OPDRACHTDOKUMENT VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT … · OCMW HALLE PROVINCIE VLAAMS-BRABANT ......

1

OPDRACHTDOKUMENT

VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR

LEVERINGEN

LEVEREN VAN GENEESMIDDELEN

EN ANDERE FARMACEUTISCHE PRODUCTEN

VOOR HET WZC “ZONNIG HUIS” EN ZIJN RESIDENTEN

VOOR EEN PERIODE VAN VIER JAAR

OPEN OFFERTEAANVRAAG

Opdrachtgevend bestuur

OCMW HALLE

Ontwerper:

OCMW Halle

Facilitaire Dienst

A. Demaeghtlaan 30 1500 HALLE

OCMW HALLE PROVINCIE VLAAMS-BRABANT

2

Ontwerper: Naam: OCMW Halle Adres: A. Demaeghtlaan 30 – 1500 HALLE Contactpersoon: Jan Goddeau, afdelingshoofd facilitaire dienst Telefoon: 02/361.16.16 Fax: 02/361.23.60 E‐mail: [email protected]

Toepasselijke reglementering:

In zover er niet afgeweken wordt in de bepalingen van onderhavig bestek zijn op de opdracht de volgende bepalingen en voorwaarden van toepassing:

1. Wet van 25 maart 1964 op de geneesmiddelen. 2. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor

aanneming van werken, leveringen en diensten, , hierna te noemen wet van 15 juni 2006. 3. Woonzorgdecreet van 13 maart 2009. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen

inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, hierna te noemen wet van 17 juni 2013.

5. Koninklijk besluit van 3 juli 1996 tot uitvoering van de wet betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, gecoördineerd op 14 juli 1994.

6. Koninklijk besluit van 29 maart 2002 tot toepassing van artikel 37, § 17, en artikel 165, laatste lid, van de wet betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, gecoördineerd op 14 juli 1994.

7. Koninklijk besluit van 21 januari 2009 houdende onderrichtingen voor apothekers. 8. Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke

sectoren, hierna te noemen KB van 15 juli 2011. 9. Koninklijk besluit van 24 september 2012 tot vaststelling van een regeling met

betrekking tot individuele medicatievoorbereiding. 10. Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van

de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, hierna te noemen KB van 14 januari 2013.

11. Koninklijk besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan, hierna te noemen KB van 2 juni 2013.

12. Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), WelzijnsWet en Codex over het welzijn op het werk.

Alle specifieke verordenende, wettelijke, decretale en reglementaire bepalingen die betrekking hebben op de leveringen vermeld in onderhavig bestek.


3

Berichten en terechtwijzingen

De berichten en terechtwijzingen, bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen en het Europees Publicatieblad, die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel op onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er mee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.

Bij strijdigheid primeren de bepalingen van onderhavig bestek, tenzij expliciet anders aangegeven.

Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen:

Artikel 19, §2, van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 Alle kosten zijn in de officiële prijs inbegrepen. De officiële prijs is de prijs die is vermeld op de officiële codificatielijst opgesteld door de diensten van het RIZIV. De prijslijst voor de niet terugbetaalbare producten is de officiële lijst opgesteld door de Algemeen Pharmaceutische Bond. Op de totale kostprijs per maand wordt wel een korting toegestaan. Artikel 20, §2 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 Er is geen prijsherzieningsformule van toepassing op de producten. Een vast kortingspercentage is van toepassing op het totaal van de factuur per maand. De prijslijst is de officiële codificatielijst opgesteld door de diensten van het RIZIV. De prijslijst voor de niet terugbetaalbare producten is de officiële lijst opgesteld door de Algemeen Pharmaceutische Bond. Artikel 33 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 Er wordt geen borgtocht geëist. Alle medicatie moet dagelijks gedoseerd geleverd zijn voor elk toedieningsmoment.


4

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de Wet van 15 juni 2006 en het KB van 15 juli 2011. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze opdracht: leveren van geneesmiddelen en andere farmaceutische producten voor het woonzorgcentrum (WZC) van het OCMW Halle en zijn residenten voor de periode van maximum 4 jaar. De opdracht is niet ingedeeld in percelen. Het OCMW van Halle beschikt over één woonzorgcentrum; zijnde het WZC “Zonnig Huis” met 104 residenten. De opdracht bestaat uit levering van:

Geneesmiddelen: levering van voorschriftplichtige en niet‐ voorschriftplichtige geneesmiddelen ten behoeve van de residenten van het woonzorgcentrum;

Verzorgingsproducten: levering van verzorgingsproducten ten behoeve van de residenten

van het woonzorgcentrum die niet mogen aangerekend worden aangezien deze producten door de forfaits worden gedekt. Het betreft ontsmettingsmiddelen, verbanden, materiaal voor injecties, levering van ontsmettingsmateriaal voor oppervlakte desinfectie en desinfectie van instrumenten, en andere gezondheids‐ of verzorgingsproducten ten behoeve van de residenten van het WZC.

