Kortere productiecyclus en meer efficiëntie bij FinaspanFinaspan produceert fineerplaten op bestelling. De mogelijke combinaties van houtsoorten en afwerking zijn heel groot, zodat een goed ERP-systeem nodig is voor een efficiënte opvolging. Met Microsoft Dynamics AX en UltimAX Wood van Ad Ultima kon Finaspan de productiecyclus verkorten en de efficiëntie verhogen. Daardoor kan de onderneming flexibel inspelen op het groeiende aantal kleine bestellingen.

De tien bedienden van Finaspan werken nu met de nieuwe software voor de opvolging van bestellingen, de facturatie, de boekhouding en het beheer van klanten en leveranciers. Ook de specifieke berekeningen en de opvolging van de kwaliteitslabels (PEFC en FSC) gebeuren met behulp van Ad Ultima’s specifieke software voor de houtsector.

Wanneer een product is afgewerkt, krijgt het een barcode die men bij het laden en leveren kan scannen. Zo blijven de panelen traceerbaar. Later zal Finaspan het gebruik van barcodes mogelijk uitbreiden om het productieproces nog efficiënter te maken

ADULTIMAIMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY

Profiel

Finaspan produceert gefineerde platen met alle mogelijke

houtsoorten. De klanten zijn onder meer grote distributeurs,

houthandelaars, schrijnwerkers en keukenbouwers in binnen-

en buitenland. Bij Finaspan werken ongeveer 40 mensen. De

onderneming produceert ook een aantal zelf ontwikkelde

productreeksen zoals de fineerplaten Aranya, Wood-U-Feel en

Waves.

www.finaspan.be

Uitdaging

Finaspan biedt zo veel verschillende combinaties van

houtsoorten en afwerkingen dat het de productie onmogelijk

manueel kan opvolgen. Het vorige ERP-systeem was maatwerk

en werd niet meer ondersteund door de leverancier. Finaspan

moest dus op zoek naar een nieuw systeem dat ook de vele

kleine bestellingen efficiënt kan beheren.

Oplossing

Met Ad Ultima en Microsoft Dynamics AX is Finaspan zeker van

ondersteuning op lange termijn. Ad Ultima installeerde ook

UltimAX Wood, een zelf ontwikkelde add-on voor Dynamics

AX, specifiek voor de houtsector. De tien bedienden bij

Finaspan stapten zonder veel problemen over naar hun nieuwe

werkomgeving.

Voordelen

• Ook kleine bestellingen efficiënt en flexibel opvolgen• Sneller reageren op vragen van klanten• Kortere productiecyclus• Grotere efficiëntie• Traceerbare producten• Automatische productieplanning• Kwaliteitslabel, eenheidsprijzen en loonwerk beheren• Aan te passen op maat

•

« Met ons nieuwe ERP-systeem zijn we in staat om ook bestellingen met kleine aantallen perfect op te volgen. We zijn dus flexibeler en we kunnen sneller reageren op vragen van klanten. »

Martin Hankar

ERP-projectverantwoordelijke bij Finaspan

KLANTENGETUIGENIS FINASPAN

Finaspan produceert fineerplaten op bestelling. Door het grote aantal mogelijke combinaties van afmetingen, houtsoorten en afwerking is een goed ERP-systeem onontbeerlijk. Daarom werkt Finaspan met Microsoft Dynamics AX en UltimAX Wood, geïnstalleerd door IT-partner Ad Ultima. UltimAX Wood is een door Ad Ultima ontwikkelde add-on voor Dynamics AX, specifiek voor de houtsector.

“Door de economische crisis zijn de bestellingen kleiner, maar met ons nieuwe ERP-systeem zijn we ook in staat om bestellingen met kleine aantallen op te volgen. We zijn dus flexibeler en we kunnen sneller reageren op vragen van klanten”, verklaart projectverantwoordelijke Martin Hankar. “Bovendien kunnen we de bestellingen vlugger afwerken doordat de productiecyclus sneller verloopt. Die grotere snelheid, efficiëntie en flexibiliteit zijn belangrijk omdat de concurrentie in onze markt heel groot is.”

De tien bedienden bij Finaspan werken nu met Dynamics AX en UltimAX Wood voor de opvolging van bestellingen, de facturatie, de boekhouding en het beheer van klanten en leveranciers. Ook al moesten ze even wennen aan de nieuwe werkomgeving, toch was er weinig weerstand tegen de overstap. “Ze waren betrokken bij de besprekingen over de aanpassingen op maat en ze hebben ook een opleiding gekregen. Dat is wellicht de verklaring voor de vlotte overgang”, aldus Martin Hankar.

Automatisch inplannen

De klanten geven hun bestellingen meestal door via e-mail of fax. De medewerkers van Finaspan zetten die bestellingen om in productcodes. Op basis van die codes stelt UltimAX Allegro, de productconfigurator van Ad Ultima, het product samen, waarna de bestelling automatisch wordt ingepland. “Vroeger maakten we zelf een weekplanning maar nu werkt het systeem automatisch de planning bij na elke bestelling”, zegt Martin Hankar.

