INTRANET Hoe u het uitbouwt tot een onmisbare hulp voor alle medewerkers

Annick Vandenheede

16 oktober 2014

10/14/2014 Footer Text 1

Wie ben ik?

Geen theoreticus, wel ervaren door/in de praktijk

Geen techneut, wel een communicatiespecialist

Bezig met intranet sinds 2000

klappen van de zweep: herstructureringen, migraties, nieuwe

trends, …

van webmaster en coördinator infomangers naar urbanist

andere kanalen

Combinatie/integratie met andere media (intranet en team sites)

Information architect bij Belfius Bank

Annick.Vandenheede@belfius.be

Agenda

Doel en strategie

Wat wil ik bereiken? Waar de nodige verbeteringen aanbrengen? Doelstelling definiëren

5 bouwstenen

Type intranet? Intranet en andere kanalen

Wat wenst mijn publiek? Meten is weten

Wat maakt een intranet waardevol? (onderzoek, tendenzen)

Agenda

Magazijn (information management)

Proces en organisatie Rol interne communicatie

Rollen en verantwoordelijkheden in de Business

Governance Content Management Systeem (guidelines, metadata,…)

Publishing proces (beheer van site structuur, homepage, news, sla’s, …)

Agenda – Jullie vragen

Agenda

Etalage

Basiselementen: Homepage

News

Toegang tot informatie (Navigatie/Structuur)

Search

Applicaties en Tools

Toegang tot mensen/profielen

Interactiviteit/Dialoog (collaboration)

Mobile

Focus op enkele typische pagina’s en social media functionaliteiten

Case Roots Software (Frank Vandenheede)

Doel en strategie

Meeste intranetten organisch gegroeid

Kerndoelstelling definiëren is belangrijk Intranetvisie: basis voor toekomst en inrichting van je intranet (Frankwatching)

• verbeteren van de interne communicatie

• versnellen informatievoorziening

• verbeteren administratieve processen : dashboard zijn tot alle dagelijkse/veelgebruikte informatie en applicaties, formulieren en collaboratie platformen

• vergroten bereikbaarheid medewerkers

• sneller inspelen op veranderingen

• kennismanagement

• connecteren

• beter samenwerken

Daarvoor duidelijke intranetstrategie nodig die kerndoelstelling ondersteunt

Stelt je in staat om de juiste verbeteringen aan te brengen, waar je intranet vandaag ook staat

Doel en de strategie – 5 bouwstenen

1. Organiseer kennis: maak je organisatie slimmer op lange

termijn

2. Ondersteun collaboratie: sneller tot betere resultaten

komen

3. Stimuleer self-service: routinetaken efficiënter organiseren

en aanbieden

4. Filter informatie: juiste info voor juiste doelgroep

5. Organiseer een continue dialoog: over alle strategische

onderwerpen

Doel en strategie – 5 bouwstenen Intranetfunctionaliteiten gekoppeld aan de 5 bouwstenen

1. Organiseer kennis:

Informatie architectuur, navigatie structuur, tagging, CMS

2. Ondersteun collaboratie:

Team sites, wiki’s, who’s who (skills, ask me about…)

3. Stimuleer self-service:

Search, HRM self service, Integratie van tools (travel

portaal, vergaderzaal reserveren, …)

4. Filter informatie:

Bundelen info, RSS, high lights via banners, caroussel,

cartouches op de homepage, nieuws & search filters,

profielen (vestiging, specialisten, iedereen versus team)

5. Organiseer een continue dialoog:

chatrooms, commentaar bij dossiers, discussiefora, blogs,…

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een

user-centric intranet

Ken je klant

Trap niet in de valkuil ‘ik weet wat mijn gebruikers willen’ Waarom je jouw website niet zelf moet testen (Frankwatching)

Betrek er je gebruikers bij!

Wat hebben zij nodig? Wat werkt (niet)? Bedrijfscultuur? Key-users: zowel gebruikers als management

Doe daarom:

Gebruikersonderzoek

Regelmatige evaluatie

Iteratief design

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Gebruikersonderzoek

Als je iets wil weten over… Gebruik dan volgende techniek…

De meningen en gedragingen van je

gebruikers op het intranet

Interviews

Analyse van beschikbaar cijfermateriaal

Focusgroepen

Gebruikersprofielen

Hoe informatie te organiseren Informatie architectuur

Welke functionaliteiten je best integreert Taakanalyse

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Iteratief design =

Cyclus van testen, leren en verfijnen

In samenwerking met je key-users

Garandeert je een intuïtief intranet

4 eenvoudige stappen:

1.Creëer prototype op papier (of klikmodel = wireframe in Visio, powerpoint,…)

2.Test deze met gebruikers

3.Analyseer feedback

4.Verfijn prototype

Met 5 gebruikerstesten, ontdek je 85% van de usability

problemen

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Regelmatige evaluatie

Omdat gebruikersnoden en doelen dynamisch zijn

Kwantitatieve én kwalitatieve evaluatie

Focus ligt op kwalitatieve meting, met cijfers bewijs je immers alles…

Voorbeeld

Statestieken over gebruik en consultatie

Enquêtes

Scoring tool (opvolgen feedback boodschappen)

Out of the box functionaliteiten zoals rating, commentaar, feedback of correcties via mail naar auteur of webmaster

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Customer Centric Index

Heel eenvoudige gebruikerstest

13 kritische customer-centric aspecten

Gegroepeerd in 3 categorieën:

Contentaspecten

Sociale aspecten

Visuele en architectuuraspecten

Artikel in de documentatiemap

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Customer Centric Index: Content

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Customer Centric Index: Sociale factoren

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Customer Centric Index: Visuele en architectuur aspecten

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Basis pijlers: wat maakt een intranet waardevol? Enquête van Worldwide Intranet Challenge

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Basis pijlers: wat maakt een intranet waardevol?

Intranet = Must have tool

1. Gemak om informatie terug te vinden

2. Hoeveelheid en kwaliteit van de informatie

3. Beschikbaarheid

4. Taakgericht

5. Onderhoud

6. Betrokkenheid van het management en interactiviteit

7. Betrokkenheid va de gebruikers

8. Look & feel

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Basis pijlers: wat maakt een intranet waardevol?

Intranet = Must have tool

Succesfactoren:

Taak- en procesondersteunend

Veel gebruikte tools linken vanuit homepage (who’s who,

menu, formulieren, …)

Ruimte voor collaboratie en kennisdeling

Actueel en gepersonaliseerd (aangepast aan je publiek)

De juiste content op de juiste plaats

Profielinfo (meta, audiences, …)

Specifieke linkenpagina’s (manueel)

Ingangspoort of dashboard

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Look & feel

Maar ook…

Fun, Intranet een ‘gezicht’ geven

Teasen en verleiden is nooit genoeg

Aantrekkelijke lay-out werkt maar heel tijdelijk

Newsletter kan helpen (blijft push-informatie …)

Interactie en dialoog stimuleren helpt maar vraagt cultuur

change

Terugkerende vraag: wat met doelgroepen zonder pc?

Doel en strategie - Doelgroep: creëer een user-

centric intranet

Trends … Mobiel, mobiel, mobiel 2015

When reviewing the intranet, think information not content, think apps not pages.

De belangrijkste intranettrends voor 2014 zijn… (Frankwatching)

Online trends in 60 minuten

Mobiel

Digit workplace

Sociaal intranet (zie ook artikel)

De belangrijkste intranettrends voor 2013 waren (J.Boye) Return of the portal = Integratie top down info en social platforms

Communities, Wiki’s, fora (interne social media) ‘Kennis’

Business tools in kader van sales, customer service of product innovatie.

Search

SP2013

Lees ook: artikel Frankwatching

Proces en organisatie – Rol van Communicatie

Interne communicatie is verantwoordelijk voor …

Alles van A tot Z

Inhoud maar het concept zit bij IT (al dan niet goeie samenwerking …)

Structuur maar niet (alle) inhoud

Enkele delen van het intranet, de rest zit bij de business zelf

De homepage

Mengvormen

Afhankelijk van budget, doel, type, grootte Communicatiedienst

Bepalend voor de facetten die nu volgen

Proces en organisatie – Kan verschillen ifv type

site 1. Publicatie-, documentatie- en informatiesites

Centraal, decentraal of gemengd beheer

Werken met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Focus van het proces ligt op het organiseren van de content: snel en actueel

Alle content heeft een verantwoordelijke

Single source en multiple output

Specifiek proces mogelijk voor homepage of andere stukken van de site

Proces en organisatie – Kan verschillen ifv type

site 2. Collaboratiesites en social media (blog, discussie, expertensysteem)

Gemengd beheer

Focus van het proces ligt op …

samenwerking

stimuleren,modereren,inspireren,motiveren

aanreiken van hulpmiddelen

hergebruiken van tools

coaching gebruikers

Proces en organisatie – Kan verschillen ifv type

site

1. Publicatie-, documentatie- en informatiesites

Rollen

Auteur (schrijft, geen rol in het WCMS)

