In orde met je evenement

Infoavond Evenementen

Help! Ik organiseer…

Infoavond Evenementen

Deze avond:

Waarom deze infoavond?

Waarom een nieuw evenementenformulier („in orde met je evenement‟)?

Waarom nieuwe richtlijnen?

Waarom nieuwe procedure?

Hoe, wat, waar, wanneer, wie?

Vragen

…

Infoavond evenementen

Waarom een infoavond?

Vernieuwen om te vernieuwen?

Regels, maatregelen, procedures: iemand nog zin om een feestje te organiseren?

Achterliggende principe: één – loket / frontoffice-backoffice 1 x aanmelden, geen 37

doorverwijzingen (altijd een work in progress)


Waarom een nieuw formulier

Huidige formulier „in orde met je evenement‟

http://www.zwijndrecht.be/eloket/517/default.aspx?_vs=0_N&id=10

Geluidsnormen?

Capaciteit / aanwezigen?

Brandveiligheid?

…

Beantwoordt onvoldoende aan huidige normen & regels

Wordt opgevangen in nieuwe formulier:

http://www.zwijndrecht.be/eloket/517/default.aspx?_vs=0_N&id=20&v=2

http://www.zwijndrecht.be/eloket/517/default.aspx?_vs=0_N&id=10

http://www.zwijndrecht.be/eloket/517/default.aspx?_vs=0_N&id=20&v=2


Nieuw formulier in orde met je evenement

Vanaf 1 januari 2014

Inspiratie bij Antwerpen

Formulier i.c.m. “Richtlijnen voor organisatoren”

Wat verandert er?

Infoavond evenementenloket

Nieuw evenementenformulier

Belangrijke wijzigingen

Verplichte velden

Checklist „groot‟ of „klein‟ evenement

Geluidsnormen

< 85 Db (~ achtergrond): geen probleem

> 85 < 95 Db (~ beperkt elektronisch versterkte muziek/geluid theater,

kleine optredens)

> 95 < 100 Db (~ fuiven, concerten,…)


Checklist ‘groot’ of ‘klein’

5 vragen

Publiek toegankelijk in een ruimte die eigenlijk niet geschikt of bedoeld is voor het

geplande evenement (bv. fuif in een clublokaal of schuur; feest bij iemand thuis,

schoolfeest,…)

Opstelling evenement: 15 of meer kramen (springkastelen, eetkraampjes,…) op/over

openbare weg of publiek toegankelijk terrein OF totale oppervlakte van die opstellingen

= 200 m² of meer

Brandveiligheid: vuurwerk of open vuren (kerstboomverbranding, kampvuur…)

Publieke opkomst: > 500 mensen op eenzelfde ogenblik? > 1000 verspreid over hele

evenement?

Kinderen en senioren (65+): > 500, zonder begeleiding volwassenen (kinderen)?

-> gevolgen voor verdere verloop aanvraag


Algemene principe één-loketfunctie

1 aanvraag bij „frontoffice‟: formulier website; brief

Verdere opvolging in „backoffice‟

Nakijken wat wordt aangevraagd (tombola, fuif, straatfeest, braderij, sportwedstrijd,

afzetten/verkeersvrije straten,…)

Alle nodige adviezen opvragen (politie, sportdienst, milieudienst,…) en verzamelen

Aanvraag en alle gebundelde adviezen

„Klein‟ evenement collegenota beslissing antwoord

„Groot‟ evenement Ad hoc – comité overleg a.d.h.v. checklist

collegenota beslissing antwoord

Organisator

Rampenambtenaar

Politie

Eventueel betrokken dienst


Procedure:

Organisator doet aanvraag komt toe in backoffice nodige adviezen en toelatingen worden

opgevraagd adviezen komen terug bij backoffice

Klein evenement backoffice maakt collegenota op met alle adviezen college neemt beslissing

beslissing komt terug bij backoffice beslissing wordt meegedeeld aan aanvrager

Gunstige beslissing: nodige aanvragen worden bevestigd vanuit backoffice

Afwijzing aanvraag door college aanvraag aanpassen of herindienen

Groot evenement aanvraag en adviezen vanuit backoffice naar rampenambtenaar overleg met

organisator, hulpdiensten & betrokken dienst (overlopen richtlijnen, vastleggen afspraken)

