Introductiebrochure voor nieuwe medewerkers en studenten · fysische parameters, afname van ECG en...

Introductiebrochure voor nieuwe

medewerkers en studenten (A2)

Studiesecretariaat Hartcentrum Hasselt

Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 2

Versie augustus 2018

Welkom

Het team van het Studiesecretariaat Cardiologie heet je van harte welkom. Wij zullen ons best doen

opdat jij je zo snel mogelijk thuis voelt in onze groep.

Deze brochure biedt je een eerste kennismaking met onze dienst. De volgende pagina’s geven je

een overzicht van de gebruiken, modaliteiten en afspraken. Zo kan je je op een vlotte en aangename

manier inwerken op onze dienst.

Uiteraard staan niet alle details in deze brochure. Als je nog vragen hebt of meer informatie wenst,

kan je altijd terecht bij een collega. Geef gerust een seintje, want jouw opvang en begeleiding

behoren tot ons takenpakket en zijn ook onze verantwoordelijkheid.

We wensen je alvast veel werkgenot en veel succes!

Voornaamste stelregel:

als je twijfelt, vraag dan hulp!

Dit doe je beter te vroeg dan te laat


Inhoud 1. Voorstelling van de studiedienst Cardiologie .................................................................................. 4

1.1. Algemeen ................................................................................................................................. 4

1.2. Locatie ..................................................................................................................................... 4

1.3. Plaats binnen de organisatie ................................................................................................... 5

1.4. Het multidisciplinair team ....................................................................................................... 6

1.5. Specialismen .......................................................................................................................... 10

1.6. Afdelingsopdrachten ............................................................................................................. 11

2. Procedures en protocollen ............................................................................................................ 13

2.1. SOP’s ...................................................................................................................................... 13

2.2. Medisch-verpleegkundige technieken .................................................................................. 13

2.3. Studiespecifieke aandachtspunten ....................................................................................... 13

3. Communicatie ............................................................................................................................... 16

3.1. Telefonie ................................................................................................................................ 16

3.2. ICT .......................................................................................................................................... 16

3.3. Extra informatie ..................................................................................................................... 16

4. Personeelsinformatie .................................................................................................................... 17

4.1. Ziekenhuisbreed .................................................................................................................... 17

4.2. Dienstspecifiek ...................................................................................................................... 18


1. Voorstelling van de studiedienst Cardiologie

1.1. Algemeen

Binnen de dienst cardiologie staat een gemotiveerd team van 6 studiemedewerkers in voor de

opvolging van de verschillende klinische studies. De studiemedewerkers coördineren zelfstandig

diverse onderzoeksprojecten, voeren prospectie en screening uit van patiënten en fungeren als spil

tussen de cardioloog, de huisarts en de patiënt inzake de lopende studies. Daarnaast worden heel

wat administratieve en verpleegtechnische handelingen uitgevoerd waaronder het opnemen van

fysische parameters, afname van ECG en bloedstalen, verzorgen van de briefwisseling met de

huisarts en met de ethische toetsingscommissie, het uitvoeren van patiënten follow-ups en het

kritisch analyseren van datarapportage.

1.2. Locatie

Het studiesecretariaat ligt op de 1ste verdieping van de G-vleugel. De verschillende studie lokalen

bevinden zich op de gang waar ook de raadplegingen van cardiologie doorgaan. De twee bureaus

(G116 en G117) bevinden zich op het einde van deze gang. Vooraan bevindt zich het

onderzoekslokaal van de studiedienst (G124). Er kan vaak ook gebruik gemaakt worden van

raadpleging 3 (G119).

Grondplan afdeling

De overige diensten van cardiologie bevinden zich hoofdzakelijk op de tweede verdieping van de A-

vleugel (A2, B2, CCU, cathlab, functiemeting) en in de achterbouw van Huis 9 (telemonitoring,

studenten, dokterslokaal). Ook hier zijn de studiemedewerkers regelmatig te vinden.


