Pagina 1 van 26

WoninGent cvba-so Lange Steenstraat 54 9000 Gent BE 0400 032 156 Tel: 09 235 99 00, Fax: 09 235 99 01

OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN “Overeenkomst voor het aanstellen van een Commissaris-revisor voor de BJ 2014-2016”

Bestek nr. 2013-017 OD FD Bedrijfsrevisor

VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET

BEKENDMAKING

Pagina 2 van 26

Opdracht Het aanstellen van een commissaris-revisor voor WoninGent

voor de boekjaren 2014 – 2015 – 2016. Onze referentie Bestek nr. 2013-017 OD FD Bedrijfsrevisor Wijze van gunnen De opdracht is een aanneming van diensten.

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Opdrachtgever WoninGent cvba-so

Lange Steenstraat 54 9000 Gent

Algemeen Directeur: Karin Wouters (karin.wouters@woningent.be)

Contactpersonen: Saskia de Grave (saskia.degrave@woningent.be) Frank Fiers (frank.fiers@woningent.be)

Uiterste indiendatum & Openingszitting 13 januari 2014 om 10u30 in GESLOTEN zitting in de

kantoren van WoninGent cvba-so, Lange Steenstraat 54 te 9000 Gent.

Pagina 3 van 26

Afwijking van de Algemene Uitvoeringsregels (AUR), K.B. van 14.01.2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.

Straffen (art. 45 KB 14.01.2013)

Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen).

Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het K.B. van 14.01.2013.

De opdrachtgever is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als:

- de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd.

De opdrachtgever is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald.

Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld.

Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is.

Pagina 4 van 26

Inhoud

1. TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN ................................................................................................................ 6

1.1. Wettelijke bepalingen ................................................................................................................................... 6

1.2. De bepalingen van het onderhavig bestek ........................................................................................... 6

2. ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN PLAATSING .................................................................. 7

2.1. Opdrachtgever ................................................................................................................................................. 7

2.2. Opdracht ............................................................................................................................................................. 7

2.2.1. Aard en voorwerp van de opdracht ............................................................................................... 7

2.2.2. Duur van de opdracht .......................................................................................................................... 7

2.2.3. Opzegging ................................................................................................................................................. 8

2.2.4. Gunningwijze .......................................................................................................................................... 8

2.3. Voorwaarden voor de kwalitatieve selectie ........................................................................................ 8

2.3.1. Toegangsrecht ........................................................................................................................................ 8

2.3.2. Financiële en economische draagkracht ..................................................................................... 8

2.3.3. Technische bekwaamheid ................................................................................................................. 8

2.4. De offerte – Opening, indiening, vorm en inhoud ............................................................................. 9

2.4.1. Opening van de offertes ...................................................................................................................... 9

2.4.2. Indienen van de offertes..................................................................................................................... 9

2.4.3. Vorm en inhoud .................................................................................................................................. 10

2.4.4. Verbintenistermijn ............................................................................................................................ 10

2.4.5. Taalgebruik ........................................................................................................................................... 10

2.5. Prijs .................................................................................................................................................................... 11

2.6. Gunningcriteria............................................................................................................................................. 11

2.6.1. Aantal werkuren uitgedrukt in AUEB WEGING 40 punten ........................................... 12

2.6.2. Prijs WEGING 40 punten ......................................................................................................... 13

2.6.3. Methodiek van werken en aangeboden dienstverlening WEGING 15 punten ........ 13

2.6.4. Ervaring binnen sociale huisvestingssector WEGING 5 punten ................................... 13

3. ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN UITVOERING ............................................................. 14

3.1. Bijkomende informatie.............................................................................................................................. 14

3.2. Algemene uitvoeringsbepalingen ......................................................................................................... 14

3.2.1. Uitvoeringstermijn ............................................................................................................................ 14

3.2.2. Plaats van de dienstverlening ....................................................................................................... 14

3.2.3. Leiding en toezicht op uitvoering ................................................................................................ 14

3.2.4. Non-discriminatieclausule ............................................................................................................. 14

3.3. Borgtocht ......................................................................................................................................................... 15

3.4. Betalingsmodaliteiten ................................................................................................................................ 15

3.4.1. Wijze waarop de prijs wordt betaald......................................................................................... 15

Pagina 5 van 26

3.4.2. Procedure .............................................................................................................................................. 15

3.4.3. Overige bepalingen ............................................................................................................................ 15

