Draaiboek evenement afdeling
description
Transcript of Draaiboek evenement afdeling
Met CD&V “naar buiten”
in 360 graden
en 7 stappen
Draaiboek voor een zichtbare CD&V-afdeling op braderieën, buurtfeesten, beurzen, eetfestijnen, evenementen, BBQ’s, straatacties, (avond)markten…Concept, decor, aankleding…
WELK DOEL WILLEN WE BEREIKEN?
• MerkCD&VenCD&V-mensenzichtbaarmaken:oranje• Metzoveelmogelijkmensenincontactkomen
• Plannen/verhaalvanonzeeigen“Goed Gezinde Gemeente”/afdeling naarbuitenbrengen
• Nieuweledenwinnen• Blijvendindialooggaan
1
360°
7 stappen
LOKALE STRATEGIELOKALE COMMUNICATIE
WELK VERHAAL GA JE BRENGEN?
• CD&VRommelgemiseenGoed Gezinde Gemeente,watisons verhaal,waarzettenwijopin,watwillenwe“indedialoog gooien”?
• Stelmetjecommunicatieceleen(kort)basisdocumentopwaar hetheleverhaalinbeschrevenstaat:wat,waar,wanneer, waarom,doorwieenvoorwie?
» Inleiding:geefkortenkernachtigweerwatde boodschapzalzijndiejemeegeeftaandepassanten/ deelnemers…» Bodytekst:hetheleverhaal,zodatiedereendieerbij betrokkenwordtopdehoogteis.
• Dewaarom-vraagishetbelangrijkste,watbetekenthetverhaal vandeGoed Gezinde Gemeenteinjeeigengemeente.
» Slogan:• gangbareCD&V-sloganvande‘Goed Gezinde Gemeente’• specifiekeslogan,openvraagaangepastaanjullie verhaal.• conversationstarters,gebruikdezezeker.
2
WELKE DOELGROEPEN SPREKEN WE AAN EN HOE GAAN WE MET HEN IN CONVERSATIE?
Welkemensenonderdepassanten/deelnemerswiljemeeraandachtschenken?
• allevoorbijgangers• oudersmetkinderen• jongeren• ouderen• andere
3
MAAK WERK VAN EEN EVENEMENTEN-TEAM
Verdeeldetakeninjecommunicatiecelenzoekeventueelnogversterking.Legeentimingvast:watmoetvooraf,dedagzelf,opvolging?
• Wiecoördineert?
• Wiezorgtvooraankondigingenuitnodiging?
• Wiezalhetstandjebemannen?
• Wiehaaltballonnen,beachvlaggenenhettentjeenwiezethet op?
• Wiemaaktfoto’s?
• Wieschrijftereenartikelover?
• Wiezorgtvoordecatering?
• Welkevrijwilligersbevolkendestand?» ookvoldoendelokalemandatarissen» Front-office:vrijwilligerstussendestroompassantenvoor destand• sprekendepassantenwelgezindaanennodigenhenuit opdestand.•Denkaandeherkenbaarheid,bv.aanhunoranjeT-shirt ofpolo,pet,badgee.d.
» Back-office:mandatarissen,vrijwilligersopdestandzelf• ontvangdemensenhartelijk• biedietsaanalsconversatiestarter•bedankhennahetbezoek,bv.meteenbloem
4
HOE VERTELLEN WE EEN WERVEND VERHAAL?
5.1. HOE BRENG JE EEN wERVEND VERHAAL VOORAF?
Kondigjeaanwezigheidophetevenementvoorafaanvia:
• hethuis-aan-huisblad» Verwijsinjeadvertentieofartikelinjehuis-aan-huisblad ooknaardesite
• jewebsite» Maakeenpaginawaarmensenmeerinformatiekunnen krijgen» Gebruikdebannermeteenlinknaardepagina
• Twitter» AlsjeeenTwitteraccounthebt,deeldandeboodschap “cdenvstaatopavondmarktte#ieper”+eventueeleen linknaarjesite» Gebruiksteedsdehashtaggemeenteomdatjedan gratisopdesitevanHetNieuwsbladkomt.
• Facebook» Vooreigenactiviteiten(bv.bbq)•Maakeenevenementaanennodigaljevriendenuit. Alsiedereenditdoet,danbereikjealheelwatmensen.•PromotedPost(zeteenseenadvertentieop Facebookomreclametemakenvoorjeevenement). Handleidinghiervoorvindjeophetintranet.
» Vooractiviteitenwaarjetegastbent(bv.avondmarkt)•Kijkofereenevenementbestaatenlaatwetendatje ookaanwezigzalzijn.
» Denkookaanachterafenneemfoto’s•Zeteenselectiefoto’sopjepaginaentagde aanwezigen.•ZorgdathetduidelijkisdathetCD&V-activiteitis.
