PM BoK of PRINCE2? 9 april 2010 door: Lia de Zoete

Waar internationaal wordt samengewerkt in een project, botsen de methoden PMBoK en PRINCE2. Misverstanden zijn het gevolg. Beide methoden hebben hun voor- en nadelen. Welke te kiezen? Volgens Lia de Zoete moet er niet gekozen worden. De oplossing ligt in een combinatie. Als een wereldwijde organisatie een project draait, moeten mensen uit verschillende werelddelen met elkaar samenwerken. Daarbij rijst vaak een probleem. In Europa (en Azië) is PRINCE2 de standaard, al dan niet in combinatie met IPMA-certificering; de VS gaat prat op de PM Body of Knowledge (PMBoK) van het Project Management Institute (PMI). Bij internationale samenwerking in projecten blijkt dat de Europese en Amerikaanse medewerkers gewend zijn aan andere rolverdelingen, andere processen, andere sjablonen enzovoort. Het gevolg: misverstanden en miscommunicatie. Daarom wordt vaak besloten één methode te gebruiken. De toepassing van een uniforme en open methode heeft immers veel voordelen: iedereen kent het proces en weet welke stappen er gezet (moeten) worden en door de gestandaardiseerde terminologie wordt het begrip tussen de betrokkenen groter en ontstaan er minder misverstanden. Projectmedewerkers weten wat er van hen verwacht wordt en de rolverdeling is helder. Bovendien zijn allerlei standaardproducten zoals boeken, sjablonen en opleidingen te verkrijgen. Toch is de uniformiteit die zo wordt gecreëerd slechts schijn. De keuze voor één methode betekent immers dat de Europese of Amerikaanse afdeling zich een wezensvreemde manier van werken moet aanmeten. Er bestaan grote verschillen tussen PMBoK en PRINCE2 (zie kaders), waardoor het soms jaren duurt voordat de ‘vreemde’ methode helemaal is ingebed in de organisatie. Het is daarom beter om niet te kiezen tussen de methoden, maar de oplossing te zoeken in een combinatie. De Project Management Body of Knowledge is een kennisverzameling over het vak projectmanagement. Het geheel schrijft geen specifieke set procedures en richtlijnen voor, de projectmanager en zijn team hebben alle ruimte om PMBoK toe te snijden op een specifiek project. Ook PRINCE2 gaat uit van ‘tailoring’: de best practice wordt op maat gemaakt voor elk project. Beide methoden bieden dus de flexibiliteit en de mogelijkheid om de methode op maat te maken voor een specifieke projectsituatie. PMBoK is niet erg duidelijk als het gaat om de rolverdeling binnen een project. Dit is juist een sterk punt van PRINCE2, dat gestoeld is op het principe van ‘Goed gedefinieerde rollen met verantwoordelijkheden en bevoegdheden’. Voor iedereen die normaliter met PMBoK werkt, levert de combinatie met PRINCE2 wat dit betreft alleen maar voordelen op. Daarbij sluit de ‘Productgerichte aanpak’ van PRINCE2 goed aan op het PMBoK-kennisgebied ‘Scope Definition’ (het afbakenen van het beoogde resultaat van het project).

Tips bij integratie:

Stel vast conform welke uitgangspunten gewerkt wordt. Inspiratie voor deze uitgangspunten zouden de PRINCE2-principes kunnen zijn. Belangrijk is dat voor iedereen duidelijk is welke principes gehanteerd worden. Dit is de basis voor goede communicatie.

Werk met een tijdelijke projectorganisatie waarin functionarissen in de lijnorganisaties tijdelijke rollen inclusief bevoegdheden krijgen (dit lijkt een open deur, maar het is niet in elke cultuur vanzelfsprekend). Maak goede afspraken

De ‘Productgerichte aanpak’ helpt de scope volledig af te bakenen en af te stemmen met de opdrachtgever. Vanuit de ‘Product Breakdown Structure’ (decompositie van de op te leveren producten binnen de ‘Productgerichte aanpak’) kan eenvoudig de ‘Work Breakdown Structure’ (decompositie van de uit te voeren activiteiten) worden opgesteld. Beide methoden gaan bovendien uit van het opdelen van het project in fasen, dus ook dat past goed. Ten slotte besteedt de jongste versie van PRINCE2 tijdens het opstarten van het project expliciet aandacht aan toepassing van leerpunten uit eerdere projecten. Een dergelijk mechanisme bestaat al langer binnen PMBoK. Iets lastiger ligt het met de PRINCE2-principes ‘voortdurende zakelijke rechtvaardiging’ en ‘managen van uitzonderingen’. De businesscase vormt de basis onder een PRINCE2-project: zonder ‘positieve’ businesscase geen project. Dit besluit wordt niet alleen aan het begin van het project genomen, maar juist ook gedurende het project en bij tussentijdse wijzigingen. In het principe ‘managen van uitzonderingen’ is het delegeren van werk en bijbehorende bevoegdheden vastgelegd – een wezenlijk instrument in de besturing van projecten volgens PRINCE2. Deze twee principes blijken in de praktijk vaak moeilijk toe te passen en kunnen dus ook roet in het eten gooien bij een gecombineerde toepassing van PMBoK en PRINCE2. Organisaties – waar ook ter wereld – besteden doorgaans weinig aandacht aan actualisering van de businesscase tijdens het project en evaluatie ervan enige tijd na afloop van het project. Als er al een businesscase is, is men blij dat die ‘erdoor’ is; vervolgens verdwijnt hij zo gauw mogelijk in de onderste bureaula. Men gaat gewoon aan de slag en op continue tussentijdse evaluatie van de case zit vaak niemand te wachten. Opdrachtgevers of projectmanagers ervaren het soms zelfs als gezichtsverlies als het project ten gevolge van zo’n evaluatie voortijdig wordt stilgelegd. ‘Managen van uitzonderingen’ is een principe dat wellicht nog moeilijker te implementeren is. Hierbij is allereerst een heldere rolverdeling, inclusief bevoegdheden, van groot belang. Dit principe gaat echter vooral over vertrouwen hebben, samenwerken, loslaten et cetera. Beide principes hebben grote impact op de cultuur van een organisatie en op de samenwerking (bijvoorbeeld tussen opdrachtgever en projectmanager) in de besturing van het project. Is men gewend in rollen te denken en te werken? Hoe verhoudt de hiërarchische lijn zich tot de projectverantwoordelijkheid? Het een en ander vraagt om transparantie en heldere bevoegdheden. Ondanks deze twee lastige uitgangspunten kunnen beide methoden elkaar heel mooi aanvullen. PRINCE2 gaat vooral in op wie, wat, wanneer en minder op het hoe. Maar projectmanagement is een echte professie, waar vooral ook het ‘hoe’ op een goede manier aangeleerd moet worden. PMBoK biedt juist hier veel toegevoegde waarde op het vakmanschap van de projectmanager. Lia de Zoete PMP (lia.de.zoete@capgemini.com) is vakgroepleider en trainer van ‘Projectmanagement Trainingen’ bij Capgemini Academy. Zij geeft onder andere PRINCE2- en PMBoK-trainingen.

