Welkom Programma EBF PIANOo 17 november 2009 · 11/17/2009 · 8.Relatiemet E-factureren...

Programma EBF

PIANOo 17 november 2009

Programma EBF | november 2010 | vertrouwelijk

Welkom

Agenda1. Bekendheid geven aan het programma2. Het programma voorstellen3. Waar staat het programma voor opgesteld4. Wat is EBF - Wat gaat EBF leveren – inhoudelijk5. Verschil tussen IST – Soll6. Ook tov EBF1 en EBF 1.17. Hoe ziet de route er uit – Roadmap8. Relatie met E-factureren9. Vragen uurtje

2

Agenda1. Doelstelling presentatie

• Bekendheid geven aan het programma• EBF op de kaart zetten - zeg het voort

2. Het programma voorstellen• Wie zijn wij – wij zijn het programma EBF• Min Bzk – onder opdrachtgeverschap van ……. etc

3. Waar staat het programma voor opgesteld• Opdracht, doelstelling en scope• Waar staan we nu

4. Wat is EBF - Wat gaat EBF leveren – inhoudelijk• Inhoudelijk toelichten• Verschil tussen IST – Soll• Ook tov EBF1 en EBF 1.1

5. Relatie met E-factureren6. Hoe komen we daar

• Strategisch – politiek kader• Hoe ziet de route er uit – Roadmap – aanpak en planning

7. Overgang naar vragen uurtje3

Agenda

1. Programma EBF

2. Opdracht, doelstelling en scope

3. Interdepartementaal Elektronisch Bestellen en Factureren

4. Relatie met E-factureren

5. Aanpak en planning

6. Vragen

4

5

Programma EBF

- Beter, sneller, veiliger en veel goedkoper. Dat zijn de voordelen die de onherroepelijke digitalisering van

werkprocessen met zich meebrengt. In het bijzonder geldt het voor de inkoop van de Rijksoverheid.

- Elektronisch Bestellen en Factureren (EBF) is het verwervingsprogramma waarmee de zeer omvangrijke

besparingen en betere kwaliteit binnen handbereik komen.

- De gehele Rijksoverheid kan gebruikmaken van de nieuwe EBF-voorzieningen die in 2011 beschikbaar

komen. Op alle niveaus: van de Rijksoverheid als geheel tot de individuele medewerker die bevoegd is

een bestelling te doen.

- De individuele medewerker die bevoegd is om inkopen te doen, ziet van de EBF-voorzieningen niet meer

dan een soort webwinkel.

- Daar kan hij producten selecteren, offertes aanvragen bestellingen plaatsen en ontvangsten boeken.

- Na registratie van de ontvangst krijgt de leverancier automatisch een factuurvoorstel. EBF maakt het

inkoopproces zodoende gebruikersvriendelijk en een stuk efficiënter.

Agenda

1. Programma EBF





6. Vragen

6

7

Opdracht programma EBF

Realiseer een portfolio aan e-purchasingvoorzieningen voor ondersteuning van inkoopprocessen1/2/3 van de rijksoverheid4, waarbij dat portfolio op ieder moment tijdens de levenscyclus marktconform is en kan bijdragen aan verbetering van de

inkoopprocessen van de rijksoverheid.

1. Strategisch-, tactisch- en operationele inkoop;2. Uitgezonderd specificeren en selecteren (TenderNed);3. Alles waarvoor de rijksoverheid een factuur ontvangt met uitzondering van een aantal specifieke

inkoopcategorieën (bv declaraties en directe/primaire inkopen);4. De ministeries en haar hierarchische organisatie-onderdelen (diensten), met inbegrip van de

agentschappen. Verschillende oplossingen per organisatieonderdeel mogelijk.

Doelstelling programma EBF

8

Doelmatiger en professioneler:

Slimmer en goedkoper inkopen

door beter inzicht in wie, wat,

waar, bij wie, wanneer koopt.

Doelmatiger en professioneler:

Slimmer en goedkoper inkopen

door beter inzicht in wie, wat,

waar, bij wie, wanneer koopt.

Rechtmatiger:

Inkopen onder de juiste

contracten en tegen de

afgesproken condities wordt

makkelijker en werkt risico

verlagend

Rechtmatiger:

Inkopen onder de juiste

contracten en tegen de

afgesproken condities wordt

makkelijker en werkt risico

verlagend

Efficiency:

efficiënter proces voor het Rijk en

haar leveranciers, single point of

contact, standaard proces,

standaard gegevensuitwisseling

Efficiency:

efficiënter proces voor het Rijk en

haar leveranciers, single point of

contact, standaard proces,

standaard gegevensuitwisseling

• Één proces voor de Rijksoverheid waar mogelijk: delen van best practices;• Één ingang voor leveranciers: lagere kosten voor BV Nederland;• Één manier van rapporteren: gezamenlijk evalueren en leren.

