Inkoopstrategie

Woningcorporaties

Stephan Deen

Inhoud

Inkoopstrategie Woningcorporaties

Inleiding

Inkoopstrategie

Categoriemanagement

Kaders

Managementteam/tenderboard

Strategisch en tactisch inkoop

Bijlagen

2

Inleiding

Inkoopstrategie Woningcorporaties

‒ Het doel van woningcorporaties is het verhuren en beheren van voldoende, betaalbare en

kwalitatieve woningen;

‒ Voor de uitvoering wordt in grote mate gebruik gemaakt van externe opdrachtnemers, hun

prestaties zijn bepalend voor de mate waarin doelen worden behaald;

‒ Per afdeling dient vanuit de organisatiedoelen te zijn afgeleid welke doelen in de samenwerking

met externe opdrachtnemers centraal staan;

‒ De Inkoopstrategie is een praktische vertaling zodat de beste opdrachtnemers tegen goede

condities in de juiste samenwerkingsvorm worden geselecteerd en gemanaged zodat deze een zo

groot mogelijke impact op de afdelingsdoelen kunnen leveren.

3

Inkoopstrategie

Inkoopstrategie Woningcorporaties

Doel: Het behalen van een maximale bijdrage van opdrachtnemers aan de afdelingsdoelen.

Via het bereiken van:

4

InzichtBijlage I

GripBijlage II

SturingBijlage III

Inkooporganisatie Opdrachtgeverschap

Categoriemonitor CLM monitorInkoopmonitor

Inkoopstrategie Woningcorporaties

Door:

‒ uitgaven onderverdelen naar inkoopcategorieën;

‒ uitvoeren van categoriemanagement(1) om te komen tot de beste aanpak per inkoopcategorie;

‒ uitvoering binnen kaders(2);

‒ taken, rollen en bevoegdheden o.b.v. inkoopframework (3):

‒ Managementteam of Tenderboard(4) als beoordelingsorgaan;

‒ Strategisch inkoop(5) als aanjager en regisseur in een staffunctie;

‒ Uitvoering van categoriemanagement in de lijn, ondersteund door tactische inkoop(6)

‒ verantwoording nemen voor eigen rol in iedere samenwerkingsvorm;

‒ sturen vanuit contract- en leveranciersmanagement.(1) Zie pagina 6, (2) Zie pagina 9, (3) Zie pagina 10, (4) Zie pagina 11, (5) Zie pagina 12, (6) Zie pagina 13

5

InkoopstrategieDoel: Het behalen van een maximale bijdrage van opdrachtnemers aan de afdelingsdoelen.

Categoriemanagement (1)

Inkoopstrategie Woningcorporaties

‒ Categoriemanagement vertaalt de doelen in een aanpak per inkoopcategorie/-markt, stuurt de

realisatie en zorgt voor grip en het optimaal benutten van de kansen;

‒ Dit vergt

❑ Richtinggevende doelen

❑ Integratie in de afdelingen – eigenaarschap op categorieniveau

❑ Het proces(1A) van categoriemanagement

‒ Hierbij worden de opties en besluiten per fase vastgelegd een categoriedossier (1B).

6

Categoriemanagement (1A)

Inkoopstrategie Woningcorporaties

Een multidisciplinair team/aanpak dat out of the box denkt en werkt volgens het proces van categoriemanagement.

Bedragen zijn incl. BTW per jaar

Categoriegroep

Nieuwbouw en renovatie Aanbestedingsproces nieuwbouw en renovatie

DO, PO, CO, Wonen en

Bedrijfsvoering

Categorie >€200.000 per

jaar

Quickscan en/of projectplan

Categorieplan Inkoopstrategie GunningsadviesContract

management

Categorie <€200.000 per

jaar

<€200.000 Meervoudig onderhands of openbaar, via minimaal 3 offertes

<€100.000 Meervoudig onderhands, via minimaal 2 offertes

<€50.000 Enkelvoudig onderhands, één op één

MT MT MT MT MT

MT

Ter goedkeuring aan Managementteam

Standaard documenten beschikbaar

A

T

T

A

Projectmanager verantwoordelijk voor uitvoering

Tactisch inkoper verantwoordelijk voor uitvoering

Afdeling verantwoordelijk voor uitvoering

P

P

7

Categoriedossier (1B)

13-11-2019 Inkoopstrategie Woningcorporaties 8

Categoriescan

Projectplan

Categorieplan

Inkoopstrategie

Gunningsadvies

Contractkaart

KPI Update

Voor iedere categorie >€200.000 per jaar worden per

fase de opties en besluiten vastgelegd in een

categoriedossier. Dit stuurt de realisatie, zorgt voor grip

en mogelijkheid tot verantwoording.

Kaders (2)

Inkoopstrategie Woningcorporaties

‒ Conform de jaarlijkse uitgaven per categorie (incl. BTW) volgen van het juiste proces

(pagina 7) van categoriemanagement

‒ Selectie op grond van Leverancierslijst (aanwezig voor belangrijkste categorieën)

‒ Gebruik van Algemene voorwaarden

‒ Gebruik van standaard (inkoop)contracten

‒ Handelen volgens de Gedrags- en integriteitsregeling

‒ Toepassen van procuratieschema

‒ Opdrachtnemer voldoet aan minimale financiële eisen

‒ PD rating ≥ B, Solvabiliteit ≥ 20%, Current ratio ≥ 1,1

‒ Afwijking wordt beoordeeld conform het procuratieschema

‒ Omzetafhankelijkheid <30%

‒ Handelen als goed opdrachtgever

‒ Gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit

9

Inkoopframework (3)

10

Ruggengraat

Ruggengraat

Strategische uitlijning

- Doorvertalen van organisatiestrategie

- Tenderboard in control

- Waardecreatie

- Businessimpact

- Financiële impact

Positionering en structuur Leiderschap, Talentmanagement

en intelligence

- Veranderen, verbeteren, vernieuwen

- Talent aantrekken, opleiden, behouden

- Vakkennis en contextuele kennis

- Planning & control

- Spend- en compliance analyse

- Kennismanagement

Categoriemanagement

- Segmentatie werkstromen

en leveranciers

- Demand management

- Risicomanagement

- Categorieplan

Leveranciersmanagement

- Performance management

- Ketenmanagement

Uitbesteding

- Businessmodel

- Businesscase

Sourcing

- Standaard documenten

- Digitaal aanbesteden

- Eenduidig proces

Contractmanagement

- Scope

- Verantwoordelijkheid

- Rol

- Evalueren prestaties

Transactieproces

- Automatisering

- Bron voor intelligence

- Optimalisatie

Inko

op

do

me

inB

usin

essd

om

ein

Bu

sin

ess-

of

inko

op

do

me

inS

trate

gis

ch

Ta

ctis

ch

Op

era

tion

ee

l

Ruggengraat

- Speelruimte en scope

- Interne samenwerking

- Governance

- Extern netwerk en samenwerking

- Marktkennis

Managementteam of Tenderboard (4)‒ Behartigen, besturen en bewaken van inkoopbelang

‒ Zorgt dat businessmanagement accountable is voor het tactische inkoopdomein

‒ Toezien op uitvoering van en het nemen van besluiten in het proces van nieuwbouw/renovatie en

categoriemanagement

‒ Monitoren van de uitvoering van categorieplannen

‒ Periodieke monitoring op voortgang KPI’s, contractcompliance en budget

‒ Bewaken dat ontwikkelingen op inkoopgebied in overeenstemming zijn met doelen

‒ Vaststellen van:

❑ Inkoopstrategie, organisatie, workload planning en capaciteit allocatie

❑ Inkoopbeleid, gedragscode, algemene inkoopvoorwaarden, standaard contractmodellen

❑ Jaarplanning inkoop

❑ Processtappen van Categoriemanagement

❑ Beleid, selectie, plannen t.a.v. kernleveranciers

❑ Rollen, taken, verantwoordlijkheden en bevoegdheden op inkoopgebied

❑ Informatiestructuur, KPI’s, rapportagelijnen en –formats 11

Strategisch inkoop (5)

Inkoopstrategie Woningcorporaties

‒ Uitvoering van inkoopdomein (pagina 10)

‒ Doorvertalen van organisatiedoelen

‒ Zorgt dat management in control is (bijlage I, II en III)

‒ Aanjager en regisseur die zorgt dat besluiten van management worden uitgevoerd

‒ Initiator van en ondersteuner bij categoriemanagement

‒ Zorgt voor kwalitatieve ontwikkeling van inkoop

‒ Voorziet de uitvoering van categoriemanagement van instrumentarium: jaarplan, spendanalyse,

functieprofielen, templates

‒ Neemt deel aan inkoopnetwerken

12

Tactisch inkoop (6)

Inkoopstrategie Woningcorporaties

‒ Uitvoering van businessdomein (pagina 10)

‒ Zorgt in samenwerking met categorie eigenaar en –manager voor categorieplannen

‒ Stelt op basis van het categorieplan een passende inkoopstrategie op

‒ Is regisseur voor de uitvoering van de inkoopstrategie

‒ Ondersteunt bij het implementeren van de categorieplannen

‒ Is aanjager en regisseur van het contract- en leveranciersmanagement

‒ Houdt voor de belangrijkste categorieën de Leverancierslijst bij

13

14

Trevian is dé expert in het verbeteren van het organisatieresultaat vanuit de inkooporganisatie en

opdrachtgeverschap.

Wij realiseren.

Sectorspecialist

Trevian is al ruim 10 jaar specialist binnen de woningcorporatiesector en we zien dat het voor

corporaties steeds moeilijker is om de opgave op Beschikbaarheid, Betaalbaarheid en

Duurzaamheid te behalen.

Wij kennen de sector en de leveranciersmarkt van uw belangrijkste uitgaven. Misschien weten wij

wel als beste hoe we uw leveranciers tot de hoogste prestaties kunnen uitdagen.

