Organisatie structuur : analyse van taken en bevoegdhedenvan bestuur, advies- en overlegorganen bij de RegionaleBrandweer Noordoost Noord-BrabantCitation for published version (APA):Burg, van der, A. M., & Sanders, A. M. B. (1993). Organisatie structuur : analyse van taken en bevoegdhedenvan bestuur, advies- en overlegorganen bij de Regionale Brandweer Noordoost Noord-Brabant. (TU Eindhoven.Fac. TBDK, Bedrijfskundewinkel : ondernemersadviezen; Vol. 93.007). Technische Universiteit Eindhoven.

Document status and date:Gepubliceerd: 01/01/1993

Document Version:Uitgevers PDF, ook bekend als Version of Record

Please check the document version of this publication:

• A submitted manuscript is the version of the article upon submission and before peer-review. There can beimportant differences between the submitted version and the official published version of record. Peopleinterested in the research are advised to contact the author for the final version of the publication, or visit theDOI to the publisher's website.• The final author version and the galley proof are versions of the publication after peer review.• The final published version features the final layout of the paper including the volume, issue and pagenumbers.Link to publication

General rightsCopyright and moral rights for the publications made accessible in the public portal are retained by the authors and/or other copyright ownersand it is a condition of accessing publications that users recognise and abide by the legal requirements associated with these rights.

• Users may download and print one copy of any publication from the public portal for the purpose of private study or research. • You may not further distribute the material or use it for any profit-making activity or commercial gain • You may freely distribute the URL identifying the publication in the public portal.

If the publication is distributed under the terms of Article 25fa of the Dutch Copyright Act, indicated by the “Taverne” license above, pleasefollow below link for the End User Agreement:www.tue.nl/taverne

Take down policyIf you believe that this document breaches copyright please contact us at:openaccess@tue.nlproviding details and we will investigate your claim.

Download date: 26. Oct. 2021

ORGANISATIE STRUCTUUR

Analyse van taken en bevoegdheden van bestuur, advies- en overlegorganen

bij de Regionale Brandweer Noordoost Noord-Brabant

Eindhoven, april 1993

A.M. van der Burg

AM.B. Sanders

Opdrachtnaam: Brandweer

Opdrachtcode: 93.08.007

SAMENV ATfING

De Regionale Brandweer Noordoost Noord-Brabant is een samenwerkingsverband van 42 gemeenten. De burgemeesters van deze gemeenten hebben zitting in het Algemeen Bestuur (AB). Zij kiezen uit hun midden het Dagelijks Bestuur (DB). Het DB wordt in zijn functioneren ondersteund door een aantal gremia. In deze advies­en in de overlegorganen zitten hoofdzakelijk commandanten van de gemeentelijke brandweerkorpsen. De derde partij in dit geheel is het Regionaal Bureau, meestal aanwezig in de persoon van de Regionaal Commandant.

Recent is gebleken dat de meningen over de rol van de advies- en overlegorganen in relatie tot het Dagelijks Bestuur verschillen. Daarnaast bestaat de gedachte dat een betere afstemming tussen deze organen onderling mogelijk is. De knelpunten zoals deze uit de interviews gedestilleerd zijn, luiden als voIgt: · Adviezen uitgebracht door adviescommissie (Technische Commissie, bestaande uit

commandanten) krijgen te weinig aandacht van het bestuur. · Terugkoppeling van besluiten genomen door het bestuur ontbreekt geheel of mist

onderbouwing. · Te lange communicatielijn tussen bestuur en commandanten; te veel schakels. · Overlap in functie en samenstelling van de Technische Commissie en het Kring­

voorzittersoverleg, leidt tot communicatiestoornissen en is inefficient. De Regionaal Commandant vervult diverse functies. Deze dubbelrol is omstreden als er sprake is van tegenstrijdige belangen.

· Er is een slechte informatievoorziening tussen AB-leden en commandanten.

Om deze knelpunten op te heffen is uit een aantal alternatieven de volgende oplossing gekozen en gepresenteerd als beleidsadvies:

Verbeter de relatie tussen het Dagelijks Bestuur en de Technische Commissie door een halfjaarlijks overleg in te voeren waaraan aIle leden van de beide gremia deelnemen. Naast dit overleg blijft de huidige vergaderstructuur bestaan. Het DB gaat de verplichting aan de besluiten plus onderbouwing schriftelijk terug te koppelen naar de TC.

Voeg de Technische Commissie en het Kringvoorzittersoverleg samen. De leden van dit nieuwe overleg zijn de voorzitters van de kringen, de commandant van centrumge­meente en de Regionaal Commandant. Deze constructie is efficient, inzichtelijk en werkbaar.

pagina i

Naar onze mening leidt het bovenstaande al tot een minder omstreden rol van de Regionaal Commandant, immers het Dagelijks Bestuur en de Technische Commissie communiceren nu ook rechtstreeks. Hierdoor kan men ook zelf de eigen mening aan de andere partij duidelijk maken. De Regionaal Commandant kan zodoende dezelfde functies blijven bekleden.

De kringen krijgen in deze nieuwe situatie meer bestuurlijke betekenis. De comman­danten zijn hierdoor beter gelnformeerd. Wanneer hij ook nog rechtstreeks informatie over vergaderingen van het Algemeen Bestuur ontvangt is bij optimaal op de hoogte en kan zo zijn burgemeester van advies dienen. Ook de burgemeesters moeten in deze relatie een actievere rol gaan spelen.

pagina ii

VOORWOORD

Dit onderzoek is uitgevoerd voor de Regionale Brandweer Noordoost Noord-Brabant

in opdracht van de BedrijfskundewinkeL De Bedrijfskundewinkel is een door studen­

ten gerund adviesbureau aan de faculteit Technische Bedrijfskunde van de Technische

Universiteit Eindhoven. Hij heeft als doel studenten op een niet commerciele basis

onderzoek te laten verrichten voor bedrijven en instellingen die niet over de middelen

beschikken om een professioneel adviesbureau in te schakelen. Wij zijn twee

bedrijfskunde studenten en bevinden ons in de eindfase van onze studie. Wij zijn in

korte tijd veel wijzer geworden wat betreft het brandweerwezen. Met plezier hebben

wij aan deze opdracht gewerkt, vooral vanwege de prettige samenwerking met de

Regionale Brandweer. Wij bedanken een ieder die bereid was mee te werken aan een

interview. In het bijzonder danken wij de Regionaal Commandant die het mogelijk

maakte deze opdracht in korte tijd af te ronden.

Angelique van der Burg

Adrielle Sanders

April 1993

pagina iii

INHOUDSOPGA VE

Samenvatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. i

Voorwoord .................................................... iii

Inhoudsopgave ................................................. iv

1 INLEIDING .................................................. 1

2 OPDRACHTFORMULERING ..................................... 2

3 PLAN VAN AANPAK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 4

3.1 Inleiding .................................................. 4

3.2 Orientatiefase .............................................. 4

3.3 Doorlichtingsfase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 4

3.4 Oplossingsfase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 5

4 SITUATIEBESCHRIJVING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 6

4.1 Inleiding .................................................. 6

4.2 Algemeen Bestuur ........................................... 6

4.3 Dagelijks Bestuur ........................................... 6

4.4 Regionaal Commandant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7

4.5 Financiele Commissie ........................................ 8

4.6 Coordinatie Commissie ....................................... 8

4.7 Technische Commissie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9

4.8 College van Commandanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9

4.9 Brandweerkringen ........................................... 10

4.10 Kringvoorzittersoverleg ....................................... 10

5 KNELPUNmN .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ill .. .. ill .. .. .. .. 12

5.1 Inleiding .................................................................................................... 12

5.2 Relatie College van Commandanten - Bestuur ...................... 12

5.3 Verhouding Technische Commissie - Kringvoorzittersoverleg ........... 12

5.4 Rol Regionaal Commandant ................................... 13

pagina iv

5.5 Relatie Burgemeester (AB-lid) - Commandant ...................... 13

5.6 Vrijwilligers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

5.7 Samenvatting............................................... 14

6 VOORWAARDEN .............................................. 15

6.1 Inleiding .................................................. 15

6.2 Randvoorwaarden ........................................... 15

6.3 Bespreekbare eisen .......................................... 15

7 AL TERNA TIEVEN ............................................. 17

7.1 Inleiding .................................................. 17

7.2 Relatie DageUjks Bestuur - Technische Commissie ... . . . . . . . . . . . . . . . . 17

7.3 Informatievoorziening Commandanten ............................ 18

7.4 Rol Regionaal Commandant ................................... 20

7.5 Relatie Burgemeester - Commandant ............................. 20

8 KEUZE ...................................................... 22

8.1 Inleiding .................................................. 22

8.2 Keuze opties: Relatie Dagelijks Bestuur • Technische Commissie ........ 22

8.3 Keuze opties: Informatievoorziening Commandanten ................. 23

8.4 Keuze opties: Rol Regionaal Commandant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

8.5 Keuze opties: Relatie Burgemeester • Commandant .................. 24

8.6 Samenvatting advies ......................................... 25

AFKORTINGEN ............................................... 26

LITERATUUR/BRONVERMELDING ............................... 27

BIJLAGE 1 TAAKOMSCHRIJV}NG REGIONALE BRANDWEER ......... 28

BIJLAGE 2 WERKPLANNING .................................... 30

BIJLAGE 3 RELATIE DIAGRAM .................................. 31

BIJLAGE 4 DEELNEMENDE GEMEENTEN ......................... 34

pagina v

1 INLEIDING

De Regionale Brandweer Noordoost Noord~Brabant (in het vervolg aangeduid met:

Regionale Brandweer) is een samenwerkingsverband van 42 gemeenten op basis van

de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (twee WGR~gebieden: het stadsgewest 's­

Hertogenbosch en het streekgewest Brabant Noordoost). Het doel van deze samen­

werking is het zo doelmatig mogelijk laten verlopen van de organisatie en coordinatie

van de brandbestrijding en hulpverlening bij ongevallen en rampen . Dit betreft zowel

repressief als preventief optreden. De deelnemende korpsen behouden hierbij hun

zelfstandigheid (zie bijlage 1 voor taakomschrijving). Gezien de toenemende taakver­

schuiving van rijk naar regionaal niveau wordt de taak die de Regionale Brandweer

moet vervullen steeds zwaarder [1].

Aan het hoofd van de Regionale Brandweer staat een Algemeen Bestuur (AB), dat

gevormd wordt door de afgevaardigden van gemeentebesturen van alle deelnemende

gemeenten. Het Algemeen Bestuur kiest uit zijn midden een zeven~koppig Dagelijks

Bestuur (DB). Het Dagelijks Bestuur wordt in zijn functioneren ondersteund door een

aantal gremia. In deze advies- en overlegorganen zitten hoofdzakelijk commandanten

van de gemeentelijke brandweerkorpsen [2].

In het verleden is er wrijving geweest over de rol die de gremia moe ten vervullen. Dit

onderzoek richt zich op de taken en bevoegdheden van deze gremia en hun positie

ten opzichte van het Dagelijks Bestuur. Hierbij komt ook de communicatiestructuur

tussen de diverse organen aan de orde.

Dit rapport is bedoeld als beleidsadvies voor een discussie tijdens de vergadering van

het Dagelijks Bestuur en de Technische Commissie.

pagina 1

2 OPDRACHTFORMULERING

De organisatie van de Regionale Brandweer bestaat in grote lijnen uit twee delen, te

weten enerzijds het bestuur en anderzijds de advies- en overlegorganen (zie figuur

2.1). Zoals reeds vermeld in hoofdstuk 1 wordt binnen het eerste gedeelte een

Algemeen en een Dagelijks Bestuur onderscheiden. Het tweede blok wordt gevormd

door de Coordinatie Commissie, de Technische Commissie, het College van Com­

mandanten en de Brandweerkringen.

.......................... I !I

E5 I

.................................. .

I· ·1 0 DB RegionaaL Commandant

.............. .. .... '"' ......

I I . TC .

I Kring I :

I evc I ............. .. ............ "'

I 42 Korpsen in de Regio Hoordoost Hoord-Brabant I

AB ; ALgemeen Bestuur CC = CoOrdinatie Commissie DB = DageLijks Bestuur TC = Technische Commissie Fin.Cie = Financi~le Commissie CvC ; colLege van Commandanten

Figuur 2.1

In het verleden is gebleken dat de meningen over de rol van de advies- en overlegor­ganen in relatie tot het Dagelijks Bestuur verschillen. Daarnaast leeft het vermoeden dat er onnodige overlap tussen de advies- en overlegorganen onderling bestaat. De gedachte bestaat dat een betere afstemming kan lei den tot betere resultaten.

pagina 2

De opdracht Iuidt dan ook als voIgt: Breng de huidige structuur in kaart met vermelding van de taken en bevoegdheden per groep en met betrekking tat de rol van elke graep in het besluitvormingsproces. Draag suggesties aan vaar verbeteringen in het besluitvormingsproces en in de inspraakstructuur.

Dit onderzoek richt zich op de verbanden tussen de verschillende advies- en overleg­organen onderling en ten opzichte van het bestuur. Dit betekent dat de interne structuur van het bestuur buiten het kader van dit onderzoek valt.

pagina 3

3 PLAN VAN AANPAK

3.1 Inleiding

Het proces voor het gevraagde organisatie-advies bestaat uit de volgende drie hoofdfasen: FASE 1: Orientatiefase

F ASE 2: Doorlichtingsfase FASE 3: Oplossingsfase [4]

In de volgende paragrafen zullen deze fasen meer in detail besproken worden.

3.2 Orientatiefase

De orientatiefase omvat de eerste orientatie omtrent de werkzaamheden van de Regionale Brandweer Noordoost Noord-Brabant, zodat het probleem in een kader geplaatst kan worden. Daamaast betreft het gesprekken die leiden tot de opdracht­formulering en afbakening van het te bestuderen gebied. Het resultaat van deze fase is verwoord in de Inleiding en in het hoofdstuk 'Opdrachtformulering'.

3.3 Doorlichtingsfase

De doorlichtingsfase bestaat uit de voorbereiding en de uitvoering van het diepte­onderzoek. De voorbereiding betreft het formuleren van een onderzoeksaanpak en het opstellen van een werkplanning. Het diepte-onderzoek moet resulteren in een gedegen situatiebeschrijving, een inventarisatie van knelpunten, identificatie van voor­waarden waaraan een oplossing moet voldoen en altematieve oplossingen.

De gekozen werkwijze luidt als voIgt (zie bijlage 2 voor bijbehorende werkplanning):

Bestuderen van interne stukken van de Regionale Brandweer Aan de hand van deze stukken, gecombineerd met gegevens verkregen uit orienteren­de gesprekken, wordt een concept 'situatiebeschrijving' opgesteld.

Interviews afnemen Om de validiteit van deze beschrijving te toetsen en om knelpunten en voorwaarden te identificeren, worden interviews gehouden. Aan deze methode is de voorkeur gegeven omdat zo o~ korte termijn antwoord op vragen verkregen kan worden

pagina 4

(enquetes vergen meer tijd, deze tijd was echter niet beschikbaar). Bovendien bieden interviews, meer dan enquetes, gelegenheid tot diepgang.

De keus is gevallen op semi-gestructureerde interviews met open vragen [3]. Op deze manier zijn immers de resultaten stapelbaar, zodat een anonieme verwerking van gegevens mogelijk is. Bovendien biedt deze methode de vrijheid door te vragen op belangrijk geachte informatie verschaft door de gelnterviewde.

Bij de keuze van gemterviewden is gestreefd naar een vertegenwoordiging van verschillende invalshoeken:

Leden van het Dagelijks Bestuur, van de Technische Commissie, Kringvoorzitters (inc1usief commandanten met dubbelfunctie) en de Regionaal Commandant wor­den geinterviewd. Er wordt niet gesproken met leden uit het AIgemeen Bestuur omdat zij vaak niet tot in detail geinformeerd zijn over het Regionale Brandweer­gebeuren. Additionele informatie zou zich waarschijnlijk beperken tot. de interne structuur van het bestuur, dit valt echter buiten het kader van het onderzoek. Zowel beroeps als vrijwillige commandanten komen aan het woord. Weliswaar zijn de vrijwilligers ondervertegenwoordigd, maar dit weerspiegelt het aantal vrijwilli­gers in sleutelposities. AIle vijf de kringen komen aan bod.

Inventarisatie knelpunten en voorwaarden Zoals reeds vermeld, wordt aan de hand van de uitwerkingen van de interviews een lijst met knelpunten opgesteld. Met name zal gekeken worden naar overeenkomsten en opvaUende verschillen in de knelpunten die door de geinterviewden zijn aangedra­gen. Vervolgens worden de voorwaarden zoals deze zijn aangedragen opgesomd, waarna het proces van het genereren van alternatieve oplossingen wordt gestart. De verschillende alternatieven zullen worden beoordeeld naar de mate waarin zij aan de voorwaarden tegemoet komen en de knelpunten opheffen.

3.4 Oplossingsfase

Een van de aangedragen alternatieven zal worden gekozen. Deze oplossing zal als beleidsadvies worden gepresenteerd. Voor deze oplossing zal aangegeven worden hoe deze in de huidige organisatie ingepast kan worden. Dit advies zal aan de orde komen tijdens de in inleiding genoemde bijeenkomst van het Dagelijks Bestuur en de Technische Commissie.

pagina 5

4 SrrUA1IEBESC~G

4.1 Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft de samenstelling van de diverse organen binnen de Regionale Brandweer. Van elk orgaan worden tevens de taken en bevoegdheden uiteengezet. De relatie met andere groeperingen binnen de Regionale Brandweer wordt eveneens weergegeven (voor zover deze geformaliseerd en duidelijk zijn). In bijlage 3 staat het bijbehorende relatie diagram afgebeeld.

4.2 Algemeen Bestuur

Het AIgemeen Bestuur (AB) bestaat uit 42 vertegenwoordigers van de raden van de deelnemende gemeenten (zie bijlage 4). AIle afgevaardigden zijn burgemeester, zij zijn immers in hun gemeente portefeuillehouder van de brandweer. De burgemeester van de centrumgemeente (,s-Hertogenbosch) is voorzitter van het AB. Het AB vergadert tenminste twee keer per jaar. Elk lid van het AB heeft in de vergadering stemrecht. Het gewicht van de stem is afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente.

Het AB ziet toe op het beleid zoals gevoerd door het Dagelijks Bestuur (DB). Het heeft de bevoegdheid en taak de rekening en begroting jaarlijks goed te keuren. Tevens kan het tarieven vaststellen voor door de regionale brandweer te verrichten diensten.

Het AIgemeen Bestuur heeft een directe relatie met het Dagelijks Bestuur. Immers het DB wordt uit het AB gekozen en bovendien is de voorzitter van het AB tevens voorzitter van het DB. Daarnaast benoemt het AB de leden van de Technische Commissie.

4.3 DageUjks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur (DB) wordt voor een periode van 4 jaar uit het midden van de leden van het AIgemeen Bestuur gekozen. De voorzitter van het AB is tevens voorzitter van het DB. De overige zes leden worden gekozen volgens de volgende verdeling: twee zetels voor het stadsgewest 's-Hertogenbosch en vier zetels voor het

pagina 6

streekgewest Brabant N oordoost. Er wordt gestreefd naar een lid per kring. Dit is dan meestal niet de coordinerend burgemeester; de burgemeester die in geval van een grensoverschrijdende ramp binnen de kring de bestrijding van de ramp (waaronder de inzet van de brandweer) coordineert. De Regionaal Commandant is ambtelijk secre­taris; hij heeft in de vergadering geen stem. Het DB komt in de regel vier maal per jaar bijeen. De vergadering wordt door de Agenda Commissie, bestaande uit 3 burgemeesters en de Regionaal Commandant, voorbereid.

Het DB heeft als taken de dagelijkse leiding en uitvoering van zaken alsmede het houden van toezicht op al wat de Regionale Brandweer aangaat. Dit betekent onder andere dat het beslissingen, die door het AB genomen moeten worden, voorbereidt. Het DB is verder bevoegd tot het uitvoeren van genomen besluiten en tot het invullen van het personeelsbeleid.

Het DB heeft duidelijke relaties met het AB en met de Regionaal Commandant: het DB maakt deel uit van het AB (zie ook § 4.2) en de Regionaal Commandant is haar secretaris en adviseur. Binnen de begroting is het DB vrij om te beslissen. Het DB kan van advies worden voorzien door de Technische Commissie (TC), het is echter niet vastgelegd of van dit advies ook daadwerkelijk gebruik moet worden gemaakt.

Bij de samenstelling van het DB enerzijds en de TC en keuze van de kringvoorzitters anderzijds wordt niet gekeken naar de samenstelling van de andere partij. De burgemeester en de gemeentelijke commandant bespreken immers vaak alleen lokale aangelegenheden.

4.4 Regionaal Commandant

De Regionaal Commandant wordt benoemd door het AB. Hij heeft verschillende taken: hij is belast met de dagelijkse leiding van de regionale brandweer en functio­neert als ambtelijk secretaris van het bestuur (heeft geen stem). Daarnaast is hij voorzitter van zowel het College van Commandanten als van de Technische Commis­sie. Hij heeft als hoofd van het Regionaal Bureau een adviseursfunctie in het bestuur en in de Coordinatie Commissie. Zo zit daar de operationele dienst direct aan tafel.

Zoals uit bovenstaande taakomschrijving blijkt, heeft de Regionaal Commandant relaties met alle partijen doordat hij in bijna elk verband een functie vervult. Hij heeft aIleen niet met aIle leden van de kringen een directe relatie, maar hij vergadert weI samen met de kringvoorzitters en met de commandanten. De Regionaal Com­mandant is dus een belangrijk knooppunt in het informatienetwerk, niet in de laatste

pagina 7

plaats omdat hij ook terugkoppeling vanuit het bestuur naar de brandweercom­mandanten moet geven.

4.5 FinanciiHe Commissie

De Financiele Commissie wordt gevormd door de portefeuillehouder Financien uit het Dagelijks Bestuur (voorzitter) en door vijf leden gekozen uit het Algemeen Bestuur. Deze verkiezing vindt eens in de vier jaar plaats.

De taak van deze bestuurlijke commissie is het vormen van een oordeel over de begroting en over de jaarrekening, zoals deze zijn opgesteld door het Dagelijks Bestuur. De commissie heeft geen directe bevoegdheden, zij he eft een adviesfunctie naar het Algemeen Bestuur toe.

De Financiele Commissie heeft een relatie met het DB en met het AB. Zij speelt echter geen rol in de relatie tussen de advies- en overlegorganen (bestaande uit commandanten) enerzijds en het bestuur anderzijds. Deze commissie is voor dit onderzoek dus minder relevant en zal verder buiten beschouwing blijven.

4.6 Coordinatie Commissie

De Coordinatie Commissie (CC) bestaat uit de voorzitters van de beide WGR­gebieden (zie Inleiding), enkele bestuurlijke vertegenwoordigers daarvan (burgemees­ters), de directeur van de GGD, de commandant van de Regionale Politie en de Regionaal Commandant van de Brandweer. De afvaardiging van de brandweer wordt door het AB benoemd.

De Coordinatie Commissie he eft als taak de afstemming van besluiten die een regionaal belang hebben op het gebied van openbare orde en veiligheid. Momenteel richt de CC zich met name op het afstemmen van de ontwikkelingen en activiteiten op het gebied van de rampenbestrijding op regionaal en gewestelijk niveau. De CC vervult een adviesfunctie naar het bestuur toe.

Er bestaat aIleen een relatie tussen de Coordinatie Commissie en het bestuur (AB en DB) van de Regionale Brandweer. De Commissie houdt zich vrijwel uitsluitend bezig met de rampenbestrijding en valt buiten de normale besluitvormingsstructuur. Zij adviseert namelijk aan meerdere besturen. De CC he eft derhalve weinig invloed op de dagelijkse gang van zaken bij de Regionale Brandweer. Deze Commissie is voor

pagina 8

dit onderzoek dan ook minder relevant en zal verder buiten beschouwing worden gelaten.

4.7 Technische Commissie

De Technische Commissie (TC) wordt benoemd door het Algemeen Bestuur op voordracht van het College van Commandanten. De benoeming vindt iedere drie jaar plaats. De TC bestaat uit de Regionaal Commandant (voorzitter), de commandant van de centrumgemeente (plv. voorzitter) en vijf brandweercommandanten van de overige gemeenten (een per kring). De secretaris wordt uit hun midden gekozen. De advies-commissieleden kunnen door de commandanten worden aangesproken over allerlei regionale aangelegenheden.

De commissie vergadert tenminste twee keer per jaar en voorts zo vaak de voorzitter of tenminste de helft van de leden dit nodig acht. Daarnaast vergadert de commissie tenminste tweemaal per jaar met de commandanten van de aangesloten gemeenten (ook weI: College van Commandanten).

