Office 365Klantreferentie

Veldhoen + Company ervaart dat het samenwerken veel gemakkelijker, effectiever en efficiënter verloopt met Office 365

OverzichtLand: NederlandBranche: Adviesbureau

KlantprofielVeldhoen + Company stelt haar unieke expertise op het gebied van het Nieuwe Werken graag ter beschikking van haar klanten, met wie ze samen vorm geeft aan gewenste organisatieveranderingen.

SituatieHet bedrijf baseerde haar eigen ICT aanvankelijk op Apple. Om drie belangrijke redenen zocht Veldhoen + Company iets beters.

OplossingBegin dit jaar kwam Microsoft Office 365 in beeld. Veldhoen + Company startte meteen een pilot.

Voordelen minimaal beheer past binnen budget geen onverwachte onkosten online én offline werken agenda's en documenten delen online meetings soepeler workflows effectiever resultaat richting klant

"Wij zijn gewend om te werken waar we zijn en waar we willen. Een goed ingerichte ICT-omgeving maakt dat mogelijk."

Louis Lhoest, partner bij Veldhoen + Company

Veldhoen + Company is de 'grondlegger' van het Nieuwe Werken en werkt al 12 jaar digitaal. Hoewel de voorkeur altijd al uitging naar de mogelijkheden die Microsoft op het gebied van samenwerken en informatie delen biedt, werd de eigen ICT gebaseerd op Apple. Redenen daarvoor waren onder meer budget en beheer. Met de komst van Microsoft Office 365 zijn die bezwaren van de baan en kan Veldhoen + Company nu eindelijk profiteren van de voordelen die het bedrijf zo lang moest missen.

SituatieVeldhoen + Company vestigde haar reputatie met indrukwekkende projecten, onder meer bij Rabobank, Macquarie, PGGM, stad 's-Hertogenbosch, Interpolis, DELA, diverse gemeentes en andere overheidsinstellingen. Ook Microsoft behoort tot de klantenkring. Zo is Veldhoen + Company nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van het Nieuwe Werken in het kantoorpand, dat Microsoft in 2008 betrok. In diezelfde tijd reorganiseerde Veldhoen + Company ook haar eigen ICT. Louis Lhoest, partner bij Veldhoen + Company: "We hebben uitgebreid gekeken naar producten als Microsoft Communicator en SharePoint. Die producten en ook Microsoft's visie op de 'New World of Work' passen goed bij onze organisatie. Echter, de vereiste investeringen in hardware, de licenties en vooral het opzetten van een ICT-organisatie brachten zoveel kosten en werk met zich mee, dat we toen een ander pad zijn ingeslagen.

We besloten onze ICT te vereenvoudigen en de individuele creativiteit van onze medewerkers vorm te geven door aan de voorkant Apple laptops in te zetten en ons document management in een Apple-omgeving in te richten. Een zoekmachine stelde ons in staat om daar de informatie te vinden, zowel offline als online."

Verder maakte Veldhoen + Company gebruik van de communicatiefaciliteiten die standaard in de apparaten beschikbaar waren. Na verloop van tijd botste Veldhoen + Company echter tegen de beperkingen van haar ICT-omgeving aan: "Een sterk punt van Apple is de gebruiksvriendelijkheid, de ondersteuning van het individu, de consument. Op het gebied van zakelijk

samenwerken en het samen delen van informatie zijn de prestaties aanzienlijk minder. Er worden wel stapjes gemaakt om daar verbetering in te brengen, maar dat schiet niet echt op. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om snel toegang te krijgen tot de agenda van een collega. Dat maakt het plannen van afspraken moeilijk. Ook merkten we dat afspraken soms wel, maar vaak ook niet in de agenda terecht kwamen, vooral als die via niet-Apple systemen werden gemaakt. Kortom, wat we hadden voldeed niet aan de verwachtingen en dat leidde tot ongemak."

OplossingNog steeds voelde Veldhoen + Company zich sterk aangetrokken tot de visie en ideeën van Microsoft ten aanzien van het Nieuwe Werken. "De integrale mogelijk-heden voor samenwerking en de wijze waarop het Microsoft-platform het samenwerken faciliteert, sluiten nauw aan bij onze ideeën. Dat je bijvoorbeeld meteen ziet of iemand beschikbaar is. En met één klik chat-contact kunt maken of even kunt bellen. En dat je bij deelname aan een meeting meteen alle juiste documenten bij de hand hebt. Maar nog steeds keken we op tegen de kosten en vooral het beheer. Want hoe krijg je het bijvoorbeeld voor elkaar, om zowel offline als online je agenda te raadplegen en aan documenten te werken? Dat soort beheerzaken moet je uitzoeken en ICT-beheer behoort nu eenmaal niet tot onze kernactiviteiten."

