Mett sociaal intranet inclusief case gemeente putten

Sociaal intranetwerkt Mett

Mett is een sociaal intranet/extranet

NEDERLAND WERKT SAMEN METT

Op de planning

ü Hoe wij ontwikkelen

ü Hoe wij adviseren

ü Functionaliteiten

ü Case Gemeente Putten

ü Demo platform drie.mett.nl

ü Praktische stappen


HOE WIJ ONTWIKKELEN


Ontwikkelfilosofie MettHoe kunnen wij slim en efficient ontwikkelen?

ü Generieke kern als basis voor 250 platformen (historische ervaring van meer dan 500 platformen)

ü Gebruik van dezelfde functionaliteiten

ü Doorontwikkeling komt voor iedere klant beschikbaar, wekelijkse updates

ü Komend jaar een investering van 3500 uur, voor zowel eigen als klant wensen

ü Roadmap in samenwerking met klanten en gebruikers» Co-funding modules» Gezamenlijk ontwikkelen


HOE WIJ ADVISEREN


AdviesdienstenWerken aan een succesvol sociaal intranet

ü Goed en snel starten» Strategisch advies» Intranet klaarzetten» Platformsessie» Beheerderstraining» (Webrichtlijnen programma)

ü Intranet implementeren» Implementatiestrategie» Implementatie met en via key-

users

ü Mett blijft aangehaakt» APK sessie’s: advies, strategie en

statistieken» Support en ondersteuning


FUNCTIONALITEITEN


Functionaliteit en structuurEen veelzijdig product

Mett bestaat uit veel functionaliteiten die allemaal ingezet kunnen worden, onder andere:

ü Standaardpagina (teksten, afbeeldingen) ü Nieuwsberichtenü Agendaü Documentenü Smoelenboek/profielenü Fotoboekü FAQü Discussieforumü Groepenü Kaarten (GoogleMaps en Open Street Maps)ü E-participatie / cocreatieü Mailings en notificatiesü Registraties (aanmeldingen) instellenü Zeer uitgebreide widgets, overal in te zetten


ActueelSnel nieuwsberichten plaatsen

ü Berichten toevoegenmet foto

ü Standaard mogelijk om te reageren en te liken

ü Gebruik maken van tagging

ü Bepaal als beheerderwie mag toevoegen


Documenten plaatsenDocumenten in mappen

ü Tagging

ü Toelichting per map

ü Auteur/datum tonen of juistverbergen

ü Onbeperkt aantaldocumenten toevoegen

ü Direct documenten bekijken

ü Nieuwe versies toevoegen

ü Reageren op documenten


Gebruik maken van widgetsMakkelijk content inladen van andere pagina’s

ü Toon content in blokken, d.mv. slider of statisch

ü Toon collega’s, verjaardagen, reacties, laatste documenten et.

ü Toon Tweets op basis van gebruikersnaam/hashtag


Reageren op bijdragenDe minimale vorm van interactie

ü Op elk idee is reactie mogelijk

ü Reacties likenü Anderen

betrekken via een “mention”

ü Beheerders kunnen redigeren/modereren/updates ontvangen


Toegang tot een smoelenboekZorg voor het community-gevoel

ü Informatie profielen zelf updaten

ü Contact opnemen

ü Privacy zelf bepalen


Verder samenwerken in groepenEen goede follow-up van co-creatie

ü Werk verder samen in groepen

ü Open, besloten of geheim (…)

ü Groepsbeheerder bepaalt


Lopende projecten tonenEen overzicht met alle projecten

ü Overzicht met projecten

ü Mogelijkheid tot stemmen, reageren, waarderen

ü Zoeken en sorteren

ü Gebruik van de kaart optioneel


Authorisaties en rechtenWie mag wat doen? En heb je nog het overzicht hierbij?

ü Personen » Eigen profiel» Privacy instellingen» Notificatie instellingen

ü Rollen en rechten per pagina» Kijken» Toevoegen» Wijzigen» Verwijderen» Reageren» Stemmen (alleen bij e-participatie)» Waarderen ( “ )

ü Overige rollen» Voor versturen van nieuwsbrieven» Voor opgeven voor evenementen


EngagementWat biedt Mett op productniveau?

ü Notificaties» Zelf instellen» Top down notificaties instellen per

gebruiker of rol ü Overal kunnen reagerenü Mention anderenü Timelineü Zelf groepen starten en mensen

uitnodigen voor groepenü Usability (responsive)ü Mailing moduleü Pagina’s en documenten

doorsturen


Uitgebreide instellingenWat kun je allemaal instellen?