De TC fungeert ais adviesorgaan. Zij dient het AB en DB gevraagd of ongevraagd van advies. De voorzitter zal de besluiten van het AB en DB op de uitgebrachte adviezen doorgeven aan de commandanten van de gemeenten. De kringvertegenwoor­diger brengt in de jaarvergadering van de betreffende kring verslag uit. De commissie he eft dus weI taken maar geen bevoegdheden.

Zoais reeds aangegeven he eft de TC een adviesrelatie naar het AB en DB toe; dit advies wordt na goedkeuring van het College van Commandanten schriftelijk overgebracht. De mondelinge ondersteuning van dit advies en de terugkoppeling van de door het bestuur genomen besluiten wordt verzorgd door de Regionaal Comman­dant (voorzitter TC). De TC he eft een soortgelijke relatie met het College van Commandanten als het DB met het AB he eft: zij wordt uit het midden van de commandanten gekozen en is aan hen verantwoording schuidig. Het fungeert als brugfunctie tussen het CVC en het bestuur.

4.8 College van Commandanten

In het College van Commandanten (CVC) hebben aIle brandweercommandanten van de aangesloten gemeenten zitting. De Regionaal Commandant is voorzitter van dit

pagina 9

overlegorgaan. De commandant die de functie van secretaris in de TC vervuld, heeft deze functie ook binnen het evC. Zij vergaderen doorgaans tweemaal per jaar.

De belangrijkste taak van het evc is het vervullen van een klankbordfunctie. Zij beoordeelt het advies van de Technische Commissie voordat het naar het bestuur gaat. Zij heeft de bevoegdheid tot het voordragen van de leden voor de TC.

Zoals uit het bovenstaande is af te lei den heeft het evc een relatie met de TC. Elk lid van de evc behoort tot een van de 5 kringen.

4.9 Brandweerkringen

Het gebied van de Regionale Brandweer Noordoost Noord-Brabant is opgedeeld in 5 kringen. Deze kringen zijn in het verleden uit vriendschappelijk contact tussen korpsen ontstaan. De leden van de brandweerkring zijn de brandweerkorpsen van de gemeenten. Aan het overleg van de brandweerkring nemen de commandanten, onder­commandanten en bevelvoerders vanaf de rang onderbrandmeester deel. De Regio­naal Commandant of zijn plaatsvervanger is in de regel ook op deze bijeenkomsten aanwezig.

De brandweerkring brengt officieel gevraagd en ongevraagd advies uit aan het College van Commandanten. In de praktijk adviseren de kringen het evc aIleen omtrent de keuze van kringvertegenwoordiger in de TC. Daarnaast heeft hij tot doel de bij-, nascholing en saamhorigheid van de leden te bevorderen. In de kringen worden door het kringbestuur en/of het regionaal bureau activiteiten georganiseerd gericht op de brandweertaken. Bestuurlijk gezien hebben de kringen geen betekenis.

De brandweerkringen zijn alle, door middel van de commandanten uit de kring, vertegenwoordigd in het evC. Elke kring is ook in de TC vertegenwoordigd. De kringen hebben onderling contact middels het kringvoorzittersoverleg en via bet College van Commandanten, waarbij ook de Regionaal Commandant aanwezig is [5J.

4.10 Kringvoorzittersoverleg

De naam Kringvoorzittersoverleg geeft de samenstelling van dit orgaan al aan. De Regionaal Commandant zit de vergaderingen met de kringvoorzitters voor. Dit gezelscbap komt in deze hoedanigbeid 2 a 3 keer per jaar bijeen.

pagina 10

Het Kringvoorzittersoverleg is een informeel overleg ontstaan uit twee behoeften: te weten de wens van de Regionale Brandweer om een klankbord te hebben voor zaken die te maken hebben met de rampenbestrijding; en vanwege de behoefte van kring­voorzitters om (operationele) zaken tussen de kringen af te stemmen en om onderling gegevens uit te wisselen. Er is niets vastgelegd over taken en bevoegdheden.

De relaties liggen meer in het vlak van onderlinge communicatie tussen de kringen dan van het overleg richting DB. Het Kringvoorzittersoverleg heeft een directe relatie met de kringen: de voorzitters koppelen de informatie terug naar hun kring, zij leggen aan hun kring verantwoording af en vertegenwoordigen het standpunt van hun kring. Ook heeft het overleg een directe relatie met de Regionaal Commandant, deze leidt immers de vergaderingen.

Het Kringvoorzittersoverleg en de Technische Commissie hebben een relatie die betiteld mag worden als 'overlap'. Het merendeel van de kringvoorzitters heeft ook zitting in de TC. De overlap ontstaat doordat er tijdens vergaderingen van de kring­voorzitters al punten worden besproken die eigenlijk op een agenda van de TC thuis horen en tevens doordat de Regionaal Commandant tijdens beide vergaderingen informatie (bijvoorbeeld over landelijke ontwikkelingen) verstrekt.

pagina 11

5 KNELPUNTEN

5.1 Inleiding

Tijdens de interviews zijn een aantal knelpunten naar voren gekomen. Gebleken is dat de verschillende partijen dezelfde knelpunten aanhaalden, al deden ze dit in andere bewoordingen. In dit hoofdstuk worden de meest essentiele knelpunten met betrekking tot de opdracht, beschreven. Dit betekent dat knelpunten die voortvloeien uit deze punten niet apart worden vermeld.

5.2 Relatie College van Commandanten - Bestuur

De communicatie tussen de commandanten en het bestuur, aangaande regionale zaken, verloopt via de Technische Commissie (TC). De rol van de TC in dit geheel is een knelpunt: zij mag advies uitbrengen maar het is niet vastgelegd dat het bestuur hier ook daadwerkelijk gebruik van moet maken. De adviezen worden dan ook vaak door het bestuur (meestal het DB) naast zich neergelegd. Bovendien wordt van het bestuur op dit moment niet offici eel geeist dat het het besluit naar de TC schriftelijk terugkoppelt met vermelding van de reden van het afwijken van het advies (indien van toepassing).

De lijn tussen bestuur en commandanten is vrij lang: communicatie vindt plaats van DB naar Regionaal Commandant, van hem naar de TC en via de TC-leden naar de kringen (en dus naar de commandanten). Verschillen tussen bet oorspronkelijke en het uiteindelijk ontvangen bericht ontstaan door subjectiviteit en selectiviteit. De commandanten worden bovendien van veel regionale zaken pas laat op de hoogte gesteld. Hierdoor wordt de afstand tussen het bestuur en de commandanten als te groot betiteld.

De knelpunten in deze relatie luiden dus als voIgt: Adviezen TC krijgen te weinig aandacht van het bestuur .

. Terugkoppeling van besluiten genomen door bestuur ontbreekt gebeel of mist onderbouwing.

. Lange communicatielijn tussen bestuur en commandanten.

pagina 12

5.3 Verhouding Technische Commissie - Kringvoorzittersoverleg

De Technische Commissie en het Kringvoorzittersoverleg hebben in de huidige situatie een grote overlap in samenstelling en functie. Beide gremia zijn een informa­tiekanaal gericht op de commandanten. Indien de functies in de twee organen niet door dezelfde persoon (per kring) worden vervuld ontstaan communicatiestoornissen.

5.4 Rol Regionaal Commandant

De RegionaaI Commandant (RC) is voorzitter van de Technische Commissie en ambtelijk secretaris en adviseur van het bestuur. Bovendien is hij in Ioondienst van het bestuur. Zoals al vermeld in paragraaf 5.1 zijn er problemen in de relatie bestuur - Technische Commissie. In situaties met tegenstrijdige belangen verkeert de RC dan ook in een moeilijke situatie zowel in zijn functies bij het bestuur (met name DB) als binnen de TC. De communicatie tussen DB en TC vindt namelijk plaats via de Regionaal Commandant, vaak zelfs mondeling. DB en TC hebben daarnaast geen rechtstreeks contact.

5.5 Relatie Burgemeester (AB-lid) • Commandant

Br wordt met betrekking tot regionaIe aangelegenheden te weinig gecommuniceerd tussen burgemeesters, die aIleen AB-lid zijn, en hun plaatselijke commandanten. Br is een groot verschil in betrokkenheid van de AB-Ieden. Het merendeel van de AB­leden koppelt weinig besluiten terug naar de commandanten en wint ook nauwelijks advies bij hen in. De commandanten zijn niet altijd bekend met de kanaIen om een betere relatie met de burgemeester tot stand te brengen. Bovendien zijn zij vaak niet op de hoogte van de agenda van het AB zodat zij niet het initiatief kunnen nemen er hun burgemeester er advies over te geven. Hierdoor is het AB slecht gelnformeerd waardoor het weinig invloed nit kan oefenen op het DB. Het knelpunt is dus een slechte informatievoorziening tussen AB-Ieden en commandanten.