3.5. Vertrouwelijkheid ....................................................................................................................................... 16

3.6. Sancties en rechtsvorderingen ............................................................................................................... 16

3.6.1. Straffen ................................................................................................................................................... 16

3.6.2. Vertragingsboetes .............................................................................................................................. 16

3.6.3. Overige sancties .................................................................................................................................. 16

3.6.4. Rechtsvorderingen ............................................................................................................................ 16

3.7. Berichten en terechtwijzingen ............................................................................................................... 16

3.8. Publiciteit ........................................................................................................................................................ 17

4. TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN ........................................................................................... 18

4.1. Algemeen kader ............................................................................................................................................ 18

4.2. Beschrijving van de opdracht ................................................................................................................. 18

4.3. Aansprakelijkheid van de dienstverlener .......................................................................................... 19

4.4. Vervanging van de vaste vertegenwoordiger of van een medewerker ................................. 19

5. BIJLAGEN ................................................................................................................................................................... 20

5.1. BIJLAGE 1: Offerteformulier .................................................................................................................... 21

5.2. BIJLAGE 2: Verklaring op erewoord – onafhankelijkheid bedrijfsrevisor ........................... 24

5.3. BIJLAGE 3: ....................................................................................................................................................... 25

5.3.1. Aantal werkuren ................................................................................................................................. 25

5.3.2. Uurprijs .................................................................................................................................................. 25

Pagina 6 van 26

1. TOEPASSELIJKE WETSBEPALINGEN

1.1. Wettelijke bepalingen

Op deze oproep zijn onder meer toepasselijk:

De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde werken, leveringen en diensten (B.S. 15.02.2007);

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de

rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor

werken, leveringen en diensten (B.S. 21.06.2013);

Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 (K.B. plaatsing) betreffende de

plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (B.S. 09.08.2011);

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 (K.B. uitvoering) tot bepaling van

de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies

voor openbare werken (B.S. 14.02.2013) ;

Het algemeen reglement voor arbeidsbescherming en de Codex over het

welzijn op het werk;

De wet van 4.08.1996 en zijn wijzigingen betreffende het welzijn van de

werknemers bij de uitvoering van hun werk en hun latere wijzigingen;

De collectieve arbeidsovereenkomsten van 14 februari 1980 en 29 maart 1984

(verschenen in het Belgisch Staatsblad van 5 augustus 1980 en 14 juli 1984)

gesloten in het Paritair Comité voor het bouwbedrijf, betreffende de

meldingsplicht inzake veiligheid en hygiëne, en hun latere wijzigingen;

De wet van 26.03.1999 betreffende het Belgisch actieplan voor de

werkgelegenheid 1998 houdende diverse bepalingen en hun latere wijzigingen;

Wetboek van vennootschappen;

Wet van 22 juli 1953 houdende oprichting van een Instituut van de

Bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van

bedrijfsrevisor, gecoördineerd op 30 april 2007;

Koninklijk Besluit van 10 januari 1994 betreffende de plichten van de

bedrijfsrevisoren;

Controlenormen, controleaanbevelingen, adviezen, omzendbrieven en

mededelingen van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.

Alle latere aanvullingen op en wijzigingen van de bovenvermelde wet- en regelgeving,

geldig op datum van bekendmaking, alsook de bepalingen van het bestek die aanvullingen en

wijzigingen kunnen inhouden van voormelde wet- en regelgeving en alle andere documenten

waarnaar het bestek verwijst.

1.2. De bepalingen van het onderhavig bestek

Op deze opdracht zijn naast de wettelijke bepalingen ook alle bepalingen die in onderhavig bestek geschreven zijn, van toepassing en bindend.

Pagina 7 van 26

2. ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN PLAATSING

2.1. Opdrachtgever

WoninGent cvba-so Lange Steenstraat 54 9000 Gent BE 0400 032 156

Algemeen Directeur: Karin Wouters (karin.wouters@woningent.be)

Contactpersonen: Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen bekomen worden bij:

