Patrick Ligneel Sabine De Wandel - Schaubroeck...Het spinnen spinnen van het web van het web ICT...

Intranet Intranet LangemarkLangemark-- PoelkapellePoelkapelle

Patrick LigneelPatrick Ligneel&&

Sabine De WandelSabine De Wandel

RRode draadode draad

De aanzetDe aanzetHet Het ““spinnenspinnen”” van het van het intranetintranetHet Het ““getouwgetouw””Tips met een knoop Tips met een knoop

De aanzeDe aanzett

Een nieuwe website voor Een nieuwe website voor LangemarkLangemark--PoelkapellePoelkapelleNood aan een notulensysteem Nood aan een notulensysteem ––postregistratiepostregistratieNood aan toegankelijke en actuele Nood aan toegankelijke en actuele informatie binnen het bestuur informatie binnen het bestuur Papierberg verminderenPapierberg verminderenVeilige informatieVeilige informatie

Het spHet spiinnen van het webnnen van het web

Organisatorisch Organisatorisch InhoudelijkInhoudelijkHet Het ICTICT--kluwenkluwen

Het spinnen van het Het spinnen van het webweb OrganisatorischOrganisatorisch

Aanpassen huishoudelijk reglement Aanpassen huishoudelijk reglement gemeenteraadgemeenteraadVerkennende gesprekken met de Verkennende gesprekken met de softwareleveranciersoftwareleverancierInsteek vanuit de organisatie (werkgroep)Insteek vanuit de organisatie (werkgroep)–– Waartoe het intranet gebruiken? Waartoe het intranet gebruiken? –– Wat is prioritair? Wat is prioritair? –– Hoe zien we dit? Hoe zien we dit?

Uitwerken schematisch Uitwerken schematisch behoeftenplanbehoeftenplan–– Door de functiehoudersDoor de functiehouders–– IswIsw met ICTmet ICT

Het Het spinnenspinnen van het webvan het web OrganisatorischOrganisatorisch

Voortdurende communicatie met Voortdurende communicatie met softwareleveranciersoftwareleverancier–– 1 centraal punt bij bestuur (ICT) en 1 centraal punt bij bestuur (ICT) en

softwareleveranciersoftwareleverancierTestfase met het college (4 maanden)Testfase met het college (4 maanden)OpleidingOpleiding–– PersoneelPersoneel–– MandatarissenMandatarissen–– GemeenteraadGemeenteraad

Het Het spinnenspinnen van het webvan het web ICTICT

Software op maat voor Software op maat voor LangemarkLangemark--PoelkapellePoelkapelle–– WebsiteWebsite : voor iedereen: voor iedereen–– ExtranetExtranet : voor gemeenteraad: voor gemeenteraad–– IntranetIntranet : voor personeel gemeente en : voor personeel gemeente en

mandatarissenmandatarissen–– OCMWOCMW : voor personeel en raadsleden OCMW: voor personeel en raadsleden OCMW

Het spinnen van het webHet spinnen van het web ICTICT

Het dynamisch intranetHet dynamisch intranetInteractieve Interactieve documentendocumentenWerkmiddelWerkmiddel……..

Het statisch intranetHet statisch intranetInformatieInformatieFormulierenFormulieren……


Gebruik van Gebruik van CContent ontent MManagement anagement SSystemystem–– Voor website en intranetVoor website en intranet–– Iedereen (met rechten) kan schrijvenIedereen (met rechten) kan schrijven

DedicatedDedicated HostingHosting–– Geen belasting van eigen server(s)Geen belasting van eigen server(s)–– Geen investeringGeen investering–– Minimum aan risico op verlies van dataMinimum aan risico op verlies van data–– Steeds laatste versie van softwareSteeds laatste versie van software–– Altijd goede Altijd goede performantieperformantie

Het spinnen van het WEBHet spinnen van het WEB ICTICT

BeveiligingBeveiliging–– De gebruikers indelen in groepenDe gebruikers indelen in groepen