Grondplan Campus Virga-Jesse

1.3. Plaats binnen de organisatie

Onze afdeling maakt deel uit van de zorgcluster Circulatie & vitale organen.

Deze zorgcluster bestaat uit de volgende diensten:

• Cardiologie

• Cathlab

• Pneumologie

• Thoracale heelkunde: Cardiologische / Pneumologische heelkunde

• Vasculaire heelkunde

• Hart-, long- en vaatrevalidatie

• ICCU Hartbewaking

• Endocrinologie

• Nefrologie en dialyse

• Infectieziekten & immuniteit

• Zorgprogramma cardiale pathologie

Management

Medisch manager Dr. Jos Vandekerkhof 011 33 71 10 [email protected]

Zorgmanager Els Nelissen 011 33 51 86 [email protected]

mailto:[email protected]



1.4. Het multidisciplinair team

Het studiesecretariaat

Diensthoofd

Arne Janssen

Studiecoördinator

Julie Bollen

Studiecoördinator

Emily Dekimpe

Studiecoördinator

Nele Mommen

Studiecoördinator

Annick Schoonis

Studiecoördinator

Gregory Van Genechten


Het medisch team

Medisch diensthoofd Cardioloog-revalidatiearts

Prof. Dr. Paul Dendale

Interventiecardioloog

Dr. Edouard Benit

Cardioloog-elektrofysioloog

Dr. Dagmara Dilling-Boer

Cardioloog-echografist

Dr. Robert Geukens

Cardioloog-echografist

Dr. Lieven Herbots

Cardioloog - elektrofysioloog – geneticus Dr. Pieter Koopman


Cardioloog – revalidatiearts

Dr. Veerle Reenaers


Dr. Joris Schurmans

Cardioloog

Dr. Didier Stroobants

Cardioloog-hartfalenspecialist

Dr. Philippe Timmermans Junior

Cardioloog-intensivist

Dr. Philippe Timmermans Senior

Cardioloog-revalidatiearts

Dr. Johan Vaes


Cardioloog-echografist-hartfalenspecialist

Dr. Jan Verwerft


Dr. Johan Vijgen

Cardioloog-intensivist

Dr. Pascal Vranckx

Afdelingen en specialisatieverpleegkundigen cardiologie

A2 Kortverblijf

Jacqueline Gauthier

Tel: 011 33 92 51 E-mail: [email protected]

B2 Longstay Cardiologie

Najate Oussaih


CCU + Cathlab

Kris Duchateau


PAN (Pysician Assistant Nurse)

Hanne Verheyen Tel: 011 33 70 55

E-mail: [email protected]

Nele Thys Tel: 011 33 70 56








Functiemetingen cardio

Peter Vanvoorden Tel: 011 33 70 41


Hartfalenverpleegkundigen

Marita Houbrechts Tel: 011 33 70 33


Hanne Goris Tel: 011 33 70 34


Secretariaat cardiologie

Hilde Rossillon

Tel: 011 33 70 00 (balie) Email: [email protected]

1.5. Specialismen

Op de studiedienst Cardiologie wordt onderzoek verricht naar alle cardiologische

ziektebeelden, onderzoeken, interventies, behandelingen en devices.

Meest voorkomende ziektebeelden

• Angor

• Acuut coronair syndroom (acuut myocardinfarct, instabiele angina pectoris)

• Hartfalen

• Hartdecompensatie

• Kleplijden

• Hartritmestoornissen: VKF, VT, bradycardie, pauze, tachycardie

• Syncope

• Endocarditis, myocarditis, pericarditis

• Atrium Septum Defect (ASD) en Patent Foramen Ovale (PFO)

Meest voorkomende onderzoeken op cardiologie

• Klinisch onderzoek

• Labo

• Radiologie (NMR, RX, CT, coronarografie)

