PLANNEN MET TEKORTEN EENINZICHT IN VERBETERINGEN IN DE PLANNING VAN OK’S

Drs. HJ Messchendorp CMC

Het planproces op de OK van individuele roosters…vanuit landelijk perspectief.

Het roosterproces in organisaties en instellingen waarin gewerkt wordt met

individuele roosters is over het algemeen te beschrijven als een formeel

gedeelte waarin de roosterplanner aan de hand van informatie over de

gevraagde capaciteit en de beschikbare personeelsbezetting een rooster plant

met inachtneming van wettelijke regels zoals de ATW en de CAO. Na publicatie

ondervindt dit geplande rooster meer of minder mutatie doordat medewerkers

en hun direct leidinggevenden ruilen van diensten teneinde het rooster

optimaal aan te passen aan hun individuele werk/privé wensen. Deze fase van

het roosterproces speelt zich af in een informele omgeving.

Een rooster is in technische zin niet meer dan een instrument om personeel en werk in tijd met elkaar te verbinden. De roosterplanner plant deze elementen in het FORMELE deel van het

roosterproces optimaal binnen de formele wettelijk ruimte van wetgeving en cao afspraken. En tegelijkertijd op zo’n wijze dat het roosterpatroon de fysieke en sociale belasting minimaliseert.

Zo ontstaat een “ROOSTERBOOG” van doeltreffende spanning.

…bestaat uit een formeel deel…

Na publicatie van het geplande rooster schuift het roosterproces een informele omgeving in. Medewerkers zoeken naar een optimale individuele afstemming van het geplande rooster met

hun individueel gevoelde sociale en fysieke belasting. Ze ruilen onderling diensten, waarbij nauwelijks tot geen toezicht of regie aanwezig is.

Direct-leidinggevende proberen een deel van de uitgangspunten van het geplande rooster met betrekking tot de benodigde bezetting te bewaken en ……ruilen mee. Collectieve uitgangspunten en/of beleidswensen (ATW/CAO – Roosterergonomie/Duurzame

inzetbaarheid) worden niet meer structureel toegepast en (kunnen) vervagen. Het effect ligt op jullie bord!

…en een informeel deel…

Tijdens de ruilingen van het informele deel van het roosterproces zijn de roosterboog-kenmerken “ Regelgeving” en “Belasting” op z’n minst ondergeschikt, maar veelal niet

aanwezig tijdens de individuele mutaties van het geplande rooster. Het uiteindelijke gerealiseerde rooster wordt hierop in de regel dan ook niet gecontroleerd.

Er ontstaan nadelen en/of afbreukrisico’s

…met als gevolg vier opvallende afbreukrisico’s voor OK’s…

Gepland rooster

Regels

Capaciteit

BedrijfstijdPERSONEEL

Belasting(collectief)

Gepland rooster

Regels

Capaciteit Bedrijfstijd

PERSONEEL

Belasting(collectief)

…bovendien dreigt de roosterboog verder te destabiliseren…

Door de gespannen arbeidsmarkt rond OK personeel hebben instellingen moeite om gekwalificeerd personeel te vinden. De boogsteen “Bezetting” begint in de alledaagse

praktijk in omvang te slinken. Daardoor neemt de complexiteit om een passend rooster te maken. De Roosterboog kan in de FORMELE omgeving steeds moeilijker optimaal

gespannen worden...

Gepland rooster

Regels

Capaciteit Bedrijfstijd

PERSONEEL

Belasting(collectief)

…waardoor het gebrek aan regie in het informele roosterprocesdeel extra problematisch wordt.

…er ontstaat een extra prikkel in het INFORMELE deel van het roosterproces. Ruilen wordt ook een middel om aan het einde van de dag de bezetting rond te kunnen zetten. De

relatieve voordelen van het informele ruilen komen daardoor onder spanning te staan toe. (Toenemende) beschikbaarheid wordt noodzakelijk om de bezetting rond te zetten in

plaats van de werk/privé situatie optimaal af te stemmen.

Capaciteit

Bedrijfstijd

Personeel

Fysieke Belasting(individu)

Sociale Belasting(individu)

Fysieke Belasting(collectief)

Regels

Gerealiseerd rooster

OVERZICHT TOTALE ROOSTERPROCES EN VRAAG

VANDAAG 7 DECEMBER

Herkennen jullie deze weergave van het roosterproces op OK’s in de

ziekenhuizen?Wat ontbreekt er?

