INSCHRIJV

EN OP

AANBESTEDIN

GEN

RO

EL

F H

OU

WI N

G –

SM

AR

T T

EN

DE

RS

– N

OV

EM

BE

R 2

01

2

EVEN VOORSTELLEN

Roelf Houwing

Smart Tenders

Winnen is de enige optie

Er is geen zilveren medaille

- Neerlandicus

- ICT’er

- Implementatiemanager

- Bid Manager

- Ondernemer

WAAR DRAAIT HET OM?

De beste match

UITLEGGEN WAT JE WILT

Filmpje

Wie is de opdrachtgever?Wie is de inkoper?

Wie beoordeelt de aanbieding?

WAT IS HET PROBLEEM?

Iedereen vindt zichzelf de beste match

WANNEER HEBT U INVLOED?

AANBESTEDINGEN

• Jaarlijkse besteding gemeenten >20.000 inwoners via aanbestedingen:

7 miljard Euro

Drempelbedragen:

- Werken 5.000.000

- Leveringen centrale overheid 130.000

- Leveringen decentrale overheid 200.000

- Diensten centrale overheid 130.000

- Diensten decentrale overheid 200.000

Bronnen: TED, Aanbestedingskalender, TenderNed

Je eigen netwerk en informatie

PROCEDURES

• Openbaar: direct aanbieden• Leveringen, diensten

• Niet openbaar: eerst kwalificeren, daarna aanbieden• Leveringen, diensten, werken

• Concurrentiegerichte dialoog: selectie van 3 partijen, dialoogrondes, daarna gunning• Diensten, werken

• Onderhandelingsprocedure: selectie, daarna onderhandeling• Diensten

• Prijsvraag: bij architectuur of ruimtelijke ordening• Werken

NIEUWE AANBESTEDINGSWET

• EMVI tenzij…

• Omzeteis moet worden gemotiveerd en mag niet groter zijn dan 300% opdrachtwaarde

• Proportionaliteitsbeginsel

• Verbod op clusteren

• Dus:

Kansen voor het MKB

ZELFKENNIS

Wordt er naar jullie core business gevraagd?

Kunnen jullie aan de eisen voldoen? Beschikken jullie over de juiste certificaten? Hebben jullie voldoende referenties? Kijk ook naar de inkoopvoorwaarden en de concept overeenkomst

Geloven jullie dat jullie een kans maken? Waar worden de punten mee verdiend?

Hebben jullie een partner nodig als hoofd- of onderaannemer?

Bij twijfel kun je altijd meedoen tot en met de vragenronde.

VRAGEN STELLEN

- Goed lezen

- Alle vragen noteren die bij je opkomen

- Ook andere disciplines: verkoop, planning, uitvoering, juridisch

- Beslissen welke vragen je daadwerkelijk zult stellen.

- Focus op de informatie die je nodig hebt.

- Bij vermoeden van fouten in de procedure: vraag stellen.

- Inhoudelijke en relationele kant:

- Geen vragen stellen waarop het antwoord in de stukken staat

- Werk aan een positieve indruk

WINNENDE THEMA’S VASTSTELLEN

- Balanceren tussen eigen verhaal en wat de klant wil horen.

- Relevant voor klant en voor specifieke opdracht.

- Doe de “Nou en?” test.

- Onderbouw de thema’s met de voordelen voor de klant en voor de opdracht.

- Lezen en luisteren is in eerste instantie belangrijker dan schrijven!

SCHRIJVEN

• Gebruik de termen van de aanbestedende dienst.

• Als er meerdere schrijvers zijn, maak dan afspraken.

• Maak een checklist vooraf

• Beoordeel vooraf waarop de punten worden gescoord.

• Stem de structuur van je document af op de aanbestedingsleidraad

• Maak duidelijke verwijzingen naar de eisen en wensen.

• Schrijf vanuit de vraag, van buiten naar binnen.

• Schrijf beknopt, to the point. Additionele informatie in bijlagen.

• Laat de aanbieding nakijken op taal- en spelfouten

GRAPHICS EN OPMAAK

• Gebruik plaatjes en foto’s om je aanbieding te ondersteunen.

• Zorg dat je plaatjes altijd een ondertitel hebben. Mag best meer dan één regel zijn. Goede plaatjes met toelichting worden altijd gelezen.

• Gebruik kaders om toelichtingen of voorbeelden te geven.

• Gebruik de kantlijn om highlights uit de tekst weer te geven of om verwijzingen te maken naar de eisen uit de aanbestedingsdocumenten.

• Gebruik paragraaftitels om de kernboodschap van de alinea weer te geven.

PRIJSVORMING

• Zoek samenwerking met andere bedrijven om een lage kostprijs te kunnen realiseren.

• Betrek je leveranciers bij de prijsvorming.

• Schakel onderaannemers in om dingen te doen waar ze beter in zijn of die ze goedkoper kunnen doen.

• Richt de samenwerking zo in, dat margestapeling wordt voorkomen.

• Overweeg om de marge per deelopdracht/product te varieren.

STOPZETTING PROCEDURE

Filmpje

VOORLOPIGE GUNNING

Kennisgeving aan alle aanbieders

Alcatel termijn

Verificatie bijeenkomst

Feedback vragen:

- Wat was goed

- Wat kon beter

Beoordelen of de beoordeling correct verlopen is.

WAT ALS JE VERLOREN HEBT?

• Neem de feedback uit de verificatiebijeenkomst ter harte.

• Onderhoud de relatie.

• Als het om een opdracht ging met bepaalde contractduur, plan dan je commerciele inspanningen in voor als het contract ten einde loopt.

• Opteer voor opdrachten beneden de aanbestedingsdrempel

• Leg de “Lessons learned” vast voor een volgende aanbesteding.

• Zorg voor herbruikbaarheid van de teksten die je geschreven hebt.

WAT ALS JE GEWONNEN HEBT?

• Bespreek direct de alternatieven waar niet naar gevraagd werd in de aanbesteding.

• Laat betrokkenheid zien.

• Leg direct alle benodigde contacten.

• Tref alle voorbereidingen voor een uitstekende uitvoering

• Zorg snel voor vertrouwen.

• Kies “low hanging fruit” om snel resultaten te laten zien.

• Stel je op als partner en betrek je opdrachtgever bij keuzes.

CONTACT

info@smarttenders.nl

www.smarttenders.nl

blog.smarttenders.nl

Lemmerkade 22

8344 DC Lelystad

Telefoon: 06 - 511 22 552

Winnen is de enige optie

Er is geen zilveren medaille