Instituut voor Media en Informatie Managementapi.ning.com/files/2Ier-dxJOUSEF6k4ZuyDJ5... · Web...

Instituut voor Media en Informatie Management

Informatie op orde bij fusie van Nederlandse gemeenten

De informatiehuishouding van gemeenten

Scriptie

Student: Toos WilmsZelen 385981 PN PanningenTelefoon: [email protected]

Praktijkbegeleider: Ria van den Heuvel-Habraken

Ingmar Kochpostbus 57006202 MA MaastrichtTelefoon: 043 389 76 [email protected] [email protected]

Docent: Geert-Jan van Bussel2e Docent: Jan-Jaap Heine

mailto:[email protected]

15 Augustus 2009

Inhoud:

1 Voorwoord. 5

2 Begrippenlijst. 6

3 Samenvatting. 93.1 Summary. 9

4 De informatiehuishouding van gemeenten. 104.1 Omgeving. 104.2 Doelstelling. 104.3 Probleemstelling. 104.4 Opbouw. 114.4.1 Uitwerking probleemstelling. 114.4.2 De gevolgde werkwijze. 11

5 Welke methoden zijn er om de informatiesystemen en archiefsystemen van de op te heffen gemeente veilig af te sluiten en wanneer moet dat gebeuren? 135.1 Theorie. 135.2 Praktijk. 135.2.1 Methoden. 145.2.2 Wanneer? 14

6 Hoe en wanneer kan het afgesloten dynamisch archief worden toegevoegd aan het (semi-)statisch archief van de op te heffen gemeente? 156.1 Duurzaamheid van alle digitale archiefbescheiden. 156.2 Wanneer kunnen de systemen met bijbehorende archiefbescheiden worden toegevoegd aan het (semi-)statisch archief?

166.2.1 Theorie: 166.2.2 De praktijk. 18

7 Hoe en wanneer kan het archief van de op te heffen gemeente worden ontdaan van bescheiden en gegevens die voor vernietiging in aanmerking komen? 197.1 Hoe? 197.2 Wanneer? 19

8 Aan welke randvoorwaarden (buiten de bestaande weten regelgeving) moet worden voldaan bij de inrichting van een digitale informatiehuishouding voor een nieuwe gemeente? 208.1 Strategie. 208.1.1 Theorie. 208.1.2 Praktijk. 238.2 Tactiek. 248.2.1 Middelen. 248.2.2 Standaarden. 25

9 Wat is een handige aanpak bij de inrichting van een digitale informatiehuishouding? 279.1 Operationeel. 279.1.1 Wat hebben we? 279.1.2 Wat weten we? 279.1.3 Hoe doen we het? 279.2 Handleiding voor de “overige processen”. 289.3 Handleiding voor de “grote processen”. 34

10 Conclusie. 3610.1 Aanbevelingen. 3610.2 Eigen visie. 37

11 Evaluatie van het proces en het product. 3911.1 Proces en product. 3911.2 Afwijkingen van het plan van aanpak. 3911.2.1 Kwaliteit. 3911.2.2 Producten 3911.2.3 Planning 40

12 Literatuurlijst. 41

Informatie op orde bij fusie van Nederlandse gemeenten5

1 Voorwoord.

In mijn beroepspraktijk heb ik te maken met het opheffen van de gemeenten Helden, Kessel, Maasbree en Meijel en de vorming van de nieuwe gemeente Peel en Maas.De opheffing van deze gemeenten houdt in dat informatieverzamelingen en –systemen ook moeten worden afgesloten en voor de fusiegemeente opnieuw moeten worden opgezet en ingericht. Een onderzoek en beschrijving op welke wijze dit kan gebeuren is onderdeel van deze afstudeerscriptie.Een ambitie van de nieuwe gemeente Peel en Maas is een optimale dienstverlening die bij voorkeur digitaal werkt. Bij deze ambitie hoort ook het papierloze kantoorconcept.Het is al een uitdaging om dit voor het publiek ook daadwerkelijk zo te regelen, maar het is een nog veel grotere uitdaging om de achterkant (de informatiehuishouding van de gemeente) ook zoveel mogelijk digitaal in te richten. De rijksoverheid heeft hiervoor de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid opgesteld. Deze regeling is een praktische leidraad voor de (rijks)overheidsorganen om hun digitale informatiehuishouding op orde te krijgen. In deze scriptie probeer ik o.a. de praktische leidraad van de rijksoverheid geschikt te maken voor gemeenten.Een goed zicht op de formele organisatie helpt bij de invoering. Het omzetten van theorie in praktijk is in mijn beleving echter het grootste obstakel.

Ik dank mevrouw Ria van den Heuvel en de heer Ingmar Koch van de provinciale archiefinspectie voor hun inspanningen en tips bij de totstandkoming van dit rapport.De heer Geert-Jan van Bussel dank ik voor de begeleiding tijdens deze afstudeeropdracht.De heren Kees Duijvelaar, Hugo Butter en mevrouw Margreet Windhorst dank ik voor hun hulp bij het omwerken van de Baseline voor gemeenten.De heer Hendrickx van de gemeente Roerdalen, de heer De Brouwer van de gemeente Maasgouw en mevrouw Van den Beuken-Beelen van de gemeente Horst aan de Maas bedank ik voor hun medewerking bij het invullen van het uittreksel van de toolkit zelfevaluatie Baseline.Ik dank mijn collega’s van de gemeente Helden de heren Rob Timmermans en Ed Vullings voor het klankbord dat zij waren en de collega’s die meegewerkt hebben aan de interviews om de grote processen van de gemeente inzichtelijker voor mij te maken. De heer Lolke Folkertsma dank ik voor zijn reflectie tijdens het tot stand komen van deze scriptie. Tot slot dank ik mijn man Bernie Koopmans en dochters Karien en Annet voor de ruimte die ik voor de uitvoering van deze opdracht kreeg, het geduld dat ze opbrachten en de taken die ze van mij overnamen tijdens deze periode.


2 Begrippenlijst.1

Archief Het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie.

Archiefbescheiden Verzameling archiefstukken. Archiefstuk is een document ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten.

Archiveren Activiteit binnen de archiefvorming waarbij archiefbescheiden op een zodanige wijze in een archief worden opgenomen dat zij in toegankelijke staat verkeren.

Besluit informatiebeheer

Beheersregels: Door de organisatie opgestelde regels voor het beheer van archiefdocumenten en voor de regeling en toebedeling van verantwoordelijkheden en taken. Beheersregels zijn een organisatiespecifieke uitwerking van het archiefrecht voor het strategisch, tactisch en/of operationeel niveau van management en bevestigen het commitment van de organisatie.

Bewaartermijn Waardering: Activiteit binnen de selectie (onder a.) waarbij door bestudering van de context van archiefbescheiden wordt bepaald welke categorieën archiefbescheiden voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet onder toekenning van bewaartermijnen. Periode dat archiefbescheiden worden bewaard. V=vernietigen.

Conversie Het overzetten van digitale documenten naar andere programmatuur met behulp van standaardprogrammatuur onder behoud van authenticiteit.

DIV Documentaire informatievoorziening.

1 Zie: Archief 2.0: Archiefterminilogie. Geraadpleegd op 13 augustus 2009 van:http://www.archiefwiki.org/wiki/Categorie:Terminologie en Teuling A.J.M. den. Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. Stichting Archiefpublicaties.

http://www.archiefwiki.org/wiki/Categorie:Terminologie


Document Geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een of meer gegevensdragers.

Document management systeem (DMS)

Software, specifiek ter ondersteuning van het genereren, opslaan en opvragen van documenten.

Dossier Archiefbestanddeel bestaande uit alle archiefbescheiden in één archief, die dezelfde zaak betreffen.

Dynamisch archief Archief waarin de archiefbescheiden zich bevinden waarbij de zaak, het werkproces of het bedrijfsproces nog niet is afgerond of dienstig zijn voor bepaald handelingen.

E-depot Een voorziening bestaande uit mensen, middelen, processen, locatie, apparatuur en programmatuur voor het veilig opslaan en bewaren van digitale archiefbescheiden.

EGEM i-teams Kennisplatform voor gemeentelijke vraagstukken rond informatievoorziening, e-dienstverlening en organisatieontwikkeling.

Exporteren Overzenden van informatieobjecten uit het ene systeem naar een nieuw of ander, hetzij door deze te repliceren hetzij door ze te repliceren en te verwijderen uit het oorspronkelijke systeem.

GEMMA Gemeentelijke Model Architectuur.ICTU ICTU bundelt kennis en kunde en werkt

aan generieke ICT oplossingen die bijdragen aan realisatie van een moderne overheid. Met als doel: betere dienstverlening aan burgers en bedrijven.

Metadata Gegevens over gegevens. In documentaire systemen: gegevens over documenten en hun ontstaan.

Migratie Het overzetten van digitale documenten naar een ander digitaal informatiesysteem met behulp van speciale computerprogrammatuur onder behoud van authenticiteit

NORA Nederlandse Overheid Referentie Architectuur

NUP Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid.

Proceseigenaar De eindverantwoordelijke manager van een werkproces.


Record management applicatie (RMA)

Software, specifiek ter ondersteuning van het beheer van archiefdocumenten.

Registratie Het vastleggen van identificerende kenmerken (metadata) van archiefdocumenten.

RGBZ Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken.

RSGB Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens.

Selectie a. Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden. b. Activiteit binnen de selectie als onder a. waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden.

Selectielijst Staat van categorieën archiefbescheiden en archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, onder opgave van de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden.

Semistatisch archief Archief waarin de archiefbescheiden zich bevinden waarbij de zaak, het werkproces of het bedrijfsproces is afgerond met lage raadpleegfrequentie.

Substitutie Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan.

Toegankelijke staat Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden.

V-serie Collectie archiefstukken die op termijn vernietigd worden

Vernietigen Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die erop zijn vastgelegd kunnen worden gereconstrueerd.

Vervanging Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te


kunnen gaan.Werkproces Een geordende set activiteiten met een

specifiek doel. De stappen, actoren, verantwoordelijkheden en (tussen)producten worden aangeduid. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen primaire, ondersteunende en besturende processen.

WOB Wet openbaarheid van bestuurWorkflow Een geordende set activiteiten met een

specifiek doel. De stappen, actoren, verantwoordelijkheden en (tussen)producten worden aangeduid.

Zaak Een zaak is een uitvoering van een werkproces ofwel een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Of:Archiefbestanddeel bestaande uit alle archiefbescheiden in één archief, die dezelfde zaak betreffen.


3 Samenvatting.

In deze scriptie wordt de opheffing van het digitale gedeelte van de informatiehuishouding van gemeenten beschreven. Bovendien wordt onderzocht of en hoe het mogelijk wordt om een uitsluitend digitale informatiehuishouding in te richten.De casus opheffing van het digitale gedeelte van de informatiehuishouding van de gemeente Helden en de organisatie van de inrichting van de digitale informatiehuishouding van de nieuwe fusiegemeente Peel en Maas wordt gevolgd voor dit onderzoek.De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid is bestudeerd en vertaald naar de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten.De producten van deze afstudeeropdracht zijn een instructie om het digitale gedeelte van informatiehuishoudingen van gemeenten af te sluiten en een handleiding om een digitale informatiehuishouding voor gemeenten in te richten.

3.1 Summary.

This examination is done to achieve that the digital information management of the liquidated municipalities are to be closed on a proper way and to achieve that the organization of exclusive digital information management for municipalities is possible in a practical and realistic way.The municipalities Helden. Kessel, Maasbree en Meijel are to be reorganized as the municipality Peel en Maas. This process is studied in order to get information for the examination.De development of the management tool the “Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid” is studied and the tool is translated into a management tool for municipalities.The products of this examination are a guide for closing the digital information management of the liquidated municipalities and a guide to organize an exclusive digital information management for municipalities.


4 De informatiehuishouding van gemeenten.

4.1 Omgeving.

Het onderzoek gaat over de digitale informatiehuishouding van gemeenten en hun uitvoeringsorganisaties.In dit rapport wordt beschreven hoe de digitale informatiehuishouding van op te heffen gemeenten moet worden afgesloten. Bovendien wordt beschreven aan welke voorwaarden een gemeentelijke digitale informatiehuishouding moet voldoen en welke stappen kunnen worden ondernomen om een goede informatiehuishouding voor gemeenten op te zetten in een digitale omgeving.Als praktijktoets zijn de gemeente Peel en Maas (nieuwe gemeente) en de gemeente Helden (op te heffen gemeente) gebruikt.

4.2 Doelstelling.

Een instructie voor een nette afsluiting van de digitale informatieverzamelingen en –systemen van op te heffen gemeenten.Voor de eerste inrichting van de digitale informatiehuishouding van een nieuwe Nederlandse gemeente is geen duidelijke instructie voorhanden. Er is wel veel geschreven over de inrichting van informatiehuishoudingen van gemeenten. Een instructie voor de eerste inrichting van de digitale informatie huishouding van een nieuwe Nederlandse gemeente is het andere doel van deze opdracht.

4.3 Probleemstelling.

Een gemeente die ophoudt te bestaan hoort haar informatiehuishouding af te sluiten en in een geordende en toegankelijke staat over te dragen aan een archiefbewaarplaats. Het gedeelte van de administratie dat op termijn vernietigd moet worden, moet apart worden bewaard op een geordende en toegankelijke manier. De nieuwe gemeente kan er dan nog wel gebruik van maken. De nieuwe gemeente kan niet verantwoordelijk zijn voor de administratie van de oude gemeente. Alleen daarom al moet de informatiehuishouding van de oude gemeente afgesloten worden en een nieuwe informatiehuishouding voor de nieuwe gemeente worden opgestart.