Het offline kunnen werken is voor Veldhoen + Company een belangrijke eis. "Heel vaak zitten onze medewerkers bij een klant, die geen wi-fi heeft of die zijn internetverbinding dermate heeft beveiligd, dat toegang vrijwel onmogelijk is."

37

“De Apple-omgeving die we hadden voldeed

niet aan de verwachtingen."Louis Lhoest, partner bij Veldhoen + Company

Op zoek naar alternatieven onderzocht Veldhoen + Company de cloudoplossing van Google. "Op het gebied van documentbeheer is deze oplossing te beperkt; zodra je documenten projectmatig probeert toe te passen en te delen zie je de 'hick-up's'. Je kunt wel documenten delen, maar niet integraal binnen de applicaties. Ook als je offline wilt werken, moet je als gebruiker buiten de applicaties om van alles regelen. De intuïtiviteit is dan weg en daarmee werp je een drempel op, die voor veel gebruikers te hoog is." De situatie werd nijpend. "Vooral de kwestie van de afspraken, die soms wel en soms niet in de Apple agenda werden verwerkt. Ook het beheer van de mailserver werd ons teveel. Bovendien kregen we te maken met 'performance' problemen. Veldhoen + Company heeft namelijk ook een vestiging in Australië, die gebruik maakt van het Document Management in Nederland. De netwerkverbinding van de Apple servers via Nederland is traag. Een oplossing zou zijn om ook in Australië servers neer te zetten, maar dat zou betekenen dat je twee systemen moet onderhouden, terwijl we juist mínder beheer willen."

Begin dit jaar kwam Microsoft Office 365 in beeld. Veldhoen + Company startte meteen een pilot…

VoordelenDe pilot is net afgerond. Louis Lhoest vertelt over zijn ervaringen en hoe de cloud binnen Veldhoen + Company ingezet gaat worden: "Office 365 biedt precies de functionaliteiten, die we al heel lang wilden en die nu – zowel qua budget als beheer – binnen ons bereik zijn gekomen. Door alle data in de cloud van Office 365 te zetten kunnen onze

gebruikers er op elk moment en op elke plek mee werken. Ze kiezen zelf hoe ze dat doen. Zo kunnen ze hun e-mail, agenda en takenlijst raadplegen via de browser, maar ook met de op hun machine geïnstalleerde versie van Outlook. En ze kunnen documenten openen, zowel met de lokale versie van Word of Excel, als met de browser versie. In Nederland, maar ook in Australië. Zowel met hun iBook, iPad, iPhone, als met een Windows-computer of een ander apparaat."

Ook de offline problematiek is met Office 365 opgelost. "Omdat op de laptops ook de client-versies van Office zijn geïnstalleerd en gegevens zoals mail en agenda op de laptop automatisch gesynchroniseerd worden met de data in de cloud van Office 365, kunnen onze mensen ook werken op plaatsen, waar geen internetverbinding beschikbaar is."

Over de compatibiliteit met Apple-apparaten zegt Louis Lhoest: "In de basis zien we geen beperkingen. De connectie tussen applicaties als Word en Outlook ziet er goed uit. Ik merk wel dat Outlook op Apple iets minder functionaliteit heeft dan onder Outlook in een Windows omgeving, met name bij Taken."

De backoffice wordt met Office 365 een stuk eenvoudiger, iets wat Veldhoen + Company erg aanspreekt: "Voor projecten en Document Management overwegen we om in de toekomst SharePoint in te zetten, voor communicatie gebruiken we Lync, allebei standaardonderdelen van Office 365. Het beheer wordt verzorgd door Microsoft. Voor het beheer en het gebruik betalen we een vast licentiebedrag per gebruiker per maand. Daarmee is de operationele last heel inzichtelijk en weet je budgettair precies waar je aan toe bent.

47

“Microsoft's visie op het

'samenwerken' paste altijd al goed bij onze

organisatie, maar de kosten voor

hardware, software en

beheer stonden uitrol in de weg. “

Louis Lhoest, partner bij Veldhoen + Company

Onverwachte uitgaven als gevolg van technische storingen, updates of zaken die kapot gaan behoren tot het verleden."

