INTERGEMEENTELIJKE VERENIGING VOOR CREMATORIUMBEHEER IN DE PROVINCIE

VLAAMS-BRABANT

Personeelszaken

Functiebeschrijving/-profiel 1. Identificatiegegevens Functietitel Medewerker plechtigheden en onthaal

Niveau Niveau uitvoerend personeel

Vestiging Zemst

2. Plaats in het organogram Rapporteert aan Diensthoofd operationele werking

Geeft leiding aan ---

Salarisschaal Weddeschaal C1-C5

3. Doel van de functie De medewerk(st)er staat in voor de ondersteuning van de administratie van de organisatie zodat een optimale interne werking en een klantgerichte dienstverlening verzekerd kan worden. Daarnaast verzorgt de medewerk(st)er op een waardige en respectvolle manier de taak als voorganger van een plechtigheid. Het begeleiden van de plechtigheidsdienst (d.m.v. het bedienen van de audiovisuele apparatuur, het voorlezen van teksten, het aankondigen van sprekers) vormen de kerntaken. Ondersteunende taken in het kader van de werking van een afscheidscentrum/crematorium vormen een onderdeel van het takenpakket. Het bijstaan van de horecamedewerkers in keuken en zaal en het uitvoeren van schoonmaakwerkzaamheden behoren tot het takenpakket.

4. Kernresultaatsgebieden 1. Instaan voor het onthaal van klanten, publiek en leveranciers met het oog op een vlotte en

correcte ontvangst en behandeling van hun vragen Dit omvat onder meer volgende taken : • verzorgen van het telefonisch onthaal; • instaan voor het fysiek onthaal in het crematorium; • ontvangst van nabestaanden en hun gasten bij het rouwbezoek; • het voorbereiden van de afscheidsplechtigheid (zich informeren en informatie verstrekken); • geven van inlichtingen en informatie over de dienstverlening; • behandelen van vragen en formuleren van oplossingsgerichte antwoorden; • contacten onderhouden met klanten en leveranciers; • verzamelen van informatie; • invullen en afleveren van administratieve documenten.

2. Verzorgen van de administratieve, logistieke en financiële taken die toevertrouwd worden

aan de administratie teneinde bij te dragen tot een efficiënte werking van de organisatie Dit omvat onder meer volgende taken : • verzorgen van het dossierbeheer; • registreren van reserveringen via telefoon en het internet; • opmaken van planningen en werkverdelingen; • verzorgen van de briefwisseling; communicatie via telefoon en internet; • registreren en opvolgen van klachten met de begrafenisondernemer en de getroffen

families; • een goede kennis van het internet; • opmaken van facturen; • uitvoeren van kasverrichtingen; • vervangen van andere personeelsleden i.g.v. afwezigheid; • opmaken en onderhouden van de procedures m.b.t. de eigen taken.

3. Verzorgen van interne en externe communicatie en de nodige contacten kunnen leggen en

benutten om een optimale dienstverlening te kunnen garanderen Dit omvat ondermeer volgende taken:

• instaan voor een adequate externe communicatie; • een vlotte communicatie onderhouden met actoren die bij de werking van de organisatie

(kunnen) betrokken zijn; • luisteren naar en evalueren van voorstellen van klanten, bezoekers of andere organisaties.

4. Instaan voor de operationele ondersteuning op het vlak van informatica teneinde een goede

werking van de ICT-middelen te verzekeren Dit omvat onder meer volgende taken : • opvolgen en bewaken van de antivirus- en backupsystemen; • opvolgen en verzorgen van updates; • oplossen van kleine gebruikersproblemen;

• fungeren als aanspreekpunt voor ICT-problemen.

5. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale

samenwerking en klantgerichte dienstverlening Dit omvat ondermeer volgende taken:

• constructief deelnemen aan het werkoverleg; • rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering; • formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen

tot een betere, klantgerichte dienstverlening; • signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, … die al dan niet direct met de

eigen taakuitvoering te maken hebben.