Contributor (business)

Infomanager (business)

Sitemaster (business + Comm)

Workflow

ondersteunt rollen, meta, proces

SLA’s uitwerken

Templates per informatiesoort

Information mapping

Artikels, Nieuws, FAQ, Dossier, Welcome pages, Video,…

Proces en organisatie – Kan verschillen ifv type

site

Kenmerken van een contributor:

In de BUSINESS

Schrijft via standaard template of rechtstreeks in het CMS

Kent vaste meta-informatie toe

Past bestaande teksten (of verwijdert ze)

Creëert nieuwe teksten aan (of verwijdert ze)

Verstuurt aanvraag tot validatie/publicatie (workflow) naar

infomager

In de praktijk:

De ene al meer getalenteerd dan de andere …

Aanspreekpunt voor de infomanager

Opleiding en hulpmiddelen (WF – checklist )

Proces en organisatie – Kan verschillen ifv type

site

Kenmerken van een infomanager: In de BUSINESS

Coördineert de informatiestroom voor zijn domein

Sluis tussen auteurs, contributors en COMM

Begeleidt en coacht zijn auteurs en contributors

Garantie voor update inhoud, kwaliteitscontrole, validatie en publicatie van teksten

Beheert de inhoud in zijn domein zodat deze actueel en volledig blijft

In de praktijk: Vaak zeer enthousiaste en gedreven mensen

Aanspreekpunt voor Communicatie

Aanspreekpunt voor de mensen in zijn of haar team, project, …

Communitysite met cijfers, werkdocumenten, tips, procedures, discussieforum, …

Proces en organisatie – Kan verschillen ifv type

site

Kenmerken van een sitemaster:

Bij COMMUNICATIE

Decentrale input maar voornamelijk centrale output en beheer

Eindverantwoordelijk voor:

homepage,

creatie structuur en navigatie (in overleg met informatie architect),

lay-out,

meta-info,

linkmanagement

Begeleidt en vormt infomanagers en contributors

Statistieken

Continu in contact met eindgebruikers (live, workshops, enquêtes)

In de praktijk:

Aanspreekpunt voor alle actoren in het proces

Projectcoördinatoren

Proces en organisatie – Kan verschillen ifv type

site

2. Collaboratiesites en social media (blog, discussie, expertensysteem)

Focus op de rollen:

Urbanist/Informatie architect

Sitemaster

Contributors (of Members)

Lezers

Proces en organisatie – Kan verschillen ifv type

site

Kenmerken van een urbanist/informatie architect: Bij COMMUNICATIE

Bepaalt de strategie van de media-mix (wat – waar)

Staat zeer kort bij de klant

Zoekt mee naar oplossingen op maat

In de praktijk: Bekijkt samen met de klant wat zijn behoefte is

Werkt een prototype uit

Adviseert over structuur, aanpak

Modereert, motiveert, inspireert

Zorgt voor de eerste opleiding en support na de implementatie

Aanspreekpunt voor de sitemasters

Voorbeeld: Governance en demo-sites

Proces en organisatie – Kan verschillen ifv type

site

Kenmerken van een sitemaster: In de BUSINESS

Verantwoordelijk voor de concrete inhoud, structuur, beheer, promotie van hun kanaal

of project

Belangrijkste ambassadeurs

In de praktijk: Vaak zeer enthousiaste en gedreven mensen

Initieert en realiseert een concreet project

Beheert de concrete structuur, meta, toegangsrechten van een concrete site of shared

drives of …

Aanspreekpunt voor de mensen in zijn of haar team, project, …

Proces en organisatie – Werk aan de winkel

niet aan de etalage Informatiemanagement: het antwoord op veel intranetvraagstukken

Web Content Management governance Regels bepalen voor het beheren van de content in

het CMS Rollen en verantwoordelijkheden ondersteunen

Handleiding en training Coaching en feedback

Editoriaal proces en workflow Copywriting en vertaling SLA’s Content en document types: wanneer en hoe

gebruiken? Global navigation govenance: wat doen in geval van

structuur wijzigingen?

