20080417 Presentatie Ocmw Gent
-
Upload
vlaamse-vereniging-voor-bibliotheek-archief-documentatie-vzw -
Category
Education
-
view
1.948 -
download
2
description
Transcript of 20080417 Presentatie Ocmw Gent
De k
eu
ze v
oor
Du
lle
Gri
et
en
DH
A
Archief 212 april 2023
Inhoud
• Omzwervingen van het Archief
• Dulle Griet
• Databank Hedendaags Archief
• Wat hebben we geleerd?
Archief 312 april 2023
Omzwervingen
• 1987: voorbereiding nieuw administratief complex mét archiefkelder
• 1988: noodontruiming
• 1993: gedeeltelijke verhuis naar nieuwe kelder
• 2001: verbouwingen Campus Prins Filip
Archief 412 april 2023
Omzwervingen
Archief 512 april 2023
Dulle Griet
• 2001: nieuwe archiefverantwoordelijke
• Nieuwe aanpak archiefwerking
Prioriteiten:• Ontsluiten historisch archief• Valoriseren historisch archief• Bekendheid verhogen
Archief 612 april 2023
Dulle Griet
Dus: zoeken naar een systeem om te inventariseren en via het net toegankelijk te maken
Later ook nodig:• Bezoekersregistratie• Bibliotheek• Bruikleenadministratie• Restauratiegegevens bijhouden• Overdrachtslijsten opmaken• …
Archief 712 april 2023
Dulle Griet
Keuze viel snel op Dulle Griet, want:
• Goede contacten met Stadsarchief
• Degelijk systeem, weliswaar niet volgens de laatste standaarden
• Heeft zijn nut bewezen
Archief 812 april 2023
Dulle Griet
2001 / 2002: Dulle Griet wordt aangekocht
Bedoeling: langzaam aanvullen zodat alle functionaliteiten optimaal benut werden
Het is echter niet gelopen zoals men gehoopt had
Archief 912 april 2023
Dulle Griet
Hoe is het zover kunnen komen?
• Geen handleiding / opleiding
• Filemaker: licentie aangekocht, draaide maar op één PC
• Slechte implementatie
• Slechte beschrijvingen
• Beperkte ondersteuning vanwege ICT-dienst en later Digipolis
Archief 1012 april 2023
Na Dulle Griet…
Evaluatie
• Probleem = ondersteuning
• Te ingewikkeld voor opmaak overdrachtslijsten door de diensten
• Besluit: programma in eigen beheer opmaken
Archief 1112 april 2023
DHA - denkoefening
Eenvoudig concept• aparte beschrijving van de
archiefbestanddelen• “klasseren” in virtuele
archiefdozen• koppelen plaatskenmerk aan de
dozen• bijhouden van de vernietigde
stukken
Archief 1212 april 2023
DHA - Denkoefening
Dossier
Dossier
Dossier
Doos
1
2
3
1 Dossier
Dossier
Doos
4
5
2
Overdracht
Archief 1312 april 2023
DHA - stukniveau
• Nummer (automatisch toegekend, fysiek aan te brengen op de omslagen)
• Beschrijving
• Datering (begin- en eindjaar)
• Bewaartermijn
• Redactionele vorm (beperkte lijst)
• Uiterlijke vorm (beperkte lijst)
Archief 1412 april 2023
Stukken
Archief 1512 april 2023
Dozen
• Doosnummer (automatisch toegekend)
• Overkoepelende bewaartermijn
• Inhoud
• Plaatskenmerk
Archief 1612 april 2023
Dozen
Archief 1712 april 2023
DHA - Implementatie
• 2004-2005: opmaak programma (SQL en Access)
• Augustus – oktober 2005: testfase
• november 2005: eerste opleidingen voor de gebruikers
• November - december 2005: laatste kinderziektes eruit
• Maart 2006: eerste overdracht
Archief 1812 april 2023
Voordelen
• Eenvoudig gehouden
• Lage kost voor ontwikkeling
• Makkelijk extra functies aan toe te voegen
• Weinig opleiding nodig (Access is gekend)
Archief 1912 april 2023
Nadelen
• Niet conform laatste standaarden
• Volgt principes archivistiek op sommige vlakken niet
• Te snel geïmplementeerd (het had beter gekund)
Archief 2012 april 2023
DHA - Toekomst
• Conversie naar Access 2003 zal vermoedelijk wat problemen opleveren
• Enkele wijzigingen staan op stapel
• Nieuw systeem voor beheer interne bruikleen wordt opgemaakt
• Alles is nog mogelijk
Archief 2112 april 2023
Wat hebben we geleerd?
• Programma kopen ofwel zelf ontwikkelen heeft voor- en nadelen
• Ideaal systeem bestaat niet
• Beslis niet te snel
• Houdt de eigen situatie voor ogen
• Houdt rekening met conversies en migraties naar een ander (nieuw) systeem
Archief 2212 april 2023
Info
OCMW Gent Archief Neermeerskaai 1b9000 GENT
Tel. 09 266 94 02Fax 09 266 93 57