De gunningsprocedures

volgens de nieuwe wet van

17 juni 2016

Jens Mosselmans

Portico

jens.mosselmans@portico.be – Tel: 0474/32.06.68

1

Agoria Regulations & Standards – 20 oktober 2016

Plaatsingsprocedures in de nieuwe Wet

Overheidsopdrachten (Art. 35)

1. openbare procedure;

2. niet-openbare procedure;

3. de mededingingsprocedure met onderhandeling;

4. de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking;

5. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking;

6. Innovatiepartnerschap;

7. [concurrentiegerichte dialoog] 2

1. openbare versus niet-openbare

procedures

3

3

Openbare procedure (Art 36) Niet-openbare procedure

(Art 37)

elke kandidaat kan een offerte

indienen

enkel de geselecteerde

kandidaten

gunning gebeurt in één fase

Termijn ontvangst offerte: min 35

dagen vanaf aankondiging

(kortere termijn indien urgentie)

�procedure in twee tijden:

(i) oproep tot kandidaatstelling

met enkel kwalitatieve

selectie (min. 30 dagen),

(ii)uitnodiging indiening offerte

(min. 30 dagen)

1. (niet-)openbare procedures: welke criteria?

A. De prijs

• Opgelet met regels « abnormale prijs » + algemene regels inzake marktpraktijken : verbod met verkoop met verlies, enz.)

• Is korting toegestaan onder de vorm van gratis goederen? NEEN, tenzij uitdrukkelijk voorzien in bestek et indien de korting inbegrepen is in totaalprijs

• Sponsoring? In principe: NEEN - geen link met het voorwerpvan de opdracht

• Korting op basis van het gerealiseerde omzetcijfer van cliënt(« staffle rebate »)? NEEN. Kwalificeert als voorbehoud en onverenigbaar met onafhankelijkheid 4

1. (niet-)openbare procedures: welke criteria?

B. De (levenscyclus)kosten

• Kosten gedragen door de overheid gedurende levenscyclusproduct:

• Verwervingskosten;

• Gebruikskosten (energiekosten);

• Onderhoudskosten;

• Inzamelings- en recyclagekosten.

• Moeilijkheid bij voorafgaande raming door overheid + hoemotiveren in gunningsbeslissing (cfr. Formelemotiveringswet)?

5

1. (niet-)openbare procedures: welke criteria?

C. Beste prijs-kwaliteitsverhouding

• thans: economisch meest voordelige offerte

• Combinatie van prijs en kwalitatieve, milieu of sociale aspecten

o.a.:

a) “kwaliteit”, waaronder technische verdienste, esthetische en functionele kenmerken, sociale, milieu- en innovatieve kenmerken;b) de organisatie, de kwalificatie en de ervaring van het personeel voor de uitvoering van de opdracht;c) klantenservice en technische bijstand (leveringsvoorwaarden zoals de leveringsdatum, de leveringswijze en de leverings- of uitvoeringstermijn). 6

1. (niet-)openbare procedures: welke criteria?

Wettelijke verankering aantal vaste postulaten: Artikel 81

• Aanbestedende overheid heeft geen onbeperkte keuzevrijheid

(daadwerkelijke mededinging moet mogelijk zijn)

• Criteria dienen verband te houden met voorwerp van de

opdracht

• Criteria moeten aanwezig zijn in aankondiging opdracht +

vermelding relatieve gewicht of …. binnen “vork met passend

verschil tussen minimum en maximum”

7

2. Mededingingsprocedure met

onderhandeling (Art. 38)

A. Toepassingsgebied

• Enkel mogelijk in de bij Artikel 38 van de wet bepaalde gevallen:

a) er kan niet worden voorzien in de behoeften van de aanbestedende

overheid zonder aanpassing van onmiddellijk beschikbare oplossingen

b) ze bevatten ontwerp- of innovatieve oplossingen;

c) de opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande

onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband

houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële

voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico's;

d) de technische specificaties kunnen door de aanbestedende overheid

niet nauwkeurig genoeg worden vastgesteld op basis van een norm,

Europese technische beoordelingen, een gemeenschappelijke

technische specificatie of een technisch referentiekader;8

2. Mededingingsprocedure met

onderhandeling

e) voorbehouden opdrachten (beschermde en sociale werkplaatsen

voor mindervaliden of kansarmen);

f) het geraamde bedrag van de opdracht zonder belasting over de

toegevoegde waarde is lager dan de bedragen bepaald door de Koning

g) naar aanleiding van een openbare of niet-openbare procedure,

werden enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes ingediend. Let

op indien onder drempelbedragen: aanbestedende overheid mag

personen contacteren die in eerste procedure geen offerte indienden

om “gelijkheid te verruimen”)

