SBR één bron, meerdere rapportages, vele mogelijkheden

SBR Whitepaper

2

InleidingHet jaar 2014 wordt een cruciaal jaar voor Standard Business

Reporting (SBR). Voor steeds meer financiële rapportages geldt

dat ze alleen nog aangeleverd mogen worden als SBR-document.

Intermediairs en ondernemers moeten hun werkwijze en werkpro-

gramma’s hierop afstemmen.

Hoewel SBR steeds meer een verplichtend karakter krijgt, is het

vooral ook een kans. Het vastleggen en aanleveren van financiële

informatie krijgt een nieuwe dimensie. SBR maakt veel taken van

intermediairs eenvoudiger en overzichtelijker. Door de standaardi-

satie neemt de kans op fouten af en kunnen eenmalig ingevoerde

gegevens voor vele doelen worden hergebruikt.

In deze whitepaper leest u de laatste stand van zaken over het

SBR-project en krijgt u handreikingen voor maatregelen die u als

intermediair kunt treffen om zorgeloos (definitief) over te stappen

naar SBR.

inhoud

1. Inleiding

2. De stand van zaken rondom SBR

2.1 Wat is SBR?

2.2 Waarom wordt SBR verplicht?

2.3 Invoering in fasen

2.4 Bekendheid met SBR

2.5 Meer cijfers

3. De voordelen van SBR

4. Alles staat of valt met de software

4.1 De rol en koers van CaseWare Nederland

4.2 Uitgangspunten voor SBR van CaseWare

4.3 Nieuwe inzichten, nieuwe mogelijkheden

4.4 Automatische validatie

4.5 What you see, is what you … XBRL

4.6 Snel invoeren en zoeken

4.7 Flexibele software

4.8 In aantocht: integratie met samenstelsoftware

5. Stappen zetten naar de toekomst

5.1 Inventarisatie van eisen en wensen

5.2 Inventarisatie van de infrastructuur

5.3 Regelen van een certificaat

5.4 Kiezen van de meest geschikte software

6. Meer weten?

1.

3

2.1 WAt IS SBR?Standard Business Reporting is een gestandaardiseerde werkwij-

ze voor het maken en aanleveren van financiële rapportages. Het

wordt de nieuwe norm voor alle partijen die verplicht informatie

moeten aanleveren aan overheidsinstellingen, banken en andere

instanties.

SBR steunt op drie pijlers:

1. De eerste pijler is die van de XBRL-techniek. Met behulp van

deze internationale standaardtaal kunnen gegevens, in een ‘ge-

labelde’ vorm, rechtstreeks van de ene ICt-omgeving naar het

andere ICt-omgeving worden gestuurd, waarna ze automatisch

worden ingelezen en verwerkt. Het handmatig samenstellen, ver-

zenden en (bij de ontvanger) verwerken van rapportages is niet

meer nodig.

2. De tweede pijler onder SBR vormt de Nederlandse taxonomie.

Omdat standaardisatie het hoofddoel is van SBR zijn alle begrip-

pen, die gebruikt worden binnen de financiële verantwoording,

uniform gedefinieerd en gelabeld. Ze zijn opgenomen in een geza-

menlijk ‘woordenboek’: de Nederlandse taxonomie. Verschillende

uitvragende partijen, zoals Belastingdienst, KvK, banken en statis-

tiekbureaus kennen deels afzonderlijke taxonomieën maar overal

is sprake van standaardisatie vanuit één gemeenschappelijke basis.

3. De derde pijler bestaat uit de digitale ‘poorten’ waar de fi-

nanciële rapportages naar toe verzonden worden. Verschillende

uitvragende partijen hebben verschillende toegangspoorten. Zo

heeft de overheid Digipoort en kennen de banken de Bancaire

Infrastructurele Voorziening (BIV). De leveranciers van financiële

software, waaronder CaseWare, moeten ervoor zorgen dat er

koppelingen worden gelegd met de digitale poorten zodat deze de

rapportages als zodanig ‘herkennen’.

Iedereen die rapportages verstuurt naar Digipoort en BIV, waar-

onder accountantskantoren en andere intermediairs, moeten

daarnaast een certificaat aanschaffen. Dit is nodig om de be-

trouwbaarheid van de afzender vast te stellen.

