina 2 What’s in a name? Pagina 2 Policy Governance quiz. Pagina 3 Wat gebeurt er in de keuken? Pagina 4 ???? stelt zich voor! Pagina 5 De emotionele kant van Policy Governance. Pagina 6 Wie zijn wij? Pagina 7 Antwoord op de quizvraag! Pagina 8 Vraag en antwoord. Pagina 8 Actueel. Pagina 8 Contact. Het Policy Governance model garandeert niet dat er wijs bestuurd wordt; wel maakt het wijs besturen mogelijk. Voor u ligt de eerste Policy Governance © Nieuwsbrief. Meteen al na de publicatie van Verantwoord Besturen had ik de wens om een nieuwsbrief samen te stellen voor geïnteresseerden in Policy Governance, met extra informatie en artikelen. Zo’n nieuwsbrief heeft pas meerwaarde als hij een mooie mix bevat aan invalshoeken. In de afgelopen periode zijn een aantal mensen door John en Miriam Carver persoonlijk geschoold in de Policy Governance Academy. Gezamenlijk hebben we deze Policy Governance Nieuwsbrief vorm gegeven. Verderop vindt u onze namen en websites. Heeft u een artikel of vraag voor deze Nieuwsbrief, dan graag een berichtje aan [email protected] Namens de redactie wens ik u veel leesplezier! Helmie van Ravestein

description

Eerste Policy Governance Nieuwsbrief Alumni 2011

Transcript of PolicyGovernanceNieuwsbrief1

Page 1: PolicyGovernanceNieuwsbrief1

JAARGANG 1 NUMMER 1

NOVEMBER 2011

POLICY GOVERNANCE® NIEUWSBRIEF

INHOUD Lancering eerste nieuwsbrief een eerste stap in de vergroting van de kennis van Policy Governance

 

Bestuurders   en   Raden   van   Toezicht   hebben   nog   nooit   zo   in   de   spotlights  gestaan   als   heden   ten   dage.   Voorbeelden   zijn   zo   aan   te   wijzen:   Enron,  InHolland,   Woningbouwvereniging   Servatius.   Bij   deze   laatste   worden  Bestuurder   en   Raad   van   Toezicht   wegens   wanprestaties   persoonlijk  aansprakelijk   gesteld   voor   een   bedrag   van   ongeveer   60   miljoen   euro.  Daarmee  wordt  weer  eens  duidelijk  gemaakt  dat  zitting  nemen  in  een  raad  van   toezicht   iets   meer   vraagt   dan   achterover   leunen   en   afwachten.   Dat  vraagt  kennis  over  rollen  en  verantwoordelijkheden.  Dat  vraagt  om  een  visie  over  hoe  een  organisatie  bestuurd  wordt  en  wat   is  dan  mooier  wanneer  er  een   model   voorhanden   is   dat   niet   kan   voorkomen   dat   er   wanprestaties  geleverd   worden;   maar   wel   dat   men   zich   kan   laten   leiden   door     een  theoretische  en  praktische  benadering  naar  verantwoording  aan  eigenaren,  ethisch  en  effectief  besturen.    Met  deze  nieuwsbrief  willen  we  een  bijdrage  leveren  aan  de  bekendheid  van  Policy  Governance  en  aan  goed  bestuur  en  toezicht  in  het  algemeen.    

Pagina 1 Lancering eerste nieuwsbrief. Pagina 2 What’s in a name? Pagina 2 Policy Governance quiz. Pagina 3 Wat gebeurt er in de keuken? Pagina 4 ???? stelt zich voor! Pagina 5 De emotionele kant van

Policy Governance. Pagina 6 Wie zijn wij? Pagina 7 Antwoord op de quizvraag! Pagina 8 Vraag en antwoord. Pagina 8 Actueel. Pagina 8 Contact.

Het Policy Governance model garandeert niet dat er wijs bestuurd wordt; wel maakt het wijs

besturen mogelijk.

Voor u ligt de eerste Policy Governance © Nieuwsbrief. Meteen al na de publicatie van Verantwoord Besturen had ik de wens om een nieuwsbrief samen te stellen voor geïnteresseerden in Policy Governance, met extra informatie en artikelen. Zo’n nieuwsbrief heeft pas meerwaarde als hij een mooie mix bevat aan invalshoeken. In de afgelopen periode zijn een aantal mensen door John en Miriam Carver persoonlijk geschoold in de Policy Governance Academy. Gezamenlijk hebben we deze Policy Governance Nieuwsbrief vorm gegeven. Verderop vindt u onze namen en websites.

