Lundi du GIRCI – " Retour d’expérience d’une inspection ANSM ",

4 mars 17h00 – 18h30

Intervenants : Catherine HUE, référent qualité DRCI Angers

Mme Livonnet – Directrice des affaires médicales, recherche, innovation

Pr Pellier - Délégation à la Recherche Clinique et à l’Innovation (DRCI)

Champs des inspections ANSM

2

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

INSPECTION

3

2 types d’inspection :

- Site investigateur

- Promoteur

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

Chronologie

■ Inspection de sites investigateurs

2 études médicaments différentes

• radiopharmaceutiques

• population à risque

3 sites investigateurs

Juin, Octobre et Novembre 2017

Rapport d’inspection : constats pour les sites et le promoteur

■ Inspection du promoteur

Les deux études médicaments inspectées

Mars 2018

4

5

Annonce de l’inspection

■ Appel de la DRCI par un inspecteur de l’ANSM pour obtenir des

informations sur les projets médicaments promus par l’établissement

■ Echange par email pour préciser les dates qui conviennent aux

investigateurs et/ou au promoteur marge de manœuvre possible

■ Courrier officiel adressé aux sites investigateurs inspectés et au

promoteur (4 à 6 semaines avant la date arrêtée)

Annonce de l’inspection : L’inspection se déroule sur 2 à 5 jours, evtl +

pour les inspections de promotion

Liste de documents pour la préparation de l’inspection

• à transmettre dans les 15 jours

• sous format papier et sous format informatisé (via une plateforme sécurisée)

Documents à fournir

■ Inspection de site investigateur

6

- Les comptes rendus de monitoring

- Le rapport annuel de sécurité

Documents à fournir

■ Inspection du promoteur

7

Documents à fournir

■ Inspection du promoteur :

8

Documents à fournir

■ Inspection promoteur

3. Organisation des recherches inspectées

9

ou non à la recherche

Préparation - Inspection de site

Audit d’un des centres inspectés

Visites et ou contact avec les centres inspectés et leur DRCI

Points d’attention :

• Conformité des consentements

• Disponibilité des attestations de formation BPC/CV

• Présence d’une liste de Délégation des tâches

• Mise à jour de la documentation fournie par le promoteur

Logistique • Réservation d’une salle avec des armoires qui ferment à clé

• Mise à disposition de l’ensemble des dossiers patients

• Accès aux lieux d’archivage des documents et de stockage des UT

• Carte d’accès aux dossiers informatisés des patients

10

Préparation – Inspection promoteur

■ Suite aux constats des rapports des inspections de site

Prouver que les écarts cités dans le rapport ont été suivis d’effet

• Plan d’action de suivi d’inspection pour les études inspectées

• Prise en compte des écarts sur d’autres études en cours

Auto diagnostic

• Démarche d’amélioration des processus

• Révision de point d’organisation interne

11

Préparation – Inspection promoteur

■ Après l’annonce de l’inspection du promoteur

Etat des lieux : • Revue des dossiers des essais concernés

• Bilan du suivi des essais

• Evaluer les points forts et les points faibles plan d’action

Travail collaboratif • Direction

• Investigateurs coordonnateurs (brève présentation scientifique et contexte des projets

puis interview sur le choix des centres, la formation des personnels impliqués)

• Chef de projet, ARC, vigilant, data manager, pharmacie, Référent qualité, biostatisticien

12

Préparation – Inspection promoteur

Organisation du déroulé selon un planning prévisionnel des inspecteurs : • Préparer des supports :

- pas d’obligation mais permet d’avoir un cadre

- remis aux inspecteurs

• S’assurer de la présence de 2 personnes pour chaque entretien

• Prévoir un débriefing des équipes après chaque journée

Logistique • Réservation d’une salle avec des armoires qui ferment à clé

• Rangement sécurisé des classeurs des études

• Pas d’accès aux dossiers informatisés du promoteur

• Prévoir un accès à un photocopieur

• Ne pas prévoir de repas mais le café et l’eau sont acceptés

13

14

Inspection du promoteur

■ Thèmes abordés

Présentation de la structure

• Organigramme

• Articulations des activités

• Sélections des nouvelles recherches

• Qualification et formation des personnels impliqués

Système documentaire et Audit

Gestion de la recherche

• Circuit de production, de validation et de distribution des documents

essentiels,

• Gestion des obligations légales et réglementaires

Monitoring

• Plan de monitoring

• Circuit et validation des rapports de monitoring

• Gestion des déviations / non conformités

15

Inspection du promoteur

■ Thèmes

Comité de surveillance

• Evaluation de la composition

• Gestion des réunions

Système de vigilance des essais

• Qualification et formation du personnel

• Gestion des données de vigilance

Le data management

• Validation et gestion des eCRF,

• Saisie et contrôle des données

• Vérification et traitement des données

16

Inspection du promoteur

■ Thèmes

Analyses statistiques

Médicaments expérimentaux : documentation relative au circuit des ME

Archivage

Déroulement

■ Au cours de l’inspection

Plusieurs entrevues individuelles selon le planning prévisionnel

Ne répondre qu’à la question posée

Les inspecteurs notent tout

Plusieurs temps d’examens de la documentation par les inspecteurs seuls

■ Réunion de clôture avec tous les intervenants

Enumération des principaux constats sans criticité

Explication sur le circuit du rapport

17

Le rapport

■ Envoi du rapport au Directeur (promotion) ou à l’investigateur

principal (site) dans les 30 jours

Réponses à apporter dans les 15 jours mais possibilité de prolonger si argumenté

(vacances scolaires, fêtes de Noel, absence de l’investigateur principal du centre)

Lors d’inspection de site : Observations destinées au centre et au promoteur

Nécessité de coordonner les réponses, les délais sont courts

■ Réponse aux constats

Apporter des justifications ou preuves (les inspecteurs n’ont peut-être pas tout vu)

Proposer des mesures correctives et préventives réalisables

■ Obtention du rapport final avec retrait ou maintien des constats dans

les 30 jours ou …

18

Gestion des suites

19

DPS : Décision de Police Sanitaire

NCR : Non Compliance Report : uniquement pour les sites de productions

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

Points d’attention – Inspections

promoteurs institutionnels

20

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

Plan d’action pour le promoteur

■ Amélioration de la traçabilité de l’évaluation des centres

Faisabilité des centres :

• Proposition par l’investigateur coordonnateur

• Avis ou validation par le promoteur après réalisation de la faisabilité

Vérification des CVs (datés et signés de façon manuscrite)

• Personnels DRCI

• Equipe d’investigation

Vérification des formations BPC

• Mise à jour régulière pour les personnels de la DRCI

• Vérification des formations BPC des équipes d’investigation

• Un plus : FORMEDEA disponible gratuitement pour les établissements du GIRCI

Liste de délégation des tâches mises à jour (responsabilité investigateur

+++)

• Délégation signée du PI pour chaque intervenant

• Respect des tâches déléguées (consentement, prescription, …)

21

Points d’attention – Inspections

promoteurs institutionnels

22

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

■ Besoin d’outils

pour le suivi de la charge de travail au sein des DRCI

pour la traçabilité de la mise en adéquation des moyens

réflexion engagée au sein du réseau qualité du GIRCI avec écho au

niveau du groupe de travail national « qualité de la promotion »

■ Les réseaux de compétences du GIRCI apportent un soutien et

permet des partages d’expérience aux secteurs à faibles effectifs :

PV, qualité.

23

Plan d’action pour le promoteur

Points d’attention – Inspections

promoteurs institutionnels

24

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

Points d’attention – Inspections

promoteurs institutionnels

25

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

■ Mise en œuvre de processus de validation indépendants du

fournisseur grâce aux réseaux du GIRCI

eVe Drug

Ennov clinical

26

Plan d’action pour le promoteur

Points d’attention – Inspections

promoteurs institutionnels

27

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

■ Mise en œuvre d’audits

Via le GIRCI pour les prestataires

Via le réseau qualité du GIRCI

• Personnels formés

• Audits d’études médicaments

• Audits de processus

28

Plan d’action pour le promoteur

Points d’attention – Inspections

promoteurs institutionnels

29

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

30

Points d’attention – Inspections

promoteurs institutionnels

Signature électronique : dite aussi signature numérique, est un processus, utilisant des mécanismes de

cryptologie, permettant de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur,

par analogie avec la signature manuscrite d'un document papier.

Diapos provenant d’une présentation de l’ANSM lors d’une réunion de la CRI – le 4 septembre 2018 aux Hospices civils de Lyon

■ MERCI !

31