5
Geefdemenseneenredenomtekomen.
• Nodiguitomdeeltenemen• “KomnaardeCD&V-standtijdenshetbuurtfeesten werkmeeaaneenGoed Gezinde Gemeente”of“EenGoed Gezinde Gemeentewerktbeter,watmaaktugoedgezind?”• Vertrekvaneenconversatiestarter• “Moetenwedewinkelzoneinhetcentrumuitbreiden ofjuistbeperken?”Vuljemeninginopdetekstballonen brengdezemeenaardeCD&V-standopdebraderie”
• Of“EenGoed Gezinde Gemeenteenwinkelen,hoeziejij dat?”
• Doeeenenquête BezoekdeGoedGezindestandenneemdeelaanonze enquête!”
» Bijvoorbeeldenquêtemet3stellingendiejein volgordevanbelangrijkheidmoetzetten» Geeftdirecteenaanzetommetmensenindialoogte gaan
• Werkmeteenbon“BonvoorGoedGezindeMensen” Uitknipbonnetjeinhuis-aan-huisbladwaarmeejeeen cupcake,worteltaart,streekspecialiteit…kanverkrijgenaande CD&V-stand.
• Organiseereenprijsvraag Inhetbladen/ofopdewebsiteorganiseerjeeen prijsvraagwaarmeejeietskanwinnen,bv.eenBongo-bon van100euro. Tip: vraag steeds naam en e-mailadres, zodat je deze data later nog kan gebruiken.
5
• Nodiguitviahetweb BannersvoorwebsiteenFacebookkunnenookopgemaakt wordenviaFormvit:http://klanten.ggb.be/vit2print/
5.2. HOE MAAk JE JE VERHAAL wERVEND DE DAG ZELF?
ZorgvooreenWERVENDEstandenbespreekopvoorhandwaarjezal(mag)staan,liefstopeengoedgekozen,centraleplaats.
Doehetinstijl,doehetindehuisstijl;
• Tentje» CD&V-tentjelenenofkopenbijCD&Vnationaal» ‘Oranjeloper’–CD&Vnationaal» Welkom-banner–CD&Vnationaal» Oranjeinkleding
• Beachvlaggen» BeachvlaggenmetCD&V-logowijzendeweg» Indiennodigkanjeaanzichtbaarheidwinnendoorde beachvlaggenaandeweerzijdenbovenopdesteunpalen vanhettentjeteplaatsen» BeachvlaggenlenenofkopenbijCD&Vnationaal
5
• Ballonnen» TrosCD&V-ballonnenaanhet tentje,ofaaneeniets zwaarderesteen.Eenklein drukflesjeheliumkostzo’n 30euroendaarmeeblaasje een30-talballonnenop. Ballonnenopballonstaafjevoor dekinderenvullenmetlucht (luchtpomp)
• Herkenbaarheid–gadgets:zieinonzewebwinkel (www.cdenv.be/webwinkel)
» Groteoranjeballonnen» Oranjepet,muts,sjaal,polo,t-shirt,regenjas,paraplu
• Hapjesendrankjes» Bieddepassantenietsaanomhetijstebreken.•Gebakmeteenoranjetopping,sinaasappel,meloen, oranjesuikerplaatjes,oranjeslagroom.•Oranjesoepindeherfst–glühwein,of‘druppelke’in dewinter.•CD&Vtafelonderleggers
» Etenendrinkenbindtjepubliekaanjestand.Tijdzat vooreengoedeconversatie!
5.3. HOE BRENG JE JE VERHAAL wERVEND ACHTERAF?
• Verslag/interview/getuigenisseninhetvolgendehuis-aan- huisblad,website,socialemedia. “EENGoed Gezinde GemeenteWERKTBETER,WATMAAKT ONSGOEDGEZIND?”
» Houdedialooggaande» Lezersbrieven,forumopsocialemedia,prikbordmet reactiesopwebsite:reactie-actie-reactie-…» Publiceerderesultatenvanjeenquêteindepers,huis- aan-huisblad,website,socialemedia…nieuwedialoog
5
• Stuureenbedankingsmailnaarjebezoekers.Nodiguitvoorde volgendeactiviteit.
• Overhandigingvaneenprijsaandewinnaarvanjewedstrijd= PR-moment,compleetmetfotoenwederzijdseappreciatie.
5
MAAK EEN PLANNING OP
• Oplijstingteondernemenacties• Opmaaktijdsplanningvanactieencommunicatie voor-tijdens-na
» Wie,wat,waar,wanneer,hoe
• 360°communicatie:zorgvooreenvloeiendecommunicatie indetijddoorheenverschillendecommunicatiekanalen (online,offline) Verschietnietinéénmaalaljekruit
• Voorziehetnodigemateriaal
wAT VOORZiET CD&V NATiONAAL?