5.6 Vrijwilligers

De regio Noordoost Noord-Brabant kent enkele beroeps en vele vrijwillige brand­weerlieden (verhouding 1:23). Het aantal beroeps brandweerlieden in sleutelposities (TC-lid, Kringvoorzitter) is echter vrij groot. Dit is niet conform de verhoudingen maar weI te verklaren aIs men de benodigde tijd voor het vervullen van zo'n functie,

pagina 13

beschouwt. Naar onze mening is dit knelpunt is vooral een perceptie probleem. De functie van een kringvoorzitter en/of TC-lid moet namelijk los gezien worden van de achtergrond van de functiebekleder (beroeps/vrijwilliger); deze wordt immers geacbt in eerste plaats de mening van zijn kring te vertegenwoordigen.

5.7 Samenvatting

Nog eens op een rijtje gezet zien de knelpunten er als voigt uit: · Adviezen TC krijgen te weinig aandacht van het bestuur

Terugkoppeling van besluiten genomen door bestuur ontbreekt gebeel of mist onderbouwing Lange communicatielijn tussen bestuur en commandanten Overlap in functie en samenstelling van de Technische Commissie en bet Kring­voorzittersoverleg

· Twee petten van Regionaal Commandant · Slecbte informatievoorziening tussen AB-leden en commandanten

pagina 14

6 VOORWAARDEN

6.1 Inleiding

De knelpunten zoais beschreven in hoofdstuk 5 dienen in een nieuwe structuur zo goed mogelijk verholpen te worden. De oplossing moet echter aan een aantal voorwaarden voidoen: 'harde eisen' en voorwaarden die bespreekbaar zijn. Deze voorwaarden zullen in deze volgorde hier behandeld worden.

6.2 Randvoorwaarden

De alternatieve oplossingen moeten Ieiden tot opheffing van een of meerdere knelpunten. In deze paragraaf wordt gekeken naar de randvoorwaarden waaraan een dergelijke oplossing in ieder geval moet voidoen.

Wettelijk

Wettelijk gezien zijn er geen beperkende voorwaarden.

Brandweertaak

In elk geval moet duidelijk zijn hoe op de brandweer een beroep kan worden gedaan.

6.3 Bespreekbare eisen

Naast harde eisen, ook weI: randvoorwaarden, zijn er ook voorwaarden waaraan in meer of mindere mate voldaan moet worden. In deze paragraaf worden deze 'onderhandelbare' voorwaarden beschreven.

Werkbaarheid

De verantwoordelijkheid moet bij kleine groepen worden gelegd. In de huidige situatie is namelijk nog eens bewezen dat gedegen overleg in grote groepen (bijvoor­beeld het College van Commandanten) niet mogelijk is. De drempel om de eigen mening in grote groepen te verkondigen is erg hoog, hierdoor wordt niet de hele groep bij de discussie betrokken. Om een grote betrokkenheid en een werkbare situa­tie te bereiken wordt dan ook de volgende voorwaarde geformuleerd: werken in kleine groepen.

pagina 15

Inzichtelijkheid In de nieuwe situatie moet sprake zijn van een heldere structuur. De lijnen moeten zo kort mogelijk worden gehouden. Voor een ieder moet zijn rol maar ook die van anderen in het geheel duidelijk zijn.

Efficientie De nieuwe structuur moet zodanig zijn dat onnodig vergaderen en overlap in taken vermeden worden. Zaken moeten niet dubbel behandeld worden wanneer dit niet nodig is.

Praktische haalbaarheid Een nieuwe structuur moet op korte termijn ingevoerd kunnen worden. Dit houdt in dat geen ingrijpende veranderingen in de structuur aangebracht worden wanneer een knelpunt ook op een andere wijze verholpen kan worden.

pagina 16

7 ALTERNATIEVEN

7.1 Inleiding

In dit hoofdstuk worden voor de gesignaleerde knelpunten diverse altematieve oplossingen aangedragen. BIke optie zal kort uiteengezet worden en de voor- en nadelen worden besproken. In het volgende hoofdstuk zal een keuze uit deze opties worden gemaakt.

7.2 Relatie Dagelijks Bestuur - Technische Commissie

Zoals reeds is vermeld wordt op dit moment weinig met de adviezen van de TC gedaan en ontbreekt terugkoppeling vanuit het DB naar de TC. Voor de organisatie van de relatie tussen het DB en de TC zijn een aantal opties:

a. Schriftelijk advies, mondelinge terugkoppeling Dit is in feite de huidige situatie. Het advies van de TC gaat schriftelijk naar het DB en wordt toegelicht door de Regionaal Commandant; terugkoppeling geschiedt mondeling of niet. Zoals reeds vermeld in hoofdstuk SIevert deze organisatie de nodige knelpunten op.

b. Schriftelijk advies, schriftelijke terugkoppeling

In feite is dit een kleine ingreep. Het advies van de TC wordt schriftelijk aan het DB overgebracht. Het DB gaat echter de verplichting aan na de vergadering hun besluit plus onderbouwing schriftelijk terug te koppelen naar de TC. De huidige structuur blijft dus intact, maar de TC-Ieden kunnen nu weI zien wat er met hun advies gedaan wordt. Voor de toelichting van het advies en het besluit blijft de Regionaal Comman­dant de aangewezen persoon.

c. Direct contact TC- en DB-leden

Naast de normale vergaderingen van beide gremia komen de leden bijeen om elkaar direct te horen. Dit kan bijvoorbeeld tweemaal per jaar plaats vinden. Zo is het mogelijk om direct ideeen uit te wisselen; iedereen komt aan bod. Het DB krijgt een beter beeld van wat er Ie eft onder de commandanten en vice versa. De Regionaal Commandant blijft tijdens de vergaderingen van het DB woordvoerder van de TC. Maar dankzij de directe informatie uitwisseling en kortere communicatielijn zal hij minder vaak in lastige situaties belanden. Voordeel van deze situatie is dat het geen

pagina 17

ingrijpende structuurveranderingen vergt. De grootte van de groep waarmee men rond de tafel zit kan echter weI nadelig werken op de effectiviteit van vergaderen.

d. Driemanschap als topoverleg

De Regionaal Commandant fungeert nu als spil tussen het bestuur en de comman­danten. Door een afgevaardigde (voorzitter) van zowel het DB als van de TC/kring­voorzittersoverleg (zie verder) aan deze spilfunctie toe te voegen wordt een "Top over­leg" gecreeerd. Dit driemanschap bereidt het beleid voor, hetgeen vervolgens door de voorzitters wordt teruggekoppeld naar hun achterban. Zo ontstaat er een werkbaar overleg dat frequent te houden is. Dit overleg kan de functie van de Agenda Commis­sie (zie § 4.3) overnemen. Net als bij optie c is de koppeling tussen DB en TC hier directer, echter niet rechtstreeks voor aIle DB en TC leden. De Regionaal Comman­dant hoeft nu niet meer twee (mogelijk) strijdige belangen te vertegenwoordigen, maar kan de mening van het Regionaal Bureau verkondigen zonder dat onduidelijk wordt wie wat vindt. Deze oplossing verandert de structuur wezenlijk. Het houdt bovendien een zwaardere taak in voor de voorzitters van het DB en de TC. Voor de functie voorzitter van de TC moet bovendien nog iemand gevonden worden.

7.3 Informatievoorziening Commandanten

In de huidige situatie vindt er informatieoverdracht aan de commandanten plaats via de Technische Commissie, via het Kringvoorzittersoverleg en rechtstreeks middels vergaderingen van het College van Commandanten. Het is dan ook niet meer dan logisch dat overlap en verwarring optreden. Er zijn twee opties om de informatie­voorziening te structureren:

a. Stroomlijnen huidige structuur

De huidige structuur wordt aangehouden. Voorwaarde is weI dat er een duidelijke afbakening in taken komt: de Technische Commissie blijft zijn adviesrol naar het bestuur toe vervullen en verwoordt in het advies de meningen van de kringen. Hiertoe moeten de kringen tijdig op de hoogte worden gesteld van 'advies-' zaken; zodat zij gelegenheid hebben tot intern overleg. Informatie van het bestuur wordt via de TC teruggekoppeld. De persoon die namens de kring in de Technische Commissie zit speelt de informatie door naar zijn achterban.