Een toename of de afname van het aantal residenten kan geen invloed veroorzaken op de aangeboden prijzen. Een afhaalpunt voor voormelde geneesmiddelen/producten moet aanwezig zijn binnen het grondgebied van Halle (binnen een straal van 5 km vanaf het WZC “Zonnig Huis”). Dat is noodzakelijk voor dringende medicatie.

I.2 Identiteit van de opdrachtgever

OCMW Halle

A. Demaeghtlaan 30

1500 Halle

Het OCMW van Halle is een publieke instelling ingesteld bij wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.


5

De werking en de organisatie van het OCMW worden in hoofdzaak geregeld in het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en in bovenvermelde wet. Het OCMW van Halle is een aanbestedende overheid als vermeld in artikel 12 van de wet van 15 juni 2006. I.3 Wijze van gunnen Om administratief‐economische reden is het voorwerp van deze opdracht niet geschikt om te werken met een aanbesteding. Er kan geen gebruik gemaakt worden van artikel 26 van de Wet van 15 juni 2006 en artikel 105, §1 van het KB van 15 juli 2011 (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden) waardoor de opdracht niet kan gegund worden bij wijze van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Met toepassing van artikel 25 van de Wet van 15 juni 2006 wordt de opdracht gegund bij wijze van een open offerteaanvraag. Aangezien de waarde van de leveringen ruimschoots de waarde van de diensten overschrijdt, betreft onderhavige overheidsopdracht met toepassing van artikel 3, 3°, van de Wet van 15 juni 2006 een overheidsopdracht voor leveringen.

I.4 Prijsopgave

De opdracht wordt uitgevoerd tegen prijslijst. Een opdracht tegen prijslijst is met toepassing van artikel 2, §1, 5°, van het KB van 15 juli 2011 een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden.

Voor de prijslijst dient steeds de officiële prijs van de goedkoopste verpakking te worden gekozen. Bij aflevering van een andere verpakking zal slechts de officiële prijs van de goedkoopste verpakking per eenheid kunnen worden aangerekend. De officiële prijs is de prijs vermeld op de officiële codificatielijst opgesteld door de diensten van het RIZIV. De officiële prijs voor de niet terugbetaalbare producten is de prijs op de lijst opgesteld door de Algemeen Pharmaceutische Bond. De leverancier wordt geacht in zijn aangerekende officiële prijs alle kosten en heffingen die op de leveringen wegen te hebben inbegrepen. De inschrijvers zullen in het offerteformulier opgave doen van de vaste korting die wordt toegekend op het totaalbedrag van de factuur per resident per maand op basis van de geleverde producten en de van toepassing zijnde officiële prijzen. De korting heeft betrekking op alle producten die door de inschrijver worden geleverd. Nuances op de kortingen hebben de nietigheid van de inschrijving tot gevolg.


6

I.5 Vorm en inhoud van de offerte De offerte dient opgebouwd te zijn zoals beschreven in onderhavig bestek. De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de samenvattende opmeting of de inventaris in op het bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier (art. 80 van het KB van 15 juli 2011). Met toepassing van artikel 53, §1 van het KB van 15 juli 2011 dient elke communicatie in het Nederlands te gebeuren. Certificaten in het Engels of het Frans zijn evenwel aanvaardbaar. Het opdrachtgevend bestuur houdt zich evenwel het recht voor een vertaling te vragen zonder dat hiervoor enige vergoeding van de inschrijver aan het bestuur kan worden gevraagd. Als de vertaling niet binnen redelijke termijn wordt aangeleverd houdt het bestuur zich het recht voor de documenten die om een vertaling vragen als niet‐bestaande te beschouwen. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Eventueel verwijst hij naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de akte bij uittreksel bekend is gemaakt; van deze mogelijkheid kan enkel gebruik gemaakt worden als het Belgisch Staatsblad gratis elektronisch te consulteren is (art. 82, §3 van het KB van 15 juli 2011). Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden (art. 82, §1, 2de lid van het KB van 15 juli 2011). De door de aanbieder niet ondertekende offerte is ongeldig.

De aandacht wordt gevestigd op artikel 81 van het KB van 15 juli 2011. Dat artikel vermeldt een aantal essentiële elementen van de offerte die op deze opdracht van toepassing zijn.

De inschrijver moet bij zijn offerte tevens alle inlichtingen en documenten voegen, die in dit bestek gevraagd worden. De aanbestedende overheid houdt zich, tenzij anders aangegeven in dit bestek, het recht voor ontbrekende documenten op te vragen na opening van de offerte, doch is hiertoe niet verplicht.

I.6 Vrije varianten Vrije varianten worden niet toegestaan (artikel 9 van het KB van 15 juli 2011). Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien.