Heeft u een artikel of vraag voor deze Nieuwsbrief, dan graag een berichtje aan [email protected]

Namens de redactie wens ik u veel leesplezier! Helmie van Ravestein

Page 2: PolicyGovernanceNieuwsbrief1

2

Lorem Ipsum Dolor Lente 2016

Als   u   al   langer   met   Policy   Governance   bekend   bent,   kent   u  misschien  de  termen  ”Doelstellingen”  ,  “Bevoegdheidskaders  van  de   directeur”,   “Schakel   tussen   het   bestuur   en   de   directeur”   en  “Bestuurlijke   Werkwijze”,   zoals   de   kwadranten   uit   de   Policy  Governancecirkel   destijds   in   Verantwoord   Besturen   zijn  benoemd.  

 

                                                                               

 

 

 

 

 

 

Door  de  introductie  van  de  wet  Goed  Onderwijs,  Goed  Bestuur  in  de   onderwijssector,   en   de   scheiding   tussen   bestuur   en   (intern)  toezicht   die   daaruit   voortvloeit,   bleek   er   behoefte   aan   een  hertaling  van  de  bekende  termen.  De  Nederlandse  alumni  van  de  Policy   Governance   Academy   hebben   afgesproken   voortaan   de  volgende  nieuwe  termen  te  hanteren:  

                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

In   deze   nieuwsbrief   gebruiken   we   in   alle   artikelen   óf   de  Amerikaanse  termen  óf  deze  namen.  

Jaargang 1 nummer 1 Pagina 2

What’s in a name?

Policy Governance Quiz

 

Vraag  1:       Welke  keuze  komt  tegemoet  aan  de  criteria  van  de  Beoogde  Resultaten?

Keuze  A:       We  doen  goede  dingen  voor  goede  mensen.  

Keuze  B:       Onze  straat  is  veiliger.  Keuze  C:       We  doen  beter  onze  best.  Keuze  D:       Kwaliteit  is  nummer  1.    

Kijk voor het correcte antwoord op pagina 4

DOELEN&

Bevoegdheids*+kader+

Bestuurlijke+werkwijze+

Schakel+tussen+bestuur+en+directeur+

Beoogde&&

resultaten&

Grenzen&&handelingsruimte&&Bestuurder&

Interne&werkwijze&Toezichthouder&

Verhouding&Toezichthouder&&:&Bestuurder&

Page 3: PolicyGovernanceNieuwsbrief1

3

Lorem Ipsum Dolor Lente 2016

Wat gebeurt er in de keuken?

Een artikel van Jannice Moore; vertaling door Huub van Kruchten Regelmatig vinden besturen die Policy Governance® implementeren, dat het

algemene publiek niet begrijpt wat men aan het doen is. Soms denkt men dat het bestuur afstand doet van haar verantwoordelijkheid door gebruik te maken van Policy Governance. Dit artikel is geschreven om besturen te ondersteunen in de uitleg van de basisprincipes van Policy Governance aan die leden van het publiek die geen achtergrondkennis hebben van het model. Het probeert niet elk detail en nuance te bespreken, maar in brede termen uit te leggen hoe het model werkt.

1

Policy   Governance   is   een   model   dat   raden   van   toezicht   /  besturen   in   staat   stelt   zich,   namens   de   mensen   die   men  vertegenwoordigt,   te   verzekeren   dat   een   organisatie   bereikt  wat  het   zou  moeten  en  vermijdt  wat  niet  acceptabel   is.     Laten  we  een  eenvoudig  voorbeeld  nemen  om  aan   te  tonen  hoe  het  werkt.  In  dit  voorbeeld  bent  u  en  vier  andere  personen,  namens  uw   uitgebreide   familie   (in   dit   voorbeeld   bent   u   “Raad   van  Toezicht”)  verantwoordelijk  voor  het  organiseren  van  een  diner  voor  een  verjaardag  of  een  viering  van  een  gedenkdag.  U  woont  allen   in  een  verschillende   stad,  en  de   locatie   voor  de  viering   is  ook  in  een  andere  stad.  U  besluit  dat  het  verstandig  is  een  kok  in  te  huren  (die  in  dit  geval  de  directeur-­‐bestuurder  of  het  College  van  Bestuur  is)  die  de  voorbereiding  kan  treffen  en  het  serveren  van   het   diner   voor   zijn   rekening   neemt.   Dus   u   controleert   de  kwalificaties   van   de   koks   in   de   regio   en   huurt   de   beste   die   u  kunt  krijgen.  Echter,   u  moet  de  kok  wel   de  nodige  opdrachten  meegeven.      