De opheffing van een gemeente heeft ingrijpende gevolgen voor de informatievoorziening en het archiefbeheer van zowel de op te heffen als de nieuwe gemeente. Het college van een op te heffen gemeente dient op grond van zijn zorgplicht maatregelen te nemen voor de afsluiting, het toegankelijk maken en de bewaring van zijn archieven,


inclusief de financiële vertaling van de daarvoor benodigde werkzaamheden en middelen.Hieronder zijn een aantal zaken genoemd die in overleg met de medewerkers DIV en de eventueel benoemde archivaris van de oude en nieuwe gemeente moeten worden uitgevoerd. Het archief van de op te heffen gemeente dient te worden afgesloten op de datum van de herindeling. Alleen de dossiers betreffende zaken die nog doorlopen in de nieuwe situatie, met andere woorden waarop nog geen bestuursbeslissing is genomen, dienen aan de rechtsopvolger te worden overgedragen. De op te heffen gemeente hoort het archief opgeschoond en, in principe, geïnventariseerd over te dragen aan de secretaris van de nieuwe gemeente. De series van op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de op te heffen gemeente moeten, voor zover de vernietigingstermijn ligt na de datum van herindeling, worden overgebracht naar de archiefruimte van de nieuwe gemeente. Dossiers die voor een goed functioneren van de nieuwe gemeente noodzakelijk zijn, kunnen tijdelijk ter beschikking worden gesteld aan de rechtsopvolger. Met het overdragen van de geschoonde en geïnventariseerde archieven gaat tevens de zorgplicht dienaangaande over op het dagelijks bestuur van de nieuwe gemeente. Dat wil zeggen dat het college van Burgemeester en Wethouders van de nieuwe gemeente zorg moet dragen voor een goede en veilige bewaring van de archieven. Bijzondere aandacht is nodig voor de elektronische bestanden die door de gemeente zijn gevormd, bijvoorbeeld systemen waarin bouw- en milieuvergunningen of de aanvragen op grond van de Wet Werk en Bijstand worden geregistreerd. Deze bestanden vormen evenzeer een onderdeel van het archief of een apart archiefbestand en dienen op dezelfde manier behandeld te worden als de traditionele, analoge archiefbescheiden. Ook deze bestanden moeten worden afgesloten en indien nodig ter beschikking worden gesteld van de nieuwe gemeente. Het inrichten van de informatiehuishouding van de nieuwe gemeente. Deze probleemstelling gaat uit van digitale informatie.De richtlijnen van de provinciale archiefinspectie zijn nog te zeer op papier gericht en behandelen alleen het afsluiten van informatiehuishoudingen (archieven) en niet de het inrichten van een nieuwe informatiehuishouding.Bovendien ontbreken er richtlijnen over het afsluiten van bestaande informatiesystemen en de inrichting van nieuwe een nieuwe informatiehuishouding waaronder ook informatiesystemen.

4.4 Opbouw.


De instructie zal alleen gaan over de digitale informatiehuishouding van een gemeente. De inrichting van een E-depot, de fysieke documenten en bijbehorende fysieke informatiehuishouding blijven buiten beschouwing.

4.4.1 Uitwerking probleemstelling.Bovengenoemde probleemstelling is omgewerkt naar de volgende vragen. In de vragen wordt uitgegaan van digitale informatie.1. Welke methoden zijn er om de informatiesystemen en archiefsystemen van de op te heffen gemeente veilig af te sluiten en wanneer moet dat gebeuren?2. Hoe en wanneer kan het afgesloten dynamisch archief worden toegevoegd aan het (semi-)statisch archief van de op te heffen gemeente?3. Hoe en wanneer kan het archief van de op te heffen gemeente worden ontdaan van bescheiden en gegevens die voor vernietiging in aanmerking komen?4. Aan welke randvoorwaarden (buiten de bestaande weten regelgeving) moet worden voldaan bij de inrichting van een digitale informatiehuishouding voor een nieuwe gemeente?5. Wat is een handige aanpak bij de inrichting van een digitale informatiehuishouding?

Aan iedere vraag zal een hoofdstuk worden besteed.

4.4.2 De gevolgde werkwijze.De opheffing van de gemeente Helden en de oprichting van de nieuwe gemeente Peel en Maas wordt in de praktijk gevolgd.Vraag 1 tot en met 3 worden met behulp van interviews onderzocht.2

Aan de applicatiebeheerders van de grote processen wordt gevraagd of zij in verband met hun werkzaamheden zaken bijhouden in een specifieke applicatie of in Office. Er wordt ook gevraagd op welke wijze (welk formaat) die digitale informatie wordt opgeslagen. Welke waarde hechten, volgens hen, de proceseigenaren aan authenticiteit, betrouwbaarheid, privacy en vertrouwelijkheid van de digitale informatie uit hun processen? Op welke manier wordt informatie opgevraagd en hoelang hebben ze die informatie nog nodig? Zijn er nog andere digitale gegevens die bewaard moeten worden en hoelang? Hoe groot is het risico dat de organisatie loopt als een proces niet goed gaat? Vervolgens worden de handelwijzen voor afsluiten van de digitale informatiehuishouding beschreven.

Voor de inrichting van een nieuwe digitale informatiehuishouding is een aanzet gemaakt om de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid geschikt te maken voor een Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, zodat op strategisch niveau de

2 Zie de bijlagen: Wilms, Toos. Inventarisatie: Interviews met applicatiebeheerder gemeente Helden overgrote processen. Gehouden mei t/m augustus 2009


inrichting van de digitale informatiehuishouding systematisch kan worden aangepakt. De informatie die voort komt uit de test van de Toolkit Zelfevaluatie Baseline, wordt bestudeerd en gebruikt voor dit rapport.3

Verder is door de gemeenten Horst aan de Maas, Maasgouw en Roerdalen een vragenlijst over de opheffing en inrichting van de informatiehuishouding en een uittreksel van de Toolkit Zelfevaluatie Baseline ingevuld. Ook die gegevens zijn gebruikt voor dit rapport.4Verder wordt de tactische aanpak en de uitvoering van de inrichting van een digitale informatiehuishouding behandeld. De positieve praktijkervaringen van de gemeente Gemert-Bakel en de gemeente Oss zijn verwerkt bij de uitvoering van de inrichting van een digitale informatiehuishouding. Vervolgens worden de handelwijzen voor het inrichten van de digitale informatiehuishouding beschreven.Aan iedere vraag die in paragraaf 4.4.1. gesteld is wordt een hoofdstuk gewijd.

3 Zie bijlagen: Wilms Toos. Toolkit Zelfevaluatie(instrument) van de Baseline uitgevoerd in de gemeente Helden en voor de gemeente Peel en Maas i.o. Gehouden juni 2009.4 Zie bijlagen: Wilms Toos. Vragenlijst (uittreksel Toolkit Zelfevaluatie(instrument) van de Baseline) ingevuld door de gemeenten Horst aan de Maas, Roerdalen en Maasgouw in juli 2009


5 Welke methoden zijn er om de informatiesystemen en archiefsystemen van de op te heffen gemeente veilig af te sluiten en wanneer moet dat gebeuren?

5.1 Theorie.

Een gemeente die ophoudt te bestaan hoort haar informatiehuishouding af te sluiten en in een geordende en toegankelijke staat over te dragen aan een archiefbewaarplaats. De archiefbescheiden die op termijn worden vernietigd moeten apart worden bewaard op een geordende en toegankelijke manier. De nieuwe gemeente kan niet verantwoordelijk zijn voor het vormen van het archief van de oude gemeente. Alleen daarom al moet de informatiehuishouding van de oude gemeente afgesloten worden en een nieuwe informatiehuishouding voor de nieuwe gemeente worden opgestart. De nieuwe gemeente, waarin de oude opgaat, wordt wel de nieuwe zorgdrager van bovengenoemde archiefbescheiden.

Het Archiefbesluit 1995 en de “Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden” gaan uit van archiefbescheiden die als gevolg van een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen.In de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996” staat onder Hoofdstuk 2. “Archiefbescheiden die op grond van alle taken gevormd kunnen worden” onder “11 Documenting documents:Archieftoegangen waarmee de vindplaats van de te bewaren gegevens tot in detail en in samenhang kan worden bepaald (B); Bescheiden, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid, de context evenals voor het beheer van permanent te bewaren archiefbescheiden (B); Bescheiden, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid, de context evenals voor het beheer van op termijn te vernietigen archiefbescheiden (V= 7 jaar na vervallen van het belang.)12. Beheer, beveiliging en programmatuur:Bescheiden betreffende technische en administratieve inrichting en werking, het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde administraties voor zover onmisbaar voor raadpleging:-betrekking hebbend op archiefbescheiden, die voor bewaring in aanmerking komen (B);-overige gevallen (V=1 jaar na vervallen van het belang).”Informatiesystemen zonder workflow vallen onder de archieftoegangen.Indien in de systemen ook workflow informatie is opgeslagen hoort die workflow informatie (ook archiefbescheiden) onder het bewaarregime van de processen waarvoor het systeem is ingericht.


5.2 Praktijk.

Bijna alle archiefbescheiden die sinds 1996 (inwerking treden Archiefwet 1995) zijn aangemaakt zijn in principe digitaal gecreëerd. De computer is al lange tijd gemeengoed in de kantooromgeving. Handtekeningen en parafen uit de periode 1996 – 2009 zijn meestal toch nog analoog geplaatst en ook het vergaderen wordt nog met behulp van papier gedaan.Daarom zijn veel van deze archiefbescheiden nog niet digitaal gecreëerd,digitaal ontvangen of digitaal gebruikt en is de papieren neerslag van documenten en informatie (archiefbescheiden) nog leidend voor de archiefvorming.

De metagegevens, rapportages en correspondentie, ook archiefbescheiden, die met behulp van de geautomatiseerde systemen worden aangemaakt, worden meer en meer alleen nog digitaal bewaard.De opslag van deze gegevens gebeurt in databanken en in bepaalde bestandsformaten en onder bepaalde voorwaarden. Voor de praktijk is het handig om de archiefbescheiden die meer dan vijf jaar bewaard moeten worden op een duurzame manier te behandelen. Ontwikkelingen in de automatisering volgen elkaar snel op, waardoor ook informatie die slechts enkele jaren bewaard hoeft te worden snel niet meer toegankelijk kan worden en daardoor onbruikbaar is voor de gemeentelijke organisatie.

5.2.1 Methoden.Al snel komen er diverse categorieën geautomatiseerde informatiesystemen in beeld.a. Systemen die ten behoeve van de fusie vervangen worden door nieuwe systemen en die alleen nog als vraagbaak worden gebruikt.b. Systemen die ten behoeve van de fusie vervangen worden door nieuw systemen, maar waarvan de inhoud mee gaat naar de nieuwe omgeving (migratie).c. Systemen die worden doorgebruikt in de fusiegemeente.

Inhoudelijk zijn deze systemen ook nog als volgt in te delen:a. Systemen die metagegevens, workflowgegevens en zaakgegevens bevatten van informatie die ook in te bewaren dossiers zijn opgeslagen.b. Systemen die metagegevens, workflowgegevens en zaakgegevens bevatten van informatie, die ook in dossiers zijn opgeslagen die op termijn vernietigd worden.c. Systemen die metagegevens, workflowgegevens en zaakgegevens bevatten van informatie, die niet in (lang) te bewaren dossiers zijn opgeslagen, maar wel ten dienste zijn van processen die vallen onder dat regime.d. Systemen die metagegevens, workflowgegevens en zaakgegevens bevatten van informatie, die niet in dossiers zijn


opgeslagen die op termijn vernietigd worden, maar wel ten dienste zijn van processen die vallen onder het op termijn vernietigen regime.

Formeel zullen de informatiesystemen per de datum van opheffing oude gemeente en oprichting nieuwe gemeente moeten worden afgesloten.Voor sommige systemen is dat geen probleem. De administraties zijn alleen nog een tijd nodig voor raadpleging of afhandeling van al in gang gezette zaken.De inhoud (archiefbescheiden) kan echter i.v.m. waarde voor de nieuwe gemeente mee overgenomen worden naar een nieuw systeem. Het kan ook zo zijn dat de administraties van de samen te voegen gemeenten worden samengevoegd in één al in gebruik zijnd systeem. Denk aan de basisregistraties, onderhoud- en beheerssystemen. Bij blijvend te bewaren administraties, die worden doorgebruikt in de nieuwe gemeente, moet per de datum van samenvoeging het kenmerk (naam of ID) en de opstartdatum van de nieuwe gemeente worden toegevoegd. De administraties van voor de opstartdatum horen te worden bewaard bij het archief van de oude gemeenten.

5.2.2 Wanneer?De datum van opheffing van de oude gemeente is vaak niet hetzelfde als de datum waarop de zaken die in de systemen worden geadministreerd zijn afgehandeld. Zodra de laatste zaken zijn afgehandeld kunnen de gegevens in de oude systemen en de bijbehorende (digitale) documenten worden afgesloten en toegevoegd aan het semistatisch archief of de V-serie.


6 Hoe en wanneer kan het afgesloten dynamisch archief worden toegevoegd aan het (semi-)statisch archief van de op te heffen gemeente?

6.1 Duurzaamheid van alle digitale archiefbescheiden.

Duurzaamheid is een zeer belangrijk aandachtspunt, ook al wordt een groot deel van de digitale archiefbescheiden op termijn vernietigd. Apparatuur, programmatuur en opslagformaten wijzigen voortdurend. De programmatuur, de data en bijbehorende digitale archiefbescheiden moeten worden onderzocht op duurzaamheid. Voor programmatuur geldt dat die meestal niet duurzaam is. Immers de programmatuur is bedacht om efficiënt, effectief en betrouwbaar informatie te raadplegen, over te nemen of te bewerken. Programmatuur zal steeds vernieuwd worden.De data en bijbehorende digitale archiefbescheiden zijn het kostbaarste bezit van de gemeente. Deze moeten in een duurzaam formaat zijn opgeslagen. Voor te bewaren archiefbescheiden is de duurzaamheid geregeld in de “Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden”. Omdat ook de op termijn te vernietigen archiefbescheiden al onbruikbaar kunnen worden voordat de bewaartermijn verstreken is, is het verstandig om bovengenoemde regeling en het concept van de nieuwe ministeriële regeling op dit gebied, in de praktijk toe te passen voor alle archiefbescheiden die langer, bijvoorbeeld meer dan vijf jaar, bewaard moeten worden. Het ontoegankelijk worden van deze archiefbescheiden, voordat hun vernietigingstermijn verstreken is, heeft vaak grote gevolgen.