De productieverantwoordelijke bepaalt wel nog manueel in welke volgorde men de bestellingen zal afwerken. De productie gebeurt in verschillen stappen, van het fineer voegen tot het persen van fineer op een plaat en het opschuren van het paneel.

Traceerbaarheid dankzij barcodes

“We maken 280.000 platen per jaar”, vertelt Martin Hankar. “Een bestelling kan variëren van 1 tot 200 platen of meer. Per dag maken we minstens 1000 platen maar daarbij zitten doorgaans 200 tot 300 kleine bestellingen. Om die allemaal goed op te volgen, gebruiken we ook de UltimAX Warehouse Scanning, de scanningoplossing van Ad Ultima. Elk werkorder krijgt een barcode en na de laatste stap in het productieproces wordt het werkorder afgemeld, waarna een barcode uit de printer rolt. De medewerkers bevestigen die barcode op de pallet, zodat de platen altijd te traceren zijn.”

Bij de transportplanning werkt Finaspan met pakken van maximaal 30 platen, zodat ze hanteerbaar blijven. “Wanneer een bestelling meer platen omvat, verdelen we die over meerdere pakken die elk een eigen nummer krijgen”, zegt Martin Hankar. “Met onze transportmodule kunnen we perfect tot op pakniveau gaan, wat ook handig is als de klant vraagt om niet alle pakken in één keer te leveren.”

Eenheidsprijzen berekenen en kwaliteitslabel opvolgen

Ad Ultima paste Dynamics AX en UltimAX Wood nog aan volgens de bedrijfsprocessen bij Finaspan. Zo voegden ze extra mogelijkheden toe voor de kostprijsberekeningen. “We berekenen onze eenheidsprijzen in euro per vierkante meter, maar het standaardpakket werkt met eenheidsprijzen per plaat”, legt Martin Hankar uit.

Met UltimAX Wood kan Finaspan nu de vereisten voor de PEFC- en FSC-kwaliteitslabels opvolgen en het loonwerk berekenen. “Loonwerk bepaalt de manier waarop we onze productietijd berekenen voor de facturatie”, zegt Martin Hankar. “We verkopen geen producten uit een voorraad maar we produceren op vraag van de klant. Elke bestelling wordt dus omgezet in een interne bestelling. Ad Ultima heeft alle mogelijkheden, combinaties en productnamen in UltimAX Wood voorzien.”

Exporteren naar Excel

De medewerkers van Finaspan maken ook gebruik van de standaardmogelijkheden van Dynamics AX. Zo kunnen ze de informatie uit AX gemakkelijk exporteren naar Excel. Dat is onder meer nodig voor de rendementsberekeningen. Martin Hankar: “We kopen brute fineer op paletten maar er is altijd een deel onbruikbaar door natuurlijke defecten in het hout, zoals verkleuringen. Voor elke aangekochte palet fineer berekenen we hoeveel er bruikbaar was. Zo kunnen we de kwaliteit van de leverancier opvolgen en de kostprijs van ons fineer bepalen. Voor de rapportering gebruiken we Atlas XL voor Dynamics AX, dat Ad Ultima voor ons installeerde.”

Ondersteuning op lange termijn

Vroeger had Finaspan al een ERP-systeem in huis, maar dat was maatwerk. Toen de ontwikkelaars van die toepassing bij de softwareleverancier vertrokken, was ook de kennis verdwenen om Finaspan te ondersteunen. “Daarom beslisten we om over te stappen naar een grote onderneming als Ad Ultima en een standaardproduct van Microsoft”, vertelt Martin Hankar. “Daarmee zijn we zeker van ondersteuning op lange termijn. Bovendien heeft Ad Ultima heel wat ervaring met automatisering voor de houtnijverheid.”

Toch verliep het ERP-project bij Finaspan niet altijd even vlot. “We hebben geen eigen IT-afdeling en er was ook geen projectverantwoordelijke voor ik bij Finaspan in dienst kwam”, verklaart Martin Hankar. “De bedrijfsleider had die taak op zich genomen maar dat creëerde misverstanden en verkeerde verwachtingen. Een bedrijfsleider spreekt immers in businesstermen en niet in IT-taal. We hebben op die manier ervaren dat het belangrijk is om de projectstructuur en de verwachtingen van een ERP-project vooraf duidelijk te definiëren. Ad Ultima blijft onze software ondersteunen. We hebben al een aantal ideeën om het systeem nog beter te benutten en zo nog meer rendement uit onze investering te halen. Zo zullen we proberen om de opvolging van het productieproces nog efficiënter te maken met behulp van barcodes bij elke stap.”

AD ULTIMA

Beneluxpark 7

8500 Kortrijk

Tel: +32 (0)56 740 740

Fax: +32 (0)56 740 700

eMail: info@adultima.be

URL: www.adultima.beADULTIMAIMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY