Auteur Tabhita Minten

Datum : 10 maart 2014

Versie : 0.2

Platform SharePoint

Versiebeheer

Versie Omschrijving aanpassing Naam Datum

0.1 1e versie Tabhita Minten 28-2-2014

0.2 Aanpassingen n.a.v. overleg met Joost Massing en Martijntje Verbrugge

Tabhita Minten 10-3-2014

Distributielijst

Versie Datum Verstuurd aan

0.1 28-2-2014 Joost Massing, Martijntje Verbrugge

0.2 10-3-2014 Joost Massing, Martijntje Verbrugge en Ite Smit

2

InhoudVersiebeheer..........................................................................................................................................2

Distributielijst.........................................................................................................................................2

Aanleiding..............................................................................................................................................4

Gebruik van intranet..........................................................................................................................4

Fasering ontwikkeling intranet...........................................................................................................4

Kennisuitwisseling..............................................................................................................................4

Platform SharePoint...............................................................................................................................5

Doelen................................................................................................................................................5

Deelnemers........................................................................................................................................5

Bijeenkomsten & thema’s..................................................................................................................5

Werkbezoek.......................................................................................................................................6

Vervolgactiviteiten.............................................................................................................................6

Bijlage: Voorstel platformbijeenkomst maart 2014................................................................................7

3

Aanleiding

Woningcorporatie De Alliantie heeft sinds ruim een jaar een nieuw organisatiebreed intranet, waar voorheen in de verschillende regio’s diverse intranetten in gebruik waren. Het intranet is ontwikkeld in SharePoint 2010 (door Techxx) en draait in een citrix-omgeving. Het 1e lijns beheer ligt in de organisatie. Joost Massing (adviseur digitale media) vervult een brede rol in functioneel/ technisch beheer. Daarnaast is er een webdeveloper, die tot nu toe te weinig gelegenheid had om zich grondig te verdiepen in SharePoint. Martijntje Verbrugge (communicatieadviseur) speelt vooral een rol bij de inzet van intranet vanuit interne communicatie.

Gebruik van intranetMedewerkers van De Alliantie weten inmiddels redelijk hun weg te vinden op intranet. De omloopsnelheid van het nieuws blijkt wel erg hoog. De Alliantie werkt volgens de principes van Het Nieuwe Werken. SharePoint biedt mogelijkheden ter verdere ondersteuning hiervan. In het gebruik van SharePoint als bijvoorbeeld documentmanagementsysteem is nog een optimale slag te maken; nu zet men documenten vooral op de J-schijf. De mate van openheid in de organisatie hangt af van het onderwerp. Daarvoor zijn gezamenlijke schijven. Daarnaast zijn er veel eigen afdelingsmappen, die niet voor iedereen toegankelijk zijn.  

Fasering ontwikkeling intranetDe 1e fase van ontwikkeling van het intranet heeft in het teken gestaan van de migratie van de diverse intranetten naar één intranet, contentcreatie en de toevoeging van wat extra functionaliteit.

Ook volgende fasen zijn globaal gedefinieerd:Fase 2: Samenwerken (opheffen J-schijf)Fase 3: Integratie en personalisatie

Vooralsnog is hiervoor geen capaciteit beschikbaar, maar er ontstaat wel steeds meer druk vanuit het bestuur om verdere stappen te gaan zetten.

KennisuitwisselingTer ondersteuning van het beheer en verdere ontwikkeling van intranet hebben de beheerders van De Alliantie behoefte aan meer kennis en ervaring van SharePoint en intranet. Aangezien deze kennis en ervaring binnen De Alliantie niet aanwezig is, is het idee om op zoek te gaan naar kennisuitwisseling via een platform met SharePoint-beheerders van andere organisaties.

4

Platform SharePoint

Het Platform SharePoint is een platform voor kennisuitwisseling tussen functioneel beheerders van non-profit organisaties, die SharePoint inzetten, met name voor intranet.

DoelenDoelen van het Platform SharePoint zijn:

van elkaar leren hoe SharePoint functioneel optimaal te gebruiken is voor intern gebruik (tips & tricks);

ideeën opdoen voor de inrichting, vormgeving en gebruikersmogelijkheden van SharePoint voor intern gebruik;

ideeën opdoen hoe je het gebruik van SharePoint door collega’s kunt bevorderen.

DeelnemersHet Platform SharePoint bestaat uit een vaste groep van 8 tot 12 functioneel beheerders van intranet in SharePoint. Voor een goede samenstelling van het platform zijn de beheerders afkomstig uit circa 6 verschillende organisaties, zowel woningcorporaties als andere (non-profit) organisaties.

Verwachting is dat de achtergrond van beheerders zeer kan variëren, van communicatieadviseur tot technisch beheerder/ ontwikkelaar en dat daarom meerdere beheerders vanuit één organisatie zullen participeren in het platform.