Artikel 5 van de “Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden” lid 1:“1.Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of andere apparatuur, niet langer voldaan kan worden aan de artikelen 2, 3 en 4, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie dan wel migratie van digitale archiefbescheiden plaatsvindt”.Artikel 6 van de “Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden”:“Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de volgende standaarden:a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC 8859-1) of Unicode (ISO/IEC 10646-1);b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML dan wel XML vergezeld van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper;

http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_07-07-2009#HoofdstukII_Artikel13



http://wetten.overheid.nl/BWBR0013439/geldigheidsdatum_08-07-2009#2_Artikel4




c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303);d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en, indien gebruik gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6;e. voor databases: het oorspronkelijke opslagformaat of ASCII (flatfile, met veldscheidingstekens), vergezeld van documentatie bij voorkeur in XML-DTD over de structuur van de database, tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van de entiteiten; queries dienen in de vraagtaal SQL (SQL2) te worden vastgelegd”.

Artikel 25 van het concept van de nieuwe ministeriële regeling, gebaseerd op de evaluatiecommissie (augustus 2008), stelt de volgende eisen: “Het opslagformaat is gedocumenteerd; het is een open standaard, tenzij dat onmogelijk is; compressie is alleen toegestaan indien aantoonbaar geen informatieverlies optreedt; het opslagformaat kent geen encryptie”.

6.2 Wanneer kunnen de systemen met bijbehorende archiefbescheiden worden toegevoegd aan het (semi-)statisch archief?

Ook hier geldt:De datum van opheffing van de oude gemeente is vaak niet hetzelfde als de datum waarop de zaken die in de systemen worden geadministreerd zijn afgehandeld. Zodra de laatste zaken zijn afgehandeld kunnen de systemen en de bijbehorende (digitale) documenten worden afgesloten en toegevoegd aan het semistatisch archief of de V-serie. Voor de waardering en selectie van de digitale informatie wordt de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”geraadpleegd.

6.2.1 Theorie:De inhoudelijke indeling van de systemen bij de vorige vraag geeft de volgende antwoorden.

Systemen die metagegevens, workflowgegevens en zaakgegevens bevatten ten behoeve van zaken die ook in dossiers zijn opgeslagen.a. Systemen die metagegevens en zaakgegevens bevatten van informatie die ook in te bewaren dossiers zijn opgeslagen: a1. Functioneert het systeem als archieftoegang waarmee de vindplaats van de te bewaren gegevens tot in detail en in samenhang kan worden bepaald dan moet het systeem en de bijbehorende systeembescheiden, voor zover onmisbaar voor raadpleging, altijd worden bewaard. Zodra het systeem en de bijbehorende systeembescheiden niet meer frequent worden geraadpleegd door de nieuwe gemeente (de archiefinspectie gaat uit van 5 jaar), moeten ze


worden overgedragen aan het semi-statisch archief van de oude gemeente. Bijvoorbeeld: archiefsysteem, milieuvergunningensysteem.a2. Is het systeem nodig om de authenticiteit, de volledigheid, de context te bepalen, alsmede voor het beheer van permanent te bewaren archiefbescheiden, dan moeten het systeem en de bijbehorende systeembescheiden, voor zover onmisbaar voor raadpleging, altijd worden bewaard. Zodra het systeem niet meer frequent wordt geraadpleegd door de nieuwe gemeente (de archiefinspectie gaat uit van 5 jaar), moet het worden overgedragen aan het semi-statisch archief van de oude gemeente. Bijvoorbeeld: post- en archiefsysteem.a3. Bescheiden betreffende technische en administratieve inrichting en werking, het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde administraties, niet noodzakelijk voor raadpleging, betrekking hebbend op archiefbescheiden, die voor bewaring in aanmerking komen mogen 1 jaar na vervallen van het belang worden vernietigd. Bijvoorbeeld: de documentatie over de werking van het automatiseringsprogramma kan weg nadat het programma is vervangen door een nieuw programma en de gegevens van het oude naar het nieuwe programma zijn overgezet. De bescheiden kunnen gelijk na het vervallen van het belang worden toegevoegd aan de V-serie van de oude gemeente.b. Systemen die metagegevens, workflowgegevens en zaakgegevens bevatten van informatie, die ook in dossiers zijn opgeslagen die op termijn vernietigd worden:b1. Bescheiden en dus systemen, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid, de context alsmede voor het beheer van op termijn te vernietigen archiefbescheiden mogen 7 jaar na vervallen van het belang worden verwijderd. Zodra de bescheiden niet meer frequent worden geraadpleegd door de nieuwe gemeente (de archiefinspectie gaat uit van 5 jaar), worden ze toegevoegd aan de V-serie van de oude gemeente. Bijvoorbeeld het belastingensysteem en het WOZ systeem.(Overzichten mogen alleen nog voor het uitvoeren van een gemeentelijke taak worden bewaard. Zodra ze niet meer nodig zijn voor de uitvoering van die taak moeten ze worden vernietigd.)b2. Bescheiden betreffende technische en administratieve inrichting en werking, het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde administraties, ongeacht of ze noodzakelijk zijn voor raadpleging, betrekking hebbend op, op termijn te vernietigen archiefbescheiden moeten 1 jaar na vervallen van het belang worden vernietigd. Zodra de bescheiden niet meer frequent worden geraadpleegd door de nieuwe gemeente (de archiefinspectie gaat uit van 5 jaar), worden ze toegevoegd aan de V-serie van de oude gemeente. Bijvoorbeeld: de documentatie over de werking van het automatiseringsprogramma kan weg nadat het programma is vervangen door een nieuw programma en de gegevens van het oude naar het nieuwe programma zijn overgezet.

Systemen ten behoeve van zaken die niet in dossiers zijn opgeslagen.


c. Systemen die metagegevens en zaakgegevens bevatten van informatie, die niet in te bewaren dossiers zijn opgeslagen, maar wel ten dienste zijn van processen die vallen onder het bewaren regime.c1. Functioneert het systeem als archieftoegang waarmee de vindplaats van de te bewaren gegevens tot in detail en in samenhang kan worden bepaald dan moet het systeem en de bijbehorende systeembescheiden, voor zover onmisbaar voor raadpleging, altijd worden bewaard. Zodra het systeem en de bijbehorende systeembescheiden niet meer frequent worden geraadpleegd door de nieuwe gemeente (de archiefinspectie gaat uit van 5 jaar), moeten ze worden overgedragen aan het semi-statisch archief van de oude gemeente. Bijvoorbeeld: basisregistraties.c2. Is het systeem nodig om de authenticiteit, de volledigheid, de context alsmede voor het beheer van permanent te bewaren archiefbescheiden te bepalen, dan moet het systeem en de bijbehorende systeembescheiden, voor zover onmisbaar voor raadpleging, altijd worden bewaard. Zodra het systeem niet meer frequent wordt geraadpleegd door de nieuwe gemeente (de archiefinspectie gaat uit van 5 jaar), moet het worden overgeplaatst naar het semi-statisch archief van de oude gemeente. Bijvoorbeeld: basisregistraties, content management systeem voor de internetsite, bouwvergunningensysteem (indien dit aanvullende gegevens bevat die niet in het dossier zijn opgenomen).c3. Bescheiden betreffende technische en administratieve inrichting en werking, het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde administraties, niet noodzakelijk voor raadpleging, betrekking hebbend op archiefbescheiden, die voor bewaring in aanmerking komen mogen 1 jaar na vervallen van het belang worden vernietigd. Bijvoorbeeld: de beschrijving van het systeem bevolkingsregister dient altijd bewaard te worden terwijl de documentatie over de werking van het automatiseringsprogramma weg kan nadat het programma is vervangen door een nieuw programma en de gegevens van het oude naar het nieuwe programma zijn overgezet. De bescheiden kunnen gelijk na het vervallen van het belang worden toegevoegd aan de V-serie van de oude gemeente.d. Systemen die metagegevens en zaakgegevens bevatten van informatie, die niet in dossiers zijn opgeslagen die op termijn vernietigd worden, maar wel ten dienste zijn van processen die vallen onder het op termijn vernietigen regime.d1. Bescheiden en dus systemen, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid, de context alsmede voor het beheer van op termijn te vernietigen archiefbescheiden mogen 7 jaar na vervallen van het belang worden verwijderd. Bijvoorbeeld, beheerssystemen voor groen, wegen, speeltoestellen, financiële gegevenssysteem, personeelssysteem. De ingangsdatum voor de 7 jaar na vervallen van het belang kan voor sommige systemen nog heel ver weg zijn, omdat de bewaartermijn van de inhoudelijke informatie heel lang is. Zodra de bescheiden niet meer frequent worden geraadpleegd door de nieuwe gemeente (de archiefinspectie gaat uit van 5 jaar), worden ze toegevoegd aan de V-serie van de oude gemeente.


d2. Bescheiden betreffende technische en administratieve inrichting en werking, het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde administraties, ongeacht of ze noodzakelijk zijn voor raadpleging, betrekking hebbend op, op termijn te vernietigen archiefbescheiden mogen 1 jaar na vervallen van het belang worden vernietigd. Zodra de bescheiden niet meer frequent worden geraadpleegd door de nieuwe gemeente (de archiefinspectie gaat uit van 5 jaar), worden ze toegevoegd aan de V-serie van de oude gemeente. Bijvoorbeeld; de beschrijving van de systemen zoals genoemd bij d1.

6.2.2 De praktijk.Uiteindelijk zullen alle gemeentelijke informatiesystemen en de bijbehorende archiefbescheiden en eventueel ook nog de bescheiden betreffende technische en administratieve inrichting en werking, het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde administraties, ongeacht de processen waarvoor ze dienen, moeten worden omgezet naar duurzame opslagformaten.In de praktijk zal de informatie vaak nog lang nodig zijn voor de administratie. Bovendien zijn de gevolgen voor de gemeente, wanneer de systemen en bijbehorende bescheiden niet meer toegankelijk zijn, vaak groot. Het is dus handig om conversie of migratie van de digitale archiefbescheiden te organiseren zoals beschreven in “Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden” artikel 5. Alleen al om te waarborgen dat de gegevens nog toegankelijk en raadpleegbaar zijn na lange tijd.

Op korte termijn vernietigen:Dan zijn er nog de informatiesystemen en de bijbehorende archiefbescheiden en eventueel ook nog de bescheiden betreffende technische en administratieve inrichting en werking, het beheer en de beveiliging van geautomatiseerde administraties, voor zover ze ten dienste zijn van processen die vallen onder op korte termijn te vernietigen. Deze hoeven niet worden omgezet naar duurzame opslagformaten. In de praktijk zal de informatie vaak niet lang nodig zijn voor de administratie. Wel moet er voor gezorgd worden dat de gegevens zolang ze bewaard moeten worden in geordende en toegankelijke staat zijn opgeslagen. Een conversie of migratie kan nog nodig zijn.

Systemen die ten dienste zijn van processen die na einde van een zaak geen functie meer vervullen voor die zaak kunnen 1 jaar na stopzetten van het gebruik worden verwijderd. Bijvoorbeeld: een evenementenvergunningensysteem.

Overzicht:Om overzicht te houden op alle in gebruik of bezit zijnde systemen is het nodig om een registratie van die systemen en hun versies en bewaareisen bij te houden.


Vanuit dit overzicht kan conversie en migratie worden aangestuurd waarna in combinatie met het archiefsysteem overdrachtslijsten kunnen worden aangemaakt.

Duurzaamheid:Het is natuurlijk slim om te zorgen dat de gegevens en archiefbescheiden, die met behulp van systemen, worden geproduceerd gelijk in duurzame formaten worden opgeslagen.

Overdracht:Systemen en de bijbehorende archiefbescheiden, die vallen onder het te bewaren regime, zullen volgens de nu geldende regels voor te bewaren archiefbescheiden(artikel 12 Archiefwet 1995) binnen 20 jaar in duurzame opslagformaten moeten worden overgedragen aan het officieel aangewezen E-depot. Twintig jaar is in het digitale tijdperk erg ver weg. Als de archiefvormer verzaakt is de informatie allang niet meer te raadplegen of is zelfs helemaal verdwenen. In de praktijk kan informatie vaak ook nog lang nodig zijn voor de administratie. Het is dus handig om conversie of migratie van de digitale archiefbescheiden te organiseren zoals beschreven in “Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden” artikel 5. De overdracht van het beheer van digitale archiefbescheiden kan best veel eerder plaatsvinden, omdat voor digitaal raadplegen, ook in het kader van de WOB, de locatie van de archiefbescheiden niet meer van belang is.


7 Hoe en wanneer kan het archief van de op te heffen gemeente worden ontdaan van bescheiden en gegevens die voor vernietiging in aanmerking komen?

7.1 Hoe?

Tot het tijdstip van vernietiging zullen de systemen goed moeten werken en zullen alle digitale archiefbescheiden toegankelijk moeten zijn. Het bewaren heeft anders geen zin.Om overzicht te houden op alle in gebruik of bezit zijnde systemen is het nodig om een registratie van die systemen, hun versies en bewaareisen bij te houden.Vanuit dit overzicht kan conversie en migratie worden aangestuurd. Bovendien kunnen in combinatie met het archiefsysteem vernietigingslijsten worden aangemaakt.Net als bij analoge archiefbescheiden is het goed gebruik om de archiefvormers (proceseigenaren) van te voren op de hoogte te stellen van het voornemen tot vernietigen van archiefbescheiden en hen de gelegenheid te geven om te reageren. De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.

