Introductie tot Business Intelligence - UNIZO | De Unie van … · 2012-02-14 · Stock Aankoop...

Introductie tot

Business Intelligence

Analyseren

Verbeteren

23/01/2012

Stefan Leunis

Zaakvoerder Blue Bay

Business Intelligence Consultancy

Specialisatie in allerhande BI tools

11 jaar voor overheidsinstellingen

Alsook voor grote ondernemingen

Team van 6 experten

Sinds 2011: oplossing voor KMO markt

Agenda

Wat is Business Intelligence?

Voordelen en aandachtspunten

BI voor de KMO en vrije beroepen

Hoe komen tot BI?

Concreet: voorbeeld BI omgeving

BI: Algemene begrippen

Business Intelligence = Transformeren van data in kennis

ter ondersteuning van de bedrijfsvoering

Informatie

Data

Kennis

Actie

Met behulp van specifieke technologieën.

Begrippen

Data

Rauwe data van de dagelijkse handelingen

Voorbeeld: kassaverkoop van een moment

Informatie : data met betekenis en bruikbaar

Beantwoordt het wat, wanneer, waar en wie

Voorbeeld: wat is mijn marge op dit product?

Kennis: informatie toegepast voor een specifiek doel

Beantwoordt het hoe

Voorbeeld: hoe kan ik mijn verkoopsmarge verhogen?


vormt informatie om

tot kennis

Leveranciers Supermarkt Afdelingen Aankopen

Bronsystemen Data Warehouse Data Marts

Data Warehouse

Verkopen

… Boekhouding

Aankopen Kassa

Stock

Aankoop

Excel

Rapporten,

Analyses,

Indicatoren,

….

Werking

Gebruikerstoepassingen

Analytische mogelijkheden (OLAP) Bekijken van meetwaarden (feiten) vanuit invalshoeken (dimensies)

Uitgebreide drilling mogelijkheden

Indicatoren opgelijst in “scorecards” Weergave van doelstellingen met tolerantiewaarden;

Drill-down per indicator met informatie over onderliggende samenstelling.

Dashboard Weergave van verschillende componenten op 1 pagina;

Verschaffen van een helikopterzicht op bedrijfsniveau;

Uitgebreide drilling mogelijkheden.

Standaard Rapporten en ad-hoc rapportering Weergave in een vast formaat van detailgegevens (standaard rapporten);

Samenstellen van eigen detailbevragingen;

Mogelijkheid voor ‘drilling’ binnen zelfde (up/down) of ander rapport (through)

Agenda




Hoe te komen tot BI?

Concreet: een voorbeeld BI omgeving

Centralisatie van informatie, slechts 1 waarheid;

Op maat van de organisatie en behoeften, iteratieve aanpak;

Opname van historiek & reproductie historische situaties;

1 + 1 = 3 : Meerwaarde door combinatie van gegevens uit

meerdere bedrijfsprocessen;

Toegankelijk via een internet browser, loopt niet lokaal;

Standaard rapporten en analyses ter beschikking;

Gebruikers kunnen zelf analyses en rapporten maken;

Snel inzicht in de gang van zaken d.m.v. dashboards e.d.

Voordelen

Beperk de risico’s:

Organizeer een BI bewustwordingssessie en bepaal de aanpak;

Kies 1 of 2 bedrijfsprocessen voor een ‘piloot’;

Ontwikkeltraject met de juiste middelen:

Gespecialiseerde profielen voor correcte uitvoering;

Nauwe samenwerking vereist tussen business en IT;

Gegevenskwaliteit BI = gegevenskwaliteit bronnen:

Is kwaliteit van brongegevens voldoende?

BI toont je waar deze kan bijgestuurd worden & resultaat van

de opschoning in de bronnen.

Aandachtspunten

Budget voor Business Intelligence:

Interne/externe ontwikkelprofielen;

BI tools: complexe & dure licensiepolitiek;

Open source BI biedt deels antwoord hierop.

Wie baat dit uit, wie gaat dit verder ontwikkelen?

Support nodig naar eindgebruikers.

Aandachtspunten

Agenda




Hoe komen tot BI?


Context vrije beroepen

Gegevens zitten verspreid:

Op meerdere fysieke plaatsen

Bij verschillende leveranciers

In verschillende formaten

Veel manueel opzoekingswerk:

Verouderde gegevens;

Lange doorlooptijd tot resultaat;

Resultaat verschilt keer op keer;

90% van de organisaties : enkel Excel

Bedrijfsvoering vanuit een buikgevoel.

Gebrek aan overzicht en controle:

Waaraan spenderen medewerkers hun tijd;

Te grote fluctuaties in productiviteit;

Welke diensten draaien goed en welke niet?

Hoe staat het met de budgetten?

Hoe zit het met de klantretentie?

Context vrije beroepen

Gegevensaanlevering

Minder gebruik van ERP, CRM en andere “packaged” software:

Gegevens zijn moeilijker toegankelijk of staan enkel op papier;

Veel gegevens in ‘on-the-fly’ toepassingen in MS Access & soortgelijke;

Veel kwalitatieve maar weinig kwantitatieve informatie;

Excel als gegevensbron: opgepast voor wijzigingen!

BI: uitdagingen

Gebruikersomgeving

Voldoende inhoud standaard aanbieden:

Kant-en-klare analyses en rapporten die onmiddellijk consumeerbaar zijn;

Gebruiker laten ‘doorwerken’ op deze standaard zaken;

Maximale gebruiksvriendelijkheid:

Zo eenvoudig mogelijke interface;

Altijd raadpleegbaar 24/7.