De functie kringvoorzitter staat los van het TC-lidmaatschap. De kringvoorzitter speelt uitsluitend een coordinerende rol binnen de betreffende brandweerkring. Het Kringvoorzittersoverleg krijgt dan zijn oorspronkelijke functie (informele afstemming) terug. Men moet de verleiding weerstaan hier 'TC-zaken' te bespreken.

pagina 18

De kring krijgt bestuurlijk meer betekenis. Zij neemt de klankbordfunctie van het College van Commandanten over. Indien de meningen van de kringen sterk verschil­len (dit blijkt op de TC-bijeenkomst), dan bestaat er mogelijkbeid om in het College van Commandanten elkaars meningen te toetsen. Het College van Commandanten doet verder aIleen dienst als informeel gremium om sociale contacten te onderhouden en als direct spreekorgaan voor het Regionaal Bureau naar de commandanten toe.

De hamvraag bij deze optie is of het weI werkt, immers het enige verschil met de huidige situatie is bet opnieuw afbakenen van taken. De kans is groot dat men in oude gewoonten vervalt en de knelpunten dus niet worden verholpen. Voordeel van deze optie is de taakverdeling, hierdoor zijn de individuele functies lichter (wellicht gemakkelijker te vervullen door vrijwilligers).

b. Samenvoegen TC en Kringvoorzittersoverleg De overlap tussen de TC en het Kringvoorzittersoverleg kan vermeden worden door de organen samen te voegen, deze combinatie kan Brandweer Advies Commissie (BAC) worden genoemd. (Andere suggesties: Regionale Brandweer Advies Commis­sie of Advies Commissie van Commandanten.) De voorzitter van de Brandweerkring heeft dan uit hoofde van zijn functie zitting in de BAC. Via hem lopen alle contacten tussen de commandanten en het Regionaal Bureau. Naast de voorzitters van de kringen moet ook de commandant van de centrumgemeente in dit gremium zitting hebben; hij vertegenwoordigt immers een grote achterban en heeft als commandant van een (gedeeltelijk) beroepskorps een extra invalshoek.

De kring moet tijdig bericht worden over de regionale aangelegenheden zodat zij hierover een mening kan vormen. Deze wordt via de voorzitter aan de BAC medege­deeld. Hiertoe moet de kring regelmatig bij elkaar komen. Om de situatie werkbaar te bouden moet het overleg van de kring niet te groot worden, daarom nemen alleen de commandanten deel. De bestuurlijke betekenis van de kringen neemt toe.

Het College van Commandanten blijft bestaan maar verliest zijn rol als klankbord voor de Technische Commissie. Deze rol is immers door de kringen overgenomen. Indien de kringen van mening verschillen kan het evc een medium zijn om elkaars meningen te horen. Daarnaast blijft het eve een belangrijk gremium voor de sociale contacten tussen de commandanten.

pagina 19

7.4 RoJ RegionaaJ Commandant

De Regionaal Commandant (RC) vervult binnen de huidige structuur diverse functies (zie § 4.4). De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur woont hij bij vanuit diverse achtergronden. Het voordeel van deze constructie is het optimaal gelnformeerd zijn van de Regionaal Commandant. De dubbelrol kan echter tot problemen leiden. De functie van Regionaal Commandant kan op verschillende manieren ingevuld worden:

a. Regionaal Commandant is ambtelijk secretaris en adviseur van het DB en tevens voorzitter van TC

Dit is momenteel het geval. Voordeel van deze constructie is dat het bestuur direct met de operationele dienst aan tafel zit. Ben ander voordeel is dat de RC zeer goed op de hoogte is van landelijke ontwikkelingen en van regionale aangelegenbeden. Deze invulling kan echter problemen opleveren wanneer de RC uit hoofde van zijn verschillende functies tegenstrijdige adviezen bij het bestuur moet verdedigen.

b. Regionaal Commandant is ambtelijk secretaris en adviseur van het DBj geen voorzitter van de TC

Het voorzitterschap van de Technische Commissie kan losgekoppeld worden van de functie Regionaal Commandant. De nieuwe voorzitter zou dan als contactpersoon moeten fungeren tussen de TC en het DB. Zo komt de Regionaal Commandant niet meer tussen twee vuren in te zitten en is het duidelijk wie welke mening vertolkt. WeI moet een ander, met kennis van zaken, bereid zjjn een actieve voorzittersrol te spelen. Dit zou bijvoorbeeld de commandant van de centrumgemeente kunnen zijn aangezien hij een grote achterban heeft en beroepsmatig goed gelnformeerd is. De Regionaal Commandant zou een adviseursrol in de TC kunnen vervullen.

c. Regionaal Commandant is voorzitter van de TC; geen ambtelijk secretaris en adviseur

Deze optie is niet reeel. De Regionaal Commandant is imrners het beste geInfor­meerd over de brandweerzaken en het is dan ook niet logisch om een dergelijke bron van informatie aan de kant te zetten. Bovendien is bij degene die uit hoofde van zijn functie tijd heeft om de functie van ambtelijk secretaris te vervullen.

7.5 ReJatie Burgemeester - Commandant

Het contact tussen de burgemeester en de lokale commandant aangaande regionale zaken is minimaal, met name wanneer de burgemeester aIleen lid is van het Alge­meen Bestuur. Zij vertegenwoordigen allebei een andere invalshoek van de Regionale

pagina 20

Brandweer (respectievelijk AB en eve) waardoor informatieuitwisseling voor beide partijen interessant kan zijn. Br zijn een aantal mogelijkbeden om deze koppeling te intensiveren:

a. Initiatie/ vanuit de commandant De stap naar de burgemeester toe wordt door de commandant eerder gemaakt indien hij goed geinformeerd is. Hier kan de kring een belangrijke rol in spelen. De kring moet tijdig van de zaken op de hoogte gesteld worden zodat binnen de kring meningsvorming kan plaatsvinden. De commandant kan na deze ruggespraak de burgemeester beter informeren en adviseren met be trekking tot de regionale aangele­genheden.

b. Initiatief vanuit de burgemeester De burgemeester krijgt als bestuurslid in het AB diverse stukken betreffende regionale brandweerzaken. Deze stukken worden meestal niet naar de lokale commandant gezonden. De burgemeester neemt nu het initiatief de informatie door te sturen naar zijn commandant, waarna een overleg kan plaatsvinden. De visie van de commandant kan dan bijdragen in het standpunt dat de burgemeester tijdens de AB vergadering inneemt. Zo is het AB in staat meer invioed op het DB uit te oefe­nen.

c. Initiatie/ van !wee kanten

De burgemeester speelt enerzijds zijn informatie door naar de lokale commandant, anderzijds bespreekt deze met de burgemeester de zaken die in het kringoverleg aan de orde zijn gekomen. Zo ontstaat voor beide de mogelijkbeid om hun stem "aan de andere kant" door te Iaten klinken en vergroot het de betrokkenheid. De voordelen van het op de hoogte zijn, zijn hetzelfde als bij optie a en b.

pagina 21

8 KEUZE

8.1 Inleiding

In dit hoofdstuk wordt een keuze gemaakt uit de alternatieven (zie hoofdstuk 7). De voor- en nadelen zijn al aan de orde geweest. De afweging hiervan en het voldoen aan de voorwaarden vormen de onderbouwing van de keuze. Een aantal opties sluiten elkaar echter niet uit. Waar mogelijk en gewenst zal een combinatie van opties aangegeven worden.

8.2 Keuze opties: Relatie Dagelijks Bestuur - Technische Commissie

Uit de opties mondelinge of schriftelijke terugkoppeling is gekozen voor de laatste optie. Hier geldt namelijk: 'kleine moeite, groot plezier'. Bovendien werkt mondelinge terugkoppeling in de huidige situatie niet. De keuze voor deze optie komt tegemoet aan het knelpunt 'terugkoppeling van besluiten genomen door het bestuur ontbreekt geheel of mist onderbouwing' (zie hoofdstuk 5).

Om het knelpunt 'adviezen van de TC krijgen te weinig aandacht van het bestuur' op te heffen, moet gezocht worden naar een tweede communicatiemogelijkheid tussen bestuur en TC (naast de weg via de Regionaal Commandant). De opties 'direct contact' en 'driemanschap' dragen hier twee alternatieven voor aan.