De stand van zaken rondom SBR

2.

4

2.2 WAAROM WORDt SBR VeRpLICHt?In de aanloopfase, die ruim zes jaar heeft geduurd, hebben alle

bij het SBR-project betrokken partijen afspraken gemaakt, pro-

ducten en werkwijzen ontwikkeld en methoden getest. CaseWare

Nederland heeft in deze periode bijvoorbeeld software ontwikkeld

om rapportages om te zetten naar XBRL-formaat. Ook zijn er

koppelingen aangebracht met de poorten en zijn de taxonomieën

verwerkt in de CaseWare-programma’s.

Het aantal gebruikers van XBRL en SBR is de afgelopen jaren

steeds verder gegroeid. Inmiddels is SBR in de volwassenheidsfa-

se terecht gekomen. Alle randvoorwaarden voor het functioneren

van SBR zijn ingevuld en het wordt tijd om de voordelen van SBR

ten volle te gaan benutten.

De overheid stelt zichzelf al jaren ten doel de administratieve las-

ten voor ondernemers te verlichten. Met SBR hebben onderne-

mers en intermediairs minder werk aan het maken en aanleveren

van verplichte rapportages. Want als de bedrijfsadministratie een-

maal is ingericht volgens SBR, leidt dat tot een efficiënt herge-

bruik van gegevens en minder drukte rondom de verwerking.

Wellicht nog belangrijker is dat de kans op fouten aanzienlijk klei-

ner wordt als gevolg van de standaardisatie en eenduidigheid bin-

nen de financiële verantwoording. De kwaliteit van de verslagleg-

ging wordt dus beter.

Nederland is trouwens niet uniek wat de verplichtstelling betreft.

In vrijwel alle West-europese landen is het aanleveren met behulp

van XBRL verplicht voor één of meerdere verantwoordingsstro-

men. Ook wordt vanuit Brussel de roep steeds sterker om voor

verantwoordingsrapportages XBRL te gebruiken.

2.3 INVOeRINg IN FASeNVanaf 1 januari 2013 (verslagjaar 2013) is SBR de enig geaccep-

teerde aanlevermethode voor de IB- en Vpb-aangiften Met ingang

van 1 januari 2014 wil de Belastingdienst ook de OB-aangiften

alleen nog in SBR-formaat via Digipoort ontvangen. Vanaf dezelfde

datum is het tevens niet meer mogelijk om jaarrekeningen van

kleine rechtspersonen via e-mail aan te leveren bij de Kamer van

Koophandel. De KvK stelt, wat die rapportages betreft, SBR in

principe verplicht. Als alternatief kunnen kleine rechtspersonen,

die zelf de deponering verzorgen, terecht op een portaal waar ze

de jaarrekening kunnen invullen op een webformulier. Voor inter-

mediairs lijkt dit echter geen werkbare optie. Het aanleveren op

papier wordt tot 2016 nog gedoogd (maar wel ontmoedigd) door

de KvK.

5

Andere rapportages en instanties volgen waarschijnlijk spoedig in

de verplichtstelling. Raadpleeg tabel 1 voor een overzicht. In tabel

2 (tabel ‘deponeringsmogelijkheden bij KvK) ziet u welke depone-

ringsmogelijkheden de Kamer van Koophandel in de overgangspe-

riode biedt.

er wordt gewerkt aan een wetswijziging om de nieuwe eisen wet-

telijk vast te leggen.

Tabel 1: Planning Per raPPorTagesoorT

1 januari 2013 IB- en Vpb-aangiften Belastingdienst

1 januari 2014 Aangifte BtW en opgaaf ICp Belastingdienst

1 januari 2014 publicatiestukken Klein Kamer van Koophandel

1 januari 2015 Overige belastingaangiften Belastingdienst

1 januari 2015 Jaarrekeningen Middelgroot en groot Kamer van Koophandel

1 januari 2015 Statistiekopgaven (productiestatistiek, investeringsstatistiek en omzet-statistiek) Centraal Bureau voor de Statistiek

Nog niet bekend Kredietrapportages Banken (ABN-AMRO, INg en Rabobank)

6

Tabel 2: dePoneringsmogelijkheden bij de kamer van kooPhandel

In jaar Klein (Middel)groot

Op papier1 Via e-mail2 SBR Digipoort

Selfserv. portaal

Op papier1 Via e-mail2 SBR Digipoort

Selfserv. portaal ?