U  vergadert  met  z’n  vijven  en  neemt  enkele  besluiten.  Wat  staat  er   op   het   menu?   Wie   wordt   er   uitgenodigd?   Hoeveel   kunt   U    uitgeven   aan   het   diner?     Deze   besluiten   zijn   de   definitie   van  welke  opbrengsten  of  resultaat  verwacht  worden,  voor  wie  die  resultaten   bedoeld   zijn   en   hoeveel   ze   waard   zijn.   In   Policy  Governance-­‐taal   wordt   naar   deze   zaken   verwezen   als   Ends  ofwel   Beoogde   Resultaten.   In   het   nemen   van   deze   besluiten  dient  u  bepaalde  informatie  te  vergaren.  Is  de  meerderheid  van  de   gasten   “vlees   en   aardappel”   types,   of   hebben   zij   een  voorkeur  voor  een  meer  exotisch  menu?  Zijn  er   veel   kinderen,  die   misschien   een   verschillend   menu   verlangen?   Heeft   u   veel  oudere   gasten   die   meer   behoefte   hebben   aan   een   diner   dat  geserveerd  wordt  of  is  een  buffetstijl  geschikter?          

Nadat  u  de  informatie  heeft  verzameld,  komt  u  met  de  volgende  reeks   van   beoogde   resultaten   (ENDS)   die   de   chef-­‐kok   moet  produceren:        

2

"We   willen   een   smakelijk   buffet   voor   honderd   personen.  Het   menu   moet   gebraden   rundvlees   bevatten,   met  tenminste   keuze   voor  een  andere  hoofdportie.   Er  moeten  tenminste  drie   keuzes  zijn  qua  dessert  en  een  ervan  moet  een  laag  vetgehalte  hebben.  Er  zullen  enkele  gasten  zijn  die  lichamelijke   beperkingen   hebben   en   die   hun   eten  geserveerd  moeten   krijgen   in   plaats   van   zelf   hun   eten   te  halen.     De   totale   kosten   van   het   diner  mogen   niet   hoger  zijn  dan  €  2500”.      

In  de  hierboven  opgestelde  verklaring  vertelt  u  de  chef-­‐kok  (directeur-­‐bestuurder   of   het   College   van   Bestuur)   welke  resultaten   u   verwacht.   U   heeft   duidelijkheid   geschapen  door  uw  instructies.  U  heeft  gebieden  aangewezen  waar  de  keuzes   van   de   chef-­‐kok   beperkt   worden   (voorbeeld:   er  moet   gebraden   rundvlees   zijn).   Waar   u   geen   verdere  specificaties   heeft   aangebracht   is   de   chef-­‐kok   vrij   elke  redelijke   interpretatie   te   maken   van   wat   u   heeft   gezegd.  (Hij   kan   aardappelpuree   serveren,   of   gebakken  aardappelen   of   aardappel   gratin   enz.,   aangezien   u   niet  nader  heeft  aangegeven  dit  verder  te  specificeren.)  Hij  kan  ook  assistentie   inhuren  om   te  helpen  bij  de  voorbereiding  en   het   serveren   van   de   maaltijd,   zo   lang   als   de   totale  kosten  uw  specificaties  maar  niet  overschrijden.      

 Nu  heeft  u  de  chef-­‐kok  verteld  wat  u  wilt.  U:      

a)      gaat  weg  en  spreekt  niet  meer  met  hem  totdat  het  diner  is  geserveerd?      

b)    bent  aanwezig  in  de  keuken  en  kijkt  over  zijn  schouder  mee  en  doet  suggesties  iets  meer  zout  toe  te  voegen  aan  de  soep!    

c)    geen  van  beiden?    

En chef-kok kan niet voor vijf

bazen werken.