Voor- en nadelen Prince2 PRINCE2 (PRoject IN Controlled Environments) is een internationaal erkende methode voor effectief projectmanagement. De methode is door OGC (Office of Government Commerce) de afgelopen decennia ontwikkeld op basis van best practices. De methode bestaat uit zeven principes (Voortdurende zakelijke rechtvaardiging, Leren van ervaringen, Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden, Managen per fase, Managen van uitzonderingen, Productgerichte aanpak en Op maat maken voor de projectomgeving), thema’s (te

Voor- en nadelen PMBoK Het Project Management Institute (PMI) is een wereldwijd opererende organisatie met zijn basis in Amerika. PMI werkt al tientallen jaren aan een eigen standaard: de Project Management Body of Knowledge (PMBoK). In deze standaard vindt men onder andere processen, methoden, kennisgebieden, technieken en gedragsrichtlijnen. De PMBoK schrijft geen specifieke set procedures en richtlijnen voor, maar laat het aan de projectmanager en de opdrachtgever over om de best practices te kiezen die het beste van pas komen bij de goede

over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Zorg voor een eenduidige naamgeving van de projectmanagementprocessen (kies heldere namen en beschrijf de activiteiten).

Maak een keuze voor de te gebruiken sjablonen (templates), bijvoorbeeld voor de voortgangsrapportage of het projectplan.

vergelijken met de kennisgebieden uit de PMBoK) en processen. Door de focus op de businesscase legt de methode de relatie tussen de lijnorganisatie en projecten en biedt organisaties zo de mogelijkheid om zakelijke en projectmatige risico’s beter en effectiever te beheersen. Stapsgewijs wordt het resultaat ontwikkeld en telkens wordt middels een evaluatie van de businesscase bekeken of het project nog op de juiste koers ligt. De methode biedt een gemeenschappelijke taal voor alle deelnemers aan een project. PRINCE2 zorgt voor een heldere rolverdeling met verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Hierbij is betrokkenheid van gebruikers en leveranciers gewaarborgd. De methode is gericht op de besturing van projecten en op het beheersbaar omgaan met veranderingen in de projectomgeving. PRINCE2 is in Europa en delen van Azië de standaardmethode. Zij biedt internationaal erkende examens en certificaten. Een nadeel van de methode is de (veel voorkomende) verkeerde toepassing. Dogmatische toepassing van deze methode door moraalridders in organisaties veroorzaakt vaak veel bureaucratie en focus op de letter in plaats van op de geest. We noemen dit ook wel PINO (PRINCE In Name Only). De jongste versie van de methode tracht deze valkuil te vermijden door nadrukkelijk te wijzen op tailoring – het op maat maken van de methode voor het specifieke project.

voltooiing van het project. Strikt genomen is het dus geen methode, maar PMBoK wordt wel vaak als basis voor een (organisatie-eigen) methode gebruikt. Het grote voordeel van PMBoK: het is een totale kennisverzameling voor de projectmanager. De methode omvat een checklist van alles waar je aan zou kunnen denken tijdens het project: van het begin (Initiating), via de projectinrichting (Planning), de uitvoering (Executing) tot de afsluiting (Closing) onder een permanente beheersing (Monitoring & Control). Naast deze vijf processen zijn er negen kennisgebieden, waarin technieken, hulpmiddelen, hints en tips beschreven worden. De kennisgebieden zijn Integration, Scope, Time, Cost, Quality, Human Resource, Communiations, Risk en Procurement Management. Kortom, de PMBoK beschrijft niet alleen wat de projectmanager moet doen en wanneer, maar vooral ook hoe. PMBoK is een stevig fundament, waarin zowel theorie als praktijk goed naar voren komt. Het is bovendien een wijdverbreide methode, zeker in Amerika, maar ook in Europa. PMI kent diverse certificaten, waaronder het PMP-(Project Management Professional)-certificaat. Wat minder goed naar voren komt in de methode is duidelijkheid omtrent de rolverdeling binnen (en buiten) projecten. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wie heeft welke bevoegdheden nodig? Aangezien in deze tijd projectmanagement allang geen zaak meer is van de projectmanager alleen, maar ook de lijnorganisatie een grote taak heeft in het bereiken van het projectsucces, is het verkrijgen van duidelijkheid hierover essentieel