Intranet Intranet LangemarkLangemark-- PoelkapellePoelkapelle
Patrick LigneelPatrick Ligneel&&
Sabine De WandelSabine De Wandel
RRode draadode draad
De aanzetDe aanzetHet Het ““spinnenspinnen”” van het van het intranetintranetHet Het ““getouwgetouw””Tips met een knoop Tips met een knoop
De aanzeDe aanzett
Een nieuwe website voor Een nieuwe website voor LangemarkLangemark--PoelkapellePoelkapelleNood aan een notulensysteem Nood aan een notulensysteem ––postregistratiepostregistratieNood aan toegankelijke en actuele Nood aan toegankelijke en actuele informatie binnen het bestuur informatie binnen het bestuur Papierberg verminderenPapierberg verminderenVeilige informatieVeilige informatie
Het spHet spiinnen van het webnnen van het web
Organisatorisch Organisatorisch InhoudelijkInhoudelijkHet Het ICTICT--kluwenkluwen
Het spinnen van het Het spinnen van het webweb OrganisatorischOrganisatorisch
Aanpassen huishoudelijk reglement Aanpassen huishoudelijk reglement gemeenteraadgemeenteraadVerkennende gesprekken met de Verkennende gesprekken met de softwareleveranciersoftwareleverancierInsteek vanuit de organisatie (werkgroep)Insteek vanuit de organisatie (werkgroep)–– Waartoe het intranet gebruiken? Waartoe het intranet gebruiken? –– Wat is prioritair? Wat is prioritair? –– Hoe zien we dit? Hoe zien we dit?
Uitwerken schematisch Uitwerken schematisch behoeftenplanbehoeftenplan–– Door de functiehoudersDoor de functiehouders–– IswIsw met ICTmet ICT
Het Het spinnenspinnen van het webvan het web OrganisatorischOrganisatorisch
Voortdurende communicatie met Voortdurende communicatie met softwareleveranciersoftwareleverancier–– 1 centraal punt bij bestuur (ICT) en 1 centraal punt bij bestuur (ICT) en
softwareleveranciersoftwareleverancierTestfase met het college (4 maanden)Testfase met het college (4 maanden)OpleidingOpleiding–– PersoneelPersoneel–– MandatarissenMandatarissen–– GemeenteraadGemeenteraad
Het Het spinnenspinnen van het webvan het web ICTICT
Software op maat voor Software op maat voor LangemarkLangemark--PoelkapellePoelkapelle–– WebsiteWebsite : voor iedereen: voor iedereen–– ExtranetExtranet : voor gemeenteraad: voor gemeenteraad–– IntranetIntranet : voor personeel gemeente en : voor personeel gemeente en
mandatarissenmandatarissen–– OCMWOCMW : voor personeel en raadsleden OCMW: voor personeel en raadsleden OCMW
Het spinnen van het webHet spinnen van het web ICTICT
Het dynamisch intranetHet dynamisch intranetInteractieve Interactieve documentendocumentenWerkmiddelWerkmiddel……..
Het statisch intranetHet statisch intranetInformatieInformatieFormulierenFormulieren……
Het Het spinnenspinnen van het webvan het web ICTICT
Gebruik van Gebruik van CContent ontent MManagement anagement SSystemystem–– Voor website en intranetVoor website en intranet–– Iedereen (met rechten) kan schrijvenIedereen (met rechten) kan schrijven
DedicatedDedicated HostingHosting–– Geen belasting van eigen server(s)Geen belasting van eigen server(s)–– Geen investeringGeen investering–– Minimum aan risico op verlies van dataMinimum aan risico op verlies van data–– Steeds laatste versie van softwareSteeds laatste versie van software–– Altijd goede Altijd goede performantieperformantie
Het spinnen van het WEBHet spinnen van het WEB ICTICT
BeveiligingBeveiliging–– De gebruikers indelen in groepenDe gebruikers indelen in groepen
CollegeCollegeManagementManagementDienstenDiensten……
–– Toekennen van rechtenToekennen van rechtenRaadplegenRaadplegenSchrijvenSchrijvenBeherenBeheren
Het Het spinnenspinnen van het webvan het web ICTICT
Beveiliging documentenBeveiliging documenten–– Toekennen van rechtenToekennen van rechten–– Per gebruiker of groep gebruikersPer gebruiker of groep gebruikers
Keuze voor openheidKeuze voor openheidBeveiligde documentenBeveiligde documenten
Het Het spinnenspinnen van het webvan het web ICTICT
Gebruikers
Doc 1
Doc 1
Doc 1
Doc 1
Doc 1
Doc 1
Doc 1
LEZEN ??