• Cathlab

o Elektrofysiologisch onderzoek

o Coronarografie






• Functiemeting

o ECG

o Electrocardiografie met farmaca

o Duplex halsvaten

o TTE: Transthoracale echo, echocardiografie

o Dobutamine-stresstest (met MIBl)

o Inspanningsechografie

o Cyclo-ergometrietest (met MIBl)

o Spiro-ergometrietest

o Late potentialen

o Tilttest

o Autonome functietesten

o Ajmalinetest

o Pacemakeranalyse + ICD analyse

o Bloeddrukmeting

o Holter

o Endoscopie: Transoesofagale echo (TOE of TEE)

o Opvolging hartritme via telemetrie monitoring

Meest voorkomende behandelingen

• Medicamenteus

• Procedures (al dan niet met devices)

o PCI (Percutane Coronaire Interventie)

o Pacemaker implantatie of –vervanging

o Elektrische reconversie

o Ablatie

o ICD implantatie of –vervanging

o PTAV, TAVI

• Operaties

Secundaire preventie

• Cardiale revalidatie

• Telemonitoring

• Voeding en dieet

• Psychologische begeleiding

• Rookstopbegeleiding

1.6. Afdelingsopdrachten

Op de studiedienst cardiologie worden alle studies verdeeld onder de verschillende

studiemedewerkers. Er wordt hierbij rekening gehouden met de huidige drukte van het team en de


voorkeur van de verschillende teamleden. Doorgaans wordt de studie toegewezen enkele weken

voor de officiële start van de studie (studie initiatie). Er wordt tevens een back-up aangewezen per

studie die kan overnemen in geval van verlof bijvoorbeeld. Onderstaande taken behoren tot de

kerntaken van een studiemedewerker.

Studie opvolging

Binnen de dienst heeft iedere studiemedewerker enkele studies waar hij/zij verantwoordelijk voor is,

samen met de PI’s (verantwoordelijke artsen). De studies worden van het moment van de toewijzing

tot aan de archivering door deze persoon gecoördineerd en opgevolgd. Hij/zij is het eerste

aanspreekpunt en zorgt dat alles goed verloopt en dat alle taken uitgevoerd worden.

Prospectie en screenen patiënten

Het zoeken van geschikte patiënten aan de hand van de criteria van de studie is doorgaans de

verantwoordelijkheid van de studiemedewerker. Voor de studie van start gaat, wordt er een

screeningstrategie afgesproken met de PI. Als enkel de arts patiënten kan aanleveren, moet de

studiemedewerker zorgen dat de studie onder de aandacht blijft bij de artsen en kan deze in de mate

van het mogelijk de patiënten pre-screenen.

Opvolgen van patiënten

Patiënten die worden geïncludeerd in een studie moeten doorgaans gedurende een bepaalde tijd

opgevolgd worden door de studiemedewerker. De organisatie en de uitvoering van deze opvolging

gebeurt door de studiemedewerker.

Technische handelingen

Voor de meeste studies moeten er diverse (verpleegtechnische) handelingen gebeuren bij de

patiënten. Dit zijn onder andere de volgende handelingen: bloednames, ECG afname, urine

staalafname, parameter controle, 6 minuten wandel test, inspuitingen, anamnese, ondersteuning

echografie, …

Administratie

Bij klinisch onderzoek dient alles nauwkeurig geregistreerd en gerapporteerd te worden. Deze

rapportage gebeurt gedeeltelijk elektronisch en gedeeltelijk op papier.

Overige taken

De taken van een studiemedewerker zijn zeer gevarieerd. Ze hebben veelal betrekking tot

organisatie, planning en opvolging. De volgende taken behoren eveneens tot het takenpakket:


• Contact met (huis)artsen

• Contact met betrokken werknemers/cardiologen

• Afspraken maken met betrokken diensten

• Contact en afspraken maken met firma’s

• Uitwerken van werkdocumenten en overzichten

• Bijwonen en organiseren van vergaderingen (binnen -en buitenland)