<2013 X X X X X

2013 X X X X3 X X

2014 X X X X X X4

2015 X X X X X4

2016 X X X X X4

2017 X X X4

1) Naar verwachting. Bedoeling is dat jaarrekeningen, waarvan het boekjaar aanvangt op of na 1 januari 2016, niet meer op papier mogen

worden ingediend bij de KvK. In de praktijk betekent dit dus “in 2017”;

2) gedoogd;

3) Vanaf 4e kwartaal 2013;

4) SBR-variant accountantsverklaring nodig.

7

2.4 BeKeNDHeID Met SBRNu de noodzaak tot overstappen steeds dringender wordt, groeit

onder intermediairs het besef dat ze in actie moeten komen en

hun werkwijzen ‘SBR-proof’ moeten maken.

Uit de onlangs gehouden SBR-Monitor (oktober 2013) blijkt dat

de naamsbekendheid van SBR onder intermediairs hoog is: 96

procent. 85 procent van de intermediairs werkt al met SBR in

de praktijk.

Dezelfde monitor laat zien dat 70 procent van de intermediairs

van plan is komend jaar een eerste deponering via SBR te doen bij

de Kamer van Koophandel. Dat is een enorme omschakeling ten

opzichte van 2013 toen 7 van de 10 intermediairs hun jaarreke-

ningen via de post aanleverden. Dat wordt nu dus steeds lastiger.

e-mail wordt helemaal niet meer geaccepteerd.

De meerderheid van de intermediairs is inmiddels overtuigd van

het nut van SBR. 68 procent verwacht dat SBR de verwerking en

aanlevering van de jaarrekeningen zal vergemakkelijken.

Van de intermediairs die statistiekopgaven verzorgen voor hun cli-

enten (dat zijn er 4 op de 10) verwacht 66 procent dat het aan-

leveren bij het CBS gemakkelijker zal verlopen met SBR. een jaar

eerder was dat nog slechts 27 procent.

Wat de kredietrapportages betreft zijn de cijfers hoopgevend. Het

aantal intermediairs dat zich nog niet heeft voorbereid op de in-

voering van SBR bij de banken, daalde in een jaar tijd van 39

procent naar 11 procent. Diverse intermediairs leveren al kredie-

trapportages aan in SBR.

Uit de SBR Monitor blijkt dat veel intermediairs in de praktijk de

voordelen van SBR ervaren. 56 procent is tevreden over het ge-

bruik van SBR. Veel intermediairs hebben de wens om, naast de

IB/VpB, ook andere stromen via SBR te laten lopen. Ze beseffen

wel dat ze daarvoor over de juiste software moeten beschikken.

2.5 MeeR CIJFeRSIn de periode januari-oktober 2013 werden in totaal ruim drie

miljoen berichten verstuurd naar de Belastingdienst via SBR. 80

procent daarvan had betrekking op de aangifte IB, ongeveer 10

procent op de aangifte BtW en zo’n 8 procent op de aangifte Vpb.

Het aantal uitgegeven certificaten door pKIoverheid om gebruik

te kunnen maken van Digipoort bedraagt inmiddels meer dan

13.000. Intermediairs die een certificaat hebben aangevraagd,

melden doorgaans geen problemen bij de afhandeling ervan.

Uit de SBR Monitor blijkt dat de bekendheid van SBR ook onder

ondernemers toeneemt. De helft van de ondernemingen, die zelf

aangifte doet bij de Belastingdienst, heeft inmiddels van SBR ge-

hoord. een half jaar eerder was dat slechts een derde.

Uit deze cijfers blijkt dat de inspanningen van overheid, banken en

leveranciers om SBR onder de aandacht te brengen, hun vruch-

ten beginnen af te werpen.

