LIFTINSTITUUT

"INSITE BIEDT TOEPASSINGEN DIE HET LEVEN LEUKER MAKEN OMDAT ZE DE

ADMINISTRATIEVE LASTEN VERMINDEREN"

2 LIFTINSTITUUT

Liftinstituut is de toonaangevende keuringsinstantie gespecialiseerd in

liften, roltrappen, gevelonderhoudsinstallaties, hoogwerkers en andere

installaties voor verticaal transport. Jaarlijks keurt het instituut duizenden

installaties voor gebouweigenaren en -beheerders. Ook zorgt Liftinstituut

er via certificering voor dat tientallen fabrikanten wereldwijd een nieuw of

aangepast product of onderdeel veilig in de markt kunnen zetten.

Sinds 1933, toen de eerste hoogbouw zich aandiende, verzorgde het

instituut circa 5,5 miljoen keuringen en certificeringen bij meer dan

twintigduizend klanten wereldwijd. Door niet alleen te keuren en te

certificeren maar ook kennis te delen door middel van seminars en

opleidingen, vormt Liftinstituut de verbindende schakel in veiligheid.

Voor vele nationale en internationale overheden en koepelorganisaties

is het instituut dé gesprekspartner over veiligheid. Liftinstituut heeft

tweehonderd medewerkers. Het hoofdkantoor bevindt zich in Amsterdam.

OVER LIFTINSTITUUT

3 LIFTINSTITUUT

DE UITDAGINGEN 4 710

INHOUDSOPGAVE

IMPLEMENTATIE

ONDERSTEUNING

11OVER AFAS

4 LIFTINSTITUUT

Op zoek naar meer flexibiliteit kwam Liftinstituut uit bij de software van

AFAS. Niet alleen omdat het pakket qua inrichting heel erg veel vrijheid

bood, maar ook omdat eerdere ervaringen met maatwerkpakketten niet

altijd positief uitpakten. “Maatwerk is echt een valkuil, iedere update kost

geld.”

Sinds de oprichting in de jaren dertig heeft Liftinstituut feitelijk vele

tientallen jaren als monopolist gefunctioneerd. Het duurde tot de jaren

negentig van de vorige eeuw voordat de keuringsmarkt voor liften werd

geliberaliseerd. Dat heeft geleid tot concurrentie voor Liftinstituut in de vorm

van nieuwe toetreders. Daarmee veranderde het bedrijfsmodel in die zin

dat sturen op kosten en het bieden van flexibiliteit voor de organisatie veel

belangrijker werd dan in het verleden ooit het geval was geweest.

Met een technische lerarenopleiding als achtergrond startte Dominique

Reunis in 1997 bij Liftinstituut als Veiligheidsinspecteur en vervolgens werd

hij al heel snel Opleidingscoördinator. Inmiddels vermeldt zijn visitekaartje

dat hij er als Manager HR & ICT werkt. “Die afdelingen zijn organisatorisch

bij elkaar gevoegd vanwege het innovatieve karakter”, zegt hij ter toe-

lichting. “Het betekent dus niet automatisch dat ik een achtergrond in de

informatietechnologie heb of een technisch inhoudelijk deskundige ben.

Affiniteit met het vakgebied, vertrouwen in onze specialisten en de keuze

van de juiste partners zijn voor mij belangrijker dan zelf de specialist zijn.”

DE UITDAGINGEN

5 LIFTINSTITUUT

VEEL MEER FLEXIBILITEIT Sinds drie jaar werkt Liftinstituut met de HRM en Payroll software van

AFAS. Hoewel daarmee een grotere efficiency werd gerealiseerd in de

vorm van een besparing van ongeveer 1,5 fte, was dat niet de directe aan-

leiding voor een oriëntatieronde op nieuwe software. Daaraan vooraf ging

in 1995 overigens het in eigen huis terugnemen van de salarisverwerking,

die uitbesteed was. Dat gebeurde tegelijkertijd met de installatie van

compleet nieuwe bedrijfssoftware bij Liftinstituut. “Per saldo had de

outsourcing van de salarisverwerking eigenlijk geen toegevoegde waarde”,

stelt Reunis vast. “Het waren immers onze eigen mensen die de mutaties

toch al verwerkten. In de nieuwe situatie bleef dat zo, maar door zelf te

gaan payrollen gaf dat ons veel meer flexibiliteit in termen van moment

en type van verloning.”

Een paar jaar later signaleerde het bedrijf onder andere juist een

gebrek aan flexibiliteit van de HR software. Reunis: “We zagen

bijvoorbeeld dat er pakketten op de markt waren waarmee je makkelijk

digitale dossiers kon aanleggen of heel eenvoudig nieuwe arbeids-

voorwaarden kon verwerken. Dat was met onze software een stuk

complexer. Toen zijn we actief rond gaan kijken.”

"MAATWERK IS ECHT EEN VALKUIL,

IEDERE UPDATE KOST GELD”

6 LIFTINSTITUUT

MAATWERK IS EEN VALKUIL

Die zoektocht leidde tot gesprekken met een handvol leveranciers.

Voorwaarde was wel dat de keuze zou vallen op een pakket met veel

flexibele inrichtingsmogelijkheden, zonder dat voor iedere bedrijfs-

specifieke wens maatwerk nodig zou zijn. Liftinstituut had eerder aan

den lijve ondervonden hoe ingewikkeld het bijvoorbeeld is om vanuit een

maatwerksituatie koppelingen te leggen met andere softwarepakketten.