Jaargang 1 nummer 1 Pagina 3

Page 4: PolicyGovernanceNieuwsbrief1

4

Lorem Ipsum Dolor Lente 2016

Vervolg van pagina 3 Het  goede   antwoord   is   (c).     U   (raad   van   toezicht/bestuur)   heeft  nog   twee   zaken   te  doen.  Ten  eerste  moet  u  de  chef-­‐kok  nog  laten  weten  of  er  zaken  zijn  die  hij  niet  mag  doen  tijdens  de  voorbereiding  van  het  diner.  Hoewel  u  zich  niet  onnodig  wil  bemoeien  met  zijn  creatieve  mogelijkheden  en  zijn  professionele  training,  zijn  er  toch  bepaalde  methodes   die   u   niet   acceptabel   zult   vinden.   De   chef-­‐kok   moet   van   deze  onacceptabele  methodes  vooraf  op  de  hoogte  zijn.  Ten  tweede  moet  u  besluiten  hoe  vaak  u  wilt  controleren  om  er  zeker  van  te  zijn  dat  de  voorbereidingen  volgens  plan  verlopen  en  in  overeenstemming  zijn  met  uw  verwachtingen.    

Wat  mag  de  chef-­‐kok  niet  doen?   In  Policy  Governance-­‐taal  worden  deze  de  Grenzen  van  de  handelingsruimte  van  de  bestuurder   (Excecutive   Limitations)  genoemd.   Ieder  van  u   (raad  van   toezicht/bestuur)  heeft  waarschijnlijk   niet  hetzelfde   idée  over   deze  dingen,  maar  de   chef-­‐kok  kan  niet  werken  voor  vijf  verschillende  bazen,  dus  moet  u  gezamenlijk  bespreken,  overeenkomen  en  bepalen  welke  waarden  u  heeft.    Laten  we  eens  aannemen  dat  u  dat  heeft  gedaan.  Ten  eerste  heeft  u  besloten  dat  u  niet  wenst  dat   er   kunstmatige   toevoegingen   en   conserveermiddelen   gebruikt   worden   in   de  maaltijd.   Dan   discussieert   u   over   het   feit   dat   wanneer   u   een   diner   organiseert   u  wettelijk   aansprakelijk   bent   voor   het   geval   dat   iemand   een   voedselvergiftiging  oploopt,  en  dus  vertelt  u  de  chef-­‐kok  dat  hij  niet  mag  nalaten  zich  te  houden  aan  de  standaarden   van   publieke   gezondheidsnormen   met   het   oog   op   het   bereiden   en  conserveren  van  voedsel.  U  wilt  ook   geen   trammelant  met  de  wet   dus  vertelt  u  de  chef-­‐kok,  dat  hij  niet  mag  nalaten  alle  vergunningen  te  verkrijgen  voor  het  schenken  van   alcohol.   Tenslotte   besluit   u   dat   u   de   lokale   middenstand   wilt   steunen   in   deze  opdracht   en   dus   vertelt   u   de   chef-­‐kok,   dat   hij   het   grootste   gedeelte   van   de  ingrediënten  niet  buiten  deze  regio  mag  kopen.      

Uw  laatste  taak  is  te  besluiten  hoe  vaak  u  controle  wenst  uit  te  oefenen  om  de  chef-­‐kok  verantwoording   te   laten  afleggen.  U  besluit  dat  u   twee  weken  voorafgaand  aan  het   diner   het  menu   wenst   in   te   zien,   zodat   u   zich   er   van   kunt   overtuigen   dat   alle  criteria  die  u  heeft  opgesteld,  nageleefd  of  gehaald  worden.  U  zou  kunnen  vragen  of  de  noodzakelijke  vergunningen  m.b.t.  volksgezondheid  en  alcohol  verkregen  zijn,  of  u  kunt  zelfs  vragen  ze  te  willen  zien.  U  zou  kunnen  vragen  te  bewijzen  dat  het  voedsel  grotendeels   gekocht   is   in   de   lokale   omgeving,   of   u   zou   zelfs   de   facturen   kunnen  opvragen.    Voor  elk  gebied  waar  u  een  resultaatverwachting  heeft  vastgelegd,  heeft  u  het   recht   (als   raad   van   toezicht)  en,   inderdaad   zelfs  de   verplichting,  u   zelf  ervan   te  overtuigen   dat   uw   verwachtingen   of   doelstellingen   behaald   zijn.   Hoe   dan   ook,   dat  betekent  niet  dat  u   in  de  keuken  zult   staan  en  gedurende  de  voorbereiding  van  het  diner   met   raad   en   daad   hulpvaardig   terzijde   zult   staan.   U   heeft   een   professional  ingehuurd,   u   heeft   uw   doelen   of   verwachtingen   aangegeven,   u   ontvangt  verantwoording   van   de   resultaten,   maar   u   laat   de   professional   zijn   werk   doen.  Iedereen  weet  dat  “too  many  cooks  spoil  the  soup”.      Als  raad  van  toezicht  heeft  u  zoveel  controle  over  de  resultaten  als  u  wenst.  U  bepaalt  wat  de  resultaten  moeten  zijn,  voor  wie  ze  bestemd  zijn,  en  hoeveel  ze  mogen  kosten.  U  staat  de  chef-­‐kok  toe,  die  optreedt  als  professional,  besluiten  te  nemen  over  “hoe”  die   resultaten   bereikt   worden,   behalve   door   duidelijk   te   verklaren   dat   bepaalde  methoden   niet   acceptabel   zijn.   Deze   benadering   is   niet   een   afstand   doen   van  verantwoordelijkheid.   In  werkelijkheid  is  het  een  precieze  en  geplande  controle  voor  u  als  Raad  van  Toezicht  zijnde.    