Menno van Drunen | versie oktober 2009

Makkelijker:

Inkopen binnen contract wordt

makkelijker voor de

eindgebruikers.

Makkelijker:

Inkopen binnen contract wordt

makkelijker voor de

eindgebruikers.

- De 13 departementen die het Rijk kent;

- hun agentschappen en dienstonderdelen;

- Flexchange

Verschil met E-factureren

- Gehele overheid

9

Scope EBF

Informatie voorziening

Inkoop management informatie

Scope

10

ContracterenContracteren

Berichten verkeerBerichten verkeer

- De keten van E-purchasingvoorzieningen

Nader specificeren

Nader specificeren

Nader selecteren

Nader selecteren BestellenBestellen OntvangenOntvangen BetalenBetalen

Beoogde oplossing

11

Rijk

E-Purchasing

voorziening

Markt

BerichtenVerkeervoorziening

11

Rijksinkoopportaal

Agenda

1. Programma EBF





6. Vragen

12

Wat is elektronisch inkopen?

13

SpecificerenSpecificeren SelecterenSelecteren ContracterenContracteren

Nader specificeren

Nader specificeren

Nader

selecteren

Nader

selecteren BestellenBestellen OntvangenOntvangen BetalenBetalen

13

Inkoop management informatieInkoop management informatie

Leveranciers relatiebeheerLeveranciers relatiebeheer

Berichten verkeerBerichten verkeer

ContractmanagementContractmanagement

Bu

sin

ess S

erv

ice P

rov

ider

Bu

sin

ess S

erv

ice P

rov

ider

CS

PC

SP

Categorie

strategie

Categorie

strategie

Management informatie

Tactische processen

Operationele processen

Informatie uitwisseling

• Portfolio van automatiseringsdiensten ter ondersteuning van het inkoopproces• Beschikbaar voor alle onderdelen van de Rijksoverheid• Modulair van opbouw• Standaard processen, stamgegevens, management informatie en ICT waar mogelijk

LeveranciersportaalLeveranciersportaal

Rapportages


Verschillende kanalen voor verschillende type producten

Stamdata beheer

(Nader specificeren)

(Nader selecteren)

Bestellen

Ontvangen

Betalen

Contractmanagement

Ink

oo

pp

roc

es

Inkoop kanalen

15

Informatie architectuur

Berichtenverkeer

Deelnemer B LeverancierE-purchasing

Financiële administratie

Overheids Transactie Poort

Inkoopworkflow Catalogi


Catalogus platform

Catalogus platform

Inkoopworkflow


Deelnemer A

Financiële administratie

Verkoop administratie

EBF

•Berichtenverkeer en leveranciersportaal voor alle departementen

•Catalogusplatform en contractmanagement, lost te gebruiken

•Overige modules voor alle departementen, instappen als huidige voorziening is afgeschreven

EBF

•Berichtenverkeer en leveranciersportaal voor alle departementen

•Catalogusplatform en contractmanagement, lost te gebruiken

•Overige modules voor alle departementen, instappen als huidige voorziening is afgeschreven

Contractmanagement

Beheerarchitectuur

16

Technisch beheer (Opdr.nemer)Technisch beheer (Opdr.nemer)Technisch beheer (GBO)Technisch beheer (GBO)

Functioneel beheer

Strategische processen (SBO)

Functioneel beheer

Strategische processen (SBO)

Functioneel beheer

Helpdesk (GBO)

Functioneel beheer

Helpdesk (GBO)

Functioneel beheer (GBO)


Functioneel beheer (GBO)


Functioneel beheer

Sturende processen (SBO)

Functioneel beheer

Sturende processen (SBO)

Applicatie beheer (Opdr.nemer)Applicatie beheer (Opdr.nemer)Applicatie beheer (GBO)Applicatie beheer (GBO)

Functioneel beheer (Opdr.nemer)


Functioneel beheer (Opdr.nemer)


Opdrachtgever / inkoopbeleid

(DGOBR-FHIR-IM)

Opdrachtgever / inkoopbeleid

(DGOBR-FHIR-IM)

dno1

dno2

dno3


Nader Specificeren(aanvragen)

AanmaakVerkoop order

Genererenfactuur

Verwerkenontvangst

Ontvangenbetaling

Offerte aanbieden

NaderSelecteren

(goedkeuren)

START EINDE

Bestellen

Leveren

Ontvangen

Leverancier

Overheid

GBO

FactuurBevestigingAanvraag Offerte Bestelling Betaling

Factuurverwerking & betalen

Afwijzing

Procesontwerp P2P goederen en diensten

Voorstelfactuur

ASN

Purchaseorder

PO confirm

Invoice


Nader Specificeren(aanvragen)