• Bijscholing en inwerken in diverse protocols

2. Procedures en protocollen

2.1. SOP’s

De studiedienst heeft diverse ‘standard operating procedures ‘(SOP’s) om de taken en procedures,

die horen bij klinische studies, in kaart te brengen en te standaardiseren. Het is belangrijk dat deze

procedures strikt worden gevolgd om te voldoen aan de Belgische en Europese wetgeving en om te

handelen volgens Glood Clinical Practice (GCP). De SOP’s zijn te raadplegen op de dienst. Er bestaan

SOP’s voor o.a. de volgende procedures:

• Temperatuurbewaking

• Archivering

• Deblindering

• Informed consent

• Medicatiebeheer en logistiek

• Calibratie toestellen

• Audit richtlijnen

• SAE rapportering

• Financiële opvolging studies

2.2. Medisch-verpleegkundige technieken

De procedures van verschillende medisch-verpleegkundige technieken zijn terug te vinden op

JessaZorgnet.

2.3. Studiespecifieke aandachtspunten

Bij een klinische studie wordt er doorgaans een nieuw medicament of een nieuwe interventie

uitgetest, die soms nog niet werd getest op een mens of een patiënt. Dit maakt dat observatie van

uw patiënt zeer belangrijk is. Neem de klachten van de patiënt serieus en neem bij de minste twijfel

contact op met uw PI of een andere cardioloog. Ga na hoe lang de klachten al bestaan, verminderen

of verergeren deze bij bepaalde handelingen (bv. bij inspanning), wat is de ernst van de klachten, etc.

Daarnaast is de anamnese van uw patiënt zeer belangrijk. Welke medische voorgeschiedenis heeft

hij/zij, welke chronische aandoeningen zijn aanwezig, etc.


Tenslotte is het zeer belangrijk om een goed beeld te hebben van welke medicamenten uw

patiënten inneemt (frequentie, dosis, sinds wanneer). Volg dit ook goed op gedurende de studie

aangezien een verandering van medicatie bepaalde klachten kan veroorzaken, die dan niet door de

studiemedicatie veroorzaakt worden. Hou steeds rekening met alle aspecten die een impact kunnen

hebben op de gezondheid van uw patiënt.


10 standaarden

In het Jessa Ziekenhuis volstaat patiëntvriendelijkheid niet. We streven bewust naar patiëntgericht- heid. Dat betekent dat je niet enkel passief vriendelijk bent, maar oplossingsgericht en proactief handelt. Door het overtreffen van de verwachtingen van je patiënt zorg je ervoor dat hij niet enkel te- vreden maar ook loyaal is. Als werkinstrument gebruiken we 10 standaarden die aangeven op welke manier je het verschil kan maken in je omgang met patiënten.

1. Zie de mens achter de patiënt: geef de patiënt het gevoel dat hij gezien en gehoord wordt.

2. Toon de mens achter de medewerker: zorg voor een menselijke connectie.

3. Geef informatie in de juiste dosis: doseren en herhalen is de boodschap.

4. Bouw samen aan het zorgverhaal: betrek je patiënt actief bij het proces.

5. Maak er een familieverhaal van: verlies de familie niet uit het oog.

6. Respecteer de privacy: gun de patiënt zijn veilige plek.

7. Maak wederzijdse afspraken: stel je grenzen.

8. Trek als team aan één koord: laat de patiënt voelen dat hij in veilige handen is.

9. Vergeet het eilandgevoel: ga in dialoog met andere diensten.

10.Vertrouw op de expertise van anderen: bundel de krachten met experts buiten de eigen muren.

Meer informatie vind je op Jessanet!


3. Communicatie

3.1. Telefonie

Alle telefoonnummers, DECT-nummers en e-mailadressen zijn gemakkelijk terug te vinden via

Jessanet, zoekfunctie ‘Wie is Wie’.