"Policy  Governance®  is  een  geregistreerd  handelsmerk  van  Dr.  John  Carver.  Gebruikt  met  toestemming.  

Helmie van Ravestein stelt zich voor De initiatiefnemers van deze nieuwsbrief stellen zich graag persoonlijk aan u voor. Deze eerste editie starten we met Helmie van Ravestein.

Helmie van Ravestein heeft jarenlange ervaring met bestuur en toezicht van onderwijsorganisaties, als directeur-bestuurder, schoolleider en adviseur. In haar adviespraktijk richt zij zich op alle aspecten van Policy Governance, maar zij is bekend om haar expertise op het gebied van verantwoording en evaluatie.

Begin 2004 kwam ze in aanraking met Policy Governance®. Het systeem bood antwoord op de dilemma’s die ze in haar baan als directeur-bestuurder was tegengekomen. Vanaf dat moment heeft ze zich grondig verdiept in Policy Governance, heeft de Carver Governance Academy afgerond en kent de nieuwste ontwikkelingen op dit terrein.

Het boek “Verantwoord Besturen”, over de beginselen van het Policy Governance systeem en geschreven met Jan Maas, heeft door haar interesse en enthousiasme gestalte gekregen. Met de publicatie van haar “Werkboek verantwoordingsrapportages maken” levert ze een effectieve bijdrage aan de toetsing en het toezicht binnen organisaties. Haar boek “Toezicht houden volgens Policy Governance” dat binnenkort uitkomt, biedt een praktische handreiking op het gebied van toezichtskaders, verantwoording en evaluatie.