AanmaakVerkoop order

Genererenfactuur

Verwerkenontvangst

Ontvangenbetaling

Offerte aanbieden

Kandidaat Selecteren

(goedkeuren)

START EINDE

BestellenTijd-

schrijven

Leveren

HR stam registreren

(automatisch)

Tijd beoordelen

ontvangst op

bestelling

HumanResource

TimecardofVoorstelfactuur

Invoice

Leverancier

Overheid

GBO

FactuurBestel bevestigingAanvraag Offerte Bestelling Betaling

Aanvragenautorisaties

Factuurverwerking & betalen

Afwijzing

StaffingOrder

Procesontwerp P2P inhuur externen

Agenda

1. Programma EBF





6. Vragen

19

- Intentieverklaring 10% facturen eind 2010 elektronisch ontvangen en

verwerkt

- Voorstel verplichte aansluiting op de Digipoort van de overheid als

eerste stap op weg naar een Rijksbrede implementatie van EBF

- E-factureren als opstap naar EBF

- Hiervoor benodigd een verregaande samenwerking tussen beide

projecten

- Beiden maken gebruik van dezelfde open standaarden, de

Overheidstransactiepoort – Digipoort, leveranciersportaal,

gemeenschappelijke beheerorganisatie

- Gezamenlijk bezoek van E-factureren en EBF bij de departementen20

Relatie met E-factureren

Agenda

1. Programma EBF





6. Vragen

21

Aanpak en fasering


Strategie en architectuur(12/09)

Specificeren en voorbereiden (02/10)

Beoordelen (06/10)

Contracteren (07/10)

Exploiteren (na 08/10)1.Gezamelijke strategie en architectuur2.e-purchasing, berichtenverkeer, voorbereiden beheer, voorbereiden migratie;3.Go/no go door stuurgroep bij iedere fase overgang;4.Inrichten van beheer en uitvoeren van implementatie/migratie zijn niet in scope;5.Management by exception en timeboxing tijdens uitvoering van het programma.

Fasering (maand/jaar)

Grijs = lijn, Wit = programma EBF

Beschrijvend document (04/10)

Aanpak programma organisatie


Referentiegroep

Stuurgroep(Gedelegeerd opdrachtgever en Vz Siep Eilander)

H. Visser, J. Haenen, H. vd Stelt

Opdrachtnemer

(Ellen Viergever)

Programmamanager

(Marcel Heeren)

Programma bureau

(Susanne vd Oudenhoven)

Jurist

(Erik Hofmans)

Migra- implementa-tievoorbereiding

(?)Content experts

Beheer voorbereiding(Thijs vd Laan)

Content experts

E-purchasing(Robbert Dobbinga)

Inkoper, content experts

Berichtenverkeer(Menno v Drunen)

Content experts

Communicatie

(Priya Poeran)

Quality AssuranceRAD, Gartner , BAG, QA

medewerker

Opdrachtgever

(Jaap Uijlenbroek )

Besluit vorming. Afstemming met

omgeving, risico management.

Besluit vorming. Afstemming met

omgeving, risico management.

Dagelijkse leidingDagelijkse leiding

Multifunctioneel team,

teamleider/verantwoordelijk per

onderdeel

Multifunctioneel team,

teamleider/verantwoordelijk per

onderdeel

Vertegenwoordiging deelnemers en

verantwoordelijk voor

afstemming/draagvlak bij deelnemer

Vertegenwoordiging deelnemers en

verantwoordelijk voor

afstemming/draagvlak bij deelnemer

QA door Gartner, RAD en QA

medewerker

QA door Gartner, RAD en QA

medewerker

ICIA

ICBR

Opdrachtgeverschap gedelegeerd aan

OBR namens ICBR en ICIA.

Opdrachtgeverschap gedelegeerd aan

OBR namens ICBR en ICIA.

- Afronding strategiefase

- Samenwerking intensiveren met e-factureren

- Bestuurlijke inbedding e-factureren en EBF op ministerieel niveau

- Participatie in besparingsonderzoeken

- Referentie bezoeken

24

Stand van zaken

Agenda

1. Programma EBF





6. Vragen

25

Vragen

27

Hoe ons te bereiken:

Telefoonnummer: 070-4268496

Postbus: [email protected]

www.ebf2.nl

Bereikbaarheid

Welkom Programma EBF PIANOo 17 november 2009 · 11/17/2009 · 8.Relatiemet E-factureren...

Documents

Transcript of Welkom Programma EBF PIANOo 17 november 2009 · 11/17/2009 · 8.Relatiemet E-factureren...