Saskia de Grave – aankoopspecialist - saskia.degrave@woningent.be Bijkomende inlichtingen inzake inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen bekomen

worden bij: Frank Fiers – frank.fiers@woningent.be

2.2. Opdracht

2.2.1. Aard en voorwerp van de opdracht

De onderhavige opdracht betreft een opdracht voor het aanstellen van een commissaris-revisor voor de sociale huisvestingsmaatschappij WoninGent cvba met sociaal oogmerk. Deze opdracht is strikt voorbehouden voor bedrijfsrevisoren, hetzij uit persoonlijke naam hetzij in naam van het bedrijfsrevisorenkantoor; in het laatste geval dient het kantoor een vaste vertegenwoordiger aan te duiden die de hoedanigheid van bedrijfsrevisor heeft. WoninGent heeft een patrimonium van ongeveer 9.500 huurwoningen, een balanstotaal van € 512.298.568 per 31.12.2012 en een omzet van € 36.271.620 (2012). De burgerlijke vennootschap valt onder de sociale huurwetgeving en wordt gecontroleerd door de Vlaamse Regering, Administratie RWO. De te controleren boekjaren betreffen 2014, 2015 en 2016. Deze opdracht omvat één perceel. Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.

2.2.2. Duur van de opdracht

De commissaris-revisor wordt aangesteld voor een periode van 3 jaar conform de wettelijke bepalingen. De periode start bij de Algemene Vergadering met betrekking tot het boekjaar 2013 en eindigt bij de Algemene Vergadering met betrekking tot het boekjaar 2016. Het mandaat wordt beëindigd na de voorlegging van het verslag van de commissaris over de jaarrekening over het boekjaar 2016 en na het verlenen van de kwijting hiervan door het bevoegd orgaan.

Pagina 8 van 26

2.2.3. Opzegging

De opzegging van het contract onder de bovenvermelde voorwaarden brengt voor geen van de betrokken partijen enig recht op schadevergoeding met zich mee.

2.2.4. Gunningwijze

De gunningwijze is een VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING op basis van artikel 26, § 2, b van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken leveringen en diensten van 15 juni 2006. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor, overeenkomstig art. 35 van de wet van 15.06.2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, af te zien van het gunnen van de opdracht, de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze.

2.3. Voorwaarden voor de kwalitatieve selectie

De inschrijver moet voldoen aan de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie, hetgeen wordt bewezen door de volgende bij de offerte te voegen documenten:

2.3.1. Toegangsrecht

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden zoals bedoeld in artikel 61 en 62 van het K.B. van 15.07.2011.

In te dienen bewijsstukken: Attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich eveneens niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden zoals bedoeld in artikel 64 van het K.B. van 15.07.2011. De opdrachtgever vraagt tevens aan de kandidaat inschrijver om een verklaring van het IBR waarin wordt bevestigd dat aan de kandidaat inschrijver de drie laatste jaren geen tuchtstraf werd opgelegd die in kracht van gewijsde is gegaan. De rechtspersonen dienen deze verklaring te verstrekken voor de vaste vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

2.3.2. Financiële en economische draagkracht

De kandidaat inschrijver voegt het bewijs van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering toe.

2.3.3. Technische bekwaamheid

Overeenkomstig artikelen 68 en 72 van het KB van 15.07.2011 dient de bekwaamheid van de dienstverlener te worden beoordeeld aan de hand van zijn vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en betrouwbaarheid.

De inschrijver toont die aan door het voorleggen van:

1. De dienstverlener voegt een bewijs toe van zijn aansluiting bij het Instituut der Bedrijfsrevisoren (origineel attest of een voor eensluidend verklaard afschrijft, maximum 1 jaar oud);

2. De bedrijfsrevisoren die voor deze opdracht hun kandidatuur stellen zijn gedurende minstens 5 jaar erkend door het Instituut der Bedrijfsrevisoren. Hiervan wordt het bewijs toegevoegd (of een expliciete verklaring op eer);

Pagina 9 van 26

3. Opgave van 3 referenties bij voorkeur binnen de sociale huisvestingssector, erkend door de VMSW en/of indien geen ervaring met sociale huisvestingsmaatschappij, van 3 grote bedrijven, waaruit een grondige ervaring en deskundigheid blijkt. Een beknopte omschrijving van de uitgevoerde taken en de hiervoor ingezette mandagen (uren) alsook een certificaat van “goede uitvoering” door de betrokken maatschappijen/organisaties toegevoegd te worden;

De referentielijsten moeten in het Nederlands opgesteld zijn of de inschrijver voegt een correcte Nederlandstalige vertaling in bijlage.

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om voormalige opdrachtgevers te contacteren en indien nodig verduidelijking te vragen over de aangeleverde attesten en hun bevindingen mee te nemen in de beoordeling.

2.4. De offerte – Opening, indiening, vorm en inhoud

2.4.1. Opening van de offertes

De opening van de offertes vindt plaats in GESLOTEN zitting.

