Mogen we ons laten verleiden?

Over verleidingen en valkuilen bij overheidsopdrachten

Even voorstellen

Christof ImpensAfdeling OverheidsopdrachtenDepartement Bestuurszaken

Gunter SchryversAudit Vlaanderen

Agenda (Mogen we ons laten verleiden tot …)

• Impulsaankopen?• Uitgebreid kennis maken met aanbieders?• Vertrouwde huisleveranciers?• Gerichte besteksvoorwaarden?• Snel komaf maken met het gunningsverslag?• Zicht houden op al die contracten?• Wijzigingen, meerwerken, … en oplevering?• Meer (relatieve) zekerheid dat het niet misloopt?• Een helpende hand?

Efficiënte besteding van middelen• Waarom is deze aankoop nodig voor de dienst?

• Is er al zo een <licentie, product, …> aanwezig elders binnen onze dienst / ons agentschap / de Vlaamse overheid? (m.a.w.: Is er een consulteerbaar en betrouwbaar inventaris?)

• Halen we het bij de winkel hier tegenover, bestellen we het op de eerste de beste website, vragen we onze huisleverancier of hij ons dat ook kan leveren, is er al een raamcontract voor, … ?(OF: Wanneer starten we een overheidsopdracht?)

• Wie is bevoegd voor beslissingen over dergelijke bedragen? (delegaties/budgethouderschap) En is deze persoon ook overtuigd van de noodzaak van deze aankoop?

Marktverkenning… mag dat?• Toegelaten, voor zover dit niet tot een verhindering of een

vertekening van de mededinging leidt (art. 5 KB Plaatsing)• Interessant om bv.:

– keuze te maken uit verschillende technische oplossingen Varianten

– technische specificaties te beschrijven– deelnemers voor onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te

kiezen• Opgelet: mag er niet toe leiden dat een welbepaalde

marktspeler geprefereerd wordt, opdrachtdocumenten moeten neutraal blijven

Opdrachtdocumenten• Specificaties overnemen van een voorbeeld of voorgaande

opdracht is makkelijk maar is het wel open genoeg om concurrentie toe te laten?

• Geen welbepaalde marktspeler of een product bevoordelen, o.m. door:– kwalitatieve selectiecriteria– technische voorschriften– facturering en betaling (bv. cloud, nutsvoorzieningen)– bepaalde informatie niet vrijgeven (bv. preadvies)

Marktafbakening• Een bredere markt aanspreken of in zee (moeten) gaan met

de huisleverancier of ‘specialist’?

• Bij te grote contracten gaat het schaalvoordeel soms verloren door de benodigde structuur om alles te coördineren en te garanderen (vb.: ICT-outsourcing)

• Bestaat de markt uit grote spelers? KMO’s? Voornamelijk buitenlandse bedrijven?

Beoordeling• Geheimhouding

• Contact met inschrijvers

• Gelijke behandeling van gebreken aan offertes

• Puntentoekenning of jurybeoordeling

• Belangenvermenging?Schijnprocedure (dringend, voorkeur, al grondige wijzigingen, …)?

• Onderhandelingen (Fyra!)

Hoe leest een gunningsverslag?• Beoordeling van de offertes, stap voor stap:

– Belangenvermenging en kwalitatieve selectiecriteria– Formele en materiële regelmatigheid

• Bij aanbesteding: prijsonderzoek, technische conformiteit etc. van belang

– Beoordeling op basis van gunningscriteria: niet zomaar loze beweringen of copy-paste uit offerte maar wel onderbouwde en correcte beslissingen, weergave van de redenen waarom een offerte goed of minder goed gequoteerd wordt

– Verloop onderhandelingen (indien van toepassing)– Uitsluitingsgevallen: nazicht best gerangschikte inschrijver(s)– Voorstel tot beslissing

• Gunningsbeslissing: goedkeuring van de beslissing door bevoegde instantie(s)

Feedback

• Verplicht: schriftelijke informatie aan kandidaten of inschrijvers

• Nuttig om verder contact op te nemen, bv.:– exit-gesprek na onderhandelingen– vragenlijst om feedback te krijgen over de

opdrachtdocumenten• Was het bestek voldoende duidelijk?• Was de opdracht toegankelijk? (selectiecriteria, technische

voorschriften)• Kon u zich voldoende onderscheiden? (gunningscriteria)

Voor goede overheidsopdrachten• Vlotte procedures (incl. voor dringende dossiers)

• Voldoende aandacht voor functiescheiding, motivering en toezicht

• In de praktijk gebracht door bekwame en ondersteunde mensen (met vorming en drietrapssysteem)

• Opgevolgd aan de hand van een goed contractmanagementsysteem

Contractmanagement• Belangrijk om– Zicht te hebben op al je bestellingen.– Steeds te weten wat er nog komende is.– Vragen niet onbeantwoord te moeten laten omdat je in je

slordige dossier het antwoord niet (meer) vindt.– Te voldoen aan de beslissing van de Vlaamse Regering

• Met 1 goed samengesteld dossier (eventueel digitaal gearchiveerd met respect voor de ondertekeningen) kom je al héél ver !!!