Enthousiast wordt Louis Lhoest als hij over de vele gebruiksmogelijkheden van Office 365 begint: "Via een Outlook-bericht nodig je mensen heel gemakkelijk uit voor een online-projectmeeting; iedere deelnemer bevestigt zijn deelname door op het bericht te klikken en als het eenmaal zover is dat de meeting begint, klikken ze weer op datzelfde bericht. Direct daarna zitten ze in de projectmeeting, compleet met alle documenten die bij het project horen. Die documenten kunnen ze online delen, dingen aanwijzen, veranderen enzovoort. Met Office 365 wordt samenwerken makkelijker, effectiever en efficiënter hetgeen direct bijdraagt aan resultaat voor onze klanten.De samenhang tussen Lync, de Outlook Agenda en Taken en de andere applicaties is zó intuïtief, dat workflows veel soepeler lopen. Zo hoeven manager en secretaresse elkaar bijvoorbeeld niet meer te bellen om te vragen of iets al gedaan is."

Louis Lhoest stelt dat niet alleen zijn eigen organisatie, maar bijvoorbeeld ook klanten van Veldhoen + Company veel profijt hebben van een moderne ICT-omgeving: "Zoals elke organisatie willen ook wij in de toekomst succesvol zijn, daar speelt technologie een belangrijke rol in. Wij zijn jaren geleden overgestapt van een papier gebaseerde workflow naar een digitale workflow, en dat kon omdat de technologie dat mogelijk maakte. De huidige technologie van Office 365 gaat nóg een stap verder, met name op het gebied van beter samenwerken. Immers, door informatie onder te brengen in de cloud van Office

365 is alle informatie eenduidig beschikbaar voor alle betrokkenen, ongeacht het apparaat dat zij gebruiken."

ToekomstLouis Lhoest voorziet dat de Office 365 omgeving op termijn steeds breder ingezet zal worden. "Samenwerken doe je vandaag de dag met iedereen, niet alleen binnen je organisatie maar ook daarbuiten. Digitale samenwerking met partners en klanten is bijvoorbeeld belangrijk voor de verdere ontwikkeling van organisaties en mensen. Maar dat is niet eenvoudig. Vooral bij grote organisaties hebben we ervaren dat de beveiliging een goede samenwerking afremt. Beveiliging is natuurlijk noodzakelijk, maar het mag niet zo zijn dat daardoor samenwerking belemmerd wordt. Ik heb begrepen dat Microsoft speciale federatie-functionaliteiten biedt, waarmee het voor bedrijven mogelijk wordt om data in de cloud op een veilige manier voor elkaar open te stellen. Die functionaliteit gaan we zeker onderzoeken."

Tot slot merkt hij op: "Office 365 maakt een einde aan de continue stroom van nieuwe softwareversies. Voor heel veel kleine organisaties zoals de onze was dat een probleem. Je hebt versie X.1 nog maar net in gebruik of versie X.2 komt er al weer aan. En erger nog: zolang je versie X.X niet geïnstalleerd hebt, kun je programma A, B en C niet gebruiken. Voor organisaties zonder een eigen ICT-beheerafdeling is dat niet bij te benen. Volgens mij is dat ook de reden dat er nu nog steeds bedrijven zijn die met Windows XP en Office XP werken. Office 365 kan dat doorbreken, omdat het in de cloud draait en je dus altijd en automatisch – zonder beheerinspanning – met de nieuwste versie werkt."

57

“Office 365 biedt precies de

functionaliteiten, die we al heel lang wilden en die nu

- zowel qua budget als

qua beheer - binnen ons bereik

zijn gekomen. “

Louis Lhoest, partner bij Veldhoen + Company

67

Office 365 Office 365 is ideaal voor bedrijven die overal toegang willen hebben tot e-mail, bekende Office-programma's, webvergaderingen en bestandsdeling. Voor een klein bedrag per gebruiker per maand hebt u vrijwel overal toegang tot uw e-mail en documenten, maar u kunt ook online Office-documenten maken, opslaan en bewerken met online-versies van de bekende Office-software.Bestanden delen, webvergaderingen, een intranet en een website, het is allemaal inbegrepen.

77

Meer informatie

Microsoftwww.microsoft.nl

Veldhoen + Company www.veldhoenandcompany.com

Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst.

Eerste publicatie: november 2012

Software & Services

Microsoft Office 365