7.2 Wanneer?

In de analoge archiefwereld is het gebruikelijk om één maal per jaar te vernietigen. Er is nog niet veel ervaring met het vernietigen van digitale archiefbescheiden volgens de formele procedure.Bij analoge archiefbescheiden wordt vaak alleen het vernietigingsjaar aangegeven. Bij digitale archiefbescheiden kan een vernietigingsjaar wordt berekend of ingegeven.Om te beginnen kan gewoon het tijdstip en de procedure zoals die voor analoge archiefbescheiden is geregeld worden gehandhaafd. Als later blijkt dat vaker vernietigen noodzakelijk is kan dat natuurlijk ook, mits alle gebruikelijke voorschriften in acht worden genomen.


8 Aan welke randvoorwaarden (buiten de bestaande weten regelgeving) moet worden voldaan bij de inrichting van een digitale informatiehuishouding voor een nieuwe gemeente?

8.1 Strategie.

8.1.1 Theorie.Bij digitale informatie is het van cruciaal belang dat vooraf de informatiezaken geregeld zijn. Papier is geduldig, maar digitale informatie is snel vergaan, niet meer toegankelijk of niet meer betrouwbaar. Hoe organiseer je de inrichting van de digitale informatiehuishouding?Allereerst zal men beginnen met het onderzoeken van de eigen organisatie. Waar staat de organisatie nu. Verder horen voorlichting, campagnes en workshops voor de medewerkers daar ook bij.De rijksoverheid heeft voor zich zelf op dit gebied het hulpmiddel de “Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid” bedacht. In de “Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid” zijn geldende wetten en normen met elkaar in verband gebracht en uitgewerkt in een zevental hanteerbare en toetsbare kwaliteitseisen. De Baseline kent een zelfevaluatie(instrument) – waar zijn we nu eigenlijk? – en een gemeenschappelijke set met eenduidige interpretatie van wetten en regels – hoe vertrekken we samen?5 Op 3 juli 2009 is de “Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid” door het kabinet bekrachtigd. Dit besluit verheft de baseline tot circulaire. Aanpassing van de “Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid” voor gemeenten maakt deze Baseline ook tot een zeer handig hulpmiddel voor gemeenten om hun informatiehuishouding inzichtelijk te maken, verder in te richten en te evalueren.Uit het voorgaande blijkt dat het van cruciaal belang is dat het management en ook de andere leiding van een gemeente inzien dat zij (mede) verantwoordelijk zijn voor een goede, efficiënte en betrouwbare informatievoorziening, opdat de gemeente haar handelen kan verantwoorden. Bovendien is het voor het slagen van de invoering van een digitale informatiehuishouding noodzakelijk dat zij actief de medewerkers stimuleren om hier aan mee te werken.Voor deze opdracht is een aanzet gemaakt om de documenten van de “Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid” te vertalen naar de gemeentelijke overheid. 6 Om de aanpassingen te toetsen wordt 5 ICTU. De Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid. Toolkit: Zelfevaluatie(instrument) Baseline 24 juni 2008. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://www.e-overheid.nl/e-overheid-2.0/live/binaries/kennislab/pdf_bestanden/080701-zelfevaluatie-instrument--baseline--versie-.pdf6 Zie bijlagen Wilms, Toos. Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Deel I, II en III. Bewerkt in mei 2009.

http://www.e-overheid.nl/e-overheid-2.0/live/binaries/kennislab/pdf_bestanden/080701-zelfevaluatie-instrument--baseline--versie-.pdf



deelgenomen aan het project van de VNG onder leiding van de heer Kees Duijvelaar om een “Baseline Informatiehuishouding Gemeenten” te ontwikkelen. De heer Hugo Butter en mevrouw Margreet Windhorst werkzaam bij ICTU hebben hun medewerking toegezegd in de vorm van meedenken.

Uit onderstaande tekst, die bewerkt is voor gemeenten7, uit deel II van de “Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid”8 blijkt waarom de Baseline voor alle overheidsorganisaties een nuttig hulpmiddel is om de digitale informatiehuishouding in te richten. “Wie de Baseline hanteert bij de inrichting van zijn informatiehuishouding weet:· dat hij de werkprocessen van de gemeente optimaal ondersteunt;· dat hij een solide basis heeft gelegd voor e-dienstverlening en e-overheid;· dat hij in staat is verantwoording af te leggen, waarmee een essentiële voorwaarde voor‘behoorlijk bestuur’ is vervuld;· dat hij de voornaamste risico’s in de informatiehuishouding adequaat beheerst;· dat hij de belangrijkste voorschriften naleeft die daarop van toepassing zijn, dus grotendeels‘compliant’ is;· dat hij bij overbrenging van zijn bestanden naar een archiefbewaarplaats geenaanvullende werkzaamheden hoeft te verrichten voor ontsluiting.”

Zeven basale normen vormen het hart van de Baseline. Ze vloeien rechtstreeks voort uit bestaande wetgeving en sluiten nauw aan bij de NEN-ISO 15489 die de standaardprincipes van recordmanagement definieert. Daarnaast bevat de Baseline vooral praktische maatregelen en tools die de overheidsmanager in staat stellen om aan de normen te voldoen.Hieronder worden de zeven normen uit deel II van de “Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid”9 die ook bewerkt zijn voor gemeenten geciteerd10:“1. De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven.7 Zie bijlagen Wilms, Toos. Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Deel II. Bewerkt in mei 2009.8 Zie ICTU. De Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid 24 juni 2008. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://www.e-overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.html 9 Zie ICTU. De Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid 24 juni 2008. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://www.e-overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.html 10 Zie bijlagen Wilms, Toos. Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Deel II. Bewerkt in mei 2009.

http://www.e-overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.html



2. De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie.3. Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeente of bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik.4. Er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is gehouden met weten regelgeving.5. Een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende beheerregime.6. Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen.7. De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform vastgelegde procedures.”Bij de beraadslaging over de zeven normen kwam het volgende aan de orde:Bevatten de zeven normen van de Baseline ook doelbinding en proportionaliteit, of moet er een achtste norm met deze inhoud aan moet worden toegevoegd?Onder doelbinding wordt verstaan: De overheid verzamelt, beheert en verstrekt alleen informatie voor een doel, dat is terug te voeren op een wettelijke grondslag. Anders gezegd: de overheid zal geen informatie verzamelen, beheren of verstrekken als zij daarvoor geen, op een wettelijke grondslag terug te voeren, bevoegdheid heeft. Eenmaal voor een bepaald doel verzamelde informatie mag niet zonder meer ook voor een ander doel worden gebruikt. Dit is weer in strijd met het adagium van “eenmalige gegevens uitvraag”

Onder proportionaliteit wordt verstaan: De overheid verzamelt, beheert en verstrekt niet méér informatie dan, gelet op het belang van de zaak, of het daaraan verbonden afbreukrisico, redelijkerwijs noodzakelijk is. Wat ‘redelijkerwijs noodzakelijk’ is, wordt in overleg met de proceseigenaar bepaald, in aanvulling op het wettelijke minimum. Waarschijnlijk kan dit onder de risico analyse geschaard kan worden.

De volgende zaken in deel II: Basics van de Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid zijn binnen het project van de VNG aan de orde gesteld: Kent een gemeente ook uitvoeringsorganisaties en wat wordt hieronder verstaan? Hierop kan als volgt worden geantwoord: gemeenschappelijke regelingen en andere vormen van samenwerking van gemeenten onderling en van gemeenten met privaatrechtelijke organisaties.


vraagt zich af of de zeven normen van de Baseline ook doelbinding en proportionaliteit bevatten, of dat er een achtste norm met deze inhoud aan moet worden toegevoegd. Bij weten regelgeving wordt gesproken over de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden van OCW. Deze beleidsregel geldt niet voor gemeenten. Voor gemeenten is er een beleidsregel die vastgesteld is door Gedeputeerde Staten van de meeste provincies. Verder wordt er gesproken over een kennisprogramma rondom de Baseline.ICTU start in opdracht van de minister van BZK in het kader van actielijn 3 van Informatie op Orde onmiddellijk na oplevering van de Baseline met een kennisprogramma KennisLAB rondom de Baseline. Daar kunnen rijksoverheidsorganen kennis en ervaring uitwisselen en good practices ontwikkelen en delen. Moet er ook iets dergelijks komen voor gemeenten? Kan er worden samengewerkt met KennisLAB? Gemeenten kennen geen voorschriften m.b.t. informatiebeveiliging zoals het Besluit Voorschrift informatiebeveiliging rijksoverheid (VIR) en het Besluit Voorschrift informatiebeveiliging rijksoverheid- bijzondere informatie (VIR-bi). Ook het VIR-bi is voor de Baseline alleen relevant voor zover de daarin opgenomen voorschriften betrekking hebben op informatieobjecten. Gemeenten kennen het Besluit Informatiebeheer, de GBA audit en de WBP. Boven beschreven informatie is voor gemeenten echter ook van belang om kennis van te nemen. Gemeenten kennen ook geen specifieke voorschriften m.b.t. integrale kwaliteitszorg documentaire informatievoorziening zoals onderstaand voorschrift bedoelt voor het Rijk Integrale Kwaliteitszorg Documentaire Informatievoorziening (IKZ-DIV). De Baseline zal IKZ-DIV overbodig maken, omdat alle bruikbare en essentiële noties van IKZ-DIV in de Baseline worden opgenomen. Gemeenten kunnen op dit gebied dus volstaan met de Baseline. De Webmetadataset van overheid.nl dient een ander doel dan de Richtlijn Metadata en is ten opzichte daarvan complementair. Deze nog in ontwikkeling zijnde standaard is relevant voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Omdat zowel de webrichtlijnen als de webmetadata deel uitmaken van de Model Architectuur Rijksdienst worden ze echter niet opgenomen in de Baseline, noch in de toolkit bij de Baseline.Voor gemeenten kan worden verwezen naar de webrichtlijnen die, als onderdeel van het NUP, voor de hele overheid gelden, ook voor gemeenten. De Baseline is in opdracht van de ministers van OCW en BZK ontwikkeld door ICTU, in nauwe samenwerking met een werkgroep van deskundigen vanuit de departementen. Gemeenten zullen onder leiding van de VNG een en ander organiseren. Bij de handleiding risicobeheer rijksoverheid 2008 wordt vaak verwezen naar de Handreiking risicobeheer materiaalbeheer en naar de Handreiking risicobeheer privaatrechtelijke voorschotverlening. Gemeenten kennen een dergelijke handreiking niet. Alleen in het Besluit Begroting en Verantwoording wordt risicobeheer genoemd.


Niettemin is de inhoud van deze documenten ook zeer interessant voor gemeenten.

De Baseline is een dynamisch instrument en dus per definitie nooit af. Bij het ontwikkelen dient voortdurend te worden gelet op raakvlakken met aanpalende ontwikkelingen. Hier spelen ook NORA en GEMMA een belangrijke rol. Want architectuur heeft niet alleen een inhoudelijk maar ook een sterk procesmatig aspect: architecten zorgen voor de noodzakelijke samenhang van projecten die onderlinge raakvlakken hebben. Verwacht wordt dat bij de doorontwikkeling en het onderhoud van de Baseline signalen vanuit de NORA en de GEMMA bepalend zullen zijn. Denk aan het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB), en het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) en de Zaaktypencatalogus.

8.1.2 Praktijk.

Via een vragenlijst die de hoofdvragen bevat van de “Toolkit Zelfevaluatie Baseline” zijn drie net gefuseerde gemeenten, waarvan Horst aan de Maas weer opnieuw fuseert, bereid gevonden de huidige stand van zaken over de formele organisatie voor een digitale informatiehuishouding in hun organisatie te evalueren. Het betreft de gemeenten: Roerdalen, Maasgouw en Horst aan de Maas.11

De gemeenten kregen een uittreksel van de “Toolkit Zelfevaluatie Baseline”, omdat de volledige Toolkit voor een eerste benadering toch te uitgebreid is. Dat bleek uit de inventarisatie van de informatiehuishouding van Helden en van de nieuwe gemeente Peel en Maas, waarbij de volledige Toolkit werd gebruikt. Voor het Rijk wordt de Toolkit op dit moment bewerkt tot drie plateaus. Een voor de hoogste leiding, een voor het middenkader en een voor de uitvoerende medewerkers.

Alle vijf de bovengenoemde gemeenten hebben de informatiehuishouding nog niet zo geregeld zoals de Baseline voorstaat. Voornamelijk norm 1 “De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven” ontbreekt. De gemeenten zijn zich wel steeds meer bewust van dat ze hun informatiehuishouding officiëler en beter moeten regelen.

Op 2 juli 2009 verscheen het ABC van de Baseline Informatie op Orde. 12

11 Zie bijlagen vragenlijst Roerdalen Maasgouw en Horst aan de Maas12 KennisLAB. Het ABC van de Baseline Informatie op Orde. Geraadpleegd in juli 2009 van:http://www.e-overheid.nl/e-overheid-2.0/live/binaries/kennislab/pdf_bestanden/ic084-1-wtk-abc-brochure-kennislab.pdf

http://www.e-overheid.nl/e-overheid-2.0/live/binaries/kennislab/pdf_bestanden/ic084-1-wtk-abc-brochure-kennislab.pdf



In “Het ABC van de Baseline”staat in het hoofdstuk “Aan de slag”het volgende:“De Baseline krijgt handen en voeten in de praktijk, gewoon door te beginnen en ermee aan de slag te gaan. De volgende do’s en don’ts helpen je op weg.”“Wat te doen? Wees je bewust van de opgave en de verandering van het speelveld. Richt je op het belang van informatie en niet op de techniek. Verbeter stap voor stap en formuleer steeds opnieuw je eigen houvast en dat voor de organisatie. Zet de Baseline in als middel om in dit proces enigszins ‘in control’ te zijn. Zoek hulp om mee te denken en trek op met andere professionals die met hetzelfde proces bezig zijn. Leer van de fouten die anderen al gemaakt hebben. Bepaal je uitgangspositie, voer een assessment uit. Organiseer bewustwordingsworkshops om anderen te laten doordringen van het belang van een goede informatiehuishouding en de stappen die je kunt zetten om deze te verbeteren. Pas de Baseline toe in bestaande projecten en (digitaliserings-)processen. Durf fouten te maken en risico’s te nemen. Kijk waar het wel werkt en kijk of dat ook voor jouw gemeente geldt. Zoek vooral naar de argumenten waarom het wél kan.Wat niet te doen? Maak geen apart project ‘implementatie Baseline’. Verhef de Baseline niet tot doel. Probeer niet te voldoen aan de Baseline, maar gebruik de Baseline om de informatiehuishouding stap voor stap en integraal te ontwikkelen.”