Pagina 4 Jaargang 1 nummer 1

Helmie van Ravestein stelt zich voor

Page 5: PolicyGovernanceNieuwsbrief1

5

Lorem Ipsum Dolor Lente 2016 Jaargang 1 nummer 1 Pagina 5

Hartger Wassink en Harry Nijkamp, alumni van de Policy Governance Academy 2010, schreven in het mei/juni nummer van Board Leadership een artikel over de emoties die een rol spelen bij het implementeren van Policy Governance. Hier een verkorte weergave van hun artikel. Hartger Wassink Harry Nijkamp    De  afgelopen   jaren  hebben  we  met  veel  besturen  en  raden  van  toezicht  gewerkt  op  basis  van  het  Policy  Governance-­‐gedachtegoed.  Over  het  algemeen  leidde  dat  tot  positieve  reacties.  Tegelijkertijd  hebben  we  in   ons   werk   met   deze   besturen   met   een   aantal   paradoxen   te   maken.   Hoewel   besturen   meestal   erg  gemotiveerd  zijn  om  met  Policy  Governance  te  gaan  werken,  leidt  het  implementatieproces  af  en  toe  tot  sterke,   emotioneel   geladen   reacties.   Natuurlijk,   het   is   logisch   dat,   als   je   een   nieuwe   aanpak   uitlegt,   je  kritische   vragen   krijgt.  Maar   sommige   reacties   die   wij   kregen   gingen   verder   dan   dat   en   bleken   lastige  obstakels  voor  een  succesvolle  implementatie.  In   dit   artikel  willen  we   de   aard   van   deze   ‘emotionele   paradox’   van   het  werken  met   Policy   Governance  dieper  onderzoeken,  om  te  kijken  hoe  we  ermee  om  kunnen  gaan.        Naar  ons  idee  zijn  er  twee  aspecten  aan  deze  emotionele  paradox:  een  aspect  van  vorm,  ofwel  structuur;  en  een  interpersoonlijk  aspect.  Het  vorm-­‐aspect  doet  zich  vooral  voor  bij  besturen  die  de  overgang  maken  van  een  gangbaar  bestuur/directiemodel  naar  een  raad  van  toezicht/college  van  bestuur-­‐model.  Volgens  het  Policy  Governance-­‐model  is  het  hierbij  het  formuleren  van  doelen  (in  termen  van  beoogde  resultaten)  mede  een  verantwoordelijkheid  van  de  raad  van  toezicht,  in  samenspraak  met  de  bestuurder.  Uiteindelijk  bepalen  deze  vastgestelde  beoogde  resultaten,  samen  met  de  grenzen  die  de  raad  van  toezicht  stelt  aan  de  handelingsruimte  van  de  bestuurder,  het  kader  waarmee  de  toezichthouder  toezicht  houdt.  Deze   benadering   is   voor   niet   alle   bestuurders,   en   trouwens   ook   niet   voor   alle   toezichthouders,   een  vanzelfsprekende   zaak.   Sommige   bestuurders   vinden   het   lastig   te   aanvaarden   dat   zij   de  verantwoordelijkheid   voor   het   formuleren   van   beoogde   resultaten   zouden   moeten   delen   met   de  toezichthouder.  Zo  ontstaat  soms,  ten  onrechte,  bij  hen  het  gevoel  dat  door  Policy  Governance  de  rol  van  de  raad  van  toezicht  groter  wordt  dan  gewenst  is.        Een  ander  aspect   is  het   interpersoonlijke.  Werken  met  Policy  Governance   leidt,   als  het  goed   is,   tot  een  andere   wijze   van   omgang   tussen   bestuurder   en   raad   van   toezicht.   In   gangbare   verhoudingen   is   vaak  sprake  van  ‘mushroom  management’,  waarbij  de  bestuurder  bepaalt  welke  informatie  hij  wil  geven,  en  de  raad  van  toezicht  vaak  moet  gissen  naar  de  beweegredenen  achter  de  gepresenteerde  cijfers.  De  basis  van  Policy  Governance  bestaat  echter  uit  een  onderlinge  dialoog  over   juist  die  achterliggende  overwegingen  bij  de  cijfers.      

De emotionele kant van Policy Governance!

Page 6: PolicyGovernanceNieuwsbrief1

6

Lorem Ipsum Dolor Lente 2016 Jaargang 1 nummer 1 Pagina 6

Wil   je   die   dialoog   goed   kunnen   voeren,   dan   moet   je   je   eigen   oordeel   kunnen   uitstellen,   je   willen   verdiepen   in   de  zienswijze  van  de  ander,  en  het  vergroten  van  wederzijds  begrip  als  doelstelling  hebben,   in  plaats  van  het  winnen  van  het  debat.  Veel  bestuurders  (en  ook  toezichthouders)  zijn  echter  ‘opgevoed’  met  het  idee  om  juist  anderen  te  overtuigen  van  hun  standpunt,   ‘de   wedstrijd   te   winnen’,   en   hebben   in   hun   loopbaan   vooral   die   vaardigheden   uitgebouwd.   Vaak   in   een  context  waarin  onder  grote  druk,  en  op  korte  termijn,  ambitieuze  targets  gehaald  moesten  worden.  Daarvoor  is  het  vaak  nodig  om  het  spel  slim  te  spelen,  en  niet  al  je  kaarten  te  laten  zien.  Om  op  de  Policy  Governance-­‐manier  in  samenspel  met  de  raad  van  toezicht  te  werken  aan  de  intrinsieke  doelen  van  de  organisatie  is  het  juist  nodig  wél  openheid  te  geven.  Dat  kan  inderdaad  leiden  tot  lastige  vragen  van  de  toezichthouder,  maar  juist  die  lastige  vragen  kunnen  op  langere  termijn  een  betere  basis  voor  de  organisatiedoelen  betekenen.  Het  kan  echter   erg  moeilijk   blijken   om   deze   ingebakken   werkwijze   en   verhoudingen   tussen   bestuurder   en   toezichthouder   te  veranderen.    Om   Policy   Governance   beter   te   laten   landen   in   organisaties,   is   het   daarom   nodig   dat   wij,   adviseurs   en   andere  ‘gebruikers’  van  Policy  Governance,  een  nieuw  vocabulaire  ontwikkelen.  We  zullen  ons  bewust  moeten  worden  van  de  ‘spierballentaal’  die  in  andere  gevallen  misschien  wel  eens,  maar  bij  het  gebruik  van  Policy  Governance  meestal  niet  tot  het  gewenste  resultaat  leidt.  En  vooral:  we  zullen  ons  nog  beter  moeten  realiseren  dat  een succesvolle  implementatie  van  Policy  Governance  niet  kan  zonder   echte   gedragsverandering.   Bestuurders   en   toezichthouders,   maar   ook   adviseurs,   die   denken   dat   je   Policy  Governance  niet  over  henzelf  gaat,  maar  alleen  om  de  structuur,  komen  bedrogen  uit.  Zo’n  omslag  heeft  persoonlijke  consequenties  en  daarbij  zijn  per  definitie  emoties  in  het  spel.  Als  alle  partijen  zich  daar  van  bewust  zijn,  en  in  staat  zijn  om  deze  emoties  te  bespreken  waar  nodig,  komt  dat  de  effectiviteit  van  het  werken  met  Policy  Governance  alleen  maar  ten  goede.  