• Voor grotere dossiers is er ook e-Delta, e-awarding, …

Wijzigingen, meerwerken, …• Wat zijn / wanneer kunnen – wijzigingen ?– noodzakelijke meerwerken ?– refracties ?– minwerken ?– heronderhandeling van prijzen en/of doorlooptijden ?– aanvullende opdrachten ?– herhalingsopdrachten ?– schadevergoedingen ?

• Wie moet hier toestemming voor geven (inhoudelijk en financieel)?

Wijzigingen, meerwerken, …• Geen wezenlijke wijzigingen (Pressetext-arrest)

– geen nieuwe voorwaarden invoeren die, hadden ze deel uitgemaakt van de oorspronkelijke opdracht, zouden hebben geleid tot de toelating van andere inschrijvers of de keuze van een andere offerte dan de oorspronkelijke

– opdracht niet in belangrijke mate uitbreiden tot prestaties die oorspronkelijk niet waren opgenomen

– economisch voordeel niet wijzigen in voordeel van opdrachtnemer op wijze die door voorwaarden van oorspronkelijke opdracht niet was bedoeld

• Geen verregaande toegevingen doen aan opdrachtnemer• Wettelijke basis (bv. schadevergoeding, herhalingsopdracht)• Zorg voor een geschreven neerslag (verslagen van

vergaderingen, bijakte, dading, proces-verbaal)• Hou een zekere afstand met opdrachtnemer

Oplevering• Orafin-ontvangstregistratie

• Hoe herinner ik me wanneer ik het nazicht moet doen voorafgaandelijk aan of volgend op de opleveringen ?

• Termijnen voor oplevering

• Betaaltermijnen

Detectie van onregelmatigheden• Analyseren van grote hoeveelheden gegevens aan de hand

van moderne monitoringmechanismen

• Doel: ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen aan de oppervlakte brengen

• Verder onderzoek moet uitwijzen of afwijkingen kunnen worden verklaard of er sprake is van malversaties.

Detectie van onregelmatigheden• Toegepast op overheidsopdrachten:

– Leveranciers met een opvallend hoog marktaandeel (% van bedrag én % van aantal)

– Leveranciers met opvallend veel meerwerken, wijzigingen, …

– Opvallend korte tijd tussen publicatie/uitnodiging en opening

– Patroon in de indieningsprijzen en/of in de indieningen (visueel of berekend)

– …

Detectie van onregelmatigheden• Geselecteerde dossiers bijkomend nakijken

Niet enkel m.b.t. het papieren dossier van de gunning maar ook m.b.t. de uitvoering

• Selecties die snel kunnen worden verklaard

• Dossiermatige vaststellingen

• Vaststellingen die kunnen helpen het proces / de werking te verbeteren

Leidraden• Draaiboek onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

(OPZB) binnen DBZ• Alle stappen van voorbereiding tot oplevering• Inclusief:– financiële processen– tweemaal nazicht door afdeling Overheidsopdrachten

(ontwerpbestek en gunningsverslag)• Verplichte indiening van offertes via e-tendering• Bijhorende modellen

Leidraden• Gunningsdraaiboek afdeling overheidsopdrachten

(http://www.bestuurszaken.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/instrumenten/handleidingen/gundraaiboek_20130701.pdf)

• E-draaiboek afdeling overheidsopdrachten

• Handleiding overheidsopdrachten publicprocurement.be(http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/beep%20algemeen/handleiding%20overheidsopdrachten2)

Vragen en antwoorden

?

Agenda (Mogen we ons laten verleiden tot …)

• Impulsaankopen?• Uitgebreid kennis maken met aanbieders?• Vertrouwde huisleveranciers?• Gerichte besteksvoorwaarden?• Snel komaf maken met het gunningsverslag?• Zicht houden op al die contracten?• Wijzigingen, meerwerken, … en oplevering?• Meer (relatieve) zekerheid dat het niet misloopt?• Een helpende hand?

Bedankt

enveel succes!