9

2. Mededingingsprocedure met

onderhandeling

B. Modus operandi

• Verplichte aankondiging van de opdracht: iedereen kan zich kandidaat stellen (>< onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking)

• Doch ‘gesloten’ circuit: enkel zij die door overheid worden uitgenodigd kunnen offerte indienen

• In geval van innovatieve opdrachten: duidelijke minimumeisen en voldoende nauwkeurigheid omschrijving opdracht

• Kan in opeenvolgende fases verlopen (moet vooraf worden meegedeeld)

• Vertrouwelijkheid moet worden gegarandeerd. Info enkel vrijgeven na schriftelijke toestemming kandidaat 10

3. (Vereenvoudigde) onderhandelings-

procedure met bekendmaking (Art. 41)

A. Toepassingsgebied: zeer ruim

1. voor de leveringen en diensten (ongeacht de aard van

de opdracht) waarvan het geraamde bedrag lager ligt

dan de Europese drempel (voor 2016-2017: 209.000 EUR, excl. BTW)

2. voor de werken waarvan het geraamde bedrag lager

ligt dan 750.000 euro.

11

3. (Vereenvoudigde) onderhandelings-

procedure met bekendmaking

B. Modus operandi

• Verplichte aankondiging van de opdracht: iedereen kan zich kandidaat stellen en offerte indienen

• “Vereenvoudigde” procedure, want alles verloopt in 1 fase: kandidaat wiens offerte voldoet, wordt uitgenodigd tot de onderhandelingen

• Termijn: minimum 22 dagen (!) vanaf aankondiging opdracht

• Kan in opeenvolgende fases verlopen (moet vooraf worden meegedeeld)

• Vertrouwelijkheid moet worden gegarandeerd. Info enkel vrijgeven na schriftelijke toestemming kandidaat

12

4. Onderhandelingsprocedure zonder

bekendmaking (Art. 42)

• Uitzonderlijke procedure: uitsluitend mogelijk in limitatief aantal gevallen bepaald door de Overheidsopdrachtenwet

• De aanbestedende overheid raadpleegt uitsluitend kandidaten van haar keuze (vuistregel: minimum 3)

• Meest voorkomende mogelijkheden:

∗ voor "kleine opdrachten" (thans 85.000 EUR, excl. BTW). Opgelet: geen artificiële opdeling van de opdracht in kleinere deelopdrachten ("saucissonage")

∗ exclusieve rechten (indien prestaties slechts kunnen worden toevertrouwd aan één bepaalde dienstverlener wegens hun technische of artistieke specificiteit of wegens de bescherming van een exclusief recht (monopolie in rechte of in feite).

∗ indien dringende spoed, voortvloeiend uit een onvoorzienbare gebeurtenis.

13

5. Innovatiepartnerschap (Art. 40)

A. Toepassingsgebied

Specifieke gunningswijze die gericht is op de ontwikkeling van innovatieve producten en diensten

Wat is een innovatief product?

Een nieuw of aanzienlijk verbeterd product, dienst of proces, waaronder, maar niet beperkt tot productie- of bouwprocessen, een nieuwe verkoopmethode of een nieuwe organisatiemethode in de bedrijfsvoering, organisatie op de werkvloer of de externe betrekkingen, onder meer om maatschappelijke problemen te helpen oplossen of de Europese strategie voor slimme, duurzame en inclusieve groei te ondersteunen 14

5. Innovatiepartnerschap

B. Modus operandi

• Procedure in 2 fases:

• aankondiging van opdracht met mogelijkheid tot deelneming (selectie op

grond van bijkomende criteria ‘capaciteit op vlak van onderzoek en

ontwikkeling en innovatieve oplossingen’)

• Pas na selectie: indiening offerte

• Gunningscriteria kunnen zeer ruim zijn (voorbeeld: visie,

impact, uitrolbaarheid / haalbaarheid concept, kost)15

5. Innovatiepartnerschap

B. Modus operandi

• Het innovatiepartnerschap wordt voornamelijk gekenmerkt door opeenvolgende fasen in het onderzoeks- en innovatieproces: gebruik van milestones;

• Op basis van milestones kan de aanbestedende overheid na elke fasebeslissen het innovatiepartnerschap te beëindigen of, bij een innovatiepartnerschap met meerdere partners, het aantal partners te verminderen door individuele opdrachten stop te zetten.