De optie 'direct overleg' he eft, zoals eerder gezegd, het voordeel dat de huidige structuur blijft bestaan terwijl er toch een extra kanaal komt waarlangs de TC en het DB hun mening kunnen uitwisselen. Alle leden van het DB en de TC worden evenveel bij het overleg betrokken, het vergt weinig extra inspanningen. Deze optie lijkt minder goed tegemoet te komen aan de gestelde eis van werkbaarheid. Dit bezwaar kan echter door een goede voorbereiding binnen de gremia grotendeels overwonnen worden.

De optie 'driemanschap' houdt een ingrijpende verandering van de structuur in. De voorzittersrollen van de beide gremia moeten opnieuw gedefinieerd worden en het is nog maar de vraag of er iemand bereid is deze taak op rich te nemen. De situatie wordt er niet inzichtelijker op: het contact tussen het DB en de TC verloopt nog steeds via een "tussenpersoon". Deze optie lijkt ons dan ook minder geschikt.

pagina 22

Wij adviseren dan ook de relatie tussen het Dagelijks Bestuur en de Technische Commissie te verbeteren door een halfjaarlijks overleg in te voeren waaraan aIle leden van de beide gremia deelnemen. Naast dit overleg blijft de huidige vergader­structuur bestaan, het DB koppelt echter weI de besluiten plus onderbouwing schriftelijk terug naar de TC.

8.3 Keuze opties: Informatievoorziening Commandanten

De Technische Commissie en het Kringvoorzittersoverleg kunnen naast elkaar blijven voortbestaan of worden samengevoegd. Beide opties voldoen aan de voorwaarde van werkbaarheid, immers in beide gevallen wordt vergaderd in groepen van 7 personen. Behter bij de optie 'samenvoeging' wordt de kring ais klankbord gebruikt, terwijI bij de optie 'twee organen' het College van Commandanten a1s klankbord fungeert. De kring betreft een kleiner gezelschap en kan daardoor beter a1s back-up dienen: vergaderen in kleine groepen is effectiever dan vergaderen in grote groepen terwiji iedereen toch de gelegenheid he eft zijn mening te uiten.

Samenvoeging voldoet beter aan de eis van inzichtelijkheid: er bestaat dan een communicatielijn in tegenstelling tot de huidige situatie waarin twee communicatielij­nen naast elkaar bestaan. Samenvoeging scoort ook beter op het criterium efficientie: er hoeft minder vergaderd te worden.

Een ander voordeel van de optie 'samenvoeging' is het feit dat op deze manier beter gebruik wordt gemaakt van de natuurlijke rol van voorzitter. Deze verwoordt immers het standpunt van de vergadering en vat discussies samen. Zo is onmiddellijk de interpretatie van de woordvoerder namens de groep duidelijk.

Nadeel van de optie 'samenvoeging' is dat een verandering in de structuur nodig is. Een dergelijke verandering leidt bovendien tot taakverzwaring. Een aantal personen vervult echter al zo'n dubbelfunctie, dus dit lijkt een overkomelijk bezwaar. Even zo is een verandering in de structuur eerder wenselijk dan bezwaarlijk, naar onze mening, omdat is aangetoond dat de huidige structuur op dit punt niet voldoet.

Wij adviseren dan ook een keuze voor de optie 'samenvoegen'. Deze optie heft het knelpunt 'overlap in functie en samensteIling van de TC en het Kringvoorzittersover­leg' op. Het nieuwe orgaan kan een nieuwe naam worden gegegeven.

pagina 23

8.4 Keuze opties: Rol Regionaal Commandant

Bij de functie van Regionaal Commandant kunnen een aantal taken horen. De opties die in hoofdstuk 7 genoemd zijn hebben betrekking op verschillende combinaties van rollen. We hebben al aangegeven dat de rol van Regionaal Commandant als ambte­lijk secretaris en adviseur van het Dagelijks Bestuur een logisch gevoig van zijn functie is. Ter discussie staat het voorzitterschap van de Technische Commissie.

Optie a, 'Regionaal Commandant tevens voorzitter van TC', biedt als voordeel dat men te maken heeft met een goed gei'nformeerde voorzitter die deze kennis aan de andere TC-Ieden kan overdragen. Deze optie is uit practisch oogpunt te prefereren: de huidige structuur verandert niet en er hoeft geen nieuwe voorzitter gezocht te worden. Bovendien sluit deze optie goed aan bij de gekozen oplossing voor het knelpunt 'adviezen krijgen weinig aandacht van het bestuur' (halfjaarlijks overleg). Door te kiezen voor die oplossing is de rol van de Regionaal Commandant al minder omstreden geworden.

Ben andere mogelijkheid is een nieuwe voorzitter voor de Technische Commissie te zoeken. De Regionaal Commandant zou dan als adviseur deel kunnen nemen aan de vergaderingen van de TC. Gezien de gekozen oplossing in §8.2 is dit niet practisch. De Regionaal Commandant blijft immers de contactpersoon naar het Dagelijks Bestuur toe. Hij zou dan de voorzitter op de hoogte moeten stellen van de contacten met het Dagelijks Bestuur.

Het lijkt ons goed mogelijk de rollen van ambtelijk secretaris en adviseur van het Dagelijks Bestuur en voorzitter van de Technische Commissie in een persoon te verenigen. Wanneer blijkt dat de hernieuwde situatie tussen DB en TC niet werkt kan altijd nog gekozen worden voor een splitsing van de taken.

8.5 Keuze opties: Relatie Burgemeester - Commandant

De relatie tussen de burgemeester en de commandant kan op verschillende manieren verbeterd worden. Het initiatief tot intensivering van de koppeling kan zowel vanuit de burgemeester als vanuit de commandant komen. Dit wordt bevorderd indien beide partijen rechtstreeks door het Regionaal Bureau van informatie worden voorzien. Ui­teraard ontstaat de ideale situatie wanneer beide partijen toenadering zoeken. Het bevordert de welwillendheid van de andere partij en is de enige mogelijke garantie dat de informatieuitwisseling ook werkelijk werkt. Aileen dan kan hun stem "aan de andere kant" doorklinken.

pagina 24

Zoals reeds vermeld zou deze communicatie beter verlopen indien de commandanten via de kringen goed worden geYnformeerd. Een soortgelijke opmerking kan voor de burgemeesters worden gemaakt. In paragraaf 4.3 is opgemerkt dat de burgemeester die zitting heeft in het DB in de meeste gevallen niet de coordinerend burgemeester is. De burgemeesterskringen komen niet overeen met de politiekringen noch met de brandweerkringen. Voor communicatiedoeleinden zou het wenselijk zijn wanneer deze kringen weI overeen kwamen en de burgemeesterskringen op eenzelfde manier gestructureerd worden als de brandweerkringen: de coordinerend burgemeester zou dan tevens lid van het DB zijn en zou als tussenpersoon de andere burgmeesters moeten informeren en raadplegen. Deze constructie he eft dezelfde voor- en nadelen als samenvoeging van TC en kringvoorzittersoverleg.

8.6 Samenvatting advies

Verbeter de relatie tussen het Dagelijks Bestuur en de Technische Commissie door een halfjaarlijks overleg in te voeren waaraan aIle leden van de be ide gremia deelnemen. Naast dit overleg blijft de huidige vergaderstructuur bestaan. Ret DB gaat de verplichting aan de besluiten plus onderbouwing schriftelijk terug te koppelen naar de TC.

Voeg de Technische Commissie en het Kringvoorzittersoverleg samen. De leden van dit nieuwe overleg zijn de voorzitters van de kringen, de commandant van centrumge­meente en de Regionaal Commandant. Deze constructie is efficient, inzichtelijk en werkbaar. Dit orgaan kan dan een nieuwe naam krijgen, bijvoorbeeld Brandweer Advies Commissie.

Naar onze mening leidt het bovenstaande al tot een minder omstreden rol van de Regionaal Commandant, immers het Dagelijks Bestuur en de Technische Commissie communiceren nu ook rechtstreeks. Rierdoor kan men ook zelf de eigen mening aan de andere partij duidelijk maken. De Regionaal Commandant kan zodoende dezelfde functies blijven bekleden.

