Kennisdocument 5:

DE CAPACITEIT VAN

EEN ORGANISATIE

3 |

Inhoud

Het stappenplan:

voor de capaciteitsanalyse van PI en PE 4

Uitvoering organisatieanalyse 5

Het opbouwen van de capaciteiten van een organisatie 7

Uitgever: Wilde Ganzen

Auteur: MDF

Mede tot stand gekomen dankzij subsidie van: NCDO

| 4 WILDE GANZEN PI-DOC5 De capaciteit van een organisatie

j

PI-Doc 5: De capaciteit van een

organisatie

Wanneer je met een partner besluit om samen een ontwikkelingsproject

op te zetten, is het belangrijk dat beide organisaties van elkaar weten

hoe ze functioneren, oftewel wat hun capaciteiten zijn. De capaciteit van

een organisatie zegt iets over wat ze aankan, haar vermogen om

activiteiten met succes uit te voeren. Door met elkaar in gesprek te gaan

kunnen het Nederlands Particulier Initiatief (PI) en de Project Eigenaar

(PE) kijken wat beide partijen kunnen en willen. Een goede

kwaliteitsinschatting is erg belangrijk voor een succesvolle

samenwerking. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het spinnenweb.

Het spinnenweb is een praktische analysemethode om de capaciteit van

een organisatie te bepalen. De huidige capaciteit wordt in kaart gebracht

en vergeleken met de capaciteit die nodig is om het project tot een succes

te maken. Aan de hand van deze vergelijking kunnen eventuele zwaktes in

de capaciteit worden aangetoond en of/hoe je ze mogelijk kunt versterken.

Je ontdekt dus voor de start van het project of capaciteitsopbouw en

versterking nodig zijn. Een andere mogelijke conclusie is dat partners niet

goed zijn toegerust voor het uitvoeren of ondersteunen van het project en

dat het project moet worden aangepast.

Het stappenplan voor de capaciteitsanalyse van PI en PE 1. Identificeren en vaststellen van projectresultaten en -activiteiten. 2. Identificeren en omschrijven van de noodzakelijke capaciteiten voor projectuitvoering en –ondersteuning. 3. Informatie verzamelen over de huidige organisatiecapaciteiten volgens een criterialijst. 4. Invullen van de gewenste capaciteit van de organisatie in het spinnenweb. 5. De huidige capaciteit van de organisatie middels een score invullen in het spinnenweb. 6. De gewenste situatie met de huidige situatie vergelijken en de verschillen in kaart brengen. 7. De vraag stellen of de verschillen belangrijk zijn voor het succes van het project. 8. Activiteiten identificeren die de zwaktes in de capaciteit omzetten in sterktes.

Voor elke stap is een aantal vragen opgesteld die helpen bij het vergelijken

van de huidige situatie van de organisatie met de toekomstige. Deze

vragen dienen als richtlijn.

Criteria voor spinnenweb

Technische capaciteit

Financiële/administratieve capaciteit

Management van medewerkers, training, motivatie

Klant-, doelgroepgerichtheid/-kennis

Kwaliteit van beleid, planning, systemen

Link met andere organisaties

| WILDE GANZEN PI-DOC 5 De capaciteit van een organisatie 5 |

Lerend vermogen, monitoring, evaluatie

Transparantie, managementstijl, verantwoordelijkheid, controlesysteem

Beoordelingscriteria

0 = slecht, moet verbeterd worden

1 = zwak, kan verbeteren

2 = ruimte om nog te verbeteren

3 = goed, effectief

Uitvoering organisatieanalyse 1. IDENTIFICEREN EN VASTSTELLEN VAN DE TE LEVEREN

PROJECTRESULTATEN EN -ACTIVITEITEN.

De resultaten die behaald moeten worden en de activiteiten die daarvoor

nodig zijn, moeten duidelijk omschreven worden in een projectdocument.

Wat is het projectdoel bijvoorbeeld? Met welke strategie kan dit worden

behaald en welke activiteiten zijn hiervoor nodig?

Als dit helder is, kun je door met de volgende stap.

2. IDENTIFICEREN EN OMSCHRIJVEN VAN DE NOODZAKELIJKE CAPACITEITEN

VOOR PROJECTUITVOERING EN –ONDERSTEUNING.