8.2 Tactiek.

8.2.1 Middelen.Norm 2 van de Baseline zegt: “De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie.”

Materieel.Aan apparatuur en programmatuur is het volgende nodig:Informatiesystemen die voldoen aan de eisen van NEN 2082 (eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur) hebben de mogelijkheid om services te implementeren die nodig zijn voor een digitale informatiehuishouding.Alle medewerkers dienen te beschikken over programmatuur waarmee ze gegevens en documenten in duurzame opslagformaten kunnen vastleggen.


Verder is er goede scanapparatuur nodig die voldoet aan de duurzaamheideisen en die de mogelijkheid bieden om het scanproces te reconstrueren.Het registreren van zaken en het koppelen van alle relevante documenten aan die zaken vereenvoudigt het registreren, terugzoeken en archiveren.De voortgang en gereedmelding van stukken en zaken moet losgekoppeld zijn van archivering.Bij de aanpak wordt beschreven hoe toch al, tijdelijk, de informatie digitaal kan worden ingericht voordat de gebruikte applicatie aan de eisen voldoet.

Personeel.Het allerbelangrijkste is voldoende personeel. Vooral in de implementatie- en begintijd van het gebruik van systemen is er veel personeel nodig. Vaak moet werk dubbel gedaan worden en zijn er problemen die moeten worden opgelost. Bovendien zullen nog niet alle programma’s bij de start voldoen aan de eisen van NEN 2082.Daar waar systemen nog niet voldoen zal de gemeente of moeten kiezen voor gedeeltelijke invoering van digitaal werken of extra personeel inzetten om in ieder geval het archiveren digitaal te doen.De informatiespecialist of archivaris zullen de digitale informatiehuishouding ontwerpen, toezien op de naleving van hun ontwerp en aanpassingen verzorgen.De meest ervaren en/of geschoolde DIV medewerkers zullen de nieuwe werkinstructies uitwerken voor de medewerkers die de digitale postbussen, fysieke loketten, postkamer, callcenter, etc. bemannen (klantencontact) en de archiefmedewerkers die de taken uitvoeren. Ze zullen deze medewerkers inwerken en coachen. Ze zullen de problemen die zich voordoen in de DIV procesgang oplossen of zorgen dat die problemen opgelost worden. Ingewikkelde DIV zaken zullen ze zelf uitvoeren. Onduidelijkheden in het DIV proces zullen ze aan de orde stellen bij de informatiespecialist of archivaris.De medewerkers die de digitale postbussen, fysieke loketten, postkamer, callcenter, etc. bemannen (klantencontact) zullen de registraties van de zaken en documenten uitvoeren. Problemen die deze medewerkers over de hun toegewezen taak ervaren worden eerst voorgelegd aan bovengenoemde DIV medewerkers.Per homogene digitale dossiercollectie kunnen archiefmedewerkers worden aangewezen die zich kunnen specialiseren in de structuur van die dossiers en kunnen functioneren als contactpersoon met de vakafdeling die het bijbehorende proces uitvoert. Voor de heterogene digitale dossiers kunnen meer ervaren archiefmedewerkers worden ingezet, omdat uit de praktijk blijkt dat die door medewerkers als het meest moeilijk worden ervaren. Problemen die de archiefmedewerkers over de hun toegewezen taak ervaren worden eerst voorgelegd aan bovengenoemde DIV medewerkers.

8.2.2 Standaarden.


Standaarden helpen bij de invoering, het gebruik en het beheer van de digitale informatiehuishouding. Processen en zaaktypen worden overzichtelijker en dus gemakkelijker.Daarom is norm 3 van de Baseline “Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeente of bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik.” vanzelfsprekend.Standaarden zijn o.a.: De gegevens in het documentair structuur plan. Deze kunnen gebruikt worden bij het invullen van de metadata voor zaken die bij bepaalde processen en /of zaaktypen horen. De zaaktypencatalogus werkt dat nog verfijnder uit voor de klantprocessen. Bij zaaktypen spelen het bewaken van de doorlooptijd en de documentaire neerslag een belangrijke rol. Het is de bedoeling deze processen zo te benoemen dat er rekening wordt gehouden met de feitelijke documentaire output en dus de wijze waarop er met de klant wordt gecommuniceerd (één aanslagbiljet met meerdere onderdelen ziet de burger als één zaak). De zaaktypecatalogus is in juni beschikbaar gesteld. EGEM i-teams heeft in samenwerking met een aantal gemeenten en leveranciers deze standaard zaaktypecatalogus ontwikkeld. Dit is de basis voor zaak- en procesgericht werken en sluit aan op het RGBZ. De standaard zaaktypecatalogus kan worden gebruikt in het Midoffice. Het Midoffice koppelt klantcontacten op slimme wijze met de verschillende gemeentelijke organisatieonderdelen. Gemeenten die zaak- en procesgericht willen werken kunnen de lijst, bestaande uit een paar honderd zaaktypen, in hun zaaksysteem en/of in hun DMS/RMA implementeren. Sjablonen die horen bij de algemene huisstijl of bij bepaalde processen.Het gebruik van sjablonen versnelt en vereenvoudigt de afhandeling van zaken. Het is zeer wenselijk dat iemand de functie van sjablonenbeheer vervult. Als er een goed werkende documentgenerator in huis is, die algemeen toepasbaar is, verhoogt dat meestal ook de efficiëntie en vermindert de kans op fouten bij de afhandeling van zaken. De documentaire neerslag van processen en zaken is duidelijker. Standaard dossierindelingen kunnen in de digitale huishouding als extra metagegeven worden toegevoegd. Voor grote processen is dat in veel organisaties al gebeurd. Voor projecten en beleid is het ook mogelijk om standaard dossierindelingen te maken. Enkele voorbeelden zijn als bijlage toegevoegd. 13

De standaard opslagformaten. De volgende eisen worden aan alle archiefbescheiden gesteld: het opslagformaat is gedocumenteerd; het is een open standaard, tenzij dat onmogelijk is; compressie is alleen toegestaan indien aantoonbaar geen informatieverlies optreedt; het opslagformaat kent geen encryptie. Artikel 6 van de “Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden” en artikel 25 van het concept van de nieuwe ministeriële regeling, gebaseerd op de 13 Zie bijlage: Wilms Toos. Structuur documentaire informatie gemeente Helden 2008,hoofdstuk 4 en 5.


evaluatiecommissie (augustus 2008) beschrijven de eisen voor te bewaren archiefbescheiden. Deze opslagformaten zijn duurzaam en dus geschikt voor bijna alle digitale informatie die een organisatie beheert. In uitgaande correspondentie standaard opnemen dat de gemeente de voorkeur geeft aan digitale correspondentie en in die uitgaande correspondentie aangeven langs welke wegen en in welke formaten correspondentie en bijlagen kunnen worden aangeleverd. Standaardwerkwijzen.Ook als geautomatiseerde systemen nog niet voldoen aan NEN 2082 is het extra van belang om de werkinstructies duidelijk te beschrijven en ze strikt na te leven.


9 Wat is een handige aanpak bij de inrichting van een digitale informatiehuishouding?

9.1 Operationeel.

Zoals uit vraag 4 onder strategie al blijkt, is het van cruciaal belang dat het management en ook de andere leiding van een gemeente inzien dat zij (mede) verantwoordelijk zijn voor een goede, efficiënte en betrouwbare informatievoorziening, opdat de gemeente haar handelen kan verantwoorden. Bovendien is het voor het slagen van de invoering van een digitale informatiehuishouding noodzakelijk dat zij de medewerkers stimuleren om hier aan mee te werken.Voorlichtingcampagnes en workshops voor de medewerkers horen daar ook bij.

9.1.1 Wat hebben we?Alle van belang zijnde processen, met bijbehorende informatiesystemen, in de organisatie, die metagegevens en zaakgegevens bevatten van informatie die (nog enige tijd) bewaard moet worden, moeten worden opgespoord.In de organisatie Helden en de opvolger Peel en Maas kwam ik buiten het post- en archiefsysteem de volgende van belang zijnde processen met bijbehorende informatiesystemen tegen14:Basisregistraties van burgerzaken, gebouwen en adressen, WKPB en bedrijven, de vergunningverlening onder de WABO, evenementenvergunningverlening, inkomensvoorziening en –werktoeleiding, WMO, leerplicht administratie, gebruiksvergunningen, vier belangrijke processen van brandweer en brandweeractiviteiten, groen- speeltuinen- en rioolbeheer, financieel beheer, personeelsbeheer, belastingheffing en invordering, WOZ, Geografische informatie.

Via het Besluit Informatiebeheer kan geregeld worden dat systemen worden gemeld bij een organisatieonderdeel dat gaat over het beheer van informatie.Het wordt dan mogelijk om aan norm 4 te voldoen, te weten: “Er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is gehouden met weten regelgeving.”

9.1.2 Wat weten we?Alle eigenaren van grote processen en beheerders van grotere systemen moeten worden geïnterviewd.Uit oogpunt van risico, verdere automatisering van de informatieprocessen (koppelingen en formulierenbeheer), vanuit het

14 Zie bijlagen: Wilms, Toos. Inventarisatie: Interviews met applicatiebeheerder gemeente Helden over grote processen. Gehouden mei t/m augustus 2009.


oogpunt van besluitvorming, authenticiteit en betrouwbaarheid (mandaat, handtekening, parafering) en archivering (standaardisering van het “digitale dossier”, duurzaamheid, bewaartermijnen) en ontsluiting (relevante metadata).

9.1.3 Hoe doen we het?In het algemeen geldt dat de standaard digitale opslagformaten in de organisatie moeten zijn benoemd.Het zaakgericht werken en registreren van zaken en het koppelen van alle relevante documenten aan die zaken vereenvoudigt het registreren, terugzoeken en archiveren.Het is een groot voordeel als de voortgang en gereedmelding van stukken en zaken losgekoppeld is van archivering.

Voor alle van belang zijnde processen zal de proceseigenaar de projectleider moeten willen zijn om de systemen van zijn proces te koppelen en/of gegevens uit te wisselen met het DMS/RMA. De gemeente Oss heeft op die manier succesvol verschillende grote systemen gekoppeld aan het DMS/RMA. In hun handboek digitalisering is hun werkwijze uitgebreid beschreven.Zolang er vanuit de proceseigenaren geen behoefte is aan koppelen kan toch het archiveringsproces digitaal worden uitgevoerd. Voorwaarde is dat minimaal die informatie bewaard wordt, die op papier ook bewaard zou worden.

9.2 Handleiding voor de “overige processen”.

De archiefbescheiden uit zaken van processen, die geen eigen systeem hebben en waarbinnen niet veel zaken voorkomen, kunnen naar het voorbeeld van de gemeente Gemert-Bakel vanuit algemene DIV processen worden bekeken. De gemeenten Gemert-Bakel en Oss worden door de provinciale archiefinspectie van Noord-Brabant en Limburg steeds als voorbeeld gemeenten genoemd.

Bij een fusie van gemeenten komt er zoveel op de medewerkers af, dat het bijna onmogelijk is om een goede projectleider te krijgen voor het koppelen van een groot proces met het DMS/RMA. Als dat DMS/RMA er al zou zijn, want ook de medewerkers van DIV moeten het hele fusieproces door en hebben daardoor nauwelijks tijd om een goed systeem voor de nieuwe gemeente uit te zoeken.

Een oplossing voor het DIV systeem kan zijn om voorlopig eerst te kiezen voor het beste in gebruik zijnde systeem van de oude gemeenten en pas, nadat er meer rust in de organisatie is, te beginnen met het inkooptraject voor een nieuw DMS/RMA.

In deze tijd is het natuurlijk wel jammer als de nieuwe gemeente niet gelijk met digitale documenten kan werken. Voor klant, organisatie en


medewerker heeft dat al veel voordelen. Daarom staat hieronder beschreven hoe dat dan toch kan worden ingevoerd.

Zoals hiervoor al beschreven is wordt koppelen met andere grote processen en hun systemen even buiten beschouwing gelaten. De overige processen worden vanuit DIV processen bekeken (zoals we van oudsher al gewend zijn). In Gemert-Bakel is voor die aanpak gekozen. Deze aanpak wordt hieronder, na enkele goede tips van Gemert-Bakel, nog verder uitgewerkt.

Bij deze werkwijze zijn de basics van de Baseline en de normen 2, 3, 5, 6 en 7 van de Baseline in acht genomen.

Daarna is ook de digitale archivering van zaken die horen bij grote processen / zaaktypen uitgewerkt.