CollegeCollegeManagementManagementDienstenDiensten……

–– Toekennen van rechtenToekennen van rechtenRaadplegenRaadplegenSchrijvenSchrijvenBeherenBeheren


Beveiliging documentenBeveiliging documenten–– Toekennen van rechtenToekennen van rechten–– Per gebruiker of groep gebruikersPer gebruiker of groep gebruikers

Keuze voor openheidKeuze voor openheidBeveiligde documentenBeveiligde documenten


Gebruikers

Doc 1

Doc 1

Doc 1

Doc 1

Doc 1

Doc 1

Doc 1

LEZEN ??

WIJZIGEN??

WISSEN??

Het Het spinnenspinnen van het webvan het web ICTICT :Voorbeeld:Voorbeeld

Gebruikers

Doc 1

Doc 1

Doc 1

Doc 1

Doc 1

Doc 1

Doc 1

Groep 1

Groep 2Lezen en schrijven

Lezen en schrijven

ENKEL LEZEN

Het Het spinnenspinnen van het webvan het web ICT : VoorbeeldICT : Voorbeeld

Gebruikers

Secretariaat

Techn. dienst

Lezen en schrijven

Lezen en schrijven

Postvak in

Groepen van documenten

Postvak uit

Klachtenbehandeling

verzekeringen

POST

Lezen

Lezen

Lezen en schrijven

Het getouw Het getouw –– het resultaathet resultaat

Insteek LangemarkInsteek Langemark--PoelkapellePoelkapellePostregistratiePostregistratieNotulensysteemNotulensysteem

= Dynamisch gedeelte= Dynamisch gedeelte

InformatieInformatieFormulierenFormulieren

= Statisch gedeelte= Statisch gedeelte

Het getouwHet getouw Dynamisch intranet : Postvak In/UitDynamisch intranet : Postvak In/Uit

Postvak in Postvak in –– Postvak Postvak uituit–– Notulensysteem Notulensysteem

College College –– Notulensysteem Notulensysteem

GemeenteraadGemeenteraad–– Postregistratie Postregistratie –– Digitaal archiefDigitaal archief


Werking collegeWerking collegeOpmaak van de agenda en de notulenOpmaak van de agenda en de notulen–– Secretariaat en technische dienstSecretariaat en technische dienst–– Opmaak gebeurt rechtstreeks in het intranetOpmaak gebeurt rechtstreeks in het intranet–– Opmaak gebeurt dagelijks (postregistratie)Opmaak gebeurt dagelijks (postregistratie)–– Andere diensten : digitaal aanleverenAndere diensten : digitaal aanleveren

NotaNota’’ssBijlagen (pdf)Bijlagen (pdf)


Vrijdagmiddag: Vrijdagmiddag: agenda onlineagenda onlineWeekend: Weekend: doornemen agenda door doornemen agenda door

het college (opmerkingen)het college (opmerkingen)Maandag: Maandag: aanduiden te bespreken aanduiden te bespreken

agendapuntenagendapuntenZitting : Zitting : digitaal en op rapportdigitaal en op rapportRapport agenda collegeRapport agenda college

Dinsdagmorgen: Dinsdagmorgen: beslissingen en beslissingen en intructiesintructiesDinsdagmiddag: Dinsdagmiddag: overleg dienstenoverleg dienstenRapport opvolgingsdocumentRapport opvolgingsdocument


Werking gemeenteraadWerking gemeenteraadOpmaak agenda, toelichting, beslissingenOpmaak agenda, toelichting, beslissingen–– Gecentraliseerd binnen secretariaatGecentraliseerd binnen secretariaat–– Alles digitaal (ook bijvoorbeeld bestekken)Alles digitaal (ook bijvoorbeeld bestekken)

10 dagen voor de gemeenteraad10 dagen voor de gemeenteraad–– Extrapolatie van intranet naar extranetExtrapolatie van intranet naar extranet–– Extra mail met rapport toelichting (pdf)Extra mail met rapport toelichting (pdf)