Bijeenkomsten & thema’sHet platform komt twee keer per jaar bij elkaar, in maart en oktober, op een centrale plek in het land (waarschijnlijk Utrecht). Een bijeenkomst duurt 3 uur. De eerste bijeenkomst in maart 2014 start met een kennismaking. In volgende bijeenkomsten kan steeds rondje langs de verschillende organisaties worden gemaakt (Waar zijn we mee bezig? Wat is onze vraag?)

In elke bijeenkomst staan één of meer thema’s centraal. Om afwisseling in het programma te brengen, kan een spreker een bepaald thema toelichten. Bovendien is er veel ruimte om onderling kennis, ervaring en best practices uit te wisselen aan de hand van de thema’s.

Thema’s die al genoemd zijn: Ontsluiten van informatie Toekomst gericht ontwikkelen Inrichting beheermodel

Andere mogelijke thema’s zijn Design & navigatie Gebruikersinstructies & handleidingen Papierloos werken Aansturing externe leveranciers Kwaliteitsbewaking Implementatiemiddelen Gebruikersonderzoek Grenzen van intranet/ Intranetvisie

In het platform ligt de nadruk op thema’s die met het functioneel beheer van intranet in SharePoint te maken hebben. Tijdens de bijeenkomsten zullen verschillende werkvormen en mogelijkheden voor

5

interactie worden ingezet om ruimte te geven aan kennisuitwisseling tussen alle deelnemers. Dit ook om te voorkomen dat de bijeenkomsten het gevoel van “vergaderen” oproepen.

In de bijlage is de opzet voor de eerste bijeenkomst in maart 2014 opgenomen.

WerkbezoekJaarlijks staat een werkbezoek van circa 2 uur in de planning. Tijdens het werkbezoek bezoeken de platformdeelnemers een organisatie, die al een stap verder is met haar SharePoint intranet.

VervolgactiviteitenAfhankelijk van de behoeftes van de deelnemers van het platform kunnen vervolgactiviteiten worden ondernomen. Het is in elk geval belangrijk om in elk geval in de opstartfase van het platform de contacten warm te houden. Anders kunnen het enthousiasme en de energie in een half jaar tijd gaan wegzakken. Mogelijke activiteiten zijn:

Chat-of skypesessie Online groep (bv op LinkedIn)

Sowieso worden de contactgegevens van de deelnemers verspreid, zodat men onderling gemakkelijk contact kan zoeken.

6

Bijlage: Voorstel platformbijeenkomst maart 2014

Voorstel programma12.45 – 13.00 uur : Inloop (15 min)13.00 – 13.30 uur : Introductie (30 min)13.30 – 13.45 uur : tekenen tijdlijn met mijlpalen (15 min)13.45 – 14.20 uur : Kennismaking via tijdlijn – deel I (35 min)14.20 – 14.30 uur : Pauze (10 min)14.30 – 15.05 uur : Kennismaking via tijdlijn – deel II (35 min)15.05 – 15.35 uur : Vervolg platform (30 min)15.35 – 16.00 uur : Afsluiting & borrel (25 min)

Ontvangst en welkom Ontvangst met koffie en thee Introductie:

o Korte toelichting op het platform, doel en deelnemerso Korte toelichting op programmao Ruimte voor opmerkingen en aanvullingen; wat verwacht je van het platform?

Kennismaking via tijdlijn Tijdlijn tekenen: “Inzet en gebruik van SharePoint in mijn organisatie, onze mijlpalen en mijn

rol daarin” (zie voorbeeld hieronder) – max 15 min

Toelichting geven aan de hand van getekende tijdlijn (10 min per organisatie) Mogelijkheid voor andere deelnemers om vragen te stellen en elkaar zo beter te leren

kennen

Pauze

Vervolg platform Volgende bijeenkomst in oktober: Waar? Thema’s? Twee keer per jaar voldoende? Eigen

verantwoordelijkheid voor voorbereiding… Suggesties voor andere deelnemers Werkbezoek Andere activiteiten? Korte evaluatie (eventueel achteraf per mail)

Afsluiting Afsluiting met een drankje

7

Voorbereiding Definitieve uitnodiging + programma + korte info platform, maandag aanleveren, dinsdag

versturen Verzoek om een screenshot van de homepage mee te nemen Goede routebeschrijving – mobiel nummer op routebeschrijving

Benodigdheden Zaal (Seats2Meet) Catering (Koffie, thee, water, drankje) Naamkaartjes – homepage? Flipoverpapier Stiften

Andere ideeën Elke bijeenkomst presenteert één organisatie haar eigen omgeving Uitwisseling aan de hand van thema, eventueel huiswerk van te voren Model gebruiken om een goede balans en samenhang in thema’s te krijgen, bv de Intranet

Roadmap (bovenaan staat: Strategy, Design, Content, Change & Implementation, Technology)

8