opmaken collegenota met alle adviezen en afspraken

Gunstig

Afwijzing


Richtlijnen voor de organisator

50-tal punten, van zeer algemeen en voor de hand liggend tot erg

specifiek

Belangrijkste principes

Timing aanvraag

Verantwoordelijkheid en afspraken ter plaatse

Alcohol

Geluidsnormen en geluidsoverlast

Hulpdiensten ter plaatse

(brand)veiligheid en preventie


Richtlijnen voor organisatoren

Timing aanvraag

Kleine evenementen: 2 maanden

Grote evenementen: 3 maanden

Aanvragen materiaal kan nog steeds tot 1 jaar voorafgaand

Verantwoordelijkheid en afspraken

Geen andere evenementen verstoren

Niet aan voorwaarden en afspraken voldaan: burgemeester en hulpdiensten

kunnen aanpassen, verwijderen of zelfs stilleggen

Inzet „stewards‟

Verantwoordelijke / contactpersoon permanent aanwezig en bereikbaar

Achteraf: netjes opruimen

Verkeer: tijdelijke inrichtingen/verkeersvrij/parkeervrij… mee in aanvraag



Verantwoordelijkheid en afspraken

Schade vermijden

Hygiëne

Alcohol

Wetgeving van toepassing

Openbare dronkenschap

Geen alcohol onder 16

Geen sterkedrank onder 18 (opletten met alcopops: gelden als gedistilleerde

dranken?!)

Glas, kruik of (plastic) beker: ene evenement is andere niet



Geluidsnormen

Tot 85 Db: er verandert „niks‟: geen advies of vergunning nodig

> 85 Db < 95 Db: advies milieudienst

> 95 Db < 100Db: advies milieudienst

> 100 Db? Proficiat: u bent doof (en strafbaar?)

Geluidsoverlast

Vermijden of beperken

Waar wel en waar niet een feestje bouwen?

Hulpdiensten ter plaatse

Algemene principe: overal vrije doorgang van 4 m breed en 4 m hoog

Tijdelijke opstellingen mogen doorgang mogelijke vluchtroutes (ramen, deuren,…)

niet belemmeren



(brand)veiligheid en preventie

Oplaatbare ballonnen en wensballonnen

Vuurwerk

Opstellingen vuren, ovens, bakplaten, frituren,… en voorziening brandblussers

Aanwezigheid dieren

Opstellingen kramen en inname ruimte

doorgang hulpdiensten

iedere 30 meter een vrije doorgang

Innemen vrije doorgang of tegen gevels: binnen de minuut te verwijderen

(stoelen en tafels, …)

…


Hetzelfde, maar een beetje anders: wielerritten en –wedstrijden

Aanvraag via formulier, e-mail, telefoon, persoonlijk…

Agenda – overzicht

Beschikbare materialen

Verdere opvolging door politie


Recapituleren

Klein evenement

2 maanden op voorhand (minimum)

veranderingen beperkt (tot formulier)

Checklist overlopen sterk aanbevolen

Op vraag organisator overleg met gemeente & politie

Groot evenement

3 maanden op voorhand (minimum)

overleg gemeente en organisator ingebouwd in procedure


Doel nieuwe spelregels en procedures

Sociaal weefsel in de gemeente behouden en versterken

Organisatoren bijstaan en begeleiden

Beantwoorden aan verstrengde normen, regels en (preventie)maatregelen


Praktisch

Vanaf 1 januari 2014

Aanvragen via formulier website (aanbevolen) of per brief

Bij vertrouwde gezichten van verschillende diensten (middenstand, sport, jeugd, cultuur,…) terecht

Gemeente: 03 250 48 00

Middenstand: Luc de Meyer en Freya Teunis ([email protected])

Sport: Veerle Nyssen, Ellen Emmerechts, Annemie Heyrman, Annemie Van Mieghem

([email protected])

Jeugd: Kathleen Somers en Koen Bettens ([email protected])

Cultuur: Martine Proost, Karine Vermoesen, Dirk Verelst, Bruno De Smet, Menno Claes

([email protected])

Rampenambtenaar: Catherine Vandeghinste ([email protected])

Politie: 03 250 64 10

Andre Uytdenhouwen ([email protected])


Vragen?

In orde met je evenement

Documents

Transcript of In orde met je evenement