WIJZIGEN??
WISSEN??
Het Het spinnenspinnen van het webvan het web ICTICT :Voorbeeld:Voorbeeld
Gebruikers
Doc 1
Doc 1
Doc 1
Doc 1
Doc 1
Doc 1
Doc 1
Groep 1
Groep 2Lezen en schrijven
Lezen en schrijven
ENKEL LEZEN
Het Het spinnenspinnen van het webvan het web ICT : VoorbeeldICT : Voorbeeld
Gebruikers
Secretariaat
Techn. dienst
Lezen en schrijven
Lezen en schrijven
Postvak in
Groepen van documenten
Postvak uit
Klachtenbehandeling
verzekeringen
POST
Lezen
Lezen
Lezen en schrijven
Het getouw Het getouw –– het resultaathet resultaat
Insteek LangemarkInsteek Langemark--PoelkapellePoelkapellePostregistratiePostregistratieNotulensysteemNotulensysteem
= Dynamisch gedeelte= Dynamisch gedeelte
InformatieInformatieFormulierenFormulieren
= Statisch gedeelte= Statisch gedeelte
Het getouwHet getouw Dynamisch intranet : Postvak In/UitDynamisch intranet : Postvak In/Uit
Postvak in Postvak in –– Postvak Postvak uituit–– Notulensysteem Notulensysteem
College College –– Notulensysteem Notulensysteem
GemeenteraadGemeenteraad–– Postregistratie Postregistratie –– Digitaal archiefDigitaal archief
Het getouwHet getouw Dynamisch intranet : Postvak In/UitDynamisch intranet : Postvak In/Uit
Het getouwHet getouw Dynamisch intranet : Postvak In/UitDynamisch intranet : Postvak In/Uit
Het getouwHet getouw Dynamisch intranet : Postvak In/UitDynamisch intranet : Postvak In/Uit
Werking collegeWerking collegeOpmaak van de agenda en de notulenOpmaak van de agenda en de notulen–– Secretariaat en technische dienstSecretariaat en technische dienst–– Opmaak gebeurt rechtstreeks in het intranetOpmaak gebeurt rechtstreeks in het intranet–– Opmaak gebeurt dagelijks (postregistratie)Opmaak gebeurt dagelijks (postregistratie)–– Andere diensten : digitaal aanleverenAndere diensten : digitaal aanleveren
NotaNota’’ssBijlagen (pdf)Bijlagen (pdf)
Het getouwHet getouw Dynamisch intranet : Postvak In/UitDynamisch intranet : Postvak In/Uit
Vrijdagmiddag: Vrijdagmiddag: agenda onlineagenda onlineWeekend: Weekend: doornemen agenda door doornemen agenda door
het college (opmerkingen)het college (opmerkingen)Maandag: Maandag: aanduiden te bespreken aanduiden te bespreken
agendapuntenagendapuntenZitting : Zitting : digitaal en op rapportdigitaal en op rapportRapport agenda collegeRapport agenda college
Dinsdagmorgen: Dinsdagmorgen: beslissingen en beslissingen en intructiesintructiesDinsdagmiddag: Dinsdagmiddag: overleg dienstenoverleg dienstenRapport opvolgingsdocumentRapport opvolgingsdocument
Het getouwHet getouw Dynamisch intranet : Postvak In/UitDynamisch intranet : Postvak In/Uit
Werking gemeenteraadWerking gemeenteraadOpmaak agenda, toelichting, beslissingenOpmaak agenda, toelichting, beslissingen–– Gecentraliseerd binnen secretariaatGecentraliseerd binnen secretariaat–– Alles digitaal (ook bijvoorbeeld bestekken)Alles digitaal (ook bijvoorbeeld bestekken)
10 dagen voor de gemeenteraad10 dagen voor de gemeenteraad–– Extrapolatie van intranet naar extranetExtrapolatie van intranet naar extranet–– Extra mail met rapport toelichting (pdf)Extra mail met rapport toelichting (pdf)
Online inzage van de gemeenteraadOnline inzage van de gemeenteraadVoorlopig een Voorlopig een ““papierenpapieren”” zittingzitting