Vervolg van pagina 5

Wie zijn wij ?

De redactie van de Policy Governance Nieuwsbrief

De redactie heeft het voornemen drie maal per jaar een nieuwsbrief uit te brengen. De nieuwsbrief wordt gestuurd naar alle relaties die bij ons bekend zijn. Aanmelden kan via: [email protected] elke nieuwsbrief willen we ingaan op een actueel onderwerp, zullen we een kort artikel aanleveren en zal een van de redactieleden zich wat nader voorstellen. Verder is er ruimte voor de lezers om vragen te stellen.

Beoogde&&

resultaten&

Grenzen&&handelingsruimte&&Bestuurder&

Interne&werkwijze&Toezichthouder&

Verhouding&Toezichthouder&&:&Bestuurder&

Page 7: PolicyGovernanceNieuwsbrief1

7

Lorem Ipsum Dolor Lente 2016

Vraag  1:       Welke  keuze  komt  tegemoet  aan  de  criteria  van  de  Beoogde  Resultaten?    

Overzicht:       Beoogde  Resultaten  kent  drie  onderdelen:    de  mensen  waaraan  de  opbrengst  van  de  organisatie  ten  goede  zal  komen,  het  voordeel  dat  die  mensen  zullen  ontvangen  en  de  relatieve  kosten  van  dat  voordeel.    Bovendien  zullen  de  Beoogde  Resultaten  niet  gelijk  zijn  aan  de  manier  waarop  de  Beoogde  Resultaten  zullen  worden  bereikt.    Zij  zijn  onafhankelijk  van  de  Middelen.  

 

Antwoord: Keuze B is het beste antwoord.  

Pagina 7 Jaargang 1 nummer 1

 Keuze    Antwoord    Motivering  A:   We  doen  goede  dingen  voor  goede  

mensen.  Keuze  A  heeft  de  mensen  geïdentificeerd  of  benoemd  die  de  ontvanger  zijn  van  de  resultaten.  –  Goede  mensen  –  maar  goede  dingen  zijn  eerder  Middelen  dan  Resultaten.  In  het  meest  gunstige  geval  is  het  niet  helder  of  dit  een  Middel  of  een  Doel  is.          

B:   Onze  straat  is  veiliger.    

Keuze  B  heeft  de  mensen  geïdentificeerd    –  een  groep  personen  die  vallen  onder  de  noemer  “Onze  straat”  -­‐  en  die  als  begunstigde  beschouwd  mogen  worden,  wat  wordt  uitgedrukt  met  “veiliger”.  Het  mist  weliswaar  het  element  van  “tegen  welke  kosten”  binnen  de  Ends.  B  is  dus  de  beste  keuze  ook  al  is  er  geen  verwijzing  naar  het  kostenaspect.    

C:   We  doen  beter  onze  best.    

Keuze  C  mist  alle  elementen  van  Ends  en  is  een  Middel  namelijk:  beter  onze  best  doen    

D:   Kwaliteit  is  nummer  1.   Keuze  D,  net  als  keuze  C  mist  alle  elementen  van  Ends  en  is  werkelijk  een  Middel.        

Antwoord op de quizvraag!