BI: uitdagingen

Algemene uitgangspunten

De vrije beroepen beschikken over beperktere IT middelen;

Zelfvoorzienend: maximale automatisatie en pechverhelping;

Gegevensbeveiliging is cruciaal;

Beperkt budget voor ontwikkeling en BI tool.

BI: uitdagingen

Korte pauze

(5 min)

Agenda




Hoe komen tot BI?


BI nodig of niet?

Indien volgende stellingen negatief antwoord krijgen:

Alle informatie om beslissingen te nemen is:

Voorhanden wanneer nodig;

Actueel en perfect betrouwbaar;

Gestructureerd, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie.

Gegevens zijn centraal en makkelijk toegankelijk:

Op elk ogenblik van de dag;

Op een gebruiksvriendelijke manier;

Personen zien enkel de dingen die ze nodig hebben voor hun functie.


Optie 1: eigen ontwikkeling:

Omgeving op maat ontworpen;

Met vallen en opstaan, langzaam proces, risico op fouten;

Optie 2: externe ontwikkeling:

Omgeving op maat ontwikkeld, kortere doorlooptijd;

Meestal in regie, dure totaalprijs, afhankelijk van externen;

Optie 3: interne/externe ontwikkeling:

Kortere interne leercurve, kortere doorlooptijd, ontwikkeling op maat;

Belangrijk budget voor nodig;


Optie 4: BI bij aankoop ERP/CRM pakket?

ERP/CRM voor vrije beroepen: zeer beperkte tot geen BI mogelijkheden;

Beperken zich tot enkel de applicatie-eigen gegevens;

Optie 5: gestandaardizeerd BI pakket voor vrije beroepen

Niet volledig op maat ontwikkeld, werkt met standaard gegevensmodel;

Volledig functioneel BI platform met alles voor analyse en rapportering;

Uitgebreide set van standaard rapporten voorzien;

Zeer korte doorlooptijd tot go-live;

Lagere investering dan ontwikkeling op maat;

Varianten met open source BI tools;

Binnen bedrijfsnetwerk op specifieke computer, of als cloud oplossing.

Standaard BI

Klein Middel

groot

Groot

‘Komen tot B.I.’

Standaard BI

Gegevens over klanten en hun gedrag:

Top xx beste klanten;

Top xx best verkopende diensten;

Verkopen per vestigingsmedewerker;

Opvolging omzet per dag/week/maand/kwartaal/jaar per klantgroep;

Opvolging klanten en communicatie hiernaar;

Betaalprofiel per klant;

andere…

Standaard BI

Prestaties:

Gepresteerde uren per persoon / project / activiteit per maand;

Analyse van factureerbare en niet-factureerbare uren;

Nacalculatie van effectieve prestaties t.o.v. offerten;

Opvolging gepresteerde overuren;

Andere…

Boekhouding:

Opvolging van inkomsten tov de kosten;

Opvolging van kostenrekeningen en –samenstelling;

Budgetbeheer: actuele status – prognoses - targets

andere…

Resultaat

Werktijd wordt optimaler benut;

Optimalisatie in dienstverlening;

Duidelijk inzicht in werkingskosten en budgetten;

Beter zicht op zaken als verloren uren;

Pro-actief werken;

De informatie zit binnen handbereik.

Agenda




Hoe komen tot BI?


Standaard oplossing

Bereikbaar via web browser

Loopt op specifieke ‘server’ binnen de KMO

Enkele schermvoorbeelden

Het gebruikersportaal

Indeling van de beschikbare

analyses en rapporten in folders

Oplijsting van de beschikbare

analyses en rapporten in die folder

Zelf rapporten, analyses en

dashboards opmaken

Standaard rapporten

Keuze die de gebruiker opgeeft

voor uitvoeren van het rapport

Weergave van het rapport met mogelijkheid

tot export naar Excel, PDF of andere

Standaard analyses

Filter die op de analyse toegepast wordt

Lijngrafiek weergave waarop kan doorgeklikt

worden voor meer details.

Standaard dashboards

Selectie waarnaar het dashboard zich aanpast

Elke grafiek geeft snelle inzage in een

specifiek proces, als beste klanten,

best verkopende producten of andere.

Van hieruit kan je doorsteken naar

andere grafieken en detailrapporten.

Zelf rapporten aanmaken

Toevoegen van gegevens aan het rapport

d.m.v. een eenvoudige klik & sleep vanuit

een index van beschikbare onderdelen.

Volstrekt geen technische kennis vereist.

In het rapport verschijnen automatisch

de overgehaalde items.

Zo kan je verder gegevens uitfilteren,

sorteren, groeperen, opmaken en

dergelijke meer.

Zelf analyses aanmaken

Aan de hand van ‘invalshoeken’ als

artikelgroepering, datum van verkoop en

contacten analyseer je meetwaarden als

artikelhoeveelheden, bedragen en dergelijke.

Volstrekt geen technische kennis vereist.

Stel je analyse samen door invalshoeken en

meetwaarden over te halen. Vergelijkbaar met een

pivot tabel in Excel.

Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren,

groeperen, opmaken of dit weergeven in

verschillende grafiekvormen.

Standaard oplossing

Eigen analyses en rapporten in persoonlijke folder;

Gegevensbeveiliging: per gebruiker / gebruikersprofiel;

Rapporten en analyses delen met anderen.

Vraag & antwoord

Introductie tot Business Intelligence - UNIZO | De Unie van … · 2012-02-14 · Stock Aankoop...

Documents

Transcript of Introductie tot Business Intelligence - UNIZO | De Unie van … · 2012-02-14 · Stock Aankoop...