8

Zoals boven al vermeld, is het verstandig om SBR niet zozeer te

beschouwen als een verplichting die nou eenmaal moet worden

nageleefd, maar vooral ook te kijken naar de voordelen voor het

bedrijfsproces. We noemen de belangrijkste:

• SBR vermindert het rapportage- en administratieve werk;

• SBR biedt efficiencyvoordelen. Is het systeem eenmaal ingericht,

dan kunnen de vastgelegde gegevens steeds worden herge-

bruikt voor verschillende soorten rapportages;

• Nieuwe rapportagestromen kunnen in de toekomst relatief een-

voudig worden geïmplementeerd;

• Door de standaardisatie is er geen sprake meer van interpreta-

tieverschillen en kunnen fouten in een vroeg stadium worden op-

gespoord. De kwaliteit en validatie van de rapporten neemt toe;

• Doordat financiële verantwoordingsrapportages op een eendui-

dige wijze tot stand komen, kunnen ze gemakkelijk met elkaar

worden vergeleken. Dit leidt tot klant- en branchespecifieke in-

zichten, waarmee intermediairs mogelijk hun dienstenpakket

kunnen uitbreiden;

• Door de directe bevestiging vanuit de ontvangende partij is er

zekerheid dat de rapportage daadwerkelijk is aangeleverd;

• SBR en XBRL zijn ook internationaal de standaard.

De voordelen van SBR

3.

9

SBR is niet mogelijk zonder goede technische en organisatori-

sche randvoorwaarden. In het vorige hoofdstuk noemden we al

het belang van de XBRL-taal en de digitale ontvangstpoorten. De

software van zowel de gebruikers (intermediairs en ondernemin-

gen) als de ontvangende partijen moet aan deze technische eisen

worden aangepast. Ook de Nederlandse taxonomie werkt pas als

deze is geïntegreerd in de software.

CaseWare Nederland wil als toonaangevend softwareleverancier

nog een stap verder gaan. Door het volledig integreren en afstem-

men van de rapportage- en samenstelsoftware op SBR, willen wij

de voordelen en kansen, die SBR biedt, maximaal gaan benutten.

Daarover leest u meer op de volgende pagina’s.

4.1 De ROL eN KOeRS VAN CASeWARe NeDeRLANDCaseWare Nederland is vanaf 2006 actief betrokken bij de lan-

delijke ontwikkelingen rondom SBR in Nederland. Al in een vroeg

stadium kwamen de betrokken partners in het SBR-project – over-

heid, banken, vakorganisaties en leveranciers – tot de conclusie

dat voor een goede invoering van SBR duidelijke en uniforme maat-

regelen een eerste vereiste waren. Werken volgens de principes

van SBR betekent immers veel meer dan het simpel omzetten van

een jaarrekening naar het XBRL-formaat. Om maximaal rende-

ment te halen uit de gegevensuitwisseling via internet en SBR zijn

andere zaken nodig. Zoals: heldere standaarden, uniforme taxo-

nomieën, slim gebruik van brongegevens, goed functionerende

aanleverpunten (portalen) en gebruiksvriendelijke software.

CaseWare was al in een vroeg stadium overtuigd van het feit dat

SBR beeldbepalend zou worden voor de verschillende rapporta-

gestromen. Daarom is fors geïnvesteerd in de ontwikkeling van

SBR-functionaliteiten. In eerste instantie ging het vooral om slim-

me hulpprogramma’s en add ons. Maar gaandeweg is de koers

verlegd. Afgelopen jaar is ervoor gekozen SBR met ingang van

2014 volledig te integreren in de rapportagesoftware en de sa-

menstelmanagers.

Dat heeft geleid tot een grondig vernieuwd softwarepakket. er is

geen sprake meer van ‘een extra handeling’ om een rapportage

om te zetten naar een zogenaamde XBRL-instance file. ervoor

in de plaats komt een volledig geïntegreerd SBR-Management.

Deze neemt een centrale plaats in binnen de rapportagesoft-

ware Financials. De naam wordt om die reden ook gewijzigd in

Financials SBR.

Alles staat of valt met de software

4.

