Lippens Grondwerken werkt efficiënter enprofessioneler met Dynamics NAV

Lippens Grondwerken, een aannemer met vijf admini-

stratieve medewerkers, koos voor Microsoft Dynamics

NAV als ERP-systeem. Softwarepartner Astena instal-

leerde het pakket Astena Comfort dat het op basis van

Dynamics NAV ontwikkelde met specifieke aanpassin-

gen voor de bouwsector. Zo kon Lippens Grondwerken

zonder enig maatwerk snel met de software van start

gaan.

Vroeger waren de boekhoudsoftware en de software

voor projectbeheer bij Lippens Grondwerken niet met

elkaar geïntegreerd, zodat er heel wat tijd verloren ging

met het opvragen van informatie aan collega’s. De ge-

bruikers werkten ieder op hun eigen manier, wat het

nog moeilijker maakte om documenten terug te vin-

den. Tegelijk eisen de klanten een steeds snellere reac-

tie op hun vragen.

Met Dynamics NAV en Astena Comfort beschikt Lip-

pens Grondwerken nu over een centraal systeem waar-

in alle gebruikers op een gestructureerde, efficiënte

manier werken en informatie snel kunnen terugvinden.

Bovendien kan de software gemakkelijk meegroeien

met de toekomstplannen van de onderneming.

land: België

sector: bouw

profiel

Familiebedrijf Lippens Grondwerken is opgericht in

1967. De onderneming ontstond als een loonwerk-

bedrijf maar is uitgegroeid tot een gezond aanne-

mingsbedrijf met een eigen container- en trans-

portdienst en een terrein voor grondopslag en

recyclage van bouw- en slooppuin. Lippens Grond-

werken telt 30 medewerkers van wie vijf op het

kantoor in Zulte.

uitdaging

De klanten van Lippens Grondwerken eisen een

steeds snellere reactie op hun vragen. Het werd

stilaan moeilijk om aan die eisen te voldoen, door-

tel. +32 (0)9 272 73 60

info@astena.be

Dynamics NAV

dat de organisatie werkte met niet-geïntegreerde

en verouderde software voor administratie en

boekhouding.

oplossing

De bouwonderneming koos als KMO voor de uit-

gebreide mogelijkheden van Microsoft Dynamics

NAV samen met Astena Project Comfort, het stan-

daardpakket van Astena voor de bouwsector. Door

te kiezen voor een standaardproduct kon Lippens

er meteen efficiënt mee werken. De software wordt

stapsgewijs geïmplementeerd volgens de prioritei-

ten van de organisatie.

voordelen

Û versneld terugverdieneffect door de product-

aanpak

Û documenten sneller terugvinden

Û professionele uitstraling

Û betere klantenservice

Û toekomstgericht platform

Û integratie met Microsoft Office

Û kostenstroom beter beheren

Û overal beschikken over de nodige informatie

Û één systeem en één partner

software&servicesServers

Developer Tools

Windows

Desktop Applications

Business Solutions

Dynamics NAV

Online Services

Microsoft Services

Microsoft Technologies

Microsoft Security

Aannemersbedrijf Lippens Grondwerken gebruikt Micro-

soft Dynamics NAV als centraal administratief systeem. IT-

partner Astena installeerde Astena Project Comfort, een

door hen aangepaste standaardversie van Dynamics NAV

specifiek voor de bouwsector.

“We bieden Astena Project Comfort al jaren aan”, verklaart

Wim Vandesompele, Managing Director van Astena.

“Klanten willen meer en meer zekerheid en ze willen de

risico’s vermijden die vaak geassocieerd worden met een

ERP-traject. Vandaar dat we een standaardproduct ont-

wikkelden. In Dynamics NAV 2013 is het mogelijk om on-

derdelen die je niet nodig hebt weg te laten, zodat de

software nog toegankelijker is voor kleinere ondernemin-

gen zoals Lippens Grondwerken. Met slechts vijf admini-

stratieve medewerkers is het immers niet nodig om pro-

cessen zoals goedkeuringsprocedures te automatiseren.”

Voor Lippens Grondwerken betekent Dynamics NAV een

belangrijke stap in de professionalisering van het bedrijf.

De vorige software voor boekhouding en administratie

was immers verouderd en was bovendien niet met elkaar

geïntegreerd. Dat veroorzaakte heel wat tijdverspilling

omdat collega’s telkens naar elkaars bureau moesten lo-

pen om informatie te vragen.

Meer gestructureerd werken

“Met Microsoft Dynamics NAV beschikken we over een

centraal systeem waarin al onze bureaumedewerkers zelf

alle informatie kunnen terugvinden”, vertelt zaakvoerder

Marleen Lippens. “Zo kunnen we ook dubbel werk – het

twee keer invoeren van dezelfde informatie – vermijden.

Iedereen werkt meer gestructureerd en op dezelfde ma-

nier. Uiteindelijk is het onze bedoeling om onze projecten

en de kostenstroom nog beter te gaan beheren. Door een

duidelijker overzicht kunnen we de knelpunten beter

blootleggen. Ook potentiële klanten merken de professio-

nele manier van werken. Op een vraag van een klant of

een potentiele klant kunnen we nu nog sneller en accura-

ter antwoorden.”