Op voorhand was niet duidelijk of die koppelingen na een software update

nog wel werkten. “Maatwerk is echt een valkuil; iedere update kost geld”,

aldus Reunis, die meteen een klik voelde met AFAS. “Wat de doorslag gaf

was dat het standaardpakket echt heel veel vrijheid bood qua inrichting.

Bovendien vormde het financiële plaatje geen belemmering.”

"HET IS ECHT EEN FEEST DAT JE IEDERE MEDEWERKER EEN EIGEN PORTAAL KUNT

GEVEN WAARIN HIJ OF ZIJ ALLERLEI ZAKEN ZELF KAN REGELEN"

7 LIFTINSTITUUT

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

Liftinstituut was eigenlijk een beetje verwend met haar maatwerk. De

nieuwe softwareleverancier daarintegen werkt met een mooie rapportage-

tool met standaard meegeleverde rapportages.

“Voorafgaand aan het moment dat we live gingen heb ik er samen met

een collega en twee consultants van de leverancier toch wel drie tot vier

maanden werk in gestoken. Dat was een bijzonder spannende periode

waarin we soms enorm lange werkweken draaiden om de deadline te

halen. En ondanks al die inspanning heb ik me toch een beetje

verkeken op de benodigde voorbereiding. Het leek me bijvoorbeeld niet

nodig om tot in detail aan gebruikers in de organisatie uit te leggen hoe ze

het systeem moesten gebruiken. Dat leek wel duidelijk, maar dat was dus

niet altijd het geval. Ook het via een koppeling exporteren van de salaris-

administratie naar de financiële administratie leek op voorhand een

fluitje van een cent. Maar het duurde al met al toch wat langer voordat het

volledig naar wens werkte”, aldus Reunis.

IMPLEMENTATIE

"DE INFORMATIE IS VOOR IEDEREEN OVERAL BESCHIKBAAR, OOK OP TABLETS

EN MOBIELE TELEFOONS”

8 LIFTINSTITUUT

Liftinstituut ging vanaf het begin direct live met het intranet portaal

(InSite). “Het is echt een feest dat je iedere medewerker een eigen

portaal kunt geven waarin hij of zij allerlei zaken rond verlof, ziekte en

declaraties zelf kan regelen. Uiteraard in combinatie met de nodige work-

flows. Het zijn stuk voor stuk toepassingen die het leven leuker maken

omdat ze de administratieve lasten verminderen. Daarnaast hebben we

met InSite onze dossiers beter op orde. Bovendien is de informatie voor

iedereen overal beschikbaar, ook op tablets en mobiele telefoons.”

TIPS VOOR ANDERE GEBRUIKERS Reunis geeft als tip voor andere gebruikers dat het belangrijk is om in

ieder geval in de implementatiefase voldoende tijd te besteden aan

communicatie met medewerkers. "Dat is voor mij wel een leer-

moment geweest. Het zelf oppakken van de salarisverwerking hadden wij

gelukkig wel goed voorbereid, maar ik merk dat daar in de praktijk

nogal eens gemakkelijk over wordt gedacht. Je krijgt wel de verant-

woordelijkheid voor fiscale verplichtingen, om maar wat te noemen,

dus je moet zeker weten dat je er klaar voor bent. In dat verband is het

altijd slim om te profiteren van de ervaringen van andere gebruikers door

bijvoorbeeld klantevenementen van AFAS te bezoeken. Dan kijk je

tenminste verder dan je eigen referentiekader”, aldus Reunis.

9 LIFTINSTITUUT

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

VAN PAPIER NAAR DIGITAAL Liftinstituut is druk bezig met het maken van de slag naar papierloos

werken. Reunis: "Onze personeelsdossiers zijn nu nog gewoon van

papier. In de toekomst gaan we dat geleidelijk digitaliseren door, als

daar aanleiding voor is, onder andere e-mails aan medewerkers aan hun

personeelsdossier toe te voegen. Momenteel zijn we trouwens bezig met

de invoering van een digitaal beoordelingssysteem. Daarmee verbeteren

we vooral het proces, niet de inhoud. Ook in de toekomst zullen managers

op elk moment moeten weten wat er bij hun medewerkers speelt.”

10 LIFTINSTITUUT

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

Liftinstituut heeft tot dusverre alleen maar met consultants gewerkt

die in dienst zijn van AFAS. "Hun kennis is volledig up-to-date en ze

weten precies wat er in de pijplijn zit. Eén keer per maand komt er een

consultant langs, die kent ons systeem van haver tot gort. Hij weet

waar de koffie staat en kan meteen aan de slag. Als er geen issues zijn

dan gaan we ontwikkelen, want we hebben nog wel wat wensen", aldus

Reunis.

De maandelijkse aanwezigheid van een consultant geeft Liftinstituut

ook een prikkel om actief met de ontwikkeling van het systeem bezig te

blijven. Reunis: "Voor standaardvragen doen we een beroep op het

Support center en ook dat werkt prima. We merken wel dat we soms

behoefte hebben aan een vorm van flexibele support die zich bevindt

tussen de telefonische ondersteuning en een consultant op de werkvloer.”

ONDERSTEUNING

"ALS ER GEEN ISSUES ZIJN DAN GAAN WE MET DE CONSULTANT ONTWIKKELEN”

11 LIFTINSTITUUT

OVER AFAS SOFTWARE

AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim

vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf

ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als

de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde

manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu

centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000

organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse

Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van

ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige

softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT

TELEFOONNUMMER033-434 3883

BEZOEKADRESPhilipsstraat 9

3833 LC Leusden