Het getouwHet getouw Het dynamisch intranetHet dynamisch intranet
Registratie evaluatiesysteem/Interne Registratie evaluatiesysteem/Interne ControleControle
Het getouwHet getouw Het dynamisch intranetHet dynamisch intranet
Meerjarenplan, budgetnota en rapportageMeerjarenplan, budgetnota en rapportage
Het getouwHet getouw Het dynamisch intranetHet dynamisch intranet
KlachtenregistratiesysteemKlachtenregistratiesysteem
Bijhouden verzekeringsdossiersBijhouden verzekeringsdossiers
Het getouwHet getouw Het Statisch intranetHet Statisch intranet
Visie/MissieVisie/MissieDeontologische codeDeontologische codeAfsprakennotaAfsprakennotaMeerjarenplanMeerjarenplan……..
Het getouwHet getouw Het Statisch intranetHet Statisch intranet
Per dienstPer dienst–– Reglementen Reglementen –– Formulieren (bv. nota Formulieren (bv. nota
aan het college)aan het college)–– DienstverleningDienstverlening–– PersoneelPersoneel
FotoFotoFunctieFunctie--omschrijvingomschrijvingEvaluatieformulier en Evaluatieformulier en formulier formulier functioneringsfunctionerings--gesprekkengesprekken
Het getouwHet getouw Het Statisch intranetHet Statisch intranet
Projecten Projecten –– ContactpersonenContactpersonen–– PlanningPlanning–– Opvolging van de Opvolging van de
werkenwerken–– FinanciFinanciëënn
TipsTips
Kies voor een herkenbaar intranet op maatKies voor een herkenbaar intranet op maat–– Baseer de structuur op je bestuur (organogram, Baseer de structuur op je bestuur (organogram,
website,..) website,..) –– Stem website en intranet op elkaar af voor de Stem website en intranet op elkaar af voor de
gebruikersgebruikers
Het intranet is een werkinstrument Het intranet is een werkinstrument –– Voor de administratie Voor de administratie –– dagdagelijks!dagdagelijks!–– Voor de mandatarissen Voor de mandatarissen –– Voor de raadsledenVoor de raadsleden
TipsTips
Niet iedereen is een WEBNiet iedereen is een WEB--sterster–– Zoek creatieve bondgenoten binnen elke geleding van Zoek creatieve bondgenoten binnen elke geleding van
het bestuurhet bestuur–– Kopies geven is uit den bozeKopies geven is uit den boze–– Geef uitleg, opleiding, ondersteuning..Geef uitleg, opleiding, ondersteuning..–– Betrek iedereen van bij de start! Betrek iedereen van bij de start!
Praten helptPraten helpt……–– Doe niet alles digitaal Doe niet alles digitaal –– blijf met elkaar pratenblijf met elkaar praten–– Geef ook instructies in een overleg Geef ook instructies in een overleg –– het rapport is het rapport is
een hulpmiddeleen hulpmiddel
TipsTips
Kies resoluut voor een open organisatieKies resoluut voor een open organisatie–– Maak duidelijke afspraken : Maak duidelijke afspraken :
Wie kan wat zien, wie doet wat? Wie kan wat zien, wie doet wat? Wat is beveiligd, wat niet?Wat is beveiligd, wat niet?
–– Overweeg goed voorOverweeg goed voor-- en nadelen van en nadelen van ““openheidopenheid”” en en ““censuurcensuur””
–– Werk rond deontologie en blijf erover Werk rond deontologie en blijf erover communicerencommuniceren
Investeer in een dynamische en creatieve Investeer in een dynamische en creatieve ICTICT--dienstdienst
Vragen? Vragen?
Yes, we can!Yes, we can!
Top Related