ü Algemene instellingen» Bijvoorbeeld

wachtwoordbeleid, uiterlijk, prullenbak functie en zoeken

ü Profiel instellingen» Bijvoorbeeld privacy- en

accountinstellingen

ü Deel opties» Delen via facebook, twitter en

andere diensten aan of uit zetten

ü Module instellingen» Globale instellingen per module


CASE GEMEENTE PUTTENIn eenvoudige stappen van een statisch naar een sociaal intranet


CASE GEMEENTE PUTTENIn eenvoudige stappen van een statisch naar een dynamisch sociaal intranet

Sinds maart 2015 gebruikt de Gemeente Putten Mett als social intranet. En dat is even wennen. De introductie van een social intranet maakt nieuwe organisatie-en communicatieprocessen mogelijk en de gebruikers gaan op een nieuwe manier samenwerken. Gebruikers kunnen nu actief deelnemen aan het intranet. Maar hoe introduceer je zo’n social intranet binnen een organisatie als een gemeente?

Erica van de Veen, communicatiemedewerker bij de Gemeente Putten vertelt in deze case hoe de implementatie van Mett als social intranet binnen de gemeente is verlopen.


FOCUS LIGT OP DE GEBRUIKERErica van Veen vertelt

“Binnen de Gemeente Putten hebben we een flinke verandering meegemaakt. We zijn van een intranet, waar hoofdzakelijk de afdeling communicatie nieuwsberichten en documenten op plaatste, naar een sociaal intranet gegaan, waar gebruikers content op kunnen plaatsen en de interactie met elkaar aan kunnen gaan. Natuurlijk delen wij vanuit de afdeling communicatie nog steeds nieuwsberichten, maar de focus ligt op de gebruiker.

”



“De focus ligt op personalisatie en interactie. Medewerkers delen zelf informatie door informatie te delen op de kenniskaart, door berichten te plaatsen, documenten te delen, te reageren op elkaar, werkgroepen aan te maken, projecten te starten en vragen aan elkaar te stellen. De medewerker staat centraal en kan online samenwerking zelf eenvoudig initiëren.

”



“Inmiddels maken 190 personen gebruik van het social intranet en zijn zij onderverdeeld over 21 rollen. Dit zijn de groepen waaraan bepaalde rechten zijn toebedeeld. Denk aan de medewerkers, het secretariaat, externe partijen, afdelingen en projectteams. Op deze manier ziet iedere medewerker alleen de pagina’s en documenten op het social intranet waar hij of zij de rechten voor heeft en die relevant zijn. Dit maakt ons social intranet veilig en persoonlijk.

”


ALLE BEGIN IS MOEILIJKErica van Veen vertelt

In het begin moesten de medewerkers wennen aan het sociale intranet, maar dat is logisch. Alle begin is moeilijk, het is belangrijk om dat in te zien en gebruikers goed te helpen. Verandering is altijd lastig. Om gebruikers te helpen bij de start hebben we presentaties gegeven, handleidingen geschreven, persoonlijke uitleg gegeven en samen met medewerkers informatie geplaatst.

Inmiddels krijgen wij leuke reacties van onze medewerkers.ü “Informatie delen met anderen en externen is veel

gemakkelijker geworden.”ü “Het intranet is toegankelijker en persoonlijker

geworden.”ü “Ik kan makkelijk zelf berichten en documenten

plaatsen.”ü “Het social intranet werkt ook goed op de iPad.”ü “Nu staat alle informatie op 1 platform.”ü “Ik stuur minder e-mails doordat de communicatie op

het intranet plaatsvindt.”


DE VOLGENDE STAPPENErica van Veen vertelt

“De komende periode zullen we de afdelingen langsgaan om meer draagvlak te creërenen uitleg te geven over de mogelijkheden die het social intranet ons nog meer tebieden heeft.

We gaan uitleg geven over de persoonlijke mappen die we voor medewerkers gaanaanmaken. Een aantal medewerkers hebben de behoefte om hun documenten voorbijvoorbeeld een vergadering via het intranet te raadplegen en dus niet meer via de e-mail of op een andere manier. In het verleden gebruikte wij hiervoor een ander middel.

Ook de vraagmodule zullen we op een andere manier gaan inrichten waardoor ervragen aan de helpdesk ICT gesteld kunnen worden via het intranet. Zij worden nu veelgebeld met vragen die voor een ander ook interessant zijn. Voordeelhiervan is datandere medewerkers mee kunnen lezen en de helpdesk minder belast zal worden met telefoontjes.

“NEDERLAND WERKT SAMEN METT

VEILIGHEID


VeligheidVeiligheid staat zeer hoog in het vaandel

ü Security officer aangesteldü Wachtwoordenbeleid zelf in te

stellenü Beveiligde verbinding via SSL / https ü Autorisaties helder en overzichtelijk

om menselijke fouten te vorkomenü Privacy instellingen voor hele

platform en per gebruikerü Veiligheid op onze servers streng

bewaakt. O.a. dubbele redundant firewall.

ü Veiligheid binnen METT als bedrijf middels protocollen. Doel is eind 2016 behalen van ISO certificering


Mett sociaal intranet inclusief case gemeente putten

Social Media

Transcript of Mett sociaal intranet inclusief case gemeente putten