Welke onderdelen zijn overdreven en welke worden onderschat?

Op welke wijze kunnen de afbreuk risico’s voorkomen worden?

Op welke plekken zal verandering mogelijk of zelfs noodzakelijk zijn?

Samengevat: wat is voor jou en daarmee jullie groep het vraagstuk

waar we vanmiddag een antwoord op zoeken?

Werkgevers- en werknemer zoeken naar kleine verbetering van het huidige alledaagse roosterproces. Er is behoefte aan “stabilitijd”.

Het bestaande roosterproces is de uitkomst van een jarenlange praktijk in ziekenhuizen.

Het informele ruilen van diensten om de werktijden optimaal op de privésituatie te

kunnen afstemmen, is een diep gevoeld verworven recht.

Maar langzamerhand worden ook nadelen van deze informele cultuur zichtbaar.

Door het gebrek aan regie en sturing is het bijvoorbeeld moeilijk om de fysieke belasting

van de onregelmatige roosters te verminderen. Of er voor te zorgen dat er een stabiele

bezetting is met voldoende medewerkers en de juiste kwalificaties.

Het veranderen van een solide informele cultuur is echter complex.

Door middel van een innovatiesessie kunnen jullie “spelenderwijs” ontdekken hoe je oplossingen kunt verzinnen waarmee het

roosterproces tot rust gebracht kan worden.

Doel is om “kleine” veranderingen te zoeken die de destabilisatie van het roosterproces

aanzienlijk verminderen en in dezelfde lijn de roosters gezonder maken.

Anders gezegd: de middag levert kleine ideeën / inzichten om de “stabilitijd” te vergroten en

rooster-ergonomische belasting te verminderen.

Uiteindelijk mond dit uit in een kort, promo idee presentatie die je filmt op een van de mobiele telefoons uit de groep. Deze wordt

daarna op het scherm geprojecteerd.

En ……….. Hoe doe je dit nou via innovatie?

PLANNEN MET TEKORTEN: OP NAAR HET INNOVATIEVELDHoe zorg je voor kleine veranderingen en

Het genereren van ideeën.

factor 1. mindset?

Innoveren is ……..

Mindset als kern voor innovatie

Wil niet veranderen en

heeft daarom de neiging

om ….

Uitdagingen

Hindernissen

Inspanning

Feedback

Succes van anderen

Fixed Mind-set

Statisch

.. te vermijden

.. te vermijden

.. te zien als

zinloos

.. te zien

als negatief

.. zich bedreigd te voelen

Terugval

Wil graag veranderen en

heeft daarom de neiging

om ….

Growth Mind-set

Dynamisch

.. aan te gaan

.. als uitdaging te zien

.. te zien als

een weg tot beheersing

.. te zien

als leermoment

.. als inspiratie te zien

Ontwikkeling

FF je groep leren kennen, mindset

• Werk in 2-tallen binnen jouw maatschappij

• Vertel elkaar over een voldoening schenkend moment waarin het je gelukt is met succes positief te werken aan iets waarvan je in eerste instantie dacht dat je het niet zou kunnen

• Degene die luistert, moedigt aan en vraagt nieuwsgierig door tot hij de situatie voor zich ziet

en kan reproduceren.

Stretchen van de mind (ADD)

• Even een oefening om de kracht van mindset te laten zien…..

Groei mindset

http://www.youtube.com/watc

h?v=zpN4Lq_CVSA&feature=

player_embedded

Een groeimindset zegt:

-iedereen kan verbeteren

-inspanning is normaal en noodzakelijk

om daadwerkelijk te verbeteren.

Met een groeimindset bereik je meer, werk je

beter samen, zet je meer door en heb je meer

plezier in wat je doet.

Factor 2. Context als kritische succesfactor

Roosters en inzet wordt veelal

gestuurd door beelden en context

Met elkaar naar de toekomst van de OK vol creatieve ideeen

Waarom?• Veranderingen vragen op voorhand om hoge mate van

creativiteit

• Nieuwe inzichten zijn enorm welkom

• Samen nadenken en aan de toekomst werken geeft energie

• Vandaag dient o.a. als opmaat voor anders denken naar de dag van morgen op de OK

Sommige mensen houden van verandering…..

conservatiefNerds Pragmaticus visionair sceptisch

3. De wil om te veranderen

anderen niet……

conservatiefNerds Pragmaticus visionair sceptisch

De vallei des doods

Met publieke waarde over die Vallei

heen?• 5 succesfactoren om vernieuwing in difussie

te brengen

• Relatief voordeel

• Compatibiliteit

• Complexiteit

• Testbaarheid

• Zichtbaarheid

Met publieke waarde over die Vallei

heen?• 5 succesfactoren om vernieuwing in difussie

te brengen

• Relatief voordeel

• Compatibiliteit

• Complexiteit

• Testbaarheid

• Zichtbaarheid

Dvorak 1936

1881 2018

Opdracht

• Bedenk in groepje van 2 of 3.

