Novellas Healthcare werkt en communiceert via de cloud met Office 365

Novellas Healthcare, leverancier van HR-diensten voor de gezondheidszorg, moet heel snel kunnen reageren op vragen van de klanten. Van de 110 medewerkers zijn er maar 20 op kantoor. Daardoor werd er vroeger intensief getelefoneerd en heen en weer gemaild wan-neer iemand op zoek was naar informatie. Bovendien is de onderneming sinds kort ook in het buitenland actief. Om de beschikbaarheid en de bescherming van de cru-ciale bedrijfsinformatie te verhogen, overwoog Novellas Healthcare te investeren in een nieuw netwerk en nieuwe servers. Samen met partner Aurelium beslis-te men echter om over te schakelen naar werken en communiceren via de cloud, met Office 365. Aurelium introduceerde eerst e-mail (Exchange) in de cloud, ver-volgens SharePoint voor het delen van informatie en Lync voor videoconferencing. Ook het pc-beheer ge-beurt nu door Aurelium via de cloud, met Windows Intune. Door te werken via de cloud beschikt Novellas Healthcare over meer mogelijkheden en grotere flexibi-liteit. Alle collega’s met toegangsrechten kunnen de status van een project bekijken en informatie uitwisse-len zonder op kantoor te zijn. Daardoor worden klanten nog sneller en beter geholpen.

land: België sector: HR-diensten profiel Novellas Healthcare is een Belgische holding met meer dan 10 jaar ervaring in gespecialiseerde dien-sten voor de gezondheidszorg. De klanten van Novellas Healthcare zijn farmaceutische, biotech en medical devices bedrijven, ziekenhuizen en zorgin-stellingen. Het bedrijf heeft zijn internationale ex-pansie ingezet met een overname in het Verenigd Koninkrijk en in Nederland. uitdaging Bij Novellas Healthcare werken slechts 20 van de 110 medewerkers op kantoor. De anderen zijn gedetacheerd bij de klanten, zijn onderweg of wer-ken van thuis uit. Dat bemoeilijkte de communica-

tel. +32 (0)3 457 57 77 info@aurelium.be

Windows Office 365

tie. Toen de servers aan vernieuwing toe waren, bekeek de organisatie op welk manier ze de inter-ne communicatie en de dienstverlening aan de klant efficiënter kon maken. oplossing IT-partner Aurelium begeleidde Novellas Healthcare bij de overschakeling naar werken en communiceren via de cloud. E-mailen, documenten delen, videoconferencing en pc-ondersteuning op afstand gaat nu allemaal via de clouddiensten van Office 365. voordelen Û Gegarandeerde beschikbaarheid van e-mail Û Meer mogelijkheden voor een vergelijkbaar

IT-budget Û Innovatieve en meer professionele uitstraling Û Efficiënter en klantgerichter werken Û Tijd- en kostenbesparing Û Beter samenwerken met externe medewerkers Û Proactieve pc-ondersteuning software&services Office

Office 365

Windows

Windows Intune

Novellas Healthcare werkt via de cloud voor e-mail (Exchange), het delen van documenten (SharePoint) en videoconferences (met Microsoft Lync). IT-partner Aurelium zorgde voor de overschakeling naar Office 365, dat al die toepassingen via een online gebruikerstoegang aanbiedt. Ook de beveiligingsupdate en het algemene beheer van de pc’s doet Aurelium via de cloud, met be-hulp van Windows Intune. “We hebben ongeveer 110 werknemers maar daarvan zit-ten er slechts ongeveer 20 op kantoor – de meesten zijn gedetacheerd bij onze klanten, werken van thuis uit of zijn voortdurend onderweg”, vertelt Marijke Tahon, sales & marketing assistant bij Novellas Healthcare. “Door via de cloud te werken, kunnen we veel efficiënter communice-ren en samenwerken. Ook de dienstverlening naar onze klanten is daardoor verbeterd.” Snelle klantenservice Novellas Healthcare moet snel kunnen reageren op vra-gen van klanten die soms dringend op zoek zijn naar tij-delijke medewerkers. Alle gegevens over de kandidaten, 80.000 cv’s en de klanteninformatie zijn nu beschikbaar via SharePoint Online in Office 365. Microsoft staat garant voor de beschikbaarheid en de veilige afscherming van die kritieke informatie. “Vroeger werkte Novellas Healthcare volledig op eigen servers die hier lokaal draaiden’, zegt Kris Heyvaert, Shared ICT Manager bij Aurelium, dat al geruime tijd IT-ondersteuning levert aan Novellas Healthcare. “We ris-keerden toen dat de e-mail uitviel of dat de servers crash-ten. Een herstelling kon dan lang duren.” Op vraag van Novellas Healthcare voerde Aurelium een doorlichting uit van de IT-voorzieningen. Het was oor-spronkelijk de bedoeling om een deel van het netwerk te vernieuwen en te investeren in nieuwe servers. Ook in be-veiliging en back-up zou men extra moeten investeren. “We stelden toen voor om niet te investeren in nieuwe servers maar over te schakelen naar de cloud”, zegt Kris Heyvaert. “Daardoor beschikt Novellas Healthcare nu met een vergelijkbaar budget over meer functionaliteit en kan de hele organisatie flexibeler werken. Bovendien kan Novellas Healthcare via de cloud veel eenvoudiger mee evolueren met nieuwe technologieën.”