10

4.2 UItgANgSpUNteN VOOR De SBR-FUNCtIONALI-teIt VAN CASeWARe:Aan de hand van de landelijke uitgangspunten heeft CaseWare

een eigen visie en vertrekpunten geformuleerd die bepalend wa-

ren voor de nieuw te ontwikkelen software:

• SBR moet niet alleen het uitwisselen van gegevens vergemak-

kelijken maar vooral ook toegevoegde waarde hebben voor het

totale rapportageproces;

• De gegevens ten behoeve van de verschillende rapportagestro-

men komen uit één bron. Dus: eenmaal invoeren, steeds op-

nieuw gebruiken;

• De software moet snel en eenvoudig kunnen worden aangepast

aan nieuwe eisen en taxonomieën. gebruikers kunnen daardoor

direct inspelen op nieuwe ontwikkelingen.

CaseWare heeft de bestaande software getoetst aan de nieuwe

uitgangspunten. Hieruit bleek dat de wensen ten aanzien van de

meerwaarde van SBR alleen vervuld konden worden als de rap-

portagesoftware ‘van binnenuit’ grondig zou worden vernieuwd.

Waarom was dit noodzakelijk?

4.3 NIeUWe INZICHteN, NIeUWe MOgeLIJKHeDeNHet programma Financials maakte tot voor kort gebruik van tem-

plates die al voor een belangrijk deel voordefinieerd waren. SBR-

elementen, zoals de labels (of ‘tags’ in ICt-jargon) vanuit de taxo-

nomie en de XBRL-koppelingen werden daar later handmatig aan

toegevoegd. Deze methode volstaat echter niet als het uitgangs-

punt is dat alle informatie uit één bron moet komen.

In de nieuwe situatie is daarom niet meer de template leidend voor

het proces, maar de taxonomie. In andere woorden: de techniek

is losgekoppeld van de content. Nieuw is de editor, die in elk klant-

dossier opgenomen wordt en die op basis van de gekozen taxono-

mie alle SBR-elementen laat zien. Alle relevante gegevens worden

vanuit één centrale bron, namelijk het onderliggende klantdossier,

gegenereerd. De gebruiker legt daarin alle informatie en bevindin-

gen vast die betrekking hebben op de opdracht.

Als er gerapporteerd moet worden, krijgt de gebruiker aan het

begin van het proces een vrijwel blanco editor te zien. Deze wordt

echter, volgens de vereiste taxonomie, razendsnel gevuld met ge-

gevens die eerder in het dossier zijn vastgelegd. Dit kunnen SBR-

elementen zijn maar ook teksten die de gebruiker eerder heeft

geformuleerd.

Vereist de soort rapportage een andere template? Dan wordt

eerst bepaald welke taxonomie aangesproken moet worden,

waarna de gevraagde gegevens opnieuw uit de onderliggende da-

tabase worden gehaald.

Op deze manier kunnen vanuit één bron gegevens naar believen

worden hergebruikt in de uiteenlopende SBR-rapportages. Op ba-

sis van de gekozen taxonomie worden ze opgevraagd en automa-

tisch gekoppeld aan de juiste XBRL-labels.

11

Het kan voorkomen dat er in het CaseWare-dossier onvoldoende

informatie aanwezig is om het rapportagerapport volledig te vul-

len. In dat geval kan informatie handmatig via de editor worden

toegevoegd waardoor er toch altijd een volledig en valide rapport

tot stand komt.

4.4 AUtOMAtISCHe VALIDAtIeeen tweede belangrijke verbetering die de SBR-herziening biedt,

is de mogelijkheid voor automatische validatie. In de oude situatie

was bij de verzending nooit helemaal zeker of alle in de rapportage

ingevoerde gegevens correct waren ingevuld. De rapportage werd

dan door de ontvangende partij retour gestuurd. Het aanpassen

en opnieuw verzenden was vaak een tijdrovende klus.

Met Financials SBR kunnen dergelijke situaties worden voorko-

men. Het programma geeft automatisch een waarschuwing af als

vóór de verzending blijkt dat er gegevens ontbreken of niet correct

zijn ingevuld. De gebruiker kan deze aanvullen of wijzigen, waarna

het document in de juiste staat en volledig gevalideerd naar de

ontvangende partij wordt gestuurd.