7

I.7 Vergissingen of leemten

Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan de opdrachtgever, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarde na te leven (artikel 86 van het KB van 15 juli 2011).

De inschrijvers kunnen zich niet beroepen op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten in hun prijsofferte na de opening van de zitting (artikel 87 van het KB van 15 juli 2011).

I.8 Indienen van de offerte

De offertes worden schriftelijk ingediend door middel van het bijgevoegde formulier (art. 51, §2 van het KB van 15 juli 2011).

Met toepassing van artikel 54, §2 van het KB van 15 juli 2011 mag een kandidaat slechts één offerte per opdracht indienen.

De offerte wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt

vermeld : “offerte medicatie” – uiterste datum indiening dinsdag 2 september 2014.

(art. 90, §1 van het KB van 15 juli 2011). Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven.

Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk «offerte medicatie» wordt vermeld. Dit geheel wordt geadresseerd aan de OCMW‐voorzitter van Halle, t.a.v. De Voorzitter, A. Demaeghtlaan 30,

1500 Halle.

Opgelet: offertes verstuurd door middel van een koeriersbedrijf (Taxipost, TNT, …) moeten door het koeriersbedrijf afgegeven worden aan de ontvangstbalie van het OCMW Halle, A. Demaeghtlaan 30 te 1500 Halle, uiterlijk op dinsdag 2 september 2014 om 14.00 uur. Het bestuur is niet verantwoordelijk voor offertes die door het koeriersbedrijf op een andere wijze aan het bestuur worden overhandigd.

Elke handeling, overeenkomst of afspraak die de normale mededingingsvoorwaarden kan vertekenen, is verboden. Offertes die met zodanige handeling, overeenkomst of afspraak zijn ingediend, worden geweerd. Door eenvoudig deel te nemen aan een procedure tot gunning van een overheidsopdracht, verklaart de inschrijver geen concurrentiebeperkende handelingen, overeenkomsten of afspraken te hebben gemaakt.


8

I.9 Opening van de offertes

De offertes worden geopend op dinsdag 2 september 2014 om 14.00 uur in de vergaderzaal gelegen op de tweede verdieping van het OCMW, A. Demaeghtlaan 30 te 1500 Halle (artikel 92 van het KB van 15 juli 2011).

Conform artikel 90, §2 van het KB van 15 juli 2011 moet elke offerte bij de voorzitter van de zitting toekomen, vóór hij de zitting geopend verklaart.

Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend gelaten. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.

Artikel 92, derde lid, 5° van het KB van 15 juli 2011 bepaalt dat de voorzitter enkel de naam of de handelsnaam van de inschrijvers, hun woonplaats of maatschappelijke zetel en de intrekkingen voorleest.

De voorzitter of een bijzitter parafeert, zonder ze voor te lezen, de offertes, de wijzigingen, de intrekkingen en de in bijlage vereiste documenten, bladzijde per bladzijde. De eventuele aanwezigen mogen naast de voorzitter en de bijzitter het proces‐verbaal mee ondertekenen (artikel 92, derde lid, 6° van het KB van 15 juli 2011).

Conform artikel 93 van het KB van 15 juli 2011 stelt de voorzitter een proces‐verbaal op van de gegevens die hij heeft voorgelezen volgens artikel 92, derde lid, 5° van het KB, van de incidenten die zich tijdens de zitting hebben voorgedaan en van de opmerkingen die elke aanwezige persoon wenst opgenomen te zien. Het wordt onmiddellijk door de voorzitter ondertekend. De inschrijvers die er schriftelijk om verzoeken, ontvangen zo spoedig mogelijk een afschrift van een proces‐verbaal.

I.10 Verbintenistermijn De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte, gedurende 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst (art. 57 van het KB van 15 juli 2011). I.11 Kwalitatieve selectiecriteria Alvorens de offerte zelf te onderzoeken, gaat het OCMW van Halle over tot de kwalitatieve selectie van de inschrijvers op grond van de inlichtingen, nodig voor de beoordeling van de financiële, economische en technische minimumeisen, overeenkomstig art. 61 tot 66 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. 1. Uitsluitinggronden Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver, op erewoord, zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden zoals vermeld in artikel 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. 2. Juridische en financiële bekwaamheid Het RSZ‐attest, attest van niet‐faillissement en het attest van de belastingen wordt via Digiflow opgevraagd via het opgegeven KBO‐nummer.


9

3. Technische bekwaamheid (artikel 71 van het KB van 15 juli 2011) Als bewijs van de technische bekwaamheid moet de inschrijver volgende inlichtingen en documenten bij zijn offerte voegen :

- Een lijst van de voornaamste leveringen die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek –of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.

- Een korte beschrijving van de technische uitrusting van de onderneming en de maatregelen om de kwaliteit en de hygiëne te waarborgen.