• één voorbeeld rond planning en inzet binnen de OK afdelingwelke gelukt is en welke niet succesvol over de “vallei des doods” is gekomen.

En nu op zoek naar kleine verbeteringen

• Wij gaan vanmiddag als nerds de verandering rond plannen met tekorten vorm geven.

conservatief

NerdsPragmaticus visionair sceptisch

13.45 16. 0114.15 15.00 15.30

vraagstuk

Ideeenen selectie

Ontwik-keling

Presenteren

Innovatiecyclus…op zoek naar kleine verbeteringen voor de OK’s.

1

Vraastuk Goede ideeen, doel, de spelers, wat moeter gebeuren

startformulering Eerste ideeën randvoorwaarde en selectie

ontwikkelen Presentatie promo

Jullie zitten allemaal in een team

Disclaimer: alle indelingen berusten op toeval

…Sessie 1 definitie van het vraagstuk en idee generatie

Doel In deze eerste sessie ga je met je team de definitie van het vraagstuk benoemen en daarna direct ideeën genereren. Zorg dat het overdraagbaar is! Mawschrijf het op! Hiervoor kan je het flip over materiaal gebruiken dat ter beschikking is gesteld.

• Wat moet het idee gaan opleveren? • Welk vraagstuk zouden we met een goede idee

willen beantwoorden? • Zorg voor een goede startformulering….

• Daarna:• Ideeën genereren en deze rijp en groen aan papier

toevertrouwen. • Hier kunnen verschillende ideeën uitkomen waarbij

je mogelijk zaken kunt combineren. • Gebruik ook jouw maatschappij of de omgeving

ontwikkelinginvoering

Het vraagstuk

ideeën

selectieopschalen& diffusie

13.45

Het vraagstuk zit ergens in dit roosterproces.

HKWEZD we met tekorten een gezonde planning maken

Instructie eerste sessie startformulering en idee generatie

Zorg dat je in een half uur het vraagstuk helder hebt en komt tot een startformulering. Zorg daarna

dat je ideeën genereert

Belangrijk detail bij het formuleren van de vraag is dat deze actief is (vraagstelling met

voorbeeld):

Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat…(voorbeeld: iedereen de ATW nakomt)

Hoe kan ik ervoor zorgen dat…(voorbeeld: iedereen pauze houdt)

Bedenk een…(voorbeeld: zelfroosterspel waar afspraken uitkomen)

Ontwerp een…(voorbeeld: wensenspel waar niemand uit kan ontsnappen)

Het antwoord is meestal; Dat doen wij door…

Ideeën generatie:

Kern is dat je op basis van de startformulering zo veel mogelijk ideeën

gaat genereren/brainstormen:

Inspiratie uit:Het gebouw:

Elkaars werkomgeving:De fysieke omgeving

Of een inspiratiematrix.

Op zoek naar nog meer nieuwe ideeën ten aanzien van jullie situatie op de OK

gaan we out of the box.

Jullie hebben een startformulering en jullie hebben de eerste ideeën

gegenereerd

hou ze vast………

Om nog meer nieuwe (en ook wilde) ideeën aan te boren moet je loskomen van je

dagelijkse denken

• Korte workshop out of the box

• De gewone dingen ongewoon doen en daarmee andere uitkomsten vinden (the candidate)

• aan het werk met een creatieve sessie

• Filmpje als presentatie

• Kan je uiterlijk 16.01 appen naar

• 0651017528

OK creativiteit even een paar misvattingen op een rij!

• - Je bent creatief of niet

• - Creativiteit is schilderen en werken met kurk…. Voor softies dus!

- De organisatie belet me om creatief te zijn

- Creativiteit daar heb ik geen tijd voor!

- Brainstormen en zo …. dat doen we al en het loopt altijd hetzelfde af.

Waar komen goede ideeën vandaan?

- Weet je van jezelf hoe je aan nieuwe ideeën komt?

- Beschik je over routines die je helpen los te komen als je in een vraagstuk vastzit?

