10/02/2012

1

Introductie tot Business Intelligence

Analyseren

Verbeteren

Stefan Leunis

� Zaakvoerder Blue Bay� Business Intelligence Consultancy� Specialisatie in allerhande BI tools� Sinds 2011: oplossing voor KMO markt

10/02/2012

2

Agenda

� Wat is Business Intelligence?� Voordelen en aandachtspunten� BI voor de KMO en vrije beroepen� Hoe komen tot BI?� Concreet: voorbeeld BI omgeving

Agenda

� Wat is Business Intelligence?� Voordelen en aandachtspunten� BI voor de KMO en vrije beroepen� Hoe komen tot BI?� Concreet: voorbeeld BI omgeving

10/02/2012

3

BI: Algemene begrippen

� Business Intelligence = Transformeren van data in k ennis ter ondersteuning van de bedrijfsvoering

InformatieInformatie

DataData

KennisKennis

ActieActieInformatie

Data

Kennis

Actie

Met behulp van specifieke technologieën.

Begrippen

� Data� Rauwe data van de dagelijkse handelingen

� Voorbeeld: kassaverkoop van een moment

� Informatie : data met betekenis en bruikbaar

� Beantwoordt het wat, wanneer, waar en wie

� Voorbeeld: wat is mijn marge op dit product?

� Kennis : informatie toegepast voor een specifiek doel

� Beantwoordt het hoe

� Voorbeeld: hoe kan ik mijn verkoopsmarge verhogen?

Business Intelligence

vormt informatie om

tot kennis

10/02/2012

4

Leveranciers Supermarkt Afdelingen AankopenBronsystemen Data Warehouse Data Marts

Data Warehouse

Verkopen

…Boekhouding

AankopenKassa

Stock

Aankoop

Excel

Rapporten, Analyses,Indicatoren,….

Werking

Gebruikerstoepassingen

Analytische mogelijkheden (OLAP)� Bekijken van meetwaarden (feiten) vanuit invalshoeken (dimensies)� Uitgebreide drilling mogelijkheden

Indicatoren opgelijst in “scorecards”� Weergave van doelstellingen met tolerantiewaarden;� Drill-down per indicator met informatie over onderliggende samenstelling.

Dashboard� Weergave van verschillende componenten op 1 pagina;� Verschaffen van een helikopterzicht op bedrijfsniveau;� Uitgebreide drilling mogelijkheden.

Standaard Rapporten en ad-hoc rapportering� Weergave in een vast formaat van detailgegevens (standaard rapporten);� Samenstellen van eigen detailbevragingen;� Mogelijkheid voor ‘drilling’ binnen zelfde (up/down) of ander rapport (through)

10/02/2012

5

BI Evolutie

Toepassing ERP

Rapportering

Analyse

Planning

Agenda

� Wat is Business Intelligence?� Voordelen en aandachtspunten� BI voor de KMO en vrije beroepen� Hoe te komen tot BI?� Concreet: een voorbeeld BI omgeving

10/02/2012

6

� Centralisatie van informatie, slechts 1 waarheid;

� Op maat van de organisatie en behoeften, iteratieve aanpak;

� Opname van historiek & reproductie historische situaties;

� 1 + 1 = 3 : Meerwaarde door combinatie van gegevens uit meerdere bedrijfsprocessen;

� Toegankelijk via een internet browser, loopt niet lokaal;

� Standaard rapporten en analyses ter beschikking;

� Gebruikers kunnen zelf analyses en rapporten maken.

Voordelen

Beperk de risico’s:

� Organizeer een BI bewustwordingssessie en bepaal de aanpak;

� Kies 1 of 2 bedrijfsprocessen voor een ‘piloot’;

� Ontwikkeltraject met de juiste middelen:

� Gespecialiseerde profielen voor correcte uitvoering;

� Nauwe samenwerking vereist tussen business en IT;

� Gegevenskwaliteit BI = gegevenskwaliteit bronnen:

� Is kwaliteit van brongegevens voldoende?

� BI toont je waar deze kan bijgestuurd worden & resultaat van de opschoning in de bronnen.

Aandachtspunten

10/02/2012

7

Budget voor Business Intelligence:

� Interne/externe ontwikkelprofielen;

� BI tools: complexe & dure licensiepolitiek;

� Open source BI biedt deels antwoord hierop.

� Wie baat dit uit, wie gaat dit verder ontwikkelen?

� Support nodig naar eindgebruikers.

Aandachtspunten

Agenda

� Wat is Business Intelligence?� Voordelen en aandachtspunten� BI voor de KMO en vrije beroepen� Hoe komen tot BI?� Concreet: voorbeeld BI omgeving

10/02/2012

8

Context KMO & vrije beroepen

� Gegevens zitten verspreid:

� Op meerdere fysieke plaatsen

� Bij verschillende leveranciers

� In verschillende formaten

� Veel manueel opzoekingswerk:

� Verouderde gegevens;

� Lange doorlooptijd tot resultaat;

� Resultaat verschilt keer op keer;

� 90% van de KMO’s en vrije beroepen : enkel Excel

� Bedrijfsvoering vanuit een buikgevoel.

Gebrek aan overzicht en controle:

� Te veel / te weinig in stock op de verkeerde momenten;

� Kwakkelende verkoop, loopt anders dan verwacht;

� Geen optimale aankooppolitiek: dure leveranciers;

� Offertes dekken de kosten niet;

� Niet-identificeerbaar verlies;

� Impact van winkeldiefstal?

� Geen idee van klantprofielen.