- Afschrift van het diploma van apotheker. - Afschrift van de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering van de apotheek. - Erkenningsnummer & overeenkomst apothekers – verzekeringsinstellingen (riziv‐

Conventie). - Bewijs van inschrijving in de orde van apothekers. - Eventueel certificaten opgesteld door erkende officiële diensten of instituten voor

kwaliteitscontrole. Het ontbreken van deze documenten kan de nietigheid van de inschrijving tot gevolg hebben. De referentielijst, de beschrijving van de technische uitrusting en de maatregelen om de kwaliteit en de hygiëne te waarborgen, moeten aantonen dat de inschrijver de opdracht technisch en kwalitatief aankan.

De leidend ambtenaar heeft het recht zich, eventueel vergezeld van andere deskundigen, ter plaatse in de onderneming en in de vestiging of het bedrijf, waar de goederen geproduceerd worden, van de financiële, economische en technische bekwaamheid te komen vergewissen. I.12 Gunningcriteria

Onderhavige procedure impliceert geen enkele verplichting tot het toewijzen van een opdracht. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor, hetzij af te zien van het gunnen van de opdracht, hetzij de procedure te herbeginnen, desnoods op een andere wijze (art. 35 wet van 15 juni 2006). Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht. Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria, rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de offerte welke volgens deze afweging de voordeligste is (art. 25 van de wet van 15 juni 2006 en art. 101 van het KB van 15 juli 2011).

Gunningcriteria Puntenaantal

1. Prijskorting op persoonlijk aandeel op maandbasis: 70 punten

2. Service:

‐ Farmaceutische zorg: 10 punten ‐ Medicatieopdracht en plan van aanpak: 20 punten


10

De inschrijver dient bij zijn offerte de nodige documenten te voegen ten einde een evaluatie van de gunningcriteria mogelijk te maken. Het ontbreken van deze documenten maakt de inschrijving nietig. Anderstalige documenten worden niet in aanmerking genomen (zie punt I.5).

I.13 Meting van de gunningcriteria 1. Prijskorting op persoonlijk aandeel op maandbasis: maximaal 70 punten

De inschrijver dient 1 korting in procenten aan te bieden die zal verrekend worden op het eindtotaal van de facturen. De facturatie heeft steeds betrekking op een volledige kalendermaand. De inschrijver die de grootste korting aanbiedt ontvangt het maximaal aantal punten. Voor de andere offertes wordt de geboden korting gedeeld door de grootste korting en dan vermenigvuldigd met het maximaal aantal punten. (A/B) x maximaal aantal punten A= geboden korting in de offerte B= grootste korting van de ingediende offertes

2. Service: maximaal 30 punten

De beschrijving van onderstaande criteria mag maximaal 15 pagina’s (in lettergrootte 10 en pagina’s in A4‐formaat) bedragen. Deze pagina’s dienen genummerd te zijn. Indien er meer pagina’s worden bijgevoegd, zullen deze als niet bestaande worden beschouwd.

A. Farmaceutische zorg: maximaal 10 punten

De inschrijver beschrijft / bevestigt in zijn offerte hoe hij de farmaceutische zorg zal leveren. Volgende facetten dienen o.m. aan bod te komen:

Beschrijving van alle handelingen en alle diensten die de apotheker aan een resident verleent, met als doel de levenskwaliteit te verbeteren door het behalen van farmacotherapeutische doelstellingen op preventief, curatief of palliatief vlak.

Beschrijving van de communicatie met de behandelende geneesheren, coördinerend /raadgevend arts (CRA) en verplegend en verzorgend personeel van het WZC, alsook met de residenten die er verblijven en hun familie, dit alles met de inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake medisch geheim en voorschrift.

Frequentie van het medico‐pharmaceutisch overleg en beschikbaarheid van de apotheker voor uitleg of ondersteuning.

Controle van het medicatieschema, manier van opvolging en wijze van opsporen van fouten of incompatibiliteit of interactie van de medicatie van elke patiënt en eventuele correctie, in samenspraak met arts, hoofdverpleegkundige en CRA.

Adviesverstrekking aan de behandelende geneesheer omtrent het gebruik van geneesmiddelen en hun eventuele generische vorm.

Het ter beschikking stellen van materieel voor pijnbestrijding en zuurstoftoediening. Ondersteuning in de vorming van de medewerkers van het WZC (wijze, frequentie).

Aan de inschrijver die de beste beschrijving geeft van bovenstaande criteria wordt het maximum van de punten toegekend. Aan elke andere inschrijver zal een lagere score worden toegekend die steeds gemotiveerd zal zijn.


11

B. Medicatieopdracht en plan van aanpak: maximaal 20 punten De inschrijver beschrijft / bevestigt in zijn offerte hoe hij de medicatieopdracht zal uitvoeren en garanderen en beschrijft het algemene plan van aanpak en de methodologie. Volgende facetten dienen o.m. aan bod te komen:

Voorbereidingswijze van de medicatiedistributie en ingebouwde controles hierop waarbij aspecten veiligheid, traceerbaarheid en de geboden waarborg van het leveringssysteem aan bod komen.