Meer mogelijkheden voor hetzelfde budget dus, hoewel dat niet het hoofddoel was. “De bedoeling was vooral om professioneler te gaan werken en daarin zijn we ook geslaagd”, verklaart Marijke Tahon. Pc-problemen proactief oplossen Aurelium voerde het Office 365-project uit in ver-schillende fasen. Ze gingen van start met de e-mail, vervolgens kwamen ook Lync en SharePoint ter be-schikking via de cloud. Dankzij Windows Intune kan Aurelium eventuele pc-problemen makkelijk op af-stand detecteren en oplossen. “Vroeger holden we telkens achter de feiten aan maar nu kunnen we proactief problemen oplossen”, bevestigt Kris Heyvaert. “Onze helpdesk krijgt auto-matische calls wanneer Windows Intune een virus detecteert terwijl de mensen van Novellas Healthcare ons vroeger zelf moesten contacteren als er iets aan de hand was. De pc-gebruikers waren zich vaak niet eens bewust van schadelijke software op hun toestel, waardoor virussen veel meer schade konden aanrichten. We hadden dan ook meer werk om de pc’s weer volledig in orde te brengen. Zo ver komt het nu niet meer. Windows Intune is altijd up-to-date op het vlak van virusbescherming zonder dat de klant of wijzelf daarvoor manueel iets voor

moeten installeren. We kunnen de virussen ook op afstand verwijderen van de pc zonder dat de ge-bruiker het merkt.” Overal werken in dezelfde omgeving Heel wat instellingen zitten nu bewaard in de cloud, zodat de pc-gebruikers met gelijk welk toestel altijd in dezelfde omgeving werken. Marijke Tahon: “We kunnen altijd en overal aan onze e-mail en aan onze gegevens en alles is veel sneller beschikbaar. Als iemand ziek is of met vakantie, dan kunnen colle-ga’s zijn taken eenvoudig opvolgen. We kunnen dus in alle omstandigheden veel sneller antwoorden op de vragen van klanten. We hoeven ook niet meer te vrezen dat een e-mail niet of met vertraging zal aankomen. Gelukkig maar, want als dat gebeurt dan zouden we een kans kunnen missen. In onze busi-ness moet het nu eenmaal snel gaan. Als wij niet meteen reageren, dan is de klant misschien al op zoek naar een andere dienstenleverancier.” Interne communicatie in de cloud via SharePoint Iedereen bewaart en bewerkt zijn gegevens en do-cumenten nu via de cloud in SharePoint. Vroeger zat heel wat informatie verspreid en lokaal bewaard op de pc’s, waardoor er helemaal geen overzicht was. “Nu werkt iedereen met dezelfde, up-to-date

Marijke Tahon, sales & marketing assistant bij Novellas Healthcare: “Door via de cloud te werken, kunnen we veel efficiënter communiceren en samenwerken. Ook de dienstverlening naar onze klanten is daardoor verbeterd.”

informatie”, zegt Marijke Tahon. “Onze offertes, de boek-houding, de facturen, … alles staat in SharePoint. Daar-door verloopt de facturatie ook sneller en efficiënter. Ook interne documenten zoals onkostennota’s, vakantieformu-lieren en richtlijnen bewaren we op SharePoint. De omge-ving doet tegelijk dienst als communicatieportaal waar-door we een hechtere band creëren met onze extern wer-kende collega’s. Op ons portaal posten we zowel persoon-lijke als professionele berichten, wat het groepsgevoel heeft versterkt. Tegelijk hoeven ze niet meer naar ons te bellen om documenten door te mailen. In de toekomst willen we ook nog chatfuncties in het SharePoint-portaal integreren.” Videoconferencing via de desktop Microsoft Lync, dat videoconferencing via de desktop mo-gelijk maakt, dient onder meer voor het communiceren met de collega’s in het Verenigd Koninkrijk en in Neder-land. “Aangezien we ons minder verplaatsen voor interna-tionale vergaderingen besparen we tijd en kosten”, aldus Marijke Tahon. “Onze buitenlandse vestigingen zitten nog niet in de cloud maar ze zullen in de toekomst wel over-schakelen.” De afstand hoeft echter niet altijd groot te zijn om meer-waarde te halen uit Lync. “We gebruiken het ook om vra-gen te stellen aan een directe collega. Het feit dat je el-kaar ziet, maakt de communicatie directer en efficiënter. Ook met Aurelium communiceren we via Lync”, legt Marijke Tahon uit. De gebruikers zijn allemaal enthousiast over het werken en communiceren via de cloud. “Het leeft echt in onze organisatie. De medewerkers zijn trots op het feit dat we zo innovatief zijn en ze creëren volop links met Linkedin en Facebook”, besluit Marijke Tahon.

voor meer informatie Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken. Voor meer informatie over Aurelium, bel naar +32 (0)3 457 57 77 of bezoek www.aurelium.be Voor meer informatie over Novellas Healthcare, bezoek www.novellashealthcare.eu

Kris Heyvaert