Omschrijf samen met de partnerorganisatie aan de hand van de acht

spinnenwebcriteria wat de ideale capaciteit van het PI en de PE zijn om het

project te kunnen uitvoeren en ondersteunen. Doe dit op basis van

bovengestelde doelen en activiteiten.

In de praktijk

Het vergroten van de deelname van meisjes aan basisonderwijs in een

dorp in een ontwikkelingsland is het projectdoel. Een van de resultaten

is het opzetten van een meisjesvriendelijke schoolomgeving. Bij

technische criteria zou je dus van de PE mogen verwachten dat het de

lokale schoolsituatie kent, weet wat een meisjesvriendelijke omgeving

inhoudt en daar dus in de organisatie kennis over heeft. Dit criterium

moet nu in de gewenste kennis en expertise worden omschreven,

bijvoorbeeld: ‘Kennis van vrouwvriendelijke schoolomgeving voor

meisjes in de leeftijd x tot y.’

Het PI kijkt of ze hiervoor draagvlak in Nederland krijgt en de nodige

middelen kan mobiliseren.

| 6 WILDE GANZEN PI-DOC5 De capaciteit van een organisatie

j

Het spinnenweb ingevuld volgens de acht criteria kan bijvoorbeeld tot de

volgende uitkomst leiden:

3. INFORMATIE VERZAMELEN OVER DE HUIDIGE ORGANISATIECAPACITEITEN

VOLGENS EEN CRITERIALIJST.

In deze stap wordt de huidige capaciteit geanalyseerd aan de hand van de

acht spinnenwebcriteria. Vragen die kunnen helpen bij het bepalen van de

huidige capaciteit:

Producten en diensten

Welke producten en/of diensten biedt de organisatie momenteel aan?

Welke doelgroep maakt hiervan gebruik?

Met welk doel biedt de organisatie deze diensten aan?

Missie

Wat is de missie en/of visie van de organisatie en is dit vastgelegd?

Zijn de missie/visie bekend bij medewerkers, vrijwilligers en andere betrokkenen?

Is de organisatie een rechtspersoon, officieel erkend en bezit zij statuten?

Middelen

Wat zijn de middelen die de organisatie ter beschikking heeft om diensten en producten te leveren? Denk aan:

financiële middelen

personele middelen (kwaliteit en kwantiteit)

materiële middelen

natuurlijke hulpbronnen (water, grond, bos, lucht, enz.)

0

1

2

3

Key:

0 = Slecht, moet verbeterd worden

1 = Zwak, ruimte voor verbetering

2 = Ruimte om nog te verbeteren

3 = Goed, effectief

Financiële capaciteit

management, training

motivatie

Doelgroep focus

Beleid

Technische capaciteit

Lerend

vermogen

Transparantie,

managementstij

lcontrole

X

X

X

XX

X

X

Link met andere

organisaties

X

| WILDE GANZEN PI-DOC 5 De capaciteit van een organisatie 7 |

4. INVULLEN VAN DE GEWENSTE CAPACITEIT VAN DE ORGANISATIE IN HET

SPINNENWEB.

Aan de hand van een capaciteitsanalyse kan het spinnenweb nu worden

ingevuld met omschrijvingen van de benodigde capaciteiten voor de ideale

situatie. Oftewel, de acht spinnenwebcriteria hebben nu een specifieke

invulling gekregen. Bijvoorbeeld: technische capaciteit is nu omschreven

als DE capaciteit die nodig is voor de uitvoering van het project.

5. DE HUIDIGE CAPACITEIT VAN DE ORGANISATIE MIDDELS EEN SCORE

INVULLEN IN HET SPINNENWEB.

De huidige situatie – beoordeeld in stap 3 – kan met de juiste score

worden ingevuld in het spinnenweb. Het eindresultaat is een ingevuld

spinnenweb op alle acht criteria.

6. DE GEWENSTE SITUATIE MET DE HUIDIGE SITUATIE VERGELIJKEN EN DE

VERSCHILLEN IN KAART BRENGEN.