Trevian biedt tijdelijke expertise en capaciteit op verschillende niveaus en thema’s. Hierbij is onze

scope vooral gericht op de uitgaven aan Dagelijks onderhoud, Contract onderhoud Planmatig

onderhoud, Verduurzaming, Renovatie en Nieuwbouw.

Dienstverlening

Middels een persoonlijke benadering met op maat gemaakte oplossingen, adviseren we u graag

integraal over de huidige en toekomstige inkooporganisatie. Zo zijn wij betrokken bij

uiteenlopende vraagstukken op het gebied van:

• Inkoopstrategie en –beleid;

• Categoriemanagement en –strategieën;

• Inrichting van de inkooporganisatie;

• Audit op inkoopvolwassenheid;

• Benchmarking op uw uitgaven;

• Competentie ontwikkeling;

• Inkoopsamenwerking.

Naast de interne inkooporganisatie richten we ons ook op uw rol als opdrachtgever. Door deze

professioneel te vervullen stelt u opdrachtnemers beter in staat om de beoogde resultaten te

behalen. Onderwerpen waar we ons hier op richten zijn:

• Inkoopstrategieën;

• Diverse (EU) aanbestedingsvormen;

• Gunningsmethodieken en het toevoegen van specifieke eisen t.a.v. MVO, duurzaamheid en

circulariteit;

• Contractmanagement en leveranciersmanagement.

Samengevat

1. We hebben professionals op verschillende niveaus die van operatie tot strategie in staat zijn

om samen met uw corporatie vanuit de inkooporganisatie en opdrachtgeverschap bij te

dragen aan de opgave op Beschikbaarheid, Betaalbaarheid en Duurzaamheid;

2. We bieden standaard oplossingen waarmee corporaties direct aan de slag kunnen:

a) Een Categoriescan per inkoopcategorie voor snel inzicht in het verbeterpotentieel;

b) Templates voor digitaal inkopen;

c) Een Inkoopframework dat als handleiding helpt om inkoop stap voor stap te

professionaliseren;

d) Een Inkoop & KPI Dashboard waarin de staat van inkoop en leveranciersprestaties kan

worden gevolgd.

3. Naast het ondersteunen van individuele corporaties zien we ook voor een groot deel van de

corporaties een oplossing in het aangaan van samenwerking met collega-corporaties. Hierin

hebben we veel ervaring omdat we betrokken zijn geweest bij zes samenwerkingsverbanden

in Nederland.

Kantoor Trevian in Wognum (NH)

Meer over TrevianResultaat vanuit inkooporganisatie en opdrachtgeverschap

15

Het team

Ons team bestaat uit elf bedrijfskundige inkoopspecialisten met ruime ervaring op het gebied van

inkooporganisatie, opdrachtgeverschap, project- & programmamanagement, governance &

control, verandermanagement en financiën. We zijn nuchtere en harde werkers, soms direct,

maar vooral succesvol in het maken van het unieke verschil.

Onze mensen maken het verschil

Bij onze werkwijze staan hoge kwaliteit, teamwork, toegankelijkheid, persoonlijke benadering en

pragmatiek hoog in het vaandel. Dit wordt ook door het Trevian-team uitgedragen tijdens het

uitvoeren van opdrachten. Bovengenoemde kernwaarden komen tot uitdrukking in onze

werkwijze:

− we brengen complexe vraagstukken terug tot de essentie;

− u kunt rekenen op een vaste, vertrouwde adviseur die flexibel en goed bereikbaar is;

− de adviseur begrijpt uw business, volgt de ontwikkelingen in uw branche nauwgezet en

vertaalt de impact naar uw situatie;

− onze adviezen zijn helder en pragmatisch;

− wij zijn onafhankelijk en integer waarbij wij met een rechte rug zeggen waar het op staat;

− rapportages worden opgesteld in duidelijke taal zonder overbodig vakjargon;

− afspraak is afspraak;

− de grondhouding om u optimale service te verlenen (net dat stapje extra zetten);

− wij hanteren een vast evaluatiemoment met de klant na afronding van de opdracht.

Goede adviseurs kosten geld. Goede adviseurs realiseren ook zaken die u of uw medewerkers

niet of in een lager tempo realiseren. Of realiseren iets wat niet structureel is, immers anders was

het al lang gebeurd.

Een goede adviseur heeft een goede ROI, kost geen geld maar levert geld op, of kwaliteit, of

risicoreductie, of een combinatie hiervan. Een goede adviseur ontwikkelt de organisatie en

medewerkers en borgt hiermee zijn vertrek.

Meer over Trevianresultaat vanuit inkooporganisatie en opdrachtgeverschap

16

Meer over TrevianReferenties

Bijlagen

17

Bijlage I: Inzicht

18

Inkoopvolwassenheid

Inkoopvolwassenheid

Inkoopmonitor

Bijlage II: Grip

19

Categoriemonitor

Bijlage III Sturing

20

Contractregistratie

Leveranciersmanagement

CLM monitor

Stephan Deen

Directeur woningcorporaties

s.deen@trevian.nl

06 342 629 10

Contact ons voormeer informatie

21Inkoopstrategie Woningcorporaties

v