4

Project digitalisering

Doelstellingen: implementatie organisatiebreed

informatiesysteem dat gestructureerdinformatie aanbiedt en processenondersteunt

optimaliseren documentbeheer verbetering bedrijfsvoering door

inzichtelijk maken en monitoring van processen

9

Het Digitaal proces

Behandelen

RegistrerenScannen

Onderteken

Samenwerken

Overdragen

Archiveren

Verdelen

DIV

MedeOndertekenen

Behandelend ambtenaarCoordinator

Teken bevoegden

16

Randvoorwaardenvoor succes

Nieuwewerkwijzeuitdragendoor bestuuren management

IntensievesamenwerkingtussenI&A en DIV Veranderenderol DIV CommunicerenEnthousiasmerenIntegreren

met gebruikers(geennieuwsysteemmaar ander manier van

werken….) Gewoondoen! Voldoendemiddelen

17

Veranderende rol DIV

Niet documentgericht maar zaakgerichtdenken en doen

Niet achteraf maar vooraf in het proces Communicatie en pro-actief

ondersteunen Regie digitale zaakdossiers Omgaan met weerstand

a. inkomende post in de organisatie zoals post, mail, telefoonverkeer en balie (klantencontact).Het is van belang om de inkomende post, mail, telefoonverkeer en mondelinge klantcontacten op afgesproken plekken in de organisatie binnen te krijgen. Voorbeelden zijn: digitale postbussen, fysieke loketten, postkamer, callcenter, etc. Probeer zoveel mogelijk digitaal binnen te krijgen. Om te voorkomen dat alles wat binnenkomt gescand moet worden, is het aan te bevelen dat de organisatie relaties stimuleert om digitaal brieven te sturen via e-mail of via de website in de standaard opslagformaten. Bovendien is het aan te bevelen bij offerteaanvragen die de gemeente uitzet bij dienstverlenende bedrijven en leveranciers de voorwaarde op te nemen van digitale aanlevering van documenten in de standaard opslagformaten. Dit


moet goed te doen zijn, immers bijna alle documenten worden al digitaal aangemaakt.Alle papieren ingekomen post moet worden gescand in PDF/A, of in een andere duurzame standaard, met vermelding van datum binnenkomst en registratie van het aantal bladzijden. Kwaliteitscontrole hoort bij de voorwaarden die de archivaris en archiefinspectie stellen bij het verlenen van toestemming voor vervanging/substitutie. Dit vergt erg veel discipline van de medewerkers die de digitale postbussen, fysieke loketten, postkamer, callcenter, etc. bemannen. Er moeten voldoende en kundige registratiemedewerkers zijn. De werkvoorraad moet aan het einde van de werkdag zijn weggewerkt.Reclame en post die niet wordt bewaard kan uitgesloten worden van de hieronder beschreven handelingen.

Als de voortgang en gereedmelding losgekoppeld is van de archivering is het mogelijk gelijk bij de eerste registratie de hele levenscyclus van het document en/of zaak te registreren. Na het gereed melden van de zaak gaat de bewaartermijn lopen (automatisch of handmatig).In ieder geval moeten, ook als er nog geen geautomatiseerd systeem voor is, de functionele eisen zoals genoemd in hoofdstuk 6 van NEN 2082 in acht worden genomen. Dit kan door bij iedere registratie een formulier in te vullen met de ontbrekende metadata, zoals die genoemd zijn in hoofdstuk 6 van NEN 2082. Als dit formulier wordt opgeslagen in EXCEL, XML of CSV onder een standaardnaam, kan de inhoud van het formulier, bij het in gebruik nemen van een geautomatiseerd systeem, dat wel aan de eisen van NEN 2082 voldoet, automatisch worden ingelezen. Hoewel EXCEL geen duurzaam formaat is, is het wel het meest geschikte formaat om data te importeren in een geautomatiseerd systeem.

b. uitgaande post.Bij aanmaak van uitgaande correspondentie in Office zou het DMS/RMA systeem zich gelijk moeten melden voor opname in dat systeem. Ambtenaren die de brief opstellen weten namelijk perfect bij welk proces hun brief hoort. Het invullen van ontbrekende metadata kan in principe ook door medewerkers van de postkamer gebeuren.Het ondertekenen van minuutbrieven kan worden geregeld via een keuzelijst met handtekeningen of door middel van parafering.Die handtekening kan een plaatje zijn dat onder de brief wordt geplakt of voor gewichtige gevallen een elektronische handtekening. Alles natuurlijk beschermd door autorisaties. Na deze handelingen zal de uitgaande correspondentie moeten worden omgezet in PDF/A.De brief die daadwerkelijk met de post verzonden wordt kan alsnog worden voorzien van een analoge handtekening Wordt de brief per mail verzonden, dan kan volstaan worden met een digitaal exemplaar van de brief.

Alternatief: Heeft het post- en archiefsysteem nog geen mogelijkheid om bij aanmaak van uitgaande correspondentie in Office zich gelijk te melden voor opname in dat systeem en of nog geen mogelijkheid om


een handtekening te plaatsen, dan zal de uitgaande brief moeten worden geprint, getekend en door de postkamer weer worden gescand in standaardformaat en worden geregistreerd, met de bijbehorende kwaliteitscontrole. Dit vergt veel discipline van de medewerkers die de postkamer bemannen. Er moeten voldoende en kundige registratiemedewerkers zijn. De werkvoorraad moet aan het einde van de werkdag zijn weggewerkt.

Ook hier geldt: Als de voortgang en gereedmelding losgekoppeld is van de archivering is het mogelijk gelijk bij de eerste registratie de hele levenscyclus van het document en/of zaak te registreren. Na het gereed melden van de zaak gaat de bewaartermijn lopen (automatisch of handmatig).In ieder geval moeten, ook als er nog geen geautomatiseerd systeem voor is, de functionele eisen zoals genoemd in hoofdstuk 6 van NEN 2082 in acht worden genomen. Dit kan door bij iedere registratie een formulier in te vullen met de ontbrekende metadata, zoals die genoemd zijn in hoofdstuk 6 van NEN 2082. Als dit formulier wordt opgeslagen in EXCEL, XML of CSV onder een standaardnaam, kan de inhoud van het formulier, bij het in gebruik nemen van een geautomatiseerd systeem, dat wel aan de eisen van NEN 2082 voldoet, automatisch worden ingelezen. Hoewel EXCEL geen duurzaam formaat is, is het wel het meest geschikte formaat om data te importeren in een geautomatiseerd systeem.

c. interne post.Bij aanmaak van een document in Office zou het DMS/RMA systeem zich gelijk moeten melden voor opname in dat systeem. Memo’s, notities, rapporten etc. kunnen op die manier eenvoudig worden vastgelegd. Ambtenaren die het stuk opstellen weten namelijk perfect bij welk proces hun document hoort. Het invullen van andere metadata kan in principe ook door registratiemedewerkers gebeuren. Het definitieve document moet worden omgezet in PDF/A.

Alternatief: Heeft het post- en archiefsysteem nog geen mogelijkheid om bij aanmaak van een document in Office zich gelijk te melden voor opname in dat systeem dan sturen medewerkers het digitale document naar de postkamer om te registreren. Dit vergt erg veel discipline van de medewerkers die de postkamer bemannen. Er moeten voldoende en kundige registratiemedewerkers zijn. De werkvoorraad moet aan het einde van de werkdag zijn weggewerkt.

Ook hier geldt: Als de voortgang en gereedmelding losgekoppeld is van de archivering is het mogelijk gelijk bij de eerste registratie de hele levenscyclus van het document en/of zaak te registreren. Na het gereed melden van de zaak gaat de bewaartermijn lopen (automatisch of handmatig).In ieder geval moeten, ook als er nog geen geautomatiseerd systeem voor is, de functionele eisen zoals genoemd in hoofdstuk 6 van NEN 2082 in acht worden genomen. Dit kan door bij iedere registratie een


formulier in te vullen met de ontbrekende metadata, zoals die genoemd zijn in hoofdstuk 6 van NEN 2082. Als dit formulier wordt opgeslagen in EXCEL, XML of CSV onder een standaardnaam, kan de inhoud van het formulier, bij het in gebruik nemen van een geautomatiseerd systeem, dat wel aan de eisen van NEN 2082 voldoet, automatisch worden ingelezen. Hoewel EXCEL geen duurzaam formaat is, is het wel het meest geschikte formaat om data te importeren in een geautomatiseerd systeem.

d. besluitvorming.Besluitvorming vindt meestal plaats in officiële vergaderingen. In het algemene (DIV) informatiesysteem kan via een vergadermodule worden ingebouwd dat de secretaris, burgemeester en wethouders d.m.v. een goedkeuringsvink goedkeuren. Zo ook voor de griffier en de burgemeester (als voorzitter van de raad). Ook hier weer beschermd door een goede autorisatie.

Alternatief: De agenda van een vergadering wordt bij het ontbreken van een vergadermodule geregistreerd bij aanmaak, of direct, na definitief worden, opgeslagen in PDF/A en geregistreerd bij postkamer. De notulen worden geregistreerd. Nadat ze zijn vastgesteld en ondertekend worden ze als definitieve versie gescand, met de bijbehorende kwaliteitscontrole. Na besluitvorming kunnen de voorstellen/besluiten met parafen worden gescand in PDF/A en geregistreerd, met de bijbehorende kwaliteitscontrole.

Ook hier geldt: Als de voortgang en gereedmelding losgekoppeld is van de archivering is het mogelijk gelijk bij de eerste registratie de hele levenscyclus van het document en/of zaak te registreren. Na gereed melden van de zaak gaat de bewaartermijn lopen (automatisch of handmatig).In ieder geval moeten, ook als er nog geen geautomatiseerd systeem voor is, de functionele eisen zoals genoemd in hoofdstuk 6 van NEN 2082 in acht worden genomen. Dit kan door bij iedere registratie een formulier in te vullen met de ontbrekende metadata, zoals die genoemd zijn in hoofdstuk 6 van NEN 2082. Als dit formulier wordt opgeslagen in EXCEL, XML of CSV onder een standaardnaam, kan de inhoud van het formulier, bij het in gebruik nemen van een geautomatiseerd systeem, dat wel aan de eisen van NEN 2082 voldoet, automatisch worden ingelezen. Hoewel EXCEL geen duurzaam formaat is, is het wel het meest geschikte formaat om data te importeren in een geautomatiseerd systeem.

e. archiveren.Veel traditionele Post- en archiefsystemen kunnen de voortgang en het gereed melden niet scheiden van het archiveren. Dat betekent dat archiveren pas kan plaatsvinden na het gereed melden. De archiefvoorraad zal actief vanuit het post- en archiefsysteem moeten worden bijgewerkt.


Dit vergt veel discipline van de medewerkers die archiveren. Er moeten ook voldoende en kundige archiefmedewerkers zijn. Het is verstandig om voor de homogene digitale dossiercollecties verantwoordelijke archiefmedewerkers aan te stellen, zodat die zich kunnen specialiseren en kunnen functioneren als contactpersoon met de vakafdeling. De meest ervaren archiefmedewerkers kunnen worden ingezet voor de heterogene dossiers, omdat uit de praktijk blijkt dat die door medewerkers als het meest moeilijk worden ervaren.Met behulp van het bij creatie en/of ontvangst aangemaakte standaard formulier met ontbrekende metadata van de registratie in EXCEL kan dan toch efficiënt worden gearchiveerd.

e.1. Stukken die wel geregistreerd zijn.Direct bij ontvangst of direct na ontstaan is het zaak de archiveringsdata bij de registratie mee te geven. Voorwaarde is wel dat het gereed melden is losgekoppeld van de archivering. Op deze manier hoeven er achteraf geen archiveringshandelingen meer plaats te vinden. Bij systemen waar die loskoppeling niet mogelijk is, kan net zoals bij papier, de archivering pas plaatsvinden nadat het stuk en /of de zaak is afgehandeld.

Het is aan te bevelen om de archivering goed bij te houden, zodat het proces van selectie en vernietiging ook goed verloopt.

e.2. Stukken die niet geregistreerd zijn.Stukken die komen uit grote werkprocessen die behandeld zijn met eigen (workflow)systemen, zijn meestal niet geregistreerd in het Post- en Archiefsysteem van DIV. Uit deze processen komen gegevens en documenten die in homogene dossiers terecht komen. De meeste organisaties zijn al gewend de documenten uit deze processen via standaarden te archiveren.15 Die standaarden kunnen ook gebruikt worden om digitaal te archiveren. Worden de archiefbescheiden uit de zogenaamde workflowsystemen digitaal aangemaakt, dan is het aan te bevelen dat die bescheiden in duurzame formaten worden aangeboden om te archiveren. Het is aan te bevelen om de opslag in duurzame formaten te regelen in het workflowsysteem, zodat duidelijk is dat het gaat om een definitieve versie. De analoge gegevens of documenten worden gescand met bijbehorende kwaliteitscontrole.Om chaos te voorkomen is er wel voldoende archiefpersoneel nodig, dat goed op de hoogte is van de gewenste dossierindeling en over veel discipline beschikt. De gegevens en documenten uit deze processen zijn namelijk niet geregistreerd en worden bij binnenkomst rechtstreeks aangeboden om te scannen (bij papieren documenten met de bijbehorende kwaliteitscontrole) en/of en te archiveren. Het aanbieden van digitale archiefbestanden kan via speciaal daarvoor aangemaakte interne digitale postbussen.