Online inzage van de gemeenteraadOnline inzage van de gemeenteraadVoorlopig een Voorlopig een ““papierenpapieren”” zittingzitting

Het getouwHet getouw Het dynamisch intranetHet dynamisch intranet

Registratie evaluatiesysteem/Interne Registratie evaluatiesysteem/Interne ControleControle


Meerjarenplan, budgetnota en rapportageMeerjarenplan, budgetnota en rapportage


KlachtenregistratiesysteemKlachtenregistratiesysteem

Bijhouden verzekeringsdossiersBijhouden verzekeringsdossiers

Het getouwHet getouw Het Statisch intranetHet Statisch intranet

Visie/MissieVisie/MissieDeontologische codeDeontologische codeAfsprakennotaAfsprakennotaMeerjarenplanMeerjarenplan……..


Per dienstPer dienst–– Reglementen Reglementen –– Formulieren (bv. nota Formulieren (bv. nota

aan het college)aan het college)–– DienstverleningDienstverlening–– PersoneelPersoneel

FotoFotoFunctieFunctie--omschrijvingomschrijvingEvaluatieformulier en Evaluatieformulier en formulier formulier functioneringsfunctionerings--gesprekkengesprekken


Projecten Projecten –– ContactpersonenContactpersonen–– PlanningPlanning–– Opvolging van de Opvolging van de

werkenwerken–– FinanciFinanciëënn

TipsTips

Kies voor een herkenbaar intranet op maatKies voor een herkenbaar intranet op maat–– Baseer de structuur op je bestuur (organogram, Baseer de structuur op je bestuur (organogram,

website,..) website,..) –– Stem website en intranet op elkaar af voor de Stem website en intranet op elkaar af voor de

gebruikersgebruikers

Het intranet is een werkinstrument Het intranet is een werkinstrument –– Voor de administratie Voor de administratie –– dagdagelijks!dagdagelijks!–– Voor de mandatarissen Voor de mandatarissen –– Voor de raadsledenVoor de raadsleden

TipsTips

Niet iedereen is een WEBNiet iedereen is een WEB--sterster–– Zoek creatieve bondgenoten binnen elke geleding van Zoek creatieve bondgenoten binnen elke geleding van

het bestuurhet bestuur–– Kopies geven is uit den bozeKopies geven is uit den boze–– Geef uitleg, opleiding, ondersteuning..Geef uitleg, opleiding, ondersteuning..–– Betrek iedereen van bij de start! Betrek iedereen van bij de start!

Praten helptPraten helpt……–– Doe niet alles digitaal Doe niet alles digitaal –– blijf met elkaar pratenblijf met elkaar praten–– Geef ook instructies in een overleg Geef ook instructies in een overleg –– het rapport is het rapport is

een hulpmiddeleen hulpmiddel

TipsTips

Kies resoluut voor een open organisatieKies resoluut voor een open organisatie–– Maak duidelijke afspraken : Maak duidelijke afspraken :

Wie kan wat zien, wie doet wat? Wie kan wat zien, wie doet wat? Wat is beveiligd, wat niet?Wat is beveiligd, wat niet?

–– Overweeg goed voorOverweeg goed voor-- en nadelen van en nadelen van ““openheidopenheid”” en en ““censuurcensuur””

–– Werk rond deontologie en blijf erover Werk rond deontologie en blijf erover communicerencommuniceren

Investeer in een dynamische en creatieve Investeer in een dynamische en creatieve ICTICT--dienstdienst

Vragen? Vragen?

Yes, we can!Yes, we can!

Patrick Ligneel Sabine De Wandel - Schaubroeck...Het spinnen spinnen van het web van het web ICT...

Documents

Transcript of Patrick Ligneel Sabine De Wandel - Schaubroeck...Het spinnen spinnen van het web van het web ICT...