Beoogde&&

resultaten&

Grenzen&&handelingsruimte&&Bestuurder&

Interne&werkwijze&Toezichthouder&

Verhouding&Toezichthouder&&:&Bestuurder&

Page 8: PolicyGovernanceNieuwsbrief1

Helmie van Ravestein

info@hevan ravestein.nl

Harry Nijkamp

h.nijkamp@ cps.nl

Roel van Leerdam

ravanleerdam

@ziggo.nl

Huub van Kruchten

info@ inlimit.nl

Hartger Wassink

hartgerw@ gmail.com

Niek Mertens@

n.mertens@ inverb.nl

Vraag en antwoord Moet een bestuurder stafmiddelen goedkeuren?

CONTACT

Pagina 8 Jaargang 1 nummer 1

2011

16 november Jan Maas verzorgt een workshop over Policy Governance tijdens de conferentie “Governance, Kwaliteit en Transparantie in de Amsterdamse Kinderopvang”. [email protected]

22 november Huub van Kruchten verzorgt een studiedag voor directeuren in Maastricht over de toepassing van Policy Governance tussen directeuren en bovenschools management. [email protected]

29 november Helmie van Ravestein geeft een workshop over “Verantwoordingsrapportages maken” in Haarlem. [email protected]

1 december Publicatie van het boek “Toezichthouden volgens Policy Governance” van Helmie van Ravestein. [email protected]

12 december Jan Maas organiseert bijeenkomst over “Goed bestuur en toezicht, meer dan structuurverandering” in Breukelen. [email protected]

2012

6 en 7 januari International Policy Governance Association (IPGA) organiseert een Policy Governance Consultant’s Forum in Charleston (USA) over Exploring Integrity in Consulting, Facilitating and Coaching. Voor info zie: www.policygovernanceassociation.org.

24 januari Helmie van Ravestein geeft een workshop over “Toezichthouden en Evaluatie” in Haarlem, n.a.v. haar jongste publicatie. [email protected]

15 februari Policy Governance Nieuwsbrief 2

ACTUEEL

Het  is  heel  verleidelijk  voor  bestuurders  om  stafmedewerkers  de  aanpak  en  keuze  in  middelen  voor  te  schrijven.  De  redenen  hiervoor  kunnen  verschillen:  bestuurders  kunnen  deskundiger  zijn  dan  welk  staflid  dan  ook;  of  ze  willen  graag  helpen  omdat  de  staf  onderbezet  is;  of  ze  zijn  er  misschien  ook  wel  door  de  staf  bij  betrokken  omdat  stafleden  bang  zijn  om  besluiten  te  nemen.  

Hetzelfde  effect  komt  overigens  ook  voor  bij  de  staf  die,  in  afwachting  van  bestuursgoedkeuring  voor  de  aanpak  die  de  staf  voorstelt  (bij  zo’n  goedkeuring  gaat  het  bijna  altijd  om  een  keuze  in  middelen)  haast   traditioneel,   spitsroeden   loopt.    Want   zolang   de   bestuurder   geen   ja   heeft   gezegd,   zal   staf  aannemen  dat  het  antwoord  nee  is.    

Waarom  vindt  Policy  Governance  dat  bestuurders  zich  verre  moeten  houden  van  het  voorschrijven  of   opleggen   -­‐   ja   zelfs   met   behoud   van   de   goedkeuringsautoriteit   -­‐   van   stafmiddelen?   Als   de  bestuurder  niet  alleen  de  ‘Ends’  (Beoogde  Resultaten)  bepaalt,  maar  ook  de  middelen,  maakt  hij  zijn  eigen   taak   veel   zwaarder.   Zwaarder   omdat   hij   de   aangedragen   alternatieven  moeten   afwegen   en  coördineren,  terwijl  de  staf  ervoor  betaald  wordt  om  dat  te  doen.  En,  per  slot  van  rekening,  wanneer  de   bestuurder   de   staf   voorschrijft   hoe   ze   hun  werk  moeten   doen,  wie   is   dan   verantwoordelijk   te  houden  wanneer  de  voorgeschreven  methodes  niet  blijken  te  werken?    

 

Voor algemeen contact of vragen kunt u onderstaand email adres gebruiken: [email protected]

Voor specifiek contact of vragen met redactieleden kunt u onderstaande adressen gebruiken.

Vormgeving Policy Governance Nieuwsbrief: Huub van Kruchten

Niets uit deze uitgave mag zonder toestemming gebruikt worden.