15 Zie bijlage Wilms Toos. Structuur documentaire informatie gemeente Helden 2008, hoofdstuk 4 en 5


Er zijn echter ook analoge en digitale archiefbescheiden, die aangeboden worden ter archivering, die horen bij zogenaamde heterogene processen. De organisatie kan intern regelen dat digitale archiefbescheiden in duurzame formaten worden aangeleverd. De analoge gegevens of documenten worden gescand met bijbehorende kwaliteitscontrole.In het geval dat er nog geen dossier is, moet dat worden aangemaakt en zoveel mogelijk volgens een standaard worden ingedeeld. Soms heeft de aanbieder zelf een indeling gemaakt. Die moet dan worden gerespecteerd. In uitzonderlijke gevallen zal de archiefmedewerker zelf een indeling moeten maken van het digitale dossier.

e.3. Het papieren exemplaar.Als gegevens en documenten nog op papier worden ontvangen of zijn aangemaakt moeten ze nog worden bewaard totdat er goedkeuring is verkregen voor vervanging /substitutie.Voor de, op termijn te vernietigen, zaken besluit het college van burgemeester en wethouders op advies van de gemeentelijke archivaris of de papieren archiefbescheiden mogen worden verwijderd. Een machtiging om de te bewaren zaken te verwijderen, wordt verleend door het college van gedeputeerde staten op advies van de provinciale archiefinspecteur en na een voorgenomen besluit hierover van het college van burgemeester en wethouders. Daarna kan het college het voorgenomen besluit omzetten in een besluit.Zolang de benodigde goedkeuring nog niet binnen is kunnen de papieren geregistreerde documenten bijvoorbeeld op nummer volgorde bij DIV worden bewaard. Het kan handig zijn om meerdere series aan te leggen. Seriesop datum of alfabet/locatie worden aangelegd voor de papieren documenten van de zaken, behorend bij de grotere processen, die in andere systemen worden bijgehouden. Er moet duidelijk worden vastgelegd hoe de ordening van de papieren documenten is. Zolang er nog geen formele toestemming is om de papieren documenten te verwijderen zal het mogelijk moeten blijven om vanuit de papieren documenten naar behoefte dossiers te vormen. Het vormen van papieren dossier op aanvraag is een arbeidsintensieve klus. Bovendien zullen de papieren dossiers steeds minder compleet zijn, omdat steeds grotere delen van een dossier digitaal gecreëerd en dus digitaal bewaard worden. Als de gemeente zich hard inzet voor het digitaal vervaardigen van documenten en aandringt op het digitaal ontvangen van documenten kan deze collectie beperkt blijven. Bovendien helpt het ook als relaties worden gestimuleerd correspondentie alleen nog digitaal aan te leveren.Het spreekt voor zich dat een organisatie probeert om zo snel mogelijk aan alle voorwaarden voor vervanging/substitutie te voldoen omdat papier dan veel minder ruimte in beslag neemt.Na het verlenen van toestemming voor vervanging/substitutie hoeven de papieren nog ongeveer 6 weken na scannen te worden bewaard, omdat dan meestal wel is gebleken dat het scanproces goed is verlopen.


Voor zaken die al digitaal worden ontvangen of opgemaakt hoeft geen vervanging of substitutie te worden aangevraagd. Ze zijn immers origineel in digitale vorm (digital born).

f. voortgang en gereedmelding van registratie en/of zaken.De voortgang en gereedmelding van registraties en/of zaken kan door de procesmedewerkers zelf worden bijgehouden (bij systemen die daar in voorzien) en/of door de postkamer medewerkers. Voor het DIV proces is het ideaal als de voortgang en gereedmelding los staat van het archiveringsproces, omdat dan bijna alle gegevens over een zaak of registratie direct bij binnenkomst kunnen worden meegegeven.Veel traditionele Post- en archiefsystemen kunnen de voortgang en het gereed melden niet scheiden van het archiveren. Bij deze systemen moeten gereed gemelde registratie en/of zaken doorgestuurd worden naar de archiefmedewerkers. Dat betekent dat archiveren pas kan plaatsvinden na het gereed melden. Met behulp van het bij creatie en/of ontvangst aangemaakte standaard formulier, met ontbrekende metadata van de registratie, in EXCEL kan dan toch enigszins efficiënt worden gearchiveerd.

g. informatie uit de systemen halen.Alle acties, die hierboven beschreven zijn, diennen het doel van informatieverstrekking. Informatie voor de interne klant / collega die zaken afhandelt, zaken controleert (of laat controleren) en zaken reconstrueert.Een goede informatiehuishouding maakt dat de organisatie transparant is. Transparantie is goed voor de interne organisatie, maar ook voor het functioneren van de betrokken politiek. De politieke functionarissen zoals burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de gang van zaken in de gemeente. Zij mogen er van uit gaan dat ze door de gemeentelijke organisatie goed geïnformeerd worden over de gang van zaken. De externe klant heeft ook recht op informatie in het kader van inspraak, voorlichting en de Wet Openbaarheid van Bestuur. Collega’s, interne klanten, zijn er bij gebaat als de informatievoorziening op tijd en juist is. Zij kunnen hun externe klanten dan beter bedienen. Tot slot is er ook nog de klant die op een later tijdstip komt voor historisch onderzoek.Een gemeente met een digitale informatiehuishouding hoort er naar te streven dat uiteindelijk de informatieverstrekking direct na de aanvraag plaatsvindt. Bij systemen die nog niet voldoen aan NEN 2082 zal dat nog niet lukken en zullen de interne klanten / collega’s nog wat wachttijd voor lief moeten nemen.

De basics van de Baseline en zeven normen van de Baseline zijn in acht genomen als de klanten tevreden zijn over de digitale informatieverstrekking. Om dit te peilen kan de organisatie regelmatig, bijvoorbeeld een keer per jaar, klant tevredenheidonderzoeken (laten) doen.


9.3 Handleiding voor de “grote processen”.

Zodra de nieuwe gemeente beschikt over, en werkt met, een DMS/RMA dat functioneert zoals in NEN 2082 is beschreven kan gestart worden met het koppelen vanuit de workflowsystemen.Voor alle van belang zijnde processen zal de proceseigenaar de projectleider moeten willen zijn om de systemen van zijn proces te koppelen en/of gegevens uit te wisselen met het DMS/RMA. De gemeente Oss heeft op die manier succesvol verschillende grote systemen gekoppeld aan het DMS/RMA. In hun handboek digitalisering van januari 2009 is hun werkwijze door de heren Van der Meulen, Hermsen en Van der Toolen uitgebreid beschreven.16 Deze werkwijze is eenvoudig voort te zetten voor het koppelen met andere grote systemen. De gemeente heeft een machtiging gekregen tot substitutie van de archiefbescheiden die volgens de beschreven werkwijze worden behandeld. In haar vervangingsbesluiten wordt expliciet aangegeven op welke periode de documenten betrekking hebben. De nazorgambtenaar kan op grond van zijn bevindingen besluiten bepaalde documenten toch fysiek te bewaren.

Voor dit onderzoek zijn 16 applicatiebeheerders die systemen beheren voor grotere processen van de gemeente Helden ondervraagd.17 Met behulp van de interviews zijn de basics van de Baseline en de normen 2, 3, 4, 5, 6 en 7 van de Baseline in acht genomen.

Het betreft de basisregistraties van burgerzaken,van gebouwen en adressen, WKPB en bedrijven, de vergunningverlening onder de WABO, evenementenvergunningverlening, inkomensvoorziening en –werktoeleiding, WMO, leerplicht administratie, gebruiksvergunningen, vier belangrijke processen van brandweer en brandweeractiviteiten, groen- speeltuinen- en rioolbeheer, financieel beheer, personeelsbeheer, belastingheffing en invordering, WOZ, Geografische informatie. Alle ondervraagden waren blij met deze vorm van aandacht voor hun proces. Hieronder zijn de zaken genoemd die werden opgemerkt tijdens de interviews. Veel van die processen werken al jaren met (workflow)systemen, maar leveren geen archiefbescheiden meer af bij het archief, ook als de documentaire neerslag op lange termijn moet worden vernietigd of zelfs moet worden bewaard. Systemen worden nooit opgeschoond. De informatie kan vaak alleen via de vakafdeling worden gevonden.

16 Zie bijlage Meulen, van der Anton, Berry Hermsen en Harm van der Toolen. Handboek Digitalisering. Gemeente Oss januari 200917 Zie bijlagen: Wilms, Toos. Inventarisatie: Interviews met applicatiebeheerder gemeente Helden over grote processen. Gehouden mei t/m augustus 2009


Bij enkele processen is het geen probleem dat de informatiehuishouding niet goed is geregeld, omdat de gemeente nauwelijks risico loopt als het proces niet goed verloopt. Bij verschillende processen loopt de gemeente een hoog risico en toch is de informatiehuishouding niet goed geregeld. Sommige systemen maken zelf al volledige of gedeeltelijke digitale dossiers aan, maar de fysieke opslag is onbeschermd via de verkenner te benaderen. Sommige processen hebben behoefte aan informatie uit andere processen, maar kunnen daar nu alleen op een omslachtige manier, of helemaal niet aankomen. Alle processen gebruiken informatie die in andere processen is aangemaakt om te raadplegen, of over te nemen en soms zelfs om te bewerken. Alle processen hebben afnemers uit andere processen die hun informatie raadplegen, overnemen of zelfs bewerken. Veel processen verstrekken informatie of nemen informatie af van externe organisaties. Verschillende processen verzamelen dezelfde informatie die ook al in een ander proces wordt verzameld. Ondanks dat er veel waarde wordt gehecht aan authenticiteit, betrouwbaarheid,privacy en vertrouwelijkheid is dat bijna nergens goed geregeld voor de toegang tot de bijbehorende documentaire neerslag. Bovendien gebruiken de meeste processen voor hun documentaire neerslag meerdere opslagformaten. Verschillende formaten zijn niet duurzaam en gemakkelijk te muteren. In alle processen komen documenttypen voor. Bijna alle processen gebruiken algemene huisstijl sjablonen. Bijna alle processen hebben ook specifieke sjablonen. Voor veel processen is mandaat verleend aan de proceseigenaar of een lijnmanager. Voor verschillende processen wordt er binnen de gemeente beleid gemaakt (incl. officiële besluitvormingsprocessen). Het is snel duidelijk op welke manier naar zaken binnen de processen wordt gezocht.

Uit het onderzoek bleek dat soms een kleine ingreep nodig is om aan de informatiebehoefte van de procesmedewerkers te voldoen. Het betreft ook vaak informatie uit twee systemen die niet onder DIV vallen. Toch kan een DMS een oplossing bieden als beide systemen aan het DMS gekoppeld zijn.In principe kan met de inventarisatie een plan van aanpak voor de inrichting van de digitale informatiehuishouding voor de grote processen worden gemaakt, maar als er bij de belanghebbende proceseigenaren geen projectleider per proces te vinden is heeft de invoering geen kans van slagen. De vakafdeling en de medewerkers van DIV zullen ieder even gemotiveerd mee moeten werken aan een dergelijk project.


10 Conclusie.

10.1 Aanbevelingen.

Voor het afsluiten van de informatiehuishouding is het aan te bevelen om één voorlichtingscampagne te houden voor alle te fuseren gemeenten en daarbij ook de informatiesystemen te betrekken. Probeer de grotere processen die ondersteund worden door een geautomatiseerd systeem in beeld te brengen met behulp van interviews. Hieruit zal blijken dat er ook veel informatie al digitaal bewaard wordt, maar dat het bestaan van die informatie niet meer bekend is bij de archiefmedewerkers en dat de organisatie daardoor risico’s kan lopen als die informatie niet wordt opgenomen in het archief. Door de interviews kunnen de archiefmedewerkers maatregelen nemen om de informatie op gepaste wijze in het archief op te nemen. Bovendien worden de procesmedewerkers er zich van bewust dat de informatie die zij beheren moet worden overgedragen aan het archief.

Voor het hele proces van de inrichting van een digitale informatiehuishouding geldt, dat het wiel niet zelf moet worden uitgevonden. Leer van anderen en deel ervaringen met anderen, zodat niet alleen eigen collega’s, maar ook gemeenten van elkaar kunnen leren.

Veel gemeenten durven niet of nauwelijks de digitalisering van hun informatiehuishouding aan te pakken. De opgave is onoverzichtelijk, het kost veel geld, de noodzaak wordt vooral door de politiek niet ingezien en bovendien is men bang voor de consequenties als de invoering niet goed gaat. De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, aangepast voor gemeenten, is een handig hulpmiddel om de eigen organisatie in beeld te krijgen, zodat informatiebeleid, een plan van aanpak voor de invoering en handleidingen kunnen worden geschreven. Een uittreksel van het zelfevaluatie instrument van de Baseline is toegepast bij drie pas gefuseerde gemeenten. Uit de ingevulde vragenlijsten bleek ook dat de medewerkers van DIV zich voornamelijk bezig houden met hun eigen Post- en archiefsysteem of DMS en bijbehorende archiefbescheiden. Ze zijn zich er niet van bewust dat de overige informatiesystemen ook archiefbescheiden zijn en archiefbescheiden kunnen voortbrengen.De Baseline helpt het bestuur en management om inzicht te krijgen in de vraag wat de gemeente kan doen om de informatiehuishouding op orde te krijgen.

Het bestuur en management moeten nadrukkelijk uitdragen dat zij voorstander zijn van de inrichting van een digitale informatiehuishouding. Zij horen de middelen die nodig zijn om een digitale informatiehuishouding in te richten ook beschikbaar te stellen


en moeten zelf ook de consequenties van een digitale informatiehuishouding accepteren.

Voorlichting hoort een zeer belangrijke plaats in te nemen bij het besluit om een digitale informatiehuishouding in te richten. Immers alle medewerkers moeten er van doordrongen zijn dat de organisatie hun medewerking eist. De bovengenoemde interviews, die gebruikt zijn bij de afsluiting van een digitale informatiehuishouding, kunnen ook ingaan op de inrichting van een digitale informatiehuishouding en de consequenties en wensen ten aanzien van de processen waarover de interviews gehouden zijn.

Door gebruik te maken van al ontwikkelde en algemeen aanvaarde standaarden en vastgestelde normen toe te passen wordt de invoering van een digitale informatiehuishouding al een stuk doorzichtiger en dus eenvoudiger. Bovendien worden de kosten van apparatuur en programmatuur, zeker op lange termijn, hierdoor ook minder hoog.

Veel bestuurders en managers denken dat de invoering van een digitale informatiehuishouding personeelskosten spaart. Is dat wel zo? Bij de invoering is er vaak meer hoger geschoold personeel nodig, terwijl het al in dienst zijnde allround personeel ook nog nodig blijft. Verder is er extra personeel nodig om de eenvoudigere repeterende werkzaamheden uit te voeren, zodat het opgeleide personeel en allround personeel zich optimaal kan bezig houden met het ontwikkelingtraject en invoeringstraject. Na de invoering kan waarschijnlijk weer met een gebruikelijke bezetting worden verder gewerkt. De beroepscompetenties van de informatiemedewerkers zullen gewijzigd zijn. De opleidingen voor DIV medewerkers en archivarissen zijn hier al volop mee bezig.

