Vanbreda International heeft meer dan 50 jaar

ervaring in het ontwerpen, implementeren en

beheren van grensoverschrijdende medische

verzekeringen. Daarnaast stelt de organisatie sociale

zekerheidsplannen op voor internationale organisaties

en hun werknemers. Sinds eind augustus 2010

behoort Vanbreda International tot de Amerikaanse

verzekeringsmaatschappij CIGNA. Op jaarbasis

verwerkt het bedrijf vier miljoen medische facturen.

Vanbreda International is actief in 192 landen en

ondersteunt 345.000 verzekerden. Het bedrijf telt

meer dan 400 medewerkers en realiseert een omzet

van 60 miljoen euro. Vanbreda Risk & Benefits is

de grootste onafhankelijke verzekeringsmakelaar

en –consultant van België. Het bedrijf telt 400

medewerkers en realiseert een omzet van ruim

52 miljoen euro. Als verzekeringsmakelaar

heeft het bedrijf zich gespecialiseerd en is actief

in drie domeinen; patrimonium, personeel en

aansprakelijkheid. De verzekeraar bedient grote en

middelgrote ondernemingen en overheidsbedrijven.

OndersteuningDe systemen van beide bedrijven zijn ontwikkeld

op basis van de specifieke activiteiten. Voor de

ondersteuning van de financiële en boekhoudkundige

administratie hadden ze in het verleden een intern

ontwikkelde oplossing in gebruik. “Met die software

ondersteunden we de subgrootboeken en voor het

grootboek hadden we een klein boekhoudpakket

in gebruik”, vertelt Bruno Demonie, Deputy Director

Finance & Accounting bij Vanbreda International.

“Door de jaren heen zijn echter nieuwe behoeften

ontstaan waar deze toepassingen niet onmiddellijk

Unit4 Business World

In business for people.

REFERENTVERHAAL

Met Unit4 Business World ‘gepast reageren op veranderingen in de markt’Financiële afdeling kan de rapportages zelf aanpassen, zonder tussenkomst van ICT

De verzekeringsbranche is voortdurend in beweging. Zowel de behoeften van klanten als het wettelijke kader evolueren snel. Om die veranderingen vlot en efficiënt te kunnen ondersteunen, hebben Vanbreda International en Vanbreda Risk & Benefits de ERP-oplossing Business World van Unit4 in gebruik genomen. Na de overname door CIGNA heeft de financiële afdeling van Vanbreda International de oplossing zelfstandig kunnen aanpassen aan de nieuwe rapportage behoeftes, hulp van IT was niet eens nodig.

aan konden voldoen. Tegelijkertijd wilden we een

oplossing die ons zou toestaan makkelijker te kunnen

voldoen aan alle nieuwe wettelijke vereisten.”

Vanbreda International stelde een nauwkeurige

omschrijving op van de functionaliteit die de nieuwe

oplossing moest bieden. Het bedrijf heeft samen met

verschillende leveranciers onder zocht wat er allemaal

mogelijk was. Na het bezoeken van Unit4-klanten was

het voor Vanbreda International duidelijk dat het ERP-

pakket Business World de best passende oplossing

zou bieden. Behalve de functionele mogelijkheden

van het pakket, speelden andere factoren een rol bij

de selectie, zoals het feit dat Unit4 de software zelf

implementeert. Ook de nabijheid van het kantoor in

Antwerpen was voor Vanbreda een pluspunt. Bruno

Demonie: “Alles bij elkaar opgeteld kon Unit4 een

heel pragmatische aanpak bieden.”

Onder de indrukNadat Vanbreda International de keuze voor Unit4 had

gemaakt, stapte ook Vanbreda Risk & Benefits mee

in het verhaal. “Wij ge bruikten het oude financiële

pakket enkel voor het grootboek”, zegt Jan Desmet,

Director Finance & Accounting bij Vanbreda Risk &

Benefits. “Voor het subgrootboek was er een zelf

ontworpen applicatie in gebruik. We hadden het

selectieproces van Vanbreda International gevolgd

en waren onder de indruk van wat Unit4 voor hen in

petto had.” In de zomer van 2010 nam het Amerikaanse

CIGNA de activiteiten van Vanbreda International over.

Omdat Vanbreda International en Vanbreda Risk &

Benefitstijdens het ERPselectieproject eind 2006-begin

2007 nog tot dezelfde groep behoorden, volgde de

logische beslissing om ook Vanbreda Risk & Benefits

naar Unit4 te migreren. Door de verschillen in de

behoeften van beide bedrijven, werd er gekozen voor

twee aparte implementaties op één technisch platform.

TempoDe implementaties vonden in een strak tempo plaats:

zes maanden bij Vanbreda International om live te

gaan op 1 januari 2008. Vanbreda Risk & Benefits

had een implementatietijd van vier maanden en

heeft Business World per 1 januari 2009 in gebruik

genomen. Dankzij een grondige voorbereiding en

een gedetailleerde planning bleek het ambitieuze

implementatieplan gelukkig ook haalbaar. Bij het

project ging een gemengd team aan de slag, met

behalve consultants van Unit4 ook medewerkers

van Vanbreda: zowel IT’ers als medewerkers van de

afdeling Finance & Accounting. Naast de technische

uitvoering van het project, lag een grote nadruk op

kennisoverdracht. “Die aanpak heeft duidelijk zijn

vruchten afgeworpen”, zegt Bruno Demonie.

Aanpassen “Toen CIGNA ons overnam, hebben we onze

rapportering aan de nieuwe bedrijfsomgeving moeten

aanpassen. Dat is iets wat we binnen de afdeling

Finance & Accounting heel vlot zelf hebben kunnen

uitvoeren. Tussenkomst van de IT-afdeling was daarbij

niet eens nodig.” Het is een voorbeeld dat goed

aangeeft op welke manier de ERP-oplossing van

Unit4 dienst doet als een echt gebruiksinstrument

voor onze bedrijfsvoering. Bruno Demonie: “CIGNA

gebruikt trouwens Oracle voor hun grootboek. Het is

geen probleem om vanuit Business World de nieuwe

rapporten meteen in het juiste formaat aan te leveren.”

Flexibele beleidsondersteuningMet het ERP-project streefde Vanbreda in de eerste

plaats een meer wendbare financiële afdeling na. Het

ging dan ook veel meer om een businessproject dan

om een pure IT-implementatie. Vandaar onder andere

het belang van de functioneel rijkere en flexibelere

rapporteringsmogelijkheden. “Vroeger zaten we vast

in een vrij stugge mainframeomgeving”, vindt Jan

Desmet. “Unit4 biedt meer flexibiliteit. Uiteraard werd

er in de oude situatie ook correct gerapporteerd.

Alleen was het vaak vrij ingewikkeld om de cijfers uit

het mainframe tevoorschijn te halen.” Binnen Business

World zijn die cijfers sneller beschikbaar. Jan Desmet:

“We kunnen ook veel meer zelf. Voor een wijziging in

de rapportering moesten we vroeger de programmeurs

van onze IT-afdeling inschakelen. Vandaag zijn de

doorlooptijden veel korter omdat onze key-users zowat

alle wijzigingen in het systeem zelf kunnen uitvoeren.”

DimensioneringNaast de rapportering zijn er voor Vanbreda nog heel

wat andere voordelen verbonden aan het gebruik van

Business World. “De onbegrensde dimensionering is

voor ons belangrijk”, zegt Luk van Elsacker, Deputy

Director Finance & Accounting bij Vanbreda Risk &

Benefits. “Dat is heel handig wanneer je - zoals bij

ons het geval is - kostenplaatsen wilt toewijzen en

daarbij rekening moet houden met uiteenlopende

BTW-codes.” Verder heeft Vanbreda ook de koppeling

vanuit het systeem naar de managementrapportering

geautomatiseerd, vindt er controle plaats op de data

die in het grootboek worden geladen en kan het

bedrijf heel snel gegevens uit het systeem halen. Luk

Van Elsacker: “Op die manier levert Business World

concrete beleidsondersteunende informatie aan. Het

gaat onder meer om de aanvoer van data waarmee we

zicht krijgen op het rendement van het bedrijf.” In de

oude omgeving was het allemaal veel minder evident

om zo snel over die actuele gegevens te beschikken.

Nu kan Vanbreda veel korter op de bal spelen, en

gepast reageren op veranderingen in de markt.

Basis voor de toekomstMinstens even belangrijk is dat het bedrijf gekozen

heeft voor een platform dat een basis biedt om op

langere termijn wendbaar te blijven. Tegelijkertijd

biedt het systeem de mogelijkheid tot nog heel

wat functionele uitbreiding. Bruno Demonie: “We

bekijken onder meer hoe we de module voor ABC

(Activity Based Costing) kunnen inzetten. Die moet

ons toestaan om inzicht te krijgen in onze rendabiliteit

op klantniveau.” Een andere functionele uitbreiding

heeft met de workflow voor de goedkeuring van

leveranciersfacturen te maken. Bruno Demonie:

“We gebruiken de webclient van het pakket al vrij

intensief. Onze commerciële medewerkers hebben

nu op afstand onder meer toegang tot de contracten

die ze voor klanten beheren.” Vanbreda International

wil de goedkeuring van facturen ook via de webclient

laten verlopen, en zo het proces efficiënter maken.

Luk Van Elsacker: “We denken daar ook over mee.

Hoewel Vanbreda Risk & Benefits en Vanbreda

International niet meer tot dezelfde groep behoren,

delen we wel nog altijd de kennis en ervaring die

we rond Unit4 hebben opgebouwd.” Als lid van de

Business World gebruikersgroep deelt Vanbreda die

kennis intussen ook met andere Belgische bedrijven.

In business for people.

unit4.com/be

Unit4 Business Software N.V. Meir 24, 2000 Antwerpen

T : +32 32 32 40 22E : unit4bs@unit4.com

Copyright © Unit4 N.V. All rights reserved. The information contained in this document

is intended for general information only, as it is summary in nature and subject to change. Any third-party brand names and/or trademarks referenced are either registered or unregistered

trademarks of their respective owners. CS171110BEn

Over Unit4Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties. Met ruim

4.200 medewerkers wereldwijd genereert Unit4 een jaarlijkse omzet van bijna 600 miljoen euro. Unit4 levert

ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden organisaties uit sectoren als zakelijke en publieke

dienstverlening, onderwijs, non-profit, vastgoed, groothandel en financiële dienstverlening werken met business

software van Unit4.

Unit4. In business for people.