Proces en organisatie – Werk aan de winkel

niet aan de etalage Homepage

Gebruik en beheer van homepage elementen

Nieuws

Caroussel

Quick links

Cartouches, homepage webonderdelen

Policy voor gebruikers

Vooral in geval van interactiviteit/social media features

Etalage

Basiselementen:

Homepage

News

Toegang tot informatie (Navigatie/Structuur)

Search

Applicaties en Tools

Toegang tot mensen/profielen

Interactiviteit/Dialoog

Mobile

Oefening: Focus op enkele typische pagina’s (oefeningen)

Etalage: Maturiteitsmodel (Intranet scan BVIC)

Etalage - Toegang tot informatie (navigatiestructuur)

Doe beroep op een informatiearchitect

Breng in kaart welke content(types) je hebt

Cluster de inhoud in logische thema’s, niet volgens structuur van je organisatie

Voorbeeld excel: mappen « as is » naar « to be »-structuur

Interessante tool: mind manager (voorbeeld)

Werk samen met eindgebruikers en content leveranciers: organiseer workshops

Bepaal de ingangspunten naar je informatie: klassieke navigatie, meta, search, “how to …”, taggen, secundaire en service navigatie…

Test de structuur, maak eventueel een klikmodel

Basis voor succes leg je nu!

Etalage - Toegang tot informatie (navigatiestructuur)

Basisregels:

Kruimelpad helpt de weg (terug)vinden

Navigatie moet intuïtief en vanuit standpunt van de gebruiker

gemaakt zijn!

Geurspoor is belangrijk: voelen dat je doel nadert

Streven naar 4 kliks tot je doel

Belangrijke informatie via 1 klik op de homepage bereikbaar

Voorbeelden

Personeelsinformatie: vaak een moeilijke oefening …Wie is

tevreden?

Wie beheert structuur en content?

Etalage - Toegang tot informatie (inhoud)

Ook hier is structuur nodig…

Herkenbaarheid is belangrijk voor gebruiker

Structuur per content type

Schrijven voor het web ≠ schrijven voor papier

Schrijf kernachtig, duidelijk en gestructureerd

Basisrichtlijnen

Voorbeeld

Etalage - Toegang tot informatie (inhoud)

Information Mapping

Uniforme manier om verschillende soorten informatie te

structureren

Informatie groeperen in kleine, hanteerbare eenheden

(blokjes) en label per tekstblokje

Structuur per content type

Eenvoudig te introduceren en promoten via template

Etalage – Toegang tot informatie (structuur en

inhoud)

Elk bedrijf heeft informatie rond belangrijke thema’s

Intranet is een belangrijk kanaal om hierover te informeren, sensibiliseren

Aard:

Commercieel

Strategisch

Bedrijfscultuur en waarden

Nieuwigheden vb. nieuwe programma’s

Middel om strategische meerwaarde naar het management te bewijzen

Geef deze dossiers een centrale plaats

Voorbeeld

Etalage – Toegang tot informatie (structuur en

inhoud)

Elk bedrijf heeft een crisis communicatieplan

Intranet is een belangrijk kanaal in dit hele plan

Bereid dit voor: Concept van de pagina(‘s)

Proces hoe de info snel op het intranet geraakt

Conflict tussen snelheid externe media en legale remmingsfactoren intern

Middel om strategische meerwaarde naar het management te bewijzen

Mogelijkheid om je onmisbaar te maken naar het hele bedrijf

Voorbeeld

Etalage – Toegang tot informatie (structuur en

inhoud)

Maak het interessant. Wat zoeken mensen op intranet?

Etalage - Search

Een intranet zonder zoekmachine kan (niet)

Veel mogelijkheden

Enterprise search: blijft moeilijk om doorheen alle interne

kanalen te zoeken

Voer voor een aparte opleiding

Search is een proces, geen project

Tip van de sluier:

Introduceer nuttige filters (informatie types: news, faq, pers – topics:

HR, IT, …)

Beheer de search-oplossing

Voorbeeld

Etalage – Toegang tot mensen

Evenveel invullingen als er intranetsites zijn

Van heel statisch naar een halve facebook

Minimumnormen:

Basisinfo moet automatisch aangepast worden

Snelle en duidelijke zoekopdracht

Snel een duidelijk resultaat

Voorbeelden

Etalage – Applicaties & tools

Etalage – Interactiviteit en dialoog

Extern is het volledig ingeburgerd, intern in bedrijven zoeken we nog naar toepassingsvormen Hoe en wanneer starten?

Wacht niet, grijp het aan om de cultuur bij te sturen

Begin met een klein project en een aantal believers

Niet top down, wel bottom up

Zoek naar toegevoegde waarde: maak een link met de doelstellingen van je bedrijf

Maak regels, een code of conduct die het merk, het bedrijf en de werknemers beschermen

Dring het gebruik niet op

Leg het uit, coach, enthousiasmeer, toon voorbeelden die werken,...