VoordeaankledingvanjestandkanjeeenberoepdoenopdeuitleendienstvanCD&Vnationaal.
• Completepromokitmettent,bannersenbeachvlaggen• [email protected]• TeamLokaalzorgtdathetmateriaaltotbijjullieofeenCD&V- secretariaatgeraakt
DaarnaastkanjeviaCD&Vookheelwatpromomateriaalaankopen.Datloontzekerdemoeitewanneerjevanplanbentmeermaalsdeeltenemenaanevenementen.MogelijkskanjeookeensamenaankoopafsprekenmetandereCD&V-afdelingenuitdestreek.
CD&V-webwinkel:HiervindjedeevidentegadgetszoalsoranjeballonnenenbalpennenmetCD&V-logoaandemocratischeprijzen.JekanookmateriaalaankopenomjelokaleCD&V-standwatopvallenderaantekleden,zoalseenbannerofeenbeachvlag.
6
Suggestiesomnieuwezakenaanhetgammatoetevoegenzijnsteedswelkom.Mailhiervoornaarlokaal@cdenv.be.Jekandewebwinkelbereikenviawww.cdenv.be/webwinkel
6
DE DAG ZELF:IN DIALOOG
• Front-office:» Mensentussendestroompassanten,spreekde voorbijgangerswelgezindaanennodighenuitopde stand.» Herkenbaarheid,bv.aanhunoranjeT-shirtofpolo,pet, badgee.d.» Show-elementommensennaarjestandtelokken:•Ballonnenclown(ballonnenhoedvoordekinderen, jongvolwassenen)• Lokalestraatmuzikanten,orgeldraaier• Jongleur(circusschooluitdebuurt)
• Back-office:» Vrijwilligersgroepmetvoldoendelokalemandatarissen•Evenementen=“de”gelegenheidomjealsCD&V’ers herkenbaartevertonen•Netwerken,nieuwemensen•Gaindialoog•Geefalsmandatarisjenaamkaartjemee (eventueelgepersonaliseerdmethandtekeningof korteboodschap)
» Ontvangdemensenhartelijk» Zetzelfdeeerstestap,spreekdemensenaan•Biedietsaanalsconversatiestarter•Verplaatsjezelfindepositievaneenwildvreemde, nietsvermoedendevoorbijganger.Hoezoujedanzelf zo’ncontactwillenlatenverlopen?•Openzelfhetgesprek.Beginmeteenopenvraag, bv.:“Bentueengoedgezindeinwonervanonze gemeente?”“Watvindtudatermoetveranderenin onzegemeente?”,“Watvindtuvan…?”
7
•Gadieperinopaangebodenpunten.Benadrukzo veelmogelijkdegemeenschappelijkeinteresses.Het hoeftdaarbijnietmeteeneenzwaarpolitiekdebatte worden,maarzorgdathetoverietsconcreetsgaat.• Laatvooraldeanderaanhetwoord.Drukje eigenstandpuntnietdoor,ookalvindjedatje gesprekspartnerongelijkheeft.Vraagopbouwende kritiek:“Watzouùdandoen?”
» Vraagnaarhuncontactgegevens» Geefdedeelactiviteitenmeedieereventueelzijninde margevanhetevenement:affichecampagne, enquête,wedstrijd…» Sluittijdigaf.Geefanderenookeenkans.•Zegdatjeheteenfijnofleerzaamgesprekvond•Naamkaartje,folder,tasmetenquête,ballonvoorde kinderen
» Bedankhennahetbezoekbijv.meteenbloem(kaartje metboodschap)
• Toondatjedeconversatieaangaat» Toondevoorafgevraagdebedenkingen,statements•Prikbord,waslijn,muurkrant…•Conversationstarterspanelen(polyprop–teleenbij nationaal)•Projectiemetbeamer(teleenbijnationaal)
» Zorgvooreenechteconversatietafelofhoekmet stoeltjesofbankjes•…of‘speakers-corner’metspreekgestoelte? (teleenbijnationaal.)
• Foto’svanevenement:websiteen/ofFacebookpagina,lokale pers
7
Hopelijk heb je wat aan deze tips en kleurt je evenement volgende keer helemaal oranje! En tussen haakjes: het spreekt vanzelf dat je al deze principes ook kan toepassen om meer ‘oranje kleur’ te geven aan de eigen recepties, eetfestijnen, quiz-avonden, enz. Als je één keer de moeite hebt gedaan om alles grondig voor te bereiden, dan kan je er nog verscheidene malen mee uitpakken.
Veel oranje succes!