Beschrijving van de garantie, organisatie en levertermijnen van de dagelijkse leveringen en de spoed/noodleveringen.

Beschrijving van de aanpak van de geautomatiseerde wekelijkse levering van chronische medicatie in multidoses.

Opvolging van vervaldata. Wijze van documenten– en attestenbeheer en uitvoering basisadministratie. De waarborgen die kunnen gegeven worden en de methodes die zullen gevolgd worden

om de beoogde doelstellingen te realiseren, op te volgen en bij te sturen. De opgave van de contactpersonen met hun functie en de wijze van samenwerken tussen

de inschrijver en de betrokken personeelsleden van het opdrachtgevend bestuur. De wijze en tijdstippen van rapportering. Beschrijving mogelijkheid retour van medicatie (bijvoorbeeld bij overlijden). Beschrijving facturatie en levering attestafhankelijke medicatie. Beschrijving oplossing voor de levering van medicatie en aanverwanten in dringende

gevallen en in weekend.

Aan de inschrijver die de beste beschrijving geeft van bovenstaande criteria wordt het maximum van de punten toegekend. Aan elke andere inschrijver zal een lagere score worden toegekend die steeds gemotiveerd zal zijn.

I.14 Keuze van offerte Het bestuur kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningcriteria) regelmatige offerte (art. 101 van het KB van 15 juli 2011).

Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte.

I.15 Prijsherziening

Er is geen prijsherzieningsformule van toepassing op de producten. Een vast kortingspercentage is van toepassing op het totaal van de factuur. De prijslijst is de officiële codificatielijst opgesteld door de diensten van het RIZIV. De prijslijst voor de niet terugbetaalbare producten is de officiële lijst opgesteld door de Algemeen Pharmaceutische Bond.


12

I.16 Bewijslast

De bewijslast voor elektronisch opgestuurde en opgevraagde documenten ligt bij de leverancier. Dat betekent dat hij zal moeten bewijzen als hij zaken opstuurt naar het OCMW dat deze effectief door de bestemmeling ontvangen zijn. Een automatisch gecreëerde ontvangstmelding wordt als een onvoldoende bewijsstuk aangezien.

Anderzijds worden de opgevraagde documenten door de leverancier geacht ontvangen te zijn indien hij niet schriftelijk gereageerd heeft binnen de 3 werkdagen na zijn aanvraag indien het gevraagde in die periode niet ontvangen werd.


13

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het KB van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.

II.1 Leidend ambtenaar De leiding en het toezicht op de uitvoering van de levering zal geschieden onder toezicht van de leidend ambtenaar ( art. 11 van het KB van 14 januari 2013):

Woonzorgcentrum “Zonnig Huis”

Naam: Liesbet Deraedt

Functie: Directeur

Telefoon: 02/361.16.16

Adres: A. Demaeghtlaan 36, 1500 Halle

E‐mail: [email protected]

Het bestuur houdt zich het recht voor de leidend ambtenaar tijdens de procedure te vervangen. In dat geval zal het bestuur zorgen dat dit voldoende gecommuniceerd wordt. II.2 Borgtocht Er wordt afgeweken van artikel 25, §1 van het KB van 13 januari 2013: er wordt geen borgtocht geëist. II.3 Duur van de overeenkomst De opdracht start op 1 december 2014, maar ten vroegste na het betekenen van de gunning, en loopt over een periode van maximum 4 jaar. De opdracht kan jaarlijks opgezegd worden indien deze aanleiding heeft gegeven tot geschillen of wezenlijke opmerkingen. Het OCMW kan de overeenkomst verbreken zonder schadevergoeding indien de leverancier in zijn verplichtingen krachtens de overeenkomst ernstig tekort schiet. Na het verstrijken van de periode van 4 jaar eindigt deze overheidsopdracht van rechtswege. Deze opdracht kan evenwel beperkt verlengd worden onder dezelfde voorwaarden als de procedure voor het aanduiden van een nieuwe leverancier niet tijdig afgerond is.


14

II.4 Leveringsplaatsen

Artikel 118, § 1, van het KB van 14 januari 2013 bepaalt dat alle leveringen strikt volgens de afspraken met de instellingen moeten uitgevoerd worden en dienen geleverd te worden op de in het bestek vermelde plaatsen, zijnde:

Woonzorgcentrum “Zonnig Huis” Auguste Demaeghtlaan 36 1500 Halle

Tijdens de duur van de opdracht kan het gebeuren dat de apotheek eveneens op andere plaatsen verzorgingsproducten, o.a. voor het voorzien van EHBO‐koffers in diverse instellingen, dient te leveren.