2.4.2. Indienen van de offertes

De offertes worden opgemaakt op de bij het bestek gevoegde opdrachtdocumenten (zie bijlagen).

Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere voorwaarden, zelfs als deze op een bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de opdrachtgever. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. De offertes moeten ten laatste ingediend worden op 13 januari 2014 voor 10u30 en op het volgende adres:

WoninGent cvba-so Dienst Aankoop

Lange Steenstraat 54 9000 Gent

met toepassing van de bepalingen van artikel 90 van het KB van 15.07.2011, meer bepaald:

(1) De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag (of verpakking) waarop het volgende is vermeld: het bovenstaande adres de datum van de openingszitting; OFFERTE voor “Overeenkomst voor het aanstellen van een Commissaris-revisor

voor BJ 2014-2016” met referentienummer “Bestek nr. 2013-017 OD FD Bedrijfsrevisor”

Pagina 10 van 26

De gesloten omslag wordt geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van: Naam en adres van de inschrijver de vermelding “OFFERTE – “Bestek nr. 2013-017 OD FD Bedrijfsrevisor”

(2) Iedere offerte dient bij de voorzitter van de openingszitting toe te komen alvorens

die de zitting opent.

2.4.3. Vorm en inhoud

De offertes dienen te worden ingediend op papieren drager. De offerte-indiener wordt eveneens verplicht de offerte bijkomend op digitale drager (bv. op cd-rom of memorystick) in de gesloten omslag te voegen. Deze dienen identiek te zijn qua inhoud.

De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris dient in te vullen op het bij dit bestek behorende formulieren en bijlagen. De documenten worden door de offerte-indiener of zijn gemachtigde ondertekend. Indien de documenten zijn ondertekend door een gemachtigde, moet bij de offerte een document worden toegevoegd waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig aangesteld is om te tekenen voor de offerte-indiener.

Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen, wijzigingen of eventuele (door het bestek toegestane) kortingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.

De inschrijving dient verplicht de hiernavolgende vorm te hebben, waarbij elk deel dient te worden gescheiden d.m.v. een tabblad. Vóór het eerste tabblad zit de begeleidingsbrief en de inhoudsopgave.

Deel 1: Offerteformulier met prijsopgave; Deel 2: Bewijs van bevoegdheid van de ondertekenaar, alsmede de naam,

telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon; Deel 3: Alle bij te voegen documenten; Deel 4: Gedetailleerde beschrijvingen; Deel 5: Andere nuttige inlichtingen.

2.4.4. Verbintenistermijn

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig (120) kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.

2.4.5. Taalgebruik

Het offerteformulier, de inventaris en alle aanvullende stukken (m.u.v. gedrukte brochures) dienen in het Nederlands te worden opgesteld.

Alle betrekkingen, zowel in woord als in schrift, tussen de offerte-indiener en WoninGent zullen in het Nederlands worden gevoerd, zowel voor als na de eventuele sluiting van de opdracht.

Pagina 11 van 26

2.5. Prijs

Deze opdracht is een opdracht tegen globale prijs. De inschrijver stelt een jaarlijkse, forfaitaire en unieke prijs voor.

De opdracht tegen een globale prijs is een opdracht waarvoor een forfaitaire prijs het geheel van de prestaties dekt of die uitsluitend forfaitaire posten omvat. De prestaties die deze forfaitaire prijs dekken moeten duidelijk en omstandig omschreven worden. Het jaarlijkse bedrag dekt alle verrichtingen ongeacht de aard, met inbegrip van de acties en het inwinnen van nuttige inlichtingen met het oog op attestering van de jaarrekeningen van elk betrokken boekjaar, waarbij alle mogelijke kosten zijn inbegrepen (reiskosten, secretariaatskosten, administratieve kosten, …). De dienstverlener drukt zijn prijzen uit in euro. De eenheidsprijzen in euro mogen worden uitgedrukt tot twee cijfers na de komma.

De dienstverlener wordt geacht in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. De inschrijver vermeldt de BTW in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte.

De inschrijvers kunnen zich niet beroepen op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten in hun prijsofferte. De inschrijvers worden geacht, bij het indienen van hun offerte, volkomen op de hoogte te zijn van de omvang en de aard van de te verrichten opdracht en zij zullen achteraf géén onwetendheid of vergissing kunnen inroepen om de opgegeven prijzen te herzien.