4.5 WHAt yOU See IS WHAt yOU …….XBRLIn de oude situatie genereerde de gebruiker twee afzonderlijke

documenten: een leesbare rapportage voor eigen gebruik en de

informatie-uitwisseling met de klant én een zogenaamde XBRL-

instance file. Deze laatste versie was onleesbaar en kon alleen ge-

bruikt worden voor verzending naar het portaal van de uitvragen-

de partij. CaseWare heeft er nu voor gezorgd dat de informatie in

de instance file exact overeenkomt met de getoonde informatie op

het scherm. De gebruiker weet dus altijd precies welke informatie

wordt verstuurd.

4.6 SNeL INVOeReN eN ZOeKeNHet bundelen van alle taxonomiegegevens op één plek, te weten

de editor, heeft als voordeel dat gegevens eenvoudig geselecteerd

en gemuteerd kunnen worden. tevens is in de editor een uitge-

breide zoekfunctie geïntegreerd, waarbij op elementnaam, zowel

engels- als Nederlandstalig, gezocht kan worden.

4.7 FLeXIBeLe SOFtWAReAl eerder stelden we vast dat het meest kenmerkende aan het

nieuwe SBR Management de scheiding is tussen techniek en con-

tent. De inhoudelijke gegevens in een dossier zijn niet meer af-

hankelijk van de technische omgeving of de template. technische

updates kunnen daardoor eenvoudig worden doorgevoerd zonder

dat dit gevolgen heeft voor vastgelegde gegevens.

12

Het feit dat de taxonomie leidend wordt, schept nieuwe mogelijk-

heden. Het wordt bijvoorbeeld veel eenvoudiger en aantrekkelijker

om, naast de publicatiestukken en fiscale aangiften, ook andere

rapportages via SBR in te dienen. Omdat binnen Financials SBR

verschillende rapportagestromen samenkomen, kan de SBR-

oplossing van CaseWare desgewenst worden gebruikt voor do-

cumenten die niet binnen CaseWare zijn opgesteld (volgens het

zogenaamde ‘best of breed’-principe).

Ook kan op deze wijze eenvoudig worden aangesloten op mogelijke

extensies op de taxonomie.

4.8 IN AANtOCHt: INtegRAtIe Met SAMeNSteL-SOFtWAReAlle bovengenoemde features zijn nu al beschikbaar in Financials

SBR. CaseWare voert de vernieuwingen echter door in twee fa-

sen (zie het kader). In de volgende tranche worden de Samenstel

Managers onder handen genomen. Dan is er sprake van een vol-

ledige integratie van SBR in alle stappen van het werkproces.

Wat houden de toekomstige vernieuwingen in? CaseWare wil het

voordeel van het vastleggen van gegevens bij de bron, in plaats

van in de afzonderlijke rapporten, verder gaan uitbuiten. Binnen

de Samenstel Managers kan de gebruiker in de toekomst gege-

vens vastleggen wanneer hij deze bij de hand heeft en er toch al

mee bezig is. Oók als de gegevens later pas relevant zijn, bijvoor-

beeld tijdens een andere stap in het werkprogramma of voor een

andere rapportage. Het nieuw te ontwikkelen SBR Management

van CaseWare helpt de gebruiker om op de juiste momenten al

deze informatie te verwerken.

enkele voorbeelden kunnen dit duidelijk maken.

tijdens het uitvoeren van het werkprogramma Materiële Vaste

Activa kan de gebruiker gelijktijdig de WOZ-waarde van het be-

drijfspand vastleggen. Deze waarde komt later automatisch voor-

ingevuld weer terug in de editor en hoeft dan niet opnieuw te

worden ingevoerd.

tijdens de beschrijving van de huishouding kunnen gelijktijdig de

NAW-gegevens van het bedrijf en de gegevens van de bestuur-

ders worden vastgelegd. Deze informatie is later direct weer voor-

ingevuld beschikbaar in de editor.

Dat dit efficiencyverhogend werkt, behoeft nauwelijks uitleg. gebrui-

kers hoeven bij het maken van meerdere rapportages vanuit één

dossier geen overbodige handelingen meer uit te voeren. Informa-

tie hoeft niet meerdere keren verzameld en beoordeeld te worden.