II.5 Wijze van levering De levering moet individueel verpakt, op naam van de resident, afgegeven worden aan een verpleegkundige/verzorgende van het woonzorgcentrum op de verpleegpost van elke afdeling (Nura – 1ste verdiep WZC, Tanis – 2de verdiep WZC, Naos – 3de verdiep WZC). De naam van het geneesmiddel, de naam van de resident, kamernummer, leveringsdatum en de dagelijks te nemen hoeveelheid dienen steeds vermeld te zijn op iedere verpakking van het geneesmiddel. De leveringen voor residenten moeten steeds vergezeld zijn van een leveringsnota die minstens volgende gegevens moet bevatten: datum, naam resident, kamernummer en afgeleverd geneesmiddel. De leveringen voor algemeen gebruik moeten steeds vergezeld zijn van een leveringsnota die minstens volgende gegevens moet bevatten: datum, dienst en afgeleverd product. Conform artikel 120 van het KB van 14 januari 2013 ziet de aanbestedende overheid de levering na. Zie eveneens punt III. Technische bepalingen. II.6 Facturatie en verzamellijsten Er is slechts 1 facturatieadres vanwaar gefactureerd wordt. De apotheker levert maandelijks de volgende individuele facturen af :

Een gedetailleerde factuur per resident (2 exemplaren waarvan 1 op papier en 1 via pc wordt bezorgd). Op deze factuur staat minstens vermeld:

o naam resident, kamernummer en residentennummer; o datum van de levering; o voorschriftnummer o geleverde producten en hoeveelheden; o eenheidsprijs; o de korting op het totaalbedrag;


15

o het door de resident te betalen bedrag (totaalbedrag per maandbasis).

Een verzamelfactuur per WZC met daarop minstens volgende vermeldingen: o bedrag per resident; o totaalbedrag van de geleverde producten; o bedrag van de totale korting; o maatstaf van heffing (bedrag zonder BTW); o BTW‐tarief + bedrag; o totaal bedrag van de factuur.

Een factuur voor algemeen gebruik per dienst met daarop minstens volgende vermeldingen:

o totaalbedrag van de geleverde producten; o bedrag van de totale korting per factuur; o maatstaf van heffing (bedrag zonder BTW); o BTW‐tarief + bedrag; o totaal bedrag van de factuur.

Deze facturen dienen duidelijk leesbaar en overzichtelijk te zijn. De facturatieperiodes betreffen een kalendermaand en sluiten derhalve af op het einde van de maand. De individuele factuur, verzamelfactuur en de factuur voor algemeen gebruik worden, binnen de vijf werkdagen na het einde van de kalendermaand waarop ze betrekking hebben, aan het OCMW bezorgd. II.7 Betaling

Het bestuur dat voor de betalingen instaat is het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn.

De betaling van het verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten (art. 127, eerste lid van het KB van 14 januari 2013). Bij het toekennen van financiële kortingen zal het OCMW bekijken of er sneller betaald kan worden. II.8 Middelen van optreden van het OCMW

Artikel 44 van het KB van 14 januari 2013 bepaalt dat:

“§ 1. De opdrachtnemer wordt voor de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn :

1° wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten;


16

2° ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid;

3° wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid niet naleeft.

§ 2. Al de tekortkomingen op de bepalingen van de opdracht, daarin begrepen het niet‐naleven van de bevelen van de aanbestedende overheid, worden in een proces‐verbaal vastgesteld, waarvan onmiddellijk bij aangetekende brief een afschrift aan de opdrachtnemer wordt verzonden.

De opdrachtnemer dient zonder verwijl zijn tekortkomingen te herstellen. Hij kan bij aangetekende brief, te verzenden binnen de vijftien dagen volgend op de datum van verzending van het proces‐verbaal, aan de aanbestedende overheid zijn verweermiddelen doen gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten.

§ 3. Wanneer in hoofde van de opdrachtnemer tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de artikelen 45 tot 49, 85 tot 88, 123, 124, 154 en 155.”

Beëindiging van de samenwerking Indien blijkt dat de samenwerking gebrekkig wordt uitgevoerd, zal eerst mondeling hierover overleg gepleegd worden. Indien dit niet het gewenste gevolg geeft, kan de overeenkomst worden opgezegd per aangetekend schrijven en mits een opzegtermijn van minimum 1 maand, ingaande de eerste werkdag nadat dit aangetekend schrijven verstuurd werd. In dat geval kan de opdracht voor de resterende periode gegund worden aan de volgende best geklasseerde inschrijver.

II.9 Optreden in rechte

Deze opdracht is onderworpen aan het Belgisch recht. Ieder geschil in verband met de uitvoering van deze opdracht en/of interpretatie van bepalingen uit het bestek of in verband met andere documenten die op deze opdracht van toepassing zijn, behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Halle‐Vilvoorde.