2.6. Gunningcriteria

De aanbestedende overheid zal geen rekening houden met offertes die onregelmatig zijn of betrekking hebben op diensten die niet beantwoorden aan de door het bijzonder bestek vereiste technische kenmerken. Hij bepaalt vervolgens welke van de regelmatige inschrijvingen de meest interessante is, rekening houdend met de hierna opgesomde criteria en met hun respectievelijke weging.

Criteria Weging 1. Aantal werkuren uitgedrukt in AUEB1 40 % 2. Prijs 40 % 3. Auditbenadering, planning 15 % 4. Ervaring binnen de sociale huisvestingssector 5 % 100 %

De aanbestedende overheid onderzoekt de criteria en geeft hieraan een beoordelingscijfer aan de hand van de hierna volgende principes.

1 AUEB = Aantal uren equivalent bedrijfsrevisor

Pagina 12 van 26

2.6.1. Aantal werkuren uitgedrukt in AUEB WEGING 40 punten

De inschrijver specificeert het aantal uren dat hij heeft ingeschat voor de uitvoering van de opdracht. Dit detail wordt verstrekt in functie van de vier volgende categorieën van interveniënten in het kader van de uitvoering van de opdracht:

Bedrijfsrevisor permanent vertegenwoordiger

Het betreft de natuurlijke persoon bedrijfsrevisor die de attestatie zal ondertekenen.

Bedrijfsrevisor medewerker Het betreft de persoon (personen) die de hoedanigheid van bedrijfsrevisor heeft (hebben) en die instaat (instaan) voor de uitvoering en/of leiding van de audit.

Stagiair bedrijfsrevisor

Het betreft de medewerkers die de hoedanigheid van stagiair bedrijfsrevisor hebben.

Andere medewerkers

Het betreft elke andere medewerker die noch bedrijfsrevisor, noch stagiair bedrijfsrevisor is.

De aanbestedende instantie zet vervolgens het totaal aantal uren (zonder onderscheid van categorie) om in een Aantal Uren Equivalent Bedrijfsrevisor (afgekort AUEB) met toepassing van de volgende coëfficiënten in functie van de interveniënt:

Bedrijfsrevisor permanent vertegenwoordiger 1 Bedrijfsrevisor medewerker 0,8 Stagiair bedrijfsrevisor 0,6 Andere medewerker 0,5

De aanbestedende overheid bepaalt vervolgens het gemiddelde AUEB voor alle onderzochte regelmatige offertes. De aanbestedende overheid quoteert vervolgens voor elke offerte het AUEB, evenals het gemiddelde AUEB van alle offertes. Hiervoor wordt de volgende formule gebruikt:

A = [AUEB(offerte) / AUEB(hoogst) ] x 40 Waarbij: A = aantal punten behaald door de onderzochte offerte AUEB(hoogst) = hoogst aantal uren equivalent bedrijfsrevisor van de regelmatige offerte AUEB(offerte) =aantal uren equivalent bedrijfsrevisor van de onderzochte offerte

De offerte met het hoogst aantal uren uitgedrukt in AUEB krijgt het maximum aantal punten. De offertes die geen puntenpercentage behalen dat minstens gelijk is aan 75 % van de quotering van het gemiddelde AUEB worden niet weerhouden voor het verdere verloop van de evaluatie van de offertes.

Pagina 13 van 26

De inschrijver is verplicht de tabel in bijlage 5.3. aan te vullen en toe te voegen aan zijn offerte.

2.6.2. Prijs WEGING 40 punten

De offertes die werden weerhouden na de quotering van criterium 1 worden beoordeeld in functie van de voorgestelde prijs. De prijs, inclusief alle prestaties voor de controleopdracht en exclusief BTW, wordt op jaarbasis weergegeven.

De kandidaat inschrijver geeft tevens een uurtarief op voor bijkomende specifieke werkzaamheden, buiten de wettelijke controleopdracht zoals bepaald in hoofdstuk 4, zijnde: Extra controlewerk Fiscaal advies Auditopdracht

Het opgegeven uurtarief is inclusief alle kosten (administratie, vervoer en eventuele andere kosten) en exclusief BTW.

De volgende formule zal worden toegepast bij de beoordeling in functie van de voorgestelde prijs:

Behaalde punten = [laagste prijs/prijs offerte] x 40

De offerte met de laagste prijs krijgt het maximum van de punten.