Algemene DECT studiebureau cardiologie: Tel: (011 33) 70 30

DECT nummers studiesecretariaat

Julie Bollen 32030

Emily Dekimpe 32031

Arne Janssen 32032

Nele Mommen 32033

Annick Schoonis 32034

Greg Van Genechten 32035

Noodnummers

Brand 9999

M.U.G. 9600

Alarm bij acute agressie 5555

Dringende technische interventie 3333

3.2. ICT

• De introductie van informaticatoepassingen is sterk merkbaar op de dienst. We beschikken

over een aantal vaste pc’s en laptops. Deze geven toegang tot: beddenbeheer (Poema),

elektronisch medicatiebeheer, elektronisch patiëntendossier (GEMS), Ultragenda, Jessa

(Zorg)net, Cybertrack, etc.

• De pc’s worden enkel gebruikt voor professionele doeleinden.

• Iedere medewerker werkt met zijn/haar eigen login (code gebruiker en paswoord).

3.3. Extra informatie

Website: www.jessazh.be

Website Hartcentrum: www.hartcentrumhasselt.be

http://www.jessazh.be/

http://www.hartcentrumhasselt.be/


4. Personeelsinformatie

4.1. Ziekenhuisbreed

Op Jessanet vind je:

• Algemene personeelsinformatie (ziektemelding, verlof, uurrooster verzekering,

arbeidsreglement,...)

• Informatie over de evaluatieprocedure

• Informatie over de vormingsprocedure

Een groot deel van deze informatie vind je ook in de infomap die je ontvangt bij je aanwerving.

Tijdsregistratie

Het Jessa Ziekenhuis heeft een 38 urenstelsel, waarbij 7u36 per dag gewerkt wordt. Het

studiesecretariaat werkt in dagposten en hanteert de uurrooster G76, met de volgende stam-en

glijtijden:

• Glijtijd: 7:00-9:00

• Stamtijd: 9:00-11:30

• 30’ pauze tss: 11:30-13:00

• Stamtijd: 13:00-15:00

• Glijtijd: 15:00-17:00

Tikklok

Gewerkte uren worden geregistreerd aan de hand van een tijdsregistratiesysteem. Dit

systeem is van toepassing op alle werknemers van de vzw Jessa Ziekenhuis. Alle personeelsleden die

in het tijdsregistratiesysteem zijn opgenomen, worden in het bezit gesteld van een persoonlijke

badge die verplicht gedragen moet worden voor identificatie.

Maandelijks wordt het saldo van tikklokuren afgesloten. Houdt daarom steeds je saldo van

tikklokoveruren goed in de gaten. Tikklokoveruren boven 7u36 worden niet overgedragen

naar de volgende maand. Vraag het afsluitingsrooster op aan je diensthoofd.

Overuren

Overuren zijn uren die gepresteerd worden buiten de glij- en stamtijden. Overuren dienen tot een

minimum beperkt te worden en zullen pas goedgekeurd worden na toestemming van het

diensthoofd.

Teambuilding

Jaarlijkse vinden een aantal activiteiten plaats die variëren van jaar tot jaar, bv. blote

voetentocht, etentje, fietstocht, bezoek modemuseum, etc. Voorlopig heeft nog ieder personeelslid

recht op een halve dag tijdscompensatie.


Vorming

Vanuit het ziekenhuis worden er momenteel slechts weinig opleidingen gegeven die van toepassing

zijn op studiemedewerkers. Regelmatig worden bijscholingen gegeven binnen cardiologie waar wij

ons voor kunnen inschrijven. Geef zelf aan als er opleidingen (interne of externe) zijn die je nodig

acht of die je graag zou volgen. Vormingen worden enkel goedgekeurd na overleg met het

diensthoofd.

Ziekte

Bij ziekte dien je zo snel mogelijk te verwittigen. Neem telefonisch contact op met de dienst

vòòr de aanvang van de shift. Verwittig ook steeds je diensthoofd om de afwezigheidsduur

door te geven nadat je bij een arts bent geweest. Ook de personeelsdienst dient verwittigd te

worden door de afwezige medewerker. Verder dien je de verplichtingen van het arbeidsreglement

inzake ziekteverzuim na te leven.