De kringen krijgen in deze nieuwe situatie meer bestuurlijke betekenis. De comman­danten zijn hierdoor beter geYnformeerd. Wanneer hij ook nog rechtstreeks informatie over vergaderingen van het Algemeen Bestuur ontvangt is hij optimaal op de hoogte en kan zo zijn burgemeester van advies dienen. Ook de burgemeesters moeten in deze relatie een actievere rol gaan spelen.

pagina 25

AFKORTINGEN

AB Algemeen Bestuur

CC Coordinatie Commissie

evc College van Commandanten

DB Dagelijks Bestuur

RC Regionaal Commandant

TC Technische Commissie

pagina 26

LITERATUUR/BRONVERMELDING

[1] Belonje M.M. Beleidsplan voor de jaren 1993 - 1996 Regionale Brandweer Noordoost Noord-Brabant, september 1992

[2] Belonje M.M. Jaarverslag 1991 Regionale Brandweer Noordoost Noord-Brabant

[3] Emans B. Interviewen: Theone, techniek en training Wolters-Noordhoff, Groningen, Tweede druk, 1986

[4] Kempen P.M., Keizer J.A. Organisatie-Adviesprocessen Technische Universiteit Eindhoven, 1992

[5] Reglement Brandweerkringen Regionale Brandweer Noordoost Noord-Brabant, 1985

[6] Tilanus C.B. Rapporteren/Presenteren Uitgeverij Het Spectrum B.V., Utrecht, Eerste druk. 1988

pagina 27

BIJLAGE 1 TAAKOMSCHRUVING REGIONALE BRANDWEER

Taken zoals die in de Brandweerwet 1985, artikel 2; en in de gemeenschappelijke regeling, artike15 zijn opgenomen [1]:

1. Het instellen en in stand houden van een regionale alarmcentrale.

2. Het aanschaffen en beheren van gemeenschappelijk materieel.

3. Het benoemen, schorsen en ontslaan van de commandant en het overige perso­neel van de Regionale Brandweer; en het vaststellen van een instructie voor het personeel.

4. Het beschikbaar stellen van personeel en materieel in gevallen, bedoeld in de artikelen 8 en 9 van de Brandweerwet 1985.

5. Het voorbereiden van de coordinatie bij de rampenbestrijding.

6. Het voorbereiden van de organisatie voor het optreden van de brandweer in geval van oorIog, oorIogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden en het regelen van de operationele leiding bij de rampenbestrijding.

7. Het verzamelen en evalueren van gegevens ten behoeve van de waarschuwing en alarmering van de bevolking in geval van een ramp of van emstige vrees voor het ontstaan daarvan.

8. Het waarschuwen van de bevolking door middel van het sirenenet, het verken­nen van gevaarIijke stoffen en het verrichten van ontsmetting.

9. Het adviseren van de gemeentebesturen op het gebied van de brandpreventie.

10. Het adviseren van de gemeentebesturen ter zake van voorbereidende maatrege­len op het gebied van de brandbestrijding en brandbeperking in bepaalde objecten.

11. Het adviseren van de gemeentebesturen over het aanschaffen van materieel, een en ander overeenkomstig de in de regeling neergelegde regelen.

pagina 28

12. Het verzorgen van oefeningen met het oog op het optreden in groter verband.

13. Het verzorgen van opleidingen.

14. Het bevorderen van het tot stand komen van uniforme gemeentelijke verorde­ningen, regelingen en voorschriften betreffende de brandweerzorg.

15. Het op verzoek van een gemeente in overleg met de plaatselijke commandant bevorderen van doelmatige bedrijfsbrandweren.

pagina 29

BIJLAGE 2 WERKPLANNING

Orientatiefase

Stap 1 2

3 4

Gesprek met Bedrijfskunde winkel ...................... 23 maart Bestuderen briefing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 maart Orienterend gesprek met Regionaal Commandant . . . . . . . . . . . 26 maart Uitwerken probleemstelling .......................... v66r 1 april

Doorlichtingsfase

Stap 5 Afspraken maken voor interviews ................ 30 maart - 2 april 6 Bestuderen interne stukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 en 4 april 7 Opstellen concept situatiebeschrijving ..................... 6 april 8 Terugkoppeling met Regionaal Commandant . . . . . . . . . . . . . . .. 7 april 9 Interviews afnemen met leden van Dagelijks ............ 7 - 13 april

Bestuur, Technische Commissie en met Kringvoorzitters 10 Uitwerken interviews. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 8 - 10 april 11 Verwerken situatiebeschrijvingen van ge'interviewden . . . . . . . . . . 10 april 12 Opstellen relationeel schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 april 13 Inventariseren knelpunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 april 14 Inventariseren voorwaarden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 april 15 Genereren alternatieve oplossingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 april

16 Terugkoppeling met Regionaal Commandant m.b.t ........... 13 april relatie-diagram

17 Schriftelijke terugkoppeling met ge'interviewden . . . . . . . . . . . . . . 13 april d.m.v. opsturen uitwerking interview

Oplossingsfase

Stap 18 Keuze uit alternatieven ................................ 14 april 19 Uitwerken gekozen oplossing ........................... 14 april 20 Afronden concept eindverslag ........................... 14 april 21 Terugkoppeling ...................................... 20 april 22 Eindrapportage ...................................... 21 april

pagina 30

financi~le

commissie

Relatie-diagram Regionale Brandweer

algemeen

bestuur

2

dagelijks

bestuur

11

coordinatie commissie

technische commissie

5

regionaal commandant

12

16 17

18

19

20

21

24

college van commandant en

22

kring overleg

23

kringvoorz. over leg

LEGENDA RELATIE-DIAGRAM REGIONALE BRANDWEER

Pijl Omschrijving

1 het Dagelijks Bestuur wordt gekozen uit de leden van het Algemeen

Bestuur

2 het Dagelijks Bestuur is verantwoording verschuldigd aan het Algemeen

Bestuur

3 de Regionaal Commandant is in dienst van het Algemeen Bestuur

4 de Regionaal Commandant adviseert het Dagelijks Bestuur

5 de Regionaal Commandant is ambtelijk secretaris van het Dagelijks

Bestuur

6 de FinancH:He Commissie wordt gekozen uit de leden van het Algemeen

Bestuur

7 de Financiele Commissie adviseert het Algemeen Bestuur

8 een lid van het Dagelijks Bestuur is voorzitter van de Financiele Commis­

sie

9 de Financiele Commissie beoordeelt de begroting en de jaarrekening

opgesteld door het Dagelijks Bestuur

10 de afvaardiging van de brandweer in de Coordinatie Commissie wordt

door het Algemeen Bestuur benoemd

11 de Coordinatie Commissie adviseert het Dagelijks Bestuur

12 de Regionaal Commandant is adviseur en secretaris van de Coordinatie

Commissie

13 de Technische Commissie adviseert het Algemeen Bestuur

14 het Algemeen Bestuur benoemt de Technische Commissie

15 de Regionaal Commandant is voorzitter van de Technische Commissie

16 de Technische Commissie wordt gekozen uit het College van Commandan­

ten

17 het College van Commandanten keurt het advies van de Technische

Commissie

18 de Technische Commissie is verantwoording schuldig aan het College van

Commandanten

pagina 32

19 de Regionaal Commandant is voorzitter van het College van Comman­

danten

20 de Regionaal Commandant (of zijn plaatsvervanger) is aanwezig bij het

kringoverleg

21 de Regionaal Commandant vergadert met de voorzitters van de kringen

22 de commandanten, aile lid van het College van Commandanten, maken

deel uit van een kring( overleg)

23 de kringvoorzitters brengen verslag uit in hun kringoverleg

24 de leden van de Technische Commissie brengen verslag uit naar hun kring

25 de Technische Commissie adviseert bet Dagelijks Bestuur

pagina 33

BULAGE 4 AANGESLOTEN GEMEENTEN

Momenteel zijn er 42 gemeenten aangesloten bij de Regionale Brandweer Noordoost

Noord-Brabant, te weten:

Ammerzoden

Beers

Berghem

Berlicum

Boekel

Boxmeer

Boxtel

. Cuijk

Den Dungen

Erp

Esch

Grave

Haaren

Haps

Hedel

Heesch

Heeswijk-Dinther

Helvoirt

's-Hertogenbosch

Liempde

Lith

Maasdonk

Maasdriel

Megen

Mill

Nistelrode

Oeffelt

Oploo (St. Anthonis)

Oss

Ravenstein

Rosmalen

Schaijk

Schijndel

Sint -Michielsgestel

Sint-Oedenrode

Uden

Veghel

Vierlingsbeek

Vlijmen

Vught

Wanroy

Zeeland

pagina 34