2.6.3. Methodiek van werken en aangeboden dienstverlening WEGING 15 punten

Evaluatie op de gebruikte methodiek, transparantie en volledigheid van dienstverlening.

De inschrijver voegt aan zijn offerte een beschrijving toe van de methodologische benadering die meer bepaald betrekking moet hebben op de volgende elementen: voorstelling werkprogramma, beschrijving van de uit te voeren

controlewerkzaamheden, permanent dossier, controledossier; beschrijving en kennis van de bijzonderheden van de sociale huisvestingssector

(invloed van sectorale regelgevingen, voorschriften van de toezichthoudende overheid, …);

beschrijving van de planning van de tussenkomst, controleperiode, inventaris, …; Beschrijving van team

2.6.4. Ervaring binnen sociale huisvestingssector WEGING 5 punten

Evaluatie van aanwezige ervaring binnen sociale huisvestingssector.

Pagina 14 van 26

3. ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN UITVOERING

3.1. Bijkomende informatie

Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd via e-mail bij:

WoninGent cvba-so Lange Steenstraat 54, 9000 Gent

frank.fiers@woningent.be

3.2. Algemene uitvoeringsbepalingen

3.2.1. Uitvoeringstermijn

De periode start bij de Algemene Vergadering met betrekking tot het boekjaar 2013 en eindigt bij de Algemene Vergadering met betrekking tot het boekjaar 2016. De te controleren boekjaren betreffen 2014,2015 en 2016. De termijn voor het voorleggen van schriftelijke verslagen en het bijwonen van eventuele vergadering (bestuursvergaderingen, ondernemingsraad, …) zal bepaald in samenspraak met de opdrachtgever.

3.2.2. Plaats van de dienstverlening

De dienstverlening zal plaats vinden in de maatschappelijke zetel van de opdrachtgever zijnde: Lange Steenstraat 54 te 9000 Gent.

3.2.3. Leiding en toezicht op uitvoering

De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de opdrachtgever. De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door:

De Heer Frank Fiers Afdelingshoofd Boekhouding & Financiën Lange Steenstraat 54 9000 GENT

T: 09 235 99 05 F: 09 235 99 01 Mail: frank.fiers@woningent.be

3.2.4. Non-discriminatieclausule

De opdrachtnemer: duldt geen enkele vorm van discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit,

zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst.

verbindt er zich toe toegankelijk te zijn voor iedereen.

Pagina 15 van 26

verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen.

leeft de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na.

verbindt er zich toe onderhavige code eveneens ter kennis te brengen aan zijn onderaannemers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in de uitvoering van deze opdracht van werken.

3.3. Borgtocht

Er wordt geen borgtocht gevraagd.

3.4. Betalingsmodaliteiten

3.4.1. Wijze waarop de prijs wordt betaald

Er worden geen voorschotten toegestaan.

De diensten kunnen betaald worden in percentsgewijze gedeelten: - 30% bij aanvang van de opdracht - 30% tijdens het verloop van de controlewerkzaamheden - 40% na afgifte van het revisoraal verslag De diensten kunnen ook in globo betaald worden na afgifte van het revisoraal verslag.

3.4.2. Procedure

Facturatie

De facturen moeten worden gericht tot de opdrachtgever op het volgende adres:

WoninGent cvba-so Dienst Boekhouding Lange Steenstraat 54

9000 GENT

Betalingstermijn

De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur, of 30 dagen na het beëindigen van de diensten indien de factuur voor het beëindigen wordt ontvangen of de datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat. Verkoopsvoorwaarden

Door het eenvoudig feit van het indienen van zijn/haar offerte vervallen automatisch alle verkoopsvoorwaarden van de inschrijver.

3.4.3. Overige bepalingen

Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt.

Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten.

Pagina 16 van 26

3.5. Vertrouwelijkheid

De informatie die de opdrachtgever in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.

De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft.

3.6. Sancties en rechtsvorderingen

3.6.1. Straffen

Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen).

Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het K.B. van 14.01.2013.

De opdrachtgever is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als:

- de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd.

De opdrachtgever is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald.

Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is.

3.6.2. Vertragingsboetes

De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het K.B. van 14.01.2013.

3.6.3. Overige sancties

De ingebreke gebleven opdrachtnemer kan door de opdrachtgever voor bepaalde tijd van haar opdrachten uitgesloten worden.