Zoek een believer aan de top …

Stel een verantwoordelijke social media aan (intern + extern)

En vooral… Participeer zelf!

Etalage – Interactiviteit en dialoog

Strategie interne Media-mix

Klassiek intranet evolueert meer en meer naar een mix van

verschillende kanalen (Yammer, Office 365, Lync, Team sites voor

collaboratie, Wiki’s …)

Integreer de kanalen in het intranet

Bepaal duidelijk de strategie: wat – waar

Informeren

Converseren

Collaboreren

Voorbeelden

Etalage – Interactiviteit en dialoog Yammer of andere interne social media tool

Levanto (Yammer) Ge-olievlekt, maar krijgt stilaan een officieel karakter. Een group

(middenkader en beleidsteam) is opgezet door directeur

3/4 van de vaste medewerkers heeft account. Ook nieuwe medewerkers en arbeiders.

Gebruik wisselt per groep. Bij collega's die graag werken aan eenzelfde doel/taak, is het enhtousiasme groter.

Meer lezers dan schrijvers: ongeveer 25%.

Aantal lange e-mailconversaties wordt kleiner.

Kluwer (Yammer) Met een zeer uitgebreide campagne gelanceerd (affiches, ‘Yammer bij de

boterham’ sessies). Initiatief vanuit medewerkers gegroeid met de uitdrukkelijke steun van management

Yammer dokters

Een steeds belangrijker informatiekanaal, maar ook een manier om kennis te delen, samen te werken in groepen (bvb sales, rond specifieke projecten) of talent te ontdekken

Etalage – Interactiviteit en dialoog

Yammer of andere interne social media tool

FOD Soc. Zekerheid (Yammer)

Op een vrijdag spontaan ontstaan

> 65% account

Meerdere groepen vb. Zin om mee te doen => Muren afbreken, in projecten

deelnemers van verschillende afdelingen betrokken

Ook Fun vb. Resto’s in de buurt

Sommige berichten in 2 talen maar meestal elk ‘spreekt’ eigen taal

Netwerk met OCMW’s (regel anoniem = geen namen en dossiernummers) om

informatie uit te wisselen vb. een ‘Albanees met 2 kinderen, situatie,…’ Hoe

aanpakken?

Alcatel Lucent (Jive)

Zie white paper in documentatie map

http://www.business2community.com/strategy/knowledge-creation-social-

collaboration-digital-workplace-0646313

Etalage – Interactiviteit en dialoog

Yammer of andere interne social media tool

Com&CO (Yammer)

Klein team (15 mensen)

Actief gebruikt.

Hoofdbedoeling:

het interne mailverkeer te verkleinen (weg met 'reply all'-toestanden)

Praktische info op een centrale plaats stockeren (hebben geen intranet).

Specifieke groepen creëren (open en gesloten) - marketing, planning,

DirCom, … => continu op de hoogte zijn van alle evoluties en afspraken.

Handig voor collega's die deeltijds of voltijds in outsourcing aan de slag

zijn, om deel te blijven uitmaken van het team.

Afspraak: moet werkgerelateerd zijn

Etalage – Interactiviteit en dialoog Yammer of andere interne social media tool

Karel de Grote-Hogeschool

Bij lancering veel maar een jaar later, valt het geheel stil. Aantal berichten is sterk verminderd, nog weinig reactie ...

In het begin: Yammer ging eigen leven gaan leiden. Veel collega's vertelden iets over hun dag, telden af naar werkgerelateerde events, deelden kennis, reageerden op berichten die in de pers verschenen …

Niet geapprecieerd: 'te koop' of 'gezocht‘.

Mobistar

eerder een handjevol enthousiastelingen en zo goed als bijna dood nu de persoon die het meeste berichtjes postte er niet meer werkt.

er zijn een paar communities die veel sharen (bikers, androïd users etc…) en af en toe helpen mensen elkaar om problemen op te lossen met applicaties of toestellen.

Het is overduidelijk dat het veel tijd en energie vraagt en een integratie in de communicatiemix om het echt te doen leven.