17

III. Technische bepalingen Algemeen: De voorschriften worden tweemaal per dag opgehaald en er gebeurt tweemaal per dag een levering. De voorkeur gaat naar een geautomatiseerde en geïndividualiseerde levering van chronische medicatie via robot en de levering van medicatie per verpakking voor acute medicatie zoals antibiotica en druppels, zalven, vloeistoffen en occasionele medicatie. De software voor het opvolgen van de geautomatiseerde leveringen dient gebruiksvriendelijk te zijn en toegankelijk voor de medewerkers van het woonzorgcentrum én de apotheker. De medicatiemodule “Gernis” van CMS (Corilus) is op dit ogenblik de standaard binnen het OCMW. Als de voorhanden zijnde software van het OCMW niet wordt gebruikt zal de leverancier er bij het einde van de opdracht gratis aan meewerken om de data over te brengen naar het programma dat op dat moment zal gebruikt worden. Het verstrekken gebeurt in multidoses (alle medicatie voor één innamemoment bevindt zich in één blister) en niet in unidoses (elke medicatie van één innamemoment bevindt zich in een apart compartiment). Bij wijzigingen in de regelgeving dient de apotheker zich hiernaar te schikken, er wordt in dat geval voorrang gegeven aan de wetgeving. Specifieke bepalingen:

Levering per verpleegpost: levering 1 omstreeks 13.00 uur en levering 2 omstreeks 18.00 uur.

Eén levering op zaterdag tussen 9.00 uur en 12.00 uur. Aan de vooravond van een feestdag dient er geleverd te kunnen worden tot 20 uur. Levering in dringende gevallen moet steeds verzekerd zijn; indien het WZC hierom

expliciet vraagt binnen de twee uur. Enkel na overleg met de desbetreffende diensthoofden van de verpleging kan hiervan worden afgeweken.

Levering van multidoses: minimum wekelijks. Verlofperiode: de continuïteit moet gegarandeerd blijven. Tijdens het jaarlijks verlof en/of

andere sluitingsdagen kan de apotheker evenwel een collega‐apotheker aanduiden die de opdracht tijdelijk overneemt tegen dezelfde voorwaarden. De facturatie m.b.t. deze periode dient wel door de inschrijver te gebeuren, dus niet door zijn vervanger.

Voorraad op de afdelingen zoveel mogelijk beperken. Noodmedicatie: een stock van noodmedicatie dient te worden voorzien. De samenstelling

hiervan wordt bepaald in samenspraak met de coördinerend geneesheer. De stock is eigendom van de apotheker en dient minstens tweemaandelijks nagezien te worden. Verbruikte medicatie hieruit zal individueel aan de bewoner van het WZC aangerekend worden.

Voorschriften zullen, tot 17.00 uur, telefonisch, per fax of via e‐mail of via een ander communicatiemiddel worden doorgegeven, zodanig dat het geneesmiddel ‘s avonds nog kan geleverd worden. Wanneer er ‘s avonds (na 17.00 uur) nog voorschriften zijn, dan worden deze geneesmiddelen, na telefonisch contact, per fax of via e‐mail of via een


18

ander communicatiemiddel te zijn doorgegeven, de volgende dag omstreeks 13.00 uur afgeleverd te worden.

De apotheker verstuurt een bestelbevestiging met eventuele wijzigingen naar het woonzorgcentrum.

De apotheker zorgt voor een vlotte regeling om de verzekerbaarheid van de residenten na te gaan.

De apotheker beheert ook de attestafhankelijke medicatie en laat ons ZEER TIJDIG weten wanneer dit vervalt en dus een nieuw attest moet worden aangevraagd (deze kennisgeving gebeurd uiterlijk zes weken voor de eindvervaldag van het attest). De apotheker moet melden als een bestelling attestafhankelijk is.

De apotheker dient tweewekelijks of op vraag van het WZC een lijst te kunnen voorleggen van de nog achterstallige voorschriften die het WZC verschuldigd is.

Het mandaat voor externe levering van medicatie wordt opgemaakt door medewerkers van de WZC en wordt aan de apotheker bezorgd.

Het bestuur houdt zich het recht voor heel dringende bestellingen, die niet direct geleverd kunnen worden door de apotheker, bij een andere apotheek te halen.

Farmacologisch advies: 1. Onverenigbaarheden 2. Gebruik van medicatie 3. Advies i.v.m. verbrijzelen 4. Kostenbesparende adviezen

Mogelijkheid tot retour van (vervallen) medicatie. Mogelijkheid tot teruggave van medicatie na overlijden van de resident. De geautomatiseerde leveringen zijn gekoppeld aan het gebruik van het formularium. Dit

formularium wordt in overleg met de coördinerende raadgevende artsen opgesteld en voorgesteld aan de huisartsen tijdens een informatievergadering. Er dient aandacht te zijn voor het gebruik van generische producten. De apotheker geeft advies met betrekking tot goedkopere medicatie.