- Wat zijn jouw creatieve bronnen om oplossingen te zoeken voor vraagstukken die je hebt?

Ga voor jezelf eens na waar de afgelopen tijd nieuwe ideeën vandaan zijn gekomen en hoe het net ging?

- Had je inbreng, ging het tot het gaatje enz….

Een kort onderzoek

• - Wie heeft hele goede ideeën als je aan het hardlopen bent?

• - Wie heeft hele goede ideeën als je onder de douche staat of in bad zit?

• - Wie heeft hele goede ideeën als je met een collega of vriend praat?

• - Wie heeft hele goede ideeën als hij/zij in de ochtend wakker wordt?

Creatief denken begint met vijf basisvaardigheden

• - Creatief waarnemen

• - Uitstel van het oordeel

• - Flexibel associëren

• - Divergeren

• - Convergeren

-

Een test creatief denken

• - x

-

Hoeveel vierkanten zie je?

Schrijf in 2 minuten op hoeveel vierkanten je ziet.

De start van een creatief proces begint bij de juiste vraagstelling

• Insteek: Je hebt nog niet helemaal helder hoe je de situatie tot tevredenheid kan brengen.

• Bijvoorbeeld: Ben je ergens niet tevreden over in de huidige situatie? Plannen met tekorten.

• Jullie hebben net een startformulering gemaakt.

De start van een creatief proces begint bij de juiste vraagstelling

• Belangrijk detail bij het formuleren van de vraag is dat dezeactief is. Kijk nog even of dit goed gelukt is?

• Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat …

• Hoe kan ik ervoor zorgen dat …

• Bedenk een …

• Ontwerp een …

• Dat doen wij door …

Creatief waarnemen

- Doorbreken van patronen in het denken

-

Uitstel van het oordeel

• Zorg dat je je oordeel niet geeft:

•

• Wie oordeelt stopt met kijken!

• Als je te snel oordeelt kan het wel eens zijn dat je er flinknaastzit.

Uitstel van het oordeel (vervolg)

• Bij een nieuw idee kunnen er drie gedachtes zijn:

• - Direct oordeel

• - Verkennen van het idee (relevant)

• - Hier ga ik iets mee doen

Nieuwe ideeën halen de derde stap zelden omdat ze per definitieniet in bestaande patronen passen.

Aan IDEA KILLERS geen gebrek in de zorg.

-

Flexibel associëren

• Zoeken naar associaties bij een bepaald onderwerp om op die manier de randvoorwaarden te vinden waar de oplossing aanmoet voldoen:

• Even oefenen met associeren:

• Hoe kunnen we ervoor zorgen dat………

• Meer mensen de trap nemen ipv de roltrap

• Iedereen zijn dagelijkse rust heeft. (maw pauze neemt)

• We onze gebouwen 24 uur per dag benutten

HKWEZD iedereen zijn dagelijkse rust heeftRust

Les 3: Flexibel associëren de uitwerking

• - Je kunt met flexibel associëren een patroon doorbreken

• - Je kunt met flexibel associëren een onverwachteterugkoppeling geven.

Patronen doorbreken

• - Welke kleur heeft sneeuw?

• - Wat is de kleur van de ijskast?

• - Een schaakspel heeft twee soorten stukken zwarte en …

• - Een a 4tje is eigenlijk altijd ……

- Onverwachte terugkoppeling

Les 4: Divergeren en Les 5: convergeren

Verschillende invalshoeken kunnen het denken vergroten en het liniair denken uitzetten. Is ook erg goed bij het uitvoerenvan jullie taak:

• Inspiratie halen uit een steen, glas, paard, piano enz.

• En daarna ga je weer opnieuw ideeen genereren en dezetoetsen aan de woorden uit de matrix.

Terug naar sessie 2: randvoorwaarden bepalen flexibel associëren en selecteren van een idee op basis van de startformulering:

Doel Bepalen van de randvoorwaarden, nog meer ideeën vinden en selecteren van een idee op basis van startformulering S1

Aanpak is het maken van selecticriteria die nodig zijn om de gekregen startformulering en gevonden ideeën te toetsen. Hierbij kan je denken aan criteria als:

1. Het idee moet veilig uit te voeren zijn2. Er moet een positieve vibe ontstaan3. Het idee moet duurzaam zijn4. Het idee moet energie geven5. Moet aansluiten bij deze tijd ….6. Enz…

Daarna kan je als groep de ideeën categoriseren en ze in de COCD box plaatsen.

ontwikkelinginvoering

Het vraagstuk

ideeën

selectieopschalen& diffusie

Half uur

Instructie tweede sessie nog meer ideeën en dan naar selectiecriteria.