Etalage – Interactiviteit en dialoog

Yammer of andere interne social media tool

Maar ook…stommelings opgestart en weer doodgebloed

B-Post

Randstad

NBB

Yammer werd gelanceerd door een enthousiasteling bij vorming en groeide

heel snel maar mee gestopt omdat IT het verbood owv beveiliging

Alternatief: Nieuwsberichten (onderwerpen heel ruim en divers) op intranet

met reactie-mogelijkheid (wel georchestreerd… workflow voor validatie door

Webmaster) Wordt sterk geapprecieerd, veel reactie. (Sharepoint)

Bij Belfius

Na experiment met SP2013

Etalage – Interactiviteit en dialoog Wiki @ je bedrijf

Woordenlijst op organisatieniveau: Technisch jargon aanleren

Afkortingen

Inhoud: naam, gebruik, verbinding met andere afdelingen, projecten

Kennisopbouw in een groep: Beschrijven van processen en activiteiten

Eerst: Wat moet er gedaan worden?

Dan: Waarom?

Tenslotte: Hoe?

Lessons learned delen

Volledige intranetten creëren

Vertrek niet op vakantie vooraleer je taken en kennis overdacht hebt gedaan via Wiki pagina

Projecten: Ideale kennisdeling

Documentatie, handleidingen, …

Etalage – Interactiviteit en dialoog

Blog @ je bedrijf

Een functionele blog

Werkt zeer goed in tijden van crisis of verandering

Doel: informeren, opinies maken, sensibiliseren

Pas op voor reacties! Opinies worden niet altijd gewaardeerd

Sterkte: het persoonlijke karakter

Expert blog

Gegroepeerde technische informatie per competence center

Sterkte: gespecialiseerd karakter

Blog van de CEO

Werkgerelateerde blogposts maar ook het kleine nieuws en fait

divers

Sterkte: gespecialiseerd karakter

Etalage – Interactiviteit en dialoog

Forum @ je bedrijf

Discussies stimuleren in formele of informele groepen

Op een gestructureerde manier (i.t.t. e-mail ongestructureerd)

Stel vragen en geef antwoorden

Discussieer over ideeën, actuele onderwerpen en

gemeenschappelijke documenten

Werkt vooral voor heel concrete onderwerpen...

Goede zoekfunctie is nodig om het geheel te sturen

Stel een moderator aan

Etalage – Interactiviteit en dialoog

Netwerk,social bookmarks, tags,… @ je bedrijf

Expertise: mensen met gelijkaardige expertise,

vaardigheden, interesses, projecten...

Toon wie met wie verbonden is

Toon groepen die actief met een gespecialiseerde taak

bezig zijn binnen de organisatie

Social bookmarks: Favoriete links delen

Top down: Intranet als informatieportaal

Bottom-up: Tagging (keywords) en Tag clouds

Tags: Laten zien wat vandaag belangrijk is!

Intranet project – Doelstelling en fases Prov Antwerp

• Doelstelling

• Het evidente platform zijn voor het snel kunnen verspreiden en raadplegen van informatie en kennis over de organisatie

• Een centrale en eenvoudige toegangspoort vormen tot alle dagelijkse/veelgebruikte applicaties en dienstverlening

• Self-service maximaliseren en de vervulling van de meest voorkomende taken vereenvoudigen

• Samenwerking stimuleren en faciliteren • De betrokkenheid bij de organisatie verhogen • Erkend en gewaardeerd worden door de gebruikers

• Fases • Behoefteanalyse (equête en interviews met gebruikers, workshop

met leveranciers) • Opzetten van de navigatiestructuur, functioneel design, demosite en

technische analyse • Input, inclusief integratie van bestaande tools, content-creatie en het

live brengen van het nieuwe intranet

Intranet project – Doelstelling en fases Brugge stad

• Doelstelling

• Gebruiksvriendelijk CMS met open standaarden en uitbreidingsmogelijkheden

• Mogelijkheid tot integraties interne applicaties • Mogelijkheden tweerichtingscommunicatie • Vereenvoudiging administratieve processen • Nieuwe grafische ‘schil’

• Fases • Vooronderzoek: content analyse (wat wel, wat niet) gebruikersondezoek

(workshop met gebruikers en leveranciers om toptaken te filteren, wat loopt goed wat niet, enquêtes, statistieken, analyse zoewoorden Search)

• Informatie architectuur: van afdelingen naar producten (cardsorting sessies) + testen nieuwe structuur

• Functionele analyse: Verschillende soorten pagina’s uittekenen via ‘wireframes’(templates) + laten testen door usability-expert

• Grafisch design • Opleiding en Input, Opleiding CMS, schrijven voor het web, afspraken,

coaching on the job, teach the teacher + copy writing

Case Roots Software (Frank Vandenheede)

Evaluatie – Verwachtingen, antwoorden?