5. Competenties 5.1. Kennisgebonden competenties 5.1.1. Kennis bij aanwerving

• goede kennis van de nederlandse taal, zich goed kunnen uitdrukken (voorlezen van teksten in de franse taal vormt een pluspunt);

• het kunnen opstellen van een afscheidstekst • het kunnen omgaan met rouw en mensen uit alle sociale middens en alle leeftijden • goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid; • basiskennis pc –gebruik (Word en Excell); • basiskennis van de courante softwaretoepassingen; • ervaring met of belangstelling voor ICT en het operationeel beheer daarvan. • een goede dictie en een correct voorkomen in functie van het specifieke profiel

5.1.2. Kennis tijdens de loopbaan

• noties van de kennis van de wetgeving en de processen m.b.t. begraafplaatsen en lijkbezorging, intergemeentelijke samenwerking en de crematoria;

• basiskennis van pc en administratieve (telefoonbeheer, Word en Excell tools, PowerPoint, enz…) en inlevingsvermogen.

5.2. Gedragscompetenties Communicatieve vaardigheden

Om de nabestaanden zo goed mogelijk van dienst te zijn, zal je over een luisterend oor moeten beschikken. Daarnaast is jezelf goed uit kunnen drukken en de juiste vragen stellen essentieel. Alleen zo kom je precies te weten wat de wensen van de getroffen families zijn. Verder behoren presentatievermogen en een goede interviewtechniek en schrijfvaardigheid tot je kwaliteitenlijstje. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van drukwerk en het toespreken van de gasten tijdens de uitvaart.

Inlevingsvermogen

Je kunt je als medewerker crematorium uistekend inleven in de gevoelens van anderen. Dood en rouw zijn zaken die mensen niet zo snel met een vreemde willen delen, maar door het tonen van duidelijke betrokkenheid voelen nabestaanden zich op hun gemak bij je om hun verhaal te doen.

Dienstbaarheid

Een klantgerichte instelling hoort natuurlijk ook bij dit geheel. Je hebt geen probleem met een rol op de achtergrond, terwijl er voortdurend een beroep op je wordt gedaan.

Aannemingsgesprek met de nabestaanden

Je praat met de familie over wie de overledene was en wat hij of zij tijdens zijn leven heeft gedaan. Zo krijg je een goed beeld van deze persoon en de situatie. Je luistert naar de specifieke wensen met betrekking tot de afscheidsplechtigheid, bijvoorbeeld welke familieleden-vrienden eventueeel gaan spreken tijdens de dienst, het tijdstip, bloemen, de muziek. Je onderzoekt of nabestaanden zelf taken willen verrichen, zoals bijvoorbeel het dragen van de kist. Aan het einde van het gesprek schets je de kosten van de geplande uitvaart en bespreekt de verzekering.

Aansturing tijdens de uitvaart

Als verantwoordelijke voor de organisatie ben je aanspreekpunt voor de betrokkenen, die je opvangt in een voor hen emotioneel zware periode. Wanneer dit gewenst wordt, kondig je de sprekeers aan en zeg je een slot- of dankwoord.

Integriteit Integriteit is een belangrijke competentie die er vanuit gaat dat elke medewerker de

waarden van de organisatie kent en er naar handelt. In de eerste plaats tonen we begrip voor elke mening en (geloofs)overtuiging en hebben we respect voor de behoeften van klanten en bezoekers. Onder integriteit verstaan we tevens het zorgvuldig en discreet omgaan met vertrouwelijke of delicate informatie. Daarnaast streven we naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling. In de eigen taakuitvoering laten we persoonlijke overtuigingen geen rol spelen en we brengen de organisatie positief in beeld.

Inlevingsvermogen houdt in dat elke medewerker oog, begrip en geduld opbrengt voor de getroffen families en aanvoelt op welke manier deze een afschiesplechtigheid willen invullen op het vlak van tekst en muziek en op het vlak van de praktische organisatie

aanvullend diend de medewerker idere begrafenisondernemer individueel en oplossend gericht te begeleiden bij elk organisatie van de plechtigheid.

De deontologische code dient steeds te worden gevolgd. Deontologische code:

1. Een crematorium is een plaats waar enkel menselijke overledenen of foetussen verbrand worden.

2. Vooraleer men de crematie begint, moet men zich ervan vergewissen dat het verlof tot verbranding in orde is.

3. Iedere kist wordt voorzien van een identificatiesteentje. Dit vuurvast identificatiesteentje wordt boven op de kist gelegd, wordt mee ingevoerd en blijft in de oven totdat de crematie afgelopen is en er geruimd kan worden.

4. Voor men invoert worden de naam van de operator en de naam en het urnenummer van de overledene in het controlesysteem van de crematieoven ingebracht. Diegene die de oven ruimt, moet ook zijn code inbrengen alvorens er geruimd wordt.

