Metalen Descamps: professioneler werken als KMO met Prodware adjust Waste & Recycling van Prodware Belux

Metalen Descamps zocht een oplossing om het overzicht te bewaren in de complexe internationale contracten. Prodware Belux implementeerde bij dit ijzerverwerkend bedrijf de oplossing Prodware adjust Waste & Recycling, gebaseerd op Microsoft Dynamics® NAV en de weerspiegeling van de uitgebreide vakkennis van uitgever Tegos. Prodware adjust Waste & Recycling biedt Metalen Descamps een logische ges loten documentenstroom en overzicht over alle bedrijfstakken, en bewijst dat ook een KMO met zeven werknemers baat heeft bij een volwaardig ERP-systeem.

Metalen Descamps is een familiebedrijf met meer dan 50 jaar ervaring in de metaalsector. Wat ooit begon met het ophalen van vodden en ijzer met paard en kar, is vandaag uitgegroeid tot een volwaardig recuperatiebedrijf voor oud ijzer. Het bedrijf heeft drie belangrijke activiteiten: de aankoop van oud ijzer op de site in Aarschot, het plaatsen en vervangen van containers bij particulieren en bedrijven, en tot slot het internationaal verhandelen van schroot. Het bedrijf telt 7 werknemers en realiseert een omzet van ca. 20 miljoen euro, wat een verdrievoudiging betekent op drie jaar tijd, vooral door de internationale handel.

“In een tijd waarin milieubeheer een steeds belangrijker gegeven is, willen wij als recycling bedrijf een toonaangevende rol spelen. Zo zijn we bijna rond met

“Ik ben blij dat ik de stap heb gezet naar ERP (Enterprise Resource

Planning). Bij mijn collega’s zie ik kleinschalige oplossingen, maar nooit

geïntegreerd met de boekhouding. Maar net daarin schuilt de

meerwaarde van mijn investering.

Niets gaat verloren, alles wordt gefactureerd.”

Andy Lissens, Zaakvoerder, Metalen Descamps

Microsoft Dynamics® NAV / Prodware adjust Waste & Recycling

PAGINA 1

Overzicht

Land: BelgiëSector: Metaalverwerkend bedrijf

ProfielMetalen Descamps uit Aarschot is een metaalverwerkend bedrijf met drie takken: internationale schroothandel, uitlenen van containers en aankoop van oud ijzer. Het bedrijf telt 7 medewerkers en realiseert een omzet van 20 miljoen euro.

UitdagingMetalen Descamps zocht een manier om het overzicht te bewaren over alle bedrijfstakken en de documentenstroom op een logische manier te automatiseren zodat niets meer verloren gaat.

OplossingProdware installeerde bij deze KMO de ERP-oplossing Prodware adjust Waste & Recycling gebaseerd op Microsoft Dynamics® NAV.

Voordelen• Een oplossing specifiek ontwikkeld voor

de afvalverwerkende en recyclerende sector

• Contract als spil van het systeem, waaralle gegevens en documenten aanvastgekoppeld zijn

• Alle informatie snel te consulterenvanop één locatie, ook in het buitenland

• Overzicht van alle opdrachten, status,factuur, …

• Geïntegreerde weegbrug vermijdtmanuele invoer van kassabonnen

de ISO 9001 en ISO 16001 certificering. Onze voornaamste troef is onze flexibiliteit, wat belangrijk is om snel in te spelen op de continue veranderingen binnen onze sector”, legt zaakvoerder Andy Lissens uit.

Complexe internationale contracten vragen om nieuwe ITMet de groei van de internationale schroothandel, werd Metalen Descamps geconfronteerd met complexere contracten en een geheel nieuwe documentenstroom. Alle documenten werden afzonderlijk aangemaakt in Word of Excel, een tijdrovende klus.

“Dit nam niet alleen veel tijd in beslag, maar het werd ook onoverzichtelijk. Alles stak in afzonderlijke mappen en het was niet gemakkelijk om bijvoorbeeld een bepaalde transactie terug te vinden van een jaar geleden. Ik had nood aan een centraal en overzichtelijk beheer van alle contracten, liefst meteen gelinkt aan de boekhoudingssoftware”, legt Andy Lissens uit.

KMO versus ERPIn dezelfde periode dat Andy Lissens op zoek ging naar een oplossing, werd hij door Prodware gecontacteerd naar aanleiding van een marketingactie voor metaalverwerkende bedrijven. Prodware adjust Waste & Recycling bevat immers de nodige functionaliteit voor deze sector en wordt door meer dan 180 afvalbedrijven in Europa gebruikt.