3.6.4. Rechtsvorderingen

Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een rechtbank van het arrondissement Gent, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

3.7. Berichten en terechtwijzingen

De berichten en terechtwijzingen, bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen vóór de openingszitting, maken integraal deel uit van de bindende contractuele bepalingen. De inschrijver wordt derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en ermee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.

Pagina 17 van 26

3.8. Publiciteit

De dienstverlener verbindt er zich toe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van WoninGent. Dit belet niet dat hij de opdracht mag vermelden als referentie.

Pagina 18 van 26

4. TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN

4.1. Algemeen kader

Deze opdracht is strikt voorbehouden voor de bedrijfsrevisoren, hetzij uit persoonlijke naam hetzij in naam van het bedrijfsrevisorenkantoor; in het laatste geval dient het kantoor een vaste vertegenwoordiger aan te duiden die de hoedanigheid van bedrijfsrevisor heeft.

4.2. Beschrijving van de opdracht

De opdracht omvat alle werkzaamheden die volgens de Vennootschapswetgeving en de controlenormen van het Instituut der Bedrijfsrevisoren van toepassing zijn voor de audit van de jaarrekening. De controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen, weer te geven in de jaarrekening vanuit het oogpunt van de wet en van de statuten. De opdracht bestaat onder andere uit:

- bij de aanvang van het mandaat, kennisnemen van het dossier van de uittredende commissaris;

- controleren van de jaarrekening/jaarlijkse financiële overzichten en (desgevallend) van het jaarverslag;

- voorleggen van het attesteringsverslag door de commissaris opgemaakt naar aanleiding van deze controle;

- in voorkomend geval, bijwonen van twee vergaderingen van het auditcomité; - in voorkomend geval, bijwonen van de vergadering met de toezichthoudende overheden die

handelt over de jaarrekening; - voorleggen van een verslag aan het bestuursorgaan dat een aantal voorstellen formuleert ter

verbetering van de administratieve systemen en de interne beheersingssystemen; - bijwonen van de algemene vergadering of van elke andere vergadering die geacht wordt de

jaarrekening goed te keuren; - op het einde van het mandaat, aan de nieuwe commissaris toegang verlenen tot het volledige

dossier; Het vertrekken van de jaarlijkse financiële informatie (toelichting over de jaarrekening en het jaarverslag) aan de ondernemingsraad. De opdracht bestaat onder andere uit:

- controleren van de aan de ondernemingsraad verstrekte economische en financiële informatie;

- voorleggen van een verslag aan de ondernemingsraad over deze economische en financiële informatie;

- in voorkomend geval, bijwonen van de voorbereidende vergadering van de ondernemingsraad die handelt over de jaarlijkse financiële informatie;

- bijwonen van de vergadering van de ondernemingsraad waarop deze economische en financiële inlichtingen worden besproken.

Algemeen nazicht van de interne controle van de vennootschap en steekproefgewijs a.d.h.v. de uitgeschreven procedures en toetsen aan de praktische uitvoering.

Pagina 19 van 26

Het verstrekken van een jaarlijkse managementletter over de bevindingen van de verschillende controles. Optioneel: Het verstrekken van fiscaal advies, nazicht van de fiscale aangifte en auditopdrachten. De inschrijver legt omstandig het verschil tussen advies en auditoriowerk uit.

4.3. Aansprakelijkheid van de dienstverlener

De inschrijver aanvaardt de aansprakelijkheid voor schade die tijdens de uitvoering van het contract voortvloeit uit fouten of tekortkomingen in de verleende diensten, binnen de volgende beperkingen: De inschrijver verbindt zich ertoe de nodige maatregelen te treffen ter handhaving van het vertrouwelijk karakter en het niet openbaar maken aan derden van informatie verstrekt door de aanbestedende overheid.

4.4. Vervanging van de vaste vertegenwoordiger of van een medewerker

De diensten worden verleend door de in de offerte vermelde leden van het controleteam. De vervanging, om enigerlei reden, van de bedrijfsrevisor vaste vertegenwoordiger binnen een bedrijfsrevisorenkantoor wordt vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan de aanbestedende overheid. Indien de aanbestedende overheid de voorgestelde vervanger weigert, dient de inschrijver een andere vervanger voor te stellen. De aanbestedende overheid kan er voor opteren om de voorgestelde vervanger te aanvaarden of om het contract te verbreken. Bovendien zal de aanbestedende overheid worden ingelicht over elke vervanging van een andere bedrijfsrevisor en/of medewerker aan de hand van een kennisgeving die beschouwd wordt te zijn aanvaard, behoudens schriftelijke weigering vanwege de aanbestedende overheid binnen zes weken na die kennisgeving.