De feitelijke invoering van de digitale informatiehuishouding vergt discipline van de hele organisatie, maar met name van alle DIV medewerkers. Handboeken en werkafspraken zullen tot in detail moeten worden nageleefd. Fricties en fouten zullen gestructureerd moeten worden opgelost en gedocumenteerd.De overige medewerkers van de organisatie zullen moeten worden gestimuleerd en geholpen om de door hun ontvangen en gecreëerde informatie digitaal aan te leveren en te gebruiken.

10.2 Eigen visie.

Voor het afsluiten van de informatiehuishouding vind ik het aan te bevelen om één voorlichtingscampagne te houden voor alle te fuseren gemeenten en daarbij ook de informatiesystemen te betrekken. Probeer de grotere processen die ondersteund worden door een geautomatiseerd systeem in beeld te brengen met behulp van interviews. Hieruit zal blijken dat er ook veel informatie al digitaal bewaard wordt, maar dat het bestaan van die informatie niet meer


bekend is bij de archiefmedewerkers en dat de organisatie daardoor risico’s kan lopen als die informatie niet wordt opgenomen in het archief. Bijkomend groot voordeel is dat de medewerkers DIV leren kennen en DIV de medewerkers. In het vervolg op het afsluiten van de archieven en bij de inrichting van de nieuwe digitale informatiehuishouding werkt dat gewoon fijn.Gaandeweg het maken van dit rapport werd mij duidelijk dat het invoeren van een digitale informatiehuishouding juist bij de oprichting van een nieuwe gemeente moet kunnen. Iedere bestuurder en medewerker is door het fusieproces losgeweekt van de oude situatie en bijna iedereen is bereid de veranderingen die de nieuwe gemeente meebrengt te accepteren.Dienstverlening, communicatie met klanten en relaties, huisvesting, werkplekinrichting, telewerken, automatisering van werkprocessen, etc. is er mee gediend, dat informatie digitaal wordt gecreëerd, verzameld, opgeslagen, bewerkt, toegankelijk wordt gemaakt en beschikbaar wordt gesteld.

Het is tegenwoordig technisch mogelijk om de informatiehuishouding digitaal in te richten.Bovendien lijkt het mij onwenselijk om voor een nieuwe organisatie een hybride informatiehuishouding in te richten. Alle informatie wordt al voor het grootste deel digitaal geproduceerd. Fysieke documenten moeten een uitzondering worden. Bij bedrijven en bij de burgers thuis is dat ook al voor het grootste deel zo geregeld. De overheid moet mee. De infrastructuur van informatie over de hele wereld, is er ook op ingericht.

Het nieuwe management van een gemeente zal strak moeten sturen op een digitale informatiehuishouding en zelf voorbeeldgedrag moeten tonen, anders is het proces nog gedoemd te mislukken.Medewerkers van DIV, archief, klantencontact en automatiseringsadviseurs (samen de informatiespecialisten) zullen intensief moeten samenwerken om de huishouding goed ingericht te krijgen.Als in een nieuwe organisatie de algemene DIV processen gedigitaliseerd zijn kan de verdere inrichting samen met de proceseigenaren worden opgepakt. Voorwaarde blijft dat de proceseigenaar een projectleider levert.


11 Evaluatie van het proces en het product.

11.1 Proces en product.

Het eerste deel (vraag 1 t/m 3) van dit verslag kon pas goed beantwoord worden na de interviews met de applicatiebeheerders van de systemen die ten dienste zijn van grote processen. Voor die tijd bleef het bij veronderstellingen. De interviews zijn ook gebruikt voor de beantwoording van vraag 5. De beginfase van de totstandkoming van het tweede deel van dit product (vraag 4 en 5) was een oriëntatiefase. Literatuur werd gelezen en praktijksituaties werden bezocht. Vooral het bezoek aan de andere gemeenten was verhelderend. De ontwikkelingen op strategisch gebied zijn in een stroomversnelling gekomen dankzij de Baseline. Niet alleen gemeenten, maar ook de provincies werken aan een aangepaste Baseline voor hun organisaties. Het vage voornemen om digitaal te werken wordt hierdoor steeds concreter. Dit alles speelde zich vooral in het voorjaar 2009 af.In mijn eigen omgeving dwingt het management digitaal werken af door de huisvesting er alvast op af te stemmen. Dat dwong mij nog meer, om oplossingen te zoeken voor de uitdagingen die er nog zijn.De ontwikkelingen op het gebied van digitale informatiehuishoudingen zijn heel lang blijven hangen in vage, gecompliceerde, grote en theoretische fasen. Praktijkervaringen die veel geld kostten en weinig opleverden maakten dat veel gemeenten de boot afhielden. Nu is overheidsland in een fase waarin het digitaliseringprobleem overzichtelijker wordt. De aanpak van de inrichting van een digitale informatiehuishouding is in deelprojecten ondergebracht, die allemaal hun bijdrage leveren. Denk aan NUP, standaarden en normen zijn afgesproken en beproefd, de Baseline is ontwikkeld. Bovendien zijn er zelfs praktijksituaties die succesvol zijn.

11.2 Afwijkingen van het plan van aanpak.

11.2.1 Kwaliteit.De instructie informatie- en archiefbeheerssystemen bij fusie van Nederlandse Gemeenten zou in de vorm van tabellen en/of checklist worden opgeleverd.Dat is niet gelukt, omdat gaandeweg bleek dat de materie niet in een dergelijk vorm is weer te geven. Er is wel geprobeerd om zoveel mogelijk te werken met opsommingtekens, korte alinea’s en alineakoppen.

Dit plan van aanpak, de samenvatting, interviews zullen worden teruggekoppeld met mijn praktijkbegeleider de provinciale archiefinspecteur mw. Ria van den Heuvel-Habraken. Omdat mw. Ria van den Heuvel-Habraken niet over voldoende tijd beschikte is de heer


Ingmar Koch, werkzaam bij diezelfde inspectie, zo vriendelijk geweest om dit rapport te bekijken en aanwijzingen te geven.

Een klankbord, bestaande uit mensen, uit de archiefpraktijk, DIV praktijk en IT deskundigen zullen de producten beoordelen. Door de vakantie heeft de IT deskundige dit product nog niet kunnen bekijken. In het najaar zal dit rapport hopelijk gebruikt worden om de digitale informatiehuishouding van de gemeente Peel en Maas in te richten.Wel hebben drie informatiespecialisten en twee mensen uit de DIV praktijk dit rapport bekeken.

11.2.2 ProductenDe beantwoording van de afzonderlijke deelvragen zal als tussenproduct worden opgeleverd.De totstandkoming van vraag vier nam veel tijd in beslag omdat de schrijver afhankelijk was van medewerking van de VNG en ICTU. Het antwoord op die vraag is in eerste concept opgeleverd, maar de overige vier vragen zijn in één keer opgeleverd, omdat voor de eerste drie vragen en de laatste vraag interviews nodig waren.

11.2.3 PlanningDe interviews zijn door tijdgebrek op de werkplek pas in juni, juli en nog één in augustus gehouden. Het uitwerken van de opbouw van het rapport is uitgelopen tot juli, waardoor de controle ook uitliep tot in augustus.


12 Literatuurlijst.

Archief 2.0: Archiefterminilogie. Geraadpleegd op 13 augustus 2009 van:http://www.archiefwiki.org/wiki/Categorie:Terminologie

Binnenlands bestuur: Gemeenteraden gaan papierloos vergaderen. Geraadpleegd op 7 juli 2009 van:http://www.binnenlandsbestuur.nl/nieuws/2009/06/gemeenteraden-gaan-papierloos-vergaderen.119822.lynkx

Cunningham, Adrian. Dynamic descriptions: Australian strategies for the intellectual control of records and recordkeeping systems in Naar een nieuw paradigma in de archivistiek jaarboek 1999.

Digitalisering en e-depot en digitale duurzaamheid. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://www.kb.nl

EGEM: Zaaktypencatalogus Geraadpleegd op 15 juli 2009 van:https://www.surfgroepen.nl/sites/gemma/Producten/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=https%3a%2f%2fwww.surfgroepen.nl%2fsites%2fgemma%2fproducten%2fztc&FolderCTID=0x0120006CB908CB8CC6D64C8D49D1B6EB4A4B34

Expertisecentrum eDAVID Geraadpleegd in januari 2009 van: http://www.expertisecentrumdavid.be

Gemeentearchief Rotterdam. Integraal informatiebeheer Rotterdam van het gemeentearchief Rotterdam. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://portaal.oravision.com/pls/portal/docs/PAGE/KENNISBANK/ORAVISION_KENNISBANK/HANDBOEK%20INTEGRAAL%20GEGEVENS%20BEHEER.PDF

Geo informatie. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://gis.startpagina.nl/

Gillesse, Robèrt. Alternative File Formats for Storing Master Images of Digitisation Projects Geraadpleegd op 29 juni 2009 van: http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_links_en_publicaties/publicaties/Alternative%20File%20Formats%20for%20Storing%20Masters%202%201.pdf

Horsman Peter en René Spork Artikelen E-depot Rotterdam in Archievenblad juli, oktober en november 2008

http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_links_en_publicaties/publicaties/Alternative%20File%20Formats%20for%20Storing%20Masters%202%201.pdf



http://gis.startpagina.nl/

http://portaal.oravision.com/pls/portal/docs/PAGE/KENNISBANK/ORAVISION_KENNISBANK/HANDBOEK%20INTEGRAAL%20GEGEVENS%20BEHEER.PDF



http://www.expertisecentrumdavid.be/

https://www.surfgroepen.nl/sites/gemma/Producten/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=https%3A%2F%2Fwww.surfgroepen.nl%2Fsites%2Fgemma%2Fproducten%2Fztc&FolderCTID=0x0120006CB908CB8CC6D64C8D49D1B6EB4A4B34



http://www.kb.nl/

http://www.binnenlandsbestuur.nl/nieuws/2009/06/gemeenteraden-gaan-papierloos-vergaderen.119822.lynkx

http://www.binnenlandsbestuur.nl/nieuws/2009/06/gemeenteraden-gaan-papierloos-vergaderen.119822.lynkx

http://www.archiefwiki.org/wiki/Categorie:Terminologie


ICTU. De Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid 24 juni 2008. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://www.e-overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.html

ICTU. De Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid. Toolkit: Zelfevaluatie(instrument) Baseline 24 juni 2008. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://www.e-overheid.nl/e-overheid-2.0/live/binaries/kennislab/pdf_bestanden/080701-zelfevaluatie-instrument--baseline--versie-.pdf

Jonker, Rienk, Informatiebeheer. Geraadpleegd op 30 juni 2009 en 7 juli 2009 van: http://www.labyrinth.rienkjonker.nl

KennisLAB. Het ABC van de Baseline Informatie op Orde. Geraadpleegd in juli 2009 van:http://www.e-overheid.nl/e-overheid-2.0/live/binaries/kennislab/pdf_bestanden/ic084-1-wtk-abc-brochure-kennislab.pdf

Ketelaar, Eric. The difference best proponed? Cultures and comparative archival science in Naar een nieuw paradigma in de archivistiek jaarboek 1999.

McKemmish, Sue. Yesterday, today and tomorrow a continuüm of responsibility in Naar een nieuw paradigma in de archivistiek jaarboek 1999.

Meulen, van der Anton, Berry Hermsen en Harm van der Toolen. Handboek Digitalisering. Gemeente Oss januari 2009

Nationaal archief Australië. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://www.naa.gov.au/records-management/systems/index.aspx

Nederlands centrum van normalisatie. NEN-ISO 15489.

Oosterhout, Colin van. Op weg naar duurzame archivering . White paper over archiveren in PDF, Adobe Systems Benelux B.V. 2009.

Overheid.nl. Geraadpleegd op 29 juni 2009 van:http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/geldigheidsdatum_29-06-2009#HoofdstukIV_Artikel12

Teuling A.J.M. den. Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. Stichting Archiefpublicaties.

The National archives and records administration. Preserving the past to protect the future. Geraadpleegd op 27 juli 2009 van:http://www.archives.gov/about/plans-reports/strategic-plan/2009/nara-strategic-plan-2006-2016-update.pdf

http://www.archives.gov/about/plans-reports/strategic-plan/2009/nara-strategic-plan-2006-2016-update.pdf

http://www.archives.gov/about/plans-reports/strategic-plan/2009/nara-strategic-plan-2006-2016-update.pdf

http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/geldigheidsdatum_29-06-2009#HoofdstukIV_Artikel12

http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/geldigheidsdatum_29-06-2009#HoofdstukIV_Artikel12

http://www.naa.gov.au/records-management/systems/index.aspx



http://www.labyrinth.rienkjonker.nl/





Waalwijk, Hans. Archiveren ingebed in workflow de NEN 2082. Geraadpleegd in januari 2009 van: http://www.slideshare.net/metainfo/hans-waalwijk-archiveren-workflow-n-e20822 .

Wilms, Toos. Inventarisatie: Interviews met applicatiebeheerder gemeente Helden over grote processen. Gehouden mei t/m augustus 2009

Wilms, Toos. Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Deel I, II en III. Bewerkt in mei 2009

Wilms Toos. Structuur documentaire informatie gemeente Helden 2008.

Wilms Toos. Toolkit Zelfevaluatie(instrument) van de Baseline uitgevoerd in de gemeente Helden en voor de gemeente Peel en Maas i.o. Gehouden juni 2009.

Wilms Toos. Vragenlijst (uittreksel Toolkit Zelfevaluatie(instrument) van de Baseline) ingevuld door de gemeenten Horst aan de Maas, Roerdalen en Maasgouw in juli 2009

http://www.slideshare.net/metainfo/hans-waalwijk-archiveren-workflow-n-e20822

http://www.slideshare.net/metainfo/hans-waalwijk-archiveren-workflow-n-e20822

Instituut voor Media en Informatie Managementapi.ning.com/files/2Ier-dxJOUSEF6k4ZuyDJ5... · Web...

Documents

Transcript of Instituut voor Media en Informatie Managementapi.ning.com/files/2Ier-dxJOUSEF6k4ZuyDJ5... · Web...