Andy Lissens: “Ik had al vaker contact gehad met ERP-bedrijven, maar was telkens afgeschrikt door de prijs. Wij zijn immers maar klein, met zeven medewerkers. En dan kopen we liever een extra kraan dan iets ontastbaar als software. Maar Prodware had een pakket in huis dat standaard alles bevatte wat ik zocht en bovendien volledig geïntegreerd met de boekhouding. Dus heb ik toch maar de stap gewaagd om te investeren in een volwassen ERP-oplossing.”

Het contract werd getekend en in mei 2011 werd de implementatie gestart. “Ondanks de verlofperiode zijn we er toch in geslaagd om op 1 september 2011 live te gaan met de oplossing. De grootste moeilijkheid was tijd vrij te maken voor het nodige huiswerk, maar dankzij de ondersteuning van Prodware hebben we het project toch in een relatief korte periode kunnen afwerken. Sindsdien zijn we volop bezig, naast ons dagelijkse werk, met het invoeren van de historiek in het systeem. Hiermee zullen we binnenkort klaar zijn en dan is alle info binnen handbereik”, aldus Andy Lissens.

Mooi overzicht op status van contractenVoor het handelsluik, moest Metalen Descamps steeds in de map de contractdetails opzoeken en daarna in het boekhoudpakket opzoeken of hiervoor reeds een factuur werd opgesteld. Nu vormt het contract de spil in Prodware adjust Waste & Recycling waar alle andere documenten aan vasthangen: facturen, CMR-documenten, Annex 7 documenten, … .

“Prodware adjust Waste & Reclycling bundelt voor ons op contractniveau alle administratieve, operationele en financiële documenten. Het is eenvoudig op te volgen welke contracten nog open staan, welke opdrachten lopende zijn en wat precies gefactureerd werd. Zo kan ik niets vergeten”, vertelt Andy Lissens.

PAGINA 2

Geïntegreerde weegbrugParticulieren of bedrijven brengen dagelijks hun oude materialen naar Metalen Descamps. Dit wordt gewogen en vervolgens meteen cash uitbetaald. In het verleden werd de kassabon achteraf manueel in het systeem ingevoerd.

Andy Lissens: “Prodware heeft onze weegbrug geïntegreerd binnen Prodware adjust Waste en Recycling. Gewicht en aard van het materiaal worden bijgehouden met vermelding van datum en klantnummer. Alle gegevens komen meteen digitaal in het kasboek terecht. Dit verloopt erg snel en foutloos. Particuliere klanten worden meteen geregistreerd via hun electronische identiteitskaart. In de toekomst willen we ook de kleine weegschaal nog integreren en tevens foto’s toevoegen van de ontvangen materialen. Dan is er geen discussie meer mogelijk over de kwaliteit.”

Containers wisselen zonder verlies van documentenVoor het wisselen van een container wordt vooraf een opdracht aangemaakt. De chauffeur wordt op weg gestuurd met het nodige identificatieformulier. Bij terugkomst wordt de container gewogen en geleegd. In het verleden ging al eens een document verloren.

“Vandaag kunnen we in het dossier duidelijk terugvinden hoe vaak we de containers moeten wisselen. Bij terugkomst van de chauffeur wordt aan de weegbrug het opdrachtnummer ingegeven en wordt de weging correct weggeschreven in het systeem. Per datum kan ik controleren welke opdrachten nog openstaan, m.a.w. welke containers nog niet gewisseld werden. En op basis van het geregistreerde gewicht kan ik beslissen om de frequentie aan te passen”, legt Andy Lissens uit.

Besluit“Al onze activiteiten zijn nu geautomatiseerd binnen Prodware adjust Waste & Recycling. Samen met Prodware zijn we de oplossing nog aan het optimaliseren, zodat ik binnenkort over een waterdicht systeem beschik. Ik ben blij dat ik de stap heb gezet naar ERP. Bij mijn collega’s zie ik kleinschalige oplossingen, maar nooit geïntegreerd met de boekhouding. Maar net daarin schuilt de meerwaarde van mijn investering. Niets gaat verloren, alles wordt gefactureerd. Ik verblijf heel vaak in het buitenland en kan nu op elk moment de boekhouding consulteren, orders checken en vragen van klanten beantwoorden, zonder eerst naar het kantoor te moeten bellen. Een grote stap vooruit”, besluit Andy Lissens.

Meer weten over Metalen Descamps?

www.oudijzerservice.be

Wenst u meer informatie over de producten en diensten van

Prodware Belux?

www.prodware.be

info@prodware.be+32 (0)3 232 54 30

Volg ons op:

PAGINA 3