Beroepsgeheim, privacy en datacollectie

Sinds 25 mei 2018 geldt er in heel Europa een nieuwe privacywet: de General Data Protection

Regulation (GDPR). GDPR is in het leven geroepen om de privacy van alle burgers die zich op

Europees grondgebied bevinden beter te beschermen.

Organisaties die persoonsgegevens verwerken, moeten kunnen aantonen:

- dat ze enkel die gegevens verzamelen die ze nodig hebben om de gevraagde dienst te

leveren en dat ze de toelating hebben om de verzamelde gegevens te verwerken,

- dat ze de gegevens enkel gebruiken voor het doel waarvoor ze een toestemming verkregen

hebben en ze niet langer bijhouden dan nodig

- welke gegevens ze verzamelen, hoe ze deze data gebruiken en up-to-date houden en hoe ze

de data beveiligen tegen ongeoorloofde inzage en verlies.

Iedere werknemer dient conform deze wetgeving te handelen. Meer informatie omtrent de GDPR

wetgeving kan je terugvinden op: https://www.jessazh.be/deelwebsites/gdpr. De GDPR-wetgeving is

niet van toepassing op anonieme gegevens

4.2. Dienstspecifiek

Verlof

Verlof dient via het diensthoofd aangevraagd te worden via mail. In de mate van het mogelijke zal

hieraan gevolg worden gegeven. Er dienen 5 officiële verlofdagen (overuren, feestdagen tellen apart)

voor eind mei opgenomen te worden en 20 officiële verlofdagen voor eind september. Na

goedkeuring dient ieder afzonderlijk zijn of haar verlof door te geven aan Hilde Rossillon van het

http://http/eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

http://http/eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

https://www.jessazh.be/deelwebsites/gdpr/persoonsgegevens

https://www.jessazh.be/deelwebsites/gdpr


secretariaat. Alle goedgekeurde verlofdagen worden door het diensthoofd in een overzicht

toegevoegd die iedere werknemer kan raadplegen.

Verdere dienstspecifieke regels mbt het verlof kunnen geraadpleegd worden op de netwerkschijf van

de dienst onder afspraken en richtlijnen.

Dienstvergaderingen

Maandelijks wordt er een dienstvergadering gehouden. De inhoud hiervan kan variëren

van algemene info onder de vorm van een bijscholing, vragen of voorstellen van collega’s, tot

beleidsmatige info door het diensthoofd.

Back-up

Bij drukte of kortdurende afwezigheid van de studiecoördinator, worden de taken overgenomen

door de back-up van de studie. Een goede schriftelijke en mondelinge briefing wordt voorzien. Bij

langdurige afwezigheid kunnen de taken verdeeld worden onder de andere collega’s.

Permanentie

Er dienen steeds drie personen aanwezig te zijn op de dienst. Gelijktijdig langdurig verlof

(>5dagen) van meer dan drie personen wordt niet toegestaan.

Dagverantwoordelijke

Elke studiemedewerker is 1 dag per week verantwoordelijk voor de telefonie en het nazicht

van temperatuurloggers. Deze persoon start die dag ook om 8:00. Bij verlof of afwezigheid van de

verantwoordelijke, neemt de volgende dagverantwoordelijke deze taken over.

Kledij

Als studiemedewerker kom je in je eigen kledij werken. Het is niet nodig om andere outfit te dragen.

Bij patiëntencontact en bij verplaatsingen naar andere afdelingen is het nodig om een short te

dragen met uw identificatie goed zichtbaar. De schorten kan je bekomen via de dienst en wordt op

de eerste werkdag in orde gebracht.

Alle interne afspraken zijn terug te vinden op de P-schijf (cardio trials/Standaard-

documenten/Procedures en afspraken/Afspraken studiesecretariaat)

Introductiebrochure voor nieuwe medewerkers en studenten · fysische parameters, afname van ECG en...

Documents

Transcript of Introductiebrochure voor nieuwe medewerkers en studenten · fysische parameters, afname van ECG en...