In deze visie vormt de jaarrekening het startpunt van activiteiten

en rapportagestromen in plaats van het sluitstuk.

De verwachting is dat deze functionaliteit in de herfst van 2014

beschikbaar komt in de Samenstel Managers.

13

De tWee INVOeRINgSFASeN VAN CASeWARe IN Het KORt

1. SBR Rapport

gebruikers krijgen nieuwe instrumenten in handen om snel en eenvoudig SBR-rapporten te maken. Kenmerken zijn:

• hergebruik van gegevens die al zijn vastgelegd in het dossier;

• snelle invoer, zoekfunctie en overzicht op maat door het gebruik in de Editor;

• eenduidigheid in de getoonde informatie op het scherm en in de XBRL-instance file volgens het credo ‘What you see is what you XBRL’;

• automatische validatie van het document vóór verzending.

2. SBR Samenstelmanager

In de loop van 2014 (waarschijnlijk in de herfst) introduceert CaseWare mogelijkheden om gegevens met behulp van de Samenstel

Manager, bij elke stap in het werkproces, direct bij de bron vast te leggen. Het programma wijst de gebruiker dan op de momenten

waarop de vastlegging gewenst is. Fase 2 leidt tot een volledige integratie van SBR in de werkstappen van de Samenstel Manager.

14

We kunnen ons voorstellen dat kantoren zich afvragen wat zij op

korte termijn in gang kunnen zetten om zich voor te bereiden op

SBR. Het volgende stappenplan kan daarvoor een leidraad zijn.

5.1 INVeNtARISAtIe VAN eISeN eN WeNSeNHet is van belang vooraf een beeld te krijgen van de impact van

SBR op uw organisatie. U zult voor uzelf helder moeten hebben

welke financiële rapportages u de komende jaren gaat aanleveren

aan uitvragende partijen en welke daarvan wanneer moeten vol-

doen aan de aanlevereisen van SBR. De tabellen op de eerdere

pagina’s geven een goede indicatie.

Hebt u zicht op de rapportagestromen en de planning, dan is dat

een goed vertrekpunt voor de volgende stap.

5.2 INVeNtARISAtIe VAN De INFRAStRUCtUURUw infrastructuur moet zijn aangepast aan de eisen van SBR. Het

is verstandig om te inventariseren of uw technische infrastructuur

geschikt is voor het maken en verzenden van SBR-rapportages.

Voorziet uw infrastructuur daar nog niet in, dan moet u voor uzelf

vaststellen op welke manier u de rapportages wilt gaan aanleve-

ren. In de meeste gevallen verloopt dit via een gespecialiseerde

portal. In het kader op pagina 6 leest u daar meer over. Zorg er-

voor dat u zich tijdig oriënteert op de mogelijkheden en kosten van

de verschillende portalen. De leveranciers van portalen kunnen u

er alles over vertellen.

Het is ook zeker aan te raden uw technische kantooromgeving

aan een kritische blik te onderwerpen. De vraag is of uw huidige

omgeving nog wel up-to-date is. Kijk hierbij bijvoorbeeld naar on-

dersteunende Windows-versies, actuele webbrowsers en de ca-

paciteit van de internetverbindingen.

5.3 RegeLeN VAN eeN CeRtIFICAAtU heeft een certificaat nodig om informatie via SBR te kunnen

uitwisselen met de overheid en de banken. Concreet gaat het

om een pKIoverheid services certificaat. Deze kunt u aanvragen

bij één van de vier Certification Serviceproviders (CSp’s). Dit cer-

tificaat wordt ook gebruikt voor het indienen van de aangiftes IB

en Vpb en, vanaf 2014, de aangiftes BtW en opgaves ICp bij de

Belastingdienst. Veel intermediairs beschikken inmiddels over een

dergelijk certificaat.

Hebt u nog geen certificaat, houd er dan rekening mee dat het

aanschaffen ervan de nodige tijd in beslag neemt. Start tijdig met

uw aanvraag zodat u binnen de gestelde termijnen uw SBR-rap-

portages kunt indienen.

De banken werken eveneens met het pKIoverheidscertificaat.