Context KMO & vrije beroepen

10/02/2012

9

Gegevensaanlevering

� Minder gebruik van ERP, CRM en andere “packaged” software:� Gegevens zijn moeilijker toegankelijk;� Veel gegevens in ‘on-the-fly’ toepassingen in MS Access & soortgelijke;� Veel kwalitatieve maar weinig kwantitatieve informatie;� Excel als gegevensbron: opgepast voor wijzigingen!

� Veel informatie zit bij leveranciers:� Gegevens van bestellingen, leveringen, prijzen worden afgeschermd door

leveranciers (oa bij franchisegevers);� Onderhandelen hoe je deze gegevens kan verkrijgen.

BI: uitdagingen

Gebruikersomgeving

� Voldoende inhoud standaard aanbieden:� Kant-en-klare analyses en rapporten die onmiddellijk consumeerbaar zijn;� Gebruiker laten ‘doorwerken’ op deze standaard zaken;

� Maximale gebruiksvriendelijkheid:� Zo eenvoudig mogelijke interface;� Altijd raadpleegbaar 24/7.

BI: uitdagingen

10/02/2012

10

Agenda

� Wat is Business Intelligence?� Voordelen en aandachtspunten� BI voor de KMO en vrije beroepen� Hoe komen tot BI?� Concreet: voorbeeld BI omgeving

BI nodig of niet?

Indien volgende stellingen negatief antwoord krijgen:

� Alle informatie om beslissingen te nemen is:

� Voorhanden wanneer nodig;

� Actueel en perfect betrouwbaar;

� Gestructureerd, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie.

� Gegevens zijn centraal en makkelijk toegankelijk:

� Op elk ogenblik van de dag;

� Op een gebruiksvriendelijke manier;

� Personen zien enkel de dingen die ze nodig hebben voor hun functie.

10/02/2012

11

Business Intelligence

� Optie 1: eigen ontwikkeling:� Omgeving op maat ontworpen;� Met vallen en opstaan, langzaam proces, risico op fouten;

� Optie 2: externe ontwikkeling:� Omgeving op maat ontwikkeld, kortere doorlooptijd;� Meestal in regie, dure totaalprijs, afhankelijk van externen;

� Optie 3: interne/externe ontwikkeling:� Kortere interne leercurve, kortere doorlooptijd, ontwikkeling op maat;� Belangrijk budget voor nodig;

Business Intelligence

� Optie 4: BI bij aankoop ERP/CRM pakket?� ERP/CRM voor KMO’s: zeer beperkte tot geen BI mogelijkheden;� Beperken zich tot enkel de applicatie-eigen gegevens;

� Optie 5: gestandaardizeerd BI pakket voor KMO’s� Niet volledig op maat ontwikkeld, werkt met standaard gegevensmodel;� Volledig functioneel BI platform met alles voor analyse en rapportering;� Uitgebreide set van standaard rapporten voorzien;� Zeer korte doorlooptijd tot go-live;� Lagere investering dan ontwikkeling op maat;� Varianten met open source BI tools;� Binnen bedrijfsnetwerk op specifieke computer, of als cloud oplossing.

10/02/2012

12

Standaard BI

Klein Middelgroot

Groot

‘Komen tot B.I.’

Resultaat

� Bestellingen gebeuren op tijd, gebaseerd op historiek;� Betere marges door betere aankooppolitiek;� Duidelijk inzicht in werkingskosten en waar je nog kan

besparen;� Beter zicht op zaken als verlies door ontvreemding, …� Pro-actief werken;� De informatie zit binnen handbereik.

10/02/2012

13

Agenda

� Wat is Business Intelligence?� Voordelen en aandachtspunten� BI voor de KMO en vrije beroepen� Hoe komen tot BI?� Concreet: voorbeeld BI omgeving

Standaard oplossing

� Bereikbaar via web browser� Loopt op specifieke ‘server’ binnen de KMO� Enkele schermvoorbeelden

10/02/2012

14

� Het gebruikersportaal

Indeling van de beschikbare analyses en rapporten in folders

Oplijsting van de beschikbare analyses en rapporten in die folder

Zelf rapporten, analyses en dashboards opmaken

� Standaard rapporten

Keuze die de gebruiker opgeeft voor uitvoeren van het rapport

Weergave van het rapport met mogelijkheid tot export naar Excel, PDF of andere

10/02/2012

15

� Standaard analyses

Filter die op de analyse toegepast wordt

Lijngrafiek weergave waarop kan doorgeklikt worden voor meer details.

� Standaard dashboards

Selectie waarnaar het dashboard zich aanpast

Elke grafiek geeft snelle inzage in een specifiek proces, als beste klanten, best verkopende producten of andere.

Van hieruit kan je doorsteken naar andere grafieken en detailrapporten.

10/02/2012

16

� Zelf rapporten aanmaken

Toevoegen van gegevens aan het rapport d.m.v. een eenvoudige klik & sleep vanuit een index van beschikbare onderdelen.

Volstrekt geen technische kennis vereist.

In het rapport verschijnen automatisch de overgehaalde items.

Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken en dergelijke meer.

� Zelf analyses aanmaken

Aan de hand van ‘invalshoeken’ als artikelgroepering, datum van verkoop en contacten analyseer je meetwaarden als artikelhoeveelheden, bedragen en dergelijke.

Volstrekt geen technische kennis vereist.

Stel je analyse samen door invalshoeken en meetwaarden over te halen. Vergelijkbaar met een pivot tabel in Excel.

Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken of dit weergeven in verschillende grafiekvormen.

10/02/2012

17

Standaard oplossing

� Eigen analyses en rapporten in persoonlijke folder;� Gegevensbeveiliging: per gebruiker / gebruikersprofiel;� Rapporten en analyses delen met anderen.

Vraag & antwoord