5. Voor de crematie worden al de ornamenten (zoals kruisen, sierknoppen, handvaten enz …) van de kist verwijderd.

6. Het personeel van het crematorium is niet bevoegd om een kist open te maken. 7. Na de crematie wordt de as verzameld en vermalen in de asmolen. Tijdens het

vermalen worden de prothesen en de metalen deeltjes uit de asresten verwijderd. 8. Het identificatiesteentje wordt boven op de as in de standaard asurne gelegd. De

asurne wordt hermetisch afgesloten. Indien de asurne thuis bewaard wordt, dient ze verzegeld te worden. Iedere urne wordt voorzien van een zelfklever waar de naam, het urnenummer, geboortedatum en datum van overlijden op vermeld staan.

9. Bij afgifte van de asurne, moet de begrafenisondernemer of zijn aangestelde aftekenen voor ontvangst. Het crematorium en diegene die de urne in ontvangst neemt controleren het urnenummer. Indien de asurne moet afgegeven worden aan een familielid, dient er een copie gemaakt te worden van zijn/haar identiteitskaart en zal er een formulier ingevuld worden. Dit formulier wordt samen met de copie van identiteitskaart aan het verlof tot verbranding gehangen.

10. Iedere urne die in het crematorium moet bewaard worden, moet hermetisch afgesloten worden. Enkel verstrooiingen die gebeuren op de begraafplaats aanpalend aan het crematorium mogen rechtstreeks in een strooiurne gedaan worden en dit wanneer de verstrooiing nog dezelfde dag gebeurt.

11. As wordt in zijn geheel afgegeven of bewaard, m.a.w. wordt niet gescheiden. 12. Een kist mag maximum 12 uur bewaard worden zonder koeling.

Flexibiliteit Een andere belangrijke pijler binnen de organisatie is de flexibiliteit die elke

medewerker eigen moet zijn. Het betekent dat men bereid is om – waar nodig – zich in te schakelen in een systeem van jobrotatie en buiten het uurrooster te werken. Diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en en plotse veranderingen vormen geen struikelblok en de eigen werkplanning wordt daar vlot aan aangepast.

Nauwgezet en ordelijk werken

Het werk is verzorgd en de werkomgeving wordt ordelijk gehouden. Documenten en materialen worden met zorg behandeld en bewaard. De medewerker komt de gemaakte afspraken na en werkt aandachtig en geconcentreerd. Het eigen werk wordt gecontroleerd, fouten opgemerkt en verbeterd waar nodig.

Plannen en organiseren Kunnen plannen en organiseren veronderstelt het opmaken van een planning en een

werkverdeling, het bepalen van prioriteiten en het aanpassen van een planning aan wijzigende of onvoorziene omstandigheden.

Zelfstandig en probleemoplossend werken Deze competentie impliceert dat men op basis van instructies aan de slag kan,

initiatieven neemt en het werk waar nodig bijstuurt om opdrachten volledig en tijdig af te werken. Men moet tevens in staat zijn problemen te onderkennen, te signaleren en de juiste mensen er bij te betrekken. Men bedenkt zelf alternatieven en stelt praktische en haalbare oplossingen voor.

Klantgericht Klantgericht zijn betekent dat men zich in de situatie van klanten en bezoekers kan

inleven en dat men zich vriendelijk, beleefd en behulpzaam opstelt. We streven klantentevredenheid na en nemen verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten.

Communiceren We hanteren een correct, beknopt en duidelijk taalgebruik. Communiceren betekent ook

kunnen luisteren en de juiste vragen stellen. Zo kunnen we klanten en bezoekers correcte informatie geven of doorverwijzen naar de juiste persoon of dienst. De medewerker moet in staat zijn om in het openbaar te spreken voor een publiek.

Samenwerken Met samenwerken bedoelen we dat er wordt deelgenomen aan overleg en dat er

afspraken gemaakt worden om tot een gezamenlijk resultaat te komen. De afspraken worden nageleefd en bij het uitvoeren van de eigen taken wordt rekening gehouden met de belangen van andere medewerkers. Werken in teamverband veronderstelt tevens dat we andere medewerkers helpen en dat we bijspringen waar nodig. Samenwerken is ook zich positief opstellen en de leden van de groep stimuleren en motiveren. Het tonen van respect en waardering voor eenieders eigenheid en inbreng maakt evenzeer onderdeel uit van deze competentie.

**********