Waar nodig vragen zij om een beroepsgebonden certificaat. De

banken hebben wel een eigen aanleverkanaal: BIV.

Stappen zetten naar de toekomst

5.

15

5.4 KIeZeN VAN De MeeSt geSCHIKte SOFtWAReUw accountancysoftware moet geschikt zijn om de jaarrekening

naar XBRL-formaat om te zetten. Met programma’s als Word en

excel is dit niet mogelijk. Uw software moet ook mogelijkheden

bieden om jaarrekeningen te deponeren via SBR en koppelingen

te maken met de digitale ontvangstpoorten.

Met de software van CaseWare kunnen nu al KvK-publicatiestuk-

ken (kleine BV) en kredietrapportages voor de banken worden

gegenereerd en aangeboden aan de uitvragende partijen. Dat

aanbieden vindt plaats via een portaal (zie het kader hieronder).

De SBR-mogelijkheden van CaseWare worden in 2014 fors uit-

gebreid. Daarover heeft u kunnen lezen in hoofdstuk 4 van deze

whitepaper. Beschikt u nog niet over geschikte software, vraag

dan gerust om een toelichting aan onze CaseWare-adviseurs.

een accountantskantoor dat gebruik wil gaan maken van een

portaal moet daarvoor een investering doen. Hoe hoog die inves-

tering is, hangt af van de aanbieder en de diensten die via het

portaal geleverd worden. Het is mogelijk om een portaal alleen

te gebruiken voor de afhandeling van elektronische berichten en

het verzenden van SBR-documenten naar de overheid, banken en

andere uitvragende partijen. Maar een portaal kan ook worden

ingericht als leidend communicatiemedium tussen de intermediair

en de klant. In dat geval dient het portaal als een digitaal platform

waar de accountant alle relevante informatie deelt met de klant,

inzage geeft in het dossier en documenten klaarzet ter onderteke-

ning. Het is verstandig om als kantoor na te denken over de rol die

een portaal kan spelen in de strategie en klantbenadering.

Kijkend naar de SBR-toepassingen is CaseWare Nederland ervan

overtuigd dat de noodzakelijke investering in een portaal zich snel

terugverdient. Want een portaal betekent niet alleen snelheid en

gebruiksgemak, maar ook een strakke beheersing van de elektro-

nische post en het SBR-verkeer.

Dit uit zich bijvoorbeeld in:

- een geautoriseerde aanlevering van berichten;

- inzicht in de status van ondertekening door de klant;

- inzicht in de status van documenten die zijn aangeleverd bij uit-

vragende partijen.

Wilt u zich verder verdiepen in de mogelijkheden van portalen,

neemt u dan vooral eens een kijkje op de websites van de eerder-

genoemde portaalaanbieders.

AANLeVeReN VIA eeN pORtAALWat de daadwerkelijke aanlevering van de SBR-documenten

betreft, gelooft CaseWare Nederland sterk in de kracht van

internetportalen. De SBR-software van CaseWare is volledig

ingericht op communicatie via portalen. De volgende portalen

worden op dit moment door CaseWare ondersteund:

- MijnAccountantsportal

- pinkweb

- CreAim/X-portal

- Reeleezee

- AFAS

16

Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met

CaseWare Nederland B.V.

t: 055 368 1050

e: info@caseware.nl

MeeR LeZeN? Websites waar u informatie met betrekking tot SBR kunt vinden:

• www.sbr-nl.nl

Dit is de site van het SBR-programma, met o.a.:

- Video over De kern van SBR;

- Video over De voordelen van SBR;

- Video over De elementen van SBR.

• www.sbrbanken.nl

Hier vindt u informatie over de aanlevering van kredietrapporta-

ges aan de banken.

• www.logius.nl

Logius is de beheerorganisatie van het SBR-programma namens

de overheid.

• www.nlvalidatie.nl/validatiesite

Hier kunt u instance documenten aanbieden om de validatie te

testen.

• www.acportal.nl

Dit is een voorbeeld van een portal, speciaal voor accountants-

kantoren, vanaf waar onder andere SBR-documenten kunnen

worden verstuurd.

Meer weten?

6.