Pagina 20 van 26

5. BIJLAGEN

PRO MEMORIE: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD

A. Offerteformulier (bijlage 1)

B. Kwalitatieve selectiecriteria

a. Uitsluitingscriteria 1. Bewijs van bevoegdheid van de ondertekenaar 2. Een attest van de RSZ 3. Verklaring op erewoord m.b.t. onafhankelijkheid (bijlage 2)

b. Financiële en economische draagkracht c. Bewijzen van technische bekwaamheid

C. Gunningcriteria

D. Technische contractuele bepalingen

Pagina 21 van 26

5.1. BIJLAGE 1: Offerteformulier

Bestek nr. 2013-017 OD FD Bedrijfsrevisor

A. ALGEMENE VERBINTENIS

OFWEL 2 De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres): OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel): vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven): combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:

2 Doorhalen wat niet van toepassing is.

Pagina 22 van 26

verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, tegen de som van: (in cijfers, inclusief BTW, in euro): (in letters, inclusief BTW, in euro):

B. ALGEMENE INLICHTINGEN

(in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:) - Ondernemingsnummer: - BTW-nummer: - RSZ-nummer:

C. ONDERAANNEMERS

Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE3 Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven: Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend:

D. PERSONEEL

Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:

3 Doorhalen wat niet van toepassing is.

Pagina 23 van 26

JA / NEE4 Het betreft volgende EU-lidstaat:

E. BETALINGEN

De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.: .............................................................................................................. van de financiële instelling .................................................................... geopend op naam van ..........................................................................

F. RSZ - VERPLICHTINGEN

De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 van het KB 15.07.2011, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij deze offerte desgevallend een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte, is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

G. BIJLAGEN

Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - de gedateerde en ondertekende documenten, die het bestek verplicht over te leggen; - de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen. Gedaan te .................................................. op ....................................... De inschrijver(s),

4 Doorhalen wat niet van toepassing is

Pagina 24 van 26

5.2. BIJLAGE 2: Verklaring op erewoord – onafhankelijkheid bedrijfsrevisor

Bestek nr. 2013-017 OD FD Bedrijfsrevisor “Krachtens artikel 13 van de wet van 22 juli 1953 houdende oprichting van een instituut van de Bedrijfsrevisoren verbind ik mij er toe om geen werkzaamheden uit te voeren of daden te stellen die onverenigbaar zijn met de waardigheid of de onafhankelijkheid van mijn functie. Krachtens artikel 14 van dezelfde wet verbind ik mij er toe om geen opdracht te aanvaarden of voort te zetten wanneer de uitvoering ervan mij zou kunnen brengen in een situatie van belangenconflict die mijn onafhankelijkheid in het gedrang zou kunnen brengen.” Gedaan te Datum [Handtekening] Naam Bedrijfsrevisor: Naam kantoor: Adres:

Pagina 25 van 26

5.3. BIJLAGE 3:

5.3.1. Aantal werkuren

Aantal uren ingeschat voor de uitvoering van de opdracht op jaarbasis Aantal uren

Bedrijfsrevisor Perm. Vertegenwoordiger

Bedrijfsrevisor Medewerker

Stagiair bedrijfsrevisor

Andere medewerker

Totaal Aantal uren

5.3.2. Uurprijs

Uurprijs uurprijs

Bedrijfsrevisor Perm. Vertegenwoordiger

Bedrijfsrevisor Medewerker

Stagiair bedrijfsrevisor

Andere medewerker

€ € € €

5.3.3. Uurprijs bijkomende opdrachten

Extra controle werk

Uurprijs uurprijs

Bedrijfsrevisor Perm. Vertegenwoordiger

Bedrijfsrevisor Medewerker

Stagiair bedrijfsrevisor

Andere medewerker

€ € € €

Fiscaal advies

Uurprijs uurprijs

Bedrijfsrevisor Perm. Vertegenwoordiger

Bedrijfsrevisor Medewerker

Stagiair bedrijfsrevisor

Andere medewerker

€ € € €

Pagina 26 van 26

Auditopdracht

Uurprijs uurprijs

Bedrijfsrevisor Perm. Vertegenwoordiger

Bedrijfsrevisor Medewerker

Stagiair bedrijfsrevisor

Andere medewerker

€ € € €