Controle op de leveringen: Het is noodzakelijk dat de apotheker of zijn aangestelde zich aanmeldt op de verpleegpost om de voorschriften in ontvangst te nemen en de geneesmiddelen te overhandigen. De levering van de producten gebeurt in afgesloten boxen. De controle die op dat moment gebeurt door de aangestelde van het WZC heeft alleen betrekking op de juistheid van de geleverde verpakkingen en de hoeveelheid. Deze controle ontneemt niet de verantwoordelijkheid van de apotheker. Tekortkomingen of fouten worden zo vlug mogelijk gemeld. De ontbrekende leveringen moeten zo vlug mogelijk nageleverd worden.

Wijzigingen in het residentenbestand: Wijzigingen in het residentenbestand zullen onmiddellijk aan de apotheker gemeld worden via e‐mail.

Residentenlijst: Op eenvoudige aanvraag van de apotheker zal de administratie van de WZC een nieuwe residentenlijst bezorgen.

Zuurstof bevoorrading: Verdere afspraken i.v.m. de levering van zuurstof zullen tussen de inschrijver en de opdrachtgever gemaakt worden.

Injectienaalden: Het WZC voorziet elke verpleegpost van de nodige naaldencontainers voor het veilig verwijderen van gebruikte injectienaalden. Op geregelde tijdstippen zal de apotheker of een erkende firma deze naaldencontainers kosteloos komen ophalen en verwerken.

Kosteloos ter beschikking stellen van toestellen en hulpmiddelen o.a. aerosol,…


19

Vormingen: Jaarlijks worden minstens twee vormingsmomenten voorzien voor de medemerkers van het WZC. Deze kost dient gedragen te worden door de apotheek.

Overlegmomenten: De apotheker zal op uitnodiging van het WZC dienen deel te nemen aan het huisartsenoverleg. Minstens één maal per jaar dient een overleg plaats te vinden tussen het WZC, de CRA en de apotheker.

Een afhaalpunt voor de producten moet aanwezig zijn binnen het grondgebied Halle en dit binnen een straal van 5 km vanaf het woonzorgcentrum “Zonnig Huis”.


20

BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP

“LEVEREN VAN GENEESMIDDELEN EN ANDERE FARMACEUTISCHE PRODUCTEN

VOOR HET WZC ”ZONNIG HUIS” EN ZIJN RESIDENTEN”

Open offerteaanvraag

Identificatiegegevens

De ondergetekende (Naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep : Nationaliteit : Woonplaats (volledig adres) : Telefoon: Fax: E‐mail:

ofwel (1)

De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres) KBO‐nr: Telefoon: Fax: E‐mail: Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (de gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt).

ofwel (1)

De ondergetekenden : (voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming,

verbindt of verbinden zich op zijn of hun roerende en onroerende goederen voormelde aanneming uit te voeren overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek tegen een eenduidige korting (zonder plafonnering) op de totaalfactuur met officiële prijzen van:

(in cijfers: exclusief btw):……………………………………………………………..procent

(in letters: exclusief btw) :…………………………………………………………….procent


21

Algemene inlichtingen

Inschrijving bij de RSZ nr. :

BTW nr.:

Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. .

Attesten Bij deze offerte voeg ik of voegen wij:

‐ ………………………………………………………………………………………………

‐ ………………………………………………………………………………………………

‐ ………………………………………………………………………………………………

Bij de offerte te voegen bescheiden De bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van deze aanneming moeten worden bijgevoegd.

- Een lijst van de voornaamste leveringen die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek –of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.

- Een korte beschrijving van de technische uitrusting van de onderneming en de maatregelen om de kwaliteit en de hygiëne te waarborgen.

- Afschrift van het diploma van apotheker. - Afschrift van de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering van de apotheek. - Erkenningsnummer & overeenkomst apothekers – verzekeringsinstellingen (riziv‐

Conventie). - Bewijs van inschrijving in de orde van apothekers. - Eventueel certificaten opgesteld door erkende officiële diensten of instituten voor

kwaliteitscontrole. ‐ Beschrijving van de service (maximaal 15 pagina’s) waarin de farmaceutische zorg, medicatieopdracht en plan van aanpak wordt beschreven.

Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver, op erewoord, zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden zoals vermeld in artikel 61 van het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.

Aantal bijlagen: …………………………………………………………………………………………………..


22

Gedaan te ............................................................................................ De ............................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................

Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................

Belangrijke nota Er is geen beroep mogelijk op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (art. 87 van het KB van 15 juli 2011).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

OPDRACHTDOKUMENT VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT … · OCMW HALLE PROVINCIE VLAAMS-BRABANT ......

Documents

Transcript of OPDRACHTDOKUMENT VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT … · OCMW HALLE PROVINCIE VLAAMS-BRABANT ......