Zorg dat je het komende half uur komt tot minimaal 1 sessie flexibel associëren zodat je selectiecriteria krijgt en een keuze voor het

beste idee, ook kan je opnieuw ideeën bedenken.

Belangrijk bij het selecteren is het opstellen van een criteria lijst. Hierbij kan ook nog een onderscheid worden gemaakt in

de belangrijkheid van het criterium.

Waar moet het idee aan voldoen:

Waarom zou je het gaan uitvoeren :

Flexibel associëren Als ik aan…. de vraag ….. Denk dan denk ik aan.

- Kernwoorden eruit halen en door associëren- Daarna minimaal twee rondes met kernwoorden benoemen.- Daarna een wildvreemd object pakken ter inspiratie. Als ik aan (een piano) in het licht van …. de vraag … denk dan.

Vooronderstellingen maken bij je vraagstelling. Wat zie je. Toepassen van :

Belangrijk gebruik de woorden die je hebt gevonden om de kernwaarden van de oplossing te bepalen. Door een zin te maken: Dat doen we door, xxxxxx op een manier waarbij XXXXX met behulp van…..

Instructie derde sessie naar selectie en kiezen.

Kiezen:

Op basis van de criteria en woorden uit de flexibele associatie en alle ideeën die je

hebt is een keus zo gemaakt. Dit kan door gebruik te maken van de COCD matrix

Wondervraag

Wat behulpzaam kan zijn is te doen of het idee al bestaat (wondervraag). Waarom is dat een goed idee, wat maakt dat je hier blij van wordt, wat levert het je op, wat gaat er dan

anders enz. enz.

Dit kan bij selectie het verschil maken.

Als er vannacht binnen de OK een wonder gebeurt en dat jullie idee volledig gelukt is: wat gaat er dan morgen anders.

Vervolg derde sessie: ontwikkeling op basis van idee generatie / selectie / inspiratie:

Doel Bouwen van de verhaallijn van het beste idee en mogelijk daadwerkelijk schetsen van het idee alsof het gelukt is. Zet dit verhaal om in een presentatie die je op film zet.

Je kan dit ergens in het museum doen.

Maak met elkaar op basis van de selectie de uitvoering van het idee en ga het filmen:

Benoem daarbij de story:1 wat is het doel van het idee en welk probleem los je op

2 Wat zijn de criteria 3 wat is het uiteindelijke idee en hoe werkt het uit in de

praktijk4 wat moet er nu gebeuren

PROMOFILMPJE/PITCH MAXIMAAL 60 SECONDEN KAN JE APPEN NAAR 06 51017528

ontwikkelinginvoering

Het vraagstuk

ideeën

selectieopschalen& diffusie

Tot ongeveer 15.30 uur

Instructie vierde sessie presentatie.

Zorg dat je samen met je team het idee uitwerkt en zorgt dat het filmbaar is:

Tijdens de ontwikkeling kan je de pauze gebruiken. Voor het ontwikkelen en voeden van jullie idee kan je de beelden en attributen uit het museum gebruiken die in de ruimtes staan.

Twee criteria aan de film:

Je hebt een model vliegtuigje gehad die een rol moet spelen in de film

Jouw maatschappij moet zichtbaar zijn op de film en kenmerken kan je gebruiken.

De film kan je gebruiken voor communicatiedoeleinden rond jullie idee,

(Benoem daarbij de story:1 wat is het doel van het idee en welk probleem los

je op2 Wat zijn de criteria

3 wat is het uiteindelijke idee en hoe werkt het uit in de praktijk

4 wat moet er nu gebeuren Maak een overdraagbaar verhaal.

Om 16.01 uur ligt er een verhaal wat op film staat en die gepresenteerd kan worden in de

zaal Stuur het filmpje naar whats App 06 51017528

Of mail henk-jan@nzi.nu

TOT MAXIMAAL 16.01 UUR

Stuur het filmpje naar whats App 06 51017528Of mail henk-jan@nzi.nu

Het beste uit alles

Daar gaan ze dan de filmpjes

De groepen hebben 1 minuut om te presenteren. Ze mogen als ze willen het filmpje zelf inleiden.

Na de presentaties sluiten we gemeenschappelijk af:

We halen het net op : de opbrengt.

1 2 3