Meer dan een boekhoudpakket

Oorspronkelijk dacht de zaakvoerder dat een ERP-systeem

te uitgebreid en te complex zou zijn voor een KMO. “We

waren er op dat moment nog niet aan toe”, bevestigt

Marleen Lippens. “Toen we echter op zoek gingen naar

een nieuw boekhoudpakket zijn we ons gaan realiseren

dat we het ruimer moesten zien en meteen al onze admi-

nistratieve processen moesten integreren. Het vroeg

gewoon ook wat tijd om daarbij stil te staan en alles

op een rijtje te zetten.”

Toen Astena een uitnodiging mailde voor een webi-

nar over Microsoft Dynamics NAV, besliste Lippens

om deel te nemen. “Zo’n online demo is ideaal om-

dat je je niet hoeft te verplaatsen maar je alles kan

volgen op je eigen bureau. Zo krijg je op een paar

uur tijd heel wat informatie”, aldus Marleen Lippens.

Na een aantal gesprekken met Astena, besliste de

bouwonderneming om voor het eerst met hen sa-

men te werken.

“We krijgen alle faciliteiten van een ruim platform,

dat perfect te integreren is in onze bestaande Mio-

crosoft-omgeving, maar wel afgestemd op ons ni-

veau”, verklaart Marleen Lippens. “Als we dat in de

toekomst willen, kunnen we het systeem toch uit-

breiden en laten evolueren met onze behoeften. Die

integratiemogelijkheden, rijke functionaliteit en

flexibiliteit vonden we niet bij andere softwarepak-

ketten voor de bouwsector.”

Geen maatwerk, snelle start

Lippens Grondwerken koos dus voor Astena Project

Comfort omdat het pakket toonde wat het bedrijf

nodig had. Op die manier kon de bouwonderne-

ming al heel snel van start gaan met haar nieuwe

ERP-systeem. “We wilden maatwerk vermijden en zo

veel mogelijk binnen de standaardmogelijkheden

blijven”, beklemtoont Marleen Lippens.

Door te kiezen voor een standaardpakket kon Lip-

pens Grondwerken niet alleen snel operationeel zijn

maar beperkte men ook de risico’s van de imple-

mentatie. “We willen een kant en klaar product leve-

ren dat de noden van een klein of middelgroot

bouwbedrijf 100% afdekt”, aldus Wim Vandesompe-

le. “Dit laat ons toe om onze aandacht toe te spitsen

op het introduceren van het pakket in het bedrijf,

wat aan de CEO sneller een hogere ROI biedt met

meer zekerheid. We zien ook dat de KMO-markt

vragende partij is voor deze aanpak en meer en

meer terughoudend wordt tegenover de traditione-

le werkwijze waar vaak heel wat maatwerk bij komt

kijken.”

Brug tussen business en IT

Binnen die standaardfuncties blijft het wel perfect

mogelijk om het pakket aan te passen aan de speci-

fieke manier van werken bij elk bedrijf. “Het vertalen

van business naar IT blijft wel een moeilijk punt voor

ons, maar daarvoor overleggen we met de mensen

van Astena”, zegt Marleen Lippens. “Zij hebben er-

Marleen Lippens, zaakvoerder Lippens Grondwerken: “Met Dynamics NAV en Astena Project Comfort krij-

gen we alle faciliteiten van een ruim platform, afgestemd op ons niveau.”

varing met de technologie en in de bouwsector, wat voor

ons ideaal is.”

Stap voor stap invoeren

Het invoeren van de ERP-software bij Lippens Grondwer-

ken gebeurt stap voor stap. In de eerste fase schakelde de

boekhouding over naar het nieuwe systeem. Het opzetten

van het systeem en de opleiding van de gebruikers namen

een 5-tal dagen in beslag. In een volgende fase ging ook

het administratieve projectbeheer over naar Dynamics

NAV. Dat projectbeheer is behoorlijk complex en omvat

onder meer het bijhouden van prestaties en goederen die

op de werven worden gebruikt. Die gegevens dienen ook

als basis voor de facturatie. “De huidige gebruikers zijn al

erg enthousiast”, zegt Marleen Lippens. “Uiteindelijk zul-

len onze oude softwarepakketten volledig verdwijnen.

Astena blijft de verdere stappen begeleiden en zorgt

daarna nog voor ondersteuning bij onze toekomstplan-

nen.”

Toekomstplannen

Lippens Grondwerken denkt eraan om Dynamics NAV in

de toekomst ook te gebruiken voor tijdregistratie en do-

cumentbeheer. Ook de weegbonnen van het tweede de-

pot, die nu nog manueel worden ingevoerd, wil men in

het ERP-systeem integreren, net als de aankoop van

brandstof. Op termijn zullen de werfleiders mogelijk op

tablet pc’s al hun projectinfo op afstand kunnen inkijken.

“Dit is echt een verhaal op lange termijn, een andere ma-

nier van werken die de ontwikkeling van onze onderne-

ming ondersteunt”, besluit Marleen Lippens.

voor meer informatie

Voor meer informatie over de beschreven

producten en diensten van Microsoft, bel naar

+32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/

cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke

toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over Astena, bel naar +32 (0)

9 272 73 60 of bezoek www.astena.be.

Voor meer informatie over Lippens Grondwerken,

bezoek www.lippensgrondwerken.be.

“We willen een kant en klaar product leve-

ren dat de noden van een klein of middel-

groot bouwbedrijf 100% afdekt. Dit laat

ons toe om onze aandacht toe te spitsen

op het introduceren van het pakket in het

bedrijf, wat aan de CEO sneller een hogere

ROI biedt met meer zekerheid.”

Wim Vandesompele