Lean AcademyLean Academy

Rendre plus efficace le processus de sélection statutaire Rendre plus efficace le processus de sélection statutaire Efficiënter maken van het statutaire selectieprocesEfficiënter maken van het statutaire selectieproces

FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal OverlegFOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal OverlegSPF Emploi, travail, concertation socialeSPF Emploi, travail, concertation sociale

Kim Thienpont et Nadia FilippiKim Thienpont et Nadia Filippi

1

1. Notre projet• Qui sommes-nous? • Choix du processus et contexte• Objectifs et bénéfices attendus

2. Documenter et mesurer le processus• Phases et méthode de travail• Schéma processus• Répartition de la valeur• Constats

3. Analyse et propositions d’amélioration4. Conclusion

2

Table des matièresTable des matières

1. Notre projet1. Notre projet

3

Notre projetNotre projetQui sommes-nous? Qui sommes-nous?

• SPF Emploi, travail et concertation sociale• Le SPF est le garant des équilibres entre les travailleurs et les

employeurs dans leur relation de travail.• 1350 Collaborateurs• Administration centrale et services extérieurs• Volonté d’engager des collaborateurs statutaires/statutariser

4

Notre projetNotre projetQui sommes-nous? Qui sommes-nous?

5

Rendre plus efficace le processus de sélection statutaire

Scope: Les phases de préparation du Processus de sélection statutaire, qui dépendent de notre organisation

Hors scope: •Tous les autres types de sélections•Les phases de sélection/screening en elles-mêmes •Toutes les phases qui dépendent de SELOR

6

Notre ProjetNotre ProjetChoix du processus et contexteChoix du processus et contexte

• Vraag van het Directiecomité• Grote aanwervingsbehoeften

7

OnsOns ProjectProjectKeuze van het proces en contextKeuze van het proces en context

Mannen en vrouwen

Enkele cijfers in 2013:•58 geplande selectieprocedures•24 afgewerkte selectieprocedures•41 indiensttredingen

Gemiddelde aanwervingsduur bij statutaire selectie: 426 kalenderdagen

Gemiddelde duur van interne mobiliteit: 192 kalenderdagen

8

OnsOns ProjectProjectKeuze van het proces en contextKeuze van het proces en context

Beperkte middelen:• 2 selectiedeskundigen• Bijkomende opdrachten

Aandachtspunten:• Ingewikkelde procedures • Lange validatieketen

9

OnsOns ProjectProjectKeuze van het proces en contextKeuze van het proces en context

Efficiënter laten verlopen van de voorbereidingsfasen van het statutaire selectieproces zodat:

•de uitvoeringstermijn van de voorbereidingsfase van een statutaire selectie met aanleg van een reserve met 10% vermindert, en dit zonder kwaliteitsverlies•er een beter evenwicht is tussen input – output•het welzijn en de tevredenheid van onze klanten en medewerkers stijgt•de personeelskost voor het uitvoeren van het proces daalt

10

Ons ProjectOns ProjectDoelstellingen en verwachte batenDoelstellingen en verwachte baten

2. Documenter et mesurer le 2. Documenter et mesurer le processusprocessus

11

Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processus

12

Définir • scope• objectifs• organisation pratique

Documenter • diagramme de flux• Value stream map• diagramme en tortue• répartition valeur

Mesurer • collecter dates• statistiques• vérifier estimations avec cas réels

Analyser et proposer des améliorations

• points de blocage• gaspillages• brainstorming• propositions• efforts/bénéfices• plan d’action

Phases

•Workshop hebdomadaire avec experts en sélection•Réunions avec consultant Lean•Réunions de travail hebdomadaires de l’équipe projet

13

Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processusMéthode de travailMéthode de travail

14

Décision

formelle

Mobilité

interne

Sélection

externe

Pas de candidat ou candidat échoue

Phase 1 Phase 2

Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processusSchéma processusSchéma processus

Voorbereiden en houden van de vergadering

Screenen, antwoorden

Functiebe-schrijving

Selectie

Kandidaten uitnodigen

15

Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het procesVerdeling van de waarde: prioritaire selectieVerdeling van de waarde: prioritaire selectie

Wachttijd voorbereidende vergadering

Wachttijd FB Termijn aanvaarding laureaat

1 0,5 1,5

Waarde voor de klant

Zonder waarde voor de klant

Reglementaire duur

Buiten scope

30 23

410 8

Aanvaarding laureaat indiensttreding

6 76

1

Interne Mobiliteit

Voorbereiden en houden van de vergadering

SelectieFunctiebe-schrij-ving

Screenen, antwoorden

16

Wachttijd voorbereidende vergadering

Wachttijd FB

Termijn aanvaarding laureaat

Kandidaten uitnodigen

1

Waarde voor de klant

Zonder waarde voor de klant

Reglementaire duur

6

810

180

1

4

1,50,5

Termijn ok laureaat indiensttreding

76

Buiten scope

23

Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het procesVerdeling van de waarde: niet prioritaire selectieVerdeling van de waarde: niet prioritaire selectieInterne

Mobiliteit

17

Documenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het procesVaststelling fase 1: interne mobiliteitVaststelling fase 1: interne mobiliteit

Drie lange termijnen :

•30 kalenderdagen - 6 maanden : lange termijn voor de aanvang van de voorbereidende vergadering te wijten aan onvolledige informatie, andere selecties die aan de gang zijn…

•23 kalenderdagen: lange termijn voor opstellen/wijzigen functiebeschrijving

•76 kalenderdagen: duur van interne « opzeggingstermijn »

