Draaiboek evenement afdeling

16
Met CD&V “naar buiten” in 360 graden en 7 stappen Draaiboek voor een zichtbare CD&V-afdeling op braderieën, buurtfeesten, beurzen, eetfestijnen, evenementen, BBQ’s, straatacties, (avond)markten… Concept, decor, aankleding…

description

Met CD&V naar buiten , helpt de lokale afdeling op weg bij een oragnisatie avn een lokaal evenement.

Transcript of Draaiboek evenement afdeling

Page 1: Draaiboek evenement afdeling

Met CD&V “naar buiten”

in 360 graden

en 7 stappen

Draaiboek voor een zichtbare CD&V-afdeling op braderieën, buurtfeesten, beurzen, eetfestijnen, evenementen, BBQ’s, straatacties, (avond)markten…Concept, decor, aankleding…

Page 2: Draaiboek evenement afdeling

WELK DOEL WILLEN WE BEREIKEN?

• MerkCD&VenCD&V-mensenzichtbaarmaken:oranje• Metzoveelmogelijkmensenincontactkomen

• Plannen/verhaalvanonzeeigen“Goed Gezinde Gemeente”/afdeling naarbuitenbrengen

• Nieuweledenwinnen• Blijvendindialooggaan

1

360°

7 stappen

LOKALE STRATEGIELOKALE COMMUNICATIE

Page 3: Draaiboek evenement afdeling

WELK VERHAAL GA JE BRENGEN?

• CD&VRommelgemiseenGoed Gezinde Gemeente,watisons verhaal,waarzettenwijopin,watwillenwe“indedialoog gooien”?

• Stelmetjecommunicatieceleen(kort)basisdocumentopwaar hetheleverhaalinbeschrevenstaat:wat,waar,wanneer, waarom,doorwieenvoorwie?

» Inleiding:geefkortenkernachtigweerwatde boodschapzalzijndiejemeegeeftaandepassanten/ deelnemers…» Bodytekst:hetheleverhaal,zodatiedereendieerbij betrokkenwordtopdehoogteis.

• Dewaarom-vraagishetbelangrijkste,watbetekenthetverhaal vandeGoed Gezinde Gemeenteinjeeigengemeente.

» Slogan:• gangbareCD&V-sloganvande‘Goed Gezinde Gemeente’• specifiekeslogan,openvraagaangepastaanjullie verhaal.• conversationstarters,gebruikdezezeker.

2

Page 4: Draaiboek evenement afdeling

WELKE DOELGROEPEN SPREKEN WE AAN EN HOE GAAN WE MET HEN IN CONVERSATIE?

Welkemensenonderdepassanten/deelnemerswiljemeeraandachtschenken?

• allevoorbijgangers• oudersmetkinderen• jongeren• ouderen• andere

3

Page 5: Draaiboek evenement afdeling

MAAK WERK VAN EEN EVENEMENTEN-TEAM

Verdeeldetakeninjecommunicatiecelenzoekeventueelnogversterking.Legeentimingvast:watmoetvooraf,dedagzelf,opvolging?

• Wiecoördineert?

• Wiezorgtvooraankondigingenuitnodiging?

• Wiezalhetstandjebemannen?

• Wiehaaltballonnen,beachvlaggenenhettentjeenwiezethet op?

• Wiemaaktfoto’s?

• Wieschrijftereenartikelover?

• Wiezorgtvoordecatering?

• Welkevrijwilligersbevolkendestand?» ookvoldoendelokalemandatarissen» Front-office:vrijwilligerstussendestroompassantenvoor destand• sprekendepassantenwelgezindaanennodigenhenuit opdestand.•Denkaandeherkenbaarheid,bv.aanhunoranjeT-shirt ofpolo,pet,badgee.d.

» Back-office:mandatarissen,vrijwilligersopdestandzelf• ontvangdemensenhartelijk• biedietsaanalsconversatiestarter•bedankhennahetbezoek,bv.meteenbloem

4

Page 6: Draaiboek evenement afdeling

HOE VERTELLEN WE EEN WERVEND VERHAAL?

5.1. HOE BRENG JE EEN wERVEND VERHAAL VOORAF?

Kondigjeaanwezigheidophetevenementvoorafaanvia:

• hethuis-aan-huisblad» Verwijsinjeadvertentieofartikelinjehuis-aan-huisblad ooknaardesite

• jewebsite» Maakeenpaginawaarmensenmeerinformatiekunnen krijgen» Gebruikdebannermeteenlinknaardepagina

• Twitter» AlsjeeenTwitteraccounthebt,deeldandeboodschap “cdenvstaatopavondmarktte#ieper”+eventueeleen linknaarjesite» Gebruiksteedsdehashtaggemeenteomdatjedan gratisopdesitevanHetNieuwsbladkomt.

• Facebook» Vooreigenactiviteiten(bv.bbq)•Maakeenevenementaanennodigaljevriendenuit. Alsiedereenditdoet,danbereikjealheelwatmensen.•PromotedPost(zeteenseenadvertentieop Facebookomreclametemakenvoorjeevenement). Handleidinghiervoorvindjeophetintranet.

» Vooractiviteitenwaarjetegastbent(bv.avondmarkt)•Kijkofereenevenementbestaatenlaatwetendatje ookaanwezigzalzijn.

» Denkookaanachterafenneemfoto’s•Zeteenselectiefoto’sopjepaginaentagde aanwezigen.•ZorgdathetduidelijkisdathetCD&V-activiteitis.

5

Page 7: Draaiboek evenement afdeling

Geefdemenseneenredenomtekomen.

• Nodiguitomdeeltenemen• “KomnaardeCD&V-standtijdenshetbuurtfeesten werkmeeaaneenGoed Gezinde Gemeente”of“EenGoed Gezinde Gemeentewerktbeter,watmaaktugoedgezind?”• Vertrekvaneenconversatiestarter• “Moetenwedewinkelzoneinhetcentrumuitbreiden ofjuistbeperken?”Vuljemeninginopdetekstballonen brengdezemeenaardeCD&V-standopdebraderie”

• Of“EenGoed Gezinde Gemeenteenwinkelen,hoeziejij dat?”

• Doeeenenquête BezoekdeGoedGezindestandenneemdeelaanonze enquête!”

» Bijvoorbeeldenquêtemet3stellingendiejein volgordevanbelangrijkheidmoetzetten» Geeftdirecteenaanzetommetmensenindialoogte gaan

• Werkmeteenbon“BonvoorGoedGezindeMensen” Uitknipbonnetjeinhuis-aan-huisbladwaarmeejeeen cupcake,worteltaart,streekspecialiteit…kanverkrijgenaande CD&V-stand.

• Organiseereenprijsvraag Inhetbladen/ofopdewebsiteorganiseerjeeen prijsvraagwaarmeejeietskanwinnen,bv.eenBongo-bon van100euro. Tip: vraag steeds naam en e-mailadres, zodat je deze data later nog kan gebruiken.

5

Page 8: Draaiboek evenement afdeling

• Nodiguitviahetweb BannersvoorwebsiteenFacebookkunnenookopgemaakt wordenviaFormvit:http://klanten.ggb.be/vit2print/

5.2. HOE MAAk JE JE VERHAAL wERVEND DE DAG ZELF?

ZorgvooreenWERVENDEstandenbespreekopvoorhandwaarjezal(mag)staan,liefstopeengoedgekozen,centraleplaats.

Doehetinstijl,doehetindehuisstijl;

• Tentje» CD&V-tentjelenenofkopenbijCD&Vnationaal» ‘Oranjeloper’–CD&Vnationaal» Welkom-banner–CD&Vnationaal» Oranjeinkleding

• Beachvlaggen» BeachvlaggenmetCD&V-logowijzendeweg» Indiennodigkanjeaanzichtbaarheidwinnendoorde beachvlaggenaandeweerzijdenbovenopdesteunpalen vanhettentjeteplaatsen» BeachvlaggenlenenofkopenbijCD&Vnationaal

5

Page 9: Draaiboek evenement afdeling

• Ballonnen» TrosCD&V-ballonnenaanhet tentje,ofaaneeniets zwaarderesteen.Eenklein drukflesjeheliumkostzo’n 30euroendaarmeeblaasje een30-talballonnenop. Ballonnenopballonstaafjevoor dekinderenvullenmetlucht (luchtpomp)

• Herkenbaarheid–gadgets:zieinonzewebwinkel (www.cdenv.be/webwinkel)

» Groteoranjeballonnen» Oranjepet,muts,sjaal,polo,t-shirt,regenjas,paraplu

• Hapjesendrankjes» Bieddepassantenietsaanomhetijstebreken.•Gebakmeteenoranjetopping,sinaasappel,meloen, oranjesuikerplaatjes,oranjeslagroom.•Oranjesoepindeherfst–glühwein,of‘druppelke’in dewinter.•CD&Vtafelonderleggers

» Etenendrinkenbindtjepubliekaanjestand.Tijdzat vooreengoedeconversatie!

5.3. HOE BRENG JE JE VERHAAL wERVEND ACHTERAF?

• Verslag/interview/getuigenisseninhetvolgendehuis-aan- huisblad,website,socialemedia. “EENGoed Gezinde GemeenteWERKTBETER,WATMAAKT ONSGOEDGEZIND?”

» Houdedialooggaande» Lezersbrieven,forumopsocialemedia,prikbordmet reactiesopwebsite:reactie-actie-reactie-…» Publiceerderesultatenvanjeenquêteindepers,huis- aan-huisblad,website,socialemedia…nieuwedialoog

5

Page 10: Draaiboek evenement afdeling

• Stuureenbedankingsmailnaarjebezoekers.Nodiguitvoorde volgendeactiviteit.

• Overhandigingvaneenprijsaandewinnaarvanjewedstrijd= PR-moment,compleetmetfotoenwederzijdseappreciatie.

5

Page 11: Draaiboek evenement afdeling

MAAK EEN PLANNING OP

• Oplijstingteondernemenacties• Opmaaktijdsplanningvanactieencommunicatie voor-tijdens-na

» Wie,wat,waar,wanneer,hoe

• 360°communicatie:zorgvooreenvloeiendecommunicatie indetijddoorheenverschillendecommunicatiekanalen (online,offline) Verschietnietinéénmaalaljekruit

• Voorziehetnodigemateriaal

wAT VOORZiET CD&V NATiONAAL?

VoordeaankledingvanjestandkanjeeenberoepdoenopdeuitleendienstvanCD&Vnationaal.

• Completepromokitmettent,bannersenbeachvlaggen• [email protected]• TeamLokaalzorgtdathetmateriaaltotbijjullieofeenCD&V- secretariaatgeraakt

DaarnaastkanjeviaCD&Vookheelwatpromomateriaalaankopen.Datloontzekerdemoeitewanneerjevanplanbentmeermaalsdeeltenemenaanevenementen.MogelijkskanjeookeensamenaankoopafsprekenmetandereCD&V-afdelingenuitdestreek.

CD&V-webwinkel:HiervindjedeevidentegadgetszoalsoranjeballonnenenbalpennenmetCD&V-logoaandemocratischeprijzen.JekanookmateriaalaankopenomjelokaleCD&V-standwatopvallenderaantekleden,zoalseenbannerofeenbeachvlag.

6

Page 12: Draaiboek evenement afdeling

Suggestiesomnieuwezakenaanhetgammatoetevoegenzijnsteedswelkom.Mailhiervoornaarlokaal@cdenv.be.Jekandewebwinkelbereikenviawww.cdenv.be/webwinkel

6

Page 13: Draaiboek evenement afdeling

DE DAG ZELF:IN DIALOOG

• Front-office:» Mensentussendestroompassanten,spreekde voorbijgangerswelgezindaanennodighenuitopde stand.» Herkenbaarheid,bv.aanhunoranjeT-shirtofpolo,pet, badgee.d.» Show-elementommensennaarjestandtelokken:•Ballonnenclown(ballonnenhoedvoordekinderen, jongvolwassenen)• Lokalestraatmuzikanten,orgeldraaier• Jongleur(circusschooluitdebuurt)

• Back-office:» Vrijwilligersgroepmetvoldoendelokalemandatarissen•Evenementen=“de”gelegenheidomjealsCD&V’ers herkenbaartevertonen•Netwerken,nieuwemensen•Gaindialoog•Geefalsmandatarisjenaamkaartjemee (eventueelgepersonaliseerdmethandtekeningof korteboodschap)

» Ontvangdemensenhartelijk» Zetzelfdeeerstestap,spreekdemensenaan•Biedietsaanalsconversatiestarter•Verplaatsjezelfindepositievaneenwildvreemde, nietsvermoedendevoorbijganger.Hoezoujedanzelf zo’ncontactwillenlatenverlopen?•Openzelfhetgesprek.Beginmeteenopenvraag, bv.:“Bentueengoedgezindeinwonervanonze gemeente?”“Watvindtudatermoetveranderenin onzegemeente?”,“Watvindtuvan…?”

7

Page 14: Draaiboek evenement afdeling

•Gadieperinopaangebodenpunten.Benadrukzo veelmogelijkdegemeenschappelijkeinteresses.Het hoeftdaarbijnietmeteeneenzwaarpolitiekdebatte worden,maarzorgdathetoverietsconcreetsgaat.• Laatvooraldeanderaanhetwoord.Drukje eigenstandpuntnietdoor,ookalvindjedatje gesprekspartnerongelijkheeft.Vraagopbouwende kritiek:“Watzouùdandoen?”

» Vraagnaarhuncontactgegevens» Geefdedeelactiviteitenmeedieereventueelzijninde margevanhetevenement:affichecampagne, enquête,wedstrijd…» Sluittijdigaf.Geefanderenookeenkans.•Zegdatjeheteenfijnofleerzaamgesprekvond•Naamkaartje,folder,tasmetenquête,ballonvoorde kinderen

» Bedankhennahetbezoekbijv.meteenbloem(kaartje metboodschap)

• Toondatjedeconversatieaangaat» Toondevoorafgevraagdebedenkingen,statements•Prikbord,waslijn,muurkrant…•Conversationstarterspanelen(polyprop–teleenbij nationaal)•Projectiemetbeamer(teleenbijnationaal)

» Zorgvooreenechteconversatietafelofhoekmet stoeltjesofbankjes•…of‘speakers-corner’metspreekgestoelte? (teleenbijnationaal.)

• Foto’svanevenement:websiteen/ofFacebookpagina,lokale pers

7

Page 15: Draaiboek evenement afdeling

Hopelijk heb je wat aan deze tips en kleurt je evenement volgende keer helemaal oranje! En tussen haakjes: het spreekt vanzelf dat je al deze principes ook kan toepassen om meer ‘oranje kleur’ te geven aan de eigen recepties, eetfestijnen, quiz-avonden, enz. Als je één keer de moeite hebt gedaan om alles grondig voor te bereiden, dan kan je er nog verscheidene malen mee uitpakken.

Veel oranje succes!

Page 16: Draaiboek evenement afdeling

Voor al uw lokale vragen:

[email protected] 02 238 38 02

LOKAAL

Vormgeving:Studio89