• Aankoop product, proces of dienst enkel in zoverre deze voldoen aan de prestatieniveaus die tussen de aanbestedende overheid en de deelnemers zijn afgesproken, en voor zover zij onder de afgesproken maximumkost blijven.

16

5. Innovatiepartnerschap

17

Intermezzo: vertrouwelijkheid van

confidentiële gegevens van de offerte

• Art 13 nieuwe Wet van 17 juni 2016 (thans: Art 11 Wet 15 juni 2006 + Wet ‘Rechtsbescherming’ 17 juni 2013):

Ҥ1 . Zolang de aanbesteder geen beslissing heeft genomen over, naargelang het geval, de selectie of kwalificatie van de kandidaten of deelnemers, de regelmatigheid van de offertes, de gunning van de opdracht of de beslissing om af te zien van het plaatsen van de opdracht, hebben de kandidaten, deelnemers, inschrijvers en derden geen toegang tot de documenten betreffende de plaatsingsprocedure, met name de aanvragen tot deelneming of kwalificatie, de offertes en de interne documenten van de aanbesteder.

Van het eerste lid kan afgeweken worden mits het schriftelijk akkoord van de kandidaat of inschrijver die deelneemt aan de onderhandelingen, (…) en dit enkel voor wat de vertrouwelijke informatie betreft die door deze kandidaat of inschrijver werd meegedeeld.

§ 2. Onverminderd de verplichtingen inzake de bekendmaking van gegunde overheidsopdrachten en de informatieverstrekking aan kandidaten, deelnemers en inschrijvers, maakt de aanbesteder de informatie die hem door een ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt, met inbegrip van eventuele fabrieks- of bedrijfsgeheimen en de vertrouwelijke aspecten van de offerte, niet bekend.Hetzelfde geldt voor elke persoon die in het kader van zijn functie of van de hem toevertrouwde

opdrachten, kennis heeft van dergelijke vertrouwelijke informatie”.

18

6. Modulering van de uitvoering van de

opdracht: de raamovereenkomst

Procedure in twee versnellingen:

1. Het raamcontract (« de koepel ») volgens de normalegunningswijze. Dit document regelt de modaliteiten van vanhet contract dat zal worden uitgevoerd gedurende eenbepaalde periode.

op dat ogenblik bestaat er nog geen effectief geplaatstebestelling ( « koepelcontract » - "modalisering van toekomstige relatie");

2. Vervolgens worden deelopdrachten gesloten, overeenkomstighet raamcontract.

19

6. Modulering van de uitvoering van de

opdracht: de raamovereenkomst

- Verschillende varianten:

* 1 AO + opdrachtnemer:

alle modaliteiten contract in raamoverenkomst bepaald :

effectief geplaatste opdracht handelt enkel nog over te leveren hoeveelheid en tijdstip levering;

* "multi-suppliers framework" (minimum 3) :

- Ofwel alle modaliteiten conract reeds in raamovereenkomst:

toekenning opdracht zonder in mededingstelling via cascade-systeem

- Ofwel worden bepaalde elementen open gelaten

vereenvoudigde procedure tot in mededingstelling tussengepreselecteerde kandidaten ("mini competition")

Voorbeeld: alles geregeld in raamovereenkomst, en vervolgens, mededinging binnen pool enkel over prijs

20

6. Modulering van de uitvoering van de

opdracht: de raamovereenkomst

• Verschillende AO’s: "multi-users framework": combinatieraamovereenkomst + aankoopcentrale

• Opgelet:

• Maximale duurtijd 4 jaar – geen vervalsing mededinging;

• Zelfde gunningscriteria voor raamcontract als voor geplaatstebestellingen;

• Effectief geplaatste bestellingen mogen geen « substantiëlewijziging » inhouden ten opzichte van raamcontract;

• Vanaf aankondiging van de opdracht bekendmaken dat er éénof meerdere dienstverleners zullen zijn;

• Indien "multi-users", gunningsdocumenten moeten aangevenhoeveel users er zullen zijn (echter: tempering in considerans 60 Richtlijn 2014/24/EU)

21