Per onderdeel kun je nu beoordelen of de capaciteit voldoende is, of dat er

een leegte is die moet worden opgevuld. Is de huidige technische

capaciteit bijvoorbeeld gelijk aan de gevraagde capaciteit?

7. DE VRAAG STELLEN OF DE VERSCHILLEN BELANGRIJK ZIJN VOOR HET

SUCCES VAN HET PROJECT.

Als alle verschillen en overeenkomsten duidelijk zijn, kunnen capaciteiten

die als zwak zijn beoordeeld eventueel worden versterkt. Hierin zijn

sommige kwaliteiten wellicht meer of minder belangrijk. Het resultaat is

een prioriteitenlijst met capaciteiten die opgebouwd moeten worden. De

volgende vragen kunnen hierbij helpen:

Hoe groot is de kans dat de organisatie de benodigde capaciteit (middelen, kennis, vaardigheden) in de komende jaren tot haar beschikking heeft?

Hoe groot is de invloed van externe factoren (bedreigingen) op de beschikbaarheid van de benodigde capaciteit? Baseer je hierbij op informatie uit de contextanalyse.

Hoe groot is de garantie dat de gewenste kwantiteit en kwaliteit worden geleverd?

8. ACTIVITEITEN IDENTIFICEREN DIE DE ZWAKTES IN DE CAPACITEIT

OMZETTEN IN STERKTES.

Capaciteiten die moeten worden opgebouwd voor de uitvoering van het

project, worden in deze stap omgezet in concrete activiteiten. Wat moet er

gebeuren, wat moet de organisatie doen om de capaciteiten op te

bouwen? Bijvoorbeeld een cursus of de introductie van een bepaald

computersysteem. Capaciteitsopbouw kost geld, tijd en middelen. Deze

moeten worden voorzien in het project.

Het opbouwen van de capaciteiten van een organisatie De capaciteitsopbouw van een organisatie verschilt per organisatie. Als een

partner professioneel is en volledig functioneert, hoeft er misschien weinig

te gebeuren voordat je samen een project start. Ook kan het zijn dat een

organisatie nog het een en ander moet doen voordat de samenwerking

begint. Er zijn drie mogelijke scenario’s.

| 8 WILDE GANZEN PI-DOC5 De capaciteit van een organisatie

j

SCENARIO A

Het huidige functioneren van de organisatie ziet er niet positief uit. De

organisatie zou op alle fronten moeten verbeteren. Er kunnen

verschillende redenen zijn om tot deze conclusie te komen. Hierbij kan o.a.

gedacht worden aan de volgende aspecten: de beoogde doelen die de organisatie zichzelf stelt kunnen niet

worden gehaald, omdat ze niet door de doelgroep of maatschappij worden ondersteund.

de kwaliteit of kwantiteit van de producten schiet tekort, mogelijk door gebrek aan een (constante) beschikbaarheid van middelen.

de aangeboden producten en diensten leiden tot andere effecten dan voorzien en dragen niet bij aan het doel van de organisatie.

de beschikbare (personele) middelen zijn niet afgestemd op de producten.

Mocht dit het geval zijn, overweeg dan om géén samenwerkingsrelatie met

de organisatie aan te gaan, of om het project aan te passen aan de reële

capaciteiten van het PI en de PE.

SCENARIO B

De organisaties functioneren goed in de huidige vorm. Alle energie kan in

het project worden gestoken. Dit is een sterk samenwerkingsverband

waarin de rollen tussen PI en PE goed zijn verdeeld: het PI ondersteunt en

de PE leidt het project en voert het uit.

SCENARIO C

Het huidige functioneren van het PI en/of de PE schiet op enkele punten

tekort. Maak een activiteitenplan om de nodige capaciteiten te versterken.

De versterking moet erop gericht zijn dat de organisatie het project met

succes kan uitvoeren. Het eindresultaat van capaciteitsopbouw is enerzijds

een succesvol uitgevoerd project en anderzijds een sterkere organisatie die

het project goed en op duurzame wijze kan uitvoeren.

Wilde

Wilde Ganzen

Heuvellaan 36

1217 JN Hilversum

t 035 - 625 10 30

f 035 - 624 66 77

rekening 40 000

info@wildeganzen.nl

www.wildeganzen.nl