18

Wachttijd inschrijving

Wachttijd kick-off vergadering

Kick-offvergadering

Inschrijven

opstellenSLA

Wachttijd SLA

Houden modules 1, 2.1, 2.2

Wachttijd aanleg reserve

opzeggingstermijn

0,51 1

Waarde voor de klantZonder waarde voor de klant

Reglementaire duur

Buiten scope

Verdeling van de waardeVerdeling van de waardeDocumenteren en meten van het procesDocumenteren en meten van het proces

302 14

15

73

2 9 97

3

Praktische proef, voorbereiding module 2.2

publicatie

Externe selectie

19

Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processusConstats délai de parcoursphase 1 et 2*Constats délai de parcoursphase 1 et 2*

Scenario optimiste: 326,5 jours calendrier•228 jours calendrier sans préavis•65,5 jours calendrier scope

Scenario pessimiste: 476,5 jours calendrier•379,5 jours calendrier sans préavis•215,5 jours calendrier scope

*basé sur des estimations, verifié avec des cas réels

20

Documenter et mesurer le processusDocumenter et mesurer le processusConstats comparaison délais de parcours Constats comparaison délais de parcours

et temps de travailet temps de travail

Délais de parcours scope Temps de travail réel scope

65,5 jours calou 393 heures

10,5 jours calendrierou 63 heures

215,5 jours calou 1293 heures

10,5 jours calendrierou 63 heures

4. Analyse et propositions 4. Analyse et propositions d’améliorationd’amélioration

21

22

Analyse et propositions d’améliorationAnalyse et propositions d’améliorationApprocheApproche

•Workshop avec les correspondants P&O pour récolter les suggestions et remarques afin d’améliorer le processus de sélection

56 idées regroupées en 5 thèmes Exemples: bibliothèque de cas pratiques,

plateforme informatique, pool de membres du jury,…

•Interviews hebdomadaires avec les experts en sélection afin de rassembler des points d’amélioration et des propositions pour éliminer les gaspillages

23

Analyse et propositions d’améliorationAnalyse et propositions d’améliorationQuick winsQuick wins

POINT A AMELIORER PROPOSITION

Bcp d’envois par mail, capacité d'envoi limitée

1. Un fichier par sélection sur Alfresco

2. Campus sélection sur AlfrescoAttente justificatif bilinguisme 3. Donner accès aux recruteuses aux

certificats linguistiques

Rédaction de bcp d’infos (fiche des points…)

4. Déléguer aux assistantes administratives

Cas pratique systématique 5. Cas pratique en fonction des compétences à tester

Bcp d’échanges pour fixer réunions 6. Doodle

24

Analyse en verbetervoorstellenAnalyse en verbetervoorstellenMiddellange termijn & Lange termijnMiddellange termijn & Lange termijn

TE VERBETEREN PUNT VOORSTEL

Deadline niet nageleefd door AD voor praktische proef

7. guideline opstellen voor opmaak praktische proef

Praktische proef niet altijd kwalitatief en termijnen niet altijd nageleefd

8. Jaarlijkse workshops

Deadlines voor ontvangst outputs niet geharmoniseerd

9. deadlines opstellen per output

25

Analyse en verbetervoorstellenAnalyse en verbetervoorstellenMiddellange termijn & Lange termijnMiddellange termijn & Lange termijn

TE VERBETEREN PUNT VOORSTELGebrek aan deskundigen van een bepaalde taalrol

10. Een pool van deskundigen creëren

Verschillende werkmethodes van de selectiedeskundigen

11. Uniformiseren en vereenvoudigen

Voortdurende rechtvaardiging van de stand van zaken van de selecties

12. Tabel met stand van zaken voor P&O correspondenten en AD

Meedelen van bepaalde info wordt soms vergeten & de meegedeelde informatie verschilt soms

13. Geharmoniseerde Powerpoint opmaken die kan worden gebruikt bij vergaderingen en briefings

Fouten en vergetelheden te wijten aan niet-gestandaardiseerde documenten

14. Templates creëren (matrix van de competenties, checklist voorbereidende vergadering…)

26

Analyse en verbetervoorstellenAnalyse en verbetervoorstellenMiddellange termijn & Lange termijnMiddellange termijn & Lange termijn

TE VERBETEREN PUNT VOORSTELWachttijd kick-off vergadering SELOR 15. Een jaarlijkse planning opmaken en

naar SELOR sturen

27

Analyse et propositions d’améliorationAnalyse et propositions d’améliorationCoûts/bénéficesCoûts/bénéfices

28

ConclusionConclusion

« Le projet Lean nous a incitées à voir sous une autre perspective les processus et les procédures de sélection et à remettre en question certaines pratiques »

29

ConclusionConclusionLeçons apprisesLeçons apprises

• Bien définir le scope et les objectifs: clairs, réalisables dans le temps prévu, sur lesquels on a une maîtrise, qui répondent aux attentes.

• Importance  des  mesures  quantitatives  pour  objectiver  et  pour vérifier les résultats obtenus.

• Soutien du management.• Importance  d’avoir  un  expert  du  domaine  examiné  dans  l’équipe   

projet. • Ne pas oublier la gestion du changement.• Ne pas sous-estimer la charge de travail.

30

Questions?Questions?Vragen?Vragen?

31

Merci pour votre attention!Merci pour votre attention!Bedankt voor uw aandacht!Bedankt voor uw aandacht!

kim.thienpont@werk.belgie.bekim.thienpont@werk.belgie.benadia.filippi@emploi.belgique.benadia.filippi@emploi.belgique.be